1                     Themenübersicht

Diese Dokumentation beschreibt die Anbindung vom Comarch ERP Enterprise an den Zahlungsdienstleister Heidelpay. Über Heidelpay ist es möglich, Zahlungen zu initiieren, Abbuchungen durchzuführen und im Fall von Rücksendungen Gutschriften zu veranlassen.

In Comarch ERP Enterprise werden folgende Heidelpay-Zahlungsarten unterstützt:

2                     Begriffsbestimmung

Heidelpay:

Heidelpay ist ein Payment-Service-Provider – eine Server-Software für die Abwicklung von Zahlungstransaktionen via Internet. Heidelpay unterstützt eine Vielzahl von verschiedenen Zahlungsarten. Es umfasst Rechnungskauf, Online-Überweisungen, Paypal und Kreditkartenzahlungen.

3                     Prozesse und Belegkette

Im Folgenden werden die betriebswirtschaftlichen Prozesse für die Heidelpay-Zahlungen sowie die dadurch entstehenden Beziehungen zu anderen Anwendungen und Business Entitys beschrieben.

Um eine Zahlung abzuwickeln, kann eine Heidelpay-Zahlung verschiedene Schritte durchlaufen:

Um die Prozesse nutzen zu können, müssen Sie die Anmeldedaten in der Anwendung „Konfiguration Heidelpay“ vollständig ausfüllen, und in der Anwendung Zahlungsarten mindestens eine Zahlungsart eines Heidelpay-Typs anlegen.

3.1               Erstellen eines Auftrags mit Heidelpay -Zahlung

Heidelpay-Zahlungen werden im Webshop initiiert und ins CEE übertragen.

3.2               Belegkette

Für die Heidelpay-Parameter gibt es einen Karteireiter „Online-Zahlungen“ in der Anwendung „Vertriebsaufträge“. In diesem Reiter können Informationen zum aktuellen Status der Heidelpay-Zahlung eingesehen werden.

Der Online-Zahlungen-Reiter enthält folgende Felder:

4                     Bearbeitungsschritte

4.1               Zahlungsdaten aus Webshop

In der Regel werden die Zahlungen mit Heidelpay in einem Webshop initiiert. Während des Zahlungsprozesses wird der Käufer auf entsprechende Formulare von Heidelpay, PayPal usw. umgeleitet, wo sich der Käufer mit seinen Zugangsdaten einloggen kann um die Zahlung zu veranlassen. Beim Import der Bestellungen aus dem Webshop ins ERP-System werden die Zahlungsdaten ebenfalls importiert und können im ERP-System verwendet werden.

4.2               Zahlungen anfordern

Bei den meisten Heidelpay-Zahlungsarten besteht die Möglichkeit, die Zahlung auch aus dem ERP heraus anzufordern.

Dazu dient die Aktion „Online-Zahlungen: anfordern“ in der Anwendung „Vertriebsaufträge“. Wenn die Aktion ausgeführt wird, dann öffnet sich ein Eingabefenster, wo die Email-Adresse des Kunden angezeigt wird. Die Adresse kann hier auch editiert werden.

An die Email-Adresse wird ein Link auf das entsprechende Zahlungsformular geschickt. Über die Link kann sich der Käufer beim Zahlungsanbieter einloggen und die Zahlung bestätigen.

4.3               Heidelpay-Zahlungen buchen

Es dürfen keine Lieferscheine direkt erzeugt werden, es muss zuvor ein Lieferauftrag erzeugt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass der abzurufende Zahlungsbetrag vor dem Erzeugen eines Lieferscheins bekannt ist.

Vor dem Umwandeln eines Lieferauftrags in einen Lieferschein muss bei allen Heidelpay-Zahlungsarten die Zahlung abgerufen werden. Ist dieser Abruf nicht erfolgreich, dann wird  die Erzeugung abgebrochen.

Bei Kreditkarten-Zahlungen wird in diesem Moment die Kreditkarte belastet. Der Zahlungs-Status ändert sich auf „Gebucht“.

Der Zahlungsbetrag ergibt sich aus dem Wert des Lieferscheins. Zusätzlich wird noch der Wert aller noch nicht fakturierten Verrechnungspositionen und Frachtkosten des Vertriebsauftrags, die nicht bei einer Lieferauftragserzeugung berücksichtigt werden, hinzugefügt. Der abgerufene Betrag wird im Lieferschein gespeichert und angezeigt. Der gesamte abgerufene Betrag eines Vertriebsauftrags wird dort in dem neuen Karteireiter „Online-Zahlungen“ angezeigt.

In der Anwendung „Lieferaufträge“ werden die Zahlungs-, Transaktions- und Referenznummer angezeigt, mit denen tatsächlich ein Zahlungsabruf erfolgreich durchgeführt werden konnte.

Falls nach dem Abruf der Zahlung ein anderer Prozess das Liefern verhindert, dann wird ein Workflow-Ereignis erzeugt, das darauf hinweist, dass die abgerufene Zahlung im Rechnungswesen storniert werden muss. Die abgerufene Zahlung kann nicht automatisch storniert werden, da dann auch die Vorautorisierung storniert und ggf. eine erneute Lieferung verhindert würde.

Es kann nicht gewährleistet werden, dass der abgerufene Zahlungsbetrag exakt mit dem Endbetrag der Rechnung, die auf Basis dieses Lieferscheins erzeugt wird, übereinstimmt. Wird beispielsweise ein Lieferschein erzeugt, aber noch nicht fakturiert, und danach ein weiterer Lieferschein für denselben Auftrag erzeugt und fakturiert, dann werden eventuelle nicht im Lieferauftrag zu berücksichtigende Frachtkosten beim Zahlungsabruf des ersten Lieferscheins berücksichtigt, aber auf der Rechnung des zweiten Lieferscheins, der zuerst fakturiert worden ist, ausgewiesen. Derartige Abweichungen müssen im Rechnungswesen ausgeglichen werden.

4.4               Gutschriften und Stornierungen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Heidelpay-Zahlung durch eine Gutschrift wieder rückgängig zu machen.

Die erste Möglichkeit besteht darin, einen Lieferauftrag, für den Lieferscheine erstellt wurden, in der Anwendung „Lieferaufträge“ wieder zu stornieren. Falls die Lieferung zu einem Heidelpay-Auftrag gehört, dann wird der stornierte Betrag automatisch bei Heidelpay gutgeschrieben.

Die zweite Möglichkeit ist die Erfassung von Retouren. Dafür gibt es die Anwendung „Kunden-Rücksendungen“. Die Kunden-Rücksendung sorgt dafür, dass ein Wareneingang als Rücksendung mit einem Auftrag verknüpft wird, und ein Gutschrift-Auftrag erstellt wird. Wenn für diesen Auftrag eine Rechnung erstellt wird, dann wird der Betrag bei Heidelpay gutgeschrieben.