Für das Ausgeben von Dokumenten, beispielsweise einer Auftragsbestätigung oder einer Telefonliste Ihrer Mitarbeiter, steht Ihnen in Comarch ERP Enterprise ein umfangreiches Ausgabe-Management zur Verfügung. Dokumente lassen sich unter anderem auf einem Drucker oder per E-Mail, im Hintergrund oder sofort, mit oder ohne Anzeige des Dokumentes auf dem Bildschirm ausgeben.
Die gewünschten Inhalte eines auszugebenden Dokuments werden mithilfe eines Berichts festgelegt. Ein Bericht in Comarch ERP Enterprise enthält unter anderem Parameter, Konstanten und Texte, die für die Inhalte des auszugebenden Dokuments sorgen. Daneben enthält ein Bericht auch eine oder mehrere Dateien, die das Aussehen des auszugebenden Dokuments bestimmen.
In Comarch ERP Enterprise werden die Typen „Belegdokument“ und „Berichtsdokument“ unterschieden. Wie Sie diese ausgeben und Informationen zu dafür notwendigen Ausgabeaufträgen erfahren Sie in folgenden Kapiteln:
- Belegdokumente ausgeben
- Berichtsdokumente ausgeben
- Ausgabeaufträge abfragen
Mit der Ausgabe von Dokumenten ist auch die Datenverarbeitung verknüpft. Zu jedem Ausgabeauftrag gehört ein Verarbeitungsauftrag. In den folgenden Kapitel finden Sie Informationen zu den verfügbaren Verarbeitungseinstellungen:
- Daten verarbeiten
- Verarbeitungsaufträge freigeben
4.1 Belegdokumente ausgeben
Belegdokumente spiegeln die bereits erfassten Daten der Belege wider, wie beispielsweise eine Auftragsbestätigung (Belegdokument) zu einem Auftrag (Beleg). Die Belegdokumente geben Sie in den jeweiligen Beleganwendungen oder Cockpits aus. Dazu stehen Ihnen entsprechende Aktionen zur Verfügung, wie z. B. „Auftragsbestätigung ausgeben“. Im darauf folgenden Dialogfenster ist der Karteireiter „Ausgabeeinstellungen“ verfügbar, unter dem Sie Einstellungen für die Ausgabe sehen und gegebenenfalls ändern dürfen. Ob und was Sie ändern dürfen, hängt von der hinterlegten Belegdokument-Vorlage und den Benutzereinstellungen ab.
4.1.1 Belegdokument-Vorlagen
In der Anwendung Belegdokument-Vorlagen legen Sie fest,
- welcher Bericht als Vorlage dient,
- ob das Belegdokument im Dokumenten-Management abgelegt wird und
- welches Medium, z. B. Drucker, für die Ausgabe des Dokuments herangezogen wird.
Eine Belegdokument-Vorlage kann pro Ausgabemedium erfasst werden. So können Sie z. B. für eine Auftragsbestätigung eine Belegdokument-Vorlage für eine Ausgabe auf dem Drucker, als E-Mail oder Fax erfassen.
Über die Einstellungen für das jeweilige Ausgabemedium erfolgt auch die Festlegung, ob die Einstellung aus der Belegdokument-Vorlage oder aus den Benutzereinstellungen verwendet wird. So können Sie z. B. festlegen, dass für die Ausgabe einer Auftragsbestätigung über einen Drucker die Einstellung Ausrichtung, also Hoch- oder Querformat, aus der Belegdokument-Vorlage übernommen wird, hingegen die Angabe des Druckers aus den Benutzereinstellungen.
Die Einstellungen zum Ausgabemedium erscheinen im Ausgabe-Dialogfenster. Darin können Sie zwar verschiedene Daten ändern, tatsächlich werden aber nur die Daten geändert, die aus den Benutzereinstellungen herangezogen werden. Daten, die aus der Belegdokument-Vorlage stammen, bleiben unverändert.
Hinterlegen der Belegdokument-Vorlagen
Die Belegdokument-Vorlagen hinterlegen Sie in den Anwendungen „Customizing“ und „Partner“. In der Anwendung „Partner“ finden Sie unter der Kunden- und Lieferantenansicht jeweils eine Tabelle, in der Sie pro Belegtyp und pro Medium unterschiedliche Belegdokument-Vorlagen hinterlegen. So können Sie auch für einen Belegdokumenttyp, z. B. eine Auftragsbestätigung, mehrere Belegdokument-Vorlagen hinterlegen, z. B. für die Medien Drucker, Fax und E-Mail, von denen Sie eine als „Bevorzugt“ kennzeichnen. Diese wird dann bei der Ausgabe des Belegdokuments vom System herangezogen.
In der Anwendung „Customizing“ werden die Belegdokument-Vorlagen gleichermaßen in Tabellen hinterlegt.
Heraussuchen der gültigen Belegdokument-Vorlage
Wenn Sie ein Belegdokument ausgeben möchten, dann können Sie in der Beleganwendung unter dem Karteireiter „Belegausgabe“ auswählen, über welches Medium die Ausgabe erfolgen soll.
Das System sucht dann zunächst nach einer Belegdokument-Vorlage in den Stammdaten des Partners, der im Beleg verwendet wird. Ist im Partner keine Belegdokument-Vorlage hinterlegt, greift das System auf die Vorlagen aus der Anwendung „Customizing“ für Belegdokumente in den entsprechenden Frameworks „Beschaffung“ und „Vertrieb“ zurück.
4.1.2 Benutzereinstellungen
In der Anwendung „Benutzereinstellungen“ nehmen Sie bei Bedarf persönliche Einstellungen zur Ausgabe vor. Dafür steht Ihnen pro Datenbank oder datenbankübergreifend für das gesamte System der kleine Karteireiter „Ausgabe“ am unteren Rand des Arbeitsbereiches in der Anwendung „Benutzereinstellungen“ zur Verfügung. Unter diesem Karteireiter kann jeder Benutzer für sich festlegen, welches Ausgabemedium er generell verwenden möchte oder welche Einstellungen für andere Ausgabemedien verwendet werden sollen.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation „Benutzereinstellungen“.
4.1.3 Felder im Ausgabe-Dialogfenster
Belegdokumente lassen sich in verschiedenen Anwendungen ausgeben, z. B. in der Anwendung „Vertriebsaufträge“. Nachfolgend werden die Felder des für die Ausgabe notwendigen Dialogfensters erläutert. Das Ausgabe-Dialogfenster öffnet sich, nachdem Sie die Aktion zum Ausgeben von Belegdokumenten ausgelöst haben. Sie haben z. B. in der Anwendung „Vertriebsaufträge“ die Aktion „Auftragsbestätigung ausgeben“ ausgeführt. Das sich daraufhin öffnende Dialogfenster stellt Ihnen bis zu drei Karteireiter zur Verfügung: Parameter, Hintergrundeinstellungen und Ausgabeeinstellungen.
4.1.3.1 Karteireiter „Parameter“
In Abhängigkeit des Beleges und des Belegdokuments können unter dem Karteireiter „Parameter“ zusätzliche Parameter für die Ausgabe notwendig sein. So geben Sie z. B. das Belegdokumentdatum an, wenn Sie eine Auftragsbestätigung ausgeben. Nähere Informationen zu den verschiedenen Parametern finden Sie in der Dokumentation zur jeweiligen Anwendung.
4.1.3.2 Karteireiter „Hintergrundeinstellungen“
Geben Sie ein Belegdokument im Hintergrund aus, dann sind Einstellungen unter dem Karteireiter „Hintergrundeinstellungen“ im Ausgabe-Dialogfenster erforderlich. Wann das Belegdokument ausgegeben oder die Daten verarbeitet werden, hängt von den jeweiligen Hintergrundeinstellungen ab.:
| Feld | Erläuterung | |
| Verarbeitungsauftrag | In diesem Feld wird der Verarbeitungsauftrag angegeben. Tragen Sie einen Namen ein, damit Sie den Auftrag wiederfinden. Wenn Sie das Feld leer lassen, setzt das System einen Standardnamen ein. Der Name ist pro Benutzer eindeutig zu vergeben (ausgenommen sind Verarbeitungsaufträge mit Löschkennzeichen). | |
| Benutzer | Das Feld „Benutzer“ zeigt den aktuellen Benutzer an. Sie können auch einen anderen Benutzer angeben. | |
| OLTP-Datenbank | Das Feld „OLTP-Datenbank“ zeigt den aktuellen Datenbank-Namen an, von der die Daten zur Verarbeitung herangezogen werden. | |
| Inhaltssprache | Diese Sprache wird für die Hintergrundverarbeitung als Inhaltssprache verwendet. Bei der Ver-arbei—tung von mehrsprachigen Inhalten (z. B. beim Datenimport), wird dieser Wert als Standardwert verwendet.
Zur Auswahl stehen alle auf der OLTP-Datenbank aktiven Sprachen. |
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| Verarbeitungs-Warteschlange | Die Verarbeitungs-Warteschlange steuert die Verarbeitung verschiedener Verarbeitungsaufträge im System. Mit ihr können z. B. Routineaufgaben einfach abgearbeitet werden; auch zeitversetzt.
Verarbeitungs-Warteschlangen werden in der Anwendung „Systemcockpit“ definiert. Nur die Verarbeitungs-Warte- |
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| schlangen können verwendet werden, für die der Benutzer berechtigt ist.
Weitere Informationen zu den Berechtigungen erhalten Sie in der Dokumentation „Berechtigungsrollen“ im Kapitel zum Karteireiter „Weitere Objekte“. Das Feld „Verarbeitungs-Warteschlange“ im Ausgabe-Dialogfenster enthält als Vorschlagswert die Warteschlange, die in Ihren Benutzereinstellungen unter dem Karteireiter „Allgemeines“ in der Rubrik „Hintergrundeinstellungen“ hinterlegt ist. Dabei wählt das System zwischen der „Verarbeitungs-Warteschlange“ oder der „Massen-Verarbeitungs-Warteschlange“. Welche als Vorschlagswert eingetragen wird, hängt von der Art des Verarbeitungsauftrages und der zu verarbeitenden Datenmenge ab. Wenn Sie Berichtsdokumente oder viele Belegdokumente mithilfe eines Verarbeitungsauftrages ausgeben, dann wird die Massen-Verarbeitungs-Warteschlange vorgeschlagen. Dadurch kann erreicht werden, dass die Erzeugung und Ausgabe von einzelnen Belegdokumenten nicht durch langlaufende Berichtsdokumente oder umfangreiche Massenausgaben blockiert wird. Wurde in den Benutzereinstellungen für die Hintergrundverarbeitung „Standard“ eingestellt, dann wird die in der Anwendung „Customizing“ angegebene Warteschlange als Vorschlagswert über-nommen. Verarbeitungs-Warteschlangen können sowohl für ein Comarch-ERP-Enterprise-System als auch für eine OLTP-Datenbank separat hinterlegt werden. Ist keine hinterlegt, dann können Sie im Ausgabe-Dialogfenster eine auswählen. Informieren Sie sich dazu bei Ihrem System-Administrator, welche Verarbeitungs-Warteschlange für Sie vorgesehen ist. |
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| Application-Server | Für Verarbeitungs-Warteschlangen, die auf mehreren Application-Servern ausgeführt werden, können Sie in diesem Feld den Application-Server vorgeben, auf dem der Verarbeitungsauftrag ausgeführt werden soll.
In der Regel lassen Sie dieses Feld leer, damit das System die Ausführung und damit die Last automatisch auf die zur Verfügung stehenden Application-Server verteilt. So kann auch der Ausfall eines Application-Servers automatisch kompensiert werden. In drei Fällen kann die Angabe eines konkreten Application-Servers sinnvoll sein: • Zugriff auf das Dateisystem Wenn Sie betriebssystemspezifische Dateipfade der Form „file:///“ als Parameter für Verarbeitungsaufträge verwenden, dann können diese Pfade nur von Application-Servern mit dem passenden Betriebssystem bzw. den zugehörigen Netzlaufwerken interpretiert werden. • Lokale Entwicklung Wenn ein Entwickler in einem Entwick-lungssystem einen lokalen Application-Server für Tests startet, dann kann mithilfe dieses Feldes erreicht werden, dass die Ausführung auf dem entsprechenden Application-Server erfolgt. • Dienste Viele Dienste, wie z. B. der Entwicklungsauftrags-Dienst oder der Rechnungswesen-Server, müssen von ihren Clients unter einer festen, vorab bekannten Adresse erreichbar sein. Durch die Angabe des Application-Servers kann die Ausführung an einen bestimmten Rechner und somit an eine bestimmte Adresse gebunden werden. Das Feld „Application-Server“ im Ausgabe-Dialogfenster enthält als Vorschlagswert den Application-Server, der in Ihren Benutzereinstellungen unter dem Karteireiter „Allgemeines“ |
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| in der Rubrik „Hintergrundeinstellungen“ hinterlegt ist. Dabei wählt das System zwischen dem „Application-Server“ oder dem „Massen-Application-Server“, so wie bei der Verarbeitungs-Warteschlange. Welcher Server als Vorschlagswert eingetragen wird, hängt von der Art des Verarbeitungsauftrages und der zu verarbeitenden Datenmenge ab. | ||
| Startart | Wie der Verarbeitungsauftrag oder Ausgabeauftrag gestartet wird, bestimmen Sie mit der Startart. Folgende Startarten stehen zur Verfügung:
• In Warteschlange einreihen • Beim Neustart des Application-Servers • Zeitgesteuert: extern • Zeitgesteuert: einmalig • Zeitgesteuert: als Serie In Abhängigkeit der Startart werden weitere Felder für spezielle Einstellungen angezeigt. Workflow-Management in Verbindung mit der Startart „Zeitgesteuert: als Serie“ Ein Verarbeitungsauftrag mit der Startart „Zeitgesteuert: als Serie“ wird periodisch durch eine Serie im Workflow-Management freigegeben. Diese Serie bricht ab, wenn • die Abarbeitung des zugehörigen Verarbeitungsauftrages länger als das Serienintervall dauert oder • der zugehörige Application-Server während der Ausführung des Verarbeitungsauftrages beendet wird. Wenn die Serie abgebrochen ist, werden Sie durch eine E-Mail benachrichtigt. |
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| Benachrichtigung | Stellen Sie ein, ob Sie über das Ende der Hintergrundverarbeitung informiert werden möchten oder nicht. | |
| Sofort freigeben
(Checkbox) |
Ob der Verarbeitungs- oder Ausgabeauftrag sofort freigegeben wird oder nicht, bestimmen Sie mit der Funktion „Sofort freigeben“. Aktivieren Sie die Funktion, dann wird der Auftrag sofort freigegeben und abgearbeitet, so wie vorher in der Verarbeitungs-Warteschlange einge–stellt. Haben Sie die Funktion nicht aktiviert, dann geben Sie den Verarbeitungs- oder Ausgabeauftrag über die Anwendung „Verarbeitungsaufträge“ frei, sonst findet keine Weiterverarbeitung statt. Die Funktion wird nur dann angezeigt, wenn Sie im Feld „Startart“ die Art „In Warteschlange einreihen“ oder „Beim Neu-Start des Application-Servers“ gewählt haben. | |
| Beginn | Tragen Sie in das Feld „Beginn“ den Zeitpunkt ein, zu dem die Verarbeitung beginnen soll. Haben Sie als Startart „Zeitgesteuert, Serie“ gewählt, ist der Beginn der Serie einzutragen. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie im Feld „Startart“ einen dieser Einträge gewählt haben:
• Zeitgesteuert, einmalig • Zeitgesteuert, Serie |
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| Maximale Laufzeit | Mit der maximalen Laufzeit geben Sie an, wie lang ein Verarbeitungsauftrag maximal dauern darf. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie im Feld „Startart“ einen dieser Einträge gewählt haben:
• Zeitgesteuert, einmalig • Zeitgesteuert, Serie |
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| Benachrichtigung bei Zeitüberschreitung
(Checkbox) |
Wurde die angegebene maximale Laufzeit für die Verarbeitung eines Auftrages überschritten, dann können Sie sich mithilfe des Workflow-Managements benachrichtigen lassen. Aktivieren Sie dazu die Funktion „Benachrichtigung bei Zeitüberschreitung“. Diese Funktion ist nur dann aktivierbar, wenn Sie mit dem Workflow-Management arbeiten. Diese Funktion wird nur angezeigt, wenn Sie | |
| im Feld „Startart“ einen dieser Einträge gewählt haben:
• Zeitgesteuert, einmalig • Zeitgesteuert, Serie |
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| Serienmuster | Für Routineaufgaben können Sie Serienmuster erstellen. Klicken Sie dazu auf den Rauten-Button links neben dem Feld „Serienmuster“. Wie Sie Serienmuster erfassen, erfahren Sie unter „Serienmuster“. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie im Feld „Startart“ den Eintrag „Zeitgesteuert, Serie“ gewählt haben. | |
| Ende | In das Feld „Ende“ tragen Sie den Zeitpunkt ein, der das Ende der Serie bestimmt. Bis zu diesem End-Zeitpunkt wird der Verarbeitungsauftrag immer wiederkehrend ausgeführt. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie im Feld „Startart“ den Eintrag „Zeitgesteuert, Serie“ gewählt haben. |
Serienmuster
Im Ausgabe-Dialogfenster unter dem Karteireiter „Hintergrundeinstellungen“ finden Sie das Feld „Serienmuster“. Mithilfe dieses Feldes kann, beispielsweise für Routineaufgaben, ein Serienmuster erfasst werden, wenn die Startart „Zeitgesteuert: als Serie“ gewählt wurde. Mit einem Mausklick in das Feld wird ein Dialogfenster geöffnet. In diesem Dialogfenster „Serienmuster“ stellen Sie ein, welche Eigenschaften das Muster haben soll.
Auf der linken Seite des Dialogfensters in der Rubrik „Basis“ legen Sie zuerst die Kalenderabstände fest, in welchen der Verarbeitungsauftrag wiederholt wird:
- Täglich
- Wöchentlich
- Monatlich
- Quartalsweise
- Jährlich
Auf der rechten Seite des Dialogfensters in der Rubrik „Regel“ stellen Sie in Abhängigkeit der Einstellung in der Rubrik „Basis“ die genauen Eigenschaften ein. So können Sie z. B. bestimmen, an wie vielen Tagen und um welche Uhrzeit ein Verarbeitungsauftrag ausgeführt wird.
Dialogfenster für die Eingabe eines Serienmusters
Täglich
Ein tägliches Serienmuster führt eine Aktion jeden Tag oder alle n Tage und zu einer oder mehreren Uhrzeiten aus. „Alle 1 Tag(e)“ bedeutet, dass das Serienmuster jeden Tag zutrifft. Beim Serienmuster „Täglich“ können mehrere Zeitpunkte pro Tag festgelegt werden. Dies kann entweder über die Angabe von festen Uhrzeiten oder über die Festlegung von Zeiträumen geschehen. Uhrzeiten und Zeiträume können dabei auch gemischt angegeben werden.
Die Einstellung erfolgt über die Auswahlfelder „1. Zeiteinstellung“ und „2. Zeiteinstellung“. Pro Zeiteinstellung kann zwischen folgenden Werten ausgewählt werden:
- Ein Zeitpunkt
- Zwei Zeitpunkte
- Zeitraum
Bei der zweiten Zeiteinstellung ist zusätzlich folgende Auswahl verfügbar:
- Keine weitere Zeiteinstellung
Bei der Einstellung „Ein Zeitpunkt“ kann eine Uhrzeit festgelegt werden. Uhrzeiten werden in den Serienmustern mit der Genauigkeit „Minute“ erfasst.
Mit der Einstellung „Zwei Zeitpunkte“ können zwei Uhrzeiten festgelegt werden.
Die Einstellung „Zeitraum“ beschreibt regelmäßige Zeitpunkte in einem Zeitraum, dessen Grenzen durch einen Beginnzeitpunkt und einen Endzeitpunkt festgelegt sind. Mit dem Intervall werden die zu berechnenden Zeitpunkte innerhalb des Zeitraums bestimmt. Für das Intervall können Werte zwischen 1 und 1000 Minuten mit der Genauigkeit „Minute“ eingestellt werden.
Beispiel:
Wird als Beginnzeitpunkt 10:00 Uhr, als Endzeitpunkt 16:00 Uhr und als Intervall 2 Stunden eingetragen, so entspricht das folgenden Zeitpunkten: 10:00 Uhr, 12:00 Uhr, 14:00 Uhr und 16:00 Uhr.
Beim Übernehmen der Zeiteinstellungen aus dem Dialogfenster „Serienmuster“ werden gleiche Zeitpunkte entfernt. Bei der Zeiteinstellung „Zeitraum“ wird der Endzeitpunkt angepasst, sodass dieser der letzten berechneten Uhrzeit im Zeitraum entspricht.
Beispiel:
Die Angabe der Uhrzeiten 10:00 Uhr, 12:00 Uhr und 10:00 Uhr wird auf 10:00 Uhr und 12:00 Uhr reduziert.
Beispiel:
Beim Zeitraum mit den Angaben Beginnzeitpunkt 10:00 Uhr, Endzeitpunkt 12:15 Uhr und Intervall 30 Minuten wird der Endzeitpunkt auf 12:00 Uhr angepasst. 12:00 Uhr ist der letzte berechenbare Zeitpunkt, der sich innerhalb des Zeitraums befindet.
Wird ein Zeitpunkt sowohl durch eine Uhrzeit als auch durch einen Zeitraum beschrieben, dann entspricht dies nur einem Zeitpunkt.
Beispiel:
Eine Serie besitzt folgendes Serienmuster „Jeden Tag zu folgenden Zeiten: 10:00 Uhr, 11:00 Uhr und von 10:30 Uhr bis 12:00 Uhr alle 30 Minuten“. Dieses Serienmuster entspricht folgenden Zeitpunkten: 10 Uhr, 10:30 Uhr, 11:00 Uhr, 11:30 Uhr und 12:00 Uhr. Der Zeitpunkt 11:00 Uhr, der sowohl durch eine Uhrzeit, als auch durch den Zeitraum bestimmt ist, wird nur einmal aufgeführt.
Tägliches Serienmuster: „Alle 2 Tage zu folgenden Zeiten: um 8:00 Uhr, um 18:00 Uhr, im Zeitraum von 10:00 bis 16:00 alle 30 Minuten.“
Wöchentlich
Ein wöchentliches Serienmuster führt eine Aktion an einem oder meh-reren Wochentagen zu einem oder mehreren Uhrzeiten aus. Mindestens ein Wochentag muss ausgewählt werden. Vorschlagswert ist immer der aktuelle Wochen-tag.Wie beim Serienmuster „Täglich“ können auch beim Serienmuster „Wöchentlich“ mehrere Zeitpunkte pro Tag festgelegt werden. Siehe dazu Kapitel „Täglich
“.
Wöchentliches Serienmuster: „Alle 3 Kalenderwochen am Donnerstag und Freitag um 14 Uhr.“
Monatlich
Ein monatliches Serienmuster führt eine Aktion alle n Monate x Tage nach Beginn oder vor dem Ende des Monats und zu einer bestimmten Uhr-zeit aus. Vorschlagswert ist der erste Tag jeden Monats. Ein monatliches Serienmuster kann auch symbolische Zeitpunkte zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Wochentag im Monat enthalten. Zur Auswahl stehen der erste, zweite, dritte, vierte, fünfte, letzte, vorletzte und drittletzte (z. B. Montag), in Kombination mit einem der sieben Wochentage.
Monatliches Serienmuster „Jeden Monat am Tag 3 des Monats um 14:30 Uhr“.
Monatliches Serienmuster: „Jeden Monat am ersten Dienstag um 2 Uhr”.
Quartalsweise
Ein quartalsweises Serienmuster führt eine Aktion alle n Quartale x Tage nach Beginn oder vor dem Ende des Quartals und zu einer bestimmten Uhr-zeit aus. Vorschlagswert ist der erste Tag in jedem Quartal. Ein quartalsweises Serienmuster kann auch symbolische Zeitpunkte zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Wochentag in einem bestimmten Monat im Quartal festlegen. Zur Auswahl stehen der erste, zweite, dritte, vierte, fünfte, letzte, vorletzte und drittletzte (z. B. Montag), in Kombination mit einem der sieben Wochentage und dem ersten, zweiten oder dritten Monat des Quartals.
Quartalsweises Serienmuster: „Jedes Quartal am letzten Mittwoch im zweiten Monat um 15:00 Uhr.”
Jährlich
Ein jährliches Serienmuster führt eine Aktion alle n Jahre x Tage vor Jahresbeginn oder nach Jahresende zu einer bestimmten Uhr-zeit aus. Vorschlagswert ist der erste Tag im Jahr. Ein jährliches Serienmuster kann auch symbolische Zeitpunkte zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Wochentag eines bestimmten Monats enthalten. Zur Auswahl stehen der erste, zweite, dritte, vierte, fünfte, letzte, vorletzte und drittletzte (z. B. Montag), in Kombination mit einem der sieben Wochentage und einem der zwölf Monate.
Jährliches Serienmuster: „Jedes Jahr am ersten Freitag im Juni um 10:00 Uhr”.
Rubrik „Kalendereinstellungen“
Im Feld „Kalendereinstellung“ wählen Sie konkrete Kalenderwerte aus: Zeitzone, Erster Tag der Woche und Tage in der ersten Woche. Sie geben Werte ein, indem Sie zunächst in das Feld klicken. Dadurch öffnet sich das folgende Dialogfenster.
Dialogfenster für die Eingabe der Kalenderwerte
Wählen Sie im Feld „Zeitzone“ über die Wertehilfe des Feldes die Zeitzone aus, in welcher der Verarbeitungsauftrag abgearbeitet werden soll.
Wählen Sie im Feld „Erster Tag der Woche“, mit welchem Tag Ihre Kalenderwoche beginnt.
Im Feld „Tage in der ersten Woche“ geben Sie an, wie viele Tage die erste Woche im Jahr haben muss, um sie als Kalenderwoche 1 zu bezeichnen.
4.1.3.3 Karteireiter „Ausgabeeinstellungen“
Unter dem Karteireiter „Ausgabeeinstellungen“ werden Ihnen die Einstellungen für die Ausgabe angezeigt. Das erste Feld „Ausgabeeinstellungen“ zeigt standardmäßig an, dass für die Ausgabe die Einstellungen aus der jeweiligen Belegdokument-Vorlage gelten. Ohne die notwendigen Berechtigungen lässt sich in diesem Feld nichts anderes einstellen; das Feld ist dann nicht eingabebereit. Die Ausgabe von Belegdokumenten erfolgt gemäß den Einstellungen in der jeweiligen Belegdokument-Vorlage.
Verfügen Sie über die Berechtigung, Belegdokument-Vorlagen zu ändern, dann dürfen Sie auch das Ausgabemedium im Ausgabe-Dialogfenster ändern. Wenn Sie z. B. Drucker einstellen, können Sie unter dem nachfolgenden Karteireiter für alle Belege, bei denen eine Belegdokument-Vorlage für Drucker hinterlegt wurde, eigene Einstellungen für dieses Medium vornehmen und damit die Vorschlagswerte aus der Vorlage verändern. In diesem Fall steht Ihnen bei der Ausgabe mehrerer Belegdokumente mit einem Ausgabeauftrag nur ein Ausgabekanal (z. B. Dru-cker) zur Verfügung.
| Feld | Erläuterung |
| Ausgabemedium | Im Feld „Ausgabemedium“ stehen vier Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
• Aus Belegdokument-Vorlage • Drucker • Fax Bei der Option „Aus Belegdokument-Vorlage“ sind die Ausgabeeinstellungen aus der jeweiligen Belegdokument-Vorlage aktiv. Ist eines der anderen Ausgabemedien ausgewählt, sind nur die Einstellungen für das jeweilige Medium (z. B. Drucker) im aktuell geöffneten Ausgabe-Dialogfenster relevant. |
| Anhänge ausgeben | Mithilfe der Funktion „Anhänge ausgeben“ legen Sie fest, ob Datei-Anhänge per E-Mail versandt werden. Aktivieren Sie die Funktion, dann werden Datei-Anhänge einer E-Mail angehängt. |
Ist als Ausgabemedium „Aus Belegdokument-Vorlage“ ausgewählt, haben Sie unter den nachfolgenden Karteireitern für Drucker, E-Mail und Fax lediglich die Möglichkeit, die Einstellungen zu ändern, die nicht aus der Belegdokument-Vorlage, sondern aus Ihren Benutzereinstellungen stammen.
In den Feldern unter den Karteireitern „Drucker“, „Fax“ und „E-Mail“ erscheinen die Vorschlagswerte aus der Belegdokument-Vorlage. Zusätzlich werden in jenen Feldern, für die in der Belegdokument-Vorlage „Aus Benutzereinstellungen“ eingestellt ist, die Werte aus Ihren Benutzer-ein-stel-lungen angezeigt. Sie können diese Werte aus den Benutzer-einstellungen bei Bedarf im Dialogfenster verändern. Welche Ausgabeeinstellungen aus den Belegdokument-Vorlagen und welche aus den Benutzereinstellungen stammen, kann im Ausgabe-Dialogfenster nicht angezeigt werden. Dies liegt unter anderem daran, dass die Ausgabe mehrerer Belegdokumente auf einmal möglich ist. Dabei können für verschiedene Belegdokumente auch verschiedene Belegdokument-Vorlagen mit unterschiedlichen Ausgabeeinstellungen herangezogen werden.
Ausgabeeinstellungen für Drucker
Die im Ausgabe-Dialogfenster angezeigten Felder für Dru-cker-Einstellungen sind abhängig vom ausgewählten Dru-cker. Nachfolgend finden Sie alle zur Verfügung stehenden Ausgabeeinstellungen für Drucker beschrieben.
| Feld | Erläuterung |
| Drucker | Wählen Sie im Feld „Drucker“ einen verfügbaren Drucker aus. Sie können nur Ausgabegeräte verwenden, also in diesem Fall Drucker, für die Sie eine Berechtigung haben. |
| Papiereinzug | Sie nutzen bei der Ausgabe ein bestimmtes Drucker-Fach für den Papiereinzug, indem Sie die entsprechende Auswahl treffen (z. B. „Manueller Einzug“). |
| Papiereinzug 1. Seite | Sie nutzen bei der Ausgabe ein bestimmtes Drucker-Fach für den Papiereinzug der 1. Seite, indem Sie die entsprechende Auswahl treffen (z. B. „Manueller Einzug“). |
| Mediumgröße | Die Mediumgröße bestimmt die Papiergröße. Wählen Sie die gewünschte Mediumgröße aus den angezeigten aus (z. B. „DIN A4“). |
| Beidseitig | Im Feld „Beidseitig“ bestimmen Sie, ob das Papier nur auf einer Seite oder auf Vorder- und Rückseite bedruckt wird. Für einseitiges Drucken wählen Sie bitte „Einseitig“ aus. Für einen doppelseitigen Druck können Sie wählen, ob der Rand zum Lochen an der langen Seitenkante oder an der kurzen Kante sein soll. Für einen Rand zum Lochen an der langen Seite wählen Sie „Beidseitig – lange Seite“, für einen Rand zum Lochen an der kurzen Seite wählen Sie „Beidseitig – kurze Seite“. |
| Ausrichtung | Mit dem Feld „Ausrichtung“ bestimmen Sie, ob das Papier im Querformat, Hochformat oder jeweils um 180° gedreht bedruckt wird. |
| Anzahl Exemplare | Im Feld „Anzahl Exemplare“ geben Sie ein, wie viele Exemplare gedruckt werden sollen. |
| Sortieren | Wenn Sie mehrere Exemplare dru-cken, dann legen Sie im Feld „Sortieren“ fest, ob immer ein komplettes Exemplar gedruckt wird oder ob für die gesamte Anzahl der Exemplare eine Seite gedruckt wird. |
| Auflösung | Im Feld „Auflösung“ werden Ihnen die möglichen Auflösungseinstellungen des gewählten Druckers zur Auswahl angeboten. Wählen Sie daraus die Auflösungsqualität Ihres Ausdruckes. |
| Farbe | Wählen Sie im Feld „Farbe“, ob das Dokument in Farbe oder in Schwarz gedruckt wird. |
| Ausgabepriorität | Legen Sie mit der Ausgabepriorität fest, welche Position Ihr Ausgabeauftrag innerhalb der Verarbeitungs-Warteschlange einnehmen soll. Je höher die Priorität, desto vorrangiger wird der Ausgabeauftrag abgearbeitet. Priorität 1 ist am höchsten, Priorität 9 am niedrigsten. |
| In Datei umlenken | Wenn Sie das Dokument nicht ausdru-cken, sondern als Datei ausgeben möchten, dann wählen Sie im Feld „In Datei umlenken“ den Eintrag „Ja“. |
| Ordner | Wenn Sie das Dokument als Datei ausgeben, dann wählen Sie einen Ordner, in den die Datei abgelegt wird. Für Ordnernamen gelten besondere Regeln, die Sie bitte dem Kapitel „Datei- und Ordnernamen“ entnehmen. |
| Dateiname | Wenn Sie das Dokument als Datei ausgeben, dann geben Sie im Feld „Datei-name“ zum Speichern der Ausgabedatei einen Dateinamen an. Für Dateinamen gelten besondere Regeln, die Sie bitte dem Kapitel „Datei- und Ordnernamen“ entnehmen. |
| Dateityp | Wenn Sie das Dokument als Datei ausgeben, dann wählen Sie im Feld „Dateityp“ für die Ausgabedatei das gewünschte Ausgabeformat, wie z. B. „Microsoft Word (*.doc)“. |
Ausgabeeinstellungen für Faxgeräte
Die im Ausgabe-Dialogfenster angezeigten Felder für Fax-Einstellungen sind abhängig vom ausgewählten Faxgerät. Nachfolgend finden Sie alle zur Verfügung stehenden Ausgabeeinstellungen für Faxgeräte beschrieben.
| Feld | Erläuterung |
| Faxgerät | Wählen Sie eines der Ihnen zur Verfügung stehenden Faxgeräte aus. Sie können nur solche Faxgeräte zur Ausgabe verwenden, für die Sie eine Berechtigung haben. |
| Absenderkennung | Die im Feld „Absenderkennung“ eingegebenen Daten, wie z. B. die Absender-Faxnummer, erscheinen als Absender-informationen auf dem ausgegebenen Fax. |
| Steuersequenz | In das Feld „Steuersequenz“ können Sie eine Zeichenkette zur Steuerung von Fax-Lösungen eintragen (ähnlich den AT-Sequenzen bei Modems). Diese Nummer wird direkt zum ERP-System-Output-Manager und zu Cristal Reports übertragen. |
| Faxnummer | In das Feld „Faxnummer“ tragen Sie die Nummer des Empfängergerätes ein. |
| Betreff | Der Text aus dem Feld „Betreff“ erscheint in der Betreff-Zeile des Faxes. |
| Mediumgröße | Die Mediumgröße bestimmt die Papiergröße. Wählen Sie die gewünschte Mediumgröße aus den angezeigten aus (z. B. „DIN A4“). |
| Ausgabepriorität | Legen Sie mit der Ausgabepriorität fest, welche Position Ihr Ausgabeauftrag innerhalb der Verarbeitungs-Warteschlange einnehmen soll. Je höher die Priorität, desto vorrangiger wird der Ausgabeauftrag abgearbeitet. Priorität 1 ist am höchsten, Priorität 9 am niedrigsten. |
| Auflösung | Im Feld „Auflösung“ werden Ihnen die möglichen Auflösungseinstellungen des gewählten Faxgerätes zur Auswahl angeboten. Wählen Sie daraus die Auflösungsqualität Ihres Fax. |
| Beidseitig | Im Feld „Beidseitig“ bestimmen Sie, ob das Papier nur auf einer Seite oder auf Vorder- und Rückseite bedruckt wird. Für einseitiges Ausgeben auf dem Faxgerät wählen Sie bitte „Einseitig“ aus. Für eine doppelseitige Ausgabe können Sie wählen, ob der Rand zum Lochen an der langen Seitenkante oder an der kurzen Kante sein soll. Für einen Rand zum Lochen an der langen Seite wählen Sie „Beidseitig – lange Seite“, für einen Rand zum Lochen an der kurzen Seite wählen Sie „Beidseitig – kurze Seite“. |
| Ausrichtung | Mit dem Feld „Ausrichtung“ bestimmen Sie, ob das Papier im Querformat, Hochformat oder jeweils um 180° gedreht bedruckt wird. |
| Senden | Wann Sie das Fax senden, wählen Sie wie folgt:
• Wählen Sie den Eintrag „Sofort“, dann senden Sie das Fax ohne Zeitverzögerung. • Wählen Sie den Eintrag „Nicht früher als“, dann geben Sie im Feld „Sendezeitpunkt“ den Zeitpunkt ein, an dem das Fax versendet wird. • Wählen Sie den Eintrag „Zur verbilligten Zeit“, dann wird das Fax versendet, wenn die Telefongebühren günstig sind. |
| Sendezeitpunkt | Wenn Sie im Feld „Senden“ den Eintrag „Nicht früher als“ gewählt haben, dann tragen Sie in das Feld „Sendezeitpunkt“ den Zeitpunkt ein, an dem das Fax versendet werden soll. |
Ausgabeeinstellungen für den E-Mail-Versand
Nachfolgend finden Sie alle zur Verfügung stehenden Ausgabeeinstellungen für das Erzeugen eines Dokuments und die Versendung als E-Mail beschrieben.
| Feld | Erläuterung |
| E-Mail-Gateway | Jeder ERP-System-Output-Manager stellt einen Zugang zu einem E-Mail-Server zur Verfügung. Wählen Sie in diesem Feld das Ausgabegerät, über das die Versendung erfolgen soll. Sie können nur E-Mail-Gateways als Ausgabegeräte verwenden, für die Sie eine Berechtigung haben. |
| Von | In diesem Feld geben Sie den gewünschten Absender der E-Mail ein. Haben Sie Ihre E-Mail-Adresse in den Benutzereinstellungen hinterlegt, dann wird sie in diesem Feld bereits angezeigt. |
| Antwort senden an | Geben Sie in das Feld „Antwort senden an“ die E-Mail-Adresse an, an die eine Rückantwort gesendet wird. Das Feld ist nur dann zu füllen, wenn die Antwort nicht an den Absender geschickt werden soll. |
| An | Geben Sie in das Feld „An“ alle E-Mail-Empfänger-Adressen an. |
| Cc | In das Feld „Cc“ (carbon copy) geben Sie alle E-Mail-Empfänger ein, die Ihre E-Mail als Kopie erhalten. |
| Bcc | In das Feld „Bcc“ (blind carbon copy) geben Sie alle E-Mail-Empfänger ein, die Ihre E-Mail als Kopie erhalten, deren Adressen jedoch für andere Empfänger nicht sichtbar sind. |
| Betreff | Der Text aus dem Feld „Betreff“ erscheint in der Betreff-Zeile der E-Mail. |
| Text | In das Feld „Text“ tragen Sie die E-Mail-Nachricht ein. |
| Anhang | Wenn Sie einer E-Mail eine Datei anhängen möchten, dann wählen Sie im Feld „Anhang“ aus, ob die Datei in den E-Mail-Text eingebettet werden soll, indem Sie den Eintrag „Einbetten“ wählen. Soll die Datei dem Text nicht hinzugefügt werden, dann wählen Sie „Anhängen“, sodass die Datei separat dem Text angehängt wird. |
| Dateityp | Legen Sie im Feld „Dateityp“ fest, in welchem Format die auszugebende Datei der E-Mail angehängt wird. |
| Ausgabepriorität | Legen Sie mit der Ausgabepriorität fest, welche Position Ihr Ausgabeauftrag innerhalb der Verarbeitungs-Warteschlange einnehmen soll. Je höher die Priorität, desto vorrangiger wird der Ausgabeauftrag abgearbeitet. Priorität 1 ist am höchsten, Priorität 9 am niedrigsten. |
Datei- und Ordnernamen
Beim Umlenken eines Ausdruckes in eine Datei können Variablen im Namen der Datei bzw. des Ordners verwendet werden. Diese werden vor dem Speichern der Datei bzw. des Ordners zum endgültigen Namen erweitert. Der Dateiname wird um die zum jeweiligen Ausgabeformat passende Dateierweiterung ergänzt. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Namenskonventionen Ihres Betriebs-sys-tems, da die erzeugten Dateien sonst nicht korrekt gespeichert werden können.
Existiert der Ordner bzw. die Datei mit diesem Namen noch nicht, dann werden Sie automatisch erzeugt. Existiert die Datei bereits, wird sie durch die neue Datei überschrieben.
| Variable | Namenserweiterung |
| {user} | Benutzername |
| {timestamp} | yyyyMMdd_HHmmss_SSS (y: Jahr, M: Monat, d: Tag, H: Stunde, m: Minute, s: Sekunde, S: Millisekunden) |
| {datetime} | yyyyMMdd_HHmmss |
| {date} | yyyMMdd |
| {time} | HHmmss |
| {week} | ww (w: Woche) |
| {year} | yyyy |
| {month} | MM |
| {day} | dd |
| Bei der Ausgabe von Berichts- und Belegdokumenten steht zusätzlich folgende Variable zur Verfügung: | |
| {report} | Name des Berichtes |
4.1.4 Buttons des Ausgabe-Dialogfensters
Button „Ausgeben“
Drücken Sie auf den Button „Ausgeben“, wird gemäß den Hintergrundeinstellungen ein Verarbeitungsauftrag erzeugt (zu erkennen am Symbol für die Hintergrundverarbeitung im Infobereich, siehe Kapitel „Ausgabeaufträge“). Ist der Verarbeitungsauftrag (siehe bei Bedarf auch „Verarbeitungsaufträge freigeben“) abgeschlossen, wird ein oder werden mehrere Dokumente über Ausgabeaufträge ausgegeben. Sie können nach dem Drü-cken des Buttons weiterarbeiten, da die Verarbeitung im Hintergrund erfolgt. Abhängig von den von Ihnen gesetzten Hintergrundeinstellungen im Feld Benachrichtung des Ausgabe-Dialogfensters erhalten Sie nach Abschluss der Hintergrundverarbeitung eine Benachrichtigung.
Button „Anzeigen“
Der Button „Anzeigen“ aktiviert die Ausgabe des Dokuments ohne Hintergrundverarbeitung. Ausgabeaufträge werden direkt erzeugt und abgearbeitet. Zu erkennen ist dieser Umstand am Druckersymbol im Infobereich (siehe Kapitel „Ausgabeaufträge“). Dies erscheint nur, wenn der Ausgabevorgang länger dauert. In dieser Zeit kann nicht weitergearbeitet werden.
Wird ein einzelnes Dokument ausgegeben, dann erscheint es auf dem Bildschirm, falls
- die Ausgabe in eine Datei umgelenkt wird oder
- die Datei im Dokumenten-Management abgelegt wird oder
- sowohl die Datei umgelenkt als auch im Dokumenten-Management abgelegt wird.
Werden mehrere Dokumente ausgegeben, dann lassen sich diese nicht automatisch anzeigen. Sie öffnen diese bei Bedarf über die Anwendung „Ausgabeaufträge“ (siehe auch Kapitel „Ausgabeaufträge abfragen“).
Button „Abbrechen“
Durch den Button „Abbrechen“ wird das Ausgabe-Dialogfenster ohne Verarbeitung bzw. Ausgabe geschlossen. Sie kehren zur jeweiligen Anwendung zurück.
4.2 Berichtsdokumente ausgeben
Berichtsdokumente werden aktuell beim Ausgeben ausgewertet und spiegeln deshalb keine zuvor erfassten Daten von Belegen wider. Berichtsdokumente sind z. B. „Artikel-listen“, Berichte über die „Aktivitäten des Vertriebs“ oder Telefonlisten Ihrer Mitarbeiter. Sie basieren jeweils auf einem Bericht.
Berichtsdokumente werden immer einzeln über die Anwendung „Berichtsdokumente ausgeben“ ausgegeben oder über eigenständige Anwendungen, wie beispielsweise „Zahlungsbedingungen ausgeben“. Diese eigenen Anwendungen sind am Zusatz „ausgeben“ im Anwendungsnamen erkennbar.
Bei der Ausgabe werden immer die für den aktuell geöffneten Bericht eingetragenen Ausgabeeinstellungen wirksam. In den Anwendungen für die Ausgabe der Berichtsdokumente finden Sie die Ausgabeeinstellungen im Arbeitsbereich der Anwendung, nicht im Ausgabe-Dialogfenster. Wählen Sie in der Rubrik „Ausgabeeinstellungen“ das gewünschte Ausgabemedium. Die Einstellmöglichkeiten entsprechen denen im Ausgabe-Dialogfenster für die Ausgabe der Belegdokumente über Drucker, Fax oder E-Mail. Wählen Sie zusätzlich die Sprache des Berichtsdokuments und ob der Hintergrund eingefärbt werden soll.
4.2.1 Berichtsdokument im Hintergrund ausgeben
Drücken Sie den Button „Berichtsdokument im Hintergrund ausgeben“ in der Standard-Symbolleiste, dann erscheint das Ausgabe-Dialogfenster. Darin lassen sich Hintergrundeinstellungen wie bei der Ausgabe von Belegdokumenten vornehmen. Siehe auch dieses Kapitel: Karteireiter „Hintergrundeinstellungen“
Drücken Sie den Button „Ausgeben“, dann wird gemäß den Hintergrundeinstellungen ein Verarbeitungsauftrag erzeugt (zu erkennen am Symbol für die Hintergrundverarbeitung im Infobereich). Ist der Verarbeitungsauftrag abgeschlossen, dann wird das gewünschte Dokument über Ausgabeaufträge ausgegeben. Sie können nach dem Drücken des Buttons weiterarbeiten, da die Verarbeitung im Hintergrund erfolgt. Abhängig von den von Ihnen gesetzten Hintergrundeinstellungen beim Feld „Benachrichtung“ im Ausgabe-Dialogfenster erhalten Sie nach Abschluss der Hintergrundverarbeitung eine Benachrichtigung.
Durch den Button „Abbrechen“ wird das Ausgabe-Dialogfenster ohne Verarbeitung bzw. Ausgabe geschlossen. Sie kehren zur jeweiligen Anwendung zurück.
4.2.2 Berichtsdokument ausgeben und anzeigen
Drücken Sie den Button „Berichtsdokument sofort ausgeben“ in der Standard-Symbolleiste, dann wird das Dokument ohne Hintergrundverarbeitung ausgegeben. Ein Ausgabeauftrag wird direkt erzeugt und abgearbeitet. Sie erkennen diesen Zustand am Dru-ckersymbol im Infobereich. Das Symbol erscheint jedoch nur, wenn der Ausgabevorgang länger dauert. Während der Verarbeitung des Ausgabeauftrages kann nicht weitergearbeitet werden. Die ausgegebene Datei erscheint auf dem Bildschirm, falls die Ausgabe in eine Datei umgelenkt wurde.
4.3 Ausgabeaufträge abfragen
Wenn Sie Dokumente ausgeben, dann wird pro Ausgabe ein Ausgabeauftrag erzeugt, der über eine Verarbeitungs-Warteschlange abgearbeitet wird. In der Anwendung „Ausgabeaufträge“ können alle Aufträge abgefragt und Details angezeigt werden. So erfahren Sie z. B. den Namen oder den Erzeugungszeitpunkt des ausgegebenen Dokuments. Sie können außerdem die Dokumente öffnen, die als Datei erzeugt oder die als Datei im Dokumenten-Management abgelegt wurden. Angezeigt werden nur solche Ausgabeaufträge, die bereits abgearbeitet wurde. Noch zu verarbeitende Ausgabeaufträge, die zeitverzögert im Hintergrund noch auszuführen sind, werden nicht angezeigt.
Vorgehensweise
- Öffnen Sie die Anwendung „Ausgabeaufträge“.
- Geben Sie geeignete Suchmerkmale ein, indem Sie z. B. den Zeitraum angeben, in dem gesucht wird. Der aktuelle Benutzername wird automatisch vorgeschlagen.
- Klicken Sie auf „Aktualisieren“ in der Standard-Symbolleiste.
- Angezeigt werden alle Ausgabeaufträge, die den Suchmerkmalen entsprechen.
- Wählen Sie eine Meldung per Mausklick aus und kli-cken Sie in der Titelzeile der Liste
- auf den Eigenschaften-Button.
- In einem Dialogfenster werden Informationen zur Meldung angezeigt.
- auf den Button „Umgebung“ für die Anzeige von Umgebungsinformationen.
- Zusätzliche Informationen zu den Ausgabeaufträgen werden in der Liste angezeigt.
- auf den Button „Öffnen“, um Dokumente zu öffnen, die im Dokumenten-Management abgelegt wurden.
- Ein Dialogfenster für die Auswahl eines Dokuments öffnet sich.
- Wählen Sie das Dokument, das Sie öffnen möchten.
- Das Dokument wird angezeigt.
4.4 Daten verarbeiten
Um Daten verarbeiten zu können, wie beispielsweise in der Anwendung „Bonus berechnen“, sind Einstellungen unter dem Karteireiter „Hintergrundeinstellungen“ erforderlich. Die Felder zu den Hintergrundeinstellungen sind im Kapitel „Belegdokumente ausgeben“ beschrieben.
Nachfolgend sind die Buttons des Verarbeitungs-Dialogfensters beschrieben.
Button „Im Hintergrund“
Beim Mausklick auf den Button „Im Hintergrund“ wird gemäß den Hintergrundeinstellungen ein Verarbeitungsauftrag erzeugt (zu erkennen am Symbol für die Hintergrundverarbeitung im Infobereich). Sie arbeiten nach dem Drücken des Buttons normal weiter, da die Verarbeitung im Hintergrund erfolgt. Abhängig von den von Ihnen gesetzten Hintergrundeinstellungen im Feld „Benachrichtung“ des Dialogfensters erhalten Sie nach Abschluss der Hintergrundverarbeitung (siehe auch „Verarbeitungsaufträge freigeben“) eine Benachrichtigung.
Button „Sofort“
Der Button „Sofort“ aktiviert die sofortige Verarbeitung des Auftrages. In dieser Zeit kann nicht weitergearbeitet werden.
Bitte beachten Sie, dass der Sofort-Button in manchen Fällen nicht angeboten wird. Bei sehr großen Datenmengen kann die Verarbeitung nur im Hintergrund erfolgen.
Button „Abbrechen“
Durch den Button „Abbrechen“ wird das Dialogfenster ohne Verarbeitung geschlossen. Sie kehren zur jeweiligen Anwendung zurück.
In manchen Fällen steht Ihnen im Verarbeitungs-Dialogfenster die Funktion „Alle Warnungen bestätigen“ zur Verfügung. Mögliche Warnungen, welche die Verarbeitung der Daten unterbrechen könnten, werden dann automatisch akzeptiert, ohne dass Sie Ihnen angezeigt werden. Aktivieren Sie diese Funktion also nur, wenn Sie sich sicher sind, dass Sie mögliche Warnungen nicht zu lesen brauchen (z. B. wenn Sie bereits wissen, welche auftreten werden).
4.5 Verarbeitungsaufträge freigeben
Um Daten zu verarbeiten oder um Dokumente im Hintergrund auszugeben, wird stets eine Verarbeitungs-Warteschlange benötigt. Die damit verbundenen Verarbeitungsaufträge können in der Anwendung „Verarbeitungsaufträge“ abgefragt und bearbeitet werden. Haben Sie beispielsweise einen Auftrag ausgeführt, den Auftrag jedoch nicht freigegeben, dann geben Sie den Auftrag nachträglich in der Anwendung „Verarbeitungsaufträge“ frei.
Vorgehensweise: Freigeben von Verarbeitungsaufträgen
- Öffnen Sie die Anwendung „Verarbeitungsaufträge“.
- Suchen Sie den Verarbeitungsauftrag heraus, indem Sie geeignete Suchmerkmale in die Felder des Abfragebereichs eingeben und in der Standard-Symbolleiste auf „Aktualisieren“ klicken.
- Alle den Suchmerkmalen entsprechenden Verarbeitungsaufträge werden angezeigt.
- Wählen Sie den Auftrag aus der Ergebnisliste aus, indem Sie die entsprechende Zeile mit der Maus markieren.
- Die Buttons in der Titelzeile der Liste werden aktiviert.
- Drücken Sie in der Titelzeile der Liste den Button „Freigeben“.
- Der Verarbeitungsauftrag ist nun freigeben und wird weiter bearbeitet.