In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Rückrufaktionen“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie eine Rückrufaktion erfassen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Rückrufaktionen“, die unter anderem Feld- und Aktions-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation „Rückrufaktionen“.

1                     Neue Rückrufaktion erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Rückrufaktionen“.
2. Wählen Sie in der Workflow-Symbolleiste die Organisation aus, für die Sie die Rückrufaktion erfassen möchten. Die Firma, die dieser Organisation zugeordnet ist, führt die Rückrufaktion durch.
3. Geben Sie eine Belegart ein.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste „Neu“.
   • Die Anwendung wechselt in den Modus „Neu“. Das System erzeugt eine neue Rückrufaktion mit den Einstellungen und Vorschlagswerten aus der Rückrufaktionsart. Basierend auf dem in der Rückrufaktionsart hinterlegten Nummernkreis wird die Nummer der Rückrufaktion automatisch ermittelt. Die Nummer kann nicht geändert werden. Sie verfällt, wenn die Rückrufaktion nicht gespeichert wird. Die Firma, die der ausgewählten Organisation zugeordnet ist, wird in das Feld „Firma“ übernommen. Die Positionstabelle ist leer.
5. Geben Sie eine Bezeichnung für die Rückrufaktion ein.
6. Ergänzen oder ändern Sie bei Bedarf die Daten der Rückrufaktionsbasis.
7. Erfassen Sie auf dem Karteireiter „Ausprägungen“ Positionen für die Ausprägungen, die zurückgerufen werden sollen.

Hinweis:
Mithilfe der Aktion „Positionen erzeugen…“ können Sie nach dem Speichern weitere, zugehörige Ausprägungen automatisch hinzufügen, diese werden durch den Ausprägungsnachweis ermittelt.

8. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste „Speichern“.
   • Die Rückrufaktion wird gespeichert. Der Status der Rückrufaktion ist „Erfasst“.

2                     Basis duplizieren

Mithilfe der Aktion „Basis duplizieren“ duplizieren Sie die Basis einer in der Anwendung „Rückrufaktionen“ geöffneten Rückrufaktion. Weitere Informationen finden Sie im Dokument „Vorgehensweisen: Beleg-Anwendungen“.

Aus der duplizierten Rückrufaktion werden die folgenden Daten übernommen:

• Werte aus den Feldern im Identifikationsbereich, außer dem Eröffnungsda-tum und dem Abschlussdatum
• Manuell erfasste Ausprägungspositionen

3                     Rückrufaktion löschen

Mithilfe der Aktion „Löschen“ löschen Sie eine Rückrufaktion. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Beleg-Anwendungen“.

Hinweis:
Eine Rückrufaktion kann nur dann gelöscht werden, wenn sie den Status „Er-fasst“ oder „Erzeugt“ hat.

4                     Rückrufaktion bearbeiten

4.1               Positionen manuell erfassen

Voraussetzungen

Für die Rückrufaktion wurden noch keine Positionen erzeugt.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, für die Sie eine Position mit einer Ausprägung erfassen möchten.
2. Öffnen Sie den Karteireiter „Ausprägungen“.
3. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle einen der beiden Buttons „Neue Zeile hinzufügen“ oder „Ausprägungen suchen und hinzufügen…“.
   • Durch „Neue Zeile hinzufügen“ wird eine neue Positionszeile vom Typ „Manuell erfasst“ vorbereitet, in die Sie einen Artikel und dessen Ausprägung eingeben, die zurückgerufen werden soll.
   • Durch „Ausprägungen suchen und hinzufügen…“ wird ein Dialog-Fenster geöffnet, in dem Sie die zurückzurufenden Ausprägungen auswählen und mit „OK“ in die Positiontabelle übernehmen.

Hinweis:
Mithilfe der Aktion „Positionen erzeugen…“ können Sie nach dem Speichern weitere, zugehörige Ausprägungen automatisch hinzufügen, diese werden durch den Ausprägungsnachweis ermittelt.

4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiset „Speichern“.
   • Die hinzugefügten Positionen werden gespeichert. Anschließend steht im Aktionen-Menü der Standard-Symbolleiste die Aktion „Positionen erzeugen…“ zur Verfügung, die Sie ausführen müssen um die Rückrufaktion eröffnen zu können.

4.2               Positionen erzeugen

Voraussetzungen

Sie haben mindestens eine Position mit einer Ausprägung erfasst. Die Anwendung befindet sich im Modus „Anzeigen“.

Für die Ausprägungen sind Ausprägungsnachweisdaten vorhanden. Anhand dieser Daten werden zugehörige Ausprägungen zu den manuell erfassten Positionen ermittelt sowie Positionen auf den Karteireitern „Kunden“ und „Lieferungen“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, für die Sie Positionen automatisch erzeugen lassen möchten.

Hinweise:

Nach dem Ausführen der Aktion können Sie keine weiteren Ausprägungspositionen manuell hinzufügen.

Wir empfehlen, die Aktion im Hintergrund auf einem geeigneten ERP-System-Application-Server (SAS) auszuführen.

2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste im Aktionen-Menü „Positionen erzeugen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
3. Drücken Sie zum Ausführen der Aktion „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.
   • Die Aktion wird zeitverzögert mit einem Hintergrund-Verarbeitungsauftrag oder sofort ausgeführt.
   • Anhand der erfassten Ausprägungspositionen werden folgende weitere Positionen erzeugt:

• Zugehörige Ausprägungspositionen

Für die bereits erfassten Ausprägungspositionen wird ein Ausprägungsnachweis ausgewertet und die dadurch ermittelten weitere Ausprägungen werden in dem Karteireiter „Ausprägungen“ hinzugefügt. Solche Ausprägungspositionen werden durch den Positionstyp „Erzeugt (vom System ermittelt)“ gekennzeichnet.

• Lieferpositionen

Für die Ausprägungspositionen werden Positionen unter dem Karteireiter „Lieferungen“ erzeugt. Eine Lieferposition enthält entweder die Daten einer Lieferauftragsposition mit der erfassten Ausprägung oder die Daten einer Ausgangsrechnungsposition mit Materialbuchung, die aus einer Vertriebsauftragsposition mit der erfassten Ausprägung entstanden ist.

Die Lieferaufträge oder Ausgangsrechnungen und evtl. vorhandene Kunden-Rücksendungen sowie die betreffenden Positionen dieser Belege werden in der Belegkette der Rückrufaktion angezeigt.

• Kundenpositionen

Aus den erzeugten Lieferpositionen werden die Auftraggeber ermittelt und in Kundenpositionen unter dem Karteireiter „Kunden“ hinzugefügt. Wurden Pseudopartner ermittelt, dann wird eine Position pro Kundenname erzeugt.

• Während der Positionserzeugung hat die Rückrufaktion den Status „Erzeugung in Bearbeitung“ und kann nicht bearbeitet werden. Nachdem die Positionen erzeugt wurden, hat die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ und kann eröffnet werden.

Konnten keine Positionen erzeugt werden, dann bleibt die Rückrufaktion im Status „Erfasst“.

4.3               Positionen ausschließen

Voraussetzungen

Die Rückrufaktion hat den Status „Positionen erfasst“. Die Anwendung befindet sich im Modus „Anzeigen“. Die auszuschließende Position ist nicht erledigt.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, in der Sie Ausprägungs- oder Kundenpositionen ausschließen möchten.
2. Öffnen Sie den Karteireiter „Ausprägungen“ oder „Kunden“, je nachdem, ob Sie eine Ausprägungs- oder eine Kundenposition ausschließen möchten.
3. Wählen Sie die auszuschließenden Positionen über die Checkbox am Zeilenanfang aus.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle im Aktionen-Menü „Ausschließen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
5. Geben Sie Sie einen Grund für den Ausschluss ein. Dieser Text wird im Tooltip des Status-Icons der ausgeschlossenen Positionen angezeigt.
6. Drücken Sie „Sofort“.
   • Die Positionen erhalten den Status „Ausgeschlossen“ und werden in der Rückrufaktion nicht mehr berücksichitgt. Neben dem Ausschlussgrund werden auch der Benutzer, der die Aktion ausführt, und der Zeitpunkt der Ausführung gespeichert.
   • Auch alle Lieferpositionen, die die Ausprägung enthalten oder an den Kunden geliefert wurden, erhalten den Status „Ausgeschlossen“.
   • Wenn alle Lieferpositionen eines Kunden ausgeschlossen sind, erhält auch die betreffende Kundenposition den Status „Ausgeschlossen“.

4.4               Positionen einschließen

Voraussetzungen

Die Rückrufaktion hat den Status „Positionen erfasst“. Die Anwendung befindet sich im Modus „Anzeigen“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, in der Sie ausgeschlossene Ausprägungs- oder Kundenpositionen wieder einschließen möchten.
2. Öffnen Sie den Karteireiter „Ausprägungen“ oder „Kunden“, je nachdem, ob Sie eine Ausprägungs- oder eine Kundenposition wieder einschließen möchten.
3. Wählen Sie die wieder einzuschließenden Positionen über die Checkbox am Zeilenanfang aus.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle im Aktionen-Menü „Einschließen“.
   • Die Positionen erhalten den Status „Erfasst“ oder „Erzeugt“, je nachdem, ob sie manuell erfasst oder vom System erzeugt wurden.

5                     Rückrufaktion eröffnen

Voraussetzungen

Die Rückrufaktion hat den Status „Positionen erfasst“. Die Anwendung befindet sich im Modus „Anzeigen“.

Hinweis:
Nachdem Sie eine Rückrufaktion eröffnet haben, können Sie keine Positionen mehr ausschließen. Sie können jedoch Positionen manuell erledigen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, die Sie eröffnen möchten.
2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste im Aktionen-Menü „Eröffnen“.
   • Die Rückrufaktion erhält den Status „Eröffnet“. Anschließend können Sie Kundenanschreiben an die betroffenen Kunden oder Kunden-Rücksendungen erzeugen.

6                     Ausprägungspositionen sperren, in Quarantäne versetzen oder freigeben

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, in der Sie den Qualitätssicherungs-Status (QS-Status) der Ausprägungen ändern möchten.
2. Öffnen Sie den Karteireiter „Ausprägungen“ und wählen Sie die Positionen über die Checkbox am Zeilenanfang aus.
3. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle im Aktionen-Menü „Sperren“, „In Quarantäne versetzen“ oder „Freigeben“.
   • Die Ausprägungen erhalten den ausgewählten QS-Status.

7                     Kundenpositionen bearbeiten

7.1               Kundenanschreiben erzeugen

Voraussetzungen

Die Rückrufaktion hat den Status „Eröffnet“. Die Anwendung befindet sich im Modus „Anzeigen“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, die die Kunden enthält, für die Sie ein Anschreiben erzeugen möchten.
2. Öffnen Sie den Karteireiter „Kunden“ und wählen Sie die Kunden, für die Sie ein Anschreiben erzeugen möchten, über die Checkbox am Zeilenanfang aus.
3. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle im Aktionen-Menü „Kundenanschreiben erzeugen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
4. Geben Sie die erforderlichen Daten ein und drücken Sie „Sofort“.
   • Das System erzeugt ein Dokument in der Anwendung „Dokumente“ im Framework „Dokumenten-Management“, das mit der Rückrufaktion verknüpft ist. Die ausgewählten Kunden werden als Adressaten des Dokuments übernommen.
   • Auf Basis der eingegebenen Dokument-Vorlage wird automatisch eine Dokument-Datei erzeugt.

7.2               Kundenstatus festlegen

Voraussetzungen

Die Kundenstatus sind in der Anwendung „Rückrufaktions-Kundenstatus“ erfasst. Die Anwendung befindet sich im Modus „Anzeigen“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, in der Sie den Status eines Kunden festlegen oder ändern möchten.
2. Öffnen Sie den Karteireiter „Kunden“ und wählen Sie die Kunden, deren Status Sie festlegen oder ändern möchten, über die Checkbox am Zeilenanfang aus.
3. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle im Aktionen-Menü „Kundenstatus festlegen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
4. Wählen Sie einen Rückrufaktions-Kundenstatus aus und drücken Sie „Sofort“.
   • Die Kundenposition erhält den ausgewählten Status.

7.3               Kunden-Rücksendung erzeugen

Voraussetzungen

Die Rückrufaktion hat den Status „Eröffnet“. In der Rückrufaktionsbasis ist im Karteireiter „eee“ einen Kunden-Rücksendungsart angegeben. Die Kundenposition ist nicht bereits mit einer Kunden-Rücksendungs­position verknüpft sowie weder von der Rückrufaktion ausgeschlossen noch manuell erledigt. Die Anwendung befindet sich im Modus „Anzeigen“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, für die Sie eine Kunden-Rücksendung erzeugen möchten.
2. Öffnen Sie den Karteireiter „Kunden“ und wählen Sie die Kunden, für die Sie eine Kunden-Rücksendung erzeugen möchten, über die Checkbox am Zeilenanfang aus.
3. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle im Aktionen-Menü „Kunden-Rücksendungen erzeugen“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
4. Drücken Sie zum Ausführen der Aktion „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.
   • Die Aktion wird zeitverzögert mit einem Hintergrund-Verarbeitungsauftrag oder sofort ausgeführt.
   • Für die ausgewählten Kundenpositionen wird jeweils eine Kunden-Rücksendung mit Bezug zu Lieferbelegen erzeugt.

8                     Positionen erledigen

Voraussetzungen

Die Rückrufaktion hat den Status „Eröffnet“. Die Anwendung befindet sich im Modus „Anzeigen“. Die Position hat den Status „Erfasst“ oder „Erzeugt“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, in der Sie eine Position erledigen möchten.
2. Öffnen Sie den Karteireiter „Ausprägungen“ oder „Kunden“, je nachdem, welche Position Sie erledigen möchten.
3. Wählen Sie die Position über die Checkbox am Zeilenanfang aus.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle im Aktionen-Menü „Erledigen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.

Warnung:
Wenn Sie eine Position erledigen, dann wird die sowhl in der geöffneten als auch in späteren Rückrufaktionen nicht berücksichtigt. Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

5. Geben Sie einen Grund für die Erledigung ein. Dieser Text wird im Tooltip des Status-Icons der erledigten Position angezeigt.
6. Drücken Sie „Sofort“. Dadurch bestätigen Sie auch die im Dialog-Fenster angezeigte Warnung.
   • Die Position erhält den Status „Erledigt“.
   • Auch alle Lieferpositionen, die die Ausprägung enthalten oder an den Kunden geliefert wurden, erhalten den Status „Erledigt“.
   • Wenn alle Lieferpositionen eines Kunden erledigt sind, erhält auch die betreffende Kundenposition den Status „Erledigt“.

9                     Rückrufaktion abschließen

Voraussetzungen

Die Rückrufaktion hat den Status „Eröffnet“.

Hinweis:
Nach dem Ausführen der Aktion kann die Rückrufaktion nicht mehr bearbeitet werden.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Rückrufaktion, die Sie abschließen möchten.
2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste im Aktionen-Menü „Abschließen“.
   • Die Rückrufaktion erhält den Status „Abgeschlossen“ und kann nicht mehr bearbeitet werden.