Hersteller sind laut Produktsicherheitsgesetz dazu verpflichtet, die Sicherheitsrisiken durch die von ihnen auf den Markt gebrachten Produkte zu beseitigen. Dazu stehen einem Hersteller unter anderem die folgenden Maßnahmen zur Verfügung:

• Rücknahme von Produkten aus der Zwischenhandelskette
• Versenden von Informationen über die korrekte Verwendung eines Produkts
• Ändern von Produkten vor Ort bei den Kunden oder anderswo
• Rückruf von Produkten gegen Ersatz oder Rückerstattung

Die Anwendung „Rückrufaktionen“ dient der Planung, Durchführung und Überwachung dieser Maßnahmen und unterstützt somit das Unternehmen beim Rückrufmanagement.

Unter anderem können mit der Anwendung die betroffenen Produkte (Ausprägungen) vom System ermittelt werden, Kundenanschreiben ausgegeben werden und Kunden-Rücksendungen für die zurückgerufene Ware vorbereitet werden. Zur Ermittlung der betroffenen Ausprägungen wird der Ausprägungsnachweis verwendet.

Angesichts der Vielzahl der möglichen unternehmens- und produktspezifischen Schritte werden in einer Rückrufaktion keine Aktionen automatisch ausgeführt, sondern vielmehr Daten über den Rückruf und dessen Fortschritt gesammelt. Basierend auf der Übersicht kann der Benutzer gezielt Aktionen ausführen. Darüber werden in einer Rückrufaktion die erforderlichen Daten für die Meldung des Rückrufs an die zuständigen Behörden erfasst.

In der Anwendung „Cockpit: Rückrufaktionen/Kunden“ können weitere Informationen zu einer oder mehreren Rückrufaktionen und insbesondere den betroffenen Kunden abgefragt werden. Darüber hinaus können Aktionen für mehrere Rückrufaktionen ausgeführt werden.

In diesem Dokument wird beschrieben, wie die Anwendung „Rückrufaktionen“ aufgebaut ist. Darüber hinaus erfahren Sie z. B., welche Aktionen zur Verfügung stehen und welche Bedeutung die Status einer Rückrufaktion haben.

Anleitungen für den Umgang mit Rückrufaktionen, z. B. wie Sie Rückrufaktionen erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Rückrufaktionen“.

1                     Begriffsbestimmung

Rückrufaktion

Die Rückrufaktion ist die zentrale Anwendung für das Rückrufmanagement eines Unternehmens. Mithilfe einer Rückrufaktion wird festgelegt, welche Ausprägungen eines Artikels in welcher Menge von welchen Kunden zurückgerufen oder aus der Lieferkette zurückgenommen werden sollen. Darüber hinaus werden in einer Rückrufaktion auch Informationen über den Fortschritt des Rückrufs gesammelt.

Ausprägungsnachweis

In einigen Branchen ist eine Information über die in der Produktion verwendeten Ausprägungen der Materialien notwendig (Chargen-Rückverfolgung). Außerdem kann es z. B. bei Rückrufaktionen notwendig sein, zu wissen, an welchen Kunden eine bestimmte Ausprägung verkauft wurde. Der Ausprägungsnachweis ermöglicht sowohl die Information über die Herkunft von Ausprägungen (z. B. Wareneingang oder Produktion) als auch über deren Verwendung (z. B. Produktionseinsatz, Abgang an Kunden usw.).

Qualitätssicherungs-Status (QS-Status)

Für die Ebenen Lagerort und Lagerzone – und parallel dazu auch für die Ebene der Ausprägung – kann ein QS-Status definiert werden. Die jeweiligen Bestände können gezielt nach den möglichen QS-Status ausgewertet und verwendet werden. Beim Zusammentreffen von QS-Status auf Lagerebene und QS-Status auf Ebene der Ausprägung gilt jeweils der ungünstigere QS-Status.

Kunden-Rücksendung

„Kunden-Rücksendung“ bezeichnet sowohl einen Beleg als auch einen Prozess im ERP-System. Der Prozess umfasst die Rücksendung eines Artikels, der zuvor an einen Kunden geliefert wurde. Dabei kann dieser Prozess mit einer Ankündigung der Kunden-Rücksendung beginnen, sodass der Beleg „Kunden-Rücksendung“ bereits vor Rücksendung erfasst werden kann, oder spontan mit dem Wareneingang.Häufig können zurückgesandte Artikel nicht erneut als neu verkauft werden. Deshalb kann beim Wareneingang eine Qualitätssicherung stattfinden, wodurch zurückgesandte Artikel als 2.-Wahl-Artikel oder Schrott klassifiziert werden können.

2                     Prozess

Eine Rückrufaktion läuft in folgenden Schritten ab:

1. Rückrufaktionsbasis erfassen
2. Ausprägungspositionen manuell erfassen
3. Positionen erzeugen
4. Ausprägungs- oder Kundenpositionen bei Bedarf ausschließen oder ggf. wieder einschließen
5. Rückrufaktion eröffnen
6. Zuständige Behörden informieren
7. Kundenanschreiben erzeugen
8. Kundenstatus bei Bedarf festlegen
9. Kunden-Rücksendungen erzeugen
10. Ausprägungs- oder Kundenpositionen bei Bedarf erledigen
11. Rückrufaktion abschließen

3                     Anwendungsbeschreibung

Mit der Anwendung „Rückrufaktionen“ erfassen Sie Rückrufaktionen und legen fest, welche Waren im Rahmen einer Rückrufaktion von Ihren Kunden zurückgerufen werden sollen. Sie können unter anderem die betroffenen Ausprägungen vom System ermitteln lassen, Kundenanschreiben ausgeben und Kunden-Rücksendungen für die zurückgerufenen Artikel erzeugen. Darüber hinaus können Sie sich mit der Anwendung einen Überblick über den Status einer Rückrufaktion verschaffen und die erforderlichen Daten für die Meldung des Rückrufs an die zuständigen Behörden erfassen.

Die Anwendung besteht aus einem Identifi­ka­tions- und einem Arbeitsbereich.

3.1               Identifikationsbereich

Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die eine Rückrufaktion eindeutig identifizieren. Außerdem finden Sie weitere Daten unter den folgenden Karteireitern:

• Karteireiter „Allgemeines“
• Karteireiter „Parameter für Positionserzeugung“
• Karteireiter „Kunden-Rücksendungen“

Felder zur Identifikation

Feld	Erläuterung
Nummer	Im Feld „Nummer“ wird die eindeutige Identifikation der Rückrufaktion erfasst. Sie besteht aus zwei Angaben: der Rückrufaktionsart im ersten Eingabefeld und der Rückrufaktionsnummer im zweiten Eingabefeld. Die verwendete Rückrufaktionsart dient gemeinsam mit der Rückrufaktionsnummer zur Identifizierung der Rückrufaktion. ·         Rückrufaktionsart Wählen Sie eine Rückrufaktionsart für die Rückrufaktion, die Sie erfassen oder bearbeiten möchten. Nach dem Speichern einer neuen Rückrufaktion kann die Rückrufaktionsart nicht mehr geändert werden. ·         Rückrufaktionsnummer Die Rückrufaktionsnummer wird automatisch vom System auf der Basis des Nummernkreises erzeugt, der in der Rückrufaktionsart festgelegt wurde. Sie kann nicht manuell vergeben werden. Geben Sie bei Bedarf als Auswahlmerkmal die Nummer der Rückrufaktion an, die Sie bearbeiten möchten.
Status	Die Statusinformation der Rückrufaktion wird angezeigt. Mögliche Wert sind: ·         Erfasst ·         Positionserzeugung in Bearbeitung ·         Positionen erzeugt ·         Eröffnet ·         Abgeschlossen Die Bedeutung der Statuswerte ist im Abschnitt „Status und Statusänderungen“ erläutert.
Bezeichnung	Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird.

3.1.1          Karteireiter „Allgemeines“

Der Karteireiter „Allgemeines“ enthält u. a. Datumsangaben sowie Vorgaben und berechnete Werte zum Ergebnis einer Rückrufaktion.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Erfassungsdatum	Im Feld „Erfassungsdatum“ wird das Datum angezeigt, an dem die Rückrufaktion zuerst gespeichert wurde. Das Datum kann nicht geändert werden.
Erzeugungsdatum	Im Feld „Erzeugungsdatum“ wird das Datum angezeigt, an dem die Aktion „Positionen erzeugen…“ ausgeführt wurde. Das Datum kann nicht geändert werden.
Eröffnungsdatum	Im Feld „Eröffnungsdatum“ wird das Datum angezeigt, an dem die Aktion „Eröffnen“ ausgeführt wurde. Das Datum kann nicht geändert werden.
Abschlussdatum	Im Feld „Abschlussdatum“ wird das Datum angezeigt, an dem die Aktion „Abschließen“ ausgeführt wurde. Das Datum kann nicht geändert werden.
Risikograd	Wählen Sie nach einer Risikoabschätzung einen Risikograd für die Rückrufaktion aus. Der Risikograd beeinflusst beispielsweise den Umgang mit unsicherer Ware und bildet die Entscheidungsgrundlage für die weiteren Maßnahmen. Die möglichen Risikograde werden in der Anwendung „Rückrufaktions-Risikograde“ erfasst.
Zuständiger Mitarbeiter	Als Ansprechpartner der Rückrufaktion im eigenen Haus können Sie im Feld „Zuständiger Mitarbeiter“ einen internen Mitarbeiter eingeben. Er muss als Partner mit der Rolle „Mitarbeiter“ und der Zugehörigkeit „intern“ erfasst und dadurch dem eigenen Unternehmen zugeordnet sein.
Zielvorgabe	Geben Sie im Feld „Zielvorgabe“ mit einem Prozentwert an, wieviele der zurückgerufenen Waren zurückgesendet werden sollen oder als erledigt gekennzeichnet werden sollen.
Zielerreichung	Im Feld „Zielerreichung“ wird mit einem Prozentwert angezeigt, wieviele der zurückzurufenden Waren insgesamt zurückgesendet oder als erledigt gekennzeichnet wurden. Der Wert wird aus den Zielerreichungswerten der Positionen berechnet.
Rücksendequote	Im Feld „Rücksendequote“ wird der Gesamtwert der Rücksendequoten aus den Positionen angezeigt. Die Rücksendequote einer Position wird anhand der gelieferten und zurückgesendeten Menge der Lieferpositionen berechnet.
Firma	In diesem Feld wird die Firma angezeigt, die der Organisation zugeordnet ist, für die die Rückrufaktion erfasst wurde. Eine Rückrufaktion wird für eine Firma durchgeführt.

3.1.2          Karteireiter „Parameter für Positionserzeugung“

Der Karteireiter „Parameter für Positionserzeugung“ enthält Parameter für die Erzeugung von Positionen, mit denen der Umfang der Rückrufaktion eingegrenzt werden kann.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Vertriebsorganisation	Eine Rückrufaktion kann auf Waren eingeschränkt werden, die an Kunden einer bestimmten Vertriebsorganisation geliefert wurden. Die angegebene Vertriebsorganisation wird bei der automatischen Ermittlung der betroffenen Kunden durch die Aktion „Positionen erzeugen…“ berücksichtigt. Geben Sie bei Bedarf eine Vertriebsorganisation ein. Sie können die Vertriebsorganisation ändern, wenn noch keine Positionen erzeugt wurden. In einer Single-Site-Umgebung ohne inhaltsbezogene Berechtigungen ist die Vertriebsorganisation immer der Mandant.
Land	Eine Rückrufaktion kann auf Waren eingeschränkt werden, die an Kunden aus einem bestimmten Land geliefert wurden. Dabei wird die Adresse in den Lieferbelegen betrachtet. Das angegebene Land wird bei der automatischen Ermittlung der betroffenen Kunden durch die Aktion „Positionen erzeugen…“ berücksichtigt. Geben Sie bei Bedarf die Identifikation des betreffenden Landes ein. Sie können das Land ändern, wenn noch keine Positionen erzeugt wurden.
Ab Lieferdatum	Eine Rückrufaktion kann auf Waren eingeschränkt werden, die in einem bestimmten Zeitraum geliefert wurden. Dazu wird das Datum der Abgangs-Materialbuchung betrachtet.  Die Datumsangabe in diesem Feld wird bei der automatischen Ermittlung der betroffenen Lieferungen durch die Aktion „Positionen erzeugen…“ berücksichtigt. Geben Sie bei Bedarf in das Feld das Beginndatum des Zeitraums ein. Der Zeitraum gilt einschließlich des eingegebenen Datums.
Bis Lieferdatum	Eine Rückrufaktion kann auf Waren eingeschränkt werden, die in einem bestimmten Zeitraum geliefert wurden. Dazu wird das Datum der Abgangs-Materialbuchung betrachtet. Die Datumsangabe in diesem Feld wird bei der automatischen Ermittlung der betroffenen Lieferungen durch die Aktion „Positionen erzeugen…“ berücksichtigt. Geben Sie bei Bedarf in das Feld das Enddatum des Zeitraums ein. Der Zeitraum gilt einschließlich des eingegebenen Datums.

3.1.3          Karteireiter „Kunden-Rücksendungen“

Der Karteireiter „Kunden-Rücksendungen“ enthält Vorschlagswerte für die Erzeugung von Kunden-Rücksendungen.

Die Felder im Einzelnen:

Feld	Erläuterung
Kunden-Rücksendungsart	Geben Sie eine Kunden-Rücksendungsart ein, mit der die Kunden-Rücksendungen für die zurückgerufene Ware erzeugt werden. Als Vorschlagswert wird die in der Rückrufaktionsart angegebene Kunden-Rücksendungsart verwendet. Das Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Vertrieb“ die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ sowohl für den Mandanten als auch für die eventuell angegebene Vertriebsorganisation aktiv ist.
Rücksendungsgrund	Geben Sie durch die Auswahl einer Kunden-Rücksendungsgrund-Klassifikation einen Rücksendungsgrund an, der als Vorschlagswert für die Kunden-Rücksendungspositionen verwendet wird, die für die zurückgerufene Ware erzeugt werden. Ein Rücksendungsgrund kann immer angegeben werden. Ob ein Rücksendungsgrund erforderlich ist, ist in der Kunden-Rücksendungsart festgelegt. Das Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Vertrieb“ die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ sowohl für den Mandanten als auch für die eventuell angegebene Vertriebsorganisation aktiv ist.
Warenanlieferung	Mithilfe des Feldes „Warenanlieferung“ legen Sie für die Kunden-Rücksendungen, die für die zurückgerufene Ware erzeugt werden, fest, ob die Artikel vom Kunden angeliefert oder abgeholt werden. Die festgelegte Einstellung ist ein Vorschlagswert für die Kunden-Rücksendungspositionen, die für die zurückgerufene Ware erzeugt werden. Sie können zwischen folgenden Einstellungen wählen: ·         Erwartet durch Kunde Diese Einstellung wird dann verwendet, wenn der Kunde die Ware selbst zurücksendet. Diese Einstellung ist relevant für das spätere manuelle oder automatische Zuordnen der Wareneingangsposition zu einer Kunden-Rücksendungsposition. ·         Abholung beim Kunden Soll die Ware beim Kunden abgeholt werden, dann ist eine Ankündigung der Kunden-Rücksendung erfolgt. Das Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Vertrieb“ die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ sowohl für den Mandanten als auch für die eventuell angegebene Vertriebsorganisation aktiv ist.
Wunschmaßnahme	Mithilfe des Feldes „Wunschmaßnahme“ legen Sie für die Kunden-Rücksendungen, die für die zurückgerufene Ware erzeugt werden, die vom Kunden gewünschte Maßnahme fest. Die möglichen Wunschmaßnahmen werden in der Kunden-Rücksendungs-Klassifikation festgelegt. Die festgelegt Einstellung ist ein Vorschlagswert für die zu verwendende Maßnahme in den Wareneingangs-Zuordnungen zu der Kunden-Rücksendungsposition. Das Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Vertrieb“ die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ sowohl für den Mandanten als auch für die eventuell angegebene Vertriebsorganisation aktiv ist.
Rücksendungsgrundtext	Im Feld „Rücksendungsgrundtext“ erfassen Sie für die Kunden-Rücksendungen, die für die zurückgerufene Ware erzeugt werden, einen Text als Ergänzung zum Rücksendungsgrund. Ob ein Rücksendungsgrundtext erforderlich ist, ist in der Kunden-Rücksendungsgrund-Klassifikation festgelegt. Das Feld steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Vertrieb“ die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ sowohl für den Mandanten als auch für die eventuell angegebene Vertriebsorganisation aktiv ist.

3.2               Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung „Rückrufaktionen“ umfasst drei Karteireiter, die jeweils die von der Rückrufaktion betroffenen Ausprägungen, Kunden und Lieferpositionen enthalten.

3.2.1          Karteireiter „Ausprägungen“

Der Karteireiter „Ausprägungen“ enthält Positionen mit den in Ausprägungen geführten Artikeln, die von der Rückrufaktion betroffen sind. Die Ausprägungspositionen werden zunächst manuell erfasst oder hinzugefügt. Anschließend werden mithilfe der anwendungsbezogenen Aktion „Positionen erzeugen…“ zugehörige Ausprägungen vom System ermittelt und als weitere Positionen hinzugefügt.

Sie können Ausprägungen von der Rückrufaktion ausschließen, sie als erledigt kennzeichnen oder ihren QS-Status ändern. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Ausprägungen: Aktionen“.

Ein Positionseditor steht nicht zur Verfügung.

3.2.1.1      Ausprägungen: Positionstabelle

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Positionstyp	In der Spalte „Positionstyp“ wird mit einem Icon angezeigt, ob es sich um eine manuell erfasste Ausprägungsposition oder um eine erzeugte, vom System ermittelte Ausprägungsposition handelt.
Artikel	Die Spalte „Artikel“ enthält die Nummer des in Ausprägungen geführten Artikels. Geben Sie in einer neu erfassten Zeile die Nummer des Artikels ein, dessen Ausprägungen zurückgerufen werden sollen.
Ausprägung	Die Spalte „Ausprägung“ enthält die Nummer der Ausprägung, die in der Tabellenzeile manuell oder automatisch hinzugefügt wurde. Geben Sie in einer neu erfassten Zeile die Nummer der Ausprägung ein, die zurückgerufen werden soll.
EAN	In der Spalte „EAN“ wird die Europäische Artikelnummer (EAN) des in Ausprägungen geführten Artikels angezeigt.
QS-Status	In der Spalte „QS-Status“ wird der Qualitätssicherungsstatus (QS-Status) der Ausprägung angezeigt. Der QS-Status einer Ausprägung kann in einer Rückrufaktion mithilfe der Aktionen in der Symbolleiste der Tabelle geändert werden.
Gesperrt	In der Spalte „Gesperrt“ wird die Gesamtmenge der Ausprägung mit dem QS-Status „Gesperrt“ angezeigt, deren Bestandseigentümer die Firma ist, die die Rückrufaktion durchführt.
In Quarantäne	In der Spalte „In Quarantäne“ wird die Gesamtmenge der Ausprägung mit dem QS-Status „In Quarantäne“ angezeigt, deren Bestandseigentümer die Firma ist, die die Rückrufaktion durchführt.
Freigegeben	In der Spalte „Freigegeben“ wird die Gesamtmenge der Ausprägung mit dem QS-Status „Freigegeben“ angezeigt, deren Bestandseigentümer die Firma ist, die die Rückrufaktion durchführt.
Reserviert	In der Spalte „Reserviert“ wird die Gesamtmenge aller Ausprägungsreservierungen und des reservierten Ausprägungsbestands angezeigt, deren Bestandseigentümer die Firma ist, die die Rückrufaktion durchführt. Eine Menge größer null ist ein Hinweis auf offene Lieferungen, die storniert werden müssen um die Lieferung fehlerhafter Ware zu verhindern.
Geliefert	In der Spalte „Geliefert“ wird die Gesamtmenge der an Kunden gelieferten Ausprägungen angezeigt. Berücksichtigt werden die Lieferungen an die Kunden derjenigen Vertriebsorganisationen, die zu der Firma gehören, die die Rückrufaktion durchführt. Die Menge wird erst angezeigt, nachdem die Positionen der Rückrufaktion erzeugt wurden. Anhand der gelieferten Menge und der zurückgesendeten Menge wird die Rücksendequote berechnet.
Zurückgesendet	In der Spalte „Zurückgesendet“ wird die Gesamtmenge der bereits zurückgesendeten Ausprägungen angezeigt. Berücksichtigt werden die nicht stornierten Wareneingänge aus Kunden-Rücksendungen, deren Lieferempfänger zu der Firma gehört, die die Rückrufaktion durchführt. Anhand der gelieferten Menge und der zurückgesendeten Menge wird die Rücksendequote berechnet.
Nicht zurückgesendet	In der Spalte „Nicht zurückgesendet“ wird die Menge der vom Kunden noch zurückzusendenden Ausprägungen angezeigt. Hinweis: Der Wert null wird auch dann angezeigt, wenn die zurückgesendete Menge größer als die gelieferte Menge ist.
Rücksendequote	In der Spalte „Rücksendequote“ wird mit einem Prozentwert angezeigt, wieviele der zurückgerufenen Ausprägungen zurückgesendet wurden. Der Wert wird anhand der gelieferten und zurückgesendeten Menge der Lieferpositionen berechnet.
Rücksendestatus	In der Spalte „Rücksendestatus“ wird angezeigt, ob und inwieweit die zurückgerufene Ausprägung vom Kunden zurückgesendet wurde. Mögliche Werte sind: ·         Geliefert Die Ausprägung wurde an den Kunden geliefert und es wurde noch keine Kunden-Rücksendung erzeugt. ·         Rücksendung erwartet Die Ausprägung wurde an Kunden geliefert, eine Kunden-Rücksendung wurde erzeugt und ist nicht storniert. Die Eingangsmenge der Kunden-Rücksendung ist null. ·         Teilweise zurückgesendet Die Ausprägung wurde an Kunden geliefert, eine Kunden-Rücksendung wurde erzeugt und ist nicht storniert. Die Eingangsmenge der Kunden-Rücksendung ist nicht null und entspricht nicht der Rücksendemenge. ·         Komplett zurückgesendet Die Ausprägung wurde an Kunden geliefert und eine Kunden-Rücksendung wurde erzeugt. Die Eingangsmenge der Kunden-Rücksendung entspricht der Rücksendemenge oder die Kunden-Rücksendungsposition wurde storniert oder der Eingang wurde manuell erledigt. ·         Storniert Die Ausprägung wurde an Kunden geliefert, danach wurden alle Lieferungen storniert. ·         Nicht geliefert Die Ausprägung wurde nicht an Kunden geliefert und wird deshalb nicht zurückgesendet.
Erledigt	Die Spalte „Erledigt“ enthält die Menge der Ausprägungen, die manuell erledigt wurden, durch Erledigen der Auspägungsposition oder einer zugehörigen Kundenposition.
Zielerreichung	In der Spalte „Zielerreichung“ wird mit einem Prozentwert der Fortschritt des Ausprägungsrückrufs angezeigt. Wurde die Position manuell erledigt, dann beträgt der Wert 100%. Andernfalls entspricht der Wert der Rücksendequote.
Allgemeiner Status	In der Spalte „Allgemeiner Status“ wird mit einem Icon angezeigt, ob die Ausprägung zurückzurufen ist, ausgeschlossen wurde oder erledigt wurde.

Button „Offene“

Durch Aktivieren des Buttons „Offene“ werden nur die Positionen angezeigt, die nicht von der Rückrufaktion ausgeschlossen wurden und die noch nicht erledigt sind.

Suchfeld „Rücksendestatus“

Durch die Auswahl des Rücksendestatus können Sie die Menge der angezeigten Positionen einschränken.

3.2.1.2      Ausprägungen: Aktionen

Die Symbolleiste der Tabelle enthält Standard-Aktionen, deren Erläuterungen im Bedienungsleitfaden aufgeführt sind. Darüber hinaus stehen unter dem Karteireiter „Ausprägungen“ die folgenden Aktionen zur Verfügung:

• Aktionen zum Ändern des Qualitätssicherungsstatus:
• Sperren
• In Quarantäne versetzen
• Freigeben

Die Statusänderung wird von den zuständigen Lagerlogistik-Servern zeitverzögert durchgeführt.

• Ausprägungen: Aktion „Erledigen…“
• Ausprägungen: Aktion „Ausschließen…“
• Ausprägungen: Aktion „Einschließen“

Ausprägungen: Aktion „Erledigen…“

Mithilfe der Aktion „Erledigen…“ legen Sie für die ausgewählten Positionen fest, dass sie sowohl in dieser als auch in späteren Rückrufaktionen nicht berücksichtigt werden sollen. Dazu müssen Sie einen Grund für die Erledigung eingeben, der anschließend im Tooltip des Status-Icons dieser Positionen angezeigt wird.

Die Ausprägungspositionen erhalten den Status „Erledigt“. Die betreffenden Ausprägungen werden in späteren Rückrufaktionen bei der automatischen Positionserzeugung nicht berücksichtigt.

Als Ergebnis der Aktion erhalten auch alle Lieferpositionen, die die Ausprägungen enthalten, den Status „Erledigt“. Als Erledigungsgrund für die Lieferposition wird automatisch folgender Text verwendet „Ausprägung [Artikelnummer-Ausprägungsnummer] manuell erledigt“.

Wurden alle Ausprägungspositionen mit an einen Kunden gelieferten Ausprägungen erledigt, dann erhält die Kundenposition ebenfalls den Status „Erledigt“. Als Erledigungsgrund für die Kundenposition wird automatisch folgender Text verwendet: „Alle an den Kunden gelieferten Ausprägungen manuell erledigt“.

Sie können die Aktion beispielsweise für solche Ausprägungen verwenden, die nicht zurückgerufen werden können, weil der Kunde sie bereits verbraucht hat, oder für Ausprägungen, die sich doch als fehlerfrei erwiesen haben.

Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Eröffnet“ hat und sich die Anwendung im Modus „Anzeigen“ befindet. Für Positionen im Status „Ausgeschlossen“ kann die Aktion nicht ausgeführt werden.

Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Hinweis:
Ausprägungen aus erledigte Ausprägungspositionen werden zwar in späteren Rückrufaktionen bei der Positionserzeugung nicht berücksichtigt, sie können in einer neuen Rückrufaktion aber manuell hinzugefügt werden.

Ausprägungen: Aktion „Ausschließen…“

Mithilfe der Aktion „Ausschließen…“ legen Sie für die ausgewählten Positionen fest, dass sie in dieser Rückrufaktion nicht berücksichtigt werden sollen. Dazu müssen Sie einen Grund für den Ausschluss eingeben, der anschließend im Tooltip des Status-Icons dieser Position angezeigt wird.

Die Positionen erhalten den Status „Ausgeschlossen“. Diese Ausprägungen werden in späteren Rückrufaktionen bei der Positionserzeugung wieder berücksichtigt.

Als Ergebnis der Aktion erhalten auch alle Lieferpositionen mit dieser Ausprägung den Status „Ausgeschlossen“. Als Ausschlussgrund für die Lieferposition wird automatisch folgender Text verwendet „Ausprägung [Artikelnummer-Ausprägungsnummer] manuell ausgeschlossen“.

Wenn alle Lieferpositionen eines Kunden ausgeschlossen sind, erhält auch die betreffende Kundenposition den Status „Ausgeschlossen“. Als Ausschlussgrund für die Kundenposition wird automatisch folgender Text verwendet: „Alle betroffenen Ausprägungen manuell ausgeschlossen“.

Neben dem Ausschlussgrund werden auch der Benutzer, der die Aktion ausführt, und der Zeitpunkt der Ausführung gespeichert.

Sie können die Aktion beispielsweise dann verwenden, wenn Sie die Ausprägung in einer anderen Rückrufaktion berücksichtigen möchten.

Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ hat und sich die Anwendung im Modus „Anzeigen“ befindet.

Ausprägungen: Aktion „Einschließen“

Mithilfe der Aktion „Einschließen“ legen Sie für die ausgewählten Positionen im Status „Ausgeschlossen“ fest, dass sie in der geöffneten Rückrufaktion wieder berücksichtigt werden sollen.

Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ hat und sich die Anwendung im Modus „Anzeigen“ befindet.

3.2.2          Karteireiter „Kunden“

Der Karteireiter „Kunden“ enthält eine Positionstabelle mit den Kunden, die von der Rückrufaktion betroffen sind, weil sie zurückzurufende Ware erhalten haben. Die Kundenpositionen werden durch die anwendungsbezogene Aktion „Positionen erzeugen…“ automatisch vom System erzeugt.

Sie können Kunden von der Rückrufaktion ausschließen oder sie als erledigt kennzeichnen. Außerdem können Sie z. B. Kundenanschreiben erzeugen und Kunden-Rücksendungen vorbereiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Kunden: Aktionen“.

Abgesehen vom Status können die Daten der Positionen nicht bearbeitet werden. Ein Positionseditor steht nicht zur Verfügung.

3.2.2.1      Kunden: Positionstabelle

Die Spalten im Einzelnen:

Spalte	Erläuterung
Kunde	In der Spalte „Kunde“ wird die Identifikation des Kunden angezeigt, von dem Ausprägungen zurückgerufen werden sollen.
Kundenname	In der Spalte „Kundenname“ wird der Name des Kunden angezeigt, von dem Ausprägungen zurückgerufen werden sollen.
Partnertyp	In der Spalte „Partnertyp“ wird mit einem Icon angezeigt, ob es sich bei dem Kunden um eine Organisation, eine Person oder einen Pseudopartner handelt.
Endverbraucher	In der Spalte „Endverbraucher“ wird durch eine Checkbox angezeigt, ob der Kunde als Endverbraucher verwendet wird. Die Spalte steht nur dann zur Verfügung, wenn für den Mandanten in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Vertrieb“ die Funktion „Endverbraucherpreise“ aktiv ist.
Land	In der Spalte „Land“ wird die Identifikation des Landes aus der Lieferadresse des Kunden angezeigt.
Korrespondenzsprache	In der Spalte „Korrespondenzsprache“ wird die Identifikation der Korrespondenzsprache aus den Stammdaten des Kunden angezeigt. Bei der Auswahl der Dokument-Vorlage für das Erzeugen eines Kundenanschreibens sollten Sie die Korrespondenzsprache des Kunden berücksichtigen.
Vertriebsorganisation	In der Spalte „Vertriebsorganisation“ wird die Identifikation der Organisation angezeigt, die die zurückzurufende Ware an den Kunden geliefert hat. Die Vertriebsorganisation wird z. B. für Kunden-Rücksendungen verwendet.
Anschreiben-Erzeugungsdatum	In der Spalte „Anschreiben-Erzeugungsdatum“ wird das Datum angezeigt, an dem für den Kunden zuletzt ein Kundenanschreiben erzeugt wurde.
Rücksendequote	In der Spalte „Rücksendequote“ wird mit einem Prozentwert angezeigt, wieviele der zurückgerufenen Ausprägungen von dem Kunden zurückgesendet wurden. Der Wert wird anhand der gelieferten und zurückgesendeten Menge der zu dem Kunden gehörenden Lieferpositionen berechnet.
Rücksendestatus	In der Spalte „Rücksendestatus“ wird angezeigt, ob und inwieweit die zurückgerufenen Ausprägungen von dem Kunden zurückgesendet wurden. Mögliche Werte sind: ·         Geliefert Die Ausprägungen wurden an den Kunden geliefert und es wurde noch keine Kunden-Rücksendung erzeugt. ·         Rücksendungen erwartet Die Ausprägungen wurden an den Kunden geliefert, eine Kunden-Rücksendung wurde erzeugt und ist nicht storniert. Die Eingangsmenge der Kunden-Rücksendung ist null. ·         Teilweise zurückgesendet Die Ausprägungen wurden an den Kunden geliefert, eine Kunden-Rücksendung wurde erzeugt und ist nicht storniert. Die Eingangsmenge der Kunden-Rücksendung ist nicht null und entspricht nicht der Rücksendemenge. ·         Komplett zurückgesendet Die Ausprägungen wurden an den Kunden geliefert und eine Kunden-Rücksendung wurde erzeugt. Die Eingangsmenge der Kunden-Rücksendung entspricht der Rücksendemenge oder die Kunden-Rücksendungsposition wurde storniert oder der Eingang wurde manuell erledigt. ·         Storniert Die Ausprägungen wurden an den Kunden geliefert, danach wurden alle Lieferungen storniert.
Zielerreichung	In der Spalte „Zielerreichung“ wird mit einem Prozentwert der Fortschritt des Rückrufs bezüglich dieses Kunden angezeigt. Wurde die Position manuell erledigt, dann beträgt der Wert 100%. Andernfalls entspricht der Wert der Rücksendequote.
Kundenstatus	In der Spalte „Kundenstatus“ wird der Status angezeigt, der dem Kunden mithilfe der Aktion „Kundenstatus festlegen…“ zugewiesen wurde. Die möglichen Statuswerte werden in der Anwendung „Rückrufaktions-Kundenstatus“ erfasst. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Kunden: Aktionen“.
Allgemeiner Status	In der Spalte „Allgemeiner Status“ wird mit einem Icon angezeigt, ob die an den Kunden gelieferten Ausprägungen zurückzurufen sind, ausgeschlossen wurden oder erledigt wurden.

Button „Nicht angeschriebene“

Durch Aktivieren des Buttons „Nicht angeschriebene“ werden nur die Kundenpositionen angezeigt, für die kein Kundenschreiben erzeugt wurde.

Button „Offene“

Durch Aktivieren des Buttons „Offene“ werden nur die Positionen angezeigt, die nicht von der Rückrufaktion ausgeschlossen wurden und die nicht erledigt wurden.

Suchfeld „Rücksendestatus“

Durch die Auswahl des Rücksendestatus können Sie die Menge der angezeigten Positionen einschränken.

3.2.2.2      Kunden: Aktionen

Die Symbolleiste der Tabelle enthält Standard-Aktionen, deren Erläuterungen im Bedienungsleitfaden aufgeführt sind. Darüber hinaus stehen unter dem Karteireiter „Kunden“ die folgenden Aktionen zur Verfügung:

• Kunden: Aktion „Kundenanschreiben erzeugen…“
• Kunden: Aktion „Kundenstatus festlegen…
• Kunden: Aktion „Kunden-Rücksendungen erzeugen“
• Kunden: Aktion „Erledigen…“
• Kunden: Aktion „Ausschließen…“
• Kunden: Aktion „Einschließen“

Kunden: Aktion „Kundenanschreiben erzeugen…“

Mithilfe der Aktion „Kundenanschreiben erzeugen…“ wird ein Dokument in der Anwendung „Dokumente“ im Framework „Dokumenten-Management“ erzeugt und mit der Rückrufaktion verknüpft. Dazu müssen Sie unter anderem eine Dokument-Vorlage angeben. Auf Basis der Dokument-Vorlage wird für die ausgewählten Kundenpositionen automatisch eine Dokument-Datei erzeugt.

Die ausgewählten Kunden werden ebenfalls mit dem Dokument verknüpft und als Adressaten des Dokuments übernommen.

Mit dieser Aktion können Sie auch Serienbriefe und Serien-E-Mails erzeugen. Verwenden Sie dazu eine Dokument-Vorlage, die mit einer Microsoft® Word Serienbriefvorlage oder einer E-Mail-Vorlage mit Seriendruckfeldern verbunden ist. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Dokumente“.

Beim Ausführen der Aktion wird ein Dialog-Fenster geöffnet, in dem die folgenden Felder zur Verfügung stehen:

Feld	Erläuterung
Dokumentbezeichnung	Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird.
Dokumentart	Wählen Sie eine Dokumentart für das zu erzeugenden Dokument aus.
Dokument-Vorlage	Wählen Sie ein Dokument aus, das als Vorlage für das zu erzeugende Dokument verwendet wird. Wenn Sie das Feld leer lassen, dann wird die Vorlage aus der Dokumentart verwendet. Wenn in der Dokumentart keine Dokument-Vorlage angegeben ist, müssen Sie eine Vorlage auswählen.
Ansprechpartner-Typ	Wählen Sie einen Partner-Beziehungstyp aus, mit dem der Ansprechpartner in den Adressatendaten des Dokuments ermittelt wird. Wenn anhand des ausgewählten Typs kein Ansprechpartner ermittelt werden kann, dann wird der Kunde nicht als Adressat zu dem Dokument hinzugefügt, sondern nur als Verknüpfung.

Kunden: Aktion „Kundenstatus festlegen…

Mithilfe der Aktion „Kundenstatus festlegen…“ weisen Sie den ausgewählten Kunden einen Status zu, der z. B. den Status der Kommunikation mit dem Kunden beschreibt. Die möglichen Statuswerte werden zuvor in der Anwendung „Rückrufaktions-Kundenstatus“ erfasst.

Kunden: Aktion „Kunden-Rücksendungen erzeugen“

Mithilfe der Aktion „Kunden-Rücksendungen erzeugen“ wird für die ausgewählten Kundenpositionen jeweils eine Kunden-Rücksendung mit Bezug zu Lieferbelegen erzeugt. Voraussetzung ist, dass die Kundenposition noch nicht mit einer Kunden-Rücksendungsposition verknüpft ist sowie weder von der Rückrufaktion ausgeschlossen noch manuell erledigt wurde.

Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Anwendung „Customizing“ unter der Hauptfunktion „Vertrieb“ die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ für den Mandanten aktiv ist.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Rückrufaktions-Kundenstatus“.

Kunden: Aktion „Erledigen…“

Mithilfe der Aktion „Erledigen…“ legen Sie für die ausgewählten Kunden fest, dass sie sowohl in dieser als auch in späteren Rückrufaktionen nicht berücksichtigt werden sollen. Dazu müssen Sie einen Grund für die Erledigung eingeben, der anschließend im Tooltip des Status-Icons dieser Position angezeigt wird.

Die Kundenpositionen erhalten den Status „Erledigt“. In späteren Rückrufaktionen werden die Kunden bei der automatischen Positionserzeugung nicht berücksichtigt.

Als Ergebnis der Aktion erhalten auch alle Lieferpositionen an den Kunden den Status „Erledigt“. Als Erledigungsgrund für die Lieferposition wird automatisch folgender Text verwendet „Rückruf von Kunde [Kundennummer (Name)] manuell erledigt“.

Wurden alle Kundenpositionen, die eine Ausprägung betreffen, erledigt, dann erhält die zugehörige Ausprägungsposition ebenfalls den Status „Erledigt“. Als Erledigungsgrund für die Ausprägungsposition wird automatisch folgender Text verwendet: „Rückruf von allen betroffenen Kunden manuell erledigt“.

Sie können die Aktion beispielsweise für solche Kunden verwenden, die den Betrieb eingestellt haben und nicht mehr erreichbar sind.

Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Eröffnet“ hat und sich die Anwendung im Modus „Anzeigen“ befindet. Für Positionen im Status „Ausgeschlossen“ kann die Aktion nicht ausgeführt werden.

Die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Kunden: Aktion „Ausschließen…“

Mithilfe der Aktion „Ausschließen…“ legen Sie für die ausgewählten Positionen fest, dass sie in dieser Rückrufaktion nicht berücksichtigt werden sollen. Dazu müssen Sie einen Grund für den Ausschluss eingeben, der anschließend im Tooltip des Status-Icons der Position angezeigt wird.

Die Kundenpositionen erhalten den Status „Ausgeschlossen“. Diese Kunden werden in späteren Rückrufaktionen bei der automatischen Positionserzeugung wieder berücksichtigt.

Als Ergebnis der Aktion erhalten auch alle Lieferpositionen an diesen Kunden den Status „Ausgeschlossen“. Als Ausschlussgrund für die Lieferposition wird automatisch folgender Text verwendet: „Kunde [Nummer (Name)] manuell ausgeschlossen“.

Wenn alle Lieferpositionen einer Ausprägung ausgeschlossen sind, erhält auch die betreffende Ausprägungsposition den Status „Ausgeschlossen“. Als Ausschlussgrund für dies Ausprägungsposition wird automatisch folgender Text verwendet: „Alle betroffenen Kunden manuell ausgeschlossen“.

Neben dem Ausschlussgrund werden auch der Benutzer, der die Aktion ausführt, und der Zeitpunkt der Ausführung gespeichert.

Sie können die Aktion beispielsweise dann verwenden, wenn Sie den Kunden in einer anderen Rückrufaktion berücksichtigen möchten.

Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ hat und sich die Anwendung im Modus „Anzeigen“ befindet.

Kunden: Aktion „Einschließen“

Mithilfe der Aktion „Einschließen“ legen Sie für die ausgewählten Positionen im Status „Ausgeschlossen“ fest, dass sie in der geöffneten Rückrufaktion wieder berücksichtigt werden sollen.

Die Aktion steht nur zur Verfügung, wenn die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ hat und sich die Anwendung im Modus „Anzeigen“ befindet.

3.2.3          Karteireiter „Lieferungen“

Der Karteireiter „Lieferungen“ enthält Positionen mit Lieferauftrags- und Ausgangsrechnungspositionen, die die betroffenen Ausprägungen enthalten. Die Positionen werden durch die anwendungsbezogene Aktion „Positionen erzeugen…“ automatisch vom System erzeugt.

Die Symbolleiste der Tabelle enthält Standard-Aktionen, deren Erläuterungen im Bedienungsleitfaden aufgeführt sind.

Die Daten der Positionen können nicht bearbeitet werden. Ein Positionseditor steht nicht zur Verfügung.

In der Tabelle werden die folgenden Spalten angezeigt:

Spalte	Erläuterung
Positionstyp	In der Spalte „Positionstyp“ wird mit einem Icon angezeigt, ob die Ausprägung, die in der Lieferposition enthalten ist, in diese Rückrufaktion manuell hinzugefügt wurde oder vom System ermittelt wurde.
Artikel	In der Spalte „Artikel“ wird die Nummer des Artikels angezeigt, dessen Ausprägung in der Lieferposition enthalten ist.
Ausprägung	In der Spalte „Ausprägung“ wird die Nummer der Ausprägung angezeigt, die in der Lieferposition enthalten ist.
Belegposition	In der Spalte „Belegposition“ wird die Identifikation der Lieferposition angezeigt. Dabei handelt es sich entweder um eine Position aus einem Lieferauftrag oder aus einer Ausgangsrechnung mit Materialbuchung.
Vertriebsorganisation	In der Spalte „Vertriebsorganisation“ wird die Identifikation der Organisation angezeigt, die die zurückzurufende Ware an den Kunden geliefert hat. Die Vertriebsorganisation wird z. B. für Kunden-Rücksendungen verwendet.
Bestandseigentümer	In der Spalte „Bestandseigentümer“ wird die Nummer des Partners angezeigt, dem die Ware vor dem Verkauf an den Kunden gehört hat. Bei einer Kunden-Rücksendung wird die Ware in den Bestand dieses Eigentümers zurückgeführt.
Kunde	In der Spalte „Kunde“ wird die Partnernummer des Kunden angezeigt, an den die Ware geliefert wurde. Hinweis: Die Nummer eines Pseudopartners wird für mehrere Kunden verwendet.
Kundenname	In der Spalte „Kundenname“ wird der Name des Kunden angezeigt, an den die Ware geliefert wurde.
Geliefert	In der Spalte „Geliefert“ wird die Menge der in der Lieferposition enthaltenen Ausprägung angezeigt. Anhand der gelieferten Menge und der zurückgesendeten Menge wird die Rücksendequote berechnet.
Zurückgesendet	In der Spalte „Zurückgesendet“ wird die Menge der bereits zurückgesendeten Ausprägungen der Lieferposition angezeigt. Berücksichtigt werden die nicht stornierten Wareneingänge aus Kunden-Rücksendungen, deren Lieferempfänger zu derjenigen Firma gehört, die die Rückrufaktion durchführt. Anhand der gelieferten Menge und der zurückgesendeten Menge wird die Rücksendequote berechnet.
Rücksendequote	In der Spalte „Rücksendequote“ wird mit einem Prozentwert angezeigt, wieviele der in der Lieferposition enthaltenen Ausprägungen zurückgesendet wurden. Der Wert wird anhand der gelieferten und zurückgesendeten Menge der Lieferposition berechnet.
Rücksendestatus	In der Spalte „Rücksendestatus“ wird mit einem Icon angezeigt, ob und inwieweit die in der Lieferposition enthaltene Ausprägung zurückgesendet wurde. Mögliche Werte sind: ·         Geliefert ·         Rücksendungen erwartet ·         Teilweise zurückgesendet ·         Komplett zurückgesendet ·         Storniert ·         Nicht geliefert
Allgemeiner Status	In der Spalte „Allgemeiner Status“ wird mit einem Icon angezeigt, ob die in der Lieferposition enthaltene Ausprägung zurückzurufen ist, ausgeschlossen wurde oder erledigt wurde.

3.3               Anwendungsbezogene Aktionen

Die Aktionen „Speichern“, „Löschen“, „Prüfen“ und „Aktualisieren“ der Standard-Symbolleiste sind im Bedienungsleitfaden beschrieben.

Hinweis zum Löschen einer Rückrufaktion:
Eine Rückrufaktion kann nur dann gelöscht werden, wenn sie den Status „Erfasst“ oder „Erzeugt“ hat.

Nachfolgend werden die speziellen anwendungsbezogenen Aktionen beschrieben:

• Neu-Aktionen
• Aktion „Eröffnen“
• Aktion „Abschließen“
• Aktion „Positionen erzeugen…“

3.3.1          Neu-Aktionen

3.3.1.1      Neu

Mithilfe der Neu-Aktion in der Standard-Symbolleiste erfassen Sie eine neue Rückrufaktion. Damit Sie die Neu-Aktion ausführen können, müssen Sie vorher folgendes auswählen:

• eine Organisation in der Workflow-Symbolleiste, deren zugeordnete Firma als durchführende Firma der Rückrufaktion übernommen wird
• eine Rückrufaktionsart im erstem Teil des zweiteiligen Felds „Nummer“ im Identifikationsbereich

Die neue Rückrufaktion erhält die Einstellungen und Vorschlagswerte aus der Rückrufaktionsart. Basierend auf dem in der Rückrufaktionsart hinterlegten Nummernkreis wird die Nummer der Rückrufaktion automatisch ermittelt. Die Nummer kann nicht geändert werden. Sie verfällt, wenn die Rückrufaktion nicht gespeichert wird.

Die Positionstabelle ist leer. Die Anwendung wechselt in den Modus „Neu“.

3.3.1.2      Basis duplizieren

Mit der Aktion „Basis duplizieren“ erzeugen Sie eine neue Rückrufaktion, in die die Basisdaten einer vorhandenen Rückrufaktion mit derselben Rückrufaktionsart übernommen werden. Auf diese Weise müssen Sie die Daten nicht neu erfassen.

Die Rückrufaktion wird für die Organisation erzeugt, die im Auswahlfeld der Workflow-Symbolleiste ausgewählt ist. Basierend auf dem in der Rückrufaktionsart hinterlegten Nummernkreis wird die Nummer der Rückrufaktion automatisch ermittelt. Die Nummer kann nicht geändert werden. Sie verfällt, wenn die Rückrufaktion nicht gespeichert wird.

Aus der duplizierten Rückrufaktion werden die folgenden Daten übernommen:

• Werte aus den Feldern im Identifikationsbereich, außer dem Eröffnungsdatum und dem Abschlussdatum
• Manuell erfasste Ausprägungspositionen

Die Anwendung wechselt in den Modus „Neu“. Der Status der neuen Rückrufaktion ist „Erfasst“.

3.3.2          Aktion „Eröffnen“

Mit der Aktion „Eröffnen“ schließen Sie die Bearbeitung des Umfangs der Rückrufaktion ab. Die Rückrufaktion erhält den Status „Eröffnet“. Aus bereits eröffneten Rückrufaktionen können Sie keine Positionen mehr ausschließen. Sie können jedoch Positionen manuell erledigen.

Die Aktion kann nur ausgeführt werden, wenn die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ hat. Dazu müssen Sie die Aktion „Positionen erzeugen…“ ausführen.

3.3.3          Aktion „Abschließen“

Mit der Aktion „Abschließen“ beenden Sie die Rückrufaktion. Die Rückrufaktion erhält den Status „Abgeschlossen“ und das aktuelle Datum wird im Feld „Abschlussdatum gespeichert. Abgeschlossene Rückrufaktionen können nicht bearbeitet werden.

3.3.4          Aktion „Positionen erzeugen…“

Mit der Aktion „Positionen erzeugen…“ werden anhand der bereits erfassten Ausprägungspositionen folgende weitere Positionen erzeugt:

• Zugehörige Ausprägungspositionen

Für die bereits erfassten Ausprägungspositionen wird ein Ausprägungsnachweis ausgewertet und die dadurch ermittelten weiteren Ausprägungen werden in dem Karteireiter „Ausprägungen“ hinzugefügt. Solche Ausprägungspositionen werden durch den Positionstyp „Erzeugt (vom System ermittelt)“ gekennzeichnet.

• Lieferpositionen

Für die Ausprägungspositionen werden Positionen unter dem Karteireiter „Lieferungen“ erzeugt. Eine Lieferposition enthält entweder die Daten einer Lieferauftragsposition mit der erfassten Ausprägung oder die Daten einer Ausgangsrechnungsposition mit Materialbuchung, die aus einer Vertriebsauftragsposition mit der erfassten Ausprägung entstanden ist.

• Kundenpositionen

Aus den erzeugten Lieferpositionen werden die Auftraggeber ermittelt und in Kundenpositionen unter dem Karteireiter „Kunden“ hinzugefügt. Wurden Pseudopartner ermittelt, dann wird eine Position pro Kundenname erzeugt.

Hinweis:

Nach dem Ausführen der Aktion können Sie keine weiteren Ausprägungspositionen manuell hinzufügen. Während der Positionserzeugung hat die Rückrufaktion den Status „Erzeugung in Bearbeitung“ und kann nicht bearbeitet werden. Nachdem die Positionen erzeugt wurden, hat die Rückrufaktion den Status „Positionen erzeugt“ und kann eröffnet werden. Konnten keine Positionen erzeugt werden, dann bleibt die Rückrufaktion im Status „Erfasst“. Wir empfehlen, die Aktion im Hintergrund auf einem geeigneten ERP-System-Application-Server (SAS) auszuführen.

Die Lieferaufträge oder Ausgangsrechnungen und evtl. vorhandene Kunden-Rücksendungen sowie die betreffenden Positionen dieser Belege werden in der Belegkette der Rückrufaktion angezeigt.

Beim Erzeugen der Positionen werden die Daten aus Sicht der Firma der Rückrufaktion betrachtet.

Besonderheit bei der Erzeugung von Ausprägungspositionen

Auch wenn eine ermittelte Ausprägung noch nicht geliefert wurde, wird für sie eine Ausprägungsposition erzeugt. Wird in einer anderen Rückrufaktion für dieselbe Firma bei der Positionserzeugung auch diese nicht gelieferte Ausprägung ermittelt, dann wird für diese Ausprägung in der weiteren Rückrufaktion keine Ausprägungsposition erzeugt.

Dies ist bspw. dann relevant, wenn Sie verschiedene Rückrufaktionen für verschiedene Länder erfassen.

Bedingungen für die Erzeugung von Lieferpositionen

Aus Lieferauftragspositionen werden Rückrufaktions-Lieferpositionen erzeugt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Sie basieren auf Vertriebsauftragspositionen aus Kundenaufträgen mit positiver Gesamtmenge.
• Sie befinden sich im Status „Geliefert“.
• Sie sind noch nicht mit einer anderen Rückrufaktion verbunden oder sie sind lediglich mit einer ausgeschlossenen Rückrufaktionsposition verbunden.
• Sie sind nicht komplett zurückgesendet.
• Sie wurden nicht storniert.
• Sie sind keine Stornopositionen.
• Der Lieferauftrag zum Lieferschein besitzt kein Löschkennzeichen.
• Der Lieferauftrag hat den Status „Geliefert“, „Teilweise fakturiert“ oder „Fakturiert“.
• Die Firma des Lieferauftrags entspricht der Firma der Rückrufaktion.

Bei Lieferauftragspositionen, für die der Bestand mehrerer Eigentümer verwendet werden darf, gilt die gesamte Menge der Ausprägung.

Aus Ausgangsrechnungspositionen werden Rückrufaktions-Lieferpositionen erzeugt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Sie basieren auf Vertriebsauftragspositionen aus Kundenaufträgen mit positiver Gesamtmenge.
• Sie sind Positionen mit Materialbuchung.
• Sie sind nicht komplett zurückgesendet.
• Sie sind noch nicht mit einer anderen Rückrufaktion verbunden oder sie sind lediglich mit einer ausgeschlossenen Rückrufaktionsposition verbunden.
• Die Ausgangsrechnung besitzt kein Löschkennzeichen.
• Die Ausgangsrechnung hat den Status „Nicht storniert“.
• Die Firma der Ausgangsrechnung entspricht der Firma der Rückrufaktion.

3.4               Status und Statusänderungen

Die Rückrufaktion und die Rückrufaktionsposition können verschiedene Status haben, die in den folgenden Kapiteln erläutert werden:

• Status der Rückrufaktion (Basis)
• Status der Ausprägungs-, Kunden- und Lieferpositionen

3.4.1          Status der Rückrufaktion (Basis)

Die Rückrufaktion kann folgende Status haben:

Status	Erläuterung
Erfasst	Die Rückrufaktion wurde erfasst. Die Aktion „Positionen erzeugen“ wurde noch nicht erfolgreich ausgeführt. Der Status kann durch die Aktionen „Positionen erzeugen“ oder „Abschließen“ geändert werden.
Positionserzeugung in Bearbeitung	Die Aktion „Positionen erzeugen“ wurde gestartet, die Ausprägungsnachweisdaten werden gerade ausgewertet und Positionen werden erzeugt. Der Status kann nicht manuell geändert werden.
Positionen erzeugt	Die Aktion „Positionen erzeugen“ wurde erfolgreich ausgeführt. Auf den Karteireitern „Ausprägungen“, „Lieferungen“ und „Kunden“ wurden Positionen erzeugt. Neue Ausprägungspositionen können nicht mehr hinzugefügt werden. Bei Bedarf können Positionen von der Rückrufaktion ausgeschlossen werden. Die Positionen können noch nicht manuell erledigt werden. Für Kundenpositionen können Kundenstatus vergeben werden, aber noch keine Kunden­anschrei­ben oder Kunden-Rücksendungen erzeugt werden. Der Status kann durch die Aktionen „Eröffnen“ oder „Abschließen“ geändert werden.
Eröffnet	Die Aktion „Eröffnen“ wurde ausgeführt. Aus der Rückrufaktion können keine Positionen mehr ausgeschlossen werden. Positionen können jedoch manuell erledigt werden. Für Kundenpositionen können Kundenanschreiben und Kunden-Rücksendungen erzeugt werden. Der Status kann nur durch die Aktion „Abschließen“ geändert werden.
Abgeschlossen	Die Aktion „Abschließen“ wurde ausgeführt. Die Rückrufaktion ist beendet und es können keine Aktionen ausgeführt werden.

3.4.2          Status der Ausprägungs-, Kunden- und Lieferpositionen

3.4.2.1      Allgemeiner Status

Die Positionen einer Rückrufaktion können folgenden allgemeinen Status haben:

Status	Erläuterung
Erfasst	Den Status „Erfasst“ können nur Ausprägungspositionen haben. Die Ausprägungsposition wurde manuell hinzugefügt, sie wurde nicht ausgeschlossen und auch nicht erledigt. Der Status kann mithilfe der Aktionen „Ausschließen“ und „Erledigen“ geändert werden, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Werden manuelle hinzugefügte Positionen nach dem Ausschließen wieder eingeschlossen, dann erhalten sie wieder den Status „Erfasst“.
Erzeugt	Die Position wurde durch die anwendungsbezogene Aktion „Positionen erzeugen…“ automatisch hinzugefügt, sie wurde nicht ausgeschlossen und auch nicht erledigt. Der Status kann für Ausprägungspositionen und Kundenpositionen mithilfe der Aktionen „Ausschließen“ und „Erledigen“ geändert werden, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Für Lieferpositionen ergibt sich der Status aus den zugehörigen Ausprägungspositionen und Kundenpositionen. Werden automatisch hinzugefügte Positionen nach dem Ausschließen wieder eingeschlossen, dann erhalten sie wieder den Status „Erzeugt“.
Ausgeschlossen	Die Position wurde manuell ausgeschlossen. Sie wird in der geöffneten Rückrufaktion nicht mehr berücksichtigt. In späteren Rückrufaktionen wird sie bei der Positionserzeugung wieder berücksichtigt oder sie kann einer späteren Rückrufaktion manuell hinzugefügt werden. Ausprägungspositionen und Kundenpositionen können manuell ausgeschlossen werden. Für Lieferpositionen ergibt sich der Status aus den zugehörigen Ausprägungspositionen und Kundenpositionen. Die Position kann mithilfe der Aktion „Einschließen“ wieder eingeschlossen werden, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind.
Erledigt	Die Position wurde manuell erledigt. Sie wird sowohl in der geöffneten als auch in späteren Rückrufaktionen nicht mehr berücksichtigt. Der Status kann nicht geändert werden.

3.4.2.2      Ausprägungsposition: Rücksendestatus

Der Rücksendestatus einer Ausprägungsposition wird anhand der Lieferpositionen und Kunden-Rücksendungspositionen ermittelt, die die Ausprägung enthalten. Vor der Positionserzeugung ist der Rücksendestatus „Nicht geliefert“.

Bei der Ermittlung des Rücksendestatus werden die Kunden-Rücksendungen, die bereits vor der Erzeugung der Ausprägungsposition vorhanden waren, ebenso berücksichtigt wie die Kunden-Rücksendungen, die im Zuge der Rückrufaktion erzeugt werden, wenn die rücksendbare Menge der jeweiligen Lieferposition nicht Null ist. Komplett zurückgesendete Lieferungen werden jedoch nicht berücksichtigt.

Eine Ausprägungsposition kann folgende Rücksendestatus haben:

Status	Erläuterung
Nicht geliefert	Die Ausprägung ist in keiner Lieferposition enthalten. Manuell erfasste Ausprägungspositionen in einer Rückrufaktion im Status „Erfasst“ haben ebenfalls den Status „Nicht Geliefert“.
Geliefert	Die Ausprägung wurde geliefert und sie ist in keiner  Kunden-Rücksendungsposition enthalten.
Rücksendungen erwartet	Die Ausprägung wurde geliefert und ist in mindestens einer Kunden-Rücksendungsposition enthalten, die zurückgesendete Menge ist jedoch Null.
Teilweise zurückgesendet	Die Ausprägung wurde geliefert und ist in mindestens einer Kunden-Rücksendungsposition enthalten, die zurückgesendete Menge ist größer Null und kleiner als die gelieferte Menge.
Komplett zurückgesendet	Die Ausprägung wurde geliefert und ist in mindestens einer Kunden-Rücksendungsposition enthalten, die zurückgesendete Menge entspricht (mindestens) der gelieferten Menge.
Storniert	Die Ausprägung ist nur in solchen Lieferpositionen enthalten, die den Rücksendestatus „Storniert“ haben. Lieferpositionen im Status „Ausgeschlossen“ und „Erledigt“ werden dabei nicht berücksichtigt.

3.4.2.3      Kundenposition: Rücksendestatus

Der Rücksendestatus einer Kundenposition wird anhand der Lieferpositionen und der Kunden-Rücksendungspositionen ermittelt, die den Kunden betreffen. Sie können den Status nicht manuell ändern.

Bei der Ermittlung des Rücksendestatus werden die Kunden-Rücksendungen, die bereits vor der Erzeugung der Kundenpositionen vorhanden waren, ebenso berücksichtigt wie die Kunden-Rücksendungen, die im Zuge der Rückrufaktion erzeugt werden, wenn die rücksendbare Menge der jeweiligen Lieferposition nicht Null ist. Komplett zurückgesendete Lieferungen werden jedoch nicht berücksichtigt.

Eine Kundenposition kann folgende Rücksendestatus haben:

Status	Erläuterung
Geliefert	An den Kunden wurde mindestens eine der zurückzurufenden Ausprägungen geliefert und für den Kunden sind keine Kunden-Rücksendungen mit diesen Ausprägungen vorhanden.
Rücksendungen erwartet	Die Rücksendungen der zurückzurufenden Ausprägungen seitens des Kunden haben den Status „Nicht eingegangen“.
Teilweise zurückgesendet	Mindestens eine Rücksendung der zurückzurufenden Ausprägungen seitens des Kunden hat den Status „Eingang teilweise gebucht“ oder „Eingang komplett gebucht“. Allerdings haben nicht alle dieser Kunden-Rücksendungen den Status „Komplett eingegangen“ und „Eingang komplett gebucht“.
Komplett zurückgesendet	Alle Rücksendungen des Kunden mit den zurückzurufenden Ausprägungen haben die Status „Komplett eingegangen“ und „Eingang komplett gebucht“ und alle Lieferpositionen der Rückrufaktion an den Kunden sind komplett zurückgesendet.
Storniert	Alle den Kunden betreffenden Lieferpositionen haben den Rücksendestatus „Storniert“. Lieferpositionen im Status „Ausgeschlossen“ und „Erledigt“ werden dabei nicht berücksichtigt.

3.4.2.4      Lieferposition: Rücksendestatus

Der Rücksendestatus einer Lieferposition wird anhand der gelieferten und der zurückgesendeten Menge der Lieferposition ermittelt. Sie können den Status nicht manuell ändern.

Bei der Ermittlung des Rücksendestatus werden die Kunden-Rücksendungen, die bereits vor der Erzeugung der Lieferpositionen vorhanden waren, ebenso berücksichtigt wie die Kunden-Rücksendungen, die im Zuge der Rückrufaktion erzeugt werden, wenn die rücksendbare Menge der jeweiligen Lieferposition nicht Null ist. Komplett zurückgesendete Lieferungen werden jedoch nicht berücksichtigt.

Eine Lieferposition kann folgende Rücksendestatus haben:

Status	Erläuterung
Geliefert	Für die Lieferposition ist keine Kunden-Rück­sen­dungs­position vorhanden.
Rücksendungen erwartet	Alle Kunden-Rücksendungspositionen zu der Lieferposition haben den Status „Nicht eingegangen“.
Teilweise zurückgesendet	Mindestens eine Kunden-Rücksendungsposition zu der Lieferposition hat den Status „Eingang teilweise gebucht“ oder „Eingang komplett gebucht“. Allerdings haben nicht alle Kunden-Rücksendungs­positionen die Status „Komplett eingegangen“ und „Eingang komplett gebucht“.
Komplett zurückgesendet	Alle Kunden-Rücksendungspositionen zu der Lieferposition haben die Status „Komplett eingegangen“ und „Eingang komplett gebucht“, die rücksendbare Menge der Lieferposition ist Null.
Storniert	Der Lieferauftrag oder die Ausgangsrechnung wurde storniert.

3.5               Belegkette

In der Belegkette einer Rückrufaktion werden folgende vor- und nachgelagerte Belege angezeigt:

• Lieferauftrag, mit dem die zurückzurufende Ware geliefert wurde, oder die zugehörige Ausgangsrechnung mit Materialbuchung
• Kunden-Rücksendung, die im Rahmen der Rückrufaktion erzeugt wurde oder bereits vor der Erzeugung der Rückrufaktions-Lieferpositionen vorhanden war.

Für die Lieferpositionen werden in der Belegkette die entsprechenden Positionen dieser Belege angezeigt.

In den Belegketten der betreffenden Lieferaufträge, Ausgangsrechnungen und Kunden-Rücksendungen wird die Rückrufaktion ebenfalls angezeigt.

4                     Customizing

Für die Anwendung „Rückrufaktionen“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen relevant:

Funktion/Feld	Erläuterung
Vertrieb/Kunden-Rücksendungen	Das Feld „Kunden-Rücksendungsart“ und die Aktion „Kunden-Rücksendungen erzeugen“ stehen nur dann zur Verfügung, wenn die Funktion „Kunden-Rücksendungen“ für den Mandanten aktiv ist.
Lagerlogistik/Ausprägungen	Mit Rückrufaktionen werden die Ausprägungen von Artikeln zurückgerufen. Damit Sie Rückrufaktionen verwenden können, muss in der Hauptfunktion „Lagerlogistik“ die Funktion „Ausprägungen“ aktiv sein.
Lagerlogistik/Ausprägungen/Ausprägungsnachweis	Rückrufaktionspositionen werden auf der Grundlage von Ausprägungsnachweis-Datensätzen erzeugt. Sie können deshalb nur dann erzeugt werden, wenn die Einstellung „Ausprägungsnachweis“ für den Mandanten aktiv ist. Andernfalls können Sie nicht alle Funktionen der Rückrufaktion nutzen.

5                     Business Entitys

Für die Anwendung „Rückrufaktionen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren.

Rückrufaktion

com.cisag.app.inventory.recall.obj.ProductRecall

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.cisag.app.inventory.OrderData

6                     Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.

6.1               Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung „Rückrufaktionen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

6.2               Organisations-Zuordnungen

Damit einer Person die Anwendung „Rückrufaktionen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Lagerlogistik
• Vertrieb

Damit eine Person Rückrufaktionen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Rückrufaktionsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.

Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.

6.3               Besonderheiten

Für die Anwendung „Rückrufaktionen“ bestehen keine Besonderheiten.

6.4               Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung „Rückrufaktionen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.