1                     Themenübersicht

Die Funktionen des Controllings bieten neben Standardauswertungen auch die Möglichkeit, die von Ihnen gewünschten Auswertungen, Berichte und Datenvergleiche individuell zu erstellen. So können Daten aus verschiedenen Bereichen, z.B. der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung aber auch aus dem ERP den Plandaten gegenübergestellt und verglichen werden.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Daten aus der Beschaffung, konkret aus den Eingangsrechnungen, in das Controlling übernommen werden. Dabei werden vorrangig die grundsätzlichen Vorgehensweisen beschrieben, auf detaillierte Anweisungen oder konkrete Ablaufbeschreibungen wird wegen der Vielzahl der möglichen Auswertungswünsche an dieser Stelle verzichtet.

Aus der Beschaffung können nur Ist-Daten in das Controlling wandern, die Eingangsrechnungen sind der einzige Quellbeleg, der berücksichtigt wird.

Grundsätzlich ist folgende Vorgehensweise in der angegebenen Reihenfolge für Übernahme von Eingangsrechnungen zu empfehlen:

2                     Vorüberlegungen

Aufgrund Ihrer Zielvorstellungen und Auswertungswünsche sind idealerweise auch die Definitionen von Zeilen- und Spaltenschema konzeptuell bereits vorstrukturiert und können ggf. entsprechend definiert werden. In der Praxis ist es aber häufig so, dass anhand der übernommenen Daten aus dem ERP entschieden wird, wie die Spalten- und Zeilendefinition auszusehen haben. Von daher erfolgen die Definitionen von Zeilen- und Spaltenschema häufig erst nach der Übernahme bei der Auswertung. Wie die Festlegung von Zeilen- und Spaltenschema erfolgt, lesen Sie in den Dokumentationen zu:

• Zeilenschema
• Spaltenschema

3                     Schnittstelle definieren – Zuordnungen festlegen

Echtdaten aus der Beschaffung gelangen über die Eingangsrechnungen (BO com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice und hiervon abhängige Dateien) mit der im Customizing hinterlegten Standarddatenart ins Controlling.

Zentrale Auswertungsobjekte im Controlling sind die Datenart, die Kostenarten und die gebuchten Optionalen Dimensionen. Für diese Objekte müssen die jeweiligen Zuordnungen getroffen werden.

Aus dem Bereich des ERP sind derzeit Datenübernahmen für Vertrieb, Beschaffung, Produktion, Lagerlogistik, Zeiterfassung und Projekte möglich (eine Übernahme für die beiden letztgenannten Bereiche ist bisher nur vorbereitet aber noch nicht realisiert). Im Folgenden werden die Zuordnungen für das Framework „Beschaffung“ beschrieben.

Mit den Anwendungen „Belegartenzuordnungen“, „Dimensionszuordnungen“, „Beschaffungs-Kostenartenzuordnungen“ definieren Sie die korrespondierenden Zuordnungen der Echtdaten.

3.1        Belegartenzuordnung

Um im Controlling Buchungen erzeugen zu können sind Belegarten notwendig. Ohne eine gültige Definition in der Belegartenzuordnung können keine Daten aus dem Framework „Beschaffung“ in das Controlling übertragen werden.

Bewegungsdaten aus dem Framework „Beschaffung“ werden in Werte und Mengen unterschieden. Deshalb müssen für diese Wert- und Mengenbuchungen auch die Belegarten im Controlling hinterlegt bzw. zugeordnet werden. Als Herkunft muss die Ausprägung „Eingangsrechnung“ verwendet werden. Nach erfolgter Belegartenzuordnung müssen dann noch die Dimensions- und Kostenartenzuordnungen erfolgen, damit die ERP-Werte ihre Entsprechungen in den Controlling-relevanten Buchungsdaten finden.

3.2        Dimensionszuordnungen

Um ERP-Bewegungsdaten im Controlling auswerten zu können, müssen Sie zu-nächst um weitere Daten wie Kostenart, Kostenstelle, Artikel usw. ergänzt wer-den. Bei der Aufbereitung der Bewegungsdaten wird aufgrund der Zuordnung von Zusatzinformation zu einer Dimension ermittelt, in welches Feld der Schnittstellendatei die entsprechende Information zu schreiben ist. Diese Zuordnung legen Sie in der Anwendung “Dimensions-Zuordnungen” fest. Die Anwendung steuert die Übertragung von Daten aus dem ERP-System  an das Controlling.

Um die Aufbereitung und Übermittlung der Daten für die Beschaffung zu aktivieren, muss festgelegt werden, welche optionale Dimensionen mit welchen Daten zu versorgen sind. Dabei werden nur optionale Dimensionen für die ausgewählte Firma angezeigt. Übertragen werden dann die Code-Daten aus dem ERP, die den entsprechenden Dimensionen im Controlling zugeordnet sind. Für die Übergabe der Daten sind im Controlling 20 optionale Dimensionen verfügbar.

Die Wartung erfolgt über das Sichtfeld in der Standard-Symbolleiste. Dort wählen Sie das Framework „Beschaffung“. Als optionale Dimensionen können die Herkunftsdaten verwendet werden, die im Feld „Herkunft“ angegeben sind.

Aus Eingangsrechnungen können bis zu 9 Dimensionen versorgt werden:

• Kostenstelle
• Kostenträger
• Artikel
• Land
• Organisationseinheit
• Lieferant
• Beschaffungsauftragsart
• Beschaffungsauftrag
• Eingangsrechnungsart

Zwei entgegengesetzte Übertragungsrichtungen sind bei den Aktionen vorhanden, die grundsätzlich zu unterscheiden sind:

1. In der Anwendung „Dimensions-Zuordnungen“ können mit den Aktionen „Kostenstellen erzeugen“ und „Kostenträger erzeugen“ Kostenstellen und Kostenträger aus dem Rechnungswesen an das ERP übergeben Die Übertragung erfolgt nur, wenn Kostenstellen oder Kostenträger als Zuordnung definiert wurden. Diese Aktion ist natürlich für die Übernahme von Eingangsrechnungen ins Controlling nicht ausschlaggebend.
2. Für die Übernahme von Eingangsrechnungen ins Controlling hingegen wird mit der Aktion „Dimensionen erzeugen“ die Übernahme der ERP-Stammdaten in das Rechnungswesen angestoßen. Berücksichtigt werden dabei nur die Dimensionstypen, für die eine Zuordnung definiert ist. Damit werden alle ERP-Stammdaten als optionale Dimensionen angelegt.

3.3        Beschaffungs-Kostenartenzuordnungen

3.3.1    Aktueller Funktionsumfang (Release 5.4)

Die in der Anwendung „Beschaffungs-Kostenartenzuordnungen“ erfassten Daten dienen der Bereitstellung von Bewegungsdaten aus dem Framework „Beschaffung“ für das Controlling. Sie sind die Grundlage für die Erzeugung von Buchungssätzen aus Eingangsbuchungen im Controlling. Die Beschaffungs-Kostenartenzuordnungen definieren, welche Informationen wie z.B. Werte, Menge etc. pro Eingangsrechnung aufzubereiten sind.

Quellbeleg

Für die Schnittstelle Beschaffung à Controlling gibt es nur einen Quellbeleg, die  „Eingangsrechnung“.

Informationstyp

Hiermit wird festgelegt, welcher Wert auf welche Kostenart übertragen wird. Je nach Datenherkunft der Bewegungsdaten. Z.B. – Beschaffung, Vertrieb, Lager, Projekte, etc. werden verschiedene Werte (Valuesets) im Feld „Informationstyp“ angeboten, die für die Kostenartenzuordnung verwendet werden können. Diese anwendungsspezifischen Informationstypen sind auf die Eigenschaften der Buchungsbewegungen in den jeweiligen Frameworks abgestimmt und dienen als die Grundlage für die Erzeugung von Buchungssätzen aus den entsprechenden Quellbelegen.

Die Kostenartenzuordnung wird jeweils für einen Informationstyp und ggf. noch weitere herkunftsspezifische Parameter angegeben.

Es stehen folgende Informationstypen zur Verfügung:

• Belegposition: Wert
• Belegposition: Menge
• Belegposition: Wert und Menge
• Bezugskosten/Zusatzkosten
• Bezugskosten/Zusatzkosten je Verursacher
• Belegposition: Kostenlose Menge
• Belegposition: Wert kostenloser Zugang
• Belegposition: Netto-Preisabweichung

Wenn der Informationstyp ‚Belegposition: Wert und Menge‘ verwendet wird, so werden für den Informationstyp ‚Belegposition: Wert‘ keine Buchungen mehr erstellt. Dadurch wird eine Doppelverarbeitung der Werte unterbunden.

Geschäftsart-Kostenarten-Klassifikation

Zur weiteren Detaillierung der Kostenartenermittlung steht die Geschäftsart-Kostenarten-Klassifikation zur Verfügung. Diese Klassifikation ist bei der verwendeten Eingangsrechnungsart hinterlegt.

Partner-Kostenarten-Klassifikation

Zur weiteren Detaillierung der Kostenartenermittlung steht die Partner-Kostenarten-Klassifikation zur Verfügung. Diese Klassifikation ist beim Rechnungssteller hinterlegt, und zwar in der Kostenarten-Klassifikation Beschaffung.

Artikel-Kostenarten-Klassifikation

Zur weiteren Detaillierung der Kostenartenermittlung steht die Artikel-Kostenarten-Klassifikation Beschaffung zur Verfügung.

Kostenart und Kostenklasse

Hier wird die Kostenart (mit Kostenklasse) hinterlegt, mit der die Eingangsrechnung im Controlling gebucht wird. Es handelt sich um ein Pflichtfeld. Hier wird bereits geprüft, ob der Kostenartentyp zum Informationstyp passt, d.h. ob es sich um eine Menge oder eine Wert-Kostenart handelt. Bei dieser Prüfung wird die für Wert bzw. Menge hinterlegte Belegart verwendet.

Kostenstelle und Kostenträger

Es können Kostenstelle und/oder Kostenträger hinterlegt werden, mit der die Eingangsrechnung im Controlling gebucht wird. Kostenstelle und Kostenträger können entweder fix verwendet werden (d.h. in jeder erzeugten Buchung) oder nur dann zum Einsatz kommen, wenn in der Eingangsrechnung noch keine Kostenstelle oder Kostenträger hinterlegt sind.

Buchungstext

Es kann ein Buchungstext hinterlegt werden, mit dem die Eingangsrechnung im Controlling gebucht wird.

3.3.2    Erweiterungsbedarf

Eine technische Beschreibung und Analyse der Schnittstelle Beschaffung à Controlling befindet sich in einem gesonderten Dokument. Fragen Sie dazu Ihren Comarch Berater nach dem Dokument „4.33.7 AnalyseIstzustand_002“.

Dort wurde auch festgestellt, dass kleinere Lücken in der Nutzbarkeit der aktuellen Implementierung bestehen (s. Kapitel 6). Ob bzw. wann diese Erweiterungen vorgenommen werden, ist noch offen.

4                     Daten bereitstellen

4.1        Eingangsrechnungen

Die Schnittstelle Beschaffung à Controlling verwendet die Eingangsrechnungen innerhalb der Beschaffung. Die Daten stehen in folgenden business objects bereit:

• cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
• cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceDetail

4.2        Dimensionsdaten importieren

Mithilfe der Hintergrund-Anwendung „Dimensionsdaten importieren“ werden neu erfasste bzw. geänderte Stammdaten – z.B. aus dem ERP-Bereich – in die zugeordneten optionalen Dimensionen des Controllings automatisch übertragen und stehen ab diesem Zeitpunkt im Controlling für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Die Anwendung „Dimensionsdaten importieren“ übernimmt die Daten ins Controlling.

Die Anwendung – so gestartet – prüft im Hintergrund, ob neue Stammdaten entstanden sind und stellt diese ins Controlling.

Wenn die Aktion „Dimensionsdaten importieren“ nicht gestartet wurde, können fehlende Stammdaten mit der Aktion „Dimensionen erzeugen“ in der Anwendung „Dimensionszuordnungen“ nachträglich erzeugt werden.

5                     Daten abrufen in Schnittstelle Controlling

Die Eingangsrechnungen müssen in das Controlling übernommen und gebucht werden. Dann können sie wie andere Controlling-Buchungen ausgewertet und weiterbearbeitet werden. Dazu stehen die gleichen Anwendungen wie bei „normalen“ Controlling-Buchungen zur Verfügung („Cockpit: Buchungsläufe Controlling“, „Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling“, „Cockpit: Controlling“).

5.1        Cockpit: Eingangsrechnungen

Die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnung“ enthält die Übersicht über alle Eingangsrechnungen, deren Kopfdaten und Status. Im diesem Cockpit steht eine Aktion „Rechnungen übertragen“ zur Verfügung, um Eingangsrechnungen zu übernehmen und entsprechende Buchungen durchzuführen. Dabei werden sowohl Buchungsläufe im Controlling als auch in der Finanzbuchhaltung erstellt, wenn die Schnittstellen entsprechend eingerichtet wurden. Insbesondere müssen die Belegarten definiert und die Kostenarten- bzw. Konten-Zuordnungen definiert sein.

5.2        Cockpit: Buchungsläufe Controlling

Die Anwendung „Cockpit: Buchungsläufe Controlling“ enthält die Übersicht über alle erfolgten Buchungsläufe, deren Herkunft und Status. Buchungsläufe können verschiedener Herkunft sein, wie zum Beispiel die Übernahme von Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Produktionsaufträgen, Lagerbuchungen, etc. (siehe Anwendungsbeschreibung zu „Cockpit: Buchungsläufe Controlling“. Durch die oben beschriebene Aktion „Rechnungen übertragen“ wurde bereits ein Buchungslauf mit Herkunft ‚Eingangsrechnung‘ erstellt, falls entsprechende Buchungen erstellt werden konnten.

5.2.1    Buchungslauf verbuchen

Da die übertragenen Eingangsrechnungen zwar im Controlling bereitstehen, aber noch nicht gebucht sind, ist es notwendig, die Verbuchung zu starten. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

• Übernehmen und buchen
  Soweit der Status der Datenübertragung dies erlaubt, können Sie im eingeblendeten Dialogfenster die selektierten Buchungsläufe sofort oder im Hintergrund übernehmen und buchen. Dabei erfolgt für die übergebenen Business keys die Objektumsetzung (z.B. Dimensionen, Kostenarten). Fehlerfrei erzeugte Belege werden an den Buchungsserver übergeben.
• Übernehmen
  Bei dieser Aktion öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Sie den Buchungslauf unter Angabe der Hintergrundbedingungen „Sofort“ oder „im Hintergrund“ übernehmen können, soweit der Status der Datenübertragung dies zulässt. Dabei erfolgt für die übergebenen Business keys nur die Objektumsetzung (z.B. Dimensionen, Kostenarten).

5.2.2    Verzweigungen zu Cockpits

Aus dem „Cockpit: Buchungsläufe Controlling“ kann mit den Aktionen „Cockpit: Übertragene Buchungsdaten“ bzw. „Cockpit: Erfasste Buchungen“ in die gleichnamigen Cockpits verzweigt werden.

Bei Auswahl eines Buchungslaufes öffnet die Aktion „Cockpit: Übertragene Buchungsdaten“ die entsprechende Anwendung wobei der ausgewählte Buchungslauf mit übernommen wird. Die Anwendung ist ansonsten nicht aus der Menüstruktur aufrufbar. Mit „Aktualisieren“ werden die zum Datensatz gehörigen Informationen angezeigt. Aus dieser Anwendung gelangen Sie mit der Aktion „Erzeugte Belege“ in die Anwendung „Erzeugte Belege Controlling“, mit der Sie die für den Buchungslauf folgenden Aktionen aufgerufen, mit ihren Details eingesehen und weiter bearbeitet werden können.

Die Aktion „Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling“ öffnet die gleichnamige Anwendung in der Sie die erfassten Buchungen für den ausgewählten Buchungslauf ggf. stornieren, löschen und anderweitig bearbeiten können.

5.3        Erzeugte Belege

Die Anwendung „Erzeugte Belege“ liefert einen Überblick für die erstellten Belege, die als Ergebnis der Übernahme von Belegen durch die Buchungsläufe aus der Zwischendatei im Controlling erzeugt wurden. Damit erhalten Sie eine detaillierte Übersicht und Kontrollmöglichkeit für die erzeugten Buchungen. So können Sie z.B. die Zuordnung der optionalen Dimensionen von ERP-Daten zu Dimensionen des Controllings auf korrekte Zuordnungen überprüfen (Register „Optionale Dimensionen“)

6                     Auswertmöglichkeiten

6.1        Cockpit: Controlling

Die Funktionen des Controllings bieten neben Standardauswertungen auch die Möglichkeit, die von Ihnen gewünschten Auswertungen, Berichte und Datenvergleiche individuell zu erstellen. So können Daten aus verschiedenen Bereichen, z.B. der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung aber auch aus dem ERP den Plandaten gegenübergestellt und verglichen werden. Siehe Dokumentation zu „Cockpit: Controlling“.

6.2        Definierte Berichte ausgeben

Für individuelle Auswertungen steht im Controlling die Anwendung „Definierte Berichte ausgeben“ zur Verfügung. Über die verwendeten Zeilen- und Spaltenschema wird dabei auf die Salden im Controlling zurückgegriffen.

Mit den „Definierten Berichten“ sind lediglich Auswertungen mit zwei optionalen Dimensionen möglich. Genügt dies den Anforderungen nicht, so müssen BI-Auswertungen zum Einsatz kommen.

7                     Tipps und Tricks

7.1        Cockpit: Erneute Rechnungsübernahme

In diesem Cockpit werden die übertragenen Eingangsrechnungen (aus Beschaffung) und Ausgangsrechnungen (aus Vertrieb) gespeichert. Für die erneute Rechnungsübernahme stehen drei Aktionen zur Verfügung:

• Erneute Übernahme
• Erneute Übernahme für Controlling
• Erneute Übernahme für Finanzbuchhaltung

Für die ausgewählten Rechnungen werden dann neue Buchungsläufe erstellt, entweder nur für das Controlling oder die Finanzbuchhaltung, oder für beide.

7.2        Fehlgeschlagene Zuordnungen

Für optionale Dimensionen und Objekte (Artikel, Vertriebsaufträge, Länder usw.) aus dem ERP, die nicht übertragen werden können, wird eine Fehlerauffangdatei erstellt (siehe Dokumentation „Cockpit: Dimensionsübertragungen“). Dort kann dann eine manuelle Bearbeitung erfolgen und die Daten können erneut übertragen werden.