Nachfolgend wird die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling beschrieben. Diese Anwendung dient primär der Abfrage von Buchungen innerhalb des Controllings. Sie verschaffen sich mit dieser Anwendung einen Überblick über die erfassten Buchungen.

Darüber hinaus können aus der Anwendung heraus für eine Belegposition oder mehrere Belegpositionen weitere Aktionen ausgeführt werden, wie z.B. das Buchen oder Stornieren bereits erfasster Buchungen.

Das Cockpit Erfasste Buchungen Controlling ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument
Cockpits.

Anwendungsbeschreibung

Angezeigt werden alle den Suchmerkmalen entsprechenden Controlling-Buchungen, welche durch die Anwendungen Buchen Controlling und/oder Cockpit: Buchungsläufe Controlling erfasst wurden.

Das Cockpit liefert einen Überblick für die erfolgten und anstehenden Buchungen und Buchungsläufe im Controlling. Sie können ebenfalls die Fehler einsehen ggf. beheben und aus diesem Cockpit heraus die Buchungsläufe erneut starten.

Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung: Der Abfragebereich enthält die Felder, die die erfassten Buchungen im Controlling eindeutig identifizieren.

Die Felder des Abfragebereichs im Einzelnen:

• Belegnummer – Hier geben Sie die Belegnummer an, deren Buchungen angezeigt werden sollen. Die Belegnummer kennzeichnet einen zusammengehörigen Buchungsvorgang. Im Controlling muss sie nicht eindeutig sein.
• Belegart – Hier geben Sie die Belegart an, deren Buchungen angezeigt werden sollen
• Belegdatum – Gültiges Datum eines Beleges
• Leistungsdatum – Gültiges Datum, an dem die Leistung erbracht wurde
• Datenart – Die Salden werden je Datenart ausgewertet. Für jede Datenart, die im Controlling verwendet wird, muss in einer Tabelle eine eigene Definition hinterlegt werden. In dieser Definition wird u.a. festgelegt, ob diese Datenart bebuchbar oder budgetierbar ist.
  Datenarten sind mandantenunabhängig. Die Datenart beschreibt, ob es sich um Istwerte oder Planwerte handelt.
  Für drei Standarddatenarten wird zur Installation eine Importfunktion angeboten. Weitere Datenarten können benutzerindividuell angelegt werden.
• Herkunft 1 – Geben Sie hier die Herkunft 1 als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Daten an. Über die Wertehilfe des Feldes können Sie die Herkunft auswählen.
• Buchungstext – Auswahl der Daten über den Buchungstext. Der Buchungstext ist ein freier Text für eine kurze Erläuterung zur Buchung.
• Kostenart – Auswahl der Daten über die Kennung der Kostenart
• Kostenklasse – Auswahl der Daten über die Kostenklasse
• Buchungslauf – Auswahl der Daten über die Nummer des Buchungslaufes
• Typ (Buchung) – Der Typ des Buchungskopfes legt den Verarbeitungszustand des Beleges fest.Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • (Alle)
  • Erfasster Beleg
  • Vervollständigter Beleg
  • Gelöschter Beleg
  • Zurückgestellter Beleg
  • Musterbeleg
  • Fehlerhafter Beleg
  • Buchbarer Beleg
  • Gebuchter Beleg
• Erfasser – Auswahl der Daten über die Identifikation des Erfassers der Buchung
• Erfassungszeitpunkt – Zeitpunkt der Erfassung
• Geändert von – Auswahl der Daten über den Benutzer, der die letzte Änderung durchgeführt hat
• Änderungszeitpunkt – Auswahl der Daten über denZeitpunkt der Änderung
• Bezeichnung (Bewegungsart) –  Geben Sie eine Bezeichnung als Suchmerkmal ein. Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal und besteht aus frei wählbarem Text. Eine gleich lautende Bezeichnung kann mehrmals existieren. Angezeigt werden alle Einträge, die mit der eingegebenen Bezeichnung übereinstimmen.
• Bezeichnung (Kostenart) – Geben Sie eine Bezeichnung der Kostenart als Suchmerkmal ein. Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal und besteht aus frei wählbarem Text. Eine gleich lautende Bezeichnung kann mehrmals existieren. Angezeigt werden alle Einträge, die mit der eingegebenen Bezeichnung übereinstimmen.
• Buchungsperiode – In diesem Feld können Sie eine Buchungsperiode für die Auswahl der Buchungen eingeben
• Herkunft 2 – Hier können Sie eine Auswahl nach der Herkunft der Buchungen im Controlling vornehmen. Über die Wertehilfe des Feldes können Sie die Herkunft auswählen.
• Soll/Haben –  das Soll-/Habenkennzeichen. Das Soll/Haben–Kennzeichen dient der Darstellung von Erlös- oder Aufwandsbuchungen.
• Status (Buchung) – Auswahl der Daten über den Buchungsstatus.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Buchungsläufe im Controlling angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Ausgabebeleg angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um einen Ausgabebeleg auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen betrachten zu können, können mehrere Ansichten erstellt werden.

Ansicht Standard

Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben.

• Belegnummer – Die Belegnummer kennzeichnet einen zusammengehörigen Buchungsvorgang. Im Controlling muss sie nicht eindeutig sein.
• Erfasst von – Kennung desjenigen, der die Buchungen erfasst hat
• Belegdatum – Gültiges Datum eines Beleges
• Leistungsdatum – Gültiges Datum, an dem die Leistung erbracht wurde
• Kostenart – Kostenart der Buchung
• Kostenklasse – Kostenklasse der Buchung
• Datenart – Die Salden werden je Datenart ausgewertet. Für jede Datenart, die im Controlling verwendet wird, muss in einer Tabelle eine eigene Definition hinterlegt werden. In dieser Definition wird u.a. festgelegt, ob diese Datenart bebuchbar oder budgetierbar ist.
  Datenarten sind mandantenunabhängig. Die Datenart beschreibt, ob es sich um Istwerte oder Planwerte handelt.
  Für drei Standarddatenarten wird zur Installation eine Importfunktion angeboten. Weitere Datenarten können benutzerindividuell angelegt werden.
• Soll/Haben – Das Soll/Haben–Kennzeichen dient der Darstellung von Erlös- oder Aufwandsbuchungen
• Wert in Fremdwährung – Wert in Fremdwährung
• Wert – Wert in Hauswährung
• Typ (Buchung) – Der Typ des Buchungskopfes legt den Verarbeitungszustand des Beleges fest
• Menge – Gebuchte Menge
• Systemmenge – Systemmenge der Buchung
• Belegart – Belegart der Buchung
• Buchungstext – Freier Text als kurze Erläuterung zur Buchung

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling zur Verfügung:

• Buchen
• Beleg stornieren
• An Buchungsserver übergeben
• Erneute Rechnungsübernahme für Controlling
• Verteilprüfung aktivieren/deaktivieren

Buchen

Diese Aktion wechselt in den Buchungsdialog Buchen Controlling. Die ausgewählte Belegnummer wird mit übernommen, der Beleg wird geprüft, Sie können den Beleg einsehen und kontrollieren und – abhängig vom Kennzeichen Typ – dann weiterverarbeiten, in Form von Buchen, Stornieren, Zurückstellen, etc.

Beleg stornieren

Bereits gebuchte Belege können durch diese Aktion mit Angabe eines Buchungstextes und einer Buchungsperiode storniert werden. Die ursprüngliche Buchung wird dabei nicht storniert, sondern es wird ein Stornobeleg zu dieser Buchung erzeugt.

An Buchungsserver übergeben

Mit dieser Aktion wird der Buchungsserver aktiviert und nicht gebuchte Belege werden – soweit die Prüfung erfolgreich verläuft – im Hintergrund gebucht. Der Status Typ wechselt dabei auf Buchbarer Beleg und nach Abschluss der Buchung (ggf. das Refresh-Icon aktivieren) auf Gebuchter Beleg. Damit können Einzelbelege schneller gebucht werden als über den Aufruf des Buchungsdialogs Buchen Controlling.

Erneute Rechnungsübernahme für Controlling

Bereits übertragene Ein-und Ausgangsrechnungen können erneut für das Controlling übertragen werden. Bei Aufruf dieser Aktion öffnet sich ein Webseitendialog mit dem die erneute Übernahme der ausgewählten Buchungslaufpositionen in das Controlling gestartet werden kann. Dazu bietet das Dialogfenster unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten und Hintergrundeinstellungen an. Die Daten werden im Cockpit: Buchungsläufe Controlling bereitgestellt und können dort in gewohnter Weise weiterbearbeitet werden.

Verteilprüfung aktivieren/deaktivieren

Im Controlling kann die Verteilung von Skonto oder Ausbuchungen auf zusätzliche optionale Dimensionen (z. B. Kunde, Artikel oder Auftraggeber) vorgenommen werden. Über diese Aktion aktivieren bzw. deaktivieren Sie einen zuvor ausgewählten Controlling-Beleg zur Prüfung auf zusätzliche Verteilung.

Die Aktivierung eines Beleges ist aber nur dann möglich, wenn für diesen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, z. B. muss der Beleg aus der Finanzbuchhaltung erzeugt worden sein, im Customizing muss unter der Funktion Controlling der Parameter Zusätzliche Verteilung nach ERP-Originalbelegen aktiviert sein.

Ein dem Subsystem Zusätzliche Verteilung zugeordneter Buchungsserver prüft in regelmäßigen Abständen, ob es im Controlling Belege gibt, die zur Prüfung zusätzlicher Verteilungen aktiviert sind.

Ausführliche Informationen zur Verteilung von Abzügen auf zusätzliche optionale Dimensionen im Controlling finden Sie in dem Dokument Zusätzliche Verteilung.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen fest­zulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Eingabezeile

com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.EntryItem

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert sein.

Damit einer Person die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.