Dieses Dokument beschreibt das Buchungsprogramm im Controlling. Es werden die einzelnen Karteireiter und Felder beschrieben. Der Buchungsprozess im Controlling ist formal weitgehend angelehnt an das Buchen innerhalb der Finanzbuchhaltung um einheitliche Prozesse und Vorgehensweisen zu gewährleisten. Buchungen können aus beliebigen Vorsystemen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, ERP usw.) in das Controlling übernommen, oder im Dialog erfasst werden.

Anwendungsbeschreibung

Das Buchungsprogramm ist das Kernstück des Controllings und eng gekoppelt mit den Einstellungen für die Belegarten im Controlling. Die Buchungserfassung ist damit flexibel gestaltbar. Über die definierbaren Belegarten im Controlling sind individuelle Einstellungen für die Erfassung von Buchungen möglich. Somit können nur jene Felder angeboten werden, die für die Belege erforderlich sind, andere können geschützt werden, etc. Dies bedeutet, dass sowohl die Funktionen während des Buchens als auch der Aufbau der Buchungsmaske, auf die jeweilige Anwendersituation eingestellt werden können.

Die Anwendung Buchen Controlling wird verwendet, um Buchungen im Controlling zu erfassen/zu bearbeiten/zu betrachten. Die Anwendung Buchen Controlling besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.

Identifikationsbereich

Der Identifikationsbereich der Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung enthält die relevanten Felder, um einen Beleg bzw. eine Buchung eindeutig zu identifizieren. Der Identifikationsbereich besteht aus den Feldern Belegart, Nummer und Buchungstyp sowie aus der Anzeige der Belegbasis-Informationen.

Die Felder im Einzelnen:

• Belegart – Dieses Feld dient zur Eingabe des Schlüsselbegriffs unter dem die Belegarten verwaltet werden
• Nummer – Fortlaufende und automatisch vom System vergebene Buchungsnummer
• Buchungstyp – Jeder Belegart im Controlling muss ein Buchungstyp zugeordnet werden. Anhand des Buchungstyps wird der generelle Ablauf des Buchungsdialogs dieser Belegart festgelegt. Folgende Einstellungen stehen zu Auswahl:
  • Einfache Buchung
  • Buchung mit Gegenbuchung
  • Aufgeteilte Buchung

Belegbasis-Informationen

Im Identifikationsbereich des Buchungsprogramms werden verschiedene Basis-Informationen zu einem aktuell gebuchten Beleg dargestellt, wie z.B. Belegsummen, formale Beleginformationen, statistische Informationen, oder periodische Buchungen. Die Belegbasis-Informationen sind in mehrere Karteireiter aufgeteilt und können ein- oder ausgeblendet werden. Die Belegbasis-Informationen sind bei Aufruf einer Belegart normalerweise immer eingeblendet. Der Bereich kann jedoch zu Gunsten der Darstellung einer erhöhten Anzahl von Buchungszeilen ausgeblendet werden. Im Folgenden werden die einzelnen Karteireiter der Belegbasis-Informationen näher erläutert.

Karteireiter Belegsummen

Unter dem Karteireiter Belegsummen wird Ihnen die Entwicklung einer Buchung dargestellt. Es handelt sich dabei immer um den Beleg, den Sie gerade erfassen bzw. bearbeiten. Anhand der dargestellten Belegsummen erkennen Sie, ob die einzelnen Buchungen eines Beleges kalkulatorisch aufgehen. Nur wenn die Buchungen eines Beleges betragsmäßig aufgehen, z.B. bei Buchungen mit Gegenbuchung oder aufgeteilter Buchung, kann ein Beleg vollständig gebucht werden. Sollten die Buchungen eines Beleges nicht vollständig aufgehen, wird Ihnen die Höhe des noch ausstehenden Betrages angezeigt. Solange ein Beleg den Status In Erfassung oder Gespeichert aufweist, kann dieser Beleg zurückgestellt, geändert oder gelöscht werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Buchungen eines Beleges betragsmäßig aufgehen oder teilweise noch offen sind.

Die Felder im Einzelnen:

• Gesamtbetrag – Summe der erfassten Buchungen. Aufsummiert werden die Beträge in der aktuellen Leitwährung im Soll. Für Kennziffern wird keine Währung angezeigt. Für Mengenbuchungen wird kein Wert aufsummiert.
  Die zugehörige Währungsangabe findet sich hinter allen nachfolgend aufgeführten Betragsfeldern. Währungen gehören als Geldeinheiten zu den unbedingt notwendigen Stammdaten. Sie dienen dazu, den Geldfluss abzubilden. In der Anwendung Währungen werden vorab alle Währungen festgelegt, die im Semiramis Rechnungswesen verwendet werden.
• Gesamtbetrag kalkuliert – Summe der kalkulierten Buchungen. Aufsummiert werden die Beträge in der aktuellen Leitwährung im Soll. Für Kennziffern wird keine Währung angezeigt. Für Mengenbuchungen wird kein Wert aufsummiert.
• Gesamtbetrag Soll – Summe der im Soll erfassten Wertbuchungen. Die angezeigte Währung ist immer die aktuelle Leitwährung.
• Gesamtbetrag Soll kalkuliert – Summe der im Soll erzeugten kalkulatorischen Wertbuchungen. Die angezeigte Währung ist immer die aktuelle Leitwährung.
• Gesamtbetrag Haben – Summe der im Haben erfassten Wertbuchungen. Die angezeigte Währung ist immer die aktuelle Leitwährung.
• Gesamtbetrag Haben kalkuliert – Summe der im Haben erzeugten kalkulatorischen Wertbuchungen. Die angezeigte Währung ist immer die aktuelle Leitwährung.
• Gesamtmenge – Summe der erfassten Mengen. Wenn Mengen erfasst wurden, aber hier keine Mengeneinheit angezeigt wird, wurde die Summe über verschiedene Mengeneinheiten erzeugt.
• Gesamtmenge kalkuliert – Summe der kalkulierten Mengen. Wenn Mengen kalkuliert wurden, aber hier keine Mengeneinheit angezeigt wird, wurde die Summe über verschiedene Mengeneinheiten erzeugt.

Karteireiter Beleginformationen

Diese Karteikarte enthält Beleginformationen z.B. über Herkunft, Sachbearbeiter, Erfassungs- und Änderungszeitpunkt, etc. also vorrangig formale Kennungen des Belegs:

• Belegnummer – Die Belegnummer kennzeichnet einen zusammengehörigen Buchungsvorgang. Im Controlling muss sie nicht eindeutig sein.
• Belegdatum – Gültiges Datum eines Beleges
• Herkunft 1 – Herkunft 1 der Buchung (Information aus der Herkunftskette, z.B. ERP, Finanzbuchhaltung o.a.)
• Originalbeleg 1 – Originalbeleg 1 der Buchung Belegnummer zur Herkunft 1)
• Herkunft 2 – Herkunft 2 der Buchung (weitere Information aus der Herkunftskette)
• Originalbeleg 2 – Originalbeleg 2 der Buchung (Belegnummer zur Herkunft 2)
• Referenzierter Beleg – Primärschlüssel des Belegkopfes
• Stornobeleg – Aktiv, wenn diese Buchung durch Stornieren entstanden ist. Die stornierte Buchung ist dann im Feld Referenzierter Beleg eingetragen.
• Erfasst von – Sachbearbeiter, der die Buchung erfasst hat
• Zuletzt geändert von – Sachbearbeiter, der den Beleg zuletzt geändert hat
• Erfassungszeitpunkt – Zeitpunkt, an dem die Buchung erfasst wurde
• Änderungszeitpunkt – Zeitpunkt, an dem die Buchung geändert wurde
• Beleg aus Datenmigration – Das Feld wird automatisch gesetzt, wenn der Beleg aus eine Datenübernahme stammt. Es kann nicht geändert werden.
• Verteilung prüfen – Skontobeträge und OP-Ausbuchungen können auf zusätzliche optionale Dimensionen (z. B. Kunde Artikel oder Auftraggeber) aufgeteilt werden. Dieses Feld zeigt an, ob der Beleg zur Prüfung für die zusätzliche Verteilung aktiviert ist.

Karteireiter Statistik

Analog zum Buchungsdialog in der Finanzbuchhaltung werden auf diesem Karteireiter statistische Informationen wiedergegeben. Diese Karteikarte enthält in der linken Spalte die Anzahl der fehlerhaften, zurückgestellten und in Bearbeitung befindlichen Buchungen für den jeweiligen Benutzer, in der rechten Spalte die entsprechenden Werte aller Benutzer.

• Meine fehlerhaften Buchungen – Anzahl der Buchungen des angemeldeten Benutzers in der aktuellen Organisation vom Typ Fehlerhafter Beleg
• Alle fehlerhaften Buchungen – Anzahl aller Buchungen in der aktuellen Organisation vom Typ Fehlerhafter Beleg
• Meine zurückgestellten Buchungen – Anzahl der Buchungen des angemeldeten Benutzers in der aktuellen Organisation vom Typ Zurückgestellter Beleg
• Alle zurückgestellten Buchungen – Anzahl aller Buchungen in der aktuellen Organisation vom Typ Zurückgestellter Beleg
• Meine Buchungen in Bearbeitung – Anzahl der Buchungen des angemeldeten Benutzers in der aktuellen Organisation vom Typ
• Alle Buchungen in Bearbeitung – Anzahl aller Buchungen in der aktuellen Organisation vom Typ In Erfassung

Karteireiter Meldungen

Der Karteireiter Meldungen wird nur dann angezeigt, wenn es sich um eine fehlerhafte Buchung handelt. Angezeigt werden die Fehlermeldungsnummer und der Fehlertext, Buchungsposition und ggf. eine Detailanzeige.

• Meldungsnummer – Fehlermeldungsnummer zur fehlerhaften Buchung. Die Textmeldung dazu wird in der Spalte Text angezeigt.
• Position – Positionsnummer der Buchung, in der ein Fehler vorhanden ist
• Text – Fehlermeldung zur Fehlernummer
• Detailanzeige – Detailanzeige des Fehlers. Das Feld ist allerdings nur gefüllt, wenn es sich um gravierende Fehler (z.B. Exceptions) handelt , Die ausführlichere Detailanzeige des stacktrace ist mit Doppelklick auf die Zeile auch in einem eigenen Fenster möglich.

Karteireiter Periodische Buchung

Der Karteireiter Periodische Buchung ist nur zur Eingabe geöffnet, wenn Sie eine neue periodische Buchung erfassen oder eine bestehende periodische Buchung bearbeiten. Um eine neue periodische Buchung zu erfassen, ist über den Aktionsbutton [Neu] die Funktion [Neue periodische Buchung] auszuwählen.

Im Folgenden werden die Felder für die Abrufbedingungen einer zu erfassenden periodischen Buchung beschrieben.

• Intervall – Festlegung, in welchem Intervall die periodische Buchung erfolgt. Mögliche Werte:
  • Kalendermonate – Die Periodische Buchung erfolgt je Kalendermonat, unabhängig vom eingerichteten Wirtschaftsjahr
  • Buchungsperioden – Die Periodische Buchung erfolgt je Buchungsperiode, abhängig vom eingerichteten Wirtschaftsjahr
• Abstand in Monaten – Hier hinterlegen Sie das Ausführungsintervall der Periodischen Buchung in Monaten/Buchungsperioden
• Erster Abruf – Anhand des hier eingegebenen Datums wird die Buchungsperiode für den Start der ersten Ausführung ermittelt
• Letzter Abruf – Anhand des eingegebenen Datums wird die Buchungsperiode für die letzte Ausführung ermittelt. Sofern im Feld Intervall die Buchungsperioden ausgewählt wurden, muss in diesem Feld eine Eingabe erfolgen.
• Belegtag – Hier wird der Tag des Monats bzw. der Periode angegeben, an dem die Periodische Buchung durchgeführt wird
• Ausführungstage – Ausführungsdatum für die Durchführung / Neuerzeugung der wiederkehrenden Buchung. Dieses Datum kann kleiner oder gleich dem Belegdatum sein.
• Ausführungstage – Ausführungsdatum für die Durchführung / Neuerzeugung der wiederkehrenden Buchung. Dieses Datum kann kleiner oder gleich dem Belegdatum sein.
• Währung aktualisieren – In diesem Feld geben Sie an, ob bei Fremdwährungsbuchungen der Kurs zur Umrechnung in die Landeswährung je Ausführung neu ermittelt wird
• Letztes Buchungsdatum – In diesem Feld wird zu Ihrer Information das letzte Buchungsdatum der abgerufenen Periodischen Buchung dargestellt
• Zuletzt gebucht in Periode – In diesem Feld wird zu Ihrer Information die letzte Buchungsperiode der abgerufenen Periodischen Buchung dargestellt

Arbeitsbereich

Der Arbeitsbereich der Anwendung Buchen Controlling besteht aus einer Buchungspositionstabelle und einem Buchungseditor.

Buchungspositionstabelle

Die Buchungspositionstabelle wird gefüllt über die gespeicherten Buchungen aus dem Buchungseditor. Es wird Ihnen immer nur die aktuelle Buchung, die Sie gerade erfassen oder bearbeiten, dargestellt. Die Buchungen werden durch folgende Icons typisiert:

Icon	Erläuterung
	Typ Buchungszeile Originalbuchung (selbst erfasst)
	Typ Buchungszeile Aufgeteilte Buchung oder Mengenbuchung bzw. Kalkulatorische Buchung

Die Darstellung der Buchungspositionen in der Buchungspositionstabelle kann über das Feld Typ Buchungszeile gezielt eingeschränkt werden. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Alle
• Originalbuchung
• Aufgeteilte Buchung
• Mengenbuchung
• Kalkulatorische Buchung

Im Folgenden werden die Felder der Buchungspositionstabelle näher beschrieben:

Auswahlfelder

• Position – Auswahlfeld für die anzuzeigende Position
• Typ Buchungszeile – Auswahlfeld, welche(r) Typen der Buchung angezeigt werden soll(en). Mögliche Werte:
  • Originalbuchung
  • Aufgeteilte Buchung
  • Mengenbuchung
  • Kalkulatorische Buchung

Listenüberschriften

• Typ Buchungszeile – Information, um welchen Typ der Buchung es sich bei der Position handelt. Mögliche Werte:
  • Originalbuchung
  • Aufgeteilte Buchung
  • Mengenbuchung
  • Kalkulatorische Buchung
• Interne Buchungsnummer – Intern vergebene eindeutige Buchungsnummer
• Kostenart – Kostenarten sind im Controlling die wichtigste Buchungsinformation. Kosten und Erlöse, Mengen, Preise und Kennziffern werden durch Kostenarten abgebildet.
• Wert – Buchungsbetrag mit maximaler Zahl an Nachkommastellen, in der die Buchung erfasst wird
• Menge – Menge mit maximaler Zahl an Nachkommastellen
• Belegdatum – Gültiges Datum eines Beleges
• Buchungsperiode – Periode eines Geschäftsjahres, in der die Buchung verbucht wird. Es kann sich dabei auch um eine Abschlussperiode handeln.
• Datenart – Datenarten dienen der Aufteilung der Bewegungsdaten in Echtdaten und Plandaten. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Art von Bewegungsdaten. Bewegungsdaten ohne die Angabe einer Datenart sind im Controlling nicht erlaubt.
• Bilanzierungskreis – Bilanzierungskreise werden benutzt, um das Rechnungswesen nach verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften zu bewerten und darzustellen (z.B. sind nach dem HGB die Abschreibungsvorschriften anders als nach IAS, was zu anderen Wertansätzen in der Bilanz sowie zu einer anderen GuV führt.). In der Regel stehen folgende Bilanzierungskreise zur Verfügung:
  • HGB
  • US GAAP
  • IAS

Bleibt der Bilanzierungskreis leer, so gilt die Buchung für alle Bilanzierungskreise, die im Controlling verwendet werden.

• Buchungstext – Freier Text für eine kurze Erläuterung zur Buchung
• Systemmenge – Um die gebuchten Mengen korrekt in der Saldendatei darstellen zu können, müssen alle gebuchten Mengen auf die zulässige, bei der Kostenart hinterlegte Mengeneinheit umgerechnet werden. In den Einzelbewegungen werden beide Mengen gespeichert, zur Ermittlung des Saldenwertes wird die Systemmenge verwendet.

Buchungseditor (Positionseditor)

Im Buchungseditor findet die Erfassung oder Bearbeitung einer Buchung statt. Neben den eigentlichen Informationen einer Buchung (Belegnummer, Belegdatum, Buchungsbetrag etc.), gibt es viele weitere Informationen zu einer Buchung. Welche Informationen das im Einzelnen sind, hängt von der Belegart ab.

Menü-Leiste und Icons des Buchungseditors

Darüber hinaus stellt der Buchungseditor über seine Menüleiste verschiedene Aktionen zur Verfügung. Diese Aktionen werden durch Icons abgebildet, die abhängig vom Geschäftsvorgang und der aktuellen Position aktiviert sind.

Die Tabelle stellt einen Auszug der verfügbaren Aktionen dar:

Icon	Erläuterung
	Neue Grundposition erfassen
	Duplizieren
	Löschkennzeichen setzen/entfernen
	Bei Übernahme prüfen
	Prüfen
	Übernehmen (Eingabetaste)
	Dimensionen vorbelegen
	Belegnummer initialisieren

Karteireiter Allgemeines

Diese Karteikarte enthält die zentralen inhaltlichen Kenngrößen der Buchung. Bei der Eingabe werden die Daten auf Korrektheit und Übereinstimmung mit bestehenden Daten sowie logische Zusammenhänge geprüft. (Siehe auch Prüfungen und Berechnungen).

Die Felder im Einzelnen:

• Datenart – Datenarten dienen der Aufteilung der Bewegungsdaten in Echtdaten und Plandaten. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Art von Bewegungsdaten. Bewegungsdaten ohne die Angabe einer Datenart sind im Controlling nicht erlaubt.
• Bilanzierungskreis – Bilanzierungskreise werden benutzt, um das Rechnungswesen nach verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften zu bewerten und darzustellen (z.B. sind nach dem HGB die Abschreibungsvorschriften anders als nach IAS, was zu anderen Wertansätzen in der Bilanz sowie zu einer anderen GuV führt.). In der Regel stehen folgende Bilanzierungskreise zur Verfügung:
  • HGB
  • US GAAP
  • IAS
• Belegnummer – Die Belegnummer kennzeichnet einen zusammengehörigen Buchungsvorgang. Im Controlling muss sie nicht eindeutig sein.
• Währung – Währungsangabe, falls es sich bei dem Wert um einen Betrag oder einen Preis handelt
• Kostenart – Kostenarten sind im Controlling die wichtigste Buchungsinformation. Kosten und Erlöse, Mengen, Preise und Kennziffern werden durch Kostenarten abgebildet.
• Kostenklasse – Mögliche Werte:
  • Ohne Kostenklasse
  • Variable Gemeinkosten
  • Fixe Gemeinkosten
  • Variable Einzelkosten
  • Fixe Einzelkosten
• Belegdatum – Gültiges Datum eines Beleges
• Wert – Buchungsbetrag mit maximaler Zahl an Nachkommastellen
• Soll/Haben – Soll- bzw. Habenkennzeichnung
• Währung – Währungen gehören als Geldeinheiten zu den unbedingt notwendigen Stammdaten. Sie dienen dazu, den Geldfluss abzubilden. In der Anwendung Währungen werden vorab alle Währungen festgelegt, die im Rechnungswesen verwendet werden.
• Leistungsdatum – Gültiges Datum, an dem die Leistung erbracht wurde
• Menge – Menge mit maximaler Zahl an Nachkommastellen. Zur Mengenangabe gehörige Einheit.
• Buchungstext – Freier Text für eine kurze Erläuterung zur Buchung
• Preisart – Aus der Menge und einer Preisart kann der Betrag einer Buchung ermittelt werden
• Wechselkursinformationen – Wenn der Buchungsbetrag in die Leitwährung umgerechnet werden muss, wird dieser Kursfaktor verwendet. Er kann manuell erfasst werden. Wenn Wechselkursinformationen gefüllt sind, kann der Kurs daraus ermittelt werden. Dies erfolgt jedoch nur dann, wenn kein Kurs angegeben ist, also Werte 0,00 oder 1,00, oder aber in der Belegart Neu berechnen angegeben ist.
• Kursdatum – Datum, an dem der genannte Kurs gültig ist/war
• Kurstyp – Festlegung der Kursangaben. Mögliche Werte:
  • Briefkurs
  • Geldkurs
  • Durchschnittskurs
• Wechselkursverwendung – Hier hinterlegen Sie die Identifikation der Wechselkursverwendung, die zur Umrechnung benutzt wurde. Wechselkursverwendungen können dazu benutzt werden, um mit abweichenden Wechselkursen arbeiten zu können. Detaillierte Erläuterungen zur Wechselkursverwendung finden Sie in der Hilfe zur Wechselkursverwendungen.
• Kurs – Der Kurs legt den Umrechnungsfaktor von der Belegwährung in die Hauptwährung fest. In Verbindung mit den Angaben Kurstyp und Kursdatum muss hier ein Wert eingegeben werden.
• Bewegungsart – Die Bewegungsart legt im Controlling fest, um welche Art von Bewegungsdaten es sich handelt. Es beeinflusst die Darstellung und Verarbeitung des Buchungswertes.

Karteireiter Optionale Dimensionen

Auf dieser Karteikarte werden die im Controlling für diese Belegart eingesetzten optionalen Dimensionen aufgeführt.
Es stehen 20 optionale Dimensionen zur Verfügung. Jede optionale Dimension repräsentiert unterschiedliche – vom Anwender festgelegte – Buchungsinformationen, z.B. Kostenträger, Kostenstelle, Projekt, etc. Die benutzten Dimensionen werden definiert in der Anwendung Dimensionstypen.

Mindestens eine optionale Dimension muss angegeben werden. Jede optionale Dimension muss außerdem bebuchbar sein und gültig für die Herkunft Manuelle Buchung im Controlling.

• Optionale Dimension – Bedeutung in Stammdatenprogrammen: Hier legen Sie fest, ob dieser Dimensionstyp (Nummer 1 bis 20) mit der hier hinterlegten optionalen Dimension vorbelegt wird.
  Bedeutung in Suchfunktionen: Wenn die Auswertung nur für Daten mit einer bestimmten Dimension erfolgen soll, geben Sie diese hier an (dies gilt analog für die Dimensionen 1 bis 20). Keine Angabe bedeutet, dass die Auswertung unabhängig von der entsprechenden Dimension erfolgt.
  Bedeutung in Bewegungsdaten: Bebucht mit dieser optionalen Dimension.
• Weitere Optionalen Dimensionen … bis 20 – Hier werden ggf. die weiteren von Ihnen benannten und eingesetzten weiteren Dimensionen aufgeführt.

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Buchen Controlling zur Verfügung:

• Alle Belege buchen
• Beleg buchen
• Beleg zurückstellen
• Beleg stornieren
• Buchungspositionen erzeugen
• Periodische Buchung bearbeiten
• Periodische Buchung aktivieren
• Periodische Buchung auf erledigt setzen
• Periodische Buchung abrufen
• Verteilprüfung aktivieren/deaktivieren

Alle Belege buchen

Beim Start dieser Aktion, werden alle Einträge verarbeitet für die Eigenschaften:

1. Header-Typ = Erstellt
2. Benutzer ist identisch mit aktuellem Benutzer,
3. Herkunft 1 ist eine Manuelle Buchung im Controlling und
4. der Beleg ist nicht fehlerhaft.

Für all diese Sätze werden Einträge in der Datenbank generiert. Dabei wird der Zeitstempel für alle Einträge auf die aktuelle Zeit eingestellt, der Header-Typ auf Buchbarer Beleg gesetzt und so als Batch-Buchung kenntlich gemacht.

Der Buchungsprozess enthält folgende Einzelschritte.

• Der Anwender wählt die Aktion [ … buchen]
• Es werden alle Buchungen gelesen und vollständig geprüft
• Der Belegkopf wird aktualisiert und erhält den Status Buchbarer Beleg, falls die Buchung korrekt ist.
• Der Beleg wird aus der Erfassung entfernt
• Die Buchung erfolgt als Batch-Buchung im Hintergrund. Dabei wird nach buchbaren Belegen gesucht, die den Status Nicht gebucht aufweisen.
• Der Status wird auf Wird gebucht gesetzt und die Buchung wird durchgeführt.
• Nicht verarbeitete Buchungen werden mit Fehlerhafter Beleg gekennzeichnet und die Verarbeitung stoppt. Alle bereits gebuchten Belege werden zurück in den Ausgangszustand gesetzt.
• Korrekte Buchungen erhalten den Status Gebuchter Beleg.
• Es werden die Buchungs- und Saldendateien versorgt bis keine Buchungszeilen mehr zur Verfügung stehen.

Beleg buchen

Ein einzelner Beleg wird gebucht. Dabei gelten grundsätzlich die gleichen Bedingungen wie oben unter Alle Belege buchen genannt.

Das Statussymbol für gebuchter Beleg wird angezeigt. Anschließend wird sofort ein neuer Buchungssatz zur Erfassung angeboten.

Beleg zurückstellen

Der Beleg wird mit den derzeitigen Eingaben gespeichert. Prüfungen werden nicht durchgeführt, da ja keine Buchung erfolgen soll. Eine zurückgestellte Buchung kann von einem anderen Anwender nur bei entsprechender Berechtigung wieder aktiviert und bearbeitet werden.

Das Statussymbol für Zurückgestellter Beleg wird angezeigt

Beleg stornieren

Diese Aktion ist möglich für Buchungen vom Typ gebuchter Beleg und nicht storniert. Erzeugt wird eine Gegenbuchung mit negativen Werten. Die Buchungsperiode und der Buchungstext können bei der Aktion geändert werden. Die Gegenbuchung erhält das Kennzeichen Stornobeleg, die ursprüngliche Buchung den Status Storniert (dies wird nicht angezeigt) und der referenzierte Beleg wird gefüllt.

Buchungspositionen erzeugen

Die Positionsregister Allgemeines und Optionale Dimensionen werden zur Eingabe von Buchungspositionen und damit zum Erzeugen von Buchungen in der Controlling-Datenbank geöffnet.

Alle vorhandenen automatisch generierten Buchungen werden gelöscht und für jede vorhandene Originalbuchung entsprechend der der jetzt gültigen Daten wieder aufgebaut.

Periodische Buchung bearbeiten

Die aktive oder erledigte periodische Buchung kann neu bearbeitet werden. Änderungen, in erlaubtem Maße, können durchgeführt und/oder neue Positionen hinzugefügt, bzw. Prüfungen durchgeführt werden.

Das Statussymbol für Periodische Buchung ist in Bearbeitung wird angezeigt.

Periodische Buchung aktivieren

Der Bearbeitungsstatus wird verlassen, und die periodische Buchung wird wieder aktiv. Sie kann dann ggf. wieder bearbeitet, auf erledigt gesetzt oder abgerufen werden.

Die Buchung zeigt das Statussymbol für aktive Periodische Buchung.

Periodische Buchung auf erledigt setzen

Die periodische Buchung wird abgeschlossen und steht nicht mehr für die Buchung zur Verfügung. Sie muss ggf. erst erneut bearbeitet bzw. aktiviert werden.

Die Buchung zeigt das Statussymbol für Periodische Buchung ist auf erledigt gesetzt.

Periodische Buchung abrufen

Die periodische Buchung wird durchgeführt, gespeichert und Sie erhalten eine Information über die Anzahl der verarbeiteten Belege.

Verteilprüfung aktivieren/deaktivieren

Im Controlling kann die Verteilung von Skonto oder Ausbuchungen auf zusätzliche optionale Dimensionen (z. B. Kunde, Artikel oder Auftraggeber) vorgenommen werden. Über diese Aktion aktivieren bzw. deaktivieren Sie den aktuell geladenen Controlling-Beleg zur Prüfung auf zusätzliche Verteilung.

Die Aktivierung des Beleges ist aber nur dann möglich, wenn für diesen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, z. B. muss der Beleg aus der Finanzbuchhaltung erzeugt worden sein, im Customizing muss unter der Funktion Controlling der Parameter Zusätzliche Verteilung nach ERP-Originalbelegen aktiviert sein.

Ein dem Subsystem Zusätzliche Verteilung zugeordneter Buchungsserver prüft in regelmäßigen Abständen, ob es im Controlling Belege gibt, die zur Prüfung zusätzlicher Verteilungen aktiviert sind.

Ausführliche Informationen und Voraussetzungen zur Verteilung von Abzügen auf zusätzliche optionale Dimensionen im Controlling finden Sie in dem Dokument Zusätzliche Verteilung.

Finanzcockpit

Über das Icon [Finanzcockpit] wechseln Sie mit der Aktion [Kontenbewegungen] in die Anwendung Cockpit: Controlling. Hier ist die Sicht Buchungen/Controlling Einzelbewegungen zur Auswertung des Beleges vorbelegt.

Weitere Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Controlling.

Buchungsserver Cockpit

Über das Icon [Buchungsserver Cockpit] rufen Sie die Anwendung Cockpit: Buchungsserver auf. In dieser Anwendung werden Ihnen alle Buchungsserver angezeigt, die in dem Buchungsprozess involviert sind.

Weitere Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Buchungsserver.

Aktionen im Buchungseditor

Die Menüleiste des Buchungseditors enthält Standard-Aktionen, deren Erläuterungen im Bedienungsleitfaden aufgeführt sind. Darüber hinaus stehen für die Belegbearbeitung folgende Aktionen zur Verfügung, die belegabhängig aktiviert sind:

• Dimensionen vorbelegen
• Belegnummer initialisieren

Dimensionen vorbelegen

Über diese Aktion werden die optionalen Dimensionen entsprechend der Belegart vorbelegt.

Belegnummer initialisieren

Die Aktion [Belegnummer initialisieren] berechnet die Belegnummer entsprechend der Belegart neu. Ist die Belegnummer nicht editierbar, erfolgt keine neue Berechnung. Sofern die Berechnung keinen Wert ergibt, bleibt die eingesetzte Belegnummer unverändert.

Prüfungen und Berechnungen

Einträge verarbeiten

Für jede manuell eingegebene Buchung werden zahlreiche Prüfungen durchgeführt, ob die Daten plausibel, logisch konsequent und entsprechend den zugrundeliegenden Definitionen sachlich richtig eingegeben sind, Von daher ist es im Buchungsdialog fast nicht möglich, fehlerhafte Buchungen zu erfassen. Zusätzlich werden beim Buchungsvorgang die Summenwerte aktualisiert. Sie können die ursprünglichen oder die generierten Einträge oder beides anzeigen.

Logischerweise können nur die ursprünglichen Einträge (=Originalbuchungen) für die Aktualisierung ausgewählt, zurückgestellt oder gelöscht werden. Bei einer Änderung eines ursprünglichen Eintrags, werden alle bereits vorhandenen generierten Einträge gelöscht und neu erzeugt.

Splitten eines Eintrags

Es wird überprüft, ob der Eintrag in einen fixen und einem variablen Teil aufgeteilt werden muss. Wenn das Controlling keine Kostenklassen verwendet (siehe Parametrisierung), ist eine Aufspaltung nicht möglich. Außerdem können nur Beträge aufgeteilt werden. Für Mengen, Kennziffern und Preise wird dieser Schritt übergangen. Auch wenn die eingegebene Kostenklasse nicht Ohne Kostenkasse ist, ist ebenfalls keine Aufteilung möglich.
In einem ersten Schritt werden der feste und der variable Anteil unterschieden.

• Wenn mindestens eine optionale Dimension als Einzelkosten definiert ist und fixe Einzelkosten ausgeschlossen sind, dann werden 100% variable Einzelkosten verwendet.
• Wenn alle optionalen Dimensionen als Gemeinkosten definiert sind, werden 100% variable Gemeinkosten verwendet.
• Es wird der Wert Typ Prozentsatz der aktuellen Kostenart und der optionalen Dimension verwendet, die als Kostenstelle definiert ist (wenn möglich).
  • Wenn beide Typ Prozentsatz Felder den Wert Ohne Splitting enthalten, wird eine Fehlermeldung ausgegeben, Splitting ist nicht möglich.
  • Wenn nur ein Typ Prozentsatz den Wert Fix oder Variable enthält wird das entsprechende Feld Prozentsatz geprüft. Der Wert muss zwischen 0 und 100 Prozent liegen.
  • Wenn beide Felder Typ Prozentsatz den Wert Fix oder Variable enthalten, wird die zusätzliche Parametrisierung berücksichtigt, die die Priorität zwischen Kostenart und Kostenstelle definiert. Es wird der entsprechende Wert des Feldes Prozentsatz verwendet. Der Wert kann zwischen 0 und 100 Prozent liegen.
• Wenn mindestens eine gebuchte optionale Dimension als Einzelkosten definiert ist, wird gesplittet zwischen variablen und fixen Einzelkosten. Ansonsten wird gesplittet zwischen variablen und fixen Gemeinkosten.

Prüfungen bei Mengenbuchungen

Für jede betroffene Kostenart wird geprüft, ob eine Mengenbuchung notwendig ist. Für jede aktive Definition muss das Leistungsdatum im jeweils gültigen Intervall enthalten sein.

Die Zielkostenart muss eine Kostenart vom Typ Menge sein, die auch in die Zielmengenart überführt werden kann. Die Datenart für Mengenbuchungen müssen mit der gleichen Datenart wie das Original definiert werden (z.B. Ist-Daten oder Plandaten).

Wenn für eine Kostenart mehrere Mengenbuchungen definiert sind, wird letztlich nur eine Mengenbuchung erzeugt.

Prüfungen bei kalkulatorischen Buchungen

Für jede betroffene Kostenart wird geprüft, ob eine kalkulatorische Buchung notwendig ist. Für jede aktive Definition muss das Leistungsdatum im jeweils gültigen Intervall enthalten sein. Bei kalkulatorischen Buchungen darf der Prozentsatz nicht Null sein.

Die Zielkostenart muss eine kalkulatorische Kostenart sein und bebuchbar. Sie muss ebenfalls zulässig sein als Manuelle Buchung im Controlling.

Wenn die Zielkostenart eine Menge ist, wird auch geprüft, dass die eingegebene Einheit in die Zielkostenart konvertiert werden kann. Dies ist nur möglich, wenn der ursprüngliche Eintrag eine Menge darstellt.

Buchungen erzeugen in der Controlling Datenbank

Wenn in diesen Prüfungen kein Fehler auftritt, werden alle betroffenen Einträge in der Datenbank als Teil einer einzigen Transaktion erzeugt. Das heißt, aus einem Basis-Eintrag, kann es mehrere erzeugte Einträge geben für die Aufteilung in fixe und variable Anteile, Mengenbuchungen und für kalkulatorische Buchungen.

Verarbeitung von Gegenbuchungen

Im Gegensatz zu Einzelbuchungen enthalten Belegarten des Buchungstyps Gegenbuchung immer zwei zusammengehörige Buchungen.

Der erste Eintrag wird ähnlich einem Basiseintrag gehandhabt. Nach dem Speichern ist ein zweiter Eintrag zwingend notwendig, um den Vorgang abzuschließen. In dieser Gegenbuchung, dürfen nur die folgenden Felder geändert werden: Kostenarten, Optionale Dimensionen, Leistungsdatum, Buchungsperiode.

Etliche Angaben werden mit den Werten des ersten Eintrags vorbelegt und können nicht mehr geändert werden: z.B. Datentyp, Bilanzierungskreis, Belegnummer, Währung, Belegdatum. Diese Vorbelegungen und Änderungsmöglichkeiten sind auch abhängig von den Belegarten Beträge, Mengen, Kennziffern und Preise.

Der Buchungstext wird auch mit dem Wert der ersten Eingabe vorbelegt, kann aber verändert werden.

Die Gegenbuchungen werden mit der internen Buchungsnummer 20 gespeichert. Sie können nicht isoliert gelöscht werden, sondern der gesamte Beleg muss gelöscht werden. Wird eine Änderung durchgeführt, muss dies auch auf dem zweiten Beleg vollzogen werden.

Verarbeitung von aufgeteilten Buchungen

Im Gegensatz zu Einzelbuchungen enthalten Belegarten des Buchungstyps Aufgeteilte Buchung immer zwei oder mehrere zusammengehörige Buchungen.

Der erste Eintrag wird ähnlich einem Basiseintrag gehandhabt. Nach dem Speichern sind weitere Einträge (mindestens einer) zwingend notwendig, um den Vorgang abzuschließen. Die Summe der Beträge (oder Mengen) muss Null sein, bevor eine neue Splitt-Buchung erfasst werden kann.

In der aufgeteilten Buchung, dürfen nur die folgenden Felder geändert werden: Kostenart, Optionale Dimensionen, Leistungsdatum, Buchungsperiode, Beträge und Systemmenge. Etliche Angaben werden mit den Werten des ersten Eintrags vorbelegt und können nicht mehr geändert werden: z.B. Datentyp, Bilanzierungskreis, Belegnummer, Währung, Belegdatum.

Der Buchungstext wird auch mit dem Wert der ersten Eingabe vorbelegt, kann aber verändert werden. Diese Vorbelegungen und Änderungsmöglichkeiten sind auch abhängig von den Belegarten Beträge, Mengen, Kennziffern und Kurse.

Beim Wechsel der ersten Buchung müssen alle aufgeteilten Einträge ebenfalls geändert werden. Beim Verlassen des Update-Vorgangs wird angezeigt, ob die Summe der Werte (oder System Mengen) sich auf Null addiert.

Die Validierung und Verarbeitung der Splittbuchungen sind die gleichen wie bei einer normalen Buchung. Sie werden mit den internen Buchungsnummern 20, 30 bis N. gespeichert. Teile der Splitt-Buchungen können separat gelöscht werden

Customizing

Für die Anwendung Buchen Controlling sind in der Anwendung Custo­mizing die folgenden Einstellungen in der Einstellung der Funktion Controlling, Register Einstellungen, Allgemeines relevant.

• Reihenfolge Kostenaufteilung – Diese Angabe steuert die Prioritätenfolge der prozentualen Aufteilung der Kosten in fixe und variable Anteile. Falls eine Buchung keine Kostenstelle bebucht, wird nur der Prozentsatz der Kostenart verwendet. Folgende Einstellungen stehen zur Auswahl:
  • Kostenstelle | Kostenart
  • Kostenart | Kostenstelle
• Aufgaben aus fehlerhaften Buchungen erzeugen – Bei Aktivierung werden Aufgaben aus den fehlerhaften Buchungen für den Anwender erzeugt
• Aufgaben aus zurückgestellten Buchungen erzeugen – Bei Aktivierung werden Aufgaben aus den zurückgestellten Buchungen für den Anwender erzeugt

Register Allgemein

• Nummernkreis Buchungserfassung – Kennung des Nummernkreises für die Buchungserfassung
• Nummernkreis Buchungen – Kennung des Nummernkreises für die Buchungen
• Nummernkreis Erfasster Beleg – Kennung des Nummernkreises für die erfassten Buchungen

Business Entitys

Für die Anwendung Buchen Controlling ist das nachfolgende Business Entity relevant.

Buchen Controlling

com.sem.ext.app.fin.controlling.obj.EntryHeader

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Buchen Controlling bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Buchen Controlling ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Buchen Controlling bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Buchen Controlling ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.