Einführung: Controlling

Im Unterschied zur Finanzbuchhaltung, die gesetzlich geforderte Informationen eines Unternehmens an interne, vor allem aber auch externe Adressaten (z.B. Behörden, Banken) liefert, wendet sich das Controlling explizit an interne Adressaten (z.B. Geschäftsführung, Revisoren) und unterstützt diese bei der Unternehmensführung. Ein in die Zukunft gerichtetes Controlling ermöglicht die Abbildung verschiedener Entwicklungsszenarien und liefert so die Datenbasis für mögliche strategische Entscheidungen.

Das Controlling kann gleichfalls dazu genutzt werden, Kosten, Leistungen und Erlöse aus der Vergangenheit zu analysieren und dabei Tendenzen aufzeigen.

Das Controlling umfasst neben der klassischen Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung auch die kostenrechnerische Betrachtung von Projekten, Betriebseinheiten und weiteren frei definierbaren Dimensionen (wie Kunde, Vertreter, Artikel, Region). Dabei können alle gängigen Kostenrechnungsphilosophien wie etwa Voll- und Teilkostenrechnung, Deckungsbeitragsrechnung oder Grenzplankostenrechnung berücksichtigt werden. Ergänzt werden die Controlling-Funktionen durch zahlreiche Features für den Bereich Planung und Budgetierung.

In diesem Dokument werden die wichtigsten Funktionen des Controllings dargestellt. Die dabei verwendeten Anwendungen und deren Felder, Aktionen und Vorgehensweisen sind in separaten Dokumentationen beschrieben.

1                     Begriffsbestimmungen

Kostenart
Kostenarten sind zentrale Bestandteile des Controllings. Im Controlling sind keine Bewegungsdaten ohne Kostenart möglich.

Kostenarten gliedern die anfallenden Kosten und Erlöse nach Herkunft und Typ (was kostet? was bringt?). Je nach Blickwinkel können Kostenarten für verschiedene Kosten und Erlöse unterschieden werden: z.B. Material-, Personalkosten, Instandhaltung-, Lagerkosten, Werbung, Erlöse mit 19%, steuerfreie Erlöse, u.v.a.m.

Mengen, Kennziffern und Preise werden im Controlling gleichfalls über spezielle Kostenarten abgebildet.
Dimensionstyp

Dimensionstypen legen fest, welche Teilsysteme der Kostenrechnung je Firma im Einsatz sind. Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sind standardmäßig aktiviert, dazu können frei definierbar Kunden, Artikel, Regionen und ähnliches betrachtet werden. Je Firma können bis zu 20 Teilsysteme eingesetzt werden.

Der Dimensionstyp definiert den Funktionsumfang der zugehörigen optionalen Dimensionen. Im Dimensionstyp erfolgt die Festlegung wichtiger Eigenschaften der optionalen Dimensionen, wie Einsatz 2. Zuordnung, Bildung von Vorträgen, Festlegung Einzel-/Gemeinkosten, Erzeugung Tagessalden, Einsatz Analyse- und Buchungsberechtigung.

Optionale Dimension
Der Begriff Optionale Dimension wird verwendet als allgemeiner Oberbegriff für eine Reihe von controlling-relevanten Begriffen, wie z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Artikel, Kunden und bis zu 16 weitere Begriffe, die Sie selbst definieren und anlegen können. Mit optionalen Dimensionen gliedern Sie Ihren Datenbestand gemäß Ihren Auswertungswünschen in die gewünschten Teilgebiete.
Optionale Dimensionen sind zentrale Bestandteile des Controllings. Im Controlling sind keine Bewegungsdaten möglich, ohne zumindest eine optionale Dimension.
Datenart

Datenarten dienen der Gliederung des Datenbestandes in Echtdaten und Plandaten. Es können somit auf Kostenarten und optionalen Dimensionen Echtdaten und Plandaten in beliebig vielen Planvarianten geführt werden.

Die verwendeten Datenarten werden vom Benutzer festgelegt. Dabei ist für jede Datenart anzugeben, ob darauf Echtdaten oder Plandaten verwaltet werden. In aller Regel kommt nur eine Datenart für Echtdaten zum Einsatz.
Bilanzierungskreis

Bilanzierungskreise werden benutzt um das Rechnungswesen nach verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften zu bewerten und darzustellen. So sind z. B. im HGB (Handelsgesetzbuch) die Abschreibungsvorschriften anders als im IAS (international accounting system). Dies führt zu anderen Wertansätzen in der Bilanz, sowie zu einer anderen Gewinn- und Verlustrechnung.

Sekundärkosten

Unter Sekundärkosten werden Buchungen verstanden, die aufgrund von Primärbuchungen erzeugt werden. Sekundärkosten sind interne Größen, die mehrfach erstellt oder gelöscht werden können.

Sekundärkosten entstehen z.B. bei der Erstellung innerbetrieblicher Leistungen, bei Umlagen, allgemeinen Berechnungen oder Berechnungen durch definierte Berichte. Ein konkretes Beispiel für Umlagen wäre z.B. die Aufteilung der monatlich entstandenen Telefonkosten entsprechend einem vorgegebenen Verteilungsschlüssel auf die beteiligten Kostenstellen.

 

2                     Prozesse / Funktionen

In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Prozesse im Controlling. Details hierzu können den genannten weiterführenden Dokumenten entnommen werden.

2.1               Parameter

Das Controlling verwendet die folgenden Parameter:

  • Controlling-Festlegungen im Customizing
    Die wichtigsten Angaben sind: Standarddatenart, Standard Bilanzierungskreis, Kostenklassen aktiv, Reihenfolge Kostenaufteilung
  • Festlegungen erfolgen in den Dimensionstypen.

2.2               Stammdaten

Im Controlling kommt eine überschaubare Anzahl von Stammdaten zum Einsatz:

Kostenarten und Optionale Dimensionen können auch mit Hilfe der Standardanwendung „Daten importieren“ eingelesen werden. Kostenarten können zudem aus den Sachkonten der Finanzbuchhaltung erstellt werden.

2.3               Buchen im Controlling

Die Buchungsfunktion ist eine zentrale Anwendung im Controlling.

Die Übernahme von Buchungen aus der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung ist integraler Bestandteil des Controllings. Eine Buchung aus der Finanzbuchhaltung wird automatisch in das Controlling übernommen, falls bei dem bebuchten Sachkonto eine Kostenart hinterlegt ist.

Buchungen aus beliebigen Vorsystemen können über die externe Schnittstelle in das Controlling übernommen werden. Zusätzlich können Buchungen im Controlling auch manuell erfasst werden.

Alle Buchungen, gleichgültig ob manuell erfasst oder aus Vorsystemen übernommen, unterliegen dem gleichen Prüf- und Buchungsvorgang.

Ein primäres funktionelles Ziel war es, die Buchungserfassung flexibel zu gestalten. Über die Einstellungen der „Belegarten“ kann die Erfassung von Buchungen auf sehr individuelle Anforderungen angepasst werden.

Aus Primärbuchungen können automatisch weitere Buchungen generiert werden:

  • Aufteilung fix/variabel
  • Kalkulatorische Buchungen (beliebig viele)
  • Mengenbuchungen (beliebig viele)

Das „Cockpit: Buchungsläufe“ bietet eine Übersicht über alle erfolgten Buchungsläufe, deren Herkunft und Status. Buchungsläufe können unterschiedlichster Herkunft sein, wie zum Beispiel aus Produktion, Vertrieb oder Anlagenbuchhaltung. Über verschiedene Aktionen können Buchungsläufe gebucht, storniert oder wiederholt werden. Ebenso kann in die Nachbearbeitung der enthaltenen Daten verzweigt werden, wie z.B. in das „Cockpit: Erfasste Buchungen Controlling“.

Ausführliche Informationen zum Buchen im Controlling finden Sie in folgenden Dokumenten:

2.4               Berichtswesen

Für das Berichtswesen im Controlling stehen verschiedene Standardauswertungen zur Verfügung. Zusätzlich gibt es noch frei definierte Berichte, die für individuelle Auswertungen definiert und eingesetzt werden können.

2.4.1          Datenbasis

Die Datenbasis im Controlling ist übersichtlich strukturiert. Sie besteht aus:

  • Einzelbewegungen (mit zwei abhängigen Dateien für Beträge in verschiedenen Währungen und gebuchten Bilanzierungskreisen)
  • Salden (kumulierte Daten je Dimensionstyp und Buchungsperiode)
  • Optional: Tagessalden (je Dimensionstyp, Buchungsperiode und Leistungsdatum)

2.4.2          Standardauswertungen

Für Auswertungen des Datenbestands stellt Comarch Financials Enterprise im Standard zwei Cockpit-Anwendungen und vier Standardreports zur Verfügung:

2.4.3          Definierte Berichte

In Comarch Financials Enterprise gibt es Standardauswertungen, bei denen der Grundaufbau weitgehend vorgegeben ist.

Abweichend von diesen Auswertungen können Sie sich individuell definierte Berichte erstellen. Diese individuell definierten Berichte bestehen immer aus einem „Spaltenschema“ und einem „Zeilenschema“. Innerhalb der Anwendung „Definierte Berichte ausgeben“ kombinieren Sie dann Spalten-und Zeilenschema sowie die auszuwertenden Perioden zur Druckausgabe.

Als Datenbasis für Definierte Berichte stehen im Controlling Salden oder Tagessalden zur Verfügung. Neben einer ganzen Reihe von standardmäßig vorhandenen Auswertungsperioden können auch frei definierte Intervalle als Auswertungsperiode verwendet werden. Für tagesgenaue Auswertungen ist die Verwendung von Tagessalden erforderlich.

Die Resultate von Definierten Berichten werden gespeichert und können mit der Anwendung „Definierte Berichte abfragen“ analysiert werden.

In einem „Reportlauf“ können verschiedene Definierte Berichte zusammengefasst werden. Damit wird eine gemeinsame Steuerung regelmäßig vorgesehener Berichte (z.B. täglich oder wöchentlich) ermöglicht.

In einer „Reportlaufgruppe“ können Definierte Berichte zusätzlich organisationsübergreifend zusammengefasst werden.

Ausführliche Informationen zu den Definierten Berichten finden Sie in folgenden Dokumenten:

2.5               Planen im Controlling

Der Planungsprozess im Controlling basiert auf den Salden des Controllings. In der Regel werden die vorhandenen Salden verwendet, um die geplanten Werte für die Zukunft zu modifizieren oder entsprechend aktueller Zielsetzungen komplett neu zu definieren.

Alternative Planvarianten können mit Hilfe verschiedener Plandatenarten gleichzeitig im System gehalten und abgeglichen werden.

Zur Erzeugung bzw. Erfassung von Plandaten werden „Planungsmethoden“ benötigt. Eine Planungsmethode legt die Art und Weise fest, wie Planwerte auf Zeiträume, z.B. Buchungsperioden verteilt werden. Neben fünf standardmäßig vorgegebenen Planungsmethoden können Planungsmethoden frei definiert werden. So können Sie z.B. saisonale Schwerpunkte (Urlaubszeit, Weihnachten etc.) in den Planungen berücksichtigen.

Mit der Anwendung „Plandaten erzeugen“ wird auf der Basis von Echtdaten oder früheren Plandaten die Planungsgrundlage für die Zieldatenart und den Zielzeitraum erstellt. Basis für die Planung sind die Salden im Controlling, deshalb kann je Dimensionstyp ein- oder zweidimensional geplant werden. Die Basisdaten können dabei entweder prozentual je Kostenklasse und / oder gemäß einer hinterlegten Planungsmethode modifiziert werden.

Die Anwendung „Planen im Dialog“ wird verwendet zur Erfassung oder Bearbeitung von Plandaten auf Kostenarten und Dimensionselementen. Im Unterschied zum Buchen werden im Planungsdialog vergleichende Daten angezeigt, die Sie im Planungsprozess unterstützen. Da ein solcher Planungsprozess durchaus längere Zeit in Anspruch nehmen kann, werden die Daten zunächst in einer Arbeitsdatei gespeichert. Nach Abschluss der Planung werden die Datensätze gebucht.

Ausführliche Informationen zum Planen im Controlling finden Sie in folgenden Dokumenten:

2.6               Sekundärkosten

2.6.1          Definitionen

Unter Sekundärkosten werden Buchungen verstanden, die aufgrund von Primärbuchungen im Controlling erzeugt werden. Sekundärkosten sind interne Größen, die mehrfach erstellt oder gelöscht werden können. Quell- und Zieldaten müssen dabei in der Saldendatei des Controllings vorliegen.

In Comarch Financials Enterprise werden vier Typen von Sekundärkosten unterschieden:

  • Innerbetriebliche Leistungsverrechnung (IBL)
  • Umlagen (Kostenverteilung)
  • Berechnungen
  • Reportwerte berechnen

Innerbetriebliche Leistungsverrechnungen (IBL) kommen zum Einsatz, wenn ein Betriebsteil (z.B. eine Werkstatt) Leistungen für andere Betriebsteile (z.B. für Entwicklung, Fertigung) erbringt. In der Werkstatt werden in der Regel nur die geleisteten Stunden (Bezugsgröße) erfasst. Diese Stunden werden dann mit einem Preis bewertet, Entwicklung und Fertigung werden mit den so ermittelten Kosten belastet. Preise und Bezugsgrößen können auf verschiedene Arten ermittelt werden.

Umlagen kommen zum Einsatz, wenn zentral angefallene Kosten (z.B. Strom- oder Telefonkosten) auf verschiedene Betriebsteile oder Produkte verteilt werden sollen. Die Bezugsgrößen für die gewünschte Verteilung können gleichfalls auf verschiedene Arten ermittelt werden.

Berechnungen können genutzt werden, um einfache Formelresultate im Controlling zu speichern. Die Formel kann maximal zwei Operatoren verwenden, diese können ähnlich der Bezugsgrößen auf verschiedene Arten ermittelt werden.

Der Sekundärkostentyp „Reportwerte berechnen“ kann genutzt werden, um die Resultate komplexerer Berechnungen über den Controlling-Datenbestand im Controlling selbst zu speichern. Aus jeder beliebigen Zelle eines Definierten Berichtes in CFE können Sekundäre Daten im Controlling erzeugt werden. Wenn z.B. in einem Definierten Bericht der Deckungsbeitrag eines Artikels in einer Zelle ermittelt wird, so kann dieser Deckungsbeitrag im Controlling gespeichert werden.

2.6.2          Anwendungen und Funktionen

Sekundärkostengruppen legen fest, um welchen Sekundärkostentyp es sich handelt. Zudem werden zentrale Eigenschaften der Buchung (z.B. Entlastungs- und Belastungsbuchung) festgelegt. Das beeinflusst die formale und inhaltliche Gestaltung der zugehörigen Sekundärkostenmethoden.

In den Sekundärkostenmethoden wird genau festgelegt, wie die Sekundären Kosten passend zur zugehörigen Sekundärkostengruppe erzeugt werden sollen. Die Verarbeitungsreihenfolge bestimmt die Abfolge der Arbeitsschritte und stellt die logische richtige Abarbeitung sicher. Die Definition der Sekundärkostenmethoden hängt dabei vom Sekundärkostentyp der gewählten Sekundärkostengruppe ab.

Abhängige Kostenarten werden verwendet, um bestimmte Kostenarten in der Sekundärkostenbuchung durch andere zu ersetzen. Zusätzlich können auch aufgrund von beliebigen optionalen Dimensionen abhängige Kostenarten definiert werden.

Mit den Sekundärkostenläufen werden die Buchungen der Sekundärkosten im Controlling erzeugt. Jeder Sekundärkostenlauf kann beliebig viele Positionssätze umfassen, die in der festgelegten Reihenfolge abgearbeitet werden. In jedem Positionssatz wird eine „Sekundärkostengruppe“ hinterlegt, zudem werden Verarbeitungsdetails festgelegt.

Sekundärkosten werden jeweils für einen „Sekundärkostenlauf“ ermittelt. Je ausgewählter Buchungsperiode, Währung und Bilanzierungskreis werden die hinterlegten Sekundärkostendefinitionen einzeln abgearbeitet und die zugehörigen sekundären Daten erzeugt.

Im „Cockpit: Sekundärkostenverarbeitung“ können Verarbeitungsinformationen angezeigt werden, die bei der Erzeugung der Sekundärkosten entstanden sind. So wird z.B. dokumentiert, welcher Sekundärkostenlauf für welche Buchungsperiode, Währung und Bilanzierungslauf verarbeitet wurde und welche Fehler dabei ggf. aufgetreten sind.

Ausführliche Informationen zu den Sekundärkosten im Controlling finden Sie in folgenden Dokumenten:

2.7               Datenübernahme aus CEE

Für vier Frameworks (Vertrieb, Beschaffung, Lagerlogistik und Produktion) des Comarch ERP-Systems CEE erfolgt eine automatische Datenübernahme ins Controlling falls die entsprechenden Übernahmen parametrisiert bzw. aktiviert sind. Ausführliche Informationen zur Datenübernahme aus CEE finden Sie in folgenden Dokumenten:

Produktion an Controlling
Quellbeleg: Produktionsauftrag (Soll- und Istdaten)

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