1                     Themenübersicht

Sachbuchungen dokumentieren Wertänderungen innerhalb eines Unternehmens. Sie werden in der Finanzbuchführung geführt und entstehen auf Basis der Materialbuchungen.

Dieses Dokument liefert eine Übersicht zu den Sachbuchungen. Sie erhalten insbesondere Informationen über die Struktur einer Sachbuchung, die zu berücksichtigenden Funktionen, um mit Sachbuchungen arbeiten zu können, sowie eine Prozessbeschreibung. Die für die Sachbuchungen zu füllenden Felder und Aktionen sind in den jeweiligen Anwendungsdokumentationen beschrieben; sie sind nicht Teil dieser Dokumentation.

2                     Begriffsbestimmung

Konten-Zuordnungen

Konten-Zuordnungen werden grundsätzlich benötigt, um automatisch ein zu bebuchendes Konto zu ermitteln. Bei den unterschiedlichen Prozessen wird das richtige Konto auf Basis der in den Konten-Zuordnungen hinterlegten Kombinationen aus Geschäftsart-Konten-Klassifikation, Artikelkonten-Klassifikation und Partnerkonten-Klassifikation gefunden. Eine einzelne Konten-Zuordnung enthält dabei auch die Festlegung für welche Verwendung diese Zuordnung bestimmt ist, d. h. ob ein Bestands-, Erlös- oder Aufwandskonto ermittelt werden soll.

Sachbuchungen

Wertänderungen im Unternehmen können in Form von Sachbuchungen dokumentiert werden. Sachbuchungen werden abhängig von den Geschäftsvorfällen mithilfe der Informationen aus den Materialbuchungen erzeugt und in der Finanzbuchführung geführt.

3                     Mit Sachbuchungen arbeiten

Die Funktion „Sachbuchungen“ kann in der Anwendung „Customizing“ aktiviert werden. Ist die Funktion aktiviert, dann werden Sachbuchungen in Abhängigkeit des in der Materialbuchung verwendeten Buchungsschlüssels automatisch erzeugt. Die Kontenfindung erfolgt in Abhängigkeit des Geschäftsvorfalls. Die Übertragung in eine Finanzbuchführung erfolgt entweder einzeln oder als Sammelbuchung.

3.1               Funktion „Sachbuchungen“ aktivieren

In der Anwendung „Customizing“ kann die Funktion „Sachbuchungen“ für die Organisationen aktiviert werden, die gleichfalls als Firma geführt werden. Unter dem zur Funktion gehörenden Karteireiter „Einstellungen“ legen Sie Sachkonten fest, die verwendet werden, wenn entsprechende Konten in der Anwendung „Konten-Zuordnungen“ fehlen.

Sie können Sachkonten für die folgenden Verwendungszwecke erfassen:

Wenn die Funktion „Sachbuchungen“ für den Mandanten aktiviert wurde und eine Firma die Customizing-Einstellungen des Mandanten verwendet, dann müssen die beim Mandanten hinterlegten Konten auch für die Firma gültig sein. Um dies sicherzustellen, müssen die Firma und der Mandant die Konten gemeinsam nutzen. Bei jeder Firma, welche die Mandantendaten verwendet, ist für das Business Entity „Konto“ in der Anwendung „Organisationen“ unter dem Karteireiter „Rechnungswesen“ der Mandant zu hinterlegen.

Wenn für eine Firma bereits Konten erfasst wurden, ist eine gemeinsame Nutzung nicht mehr möglich. In diesem Fall kann die Firma die Mandantendaten nicht verwenden. Folglich müssen die Konten auch auf Ebene der Firma erfasst werden.

In der Anwendung „Customizing“ legen Sie zudem den Buchungsmodus für die Überleitung in die Finanzbuchführung fest. Mögliche Buchungsmodus sind:

• Keine Überleitung
• Sammelbuchung pro Tag
• Sammelbuchung pro Periode
• Einzelbuchung

Die Beschreibungen der Felder und Aktionen finden Sie in der Dokumentation „Customizing: Rechnungswesen“.

3.2               Buchungsschlüssel einrichten

Neben den Einstellungen der Funktion „Sachbuchungen“ entscheidet der Buchungsschlüssel über die Erzeugung von Sachbuchungen. Nur wenn für den Buchungsschlüssel die Funktion „Sachbuchungen“ aktiviert ist, wird die Materialbuchung für die Sachbuchungen herangezogen. Sie sollten daher sicherstellen, dass diese Funktion für diejenigen Buchungsschlüssel aktiviert ist, die Sie für die Sachbuchungen verwenden möchten.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Buchungsschlüssel“.

3.3               Sachkonten erfassen

Die Sachkonten erfassen Sie in der Anwendung „Konten“. Werden die Sachbuchungen in die Finanzbuchführung übertragen, dann müssen die Konten auch dort unter dem gleichen Namen erfasst sein. Eine Zuordnung der Konten findet weder in Comarch ERP Enterprise noch in der Schnittstelle zur Finanzbuchführung statt.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Konten“.

3.4               Sachkonten bei den Konten-Zuordnungen hinterlegen

In der Anwendung „Konten-Zuordnungen“ ist für den Kontentyp „Bestandskonto“ ein zusätzlicher Karteireiter „Sachbuchungen“ sichtbar. Darunter können Sie bei Bedarf pro Verwendungszweck die jeweils zu verwendenden Sachkonten hinterlegen.

Sie können Sachkonten für die folgenden Verwendungszwecke erfassen:

Hinweis:
Für welchen Verwendungszweck und Kontotyp die Gegenkonten eingegeben werden können, hängt von der Ebene der Konten-Zuordnung ab, d. h. ob es sich um einen Eintrag handelt, der sich nur auf eine Artikelkonten-Klassifikation bezieht, oder um einen Eintrag, der sich zusätzlich auf eine Geschäftsart-Konten-Klassifikation und/oder eine Partnerkonten-Klassifikation bezieht.

Hinweis:
Konten des Verwendungszwecks „Umwertungs-Differenzen“ können Sie nur in der Anwendung „Customizing“ hinterlegen. Eine Hinterlegung bei den Konten-Zuordnungen ist nicht möglich.

Sind bei der Konten-Zuordnung keine Gegenkonten hinterlegt, dann werden die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegten Sachkonten verwendet. Damit werden auch jene Organisationsformen berücksichtigt, bei denen die Verrechnungskonten nicht abhängig von den Bestandskonten sind, sondern jeweils ein Verrechnungskonto ausreicht. Somit müssen nicht bei allen Bestandskonten immer dieselben Verrechnungskonten angegeben werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Konten-Zuordnungen“.

4                     Basis der Sachbuchung: Materialbuchungen

Alle Mengen- und Wertbewegungen werden in Form von Materialbuchungen dokumentiert. Die Materialbuchung enthält u. a. die folgenden Attribute, die für die Erzeugung von Sachbuchungen herangezogen werden:

• Sachbuchungsherkunft (accountingScenario)
• Bestandskonto (cogAccount)
• Gegenkonto (cogOffsetAccount)
• Konto nicht zurechenbarer Wert (unassignableAccount)
• Gegenkonto nicht zurechenbarer Wert (unassignableOffsetAccount)

Diese Attribute werden in der Anwendung „Materialbuchungen abfragen“ als Abfragefelder sowie Spalten in der Ergebnisliste (Button „Sachbuchung“) angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Materialbuchungen abfragen“.

5                     Sachbuchungsherkunft

Der jeweilige Geschäftsvorfall wird im Attribut „Sachbuchungsherkunft“ der Materialbuchung dokumentiert. Die Sachbuchungsherkunft wird für die Ermittlung des passenden Sachkontos herangezogen. Ist ein Geschäftsvorfall für die Sachbuchungen irrelevant, dann dokumentiert die Materialbuchung die Sachbuchungsherkunft „Nicht relevant“.

5.1               Sachbuchungsherkunft pro Verwendungszweck

In der folgenden Tabelle wird pro Verwendungszweck die mögliche Herkunft der Sachbuchung aufgelistet.

Hinweis:
Bei einem externen Streckengeschäft werden keine Sachbuchungen erzeugt. Die Materialbuchungen bekommen daher die Sachbuchungsherkunft „Nicht relevant“.

5.2               Sachbuchungsherkunft bei manuellen Materialbuchungen

Bei manuellen Materialbuchungen wird die Sachbuchungsherkunft anhand des Vorganges des Buchungsschlüssels zugeordnet. Werden zusätzlich Belegtyp und ein Referenzauftrag angegeben, dann erfolgt die Ermittlung der Sachbuchungsherkunft aus dem Beleg und dem damit verbundenen Geschäftsvorfall wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

Hinweis:

Die Belegtypen „Vertriebsauftrag“ und „Lageranforderung“ werden bei keinem der Vorgänge zur Ermittlung der Sachbuchungsherkunft berücksichtigt.

Für die Ermittlung der Sachbuchungsherkunft wird im ersten Schritt die Kombination aus Vorgang und Belegtyp berücksichtigt. Liefert die Ermittlung kein Ergebnis, dann wird in einem zweiten Schritt versucht, die Sachbuchungsherkunft nur auf Basis des Vorganges zu ermitteln.

In der Tabelle wird vorausgesetzt, dass der Bestandseigentümer eine interne Organisation, d. h. eine Firma, ist. Andernfalls bekommt die Materialbuchung die Sachbuchungsherkunft „Nicht relevant“. Die Sachbuchungsherkunft wird ebenfalls sofort auf „Nicht relevant“ gesetzt, wenn im Buchungsschlüssel die Funktion „Bestandsbewertung“ nicht aktiviert ist.

5.3               Sachbuchungsherkunft bei Verteilaufträgen

Die Verteilaufträge stellen einen Sonderfall dar. Wenn im Zuge eines Umbuchungszuganges aus einem Verteilauftrag eine zusätzliche Korrekturbuchung erzeugt wird, wird die Sachbuchungsherkunft aus dem Umbuchungszugang übernommen. Die Kontierung der Korrekturbuchung unterscheidet sich daher nicht von jener des Umbuchungszuganges.

6                     Aufwandskonto für nicht zurechenbare Werte

Nicht zurechenbare Beträge können aufgrund der Bestandsbewertung bei unterschiedlichen Prozessen entstehen, beispielsweise bei positiven Zugängen bei negativen Bestandsmengen. Für solche Beträge wird grundsätzlich eine Sachbuchung auf ein Aufwandskonto erzeugt. Das heißt, nicht zurechenbare Beträge werden nicht auf das ermittelte „prozessbezogene“ Konto gebucht, sondern prozessunabhängig auf das Konto vom Typ „Bewertungs-Differenzen“.

Die Kontenfindung der Aufwandskonten für nicht zurechenbare Beträge erfolgt in Abhängigkeit der Bestandskonten.

7                     Kontierung von Rechnungspositionen

7.1               Ausgangsrechnungen

Für die Ausgangsrechnungen ergeben sich keinerlei Änderungen. Eine unterschiedliche Kontierung von Zusatzpositionen, wie z. B. Frachtkosten, findet auch bei aktivierten Sachbuchungen nicht statt.

7.2               Eingangsrechnungen

Ist die Funktion „Sachbuchungen“ deaktiviert, werden die aus der Eingangsrechnung erzeugten Sachbuchungen auf Aufwandskonten kontiert. Die Ermittlung der Aufwandskonten erfolgt laut Konten-Zuordnung mit der Verwendung „Aufwandskonto“.

Bei aktivierten Sachbuchungen erfolgt die Sachbuchung auf ein Verrechnungskonto vom Typ „Wareneingang/Eingangsrechnung“.

Bei einigen Prozessen erfolgt die Sachbuchung nicht auf das Konto mit dem Verwendungszweck „Wareneingang/Eingangsrechnung“, sondern auf ein Konto eines anderen Verwendungszwecks, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

In der Eingangsrechnung kann eine Rechnungsposition sowohl einer Beschaffungsposition (bzw. Wareneingang) als auch einer Beschaffungsauftragsposition mit Streckenbelieferung zugeordnet werden. Um zu vermeiden, dass unterschiedliche Aufwands- und Verrechnungskonten für die Strecke bzw. Nicht-Strecke herangezogen werden, wurde die Prüfung der Eingangsrechnung erweitert: Bei aktivierten Sachbuchungen können Eingangsrechnungs- und Zusatzkostenrechnungspositionen keine gemischten Verknüpfungen des Typs „Strecke“ bzw. „zentrale Beschaffung“ und „Nicht-Strecke“ zugeordnet werden. Betroffene Rechnungspositionen müssen daher auf zwei oder mehrere Rechnungspositionen aufgeteilt werden.

Zusatzkosten werden für bestandsgeführte Artikel auf die Konten derjenigen Positionen kontiert, auf die sie verteilt worden sind. Für nicht bestandsgeführte Artikel wird das Konto der Zusatzkostenposition verwendet. Die Kostenrechnungsdaten und die Skonto-Berechnungsbasis der Zusatzkostenposition werden anteilig bei allen verwendeten Konten berücksichtigt.

8                     Einzel- oder Sammelbuchungen

Bei der Erzeugung von Einzelbuchungen entsteht in der Regel eine Sachbuchung pro relevante Materialbuchung. Der in der Anwendung „Customizing“ hinterlegte Buchungsmodus entscheidet darüber, ob die Sachbuchungen unverändert oder verdichtet in das Rechnungswesen übertragen werden. Mögliche Buchungsmodus sind:

• Keine Überleitung
• Sammelbuchung pro Tag
• Sammelbuchung pro Periode
• Einzelbuchung

Die Verdichtung erfolgt anhand folgender Kriterien:

• Firma
• Datum
• Konto
• Gegenkonto
• Buchungsschlüssel
• Kostenstelle
• Kostenträger
• Zähler

Als Buchungsdatum wird bei „Sammelbuchung pro Tag“ das Buchungsdatum der Materialbuchungen herangezogen. Bei „Sammelbuchung pro Periode“ ist das Buchungsdatum abhängig vom Zeitpunkt der Datenübertragung und von der Periodenzugehörigkeit der Materialbuchung:

• Liegt der Ausführungszeitpunkt vor dem Ende der Buchungsperiode, dann wird das Übertragungsdatum als Buchungsdatum eingesetzt.
• Liegt der Ausführungszeitpunkt nach dem Ende der Buchungsperiode, dann wird als Buchungsdatum stets das Enddatum der Buchungsperiode herangezogen.

Die verdichteten Sachbuchungen für Sammelbuchungen werden im Business Object „Sachbuchung“ (com.cisag.app.financials.batch.obj.BatchOnhand­TransactionSummary) im Anschluss an die Bewertung gespeichert. Dieses Business Object wird beim Rechnungswesen der Verwendung „Sonstige“ auch für die unverdichteten Sachbuchungen verwendet.

9                     Übertragung in das Rechnungswesen

Die Übertragung der Sachbuchungen in das Rechnungswesen erfolgt mithilfe des Verarbeitungsauftrages „Sachbuchungen ins Rechnungswesen übertragen“. Der Verarbeitungsauftrag kann mit den dafür üblichen Einstellungen ausgeführt werden.

Für die Übertragung werden nur jene Materialbuchungen herangezogen, für die Folgendes gilt:

• Im Buchungsschlüssel ist die Funktion „Bestandsbewertung“ aktiviert.
• Im Buchungsschlüssel ist die Funktion „Sachbuchungen“ aktiviert.
• Die Materialbuchung ist sachbuchungsrelevant.
• Für die Firma der Materialbuchung ist die Funktion „Sachbuchungen“ im Customizing aktiviert.

Hinweis:
Für FOE-interne Umbuchungen (AccountingScenario#INTERNAL_TRANSFER) wird nur ein etwaiger nicht zurechenbarer Anteil laut Materialbuchung als Sachbuchung an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Hinweis:
Sind die polnischen Länderbesonderheiten aktiv, dann werden die Lagerorte bei der Ermittlung der Bestandskonten ebenfalls berücksichtigt. Falls bei einer internen Umbuchung zwei unterschiedliche Bestandskonten ermittelt werden, dann werden diese Materialbuchungen ebenfalls an die Finanzbuchhaltung übergeben.

In den Buchungstexten der erzeugten Sachbuchungen werden der Buchungsschlüssel der Materialbuchung und in Abhängigkeit des Buchungsmodus auch die Beleg- und die Auftragsreferenz übernommen. Somit ist eine Abstimmung zwischen der Lagerbewertung und der Finanzbuchführung möglich.

Die eigentliche Übertragung der Sachbuchungen je nach Buchungsmodus erfolgt entweder direkt aus den Materialbuchungen (Buchungsmodus „Einzelbuchung“) oder aus dem Business Object „Sachbuchung“ (com.cisag.app.financials.batch.obj.Batch­OnhandTransactionSummary). Bei Sammelbuchungen folgt die Übertragung der Sachbuchungen immer aus dem Business Object „Sachbuchungen“.

Bei dem Rechnungswesen-Adapter „andere Rechnungswesen“ werden unabhängig vom Buchungsmodus die Sachbuchungen in das Business Object „Sachbuchung“ übertragen.

Das Verfahren ist analog zur Übertragung der Ein- und Ausgangsrechnungen.

10                Sachbuchungen und Kostenrechnung

Die Funktion „Sachbuchungen“ in der Anwendung „Buchungsschlüssel“ entscheidet darüber, ob aus den Materialbuchungen Sachbuchungen erzeugt werden. Wenn auch die Funktion „Ist-Kostenrechnungsbewegungen“ aktiviert ist, dann erfolgt eine zusätzliche Übertragung der Ist-Kosten­rechnungs­bewegungen mit der Hintergrund-Anwendung „Rechnungswesendaten synchronisieren“. Ist die Funktion nicht aktiviert, dann können die Ist-Kosten­rech­nungs­­bewegungen über die Sachbuchungen in die Kostenrechnung übertragen werden. Weist die verursachende Materialbewegung eine Kostenstelle- bzw. Kostenträger-Kontierung auf, dann werden diese Kontierungen mit der Sachbuchung übergeben.

Bei entsprechenden Einstellungen im Kontenplan im Rechnungswesen werden damit auch innerhalb vom Rechnungswesen Ist-Kosten­rechnungs­bewegungen erstellt. Das kann speziell bei Ist-Kosten­rechnungs­bewegungen aus der Produktion dazu führen, dass Ist-Kosten­rechnungs­bewegungen sowohl aufgrund der Sachbuchungen als auch über die Hintergrund-Anwendung „Rechnungswesendaten synchronisieren“ erstellt werden.

Beachten Sie bitte zudem, dass die Sachbuchungen und die eventuell damit erstellten Ist-Kosten­rechnungs­bewegungen mit den Bewertungspreisen bzw. ‑kosten der Materialbuchung erstellt werden. Die Übertragung durch die Hintergrund-Anwendung „Rechnungswesendaten synchronisieren“ lässt aber einstellbare Verrechnungspreise zu. Die korrekte Parametrisierung der Sachkontenbuchungen und der Kostenrechnung liegt im Verantwortungsbereich des Benutzers.