In dieser Dokumentation wird die Anwendung „Aufbewahrungskategorien“ beschrieben. Mit Aufbewahrungskategorien werden Regeln zur Aufbewahrung von Daten festgelegt. In einer separaten Anwendung können den aufzubewahrenden Daten die Aufbewahrungskategorien zugeordnet werden.
Anleitungen für den Umgang mit Aufbewahrungskategorien, z. B. wie Sie Aufbewahrungskategorien erfassen oder bearbeiten, finden Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Aufbewahrungskategorien“.
1 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung „Aufbewahrungskategorien“ erfassen Sie Kategorien für die Aufbewahrung beispielsweise Ihrer Belege. Mit einer Kategorie werden Aufbewahrungsregeln festgelegt. Eine Aufbewahrungsregel umfasst u. a. wie lange etwas aufzubewahren ist, mit welchem Zeitpunkt beginnend ein Aufbewahrungsende berechnet werden soll sowie für welches Land oder welche Organisation sie gültig ist. Aufzubewahrende Daten können in einer separaten Zuordnungsanwendung mithilfe einer Aufbewahrungskategorie kategorisiert werden.
Die Anwendung ist in einen Identifikations- und einen Arbeitsbereich aufgeteilt.
1.1 Identifikationsbereich
Der Identifikationsbereich enthält die Felder, die die Aufbewahrungskategorie eindeutig identifizieren.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Aufbewahrungskategorie | In diesem Feld erfassen Sie die Identifikation einer Aufbewahrungskategorie. Die Identifikation einer Aufbewahrungskategorie ist innerhalb einer OLTP-Datenbank eindeutig. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Die Identifikation kann nur bis zum ersten Speichern bearbeitet werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sonderzeichen, dass diese in einer zu suchenden Zeichenkette aus technischen Gründen in folgende Platzhalter umgewandelt werden: · Stern (*) zu Unterstrich (_) · Fragezeichen (?) zu Prozentzeichen (%) Die Verwendung eines Unterstriches in einem Suchmerkmal würde nicht nur nach dem Unterstrich, sondern nach einem beliebigen Zeichen suchen. Gleichermaßen wird das Prozentzeichen ausgewertet, welches dann keinem, einem oder mehreren Zeichen entspricht. Die Verwendung von Unterstrichen und Prozentzeichen in Zeichenketten sollte deshalb möglichst vermieden werden, da möglicherweise andere und mehr Objekte gefunden werden als beabsichtigt. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Erfassen Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung, damit die Suche danach erleichtert wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sonderzeichen, dass diese in einer zu suchenden Zeichenkette aus technischen Gründen in folgende Platzhalter umgewandelt werden: · Stern (*) zu Unterstrich (_) · Fragezeichen (?) zu Prozentzeichen (%) Die Verwendung eines Unterstriches in einem Suchmerkmal würde nicht nur nach dem Unterstrich, sondern nach einem beliebigen Zeichen suchen. Gleichermaßen wird das Prozentzeichen ausgewertet, welches dann keinem, einem oder mehreren Zeichen entspricht. Die Verwendung von Unterstrichen und Prozentzeichen in Zeichenketten sollte deshalb möglichst vermieden werden, da möglicherweise andere und mehr Objekte gefunden werden als beabsichtigt. |
| Klassifikation | Wählen Sie bei Bedarf eine Aufbewahrungskategorie-Klassifikation. Klassifikationen werden in der Anwendung „Klassifikationen“ erfasst. Ist eine Klassifikation angegeben, dann kann sie in Abfragen berücksichtigt werden und das Abfrageergebnis optimieren. Beispielsweise könnten Sie alle Aufbewahrungskategorien klassifizieren, die sich aus dem Steuerrecht, Handelsrecht oder Garantierecht ergeben. |
| Langbezeichnung | In diesem Feld können Sie bei Bedarf eine Langbezeichnung für die Aufbewahrungskategorie erfassen. Darin können Sie beispielsweise darauf hinweisen, in welchen Zusammenhängen eine Kategorie zu verwenden ist. |
1.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in die Sie die Aufbewahrungsregeln einer Aufbewahrungskategorie erfassen.
Hinweis:
Wenn Sie verschiedene Aufbewahrungskategorien mit identischen Aufbewahrungsregeln erfasst haben, weil für verschiedene Belegarten eines Belegtyps jeweils z. B. ein anderes Fristberechnungsdatum herangezogen werden soll, dabei aber dieselben Aufbewahrungsregeln gelten, dann stellen Sie bitte organisatorisch sicher, dass Sie bei Änderungen der Aufbewahrungsregeln einer Aufbewahrungskategorie diese Änderungen auch in den anderen Aufbewahrungskategorien vornehmen.
Einen Überblick darüber, welche Aufbewahrungskategorien und Aufbewahrungsregeln welchen Belegtypen bzw. Belegarten zugeordnet sind, erhalten Sie mithilfe der Anwendung „Cockpit: Aufbewahrungskategorien-Zuordnungen/Belegtypen“.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Aufbewahrungsregel | In dieser Spalte erfassen Sie die Identifikation einer Aufbewahrungsregel. Gemäß der Identifikationen werden Aufbewahrungsregeln innerhalb der Tabelle sortiert.
Die Identifikation einer Aufbewahrungsregel ist innerhalb einer Aufbewahrungskategorie eindeutig. Solange Sie ausschließlich Zahlen-Identifikationen verwenden, wird Ihnen eine Identifikation in 10er-Schritten vorgeschlagen. Nach der ersten Verwendung anderer Zeichen innerhalb einer Identifikation wird kein Wert mehr vorgeschlagen. Nach dem ersten Speichern ist die Identifikation nicht mehr änderbar. |
| Aufbewahrungsfrist | In dieser Spalte erfassen Sie eine Aufbewahrungsfrist, die für die Berechnung des Enddatums einer Aufbewahrung verwendet wird. Die Spalte ist zweigeteilt, sodass Sie sowohl eine dreistellige Zahl als auch eine Einheit festlegen können. Beispielsweise erfassen Sie „10 Jahre“ oder „10 Tage“. |
| Fristbeginn | Legen Sie in dieser Spalte fest, wann die Frist frühestens beginnen soll. Wählen Sie einen der verfügbaren Einträge. Das können z. B. Folgende sein:
· Erster Tag Folgejahr · Erster Tag Folge-Geschäftsjahr · Erster Tag Folgehalbjahr · Erster Tag Folgequartal · Erster Tag Folgemonat · Erster Tag Folgewoche · Folgekalendertag · Folgewerktag Hinweis: Bei Bedarf wird für einige Einträge der Werkskalender der relevanten Organisation herangezogen. Die relevante Organisation ergibt sich aus der Aufbewahrungskategorie-Zuordnung. Betroffen sind beispielsweise die Einträge „Folge-Geschäftsjahr“ oder „Folgewerktag“. |
| Gültigkeitsbereich | Legen Sie in dieser Spalte den Gültigkeitsbereich für die Aufbewahrungsregel fest. Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen:
· Übergreifend Wählen Sie diesen Eintrag, dann ist die zugehörige Aufbewahrungsregel für alle Länder und Organisationen gültig. · Land/Region Wählen Sie diesen Eintrag, dann ist die zugehörige Aufbewahrungsregel für ein in der Spalte „Land“ zu erfassendes Land gültig. Zusätzlich kann bei Bedarf der Gültigkeitsbereich auf eine Region reduziert werden. · Organisation Wählen Sie diesen Eintrag, dann ist die zugehörige Aufbewahrungsregel für eine in der Spalte „Organisation“ zu erfassende Organisation gültig. |
| Land | Ist in der Spalte „Gültigkeitsbereich“ der Eintrag „Land/Region“ ausgewählt, dann erfassen Sie in dieser Spalte das Land, für das die Festlegungen zu Aufbewahrungsfrist und Fristbeginn gelten sollen.
Hinweis: Zusätzlich können Sie in der Spalte „Region“ die Festlegungen auf eine Region des ausgewählten Landes reduzieren. |
| Region | Ist in der Spalte „Gültigkeitsbereich“ der Eintrag „Land/Region“ ausgewählt und in der Spalte „Land“ ein Land erfasst, dann können Sie bei Bedarf in dieser Spalte eine zum Land gehörende Region erfassen. Die Festlegungen zur Aufbewahrungsregel gelten damit für die festgelegte Region. Daraus folgt, dass die Festlegungen für andere Regionen des Landes ignoriert werden.
Sollen die Festlegungen für mehrere Regionen gelten, dann erfassen Sie die Festlegungen pro Region. Sollen die Festlegungen für das Land gelten, dann lassen Sie die Spalte „Region“ leer. |
| Organisation | Ist in der Spalte „Gültigkeitsbereich“ der Eintrag „Organisation“ ausgewählt, dann erfassen Sie in dieser Spalte die Organisation, für welche die Festlegungen zu Aufbewahrungsfrist und Fristbeginn gelten sollen. |
| Gültig ab | In diese Spalte erfassen Sie das Beginndatum für den Gültigkeitszeitraum der Festlegungen für die Aufbewahrungsregel.
Sie können sowohl ein Datum in der Zukunft als auch in der Vergangenheit erfassen. |
| Gültig bis | In diese Spalte erfassen Sie das Enddatum für den Gültigkeitszeitraum der Festlegungen für die Aufbewahrungsregel.
Das Datum muss größer als das Beginndatum sein. Liegt das Datum in der Vergangenheit, dann wird diese Kombination nicht mehr angewendet. |
| Rechtsgrundlage | Sie können in dieser Spalte für die getroffenen Festlegungen die Rechtsgrundlage erfassen. Das könnte beispielsweise die Nennung einer Stelle eines konkreten Gesetzes oder sonstigen Rechtsvorschrift sein, in der die Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben wird. |
| Link | Sie können bei Bedarf in dieser Spalte einen Link als Quelle zur Rechtsgrundlage erfassen, der z. B. auf eine Seite im Internet (http://…) verweist oder auf eine Datei, die im Knowledge Store abgelegt ist. Die Pfadangabe für Knowledge-Store-Dateien beginnt mit „kstore://“. |
Button „Historie“
Jede Aufbewahrungsregel gilt für einen bestimmten Zeitraum. Wenn der Button „Historie“ aktiv ist, dann werden auch die Aufbewahrungsregeln angezeigt, die nicht mehr gültig sind. Ist der Button nicht aktiv, dann werden nur die Aufbewahrungsregeln angezeigt, die zum aktuellen Zeitpunkt gültig sind.
2 Customizing
Für die Anwendung „Aufbewahrungskategorien“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
3 Business Entitys
Für die Anwendung „Aufbewahrungskategorien“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Aufbewahrungskategorie
com.cisag.app.compliance.obj.RetentionCategory
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Compliance Stammdaten
com.cisag.app.compliance.MasterData
4 Berechtigungen,
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
4.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Aufbewahrungskategorien“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
4.2 Organisations-Zuordnungen
Für die Anwendung „Aufbewahrungskategorien“ ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.
4.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Aufbewahrungskategorien“ bestehen keine Besonderheiten.
4.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Aufbewahrungskategorien“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.