In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Erklärungen“ beschrieben. Die Vorgehensweisen ent­hal­ten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie eine Erklärung erfas­sen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Erklärungen“, die unter ande­rem auch Feld- und Aktionsbeschreibungen enthält, finden Sie in der Doku­mentation „Erklärungen“.

1                     Erklärung erfassen

Mithilfe der Neu-Aktion unter dem Neu-Menü in der Standard-Symbolleiste wird eine Erklärung erfasst.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Erklärungen“.

Hinweis:

Beachten Sie bitte, dass eine Erklärung immer für die Organisation erzeugt wird, die in der Titelzeile des ERP-Systems ausgewählt ist. Auswählbar sind nur Organisationen, die auch als Firma in die Organisationsstruktur eingebunden sind.

2. Wechseln Sie bei Bedarf die Organisation in der Titelleiste des ERP-Systems.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Menü die Aktion „Neu“.
   • Eine neue Erklärung wird erzeugt. Im Feld „Firma“ wird die ausgewählte Organisation angezeigt.
4. Erfassen Sie eine Identifikation für die neue Erklärung oder ändern Sie den Vorschlagswert.
5. Erfassen Sie die Partner-Identifikation der Person, die eine Erklärung abgegeben hat.
6. Erfassen Sie bei Bedarf in den Feldern „Klassifikation“, „Erklärungsabgabezeitpunkt“, „Erklärungsgrund“ und „Hinweis“ weitere Daten.
7. Wählen Sie in der Tabelle im Arbeitsbereich in der Spalte „Verarbeitungszweck“ einen Verarbeitungszweck, für den die betroffene Person eine Datenverarbeitung mit dieser Einwilligung erlauben oder unterbinden möchte.
8. Wählen Sie in der Tabelle im Arbeitsbereich in der Spalte „Bezug“ einen der für den Verarbeitungszweck hinterlegten Bezüge. Ist nur ein Bezug hinterlegt, dann wird dieser angezeigt. Ist kein Bezug hinterlegt, dann können dazu keine weiteren Daten erfasst werden.
9. Erfassen Sie in der Tabelle im Arbeitsbereich in der Spalte „Bezugsdaten“ die zum gewählten oder angezeigten Bezug die zugehörigen Daten. Die Spalte ist nicht bearbeitbar, wenn für den gewählten Verarbeitungszweck kein Bezug festgelegt ist.
10. Ändern Sie bei Bedarf in der Tabelle im Arbeitsbereich in den Spalten „Gültig ab“ und „Gültig bis“ die Vorschlagswerte für die Dauer dieser Festlegung. Das Gültig-ab-Datum wird mit dem Datum des Erklärungsabgabezeitpunktes vorgeschlagen, das Gültig-bis-Datum mit dem maximalen Datum (31.12.9999).
11. Wählen Sie in der Tabelle im Arbeitsbereich in der Spalte „Verarbeitungsrecht“ das durch die Person abgegebene Verarbeitungsrecht „Erlaubt“ oder „Unterbunden“ für den gewählten Verarbeitungszweck.
12. Wiederholen Sie bei Bedarf die Anleitungsschritte 7 bis 11 für weitere Verarbeitungszwecke.
13. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
    • Die neue Erklärung wird gespeichert. Der Status der Erklärung ist „In Bearbeitung“.
14. Wenn für die Erklärung eine manuelle Signatur oder Bestätigung erforderlich ist, führen Sie die Aktion „Signaturanforderung erledigen…“ oder „Bestätigungsanforderung erledigen…“ aus, damit Sie die Erklärung freigeben können. Siehe dazu die Aktionen „Signaturanforderung erledigen“ und „Bestätigungsanforderung erledigen“.
15. Führen Sie die Aktion „Freigeben“ aus, damit die Erklärung in Folgeprozessen berücksichtigt werden kann. Siehe dazu die Aktion „Erklärung freigeben“.

2                     Erklärung duplizieren

Mithilfe der Duplizieren-Aktion unter dem Neu-Menü in der Standard-Symbolleiste kann eine Erklärung dupliziert werden.

Voraussetzung

Eine Erklärung ist geöffnet.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Erklärungen“.

Hinweis:

Beachten Sie bitte, dass eine Erklärung für die Organisation dupliziert wird, die im Feld „Firma“ der geöffneten Einwilligung angezeigt wird. Die ausgewählte Organisation in der Titelzeile des ERP-Systems wird beim Duplizieren ignoriert.

2. Öffnen Sie die Erklärung, die Sie duplizieren möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Menü die Aktion „Duplizieren“.
   • Eine neue Erklärung wird erzeugt.
4. Erfassen Sie eine Identifikation für die neue Erklärung oder ändern Sie den Vorschlagswert.
5. Ändern Sie bei Bedarf die duplizierten Daten.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
   • Die neue Erklärung wird gespeichert. Der Status der Erklärung ist „In Bearbeitung“.
7. Wenn für die Erklärung eine manuelle Signatur oder Bestätigung erforderlich ist, führen Sie die Aktion „Signaturanforderung erledigen…“ oder „Bestätigungsanforderung erledigen…“ aus, damit Sie die Erklärung freigeben können. Siehe dazu die Aktionen „Signaturanforderung erledigen“ und „Bestätigungsanforderung erledigen“.
8. Führen Sie die Aktion „Freigeben“ aus, damit die Erklärung in Folgeprozessen berücksichtigt werden kann. Siehe dazu die Aktion „Erklärung freigeben“.

3                     Signaturanforderung erledigen

Mithilfe der Aktion „Signaturanforderung erledigen…“ können Sie der Erklärung einen Signierzeitpunkt hinzufügen.

Voraussetzung

Der Signierzeitpunkt der Erklärung ist leer und für die Erklärung ist diese Funktion aktiviert: „Signaturanforderung erledigen“ erlauben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Erklärungen“.
2. Öffnen Sie die Erklärung, für die Sie einen Signierzeitpunkt hinzufügen möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Menü die Aktion „Signaturanforderung erledigen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
4. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Signierzeitpunktes ein oder belassen Sie den vorgeschlagenen Zeitpunkt in dem Feld, und schließen Sie das Dialog-Fenster durch Drücken des Buttons „OK“.
   • Die Anforderung an eine Signatur ist erledigt und der Signierstatus wechselt auf „Signaturanforderung manuell erledigt“.

4                     Signaturbild anzeigen

Voraussetzung

Für die Erklärung ist ein Signaturbild vorhanden.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Erklärungen“.
2. Öffnen Sie die Erklärung, deren Signaturbild Sie anzeigen möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Menü die Aktion „Signaturbild anzeigen…“.
   • In einem Dialog-Fenster wird das Signaturbild angezeigt.
4. Drücken Sie den Button „Schließen“ des Dialog-Fensters.

5                     Bestätigungsanforderung erledigen

Mithilfe der Aktion „Bestätigungsanforderung erledigen…“ können Sie der Erklärung einen Bestätigungszeitpunkt hinzufügen.

Voraussetzung

Der Bestätigungszeitpunkt der Erklärung ist leer und für die Erklärung ist diese Funktion aktiviert: „Bestätigungsanforderung erledigen“ erlauben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Erklärungen“.
2. Öffnen Sie die Erklärung, für die Sie einen Bestätigungszeitpunkt hinzufügen möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Menü die Aktion „Bestätigungsanforderung erledigen…“.
   • Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.
4. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Bestätigungszeitpunktes ein oder belassen Sie den vorgeschlagenen Zeitpunkt in dem Feld, und schließen Sie das Dialog-Fenster durch Drücken des Buttons „OK“.
   • Die Anforderung an eine Bestätigung ist erledigt und der Bestätigungsstatus wechselt auf „Bestätigungsanforderung manuell erledigt“.

6                     Erklärung freigeben

Über die Aktion „Freigeben“ in der Standard-Symbolleiste können Sie eine Erklärung freigeben, die sich im Status „In Bearbeitung“ befindet. Nach dem Freigeben ist eine Erklärung nicht mehr bearbeitbar. Nur freigegebene Erklärungen werden in Folgeprozessen berücksichtigt. Stellen Sie organisatorisch sicher, dass die Freigabe möglichst unverzüglich nach der Abgabe einer Erklärung erfolgt. Eine freigegebene Erklärung kann ausschließlich widerrufen werden.

Voraussetzung

Die geöffnete Erklärung ist im Status „In Bearbeitung“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Erklärungen“.
2. Öffnen Sie die Erklärung, die im Status „In Bearbeitung“ ist und die Sie freigeben möchten.
3. Drücken Sie unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste auf die Aktion „Freigeben“.
   • Die Erklärung erhält den Status „Freigegeben“.

7                     Erklärung widerrufen

Mithilfe der Widerrufen-Aktion im Menü des Aktionen-Buttons in der Standard-Symbolleiste kann grundsätzlich nur eine freigegebene Erklärung widerrufen werden. Widerrufen werden ausgewählte Verarbeitungszwecke.

Voraussetzungen

Die Aktion ist nur dann aktiv, wenn eine freigegebene Erklärung geöffnet ist. Sie kann nur dann ausgeführt werden, wenn mindestens ein Verarbeitungszweck ausgewählt wurde.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Erklärungen“.
2. Öffnen Sie die Erklärung, die im Status „Freigegeben“ ist und die Sie widerrufen möchten.
3. Wählen Sie in der Tabelle mit den zugeordneten Verarbeitungszwecken mithilfe der Checkboxen die Verarbeitungszwecke aus, die Sie widerrufen möchten.
4. Drücken Sie unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste auf die Aktion „Widerrufen“.
   • Eine neue Erklärung wird erzeugt.
   • Die Widerrufserklärung enthält in der Tabelle für die zugeordneten Verarbeitungszwecke, jene Verarbeitungszwecke, die Sie in der Einwilligung ausgewählt haben. Für jeden Verarbeitungszweck wird das Verarbeitungsrecht „Unterbunden“ angezeigt. Das Verarbeitungsrecht können Sie bei Bedarf ändern.
   • Die Erklärung ist nach der Erzeugung im Status „In Bearbeitung“.
5. Erfassen Sie bei Bedarf in den Feldern „Klassifikation“, „Erklärungsabgabezeitpunkt“, „Erklärungsgrund“ und „Hinweis“ weitere Daten für den Widerruf.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
   • Die neue Erklärung wird gespeichert.

Hinweis:

Solange die Erklärung nicht freigegeben ist, können die darin aufgeführten Verarbeitungszwecke bearbeitet werden. Sie können auch weitere Verarbeitungszwecke hinzufügen.

7. Das Datum „Gültig ab“ wird mit dem Datum des Erklärungsabgabezeitpunktes vorgeschlagen. Bitte beachten Sie, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht rückwirkend widerrufen wird, sondern der Widerruf ab Zeitpunkt der widerrufenden Erklärung gilt. Erfassen Sie im Feld Erklärungsabgabezeitpunkt und „Gültig ab“ Datum, das Datum an dem die Erklärung durch die betroffene Person abgegeben wurde.
8. Führen Sie die Aktion „Freigeben“ aus, damit die Erklärung in Folgeprozessen berücksichtigt werden kann. Siehe dazu die Aktion „Erklärung freigeben“.

8                     Erklärung löschen

Erklärungen im Status „In Bearbeitung“ können gelöscht werden.

Voraussetzung

Die geöffnete Erklärung ist im Status „In Bearbeitung“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Erklärungen“.
2. Öffnen Sie die Erklärung, die im Status „In Bearbeitung“ ist und die Sie löschen möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den „Löschen“-Button.
   • Die Erklärung wird gelöscht.