Vertriebsprojekte bestehen im Allgemeinen aus mehreren Vertriebsphasen und vielen einzelnen Aktivitäten. Die Aktivitäten im Beziehungs-Management (CRM) werden in den Vertriebsaussichten und in den Kampagnen zur Planung von Abläufen genutzt.
In diesem Dokument wird beschrieben, wie Aktivitätsarten im System abgebildet werden und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Lesen Sie, welche Rolle Aktivitätsarten für Vertriebsaussichten und Kampagnen spielen.
Aktivitätsarten werden nur im Framework Beziehungs-Management verwendet. Sie werden jeder Aktivität zugeordnet, die in einer Vertriebsaussicht oder einer Kampagne erfasst und verwendet wird. Beim Speichern einer solchen Beziehungs-Management-Aktivität wird gleichzeitig auch eine Workflow-Aktivität erzeugt. Daraus erzeugt das System automatisch eine oder mehrere Workflow-Aufgaben.
Die Aktivitätsarten dienen der Klassifikation und Steuerung verschiedener Aktivitäten im Beziehungs-Management. Sie enthalten außerdem die Einstellungen, die für die Erzeugung der Workflow-Aktivitäten und Workflow-Aufgaben notwendig sind.
Aktivitäten und Aufgaben sind Teil des Workflows.
Zusammenhänge zwischen Kampagnen, Vertriebsaussichten und Aktivitäten
Erfasste Aktivitätsarten sind die Voraussetzung, um Beziehungs-Management-Aktivitäten für die Vertriebsaussichten und Kampagnen erfassen zu können. Jede Beziehungs-Management-Aktivität wird einer Aktivitätsart zugeordnet. Diese Aktivitätsarten enthalten die Einstellungen, die für die Erzeugung der Workflow-Aktivitäten und –Aufgaben notwendig sind.
Übersicht über die Zusammenhänge im Beziehungs-Management
Die Aktivitäten in den Vertriebsaussichten und Kampagnen sind konkret mit Beginn- und Ende-Datum terminiert und verwenden einen Status. Die Beziehungs-Management-Aktivitäten und die daraus entstandenen Workflow-Aufgaben können in den Anwendungen „Kampagnen“ und „Vertriebsaussichten“ in den entsprechenden Ansichten herausgesucht und betrachtet werden.
Die zugehörigen Workflow-Aktivitäten und Aufgaben können Sie in den entsprechenden Anwendungen und Cockpits des Workflow-Managements suchen und bearbeiten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in der Dokumentation „Einführung: Workflow-Management“.
Anleitungen für den Umgang mit Aktivitätsarten, z. B. wie Sie Aktivitätsarten erfassen oder bearbeiten, finden Sie im Dokument „Vorgehensweisen: Aktivitätsarten“.
1 Begriffsbestimmung
Aktivitätsarten
Aktivitätsarten werden nur im Framework Beziehungs-Management verwendet. Sie werden jeder Aktivität zugeordnet, die in einer Vertriebsaussicht oder einer Kampagne erfasst und verwendet wird. Beim Speichern einer solchen Beziehungs-Management-Aktivität wird gleichzeitig auch eine Workflow-Aktivität erzeugt. Daraus erzeugt das System automatisch eine oder mehrere Workflow-Aufgaben.
Die Aktivitätsarten dienen der Klassifikation und Steuerung verschiedener Aktivitäten im Beziehungs-Management. Sie enthalten außerdem die Einstellungen, die für die Erzeugung der Workflow-Aktivitäten und Workflow-Aufgaben notwendig sind.
Aktivitäten und Aufgaben sind Teil des Workflows.
2 Anwendungsbeschreibung
Die Anwendung „Aktivitätsarten“ dient zur Erfassung und Verwaltung aller Aktivitätsarten, die für Vertriebsaussichten und Kampagnen verwendet werden sollen. Die Anwendung „Aktivitätsarten“ ist nicht in einen Identifikationsbereich und einen Arbeitsbereich aufgeteilt. Sie verfügt über einen Bereich mit Eingabefeldern.
Eingabefelder
Der Eintrag im Feld „Art“ identifiziert die Aktivitätsart eindeutig. Zusätzlich wird eine „Bezeichnung“ für die Aktivitätsart erfasst.
In den weiteren Feldern der Aktivitätsart werden Daten erfasst oder ausgewählt, die für alle Beziehungs-Management-Aktivitäten gelten sollen, die diese Art verwenden. Die hinterlegten Daten werden automatisch in alle neuen Beziehungs-Management-Aktivitäten dieser Art übernommen. Einige wirken als Vorschlagswerte und können verändert werden. Andere Daten sind Einstellungen und steuern die Weiterbearbeitung der Aktivitäten. Sie können in der Regel nicht mehr verändert werden. Gleichzeitig werden auch Einstellungen und Vorschlagswerte für die aus den Beziehungs-Management-Aktivitäten automatisch erzeugten Workflow-Aktivitäten erfasst.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Im Feld „Art“ wird die eindeutige Identifikation der Aktivitätsart erfasst. Diese Identifikation kann aus maximal fünf Zahlen, Buchstaben oder einer Zahlen-Buchstaben-Kombination bestehen. Sie ist frei wählbar.
Die Identifikation der Art dient dazu, in weiteren Anwendungen und Abfragen die richtige Aktivitätsart zu verwenden. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Geben Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Suche danach erleichtert wird. |
| Kategorie | Die Kategorie dient der Klassifizierung der Aktivitäten, die auf Basis dieser Aktivitätsart angelegt werden. Wählen Sie eine der folgenden Kategorien für Aktivitäten:
· Termin · Aufgabe · Telefon Die hier gewählte Kategorie wirkt sich nicht auf spätere Bearbeitungsschritte im Beziehungs-Management aus. Für die Workflow-Aufgaben, die zu der Beziehungs-Management-Aktivität entstanden sind, wird die hier gewählte Kategorie angezeigt. |
| Initiative | Hier können Sie zur Klassifizierung erfassen, ob es sich um eine interne oder um eine von Extern ausgelöste Aktivität handelt.
Wählen Sie einen der folgenden Werte: · Intern (Vorschlagswert) · Extern |
| Priorität | Die Priorität gibt der Aktivität eine Wertigkeit und dient als Sortiermerkmal für das System. Die Priorität kann auch als Auswahlmerkmal genutzt werden.
Wählen Sie eine Priorität von 1 bis 9. Die hier gewählte Priorität wirkt sich nicht auf spätere Bearbeitungsschritte der Aktivität im Beziehungs-Management aus. Allerdings kann die Priorität genutzt werden, um z. B. festzulegen, ab welcher Priorität der Bearbeiter im Workflow eine Benachrichtigung per E-Mail erhält. |
| Erledigungsbestätigung | Dieses Feld legt fest, welche Aktion ein Bearbeiter ausführen muss, um seine Aufgabe zu erledigen. Mögliche Einstellungen sind:
· Öffnen Die Aufgabe dient lediglich der Kenntnisnahme und wird beim ersten Öffnen automatisch erledigt. · Erledigen Das Erledigen der Aufgabe muss mithilfe der Aktionen „Erledigen“ oder „Unbearbeitet erledigen“ explizit bestätigt werden. · Erledigen durch Workflow-Symbolleiste Die Aufgabe muss mithilfe der Buttons in der Workflow-Symbolleiste erledigt werden. Ein Erledigen im Workflow-Eingangskorb oder in Cockpit-Anwendungen ist nicht möglich. |
| Klassifikation 1
Klassifikation 2 Klassifikation 3 Klassifikation 4 Klassifikation 5 |
Aktivitäten können über die Aktivitätsart bis zu fünf Klassifikationen zugeordnet werden. Diese Klassifikationen werden als Vorschlagswerte in die Aktivitäten übernommen, die die Art verwenden.
In der Aktivitätsart können vorhandene Klassifikationen des Typs · Aktivitätsklassifikation 1, · Aktivitätsklassifikation 2, · Aktivitätsklassifikation 3, · Aktivitätsklassifikation 4 oder · Aktivitätsklassifikation 5 zugeordnet werden. Die Klassifikationen erfassen Sie mit der gleichnamigen Anwendung im Framework Basis. |
Tabelle „Ergebnisse“
In dieser Tabelle erfassen und bearbeiten Sie die möglichen Ergebnisse der Aktivitäten dieser Art und legen fest, ob es sich bei dem Ergebnis um einen Erfolg handelt.
Wenn Aufgaben aus dem Beziehungs-Management erledigt werden, für deren Aktivitätsart Ergebnisse erfasst wurden, dann muss beim Erledigen ein Ergebnis ausgewählt werden.
Mit den Pfeil-Buttons in der Symbolleiste der Tabelle ändern Sie die Reihenfolge der Ergebnisse, wie sie in dem Auswahlfeld angezeigt wird, das beim Erledigen der Aktivität angezeigt wird.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Bezeichnung | Geben Sie die Bezeichnung des Ergebnisses ein. Geben Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung ein, damit die Auswahl des Ergebnisses erleichtert wird. |
| Erfolgreich | Legen Sie fest, ob das Ergebnis als Erfolg gewertet wird. |
| Vorschlagswert | Legen Sie fest, ob das Ergebnis beim Erledigen der Aktivität als Vorschlagswert verwendet wird. Sie dürfen maximal ein Ergebnis als Vorschlagswert kennzeichnen. |
3 Customizing
Das Beziehungs-Management kann in der Anwendung „Customizing“ in der Rubrik „Beziehungs-Management“ als Ganzes an- bzw. ausgeschaltet werden.
Die Funktion der Aktivitäten zu einer Vertriebsaussicht oder Kampagne kann immer genutzt werden, auch wenn in der Anwendung „Customizing“ der Workflow nicht aktiviert ist. Allerdings erzeugt das System aus den Aktivitäten im Beziehungs-Management dann keine funktionierenden Workflow-Aufgaben.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation „Customizing: Systemfunktionen“ im Kapitel „Hauptfunktion „Workflow-Management““.
Die weiteren Einstellungen in der Anwendung „Customizing“ beeinflussen die Anwendung „Aktivitätsarten“ nicht.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Aktivitätsarten“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
Berechtigungen zu vergeben,
Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
Daten zu importieren oder zu exportieren.
com.cisag.app.crm.obj.ActivityType
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.crm.MasterData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Aktivitätsarten“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung „Aktivitätsarten“ nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Vertrieb
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Aktivitätsarten“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Aktivitätsarten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.