Boni in der Beschaffung dienen der nachträglichen Vergütung eines Anteils der bei einem Lieferanten in einem bestimmten Zeitraum getätigten Umsätze. Die Vergütung kann aktiv durch eine Belastung an den Lieferanten oder durch eine Wertgutschrift erfolgen.
Grundlage bonusrelevanter Umsätze sind immer Eingangsrechnungen bzw. Gutschriften. Welche konkreten Rechnungspositionen bonusrelevant sind und mit welchen Lieferanten die Vereinbarungen getroffen werden, kann in den Beschaffungsbonusvereinbarungen festgelegt werden.
Boni zeichnen sich dadurch aus, dass sie erst mit Erreichen bestimmter Umsatzgrenzen gezahlt werden. Die Umsätze, ab denen Boni vergütet werden bzw. die Höhe der Bonusprozentsätze, können stufenweise festgelegt werden.
Drei Typen von Beschaffungsbonusvereinbarungen können erfasst werden:
- Umsatzbonus:
Mit dem Erreichen bestimmter Umsatzstufen werden prozentual vom Umsatz Boni gezahlt.
- Steigerungsbonus:
Ab dem Erreichen eines bestimmten Umsatzes (Vergleichsumsatz), werden die prozentualen Überschreitungen dieses Betrages erfasst und Bonusstufen zugeordnet. Vergütet wird ebenfalls prozentual vom Umsatz.
- Fixbetrag:
Ein fester Betrag wird unabhängig vom Erreichen eines Umsatzzieles als Promotions-, Werbekostenzuschuss etc. gezahlt.
1 Begriffsbestimmung
Bonus
Ein Bonus ist in der Regel eine nachträglich gewährte Vergütung an einen Partner.
Bonustypen
Ein Bonus ist eine Treueprämie, die einem Partner meistens nachträglich, in Form einer Gutschrift, gewährt wird. Der Bonus gilt als Dank für eine langjährige Geschäftsbeziehung (Bonustyp: Fixbetrag) oder für eine bestimmte Umsatzhöhe (Bonustypen: Umsatzbonus, Steigerungsbonus).
Preis-Komponentenarten
Preis-Komponentenarten enthalten Einstellungen für Preiskomponenten, die für die Preisermittlung herangezogen werden. Beispielsweise kann eingestellt werden, ob für die Preisermittlung Skonto oder Verpackungsmengen berücksichtigt werden oder ob eine Preiskomponente für komplette Aufträge oder nur für Positionen verwendet wird. Preis-Komponentenarten sind auf einen Preis-Komponententyp festgelegt.
2 Prozess: Beschaffungsbonusabrechnung
Um eine Beschaffungsbonusabrechnung durchzuführen, sind mehrere Arbeitsschritte auszuführen.
2.1 Prozessgrafik
2.2 Prozessbeschreibung
Zunächst werden mit der Anwendung „Beschaffungsbonus berechnen“ anhand der dort getroffenen Auswahlkriterien die Beschaffungsbonusberechnungen durchgeführt.
Die Ergebnisse der Berechnung werden in der Anwendung „Beschaffungsbonusabrechnung“ angezeigt. In dieser Anwendung können Sie die zur Abrechnung anstehenden Bonuszahlungen ändern.
Für Beschaffungsbonusvereinbarungen, die als automatisch abzurechnen gekennzeichnet sind, lassen sich Eingangsrechnungen mit den zuvor berechneten bzw. nachträglich geänderten Beträgen erzeugen. Die erzeugte Eingangsrechnung wird als Zahlung in der entsprechenden Beschaffungsbonusvereinbarung automatisch eingetragen.
Für Beschaffungsbonusvereinbarungen, die als manuell abzurechnen gekennzeichnet sind, kann die Beschaffungsbonusabrechnung zur Prüfung des Bonusbetrages benutzt werden. Die Eingangsrechnung mit den entsprechenden Positionen ist manuell zu erfassen und zu buchen. Auch die Zuordnung der Eingangsrechnung in der Beschaffungsbonusvereinbarung erfolgt dann manuell.
Wie Sie Bonuszahlungen manuell zuordnen, lesen Sie in der Dokumentation „Vorgehensweisen: Beschaffungsbonusvereinbarungen“.
3 Überblick notwendiger Stammdaten
Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die notwendigen Stammdaten, mit denen Sie einen Beschaffungsbonus berechnen und abrechnen können.
3.1 Beschaffungs-Bonusvereinbarungsarten
Die Beschaffungs-Bonusvereinbarungsarten legen den Typ der Beschaffungsbonusvereinbarung fest. Zusätzlich können Sie verschiedene Vorschlagswerte und organisationsabhängige inhaltsbezogene Berechtigungen für Beschaffungsbonusvereinbarungen erfassen.
Folgende Typen von Bonusvereinbarungsarten lassen sich erfassen:
- Umsatzbonus:
Mit dem Erreichen bestimmter Umsatzstufen wird ein Bonus prozentual vom Umsatz gezahlt.
- Steigerungsbonus:
Ab dem Erreichen eines bestimmten Umsatzes (Basisbetrag), werden die prozentualen Überschreitungen dieses Betrages erfasst und Bonusstufen zugeordnet. Vergütet wird prozentual vom Umsatz.
- Fixbetrag:
Ein fester Betrag wird unabhängig vom Erreichen eines Umsatzzieles als Promotions-, Werbekostenzuschuss etc. gezahlt.
3.2 Beschaffungsbonusvereinbarung
Beschaffungsbonusvereinbarungen dienen dazu, die vertraglich geregelten Bedingungen festzulegen.
Sie enthalten Angaben über
- die Zeiträume, die für die Bonusberechnung zu betrachten sind,
- den Fälligkeitstermin,
- die für die Auswahl der Eingangsrechnung relevante Partnerverwendung:
- Lieferant,
- Rechnungssteller,
- den Lieferanten oder alternativ die Lieferanten, die einer Lieferantenbonus-Klassifikation zugeordnet sind,
- die Artikel, die über die Beschaffungs-Artikelbonus-Klassifikationen für den Bonus berücksichtigt werden (Einschluss),
- die Artikel, die über die Beschaffungs-Artikelbonus-Klassifikationen nicht im Bonus berücksichtigt werden (Ausschluss),
- die Währung, in welcher der Bonus gezahlt wird.
3.3 Beschaffungspreis-Komponentenarten
In den Beschaffungspreis-Komponentenarten für Zuschläge und Rabatte wird festgelegt, ob diese für den Bonus relevant sind oder nicht. Einfluss haben diese Festlegungen bei der Berechnung der Eingangsrechnungspositionen, die neben den Umsätzen (Positionsnettobeträgen) auch den bonusrelevanten Umsatz ermitteln. So ist möglich, eine Beschaffungsbonusberechnung auf Basis der Beschaffungsbruttopreise durchzuführen, indem z. B. alle Rabatte als nicht bonusrelevant gekennzeichnet sind.
3.4 Beschaffungs-Artikelbonus-Klassifikationen
Mithilfe der Beschaffungs-Artikelbonus-Klassifikation können Artikel von der Bonusberechnung ein- oder ausgeschlossen werden. Dazu ordnen Sie zunächst die gewünschten Artikel den Knoten oder Blättern der Beschaffungs-Artikelbonus-Klassifikation zu. Danach können Sie in einer Bonusvereinbarung verschiedene Knoten oder Blätter für die Berechnung des Bonusses festlegen und über die Einstellung zu den relevanten Umsätzen nur ausgewählte Artikel berücksichtigen und andere ausschließen.
Hinweis:
Um Bonuszahlungen der Vorperiode oder bereits erhaltene Bonusabschläge aus dem laufenden Abrechnungszeitraum aus dem bonusrelevanten Umsatz herauszurechnen, gehen Sie wie folgt vor: Ordnen Sie den Verrechnungs-Artikel, der als Abrechnungs-Artikel für Bonuszahlungen verwendet wird, in einer Beschaffungs-Artikelbonus-Klassifikation einem Knoten oder Blatt zu. Danach ordnen Sie in der gewünschten Bonusvereinbarung im Feld „Artikelbonus-Klassifikation“ den relevanten Knoten oder das Blatt zu. Zusätzlich wählen Sie im Feld „Relevante Umsätze“ den Eintrag „Ohne Artikelbonus-Klassifikation“. Damit schließen Sie den Verrechnungs-Artikel für die Berechnung aus.
3.5 Lieferantenbonus-Klassifikationen
Mithilfe der Lieferantenbonus-Klassifikation können Partner von der Bonusberechnung ein- oder ausgeschlossen werden. Dazu ordnen Sie zunächst in der Anwendung „Partner“, Ansicht „Lieferant“, einem Partner einen Knoten der Lieferantenbonus-Klassifikation zu. Danach können Sie in einer Bonusvereinbarung einen Knoten für die Berechnung des Bonusses festlegen und somit nur ausgewählte Lieferanten berücksichtigen und andere ausschließen. So lassen sich z. B. Gruppenvereinbarungen für die Umsätze aller einem Verband zugehörigen Lieferanten festlegen, die vom Verband als Abrechnungspartner einzubeziehen sind.
Zusätzlich können Sie in der Bonusvereinbarung die Partnerverwendung wählen, die für die Ermittlung des Umsatzes berücksichtigt werden soll.
3.6 Partner
In der Anwendung „Partner“ können Sie in der Ansicht „Lieferant“ die Zuordnung zur Lieferantenbonus-Klassifikation angeben.
3.7 Artikel
In der Anwendung „Artikel“ können Sie in den Ansichten „Beschaffung“ und „Lieferanten“ einen Artikel zur Beschaffungs-Artikelbonus-Klassifikation zuordnen.
4 Einstellungen
In der Anwendung „Customizing“ legen Sie fest, welche Eingangsrechnungsart für die Abrechnung von Boni verwendet werden soll. Beachten Sie die jeweiligen Anwendungsdokumentationen, z. B. „Beschaffungsbonusabrechnung“.
5 Inhaltsbezogene Berechtigungen
Die Ergebnisse der Beschaffungsbonusabrechnung stehen auch Geschäftspartnern zur Verfügung. Lieferanten können die Anwendung „Beschaffungsbonusabrechnung“ öffnen und bekommen für alle Beschaffungsbonusvereinbarungen, denen Sie als Abrechnungspartner zugeordnet sind, die Beschaffungsbonusabrechnungen zu sehen. Die eigentliche Abrechnung kann nur von Mitarbeitern durchgeführt werden.
Auch die Beschaffungsbonusvereinbarung kann von zugeordneten Lieferanten eingesehen werden.