Dieses Dokument gibt einen Überblick über die Prozesse

• Rücksendung von bereits bezahlten Waren mit anschließender Gutschrift,
• Rücksendung noch nicht bezahlter und nicht eingelagerter Waren (bei unterteilten Lagerorten) und
• Wertgutschriften ohne Rücksendung von Waren.

Die Warenrücksendungen werden über die Anwendung „Beschaffungsaufträge“ durchgeführt. Lesen Sie in der Dokumentation „Beschaffungsaufträge“ wie entsprechende Dispositionsmengen gesetzt werden und welche Aktionen dazu erforderlich sind.

Es werden zwei Formen von Gutschriften unterstützt, reine Wertgutschriften und Gutschriften mit Mengenbezug, die sich in der Regel auf eine Rücksendung beziehen. Auch Eingangsrechnungen mit gemischten Positionen, d. h. Gutschrifts- und Rechnungspositionen werden unterstützt.

1                     Die Prozesse als Grafik

Prozess Rücksendung von bereits bezahlten Waren mit anschließender Gutschrift

Prozess „Rücksendung von bereits bezahlten Waren mit anschließender Gutschrift“ für unterteilte Lagerorte und bei gewünschter Versandabwicklung

Prozess Rücksendung noch nicht bezahlter und nicht eingelagerter Waren (bei unterteilten Lagerorten)

2                     Warenrücksendung

Warenrücksendungen werden verwendet, um gelieferte Waren an den Lieferanten zurückzusenden.

Die Warenrücksendung über die Aktionen

• „Lieferauftrag für Warenrücksendung erzeugen“,
• „Lieferauftrag erzeugen und Warenrücklieferschein mit Materialbuchung ausgeben“ und
• „Lieferauftrag erzeugen und Warenrücklieferschein ohne Materialbuchung ausgeben“

im Beschaffungsauftrag oder im Beschaffungscockpit können benutzt werden, um einen Lieferschein zu erzeugen. Die ersten beiden Aktionen können zusätzlich genutzt werden, um die zurückzusendenden Waren vom Bestand abzubuchen. Auch in Ausprägungen geführte Artikel können auf diesem Weg zurückgesendet werden. Eine Ausnahme bilden Bestände, die auf unterteilten Lagerorten bzw. Lagerplätzen gelagert werden: Diese sind entweder mit manuellen Materialbuchungen abzubuchen oder mit der Aktion „Lieferaufträge für Warenrücksendung erzeugen“ und dem nachfolgenden Kommissionierprozess durchzuführen. Wenn bei der Abwicklung über die manuelle Materialbuchung ein Lieferschein benötigt wird, kann die dritte Aktion, d. h. „Lieferauftrag erzeugen und Warenrücklieferschein ohne Materialbuchung ausgeben“ benutzt werden.

Hinweis:
Die Aktion „Lieferauftrag für Warenrücksendung erzeugen“ steht auch für nicht unterteilte Lagerorte zur Verfügung und ermöglicht darüber hinaus die Nutzung der Versandabwicklung mit der Bildung von Ladeeinheiten und Ladungen.

Wenn ein Wareneingang erfolgt ist und dieser auch im System bereits gebucht wurde, jedoch weder eine Eingangsrechnung dazu erfasst noch ein Lagerauftrag rückgemeldet wurde, kann der Wareneingang auch storniert werden. Falls erforderlich kann dann auch ein Warenrücklieferschein ausgegeben werden. Dazu werden im Beschaffungsauftrag Dispositionsmengen für die Aktion „Lieferauftrag erzeugen und Warenrücklieferschein ohne Materialbuchung ausgeben“ erfasst und die Aktion ausgeführt. Dieser Prozess wird auch in der Abbildung „Prozess Rücksendungen noch nicht bezahlter und nicht eingelagerter Waren (bei unterteilten Lagerorten)“ im Kapitel „Die Prozesse als Grafik“ dargestellt.

Weitere Informationen und Vorgehensweisen zu den Warenrücksendungen können Sie den Dokumentationen zum Beschaffungsauftrag entnehmen.

3                     Gutschrift

Die vom Lieferanten eingehende Gutschrift bzw. Eingangsrechnung mit Gutschriftspositionen ist zu erfassen wie eine gewöhnliche Eingangsrechnung. Die Werte und, wenn es sich um eine Gutschrift mit Mengenbezug handelt, auch die Mengen einer Gutschriftsposition sind mit einem negativen Vorzeichen zu erfassen.

Eine Gutschrift mit Mengenbezug sollte direkt der oder den zugehörigen Beschaffungsauftragspositionen zugeordnet werden und nicht der oder den Wareneingangspositionen. Die Materialrücksendung erfolgt über den Beschaffungsauftrag, nur so werden die offenen Mengen und Status richtig aktualisiert. Die verrechnete Menge im Beschaffungsauftrag wird in diesem Fall um die Gutschriftsmenge reduziert und wieder der zu fakturierenden Menge hinzugefügt.

Bei den Positionen einer Gutschrift kann, abweichend zu anderen Eingangsrechnungspositionen, auch ein Bezug zu erledigten Beschaffungsauftragspositionen hergestellt werden. Die Eingangsrechnungspositionen müssen allerdings die Menge Null oder eine negative Menge haben, damit ihnen eine erledigte Beschaffungsauftragsposition zugeordnet werden kann. Beachten Sie für diesen Fall die Einstellungen bei dem Suchmerkmal „Status“ in den Zuordnungs-Dialogen der entsprechend verwendeten Aktion. Die Voreinstellung berücksichtigt keine erledigten Positionen bei der Suche nach zuordnenden Beschaffungsauftragspositionen. Ändern Sie diese Einstellung bei Bedarf.

Für den Fall, dass eine Wertabweichung besteht und im verwendeten Buchungsschlüssel die Checkbox „Bestandsbewertung“ aktiviert wurde, wird eine Materialbuchung vom Typ „Korrektur“ abgesetzt, die auch den Bestandswert beeinflusst. Nur in diesem Fall kommt es zu einer Korrekturbuchung.

Wenn die Checkbox „Bestandsbewertung“ im verwendeten Buchungsschlüssel der Eingangsrechnung aktiviert ist, ist darauf zu achten, dass der verwendete Buchungsschlüssel des Wareneingangs nicht dem Bewertungstyp „Endgültig“ entspricht, d. h. für diesen Fall sollte im Buchungsschlüssel für zugehörige Wareneingänge der Bewertungstyp „Vorläufig“ ausgewählt sein.

Gutschriften zu Zusatzkostenrechnungen werden mit negativem Betrag erfasst, wie alle anderen Gutschriften auch. Bitte beachten Sie, dass sich der Betrag der Korrekturbuchung immer auf die Auftragsmenge und nicht auf die eventuell zugeordnete Wareneingangsmenge bezieht.

Gutschriften können wie Eingangsrechnungen und Zusatzkostenrechnungen mit der Aktion „Eingangsrechnung stornieren“ in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ storniert werden. Für Gutschriften sollte immer der gleiche oder zumindest ein für den Bewertungstyp gleich eingestellter Buchungsschlüssel benutzt werden wie für die zugrunde liegende Eingangsrechnung.

Welche Korrekturbuchungen von Eingangsrechnungen, Zusatzkostenrechnungen und den jeweiligen Gutschriften abgesetzt werden, können Sie in der Dokumentation Bestandsbewertung entnehmen.

4                     Beispiele

Für zwei Varianten von Prozessen, in denen Gutschriften enthalten sind, folgen kurze Beispiele zu deren Bearbeitung.

4.1               Teilrücksendung und Gutschrift

Das erste Beispiel beschreibt den Fall, in dem Artikel in einem Beschaffungsauftrag komplett geliefert und berechnet werden, eine Teilmenge der gelieferten und bereits berechneten Artikel zum Lieferanten zurückgesendet wird und im Anschluss eine Gutschrift vom Lieferanten über die zurückgelieferten Artikel erfolgt.

Der erste Teil dieses Falles, d. h. bis zur Rücksendung, ist in den Dokumentationen zu Beschaffungsaufträgen, Wareneingängen und Eingangsrechnungen beschrieben. Die Rücksendung erfolgt für den Fall, dass der Artikel nicht in einem unterteilten Lagerort eingelagert wurde, über die Aktion „Lieferauftrag erzeugen und Warenrücklieferschein mit Materialbuchung ausgeben“ in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ oder dem Beschaffungscockpit. Zuvor ist in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ die zurückzusendende Menge als Dispositionsmenge in der Ansicht „Rücksendung mit Materialbuchung“ zu erfassen. Nach Ausführen der Aktion wird ein Lieferauftrag und eine Materialbuchung als negativer Zugang erzeugt und ein Lieferschein ausgegeben.

Wenn der Artikel auf einem unterteilten Lager eingelagert wurde, wird im Prozess ohne Versandabwicklung die Rücksendungsmengen­buchung der Artikel über die Anwendung „Materialbuchungen“ ausgeführt. Als Buchungsschlüssel sollte ein Zugangs-Buchungsschlüssel verwendet und dazu passend eine negative Menge erfasst werden. Welche Einstellung im Buchungsschlüssel im Feld „Bewertungstyp“ gewählt werden sollte, hängt davon ab, ob Sie mit den Wareneingängen eine endgültige Bewertung vornehmen und sollte daher auch mit dieser Einstellung zusammenpassen.

Warnung:
Mischbuchungen, d. h. „endgültig“ und „vorläufig“ bewertete Wareneingänge und Eingangsrechnungen bzw. Zusatzkostenrechnungen bezogen auf eine Beschaffungsauftragsposition sind nicht zulässig und müssen organisatorisch unterbunden werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in der Dokumentation „Bestandsbewertung“.

Nehmen Sie als nächstes die Auswahl des richtigen Partners, Auftragstyps (Beschaffungsauftrag) und der Auftragsposition vor und speichern Sie die Materialbuchung. Weitere Details lesen Sie in der Dokumentation zu Materialbuchungen. Wenn für diesen Fall ein Lieferschein benötigt wird, dann kann dieser mit der Aktion „Lieferauftrag erzeugen und Warenrücklieferschein ohne Materialbuchung ausgeben “ in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ oder dem Beschaffungscockpit ausgegeben werden. Zuvor ist in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ die Menge als Dispositionsmenge in der Ansicht „Rücksendung“ zu erfassen.

Wenn Sie die Aktion „Lieferauftrag für Warenrücksendung erzeugen“ für diesen Fall benutzen, dann wird der notwendige Buchungsschlüssel nicht aus der Lieferauftragsart ermittelt. Es wird der in der Anwendung „Customizing“ in der Funktion „Beschaffung, Warenrücksendung“, hinterlegte Buchungsschlüssel verwendet. Die Materialbuchung wird beim liefern des Lieferauftrages mit den entsprechenden Beziehungen zum Beschaffungsauftrag erzeugt.

Sofern der Auftrag nicht zuvor überliefert wurde, entsteht durch die Rücksendung wieder eine offene zu liefernde Menge. Wenn eine offene Menge durch den Lieferanten nicht mehr nachgeliefert werden wird, dann sollte der Lieferstatus des Beschaffungsauftrags mit der Aktion „Lieferung manuell erledigen“ entsprechend auf „Komplett geliefert“ gesetzt werden.

Als Abschluss dieses Prozesses wird die eingehende Gutschrift in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ erfasst. Die Beträge und Mengen werden mit negativem Vorzeichen erfasst. Es ist auch möglich, dass innerhalb einer Eingangsrechnung sowohl Gutschriftspositionen als auch Rechnungspositionen enthalten sind. Die erfassten oder automatisch eingefügten Gutschriftspositionen sollten auf jeden Fall eine Zuordnung zum Beschaffungsauftrag und nicht zum Wareneingang bekommen. Dies ist wichtig, da auch die vorausgegangene Rücksendung einen Bezug zum Beschaffungsauftrag hat. Würde eine Zuordnung zum Wareneingang geschaffen, dann würde der Fakturierstatus des Wareneingangs nicht passend aktualisiert, d. h. aufgrund der Aktualisierung der fakturierten Menge auf „Teilweise fakturiert“ geändert werden. Die verrechnete Menge im Beschaffungsauftrag wird in diesem Fall um die Gutschriftsmenge reduziert und wird wieder der zu fakturierenden Menge hinzugefügt. Der Fakturierstatus wird entsprechend ermittelt und angezeigt.

Auch Zusatzkosten können mit negativer Menge und negativem Betrag erfasst und verteilt werden. Bitte beachten Sie, dass die zustande kommende Korrekturbuchung sich wertmäßig auf die Gesamtmenge der Auftragsposition bezieht.

Wenn der Gutschriftsposition eine erledigte Beschaffungsauftragsposition zugeordnet werden soll, muss in den Zuordnungsdialogen der Eingangsrechnung im Auswahlfeld „Status“ auch die Checkbox „Komplett fakturiert“ aktiviert werden, damit auch erledigte Positionen angezeigt werden und ausgewählt werden können.

4.2               Wertgutschrift

Das zweite Beispiel beschreibt den Fall, dass nachträglich, d. h. nach Zugang und Berechnung der gelieferten Artikel eine Wertgutschrift eingeht. Dies kann verschiedene Ursachen haben, z. B. ein falscher Preis oder ein nachträglicher Preisnachlass. In diesem Fall findet im Rahmen der Gutschrift keine Warenbewegung statt. Wenn im relevanten Buchungsschlüssel die Checkbox „Bestandsbewertung“ aktiviert ist, wird jedoch eine Korrekturbuchung ausgeführt.

Um eine Wertgutschrift zu erfassen wird in der Eingangsrechnungsposition die Menge Null und ein negativer Betrag erfasst.

Hinweis:
Obwohl sich reine Wertgutschriften auf eine Menge beziehen können, werden diese mit Menge Null erfasst, da sie sich nicht auf eine Rücklieferung beziehen.

Wenn der Gutschriftsposition eine erledigte Beschaffungsauftragsposition zugeordnet werden soll, muss in den Zuordnungsdialogen der Eingangsrechnung im Auswahlfeld „Status“ auch die Checkbox „Komplett fakturiert“ aktiviert werden, damit auch erledigte Positionen angezeigt werden und ausgewählt werden können.