In Comarch ERP Enterprise können Eingangsrechnungen gebucht werden, ohne sie zuvor Wareneingängen zuzuordnen. Um die Wareneingänge nachträglich zuzuordnen, kann die automatische Zuordnung von Eingangsrechnungen beim Buchen von Wareneingängen genutzt werden. Für nicht automatisch zuordenbare Wareneingänge und für den Fall, dass keine automatische Zuordnung gewünscht ist, stehen die Anwendungen „Wareneingänge zuordnen“ und „Eingangsrechnungen zuordnen“ zur Verfügung.
Wenn auch nicht manuell zugeordnet werden kann, z. B. im Fall von Positionen mit Set-Komponenten, dann kann der Fakturierstatus der Wareneingangspositionen manuell geändert werden. Dazu steht in der Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ die Aktion „Zuordnung manuell erledigen“ zur Verfügung.
Nachfolgend wird die Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ beschrieben.
1 Begriffsbestimmung
Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.
Wareneingang
Eine eingehende Lieferung wird im System mit dem Artikel, der Menge und dem Wareneingangsdatum in einem Wareneingangsbeleg erfasst. Wareneingänge haben immer einen Auftragsbezug.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ können Sie Eingangsrechnungen zu gebuchten Wareneingängen zuordnen, wenn die Eingangsrechnung zuvor ohne Zuordnung zu einem Wareneingang gebucht wurde. In der Eingangsrechnung werden die auf diese Weise zugeordneten Positionen als nachträglich zugeordnet gekennzeichnet. Darüber hinaus können Sie die Zuordnung von Eingangsrechnungen zu einer Wareneingangsposition trotz unvollständiger Zuordnung als erledigt kennzeichnen.
Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren.
Der Abfragebereich wird pro Ansicht gespeichert. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus. Die Beschreibung der Abfragefelder finden Sie in der Regel in der Direkthilfe.
Nachfolgend sind einige Abfragefelder dokumentiert. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung im Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.
Die Abfragefelder der Ansicht „Standard“ im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Wareneingangsart | Geben Sie als Abfragemerkmal die Art des Wareneingangs ein.
Damit eine Rechnungsposition zugeordnet werden kann, muss der Wareneingang vom Typ „Beschaffung“ sein. |
| Wareneingangsnummer | Geben Sie als Abfragemerkmal die Nummer des Wareneinangs ein. |
| Beschaffungs-Auftragsart | Geben Sie als Abfragemerkmal die Art des zugeordneten Beschaffungsauftrags ein. |
| Beschaffungs-Auftragsnummer | Geben Sie als Abfragemerkmal die Nummer des zugeordneten Beschaffungsauftrags ein. |
| Lieferpartner | Geben Sie als Abfragemerkmal die Identifikation des Lieferpartners ein. |
| Wareneingangsdatum | Geben Sie als Abfragemerkmal das Datum des Wareneingangs ein. |
| Beschaffungsauftragsdatum | Geben Sie das Erfassungsdatum des zugeordneten Beschaffungsauftrags als Abfragemerkmal ein. |
| Artikel | Geben Sie als Abfragemerkmal die Identifikation des Artikels ein, der in der Wareneingangsposition verwendet wird.
Für Positionen mit Set-Komponenten und unvoll-ständigen Sets können keine Wareneingangsposi-tionen zugeordnet werden. |
| Wareneingangsstatus | Wählen Sie als Abfragemerkmal den Status des Wareneingangs aus. |
| Beschaffungsauftragsstatus | Wählen Sie als Abfragemerkmal den Status des zugeordnten Beschaffungsauftrags aus. |
2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Eingangsrechnungspositionen angezeigt werden. Welche Informationen zu einer Eingangsrechnungsposition angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um Eingangsrechnungsposition auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen zu betrachten, können mehrere Ansichten erstellt werden.
Ansicht „Standard“
Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben. Werden weitere Spalten hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.
| Spalte | Erläuterung |
| Wareneingangsdatum | In dieser Spalte wird das Datum des Wareneingangs angezeigt. |
| Wareneingangsart | In dieser Spalte wird die Art des Wareneingangs angezeigt.
Wareneingangsart und -nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Wareneingangsposition eindeutig. |
| Wareneingangsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer des Wareneingangs angezeigt.
Wareneingangsart und -nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Wareneingangsposition eindeutig. |
| Wareneingangsposition | In dieser Spalte wird die Nummer der Wareneingangsposition angezeigt. Wareneingangsart und Wareneingangsnummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Wareneingangsposition eindeutig. |
| Wareneingangs-Detailpositionsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer der Detailposition des Wareneingangs angezeigt. Handelt es sich um eine Hauptposition, dann wird „0“ angezeigt. |
| Artikel | In dieser Spalte wird die Identifikation des Artikels angezeigt, der in der Wareningangsposition verwendet wird. |
| Eingangsmenge | In dieser Spalte wird die Eingangsmenge laut Wareneingangsposition angezeigt. |
| Fakturierte Menge | In dieser Spalte wird die Menge der Eingangsmenge angezeigt, die bereits fakturiert ist. |
| Zugeordnete Menge | In dieser Spalte wird die Menge der Eingangsrechnungsmenge angezeigt, die bereits der Wareneingangsposition zugeordnet wurde. Darunter werden sowohl gebuchte Eingangsrechnungsmengen als auch nicht gebuchte Eingangsrechnungsmengen zusammengefasst. |
| Beschaffungsauftragsdatum | In dieser Spalte wird das Erfassungsdatum des Beschaffungsauftrags angezeigt, der der Wareneingangsposition zugeordnet ist. |
| Beschaffungs-Auftragsart | In dieser Spalte wird die Art des Beschaffungsauftrags angezeigt, der der Wareneingangsposition zugeordnet ist. |
| Beschaffungs-Auftragsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer des Beschaffungsauftrags angezeigt, der der Wareneingangsposition zugeordnet ist. |
| Beschaffungsauftrags-Positionsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer der Beschaffungsauftragsposition angezeigt, die der Wareneingangsposition zugeordnet ist. |
| Detailposition | In dieser Spalte wird die Nummer der Detailposition des Beschaffungsauftrags angezeigt, die der Wareneingangsposition zugeordnet ist. |
| Lieferant | In dieser Spalte wird die Partneridentifikation des Lieferanten laut zugeordnetem Beschaffungsauftrag angezeigt. |
| Lieferpartner | In dieser Spalte wird die Partneridentifikation des Lieferpartners des Wareneingangs angezeigt. |
| Wareneingangsstatus | In dieser Spalte werden mit Status-Icons der allgemeine Status, der Einlagerungsstatus und der Fakturierstatus des Wareneingangs angezeigt. |
| Beschaffungsauftragsstatus | In dieser Spalte werden mit Status-Icons die Status des Beschaffungsauftrags angezeigt, der der Wareneingangsposition zugeordnet ist. |
2.3 Anwendungsbezogene Aktionen
2.3.1 Aktion „Eingangsrechnungsposition zuordnen…“
Mithilfe der Aktion „Eingangsrechnungsposition zuordnen…“ ordnen Sie der ausgewählten Wareneingangsposition manuell eine Eingangsrechnungsposition zu. In der Eingangsrechnung werden die auf diese Weise zugeordneten Positionen als nachträglich zugeordnet gekennzeichnet.
Voraussetzung ist, dass die Wareneingangsposition den Status „Erledigt“ besitzt, keine unvollständigen Sets enthält und noch nicht vollständig fakturiert ist.
Zur Auswahl einer passenden Eingangsrechnungsposition wird ein Dialog-Fenster geöffnet, in dem Abfragefelder zur Verfügung stehen und die möglichen Eingangsrechnungspositionen in einer Ergebnisliste angezeigt werden. Diese werden anhand der Beschaffungsauftragsposition und dem Status des Beschaffungsauftrags ermittelt, der der ausgewählten Wareneingangsposition zugeordnet ist. Nur Positionen aus Eingangsrechnungen vom Rechnungstyp „Eingangsrechnung“ können zugeordnet werden.
Im Abfragebereich des Dialogfensters stehen Abfragefelder zur Verfügung.
Die Spalten der Ergebnisliste im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Eingangsrechnungsart | Eingangsrechnungsart und –nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Eingangsrechnungsposition eindeutig. |
| Eingangsrechnungsnummer | Eingangsrechnungsart und –nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Eingangsrechnungsposition eindeutig. |
| Eingangsrechnungsposition | Eingangsrechnungsart und –nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Eingangsrechnungsposition eindeutig. |
| Fakturierte Menge | Die mit der Eingangsrechnungsposition bereits fakturierte Menge wird angezeigt. |
Um eine Eingangsrechnungssposition zuzuordnen, wählen Sie diese in der Liste aus und klicken Sie auf den Button „OK“.
Die Eingangrechnungspositionen werden in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ mit dem Icon „Nachträglich zugeordnet“ gekennzeichnet und unterscheiden sich dadurch von Positionen, die automatisch zu Wareneingängen zugeordnet wurden.
2.3.2 Aktion „Zuordnung manuell erledigen“
Mithilfe der Aktion „Zuordnung manuell erledigen“ kennzeichnen Sie die Zuordnung von Rechnungspositionen zu der Wareneingangsposition als erledigt, obwohl nicht die gesamte Eingangsmenge einer Eingangsrechnung zugeordnet ist. Die Wareneingangsposition erhält den Status „Komplett fakturiert“ und das Kennzeichen „Rechungszuordnung manuell erledigt“.
Verwenden Sie diese Aktion beispielsweise dann, wenn Sie die Positionen weder automatisch noch manuell zugeordnet werden konnten, z. B. im Fall von Positionen mit Set-Komponenten.
Hinweis:
Für Set-Artikel und ihre Komponenten müssen Sie die Aktion einzeln ausführen. Die Aktion wird nicht automatisch für die Komponenten eines Set-Artikels ausgeführt.
2.3.3 Aktion „Manuelle Erledigung der Zuordnung aufheben“
Mithilfe der Aktion „Manuelle Erledigung der Zuordnung aufheben“ entfernen Sie die manuell gesetzte Erledigt-Kennzeichnung für die Zuordnung der Wareneingangsposition zu einer Rechnung. Die Wareneingangsposition erhält den Status „Teilweise fakturiert“ oder „Nicht fakturiert“.
Hinweis:
Für Set-Artikel und ihre Komponenten müssen Sie die Aktion einzeln ausführen. Die Aktion wird nicht automatisch für die Komponenten eines Set-Artikels ausgeführt.
3 Customizing
Für die Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Eingangsrechnung
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
- Lagerlogistik
Damit eine Person Wareneingangspositionen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
5.3 Besonderheiten
Zusätzlich zu den Berechtigungsprüfungen zur Abfrage von Wareneingangspositionen gilt folgende Besonderheit: Damit eine Person für die Zuordnung Eingangsrechnungspositionen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.