In Comarch ERP Enterprise können Eingangsrechnungen gebucht werden, ohne sie zuvor Wareneingängen zuzuordnen. Um die Wareneingänge nachträglich zuzuordnen, kann die automatische Zuordnung von Eingangsrechnungen beim Buchen von Wareneingängen genutzt werden. Für nicht automatisch zuordenbare Wareneingänge und für den Fall, dass keine automatische Zuordnung gewünscht ist, stehen die Anwendungen „Wareneingänge zuordnen“ und „Eingangsrechnungen zuordnen“ zur Verfügung.
Wenn auch nicht manuell zugeordnet werden kann, z. B. im Fall von Positionen mit Set-Komponenten, dann kann der Fakturierstatus der Wareneingangspositionen manuell geändert werden. Dazu steht in der Anwendung „Eingangsrechnungen zuordnen“ die Aktion „Zuordnung manuell erledigen“ zur Verfügung.
Nachfolgend wird die Anwendung „Wareneingänge zuordnen“ beschrieben.
1 Begriffsbestimmung
Wareneingang
Eine eingehende Lieferung wird im System mit dem Artikel, der Menge und dem Wareneingangsdatum in einem Wareneingangsbeleg erfasst. Wareneingänge haben immer einen Auftragsbezug.
Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung „Wareneingänge zuordnen“ können Sie gebuchte Wareneingänge zu Eingangsrechnungen zuordnen, die ohne Zuordnung zu Wareneingängen gebucht wurden. In der Eingangsrechnung werden so zugeordnete Positionen als nachträglich zugeordnet gekennzeichnet.
Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren.
Der Abfragebereich wird pro Ansicht gespeichert. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus. Die Beschreibung der Abfragefelder finden Sie in der Regel in der Direkthilfe.
Nachfolgend sind einige Abfragefelder dokumentiert. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung im Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.
Die Abfragefelder der Ansicht „Standard“ im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Eingangsrechnungsart | Geben Sie als Abfragemerkmal die Art der Eingangsrechnung ein.
Damit eine Wareneingangsposition zugeordnet werden kann, muss die Art vom Rechnungstyp „Eingangsrechnung“ sein. |
| Eingangsrechnungsnummer | Geben Sie als Abfragemerkmal die Nummer der Eingangsrechnung ein. |
| Artikel | Geben Sie als Abfragemerkmal die Identifikation des Artikels ein, der in der Eingangsrechnungsposition verwendet wird.
Für Positionen mit Set-Komponenten können keine Wareneingangspositionen zugeordnet werden. |
| Rechnungssteller | Geben Sie als Abfragemerkmal die Identifikation des Rechnungsstellers ein. |
| Eingangsdatum | Geben Sie als Abfragemerkmal das Eingangsdatum der Rechnung ein. |
| Beschaffungs-Auftragsart | Geben Sie als Abfragemerkmal die Art des zugeordneten Beschaffungsauftrags ein. |
| Beschaffungs-Auftragsnummer | Geben Sie als Abfragemerkmal die Nummer des zugeordneten Beschaffungsauftrags ein. |
| Lieferant | Geben Sie als Abfragemerkmal die Identifikation des Lieferanten ein. |
| Auftragsdatum | Geben Sie das Erfassungsdatum des zugeordneten Beschaffungsauftrags als Abfragemerkmal ein. |
| Zugeordnet | Sie können sowohl Eingangsrechnungspositionen ohne eine Wareneingangspositionszuordnung als auch mit einer Wareneingangspositionszuodnung anzeigen lassen.
Damit eine Wareneingangsposition zugeordnet werden kann, darf der Eingangsrechnungspositionen nicht bereits eine Wareneingangsposition zugeordnet sein. |
| Beschaffungsauftragsstatus | Wählen Sie als Abfragemerkmal den Status des zugeordnten Beschaffungsauftrags aus. |
| Eingangsrechnungsstatus | Wählen Sie als Abfragemerkmal den Status der Eingangsrechnung aus.
Damit Wareneingangspositionen zugeordnet werden können, muss die Eingangsrechnung den allgemeinen Status „Erledigt“ haben. |
2.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Eingangsrechnungspositionen angezeigt werden. Welche Informationen zu einer Eingangsrechnungsposition angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um Eingangsrechnungsposition auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen zu betrachten, können mehrere Ansichten erstellt werden.
Ansicht „Standard“
Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben. Werden weitere Spalten hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.
| Spalte | Erläuterung |
| Eingangsrechnungsart | In dieser Spalte wird die Art der Eingangsrechnung angezeigt. Eingangsrechnungsart und -nummer identifizieren die Eingangsrechnung eindeutig. |
| Eingangsrechnungsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer der Eingangsrechnung angezeigt. Eingangsrechnungsart und -nummer identifizieren die Eingangsrechnung eindeutig. |
| Eingangsrechnungsposition | In dieser Spalte wird die Nummer der Eingangsrechnungsposition angezeigt. Eingangsrechnungsart und -nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Eingangsrechnungsposition eindeutig. |
| Position | In dieser Spalte wird die Nummer der Detailposition angezeigt. Handelt es sich um eine Hauptposition, dann wird „0“ angezeigt. |
| Rechnungssteller | In dieser Spalte wird die Partneridentifikation des Rechnungssteller angezeigt. |
| Beschaffungs-Auftragsart | In dieser Spalte wird die Art des Beschaffungsauftrags angezeigt, der der Eingangsrechnungsposition zugeordnet ist. |
| Beschaffungs-Auftragsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer des Beschaffungsauftrags angezeigt, der der Eingangsrechnungsposition zugeordnet ist. |
| Beschaffungs-Auftragspositionsnummer | In dieser Spalte wird die Nummer der Beschaffungsauftragsposition angezeigt, die der Eingangsrechnungsposition zugeordnet ist. |
| Detailposition | In dieser Spalte wird die Nummer der Detailposition des Beschaffungsauftrags angezeigt, die der Eingangsrechnungsposition zugeordnet ist. |
| Artikel | In dieser Spalte wird die Identifikation des Artikels angezeigt, der in der Eingangsrechnungsposition verwendet wird. |
| Fakturierte Menge | In dieser Spalte wird die fakturierte Menge der zugeordneten Beschaffungsauftragsposition angezeigt. |
| Nettobetrag | In dieser Spalte wird der Nettobetrag der Eingangsrechnungsposition oder -detailposition angezeigt. Der Nettobetrag ist die Summe aus dem ermittelten Bruttobetrag (Preis *Menge) abzüglich gewährter Rabatte und zuzüglich Zuschläge. |
| Eingangsrechnungsstatus | In dieser Spalte werden mit Status-Icons der allgemeine Status der Eingangsrechnung und der Status der offenen Positionen angezeigt. |
| Beschaffungsauftragsstatus | In dieser Spalte werden mit Status-Icons die Status des Beschaffungsauftrags angezeigt, der der Eingangsrechnungsposition zugeordnet ist. |
| Zugeordnet | In dieser Spalte wird ein Icon angezeigt, wenn der Eingangsrechnungsposition bereits eine Wareneingangspositin zugeordnet ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Position automatisch beim Buchen des Wareneingangs verknüpft wurde oder nachträglich manuell zugeordnet wurde.
Damit eine Wareneingangsposition zugeordnet werden kann, darf der Eingangsrechnungspositionen nicht bereits eine Wareneingangsposition zugeordnet sein. |
2.3 Anwendungsbezogene Aktion: Wareneingangsposition zuordnen…
Mithilfe der Aktion „Wareneingangsposition zuordnen…“ ordnen Sie der ausgewählten Eingangsrechnungsposition manuell eine Wareneingangsposition zu. In der Eingangsrechnung werden so zugeordnete Positionen als nachträglich zugeordnet gekennzeichnet.
Voraussetzung ist, dass die Eingangsrechnungsposition den Status „Erledigt“ hat, sie keine Komponente eines Set-Artikels enthält und ihr noch keine Wareneingangsposition zugeordnet ist.
Zur Auswahl einer passenden Wareneingangsposition wird ein Dialog-Fenster geöffnet, in dem Abfragefelder zur Verfügung stehen und die möglichen Wareneingangspositionen in einer Ergebnisliste angezeigt werden. Diese werden anhand der Beschaffungsauftragsposition und dem Status des Beschaffungsauftrags ermittelt, der der ausgewählten Eingangsrechnungsposition zugeordnet ist. Nur Positionen aus Wareneingängen vom Typ „Beschaffung“ können zugeordnet werden.
Die Spalten der Ergebnisliste im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Wareneingangsart | Wareneingangsart und -nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Wareneingangsposition eindeutig. |
| Wareneingangsnummer | Wareneingangsart und -nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Wareneingangsposition eindeutig. |
| Wareneingangsposition | Wareneingangsart und -nummer sowie die Positionsnummer identifizieren die Wareneingangsposition eindeutig. |
| Wareneingangs-Detailpositionsnummer | Die Nummer der Detailposition einer Wareneingangsposition wird angezeigt. Handelt es sich um eine Hauptposition, dann wird „0“ angezeigt. |
| Eingangsmenge | Die gemäß Wareneingangsposition gelieferte Menge wird angezeigt. |
| Fakturierte Menge | Die von der Eingangsmenge bereits fakturierte Menge wird angezeigt. |
| Zugeordnete Menge | Die Eingangsrechnungsmenge wird angezeigt, die bereits der Wareneingangsposition zugeordnet wurde. Darunter werden sowohl gebuchte Eingangsrechnungsmengen als auch nicht gebuchte Eingangsrechnungsmengen zusammengefasst. |
Um eine Wareneingangsposition zuzuordnen, wählen Sie diese in der Liste aus und klicken Sie auf den Button „OK“.
Die Eingangrechnungspositionen werden in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ mit dem Icon „Nachträglich zugeordnet“ gekennzeichnet und unterscheiden sich dadurch von Positionen, denen die Wareneingänge automatisch zugeordnet wurden.
3 Customizing
Für die Anwendung „Wareneingänge zuordnen“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Wareneingänge zuordnen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Eingangsrechnung
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Wareneingänge zuordnen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Wareneingänge zuordnen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
- Lagerlogistik
Damit eine Person Eingangsrechnungspositionen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
5.3 Besonderheiten
Zusätzlich zu den Berechtigungsprüfungen zur Abfrage von Eingangsrechnungspositionen gilt folgende Besonderheit: Damit eine Person für die Zuordnung Wareneingangspositionen abfragen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Wareneingangsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Wareneingänge zuordnen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.