Eingangsrechnungsarten dienen der Identifikation von Eingangsrechnungen. In ihnen werden außerdem die Einstellungen und Vorschlagswerte für die Eingangsrechnungen erfasst, für die sie verwendet werden.
Folgende Eingangsrechnungstypen werden unterschieden:
- Eingangsrechnung
- Zusatzkostenrechnung
- Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung
- Korrektureingangsrechnung
- Zusatzkostenrechnung für Verteilung
- Konsignationsentnahmerechnung
Wenn Sie in einem Multi-Site-System arbeiten, dann enthalten die Eingangsrechnungsarten auch die Information, von welchem Verrechnungstyp die Eingangsrechnung ist, d. h. ob die Eingangsrechnungen von externen Lieferanten stammen oder ob eine Rechnung zu einer internen Verrechnung gehört.
1 Begriffsbestimmung
Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.
Eingangsrechnungsart
Eingangsrechnungsarten dienen der Identifikation von Eingangs- bzw. Zusatzkostenrechnungen. In ihnen werden außerdem Einstellungen und Vorschlagswerte für die Eingangs- bzw. Zusatzkostenrechnungen erfasst, für die sie verwendet werden.
2 Anwendungsbeschreibung
Die Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ ist nicht in Identifikations- und Arbeitsbereich aufgeteilt. Sie verfügt über Eingabefelder.
Eingabefelder
Der Eintrag im Feld „Art“ identifiziert die Eingangsrechnungsart eindeutig. Zusätzlich wird eine „Bezeichnung“ für die Eingangsrechnungsart erfasst.
In den weiteren Feldern der Eingangsrechnungsart werden Daten als Einstellungen oder Vorschlagswerte festgelegt. Die Einstellungen gelten für alle Eingangsrechnungen, die diese Art verwenden. Sie steuern u. a. die weitere Verarbeitung einer Eingangsrechnung, wie z. B. der Buchungsschlüssel für eine nachfolgende Materialbuchung im Fall des Rechnungstyps „Eingangsrechnung“.
Vorschlagswerte werden in alle Rechnungen übernommen, die diese Art verwenden. Sie können dort in der Regel verändert werden. Fehlen Daten in der Eingangsrechnungsart, dann können sie in der Eingangsrechnung u. a. aus den Stammdaten des Rechnungsstellers übernommen werden.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Im Feld „Art“ wird die eindeutige Identifikation der Eingangsrechnungsart erfasst. Sie ist frei wählbar. Insbesondere für Systeme mit mehreren Organisationen bietet sich an, wenn Sie in der Anwendung „Customizing“, in der Funktion „Beschaffung“, „Nummernkreise“ einen Nummernkreis im Feld „Eingangsrechnungsarten-Nummernkreis“ hinterlegen. Wenn für die in der Titelleiste ausgewählte Beschaffungsorganisation ein Nummernkreis hinterlegt ist, dann wird die sich hieraus ergebende nächste Nummer beim Erfassen einer neuen Art als Identifikation vorgeschlagen.
Die Identifikation der Art dient dazu, in weiteren Anwendungen die richtige Eingangsrechnungsart zu finden, um z. B. einer Eingangsrechnung die richtige Art zuzuweisen und dadurch bestimmte Vorschlagswerte und Einstellungen zu übernehmen. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Erfassen Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung, damit die Suche danach erleichtert wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sonderzeichen, dass diese in einer zu suchenden Zeichenkette aus technischen Gründen in folgende Platzhalter umgewandelt werden: · Stern (*) zu Unterstrich (_) · Fragezeichen (?) zu Prozentzeichen (%) Die Verwendung eines Unterstriches in einem Suchmerkmal würde nicht nur nach dem Unterstrich, sondern nach einem beliebigen Zeichen suchen. Gleichermaßen wird das Prozentzeichen ausgewertet, welches dann keinem, einem oder mehreren Zeichen entspricht. Die Verwendung von Unterstrichen und Prozentzeichen in Zeichenketten sollte deshalb möglichst vermieden werden, da möglicherweise andere und mehr Objekte gefunden werden als beabsichtigt. |
| Rechnungstyp | In diesem Feld legen Sie fest, für welchen Rechnungstyp die Eingangsrechnungsart verwendet werden soll.
Wählen Sie zwischen diesen Einträgen: · Eingangsrechnung Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. · Zusatzkostenrechnung Zusatzkostenrechnungen sind gesonderte Rechnungen eines Lieferanten für Zusatzkosten, die bei einer Lieferung entstehen, aber nicht direkt in den Kaufpreis der einzelnen Artikel einfließen. · Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung Zur Erfassung von Rechnungen, die in anderen Systemen entstanden sind, für die also weder Beschaffungsaufträge noch Wareneingänge im System vorhanden sind, steht der Rechnungstyp „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ zur Verfügung. · Korrektureingangsrechnung Korrektureingangsrechnungen sind vom System erzeugte Rechnungen, die abweichende Mengen und Beschaffungskosten ausgleichen. · Zusatzkostenrechnung für Verteilung Für Zusatzkosten, die bei der Verteilung von Artikeln auf verschiedene Firmen eines Konzerns entstehen, steht der Rechnungstyp „Zusatzkostenrechnung für Verteilung“ zur Verfügung. · Konsignationsentnahmerechnung Zur Erfassung von Rechnungen, die durch Konsignations-Entnahmemeldungen an einen Lieferanten im Rahmen von Konsignations-Beschaffungsaufträgen entstanden sind, steht der Rechnungstyp „Konsignationsentnahmerechnung“ zur Verfügung. |
| Zahlsperre
(Checkbox) |
Eine Zahlsperre ist die Information an die Finanzbuchhaltung, dass eine Rechnung (vorerst) nicht bezahlt werden soll.
Aktivieren Sie diese Funktion, dann wird eine Zahlsperre in neue Eingangs- bzw. Zusatzkostenrechnungen vorgeschlagen. |
| Nummernkreis | In der Eingangsrechnungsart wird ein Nummernkreis ausgewählt, mit dessen Hilfe das System für neue Eingangs- und Zusatzkostenrechnungen automatisch eine Nummer nach einem bestimmten Muster erzeugt.
Siehe diese Dokumentation: Nummernkreise |
| Buchungsnummer-Nummernkreis | Der Buchungsnummer-Nummernkreis wird verwendet, um nach einer erfolgreichen Buchung einer Eingangsrechnung eine Buchungsnummer zu vergeben.
Hinweis: Da eine Buchungsnummer vom Buchungsnummer-Nummernkreis erst nach dem erfolgreichen Buchen vergeben wird, kann damit eine lückenlose Vergabe von Buchungsnummern realisiert werden. |
| Buchungsschlüssel | Buchungsschlüssel steuern die Verarbeitung der Materialbuchungen. Diese werden bei allen Materialbewegungen notwendig, die zu Wert- oder Mengenveränderungen der bestandsgeführten Artikel führen.
Hinweis: Für Rechnungen des Typs „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ muss dieses Feld leer sein. Legen Sie einen Buchungsschlüssel fest, der für das Buchen der Rechnungen des Typs „Eingangsrechnung“ gelten soll. Zulässig sind Buchungsschlüssel mit folgenden Merkmalen: · Buchungsvorgang „Korrektur“ · ohne Mengenbewegung · Bewertungstyp „Aufrollung“ Der Buchungsschlüssel kann in der Rechnung nicht mehr verändert werden. |
| Buchungsschlüssel für Zusatzkosten | Buchungsschlüssel steuern die Verarbeitung der Materialbuchungen. Diese werden bei allen Materialbewegungen notwendig, die zu Wert- oder Mengenveränderungen der bestandsgeführten Artikel führen.
Legen Sie einen Buchungsschlüssel fest, der für das Buchen von Zusatzkosten der Rechnungen gelten soll, für die diese Art verwendet wird. Zulässig sind Buchungsschlüssel mit folgenden Merkmalen: · Buchungsvorgang „Korrektur“ · ohne Mengenbewegung Bewertungstyp „Aufrollung Zusatzkosten“ Der Buchungsschlüssel kann in der Rechnung nicht mehr verändert werden. Hinweis: Für Rechnungen des Typs „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ muss dieses Feld leer sein. |
| Verrechnungstyp | Der Verrechnungstyp steuert, ob mit dieser Eingangsrechnungsart interne oder externe Eingangsrechnungen erfasst werden sollen. In Multi-Site-Systemen dokumentieren interne Eingangsrechnungen die Verrechnung von Lieferungen zwischen unterschiedlichen Firmen. Der Verrechnungstyp kann nur geändert werden, wenn keine vorhandene Eingangs- bzw. Zusatzkostenrechnung diese Art verwendet.
Hinweis: Für Rechnungen der Typen „Eingangsrechnung ohne Belegbeziehung“ oder „Korrektureingangsrechnung“ muss in diesem Feld fix der Eintrag „Extern“ festgelegt sein. |
| Im Gutschriftsverfahren automatisch buchen
(Checkbox) |
Legen Sie mit dieser Funktion fest, ob eine Eingangsrechnung automatisch gebucht werden soll, die im Rahmen des Gutschriftsverfahrens erzeugt wurde.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird nach der Erzeugung solch einer Eingangsrechnung automatisch die Aktion „Eingangsrechnung buchen…“ ausgeführt. |
| Verrechnungsposition intern verrechnen | Nur für die Rechnungstypen „Eingangsrechnung“ und „Zusatzkostenrechnung“, für die der Verrechnungstyp „extern“ eingestellt ist, kann festgelegt werden, ob und wie Verrechnungspositionen intern verrechnet werden sollen.
Wählen Sie zwischen folgenden Einstellungen: · Nein · Ja, mit Wert Ist „Ja, mit Wert“ eingestellt, dann – werden für die interne Verrechnung die relevanten Preise und Werte der Eingangsrechnung verwendet, die Preisherkunft auf „Manuell“ und „Preis ermittelt“ auf erfolgreich gesetzt, – werden beim Storno die Positionen analog mit umgekehrten Vorzeichen geschrieben. · Ja, ohne Wert Als Buchungsinformation für die interne Verrechnung wird für „Beleg“ die Eingangsrechnungsposition und für „Auftrag“ die Eingangsrechnungsidentifikation verwendet. |
| Status einer Rechnung aus Verteilung | Legen Sie in diesem Feld fest, welchen Status eine Eingangsrechnung mit dem Verrechnungstyp „Intern“ haben soll, die aus einem Verteilauftrag erzeugt wurde.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Freigegeben Für eine interne Eingangsrechnung aus Verteilung, die sich im Status „Freigegeben“ befindet, können Sie den Wechselkurs und das Lieferantenrechnungsdatum ändern. Somit lassen sich Wechselkurse von Eingangsrechnungen aus der Verteilung an den zum Wareneingangszeitpunkt gültigen Wechselkurs anpassen, wenn beispielsweise die Transportzeit sehr lang ist und Wechselkurse starken Schwankungen unterliegen. Ihnen steht dafür die Aktion „Kurs oder Lieferantenrechnungsdatum ändern“ zur Verfügung. Wenn Sie den Eintrag „Freigegeben“ wählen, dann muss für eine Eingangsrechnung in diesem Status die Aktion „Eingangsrechnung buchen“ manuell ausgeführt werden bevor die Eingangsrechnung an ein Rechnungswesen übertragen werden kann. · Erledigt Eine Eingangsrechnung aus Verteilung im Status „Erledigt“ ist bereits gebucht. Für sie steht nur die Aktion „Eingangsrechnung ausgeben“ zur Verfügung. Die Übertragung der Eingangsrechnung ist in diesem Status ohne weitere Prozessschritte möglich. |
| Steuer-Register | Erfassen Sie das Steuer-Register, das für Eingangsrechnungen dieser Art verwendet werden soll. In der Eingangsrechnung wird das angegebene Steuer-Register anstatt des Steuer-Registers aus den Partner-Stammdaten verwendet. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird in der Eingangsrechnung das Steuer-Register aus den Partner-Stammdaten als Vorschlagswert verwendet.
Hinweis: Werden in den Eingangsrechnungen einer Art verschiedene Steuer-Register angegeben, dann müssen Sie zusätzlich im Nummernkreis der Eingangsrechnungsart einen Bestandteil des Steuer-Registers in die Nummerierung integrieren und einen eigenen Zähler dafür festlegen. Nur dann wird die chronologisch fortlaufende Nummerierung der Eingangsrechnungen je Steuer-Register gewährleistet. |
3 Customizing
Für die Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Nummernkreise“ relevant.
| Feld | Erläuterung |
| Eingangsrechnungsarten-Nummernkreis | Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen im System vorhandenen Nummernkreis des Typs „Belegarten“ zu, wenn Sie für Eingangsrechnungsarten die automatische Nummernvergabe aktivieren möchten. Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System (bezogen auf die in der Titelleiste ausgewählten Beschaffungsorganisation) herangezogen, um für alle neuen Eingangsrechnungsarten automatisch eine Eingangsrechnungsartennummer zu ermitteln und vorzuschlagen. Die Eingangsrechnungsartennummer dient der eindeutigen Identifikation der Eingangsrechnungsart. |
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Eingangsrechnungsart
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoiceType
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Beschaffung Belegdaten
com.cisag.app.purchasing.OrderData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann wird einer Person die Anwendung „Eingangsrechnungsart“ nur angezeigt, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
Die Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ umfasst die Tabelle „Berechtigungen“. Damit eine Person eine Eingangsrechnungsart nutzen kann, muss sie in den Partner-Stammdaten mindestens einer Organisation zugeordnet sein, die in der Tabelle „Berechtigungen“ der Eingangsrechnungsart erfasst wurde.
Hinweis:
Die Tabelle ist nur dann sichtbar, wenn für den Benutzer über eine Berechtigungsrolle die Fähigkeit „Berechtigungen anzeigen“ für das zugehörige Business Entity vergeben wurde. Um inhaltsbezogene Berechtigungen bearbeiten zu können, benötigt er zusätzlich die Fähigkeit „Berechtigungen ändern“.
Daneben sind ihm die generellen Fähigkeiten zum Öffnen der jeweiligen Anwendung und zum Öffnen und Bearbeiten des jeweiligen Business Entitys zuzuweisen.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.