Das Erfassen der Eingangsrechnung bildet den Abschluss des eigentlichen Beschaffungsprozesses. Auf Basis eines Beschaffungsauftrages wurde ein Lieferant aufgefordert, eine Leistung zu erbringen, d. h. bestellte materielle oder immaterielle Güter zu liefern. In der Regel werden die Waren dann geliefert und der Wareneingang aus der Beschaffung im Lager erfasst. Bei diesem Wareneingang im eigenen Unternehmen wird die Ware dem Bestand zugebucht.
Im Anschluss an den Wareneingang aus Beschaffung geht in der Regel eine Eingangsrechnung des Lieferanten ein, die die zu leistenden Entgelte für die gelieferten Güter aufführt. Die Eingangsrechnung kann auch schon vor dem Wareneingang eingehen.
Möglicherweise gehen auch weitere Rechnungen desselben oder eines anderen Lieferanten ein, die dieselbe Lieferung bzw. denselben Auftrag betreffen. Diese separate Zusatzkostenrechnung enthält dann Zusatzkosten, zum Beispiel für den Transport der Waren, Versicherungskosten oder Zollkosten sein. Statt in einer separaten Zusatzkostenrechnung können Zusatzkosten auch als Positionen in der Eingangsrechnung für die gelieferten Artikel mit aufgeführt sein.
Die Anwendung „Eingangsrechnungen“ dient dazu, Eingangsrechnungen zu erfassen, zu prüfen, zu buchen und die Informationen an die Finanzbuchhaltung zwecks Bezahlung der Rechnung weiterzuleiten. Geprüft wird dabei, ob die aufgelisteten Entgelte für gelieferte Artikel oder für zu verteilende Zusatzkosten auch zu einem vorangegangenen Geschäftsvorfall passen, also einem Beschaffungsauftrag bzw. einem Wareneingang. Anschließend können die Daten der Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung und für das Beschaffungs-Controlling weiterverwendet werden.
In Semiramis werden separate Zusatzkostenrechnungen in der Ansicht „Zusatzkostenrechnung“ der Anwendung „Eingangsrechnungen“ erfasst. Die speziellen Aspekte dieser Ansicht werden in separaten Dokumenten beschrieben.
Wenn Sie in einem Multi-Site System arbeiten, werden für interne Verrechnungen auch Eingangsrechnungen erzeugt. Diese Eingangsrechnungen sind dann vom Typ „intern“. Weitere Informationen zu den Themen „Multi-Site“ und „Interne Verrechnung“ finden Sie in der entsprechenden Dokumentation zu diesen Themen.
In diesem Dokument wird die Bearbeitung einer Eingangsrechnung beschrieben. Lesen Sie z. B., wie Sie Eingangsrechnungen in der Ansicht „Eingangsrechnung“ der Anwendung „Eingangsrechnungen“ und im „Beschaffungscockpit“ bearbeiten können und welche Aktionen Sie nutzen können um Beschaffungs- und Wareneingangspositionen einer Eingangsrechnung zuzuordnen.
Die Bearbeitung von Zusatzkostenrechnungen wird im Dokument Vorgehensweisen: Zusatzkostenrechnungen beschrieben.
Die Felder der Ansicht der „Eingangsrechnung“ werden im Dokument Eingangsrechnungen beschrieben.
Eingangsrechnungsarten dienen zur Identifikation von Eingangsrechnungen und enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte. Sie werden separat im Dokument Eingangsrechnungsarten beschrieben.
1 Begriffsbestimmung
Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.
Zusatzkostenrechnung
Zusatzkostenrechnungen sind gesonderte Rechnungen eines Lieferanten für Zusatzkosten, die bei einer Lieferung entstehen, aber nicht direkt in den Kaufpreis der einzelnen Artikel einfließen. Dies können z. B. Frachtkosten, Versicherungskosten oder Zollkosten sein. Die Zusatzkostenrechnung bezieht sich auf eine Lieferung. Sie kommt aber nicht unbedingt vom selben Lieferanten wie die Lieferung.
2 Standard-Aktionen
Das Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Eingangsrechnungen ist jeweils im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3 Anwendungsbezogene Aktionen
3.1 Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdaten ändern
Die Aktion „Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdaten ändern“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.2 Eingangsrechnung ausgeben
Die Aktion „Eingangsrechnung ausgeben“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.3 Eingangsrechnung buchen
Die Aktion „Eingangsrechnung buchen“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.4 Eingangsrechnung stornieren
Die Aktion „Eingangsrechnung stornieren“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.5 Eingangsrechnung korrigieren
Die Aktion „Eingangsrechnung korrigieren“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.6 Eingangsrechnung prüfen
Die Aktion „Eingangsrechnung prüfen“ steht in der Standard-Symbolleiste für externe Eingangsrechnungen zur Verfügung. Sie dient dazu, eine erfasste Eingangsrechnung zu prüfen. Das Prüfen der Eingangsrechnung bedeutet, dass für alle Auftragszuordnungen geprüft wird, ob die zu fakturierende Menge die gelieferte Menge nicht überschreitet, die zu fakturierenden Beschaffungskosten den Beschaffungskosten aus dem Beschaffungsauftrag entsprechen und ob die zu fakturierenden Zusatzkosten den Zusatzkosten aus dem Beschaffungsauftrag entsprechen.
Überschreitet die zu fakturierende Menge die gelieferte Menge wird eine Warnmeldung ausgegeben.
Werden die Beschaffungskosten laut Beschaffungsauftrag über- oder unterschritten, wird eine Warnmeldung ausgegeben.
Werden die Zusatzkosten laut Beschaffungsauftrag über- oder unterschritten, wird eine Warnmeldung ausgegeben.
3.7 Korrektureingangsrechnung erzeugen
Die Aktion „Korrektureingangsrechnung erzeugen“ steht in der Standard-Symbolleiste für externe Eingangsrechnungen zur Verfügung. Sie dient dazu, zu einer erfassten Eingangsrechnung eine Korrektureingangsrechnung zu erzeugen.
Korrektureingangsrechnungen sind Rechnungen, die abweichende Mengen und Beschaffungskosten ausgleichen.
Für jede Beschaffungsauftragsposition der Ursprungsrechnung, bei der die tatsächlichen Kosten die Kosten aus dem Beschaffungsauftrag überschreiten oder die gelieferte Menge geringer als die berechnete Menge ist, wird in dieser neuen Korrektureingangsrechnung eine neue Auftragszuordnung gespeichert.
Auch eine eventuell vorhandene Referenz auf eine Wareneingangsposition bleibt erhalten. Diese Auftragszuordnungen werden einer neuen Eingangsrechnungsposition zugeordnet. Gibt es jedoch zu einer Beschaffungsauftragsposition mehrere Wareneingangspositionen, so wird nur die erste Wareneingangsposition in die Korrektureingangsrechnung übernommen.
Werden für zwei Beschaffungsauftragspositionen, die derselben Eingangsrechnungsposition in der ursprünglichen Eingangsrechnung zugeordnet worden sind, die Beschaffungskosten oder die gelieferte Menge überschritten, so werden diese Positionen auch in der neuen Korrektureingangsrechnung einer gemeinsamen Eingangsrechnungsposition zugeordnet.
Darüber hinaus werden keine Beschaffungsauftragspositionen in der Korrektureingangsrechnung zusammengefasst.
Es werden Belegketteneinträge zwischen den Eingangsrechnungs- und Korrekturpositionen erzeugt.
Für die Mengen und Beträge in der erzeugten Korrektureingangsrechnung sind drei Fälle zu unterscheiden:
Nur die Beschaffungskosten wurden überschritten
Als Betrag wird die Differenz zwischen den eigentlichen Kosten aus dem Beschaffungsauftrag (Nettopreis) und den tatsächlichen Beschaffungskosten, ermittelt aus der aktuellen Eingangsrechnung sowie eventuell bereits vorher für die Eingangsrechnung erzeugten Korrekturen, eingetragen.
Als Menge wird die gelieferte Menge eingetragen, diese entspricht der fakturierten Menge.
Diese Menge wird vom Programm besonders behandelt. Diese Menge hat keine Auswirkung auf:
- die fakturierte Menge im Beschaffungsauftrag ,
- die Hilfssummen für die Bestandsbewertungslogik
Die Menge wird lediglich für die Korrektur-Materialbuchung benötigt und um den Einzelpreis zu ermitteln.
Nur die gelieferte Menge wurde überschritten
Als Menge wird die zuviel berechnete bzw. Eingangsrechnungen zugeordnete Menge mit negativem Vorzeichen eingetragen.
Als Betrag wird der negierte anteilige Betrag der aktuellen Eingangsrechnung eingetragen. Dieser Betrag entspricht den Beschaffungskosten aus dem Beschaffungsauftrag, da keine Betragsabweichung vorliegt.
Sowohl die Beschaffungskosten als auch die gelieferte Menge wurden überschritten
In diesem Fall werden zwei Zuordnungs- und Eingangsrechnungspositionen erzeugt.
Die erste Position nimmt die Betragskorrektur vor:
Als Menge wird die gesamte gelieferte Menge eingetragen. Ist die Menge null, so entfällt diese Position.
Als Betrag wird die Differenz zwischen den eigentlichen Kosten aus dem Beschaffungsauftrag und den tatsächlichen Beschaffungskosten, ermittelt aus der aktuellen Eingangsrechnung sowie eventuell bereits vorher für die Eingangsrechnung erzeugten Korrekturen eingetragen
Die zweite Position nimmt die Korrektur der Menge vor:
Als Menge wird die zuviel berechnete bzw. Eingangsrechnungen zugeordnete Menge mit negativem Vorzeichen eingetragen.
Als Betrag wird der negative anteilige Betrag der Eingangsrechnung eingetragen.
Drei Beispiele:
Fall1:
Beschaffungsauftrag: 10 Stück mit Beschaffungskosten 1000,00 €.
Wareneingang: 10 Stück
Eingangsrechnung: 11 Stück 1210,00 €
Korrektur:
Position 1: 10 Stück – 100,00 € (Preisdifferenz 10,00 € pro Stück)
Position 2: -1 Stück – 110,00 €
Fall 2:
Beschaffungsauftrag: 10 Stück mit Beschaffungskosten 1000,00 €.
Wareneingang: 5 Stück
Eingangsrechnung: 10 Stück 1100,00 €
Korrektur:
Position 1: 5 Stück – 50,00 € (Preisdifferenz 10,00 € pro Stück)
Position 2: -5 Stück – 550,00 €
Fall 3:
Beschaffungsauftrag: 10 Stück mit Beschaffungskosten 1000,00 €.
Wareneingang: 0 Stück
Eingangsrechnung: 10 Stück 1100,00 €
Korrektur:
(Position 1: 0 Stück – 0,00 € (Preisdifferenz 10,00 € pro Stück))
Position 2: -10 Stück – 1100,00 €
Position 1 entfällt dann in diesem Beispiel.
Überschrittene Zusatzkosten werden durch die Korrektureingangsrechnung nicht ausgeglichen.
Die Kostenrechnungspositionen werden von der Ursprungsauftragsposition übernommen und als Menge und Betrag wird für jede Kostenrechnungsposition die Menge und der Betrag der Korrekturauftragsposition übernommen. Eine Verteilung wie in der Ursprungsrechnung kann nicht erfolgen. Die Anpassung dieser Werte ist manuell vorzunehmen.
3.8 Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten
Die Funktion der Schaltfläche „Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Kopfzeile der Tabelle „Steuern“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.9 Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen (Positionsliste)
Die Aktion „Markierte Position manuell verknüpfen mit Wareneingangsposition“ steht in der Kopfzeile der Positionsliste zur Verfügung. Sie dient dazu, Wareneingangspositionen herauszusuchen und diese einer bestimmten Eingangsrechnungsposition zuzuordnen. Da jede Wareneingangsposition einen Bezug zu mindestens einer Auftragsposition enthalten muss, wird auch der Bezug zu den Auftragspositionen hierbei mit in die Eingangsrechnungsposition übernommen.
Die Aktion ruft ein Dialog-Fenster zur Auswahl und Zuordnung der Wareneingangspositionen auf. Dieses Dialog-Fenster wird in der Dokumentation Eingangsrechnungen beschrieben.
Hinweise:
Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.
Wurde in der Eingangsrechnung eine Position mit einem Setartikel erfasst, so werden beim Zuordnen die Komponenten automatisch angelegt. Die Menge dieser Setkomponenten berechnet sich anhand der eingegebenen Menge der Grundposition und nicht aus der Summe der zugeordneten Setkomponenten.
Für Naturalrabatte werden ebenfalls erst beim Zuordnen Detailpositionen erzeugt.
Voraussetzungen
Sie haben die Eingangsrechnungsbasis und mindestens eine Eingangsrechnungsposition manuell erfasst und gespeichert, die nun einer oder mehreren Auftragspositionen zugeordnet werden müssen. Dazu können Sie manuell Wareneingangspositionen auswählen. Diese Vorgehensweise wird hier beschrieben.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Eingangsrechnungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangsrechnung, die Sie jetzt bearbeiten möchten
- Die Daten der Eingangsrechnungsbasis und der Eingangsrechnungspositionen werden angezeigt.
- Markieren Sie eine Eingangsrechnungsposition.
- Wählen Sie die folgende Aktion in der Kopfzeile der Positionsliste:
- Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen
Hinweis:
Der Status der Wareneingangsposition wird später nur aktualisiert, wenn Sie über den Wareneingang zuordnen. Ansonsten wird nur der Status der Beschaffungsauftragsposition aktualisiert.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Geben Sie hier die Suchmerkmale für die Wareneingänge ein, die das System bei der Suche nach noch nicht fakturierten Wareneingangspositionen berücksichtigen soll. Die Suchmerkmale Artikel und Rechnungssteller werden aus der Rechnung übernommen und können nicht geändert werden.
Hinweis:
Es werden auch Wareneingangspositionen berücksichtigt, bei deren zugrunde liegendem Beschaffungsauftrag ein abweichender Rechnungssteller eingetragen ist. Beide Rechnungssteller müssen jedoch dem Lieferanten des Beschaffungsauftrags als Rechnungssteller hinterlegt sein.
- Durch Wählen der Aktualisieren-Funktion aktivieren Sie die Suche von Semiramis nach entsprechenden Wareneingangspositionen.
- Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Wareneingangspositionen mit den zugeordneten Auftragspositionen auf, die den Suchmerkmalen entsprechen und noch zu fakturierende Beträge aufweisen.
- Markieren Sie die gewünschten Wareneingangspositionen, indem Sie die Checkbox am Ende der Zeile der jeweiligen Wareneingangsposition markieren. Alternativ können Sie über die Meta-Checkbox in der Kopfzeile der Liste alle gefundenen Positionen markieren. Bei Bedarf können Sie die Markierung für einige Positionen wieder entfernen.
- Übernehmen Sie die markierten Wareneingangspositionen in die Eingangsrechnung, indem Sie den Button „Zuordnungen speichern“ drücken.
- Das System übernimmt die Daten der markierten Wareneingangspositionen zusammen mit den zugeordneten Auftragspositionen in die Rechnungsposition.
- Das Dialog-Fenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Eingangsrechnung. Die übernommenen Daten der Auftrags- und Wareneingangspositionen werden bei der Rechnungsposition in der Liste angezeigt.
- Wiederholen Sie diese Vorgehensweise ggf., bis alle Rechnungspositionen einer oder mehreren Wareneingangspositionen zugeordnet sind.
Alternativ können Sie weitere Rechnungspositionen manuell vorhandenen Auftragspositionen zuordnen oder Rechnungspositionen automatisch vom System zuordnen lassen. - Lassen Sie bei Bedarf vom System weitere Rechnungspositionen aus Auftrags- bzw. Wareneingangspositionen erzeugen.
Hinweis:
Sie können die Daten der Eingangsrechnungspositionen z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen oder die Verteilung der Beträge ändern.
- Wenn Sie die Eingangsrechnungspositionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangsrechnung.
Hinweis:
Anschließend können Sie die Eingangsrechnung buchen.
3.10 Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen (Positionsliste)
Die Aktion „Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen“ steht in der Kopfzeile der Positionsliste in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ zur Verfügung. Sie dient dazu, eine Auftragsposition herauszusuchen und diese einer bestimmten Rechnungsposition zuzuordnen. Sie kann z. B. für die Zuordnung von Rechnungspositionen genutzt werden, für die (noch) kein Wareneingang existiert oder gefunden wird. Für Eingangsrechnungen aus der Abwicklung von Streckengeschäften wird grundsätzlich ein Bezug zum Beschaffungsauftrag hergestellt, da bei dieser Art von Geschäft kein Wareneingang erfolgt.
Die Aktion ruft ein Dialog-Fenster zur Auswahl und Zuordnung der Beschaffungsauftragspositionen auf. Dieses Dialog-Fenster wird in der Dokumentation Eingangsrechnungen beschrieben.
Hinweise:
Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.
Wurde in der Eingangsrechnung eine Position mit einem Setartikel erfasst, so werden beim Zuordnen die Komponenten automatisch angelegt. Die Menge dieser Setkomponenten berechnet sich anhand der eingegebenen Menge der Grundposition und nicht aus der Summe der zugeordneten Setkomponenten.
Für Naturalrabatte werden ebenfalls erst beim Zuordnen Detailpositionen erzeugt.
Voraussetzungen
Sie haben die Eingangsrechnungsbasis und mindestens eine Eingangsrechnungsposition manuell erfasst und gespeichert, die nun einer oder mehreren Auftragspositionen zugeordnet werden müssen. Dazu können Sie manuell Auftragspositionen auswählen. Diese Vorgehensweise wird hier beschrieben.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Eingangsrechnungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangsrechnung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.
- Die Daten der Eingangsrechnungsbasis und der Eingangsrechnungspositionen werden angezeigt.
- Markieren Sie eine Eingangsrechnungsposition.
- Wählen Sie die folgende Aktion in der Kopfzeile der Positionsliste:
- Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen
Hinweis:
Bei dieser Aktion wird später nur der Status der Auftragsposition aktualisiert.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Geben Sie hier die Suchmerkmale für die Beschaffungsaufträge ein, die das System bei der Suche nach noch nicht fakturierten Auftragspositionen berücksichtigen soll. Die Suchmerkmale Artikel und Rechnungssteller werden aus der Rechnung übernommen und können nicht geändert werden.
Hinweis:
Es werden auch Beschaffungsauftragspositionen berücksichtigt, die einen abweichenden Rechnungssteller besitzen. Beide Rechnungssteller müssen jedoch dem Lieferanten des Beschaffungsauftrags als Rechnungssteller hinterlegt sein.
- Durch Drücken des Start-Buttons aktivieren Sie die Suche von Semiramis nach entsprechenden Auftragspositionen.
- Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Auftragspositionen auf, die den Suchmerkmalen entsprechen und noch zu fakturierende Beträge aufweisen.
- Markieren Sie die gewünschten Auftragspositionen, indem Sie die Checkbox am Ende der Zeile der jeweiligen Auftragsposition aktivieren. Alternativ können Sie über die Meta-Checkbox in der Kopfzeile der Liste alle gefundenen Positionen markieren. Bei Bedarf können Sie die Markierung für einige Positionen wieder entfernen.
- Übernehmen Sie die markierten Auftragspositionen in die Eingangsrechnung, indem Sie den Button „Zuordnungen speichern“ drücken.
- Das System übernimmt die Daten der markierten Auftragspositionen in die Rechnungsposition.
- Das Dialog-Fenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Eingangsrechnung. Die übernommenen Daten der Auftragspositionen werden bei der Rechnungsposition in der Liste angezeigt.
- Wiederholen Sie diese Vorgehensweise ggf., bis alle Eingangsrechnungspositionen einer oder mehreren Auftragspositionen zugeordnet sind.
Alternativ können Sie weitere Rechnungspositionen manuell vorhandenen Wareneingangspositionen zuordnen oder Rechnungspositionen automatisch vom System zuordnen lassen. - Lassen Sie bei Bedarf weitere Rechnungspositionen vom System aus Auftrags- bzw. Wareneingangspositionen erzeugen.
Hinweis:
Sie können die Daten in der Eingangsrechnungspositionsliste z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen und verteilen oder die Beträge ändern und neu verteilen.
- Wenn Sie die Eingangsrechnungspositionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangsrechnung.
Hinweis:
Anschließend können Sie die Eingangsrechnung buchen.
3.11 Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen (Positionsliste)
Die Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen“ steht in der Kopfzeile der Positionsliste zur Verfügung. Sie dient zur automatischen Zuordnung von offenen Wareneingangs- oder Beschaffungsauftragspositionen zu manuell erfassten Eingangsrechnungspositionen. Bei Wareneingangspositionen wird auch der Bezug zu den im Wareneingang zugeordneten Auftragspositionen mit in die Eingangsrechnungsposition übernommen.
Hinweise:
Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.
Wurde in der Eingangsrechnung eine Position mit einem Setartikel erfasst, so werden beim Zuordnen die Komponenten automatisch angelegt. Die Menge dieser Setkomponenten berechnet sich anhand der eingegebenen Menge der Grundposition und nicht aus der Summe der zugeordneten Setkomponenten.
Für Naturalrabatte werden ebenfalls erst beim Zuordnen Detailpositionen erzeugt.
3.11.1 Vorgehensweise
Voraussetzungen
Sie haben die Eingangsrechnungsbasis und mindestens eine Eingangsrechnungsposition manuell erfasst und gespeichert, die nun einer oder mehreren Auftragspositionen zugeordnet werden müssen. Diese Zuordnung können Sie vom System automatisch erzeugen lassen. Dies wird hier beschrieben.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Eingangsrechnungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangsrechnung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.
- Die Daten der Eingangsrechnungsbasis und der Rechnungspositionen werden angezeigt.
- Markieren Sie bei Bedarf eine oder mehrere Rechnungspositionen.
- Wählen Sie die Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen“ in der Kopfzeile der Positionsliste.
- Das System ermittelt pro Rechnungsposition automatisch die passenden, noch nicht fakturierten Wareneingangs- und Beschaffungsauftragspositionen. Wenn Sie Rechnungspositionen markiert haben, berücksichtigt das System nur die markierten Positionen bei der automatischen Zuordnung. Ansonsten führt es die automatische Zuordnung für alle Rechnungspositionen durch.
- Findet das System keine passenden Wareneingangs- und Auftragspositionen, so erscheint eine Meldung.
- Das System ordnet die ermittelten Auftrags- und Wareneingangspositionen so lange den Rechnungspositionen zu, bis der Nettowert der Rechnungsposition erreicht ist. Eine Meldung wird angezeigt, wenn Zahlungsart oder ‑bedingung der zugeordneten Wareneingangs- oder Auftragsposition von denen der Eingangsrechnungsbasis abweichen.
- Das System übernimmt mit der Zuordnung auch die Daten der gefundenen Auftrags- und Wareneingangspositionen und zeigt sie in der Liste zusammen mit den Rechnungspositionen an.
Hinweis:
Sie können die Daten in der Eingangsrechnungspositionsliste z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen und verteilen oder die Beträge ändern und neu verteilen.
- Erfassen Sie bei Bedarf weitere Rechnungspositionen manuell oder lassen Sie vom System neue Rechnungspositionen aus Auftrags- bzw. Wareneingangspositionen erzeugen.
- Wenn Sie die Eingangsrechnungspositionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangsrechnung.
Hinweis:
Anschließend können Sie die Eingangsrechnung buchen.
3.11.2 Ermittlung und Zuordnung der Beschaffungsauftrags‑ bzw. Wareneingangspositionen
Das System ermittelt automatisch mögliche Beschaffungsauftrags‑ bzw. Wareneingangspositionen und ordnet sie anschließend nach einem bestimmten Algorithmus zu. Dabei geht das System wie folgt vor:
- Zuerst wird geprüft, ob in der Eingangsrechnungsbasis eine Beschaffungsauftragsnummer oder Lieferscheinnummer angegeben wurde. Ist dies der Fall, wird diese Nummer als Vorgabe für die Zuordnung genutzt. Wurde keine Nummer angegeben, so wird erst nach Lieferscheinen (also Wareneingängen) gesucht, dann nach Beschaffungsaufträgen.
- Das System sucht alle Wareneingangspositionen, die den folgenden Bedingungen entsprechen:
- Der Rechnungssteller der Eingangsrechnung ist gleich dem Rechnungssteller der der Wareneingangsposition zugrunde liegenden Auftragsposition.
- Die Währung der Eingangsrechnung ist gleich der Währung der Auftragsposition, die der Wareneingangsposition zugrunde liegt.
- Der Artikel der Eingangsrechnungsposition ist der Artikel der Wareneingangsposition.
- Der Fakturierstatus der Wareneingangsposition ist „Nicht fakturiert“ oder „Teilweise fakturiert“.
- Die Firma der Beschaffungsorganisation des zugrunde liegenden Beschaffungsauftrags ist gleich der Firma der Eingangsrechnung.
- Die gefundenen Wareneingänge mit dem Status „Nicht fakturiert“ und „Teilweise fakturiert“ werden nach Wareneingangsdatum aufsteigend sortiert.
- Dann wird für jeden Wareneingang der noch zu verrechnende Nettobetrag der entsprechenden Wareneingangspositionen ermittelt:
- – noch offene, zu verrechnende Menge * Nettopreis der Auftragsposition
Dieser „zugeteilte Nettobetrag“ wird auf Ebene der Eingangsrechnung kumuliert.
- Wenn mehrere mögliche Wareneingangspositionen gefunden werden, werden so viele zugeordnet, bis der Nettobetrag der Rechnungsposition erreicht ist. Für jede Wareneingangsposition wird folgendes geprüft:
- Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Position kleiner dem Nettobetrag der Rechnungsposition, so wird die Position zugeordnet.
à Anschließend wird unter den gefundenen Wareneingangspositionen weitergesucht. - Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Position größer oder gleich dem Nettobetrag der Rechnungsposition, so wird die Position zugeordnet.
Die Rechnungsposition wurde somit komplett zugeordnet.
à
- Die Suche nach Wareneingangspositionen und deren Zuordnung erfolgt so lange, bis der Wert der Rechnungsposition erreicht oder überschritten ist, bzw. bis keine Wareneingangsposition mehr gefunden wird.
- Wird bei der Zuordnung über die Wareneingangspositionen keine Position mehr gefunden, dann wird in den Auftragspositionen weiter gesucht.
- In diesem Fall sucht das System alle Auftragspositionen, die den folgenden Bedingungen entsprechen:
- Der Rechnungssteller der Eingangsrechnung ist gleich dem Rechnungssteller der Auftragsposition.
- Die Währung der Eingangsrechnung ist gleich der Währung der Auftragsposition.
- Der Artikel der Eingangsrechnungsposition ist der Artikel der Beschaffungsauftragsposition.
- Der Fakturierstatus der Beschaffungsauftragsposition ist „Nicht fakturiert“ oder „Teilweise fakturiert“.
- Die Firma der Beschaffungsorganisation des zugrunde liegenden Beschaffungsauftrags ist gleich der Firma der Eingangsrechnung.
- Wenn mehrere mögliche Auftragspositionen gefunden werden, werden die gefundenen Auftragspositionen nach deren Liefertermin aufsteigend sortiert.
- Anschließend werden so viele Auftragspositionen zugeordnet, bis der Wert der Rechnungsposition erreicht ist. Für jede Auftragsposition wird folgendes geprüft:
- Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Position kleiner dem Nettobetrag der Rechnungsposition, so wird die Position zugeordnet.
à Anschließend wird unter den gefundenen Auftragspositionen weitergesucht. - Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Position größer oder gleich dem Nettobetrag der Rechnungsposition, so wird die Position zugeordnet.
Die Rechnungsposition wurde somit komplett zugeordnet.
à
- Die Suche nach Auftragspositionen erfolgt so lange, bis der Wert der Rechnungsposition erreicht oder überschritten ist, bzw. bis keine Auftragsposition mehr gefunden wird.
- Das beschriebene Vorgehen wird für alle oder alle ausgewählte Positionen nacheinander ausgeführt.
Als Ergebnis der automatischen Zuordnung werden die den Rechnungspositionen zugeordneten Wareneingangs‑ bzw. Auftragspositionen in der Positionsliste dargestellt. Stimmen die Zahlungsbedingung oder –art der Eingangsrechnung nicht mit denen der zugeordneten Wareneingangs‑ bzw. Auftragspositionen überein, so erscheint eine entsprechende Meldung.
3.12 Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen (Positionsliste)
Die Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen“ steht in der Kopfzeile der Positionsliste zur Verfügung. Sie dient dazu, offene Wareneingangspositionen herauszusuchen und diese dann als neue Rechnungspositionen mit einem Wareneingangsbezug in die Eingangsrechnung zu übernehmen. Da jede Beschaffungs-Wareneingangsposition einen Bezug zu einer Auftragsposition enthalten muss, wird auch der Bezug zu einer Auftragsposition hierbei mit in die Eingangsrechnungsposition übernommen.
Die Aktion ruft ein Dialogfenster zur Auswahl der Wareneingangspositionen auf. In Aufbau und Funktionsweise entspricht die Aktion der Aktion Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen (Positionsliste), bis auf Folgendes:
- Nur der gesuchte Rechnungssteller ist aus der Eingangsrechnungsbasis vorbelegt, nicht auch der gesuchte Artikel.
- Das System sucht demnach alle Auftragspositionen heraus, die offen sind und den anderen Suchmerkmalen entsprechen.
Auch die Ermittlung erfolgt nach demselben Schema.
Hinweise:
Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.
Voraussetzungen
Sie haben eine Eingangsrechnungsbasis erfasst und gespeichert, der sie gelieferte Waren zuordnen möchten. Dazu können Sie vom System passende, noch nicht komplett fakturierte Wareneingangspositionen heraussuchen und daraus Rechnungspositionen erzeugen lassen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Eingangsrechnungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangsrechnung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.
- Die Daten der Eingangsrechnungsbasis werden angezeigt.
- Wählen Sie die Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen“ in der Kopfzeile der Eingangsrechnungspositionsliste
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Geben Sie die Suchmerkmale für die Wareneingänge ein, die das System bei der Suche nach noch nicht komplett fakturierten Wareneingangspositionen berücksichtigen soll. Das Suchmerkmal Rechnungssteller wurde aus der Rechnungsbasis übernommen und kann nicht geändert werden.
Hinweis:
Es werden auch Wareneingangspositionen berücksichtigt, bei deren zugrunde liegendem Beschaffungsauftrag ein abweichender Rechnungssteller eingetragen ist. Beide Rechnungssteller müssen jedoch dem Lieferanten des Beschaffungsauftrags als Rechnungssteller hinterlegt sein.
- Durch drücken des „Start-Buttons aktivieren Sie die Suche von Semiramis nach entsprechenden Wareneingangspositionen.
- Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Wareneingangspositionen mit den zugeordneten Auftragspositionen auf, die den Suchmerkmalen entsprechen und noch zu fakturierende Beträge aufweisen.
- Markieren Sie die gewünschten Wareneingangspositionen, indem Sie die Checkbox am Ende der Zeile der jeweiligen Wareneingangsposition aktivieren. Alternativ können Sie über die Meta-Checkbox in der Kopfzeile der Liste alle gefundenen Positionen markieren. Bei Bedarf können Sie die Markierung für einige Positionen wieder entfernen.
- Übernehmen Sie die markierten Wareneingangspositionen in die Eingangsrechnung, indem Sie die Aktion „Zuordnungen speichern“ in der Kopfzeile der Positionsliste ausführen.
- Das System übernimmt die Daten der markierten Wareneingangspositionen zusammen mit den zugeordneten Auftragspositionen in die Rechnungsposition.
- Das Dialogfenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Eingangsrechnung. Die übernommenen Daten der Auftrags- und Wareneingangspositionen erscheinen als neue Einträge in der Positionsliste.
Hinweis:
Sie können die Daten in der Eingangsrechnungspositionsliste z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen und verteilen oder die Beträge ändern und neu verteilen.
- Erfassen Sie bei Bedarf weitere Rechnungspositionen manuell und ordnen Sie diesen anschließend Auftrags- oder Wareneingangspositionen zu.
- Wenn Sie die Eingangsrechnungspositionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangsrechnung.
Hinweis:
Anschließend können Sie die Eingangsrechnung buchen.
3.13 Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen (Positionsliste)
Die Aktion „Eingangsrechnungspositionen automatisch einfügen und verknüpfen über Beschaffungsauftragspositionen“ steht in der Kopfzeile der Positionsliste zur Verfügung. Sie dient dazu, offene Beschaffungsauftragspositionen herauszusuchen und diese dann als neue Eingangsrechnungspositionen mit einem Auftragsbezug in die Eingangsrechnung zu übernehmen.
Für Eingangsrechnungen aus der Abwicklung von Streckengeschäften wird grundsätzlich ein Bezug zum Beschaffungsauftrag hergestellt, da bei dieser Art von Geschäft kein Wareneingang erfolgt.
Die Aktion ruft ein Dialogfenster zur Auswahl der Auftragspositionen auf. In Aufbau und Funktionsweise entspricht die Aktion der Aktion Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen (Positionsliste), bis auf Folgendes:
- Nur der gesuchte Rechnungssteller ist aus der Eingangsrechnungsbasis vorbelegt, nicht auch der gesuchte Artikel.
- Das System sucht demnach alle Auftragspositionen heraus, die offen sind und den anderen Suchmerkmalen entsprechen.
Auch die Ermittlung erfolgt nach demselben Schema, bis auf die Sortierung:
Die gefundenen Auftragspositionen werden zuerst nach dem Artikel, anschließend nach dem Lieferdatum absteigend sortiert.
Hinweise:
Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.
Voraussetzungen
Sie haben eine Eingangsrechnungsbasis erfasst und gespeichert, der sie bestellte Waren zuordnen möchten. Dazu können Sie vom System passende, noch nicht komplett fakturierte Auftragspositionen heraussuchen und daraus Rechnungspositionen erzeugen lassen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Eingangsrechnungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangsrechnung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.
- Die Daten der Eingangsrechnungsbasis werden angezeigt.
- Wählen Sie die Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen“ in der Kopfzeile der Eingangsrechnungspositionsliste.
- Ein Dialogfenster wird geöffnet.
- Geben Sie die Suchmerkmale für die Beschaffungsaufträge ein, die das System bei der Suche nach noch nicht fakturierten Beschaffungsauftragspositionen berücksichtigen soll. Das Suchmerkmal Rechnungssteller wurde aus der Eingangsrechnungsbasis übernommen und kann nicht geändert werden.
Hinweis:
Es werden auch Beschaffungsauftragspositionen berücksichtigt, die einen abweichenden Rechnungssteller besitzen. Beide Rechnungssteller müssen jedoch dem Lieferanten des Beschaffungsauftrags als Rechnungssteller hinterlegt sein.
- Durch Wählen der Aktualisieren-Funktion aktivieren Sie die Suche von Semiramis nach entsprechenden Auftragspositionen.
- Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Auftragspositionen auf, die den Suchmerkmalen entsprechen und noch zu fakturierende Beträge aufweisen.
- Markieren Sie die gewünschten Auftragspositionen, indem Sie die Checkbox am Ende der Zeile der jeweiligen Auftragsposition aktivieren. Alternativ können Sie über die Meta-Checkbox in der Kopfzeile der Liste alle gefundenen Positionen markieren. Bei Bedarf können Sie die Markierung für einige Positionen wieder entfernen.
- Übernehmen Sie die markierten Auftragpositionen in die Eingangsrechnung, indem Sie die Aktion „Zuordnungen speichern“ in der Kopfzeile der Positionsliste ausführen.
- Das System erzeugt aus den markierten Auftragspositionen neue Eingangsrechnungspositionen.
- Das Dialogfenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Eingangsrechnung. Die übernommenen Daten der Auftragspositionen erscheinen als neue Einträge in der Positionsliste.
Hinweis:
Sie können die Daten in der Eingangsrechnungspositionsliste z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen und verteilen oder die Beträge ändern und neu verteilen.
- Erfassen Sie bei Bedarf weitere Rechnungspositionen manuell und ordnen Sie diesen anschließend Auftrags- oder Wareneingangspositionen zu.
- Wenn Sie die Eingangsrechnungspositionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangsrechnung.
Hinweis:
Anschließend können Sie die Eingangsrechnung buchen.
3.14 Zusatzkosten erneut verteilen (Positionsliste)
Die Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ in der Kopfzeile der Positionsliste ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.15 Kostenrechnungsdaten hinzufügen (Positionsliste)
Die Aktion „Kostenrechnungsdaten hinzufügen“ in der Kopfzeile der Positionsliste ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.
3.16 Button „Zusatzkosten“ (Positionsliste)
Die Aktion „Zusatzkosten“ steht in der Kopfzeile der Positionsliste als Button zur Verfügung. Sie dient dazu, die Verteilung der Zusatzkosten anzuzeigen. Über den Button kann der Benutzer zusätzliche Zeilen ein‑ oder ausblenden, die die genaue Verteilung der Zusatzkosten auf die vorhandenen Eingangsrechnungspositionen darstellen.
Voraussetzungen dafür sind:
- mindestens eine „normale“ Eingangsrechnungsposition wurde erfasst,
- mindestens eine Zusatzkostenposition wurde in derselben Eingangsrechnung erfasst und anschließend in die Positionsliste übernommen.
Dann hat das System die Zusatzkosten bereits nach dem erfassten Verteilungsschlüssel umgelegt, außer der Benutzer hat den Schlüssel „Sonstiger Faktor“ gewählt oder zuerst die Position mit den Zusatzkosten und danach die andere Position erfasst. Unter der Zeile mit der Zusatzkostenposition werden alle zugeordneten Auftragspositionen aufgelistet, mit der Höhe ihres prozentualen Anteils und dem auf sie verteilten Betrag.
Der Benutzer kann den Prozentsatz für die Verteilung oder die verteilten Beträge manuell ändern. Diese manuelle Einteilung überschreibt die vom System berechnete. Er kann alternativ einen anderen Verteilungsschlüssel auswählen und die Aktion „Erneut verteilen“ ausführen. Nach der manuellen Verteilung der Zusatzkosten muss die Summe der verteilten Nettobeträge gleich dem Nettobetrag der Zusatzkosten sein. Sonst kann die Eingangsrechnung nicht gebucht werden.
3.17 Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten (Positionseditor)
Mit Hilfe der Schaltfläche „Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors kann die Editierbarkeit des Feldes „Bonus-Berechnungsbasis“ gesteuert werden.
Ist der Modus „Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten“ aktiv, so kann das Feld „Bonus-Berechnungsbasis“ manuell geändert werden. Ist der Modus „Bonus-Berechnungsbasis nicht bearbeiten“ aktiv, so kann das Feld nicht manuell geändert werden.
3.18 Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten (Positionseditor)
Die Funktion der Schaltfläche „Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.