Nachfolgend wird die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ beschrieben. Diese Anwendung dient primär der Abfrage von Eingangsrechnungen über deren Basisinformationen, wie beispielsweise Eingangsrechnungsart und -nummer. Sie verschaffen sich mit dieser Anwendung einen Überblick über die erfassten Eingangsrechnungen.
Darüber hinaus können aus der Anwendung heraus für einen Beleg oder mehrere Belege weitere Aktionen ausgeführt werden, wie z.B. Rechnungen übertragen oder Rechnungskopien ausgeben.
1 Begriffsbestimmung
Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.
Zusatzkostenrechnung
Zusatzkostenrechnungen sind gesonderte Rechnungen eines Lieferanten für Zusatzkosten, die bei einer Lieferung entstehen, aber nicht direkt in den Kaufpreis der einzelnen Artikel einfließen. Dies können z. B. Frachtkosten, Versicherungskosten oder Zollkosten sein. Die Zusatzkostenrechnung bezieht sich auf eine Lieferung. Sie kommt aber nicht unbedingt vom selben Lieferanten wie die Lieferung.
2 Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ können Sie sich einen Überblick über alle oder ausgewählte Eingangsrechnungen verschaffen. Darüber hinaus stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Anzeige der Belegkette für einen einzelnen Beleg.
- Wechsel über die Belegnummer in die Anwendung „Eingangsrechnungen“ zum weiteren Bearbeiten des Beleges.
- Ausführung von Anwendungsbezogenen Aktionen.
Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Abfragebereich
Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren.
Der Abfragebereich wird pro Ansicht gespeichert. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus. Die Beschreibung der Abfragefelder finden Sie in der Regel in der Direkthilfe.
Nachfolgend sind einige Abfragefelder dokumentiert. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung im Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.
| Feld | Erläuterung |
| Eingangsrechnungsart | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Eingangsrechnungsarten als Suchmerkmal aus. |
| Eingangsrechnungsnummer | Grenzen Sie in diesem Feld bei Bedarf über eine oder mehrere Nummern die gesuchten Eingangsrechnungen ein. |
| Eingangsdatum | Geben Sie in diesem Feld einen Zeitpunkt oder einen Zeitraum als Suchmerkmal an, wann eine Eingangsrechnung erfasst wurde. |
| Buchungsnummer | Geben Sie in diesem Feld eine Buchungsnummer als Suchmerkmal an. |
| Status | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf den oder die Status der gesuchten Eingangsrechnungen. Sie können einen, mehrere oder alle der folgenden Status als Suchmerkmale auswählen:
· Allgemeiner Status – Freigegeben – Erledigt – Storniert – Ungültig · Status offener Posten – Nicht übertragen – Übertragen – Nicht bezahlt – Teilweise bezahlt – Komplett bezahlt Hinweis: Nur Eingangsrechnungen, die einen der folgenden Status haben und noch nicht übertragen wurden, werden in die Finanzbuchführung übertragen: · Erledigt · Storniert |
| Rechnungssteller | Wählen Sie hier bei Bedarf einen Rechnungssteller als Suchmerkmal aus. Verwenden Sie dazu die Identifikation des Rechnungsstellers.
Ein Rechnungssteller ist ein Partner in der Partner-rolle „Lieferant“ und gleichzeitig Kreditor für die Finanzbuchführung. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Wählen Sie hier bei Bedarf den zuständigen Mitarbeiter einer Eingangsrechnung über die Angabe einer Partnernummer aus. |
| Zahlungsbedingung | Geben Sie bei Bedarf in diesem Feld eine Zahlungsbedingung als Suchmerkmal an.
Die Zahlungsbedingungen werden hauptsächlich für die Debitoren- und Kreditorenbuchführung eingesetzt. Die wichtigsten Daten für die Zahlungsbedingung sind: · die Nettofälligkeit einer Rechnung, · Skontofristen, · Skontoprozentsätze. Zahlungsbedingungen werden in der gleichnamigen Anwendung im Framework „Basis“ erfasst. |
| Zahlungsart | Wählen Sie in diesem Feld eine Zahlungsart als Suchmerkmal aus.
Mit einem Partner wird eine Zahlungsart vereinbart, die bestimmt, wie die Zahlung für erbrachte Leistungen ausgeführt wird, zum Beispiel in Bar oder per Lastschrift. Zahlungsarten werden in der gleichnamigen Anwendung im Framework „Basis“ erfasst. |
| Fremdbeleg | Wählen Sie in diesem Suchfeld einen Fremdbeleg als Suchmerkmal aus. Sie können über eine Suchabfrage auch mehrere Fremdbelege ermitteln, z. B. durch die Rechnungsnummern von Lieferanten.
Fremdbelege erhalten Sie von einem Geschäftspartner. Diese Belege können die Grundlage für einen Geschäftsvorfall bilden. Ein Fremdbeleg enthält zur Identifikation eine Fremdbelegnummer und ein Fremdbelegdatum. |
| Fremdbelegdatum | Wählen Sie über die Kalender-Funktion ein Fremdbelegdatum als Suchmerkmal aus.
Das Fremdbelegdatum ist Bestandteil des Fremdbelegs. |
| Buchungsdatum | Geben Sie in diesem Feld ein Buchungsdatum oder einen Zeitraum für die Auswahl der Eingangsrechnungen vor.
Sie können den Zeitpunkt oder den Zeitraum mit Hilfe des Eingabemusters zu diesem Feld vorgeben. |
| Gesamtbetrag (Belegwährung) |
Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf ein oder mehrere Gesamtbeträge als Suchmerkmal an. Die Währung kann mit angegeben. |
| Gesamtbetrag (Leitwährung) |
Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf ein oder mehrere Gesamtbeträge als Suchmerkmal an. Die Leitwährung wird automatisch angezeigt |
| Zahlsperre | Geben Sie als Suchmerkmal an, ob für die Eingangsrechnung eine Zahlsperre vorliegt. Folgende Auswahlmöglichkeiten bestehen:
· Ja · Nein · Ignorieren |
| Firma | Wählen Sie in diesem Feld eine Firma als Suchmerkmal aus. Geben Sie dazu die Partnernummer der Firma an. |
| Löschkennzeichen | Wählen Sie die Eingangsrechnungen anhand des Löschkennzeichens aus:
· Alle · Ohne Löschkennzeichen · Mit Löschkennzeichen |
Nachdem Sie die Suchmerkmale eingegeben haben, können Sie die Suche über den Button „Aktualisieren“ ausführen. Das System ermittelt nun alle Eingangsrechnungen, die den Suchmerkmalen entsprechen.
Detailsuchen
Zusätzlich zu der Hauptsuche mit den Abfragemerkmalen im Abfragebereich können Detailsuchen genutzt werden. Detailsuchen können mit der Hauptsuche kombiniert werden, sodass sowohl die Abfragemerkmale aus dem Abfragebereich als auch die Abfragemerkmale der Detailsuche als UND-Verknüpfung ausgewertet werden. Zum Kombinieren steht in der Rubrikzeile der Detailsuche eine Checkbox zur Verfügung. Um auch entsprechende Ergebnisse im Arbeitsbereich anzeigen zu können, steht pro Detailsuche ein separater Button zur Verfügung. Ist dieser Button aktiviert, dann erscheint im Arbeitsbereich eine weitere Überschriftenzeile mit entsprechenden Detailinformationen.
Folgende Detailsuchen stehen zur Verfügung:
- Beschaffungsauftragsinformation
- Verteilauftragsinformation
- Vertriebsauftragsinformation
In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus. Die Beschreibung der Abfragefelder finden Sie in der Regel in der Direkthilfe. Nutzen Sie bei Bedarf die Wertehilfe zum Abfragefeld.
2.2 Arbeitsbereich: Ansicht „Standard“
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die Eingangsrechnungen angezeigt werden. Welche Informationen zu einer Rechnung angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um die Eingangsrechnungen auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen betrachten zu können, können mehrere Ansichten erstellt werden.
Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben. Werden weitere Spalten hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung:
| Spalte | Erläuterung |
| Auswahl | Die Spalte enthält Checkboxen. Wenn Sie die Checkboxen markieren, wählen Sie die Eingangsrechnungen der Zeilen für eine Aktion aus. Über den Aktionen-Button kann z. B. die Aktion zur Übertragung in die Finanzbuchführung gestartet werden. |
| Eingangsrechnungsart | Die Eingangsrechnungsart dient gemeinsam mit der Eingangsrechnungsnummer zur Identifizierung der Eingangsrechnung. |
| Eingangsrechnungsnummer | Die Eingangsrechnungsnummer dient gemeinsam mit der Eingangsrechnungsart zur Identifizierung der Eingangsrechnung. |
| Buchungsnummer | Der Buchungsnummer der Eingangsrechnung wird angezeigt. |
| Rechnungssteller | Der Rechnungssteller laut Eingangsrechnung wird angezeigt. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Der zuständige Mitarbeiter der Eingangsrechnung wird angezeigt. |
| Eingangsdatum | Das Rechnungsdatum laut Eingangsrechnung wird angezeigt. |
| Buchungsdatum | Das Datum in dieser Spalte zeigt das Buchungsdatum der Rechnungsübertragung. |
| Zahlungsbedingung | Es wird die Zahlungsbedingung laut Eingangsrechnung angezeigt. |
| Zahlungsart | Es wird die Zahlungsart laut Eingangsrechnung angezeigt. |
| Gesamtbetrag (Belegwährung) | Der Betrag der gesamten Eingangsrechnung wird in der Belegwährung angezeigt. Der Gesamtwert der Belegwährung wird aus der Summe der Nettowerte der Rechnungspositionen ermittelt. |
| Steuerbetrag (Belegwährung) | Der Steuerbetrag der Eingangsrechnung wird in der Belegwährung angezeigt. Der Gesamtwert er-gibt sich aus der Summe der Steuerbeträge der dazugehörenden Rechnungspositionen. |
| Gesamtbetrag (Leitwährung) | Der Betrag der gesamten Eingangsrechnung wird hier in der Leitwährung angezeigt. Der Gesamtwert ergibt sich aus der Summe der Nettowerte der Rechnungspositionen. |
| Steuerbetrag (Leitwährung) | Der Steuerbetrag der Eingangsrechnung wird in der Leitwährung angezeigt. Der Gesamtwert er-gibt sich aus der Summe der Steuerbeträge der dazugehörenden Rechnungspositionen. |
| Status | Der Status der Eingangsrechnungen wird angezeigt. |
| Löschkennzeichen | Sofern die Belegbasis ein Löschkennzeichen für die Reorganisation besitzt, wird dieses angezeigt. |
2.2.1 Spalten der Detailsuche „Beschaffungsauftragsinformation“
Wenn Sie den Button „Beschaffungsauftragsinformation“ aktivieren, dann werden weitere Spalten mit Beschaffungsauftragsinformationen eingeblendet.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Beschaffungs-Auftragsart | Die Art des Beschaffungsauftrags. |
| Beschaffungs-Auftragsnummer | Die Nummer des Beschaffungsauftrags. |
| Lieferant | Hier wird der Lieferant angezeigt, der in dem angezeigten Beschaffungsauftrag ausgewählt wurde. |
| Erfassungsdatum | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Beschaffungsauftrag erfasst wurde. |
| Zuständiger Mitarbeiter
|
Diese Spalte enthält den zuständigen Mitarbeiter, die dem jeweiligen Beschaffungsauftrag zugeordnet wurden. |
| Netto-Gesamtbetrag (Belegwährung ) | Die Gesamtsumme des Beschaffungsauftrags wird hier in der Belegwährung angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Leitwährung ) | Die Gesamtsumme des Beschaffungsauftrags wird hier in der Leitwährung angezeigt. |
2.2.2 Spalten der Detailsuche „Verteilauftragsauftragsinformation“
Wenn Sie den Button „Verteilauftragsinformation“ aktivieren, dann werden weitere Spalten mit Verteilauftragsinformation en eingeblendet.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Verteil-Auftragsart | Die Art des Verteilauftrags. |
| Verteil-Auftragsnummer | Die Nummer des Verteilauftrags. |
| Lieferant | Hier wird der Lieferant angezeigt, der in dem angezeigten Verteilauftrag ausgewählt wurde. |
| Erfassungsdatum | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Verteilauftrag erfasst wurde. |
| Zuständiger Mitarbeiter
|
Diese Spalte enthält den zuständigen Mitarbeiter, die dem jeweiligen Verteilauftrag zugeordnet wurden. |
| Netto-Gesamtbetrag (Belegwährung ) | Die Gesamtsumme des Verteilauftrags wird hier in der Belegwährung angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Leitwährung ) | Die Gesamtsumme des Verteilauftrags wird hier in der Leitwährung angezeigt. |
2.2.3 Spalten der Detailsuche „Vertriebsauftragsinformation“
Wenn Sie den Button „Vertriebsauftragsinformation“ aktivieren, dann werden weitere Spalten mit Vertriebsauftragsinformation en eingeblendet.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Vertriebs-Auftragsart | Die Art des Vertriebsauftrags. |
| Vertriebs-Auftragsnummer | Die Nummer des Vertriebsauftrags. |
| Lieferant | Hier wird der Lieferant angezeigt, der in dem angezeigten Vertriebsauftrag ausgewählt wurde. |
| Erfassungsdatum | In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem der Verteilauftrag erfasst wurde. |
| Zuständiger Mitarbeiter
|
Diese Spalte enthält den zuständigen Mitarbeiter, die dem jeweiligen Vertriebsauftrag zugeordnet wurden. |
| Netto-Gesamtbetrag (Belegwährung ) | Die Gesamtsumme des Vertriebsauftrags wird hier in der Belegwährung angezeigt. |
| Netto-Gesamtbetrag (Leitwährung ) | Die Gesamtsumme des Vertriebsauftrags wird hier in der Leitwährung angezeigt. |
2.3 Anwendungsbezogene Aktionen
Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ zur Verfügung:
Anwendung im Framework „Beschaffung“:
- Aktion: „Eingangsrechnungen ausgeben“
- Aktion: „Rechnungen übertragen“
Anwendung im Framework „Rechnungswesen“
- Aktion: „Rechnungen übertragen“
2.3.1 Aktion: „Eingangsrechnungen ausgeben“
In der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ können Sie angezeigte Rechnungen auswählen und diese mit dieser Aktion ausgeben.
2.3.2 Aktion: „Rechnungen übertragen“
Mit der Aktion „Eingangsrechnungen übertragen“ können Sie Rechnungen in die Finanzbuchführung übertragen. Wählen Sie die Aktion aus, dann öffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie auswählen können welches Datum als Buchungsdatum zugrunde gelegt wird und Sie können auswählen, ob die Übertragung als Hintergrundverarbeitung stattfinden soll.
Die Eingangsrechnungen benötigen beim Übertragen an die Finanzbuchführung folgenden Status:
- Allgemeiner Status
- Erledigt,
- Übertragungsstatus
- Nicht übertragen.
3 Status
In der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ werden die Status der Eingangsrechnungen in der Liste im Arbeitsbereich angezeigt. Die Statusinformationen der Rechnungen bilden ein zusätzliches Informationselement. Mithilfe des Status können Sie sich über den aktuellen Verarbeitungszustand der Rechnungen informieren.
Jeder Beleg besitzt einen Belegstatus. Zusätzlich zu diesem Status hat auch jede Belegposition ihren eigenen Status. Der Belegstatus fasst dabei ggf. die Status der einzelnen Positionen zusammen.
Statusinformationen in der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“
Sie können die Status in dieser Anwendung in dem gleichnamigen Feld im Ab-fragebereich als Suchmerkmal verwenden. Wenn Sie einen bestimmten Status auswählen, werden die Eingangsrechnungen im Arbeitsbereich aufgelistet, die dem ausgewählten Status entsprechen.
Die folgenden Status der Eingangsrechnungen werden angezeigt:
| Allgemeiner Status | Status offener Posten |
| · Freigegeben
· Erledigt · Storniert · Ungültig |
· Nicht übertragen
· Übertragen · Teilweise bezahlt · Komplett bezahlt · Storniert |
4 Customizing
Für die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ sind in der Anwendung „Customizing“ keine Einstellungen festzulegen.
5 Business Entitys
Für die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Eingangsrechnung
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierInvoice
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.purchasing.OrderData
6 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
6.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
6.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ im Framework „Beschaffung“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
Damit einer Person die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ im Framework „Rechnungswesen“ im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Firma
Damit eine Person Daten in der Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ abfragen und weiterbearbeiten kann, muss
- die ihr zugeordnete Organisation in der Anwendung „Eingangsrechnungsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein,
- mithilfe einer Berechtigungsrolle
- die Fähigkeit „Öffnen“ für die Anwendung „Eingangsrechnungen“ erlaubt sein,
- die Fähigkeit für das Business Entity „Eingangsrechnung“ erlaubt sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
6.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ bestehen keine Besonderheiten.
6.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ im Framework „Beschaffung“ ist für Geschäftspartner vom Typ „Lieferant“ freigegeben.
Die Anwendung „Cockpit: Eingangsrechnungen“ im Framework „Rechnungswesen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.