Das Erfassen der Eingangsrechnung bildet den Abschluss des eigentlichen Be­schaffungsprozesses. Auf Basis eines Beschaffungsauftrages wurde ein Liefe­rant aufgefordert, eine Leistung zu erbringen, d. h. bestellte materielle oder immaterielle Güter zu liefern. In der Regel werden die Waren dann gelie­fert und der Wareneingang aus der Beschaffung im Lager erfasst. Bei diesem Waren­ein­gang im eigenen Unter­nehmen wird die Ware dem Bestand zugebucht.

Im Anschluss an den Wareneingang aus Beschaffung geht in der Regel eine Ein­gangsrechnung des Lieferanten ein, die die zu leistenden Entgelte für die gelieferten Güter auf­führt. Die Eingangsrechnung kann auch schon vor dem Wareneingang ein­ge­hen.

Möglicherweise gehen auch weitere Rechnungen desselben oder eines ande­ren Lieferanten ein, die dieselbe Lieferung bzw. denselben Auftrag betref­fen. Diese separate Zusatz­kosten­rech­nung enthält dann Zusatzkosten, zum Beispiel für den Transport der Waren, Versicherungskosten oder Zollkosten sein. Statt in einer separaten Zusatz­kosten­rech­nung können Zusatzkosten auch als Posi­tionen in der Eingangs­rech­nung für die gelieferten Artikel mit aufgeführt sein.

Die Anwendung „Eingangsrechnungen“ dient dazu, Eingangsrechnungen zu erfassen, zu prüfen, zu buchen und die Infor­mationen an die Finanzbuchhaltung zwecks Bezahlung der Rechnung weiterzu­leiten. Geprüft wird dabei, ob die aufgelisteten Entgelte für gelieferte Artikel oder für zu verteilende Zusatzkosten auch zu einem vorangegangenen Ge­schäfts­vorfall passen, also einem Beschaffungsauftrag bzw. einem Waren­ein­gang. Anschließend können die Daten der Eingangsrechnung in der Finanz­buch­haltung, der Kostenrechnung und für das Beschaffungs-Controlling weiter­ver­wen­det werden.

In Semiramis werden separate Zusatz­kosten­rech­nungen in der Ansicht „Zusatzkostenrechnung“ der Anwendung „Eingangs­rech­nungen“ erfasst. Die speziellen Aspekte dieser Ansicht werden in separaten Dokumenten beschrieben.

Wenn Sie in einem Multi-Site System arbeiten, werden für interne Verrechnungen auch Eingangsrechnungen erzeugt. Diese Eingangsrechnungen sind dann vom Typ „intern“. Weitere Informationen zu den Themen „Multi-Site“ und „Interne Verrechnung“ finden Sie in der entsprechenden Dokumentation zu diesen Themen.

In diesem Dokument wird die Bearbeitung einer Eingangsrechnung beschrieben. Lesen Sie z. B., wie Sie Eingangsrechnungen in der Ansicht „Eingangsrechnung“ der Anwendung „Eingangsrechnungen“ und im „Beschaffungscockpit“ bearbeiten können und welche Aktionen Sie nutzen können um Beschaffungs- und Wareneingangspositionen einer Eingangsrechnung zuzuordnen.

Die Bearbeitung von Zusatzkostenrechnungen wird im Dokument Vorgehensweisen: Zusatzkostenrechnungen beschrieben.

Die Felder der Ansicht der „Eingangsrechnung“ werden im Dokument Eingangsrechnungen beschrieben.

Eingangsrechnungsarten dienen zur Identifikation von Eingangsrechnungen und enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte. Sie werden separat im Dokument Eingangsrechnungsarten beschrieben.

1                     Begriffsbestimmung

<begin com.cisag.app.terminus.000344 34 38 2 de>Eingangsrechnung<end com.cisag.app.terminus.000344 34 38 2 de>

<begin com.cisag.app.terminus.000344 34 40 2 de>Die Eingangs­rech­nung enthält eine Aufstellung der zu zahlenden Beträge für gelieferte oder noch zu liefernde Artikel. Bei der Eingangs­rech­nung handelt es sich um einen Fremdbeleg, der auch eine Gutschrift sein kann.<end com.cisag.app.terminus.000344 34 40 2 de>

<begin com.cisag.app.terminus.002172 34 38 2 de>Zusatzkostenrechnung<end com.cisag.app.terminus.002172 34 38 2 de>

<begin com.cisag.app.terminus.002172 34 40 2 de>Zusatz­kosten­rech­nungen sind gesonderte Rechnungen eines Lieferanten für Zusatzkosten, die bei einer Lieferung entstehen, aber nicht direkt in den Kauf­preis der einzelnen Artikel einfließen. Dies können z. B. Frachtkosten, Versi­che­rungskosten oder Zollkosten sein. Die Zusatzkostenrechnung bezieht sich auf eine Lieferung. Sie kommt aber nicht unbedingt vom selben Lieferanten wie die Lieferung.<end com.cisag.app.terminus.002172 34 40 2 de>

2                     Standard-Aktionen

Das Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Eingangsrechnungen ist jeweils im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

3                     Anwendungsbezogene Aktionen

3.1               Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdaten ändern

Die Aktion „Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdaten ändern“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

3.2               Eingangsrechnung ausgeben

<begin com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceMaintenancePrintInvoice 28 31 1 de>Mit der Aktion „Eingangsrechnung ausgeben“ kann das Belegdokument „Eingangsrechnung“ als Belastungsanzeige ausgegeben werden.<end com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceMaintenancePrintInvoice 28 31 1 de>

Diese Aktionen steht Ihnen in der Anwendung „Eingangsrechnung“ und in der Ansicht „Eingangsrechnungen“, „Basisdaten“ des Beschaffungscockpit zu Verfügung.

Hinweis:

Das Dialogfenster zur Belegdokumentausgabe, die Hintergrundeinstellungen und die Möglichkeiten zum Ändern der Ausgabeeinstellungen werden detailliert im Bedienungsleitfaden unter „Belegdokumente ausgeben“ beschrieben.

Voraussetzungen

Damit eine Eingangsrechnung ausgegeben werden kann, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Die Eingangsrechnung muss gespeichert worden sein.
• Die Summe der Netto­positions­werte zuzüglich der Steuern ist gleich dem in der Eingangs­rech­nungs­basis erfassten Bruttowert.

Dies können Sie daran erkennen, dass der Saldo zum Bruttobetrag den Wert „0“ besitzt. Der Saldo zum Bruttobetrag wird in der Kopfzeile des Positionseditors angezeigt.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Eingangsrechnungen“.
2. Öffnen Sie die Korrektureingangsrechnung, zu dem Sie das Belegdokument „Eingangsrechnung“ ausgeben wollen.
3. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Eingangsrechnung ausgeben“.
   • Ein Dialog-Fenster öffnet sich.

Hinweis:

Wenn Sie im Dialog-Fenster auf „Abbrechen“ drücken, beenden Sie den Dialog, ohne dass ein Beleg ausgegeben wird.

4. Sofern Sie die entsprechenden Berechtigungen haben, ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen und die Ausgabeeinstellungen.
5. Wählen Sie dann über die Buttons eine der Aktionen:

• „Ausgeben“ oder
• „Anzeigen“
  • Das System gibt das Belegdokument „Eingangsrechnung“ verzögert oder sofort aus.

Auswirkungen

Bei jedem Ausführen erzeugt das System das Belegdokument „Eingangsrechnung“ auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format laut hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumentenvorlage als Belastungsanzeige.

3.3               Eingangsrechnung buchen

Die Aktion „Eingangsrechnung buchen“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

3.4               Eingangsrechnung stornieren

Die Aktion „Eingangsrechnung stornieren“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

3.5               Eingangsrechnung korrigieren

Die Aktion „Eingangsrechnung korrigieren“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

3.6               Eingangsrechnung prüfen

Die Aktion „Eingangsrechnung prüfen“ steht in der Standard-Symbolleiste für Korrektureingangsrechnungen nicht zur Verfügung.

3.7               Korrektureingangsrechnung erzeugen

Die Aktion „Korrektureingangsrechnung erzeugen“ steht in der Standard-Symbolleiste für Korrektureingangsrechnungen nicht zur Verfügung.

3.8               Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten

Die Funktion der Schaltfläche „Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Kopfzeile der Tabelle „Steuern“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

3.9               Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen (Positionsliste)

<begin com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListWithROG 28 31 1 de>Die Aktion „Markierte Posi­tion manuell verknüpfen mit Waren­eingangs­posi­tion“ steht in der Kopfzeile der Posi­tions­liste zur Verfügung. Sie dient dazu, Waren­eingangs­posi­tionen herauszusuchen und diese einer bestimmten Eingangs­rech­nungs­posi­tion zuzuordnen. Da jede Waren­eingangs­posi­tion einen Bezug zu mindestens einer Auftrags­posi­tion enthalten muss, wird auch der Bezug zu den Auftrags­posi­tionen hierbei mit in die Eingangs­rech­nungs­posi­tion übernommen. <end com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListWithROG 28 31 1 de>

Die Aktion ruft ein Dialog-Fenster zur Auswahl und Zuordnung der Waren­eingangs­posi­tionen auf. Dieses Dialog-Fenster wird in der Dokumentation Eingangsrechnungen beschrieben.

Hinweise:

Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.

Wurde in der Eingangsrechnung eine Position mit einem Setartikel erfasst, so werden beim Zuordnen die Komponenten automatisch angelegt. Die Menge dieser Setkomponenten berechnet sich anhand der eingegebenen Menge der Grundposition und nicht aus der Summe der zugeordneten Setkomponenten.

Für Naturalrabatte werden ebenfalls erst beim Zuordnen Detailpositionen erzeugt.

Voraussetzungen

Sie haben die Eingangs­rech­nungs­basis und mindestens eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion manuell erfasst und gespeichert, die nun einer oder mehreren Auf­trags­posi­tionen zugeordnet werden müssen. Dazu können Sie manuell Waren­eingangs­posi­tionen auswählen. Diese Vorgehensweise wird hier beschrie­ben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Eingangs­rech­nungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangs­rech­nung, die Sie jetzt bearbeiten möchten

• Die Daten der Eingangs­rech­nungs­basis und der Eingangs­rech­nungs­posi­tio­nen werden angezeigt.

2. Markieren Sie eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion.
3. Wählen Sie die folgende Aktion in der Kopfzeile der Posi­tions­liste:

• Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen

Hinweis:

Der Status der Waren­eingangs­posi­tion wird später nur aktualisiert, wenn Sie über den Wareneingang zuordnen. Ansonsten wird nur der Status der Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion aktualisiert.

• Ein Dialogfenster wird geöffnet.

4. Geben Sie hier die Suchmerkmale für die Waren­eingänge ein, die das Sys­tem bei der Suche nach noch nicht faktu­rierten Waren­eingangs­posi­tionen berück­sichtigen soll. Die Suchmerkmale Artikel und Rechnungssteller werden aus der Rech­nung übernommen und können nicht geändert werden.

Hinweis:

Es werden auch Wareneingangspositionen berücksichtigt, bei deren zugrunde liegendem Beschaffungsauftrag ein abweichender Rechnungssteller eingetragen ist. Beide Rechnungssteller müssen jedoch dem Lieferanten des Beschaffungsauftrags als Rechnungssteller hinterlegt sein.

5. Durch Wählen der Aktualisieren-Funktion aktivieren Sie die Suche von Semi­ramis nach entsprechenden Waren­eingangs­posi­tionen.

• Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Waren­eingangs­posi­tionen mit den zugeordneten Auftrags­posi­tionen auf, die den Such­merkmalen entsprechen und noch zu faktu­rierende Beträge aufweisen.

6. Markieren Sie die gewünschten Waren­eingangs­posi­tionen, indem Sie die Checkbox am Ende der Zeile der jeweiligen Waren­eingangs­posi­tion mar­kieren. Alternativ können Sie über die Meta-Checkbox in der Kopfzeile der Liste alle gefundenen Posi­tionen markieren. Bei Bedarf können Sie die Mar­kierung für einige Positionen wieder entfernen.
7. Übernehmen Sie die markierten Waren­eingangs­posi­tionen in die Eingangs­rech­nung, indem Sie den Button „Zuordnungen speichern“ drücken.

• Das System übernimmt die Daten der markierten Waren­ein­gangs­posi­tionen zusammen mit den zugeordneten Auftragspositionen in die Rech­nungs­posi­tion.
• Das Dialog-Fenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Eingangs­rech­nung. Die übernommenen Daten der Auftrags- und Waren­eingangs­posi­tionen werden bei der Rech­nungs­posi­tion in der Liste ange­zeigt.

8. Wiederholen Sie diese Vorgehensweise ggf., bis alle Rech­nungs­posi­tionen einer oder mehreren Waren­eingangs­posi­tionen zugeordnet sind.
   Alternativ können Sie weitere Rech­nungs­posi­tionen manuell vorhandenen Auftragspositionen zuordnen oder Rechnungspositionen automatisch vom System zuordnen lassen.
9. Lassen Sie bei Bedarf vom System weitere Rechnungspositionen aus Auf­trags- bzw. Wareneingangspositionen erzeugen.

Hinweis:

Sie können die Daten der Eingangs­rech­nungs­posi­tionen z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen oder die Verteilung der Beträge ändern.

10. Wenn Sie die Eingangs­rech­nungs­posi­tionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangs­rech­nung.

Hinweis:

Anschließend können Sie die Eingangs­rech­nung buchen.

3.10          Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen (Positionsliste)

<begin com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListWithoutROG 28 31 1 de>Die Aktion „Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen“ steht in der Kopfzeile der Posi­tions­liste in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ zur Verfügung. Sie dient dazu, eine Auf­trags­posi­tion herauszusuchen und diese einer bestimmten Rech­nungs­posi­tion zuzuordnen. Sie kann z. B. für die Zuordnung von Rech­nungs­posi­tionen genutzt werden, für die (noch) kein Wareneingang existiert oder gefunden wird. Für Eingangsrechnungen aus der Abwicklung von Streckengeschäften wird grundsätzlich ein Bezug zum Beschaffungsauftrag hergestellt, da bei dieser Art von Geschäft kein Wareneingang erfolgt.<end com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListWithoutROG 28 31 1 de>

Die Aktion ruft ein Dialog-Fenster zur Auswahl und Zuordnung der Beschaf­fungs­auftrags­posi­tionen auf. Dieses Dialog-Fenster wird in der Dokumentation Eingangsrechnungen beschrieben.

Hinweise:

Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.

Wurde in der Eingangsrechnung eine Position mit einem Setartikel erfasst, so werden beim Zuordnen die Komponenten automatisch angelegt. Die Menge dieser Setkomponenten berechnet sich anhand der eingegebenen Menge der Grundposition und nicht aus der Summe der zugeordneten Setkomponenten.

Für Naturalrabatte werden ebenfalls erst beim Zuordnen Detailpositionen erzeugt.

Voraussetzungen

Sie haben die Eingangs­rech­nungs­basis und mindestens eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion manuell erfasst und gespeichert, die nun einer oder mehreren Auftrags­posi­tionen zugeordnet werden müssen. Dazu können Sie manuell Auf­trags­posi­tionen auswählen. Diese Vorgehensweise wird hier beschrieben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Eingangs­rech­nungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangs­rech­nung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.

• Die Daten der Eingangs­rech­nungs­basis und der Eingangs­rech­nungs­posi­tio­nen werden angezeigt.

2. Markieren Sie eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion.
3. Wählen Sie die folgende Aktion in der Kopfzeile der Posi­tions­liste:

• Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen

Hinweis:

Bei dieser Aktion wird später nur der Status der Auftrags­posi­tion aktualisiert.

• Ein Dialogfenster wird geöffnet.

4. Geben Sie hier die Suchmerkmale für die Beschaffungsaufträge ein, die das System bei der Suche nach noch nicht faktu­rierten Auftrags­posi­tionen be­rück­sichtigen soll. Die Suchmerkmale Artikel und Rechnungssteller werden aus der Rechnung übernommen und können nicht geändert werden.

Hinweis:

Es werden auch Beschaffungsauftragspositionen berücksichtigt, die einen abweichenden Rechnungssteller besitzen. Beide Rechnungssteller müssen jedoch dem Lieferanten des Beschaffungsauftrags als Rechnungssteller hinterlegt sein.

5. Durch Drücken des Start-Buttons aktivieren Sie die Suche von Semiramis nach entsprechenden Auftrags­posi­tionen.

• Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Auftrags­posi­tionen auf, die den Such­merkmalen entsprechen und noch zu fakturierende Beträge aufweisen.

6. Markieren Sie die gewünschten Auftrags­posi­tionen, indem Sie die Check­box am Ende der Zeile der jeweiligen Auftrags­posi­tion aktivieren. Alter­na­tiv können Sie über die Meta-Checkbox in der Kopfzeile der Liste alle ge­fundenen Posi­tionen markieren. Bei Bedarf können Sie die Markierung für einige Positionen wieder entfernen.
7. Übernehmen Sie die markierten Auftrags­posi­tionen in die Eingangs­rech­nung, indem Sie den Button „Zuordnungen speichern“ drücken.

• Das System übernimmt die Daten der markierten Auftrags­posi­tionen in die Rech­nungs­posi­tion.
• Das Dialog-Fenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Eingangs­rech­nung. Die übernommenen Daten der Auftrags­posi­tionen wer­den bei der Rech­nungs­posi­tion in der Liste angezeigt.

8. Wiederholen Sie diese Vorgehensweise ggf., bis alle Eingangs­rech­nungs­posi­tionen einer oder mehreren Auftrags­posi­tionen zugeordnet sind.
   Alternativ können Sie weitere Rech­nungs­posi­tionen manuell vorhandenen Wareneingangspositionen zuordnen oder Rechnungspositionen automatisch vom System zuordnen lassen.
9. Lassen Sie bei Bedarf weitere Rechnungspositionen vom System aus Auf­trags- bzw. Wareneingangspositionen erzeugen.

Hinweis:

Sie können die Daten in der Eingangs­rech­nungs­posi­tions­liste z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen und verteilen oder die Beträge ändern und neu verteilen.

10. Wenn Sie die Eingangs­rech­nungs­posi­tionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangs­rech­nung.

Hinweis:

Anschließend können Sie die Eingangs­rech­nung buchen.

3.11          Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen (Positionsliste)

<begin com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListAuto 28 31 1 de>Die Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen“ steht in der Kopfzeile der Posi­tions­liste zur Verfügung. Sie dient zur automatischen Zuordnung von offenen Waren­eingangs- oder Beschaf­fungs­auftrags­posi­tionen zu manuell erfassten Eingangs­rech­nungs­posi­tionen. Bei Waren­eingangs­posi­tionen wird auch der Bezug zu den im Wareneingang zugeordneten Auftrags­posi­tionen mit in die Eingangs­rech­nungs­posi­tion übernommen.<end com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListAuto 28 31 1 de>

Hinweise:

Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.

Wurde in der Eingangsrechnung eine Position mit einem Setartikel erfasst, so werden beim Zuordnen die Komponenten automatisch angelegt. Die Menge dieser Setkomponenten berechnet sich anhand der eingegebenen Menge der Grundposition und nicht aus der Summe der zugeordneten Setkomponenten.

Für Naturalrabatte werden ebenfalls erst beim Zuordnen Detailpositionen erzeugt.

3.11.1       Vorgehensweise

Voraussetzungen

Sie haben die Eingangs­rech­nungs­basis und mindestens eine Eingangs­rech­nungs­posi­tion manuell erfasst und gespeichert, die nun einer oder mehreren Auftrags­posi­tionen zugeordnet werden müssen. Diese Zuordnung können Sie vom System automatisch erzeugen lassen. Dies wird hier beschrieben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Eingangs­rech­nungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangs­rech­nung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.

• Die Daten der Eingangs­rech­nungs­basis und der Rech­nungs­posi­tionen wer­den angezeigt.

2. Markieren Sie bei Bedarf eine oder mehrere Rech­nungs­posi­tionen.
3. Wählen Sie die Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Wareneingangs- oder Auftragsposition verknüpfen“ in der Kopfzeile der Posi­tions­liste.

• Das System ermittelt pro Rechnungsposition automatisch die passenden, noch nicht fakturierten Wareneingangs- und Beschaf­fungs­auftrags­posi­tio­nen. Wenn Sie Rechnungspositionen markiert haben, berücksichtigt das System nur die markierten Positionen bei der auto­ma­tischen Zuordnung. Ansonsten führt es die automatische Zuordnung für alle Rechnungs­posi­tio­nen durch.
• Findet das System keine passenden Wareneingangs- und Auftrags­posi­tio­nen, so erscheint eine Meldung.
• Das System ordnet die ermittelten Auftrags- und Wareneingangspositionen so lange den Rechnungspositionen zu, bis der Nettowert der Rech­nungs­po­si­tion erreicht ist. Eine Mel­dung wird angezeigt, wenn Zah­lungsart oder ‑bedingung der zuge­ord­neten Wareneingangs- oder Auftrags­posi­tion von denen der Eingangs­rech­nungs­basis abweichen.
• Das System übernimmt mit der Zuordnung auch die Daten der gefundenen Auftrags- und Wareneingangs­posi­tionen und zeigt sie in der Liste zusam­men mit den Rech­nungs­posi­tionen an.

Hinweis:

Sie können die Daten in der Eingangs­rech­nungs­posi­tions­liste z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen und verteilen oder die Beträge ändern und neu verteilen.

4. Erfassen Sie bei Bedarf weitere Rechnungspositionen manuell oder lassen Sie vom System neue Rechnungspositionen aus Auftrags- bzw. Waren­ein­gangspositionen erzeugen.
5. Wenn Sie die Eingangs­rech­nungs­posi­tionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangs­rech­nung.

Hinweis:

Anschließend können Sie die Eingangs­rech­nung buchen.

3.11.2       Ermittlung und Zuordnung der Beschaffungsauftrags‑ bzw. Wareneingangspositionen

Das System ermittelt automatisch mögliche Beschaffungs­auftrags‑ bzw. Waren­eingangs­posi­tionen und ordnet sie anschließend nach einem bestimmten Algo­rithmus zu. Dabei geht das System wie folgt vor:

1. Zuerst wird geprüft, ob in der Eingangs­rechnungsbasis eine Beschaffungs­auftragsnummer oder Liefer­schein­nummer angegeben wurde. Ist dies der Fall, wird diese Nummer als Vorgabe für die Zuordnung genutzt. Wurde keine Nummer angegeben, so wird erst nach Liefer­scheinen (also Waren­ein­gän­gen) gesucht, dann nach Beschaffungsaufträgen.
2. Das System sucht alle Waren­eingangs­posi­tionen, die den folgenden Bedin­gungen entsprechen:

• Der Rechnungssteller der Eingangsrechnung ist gleich dem Rechnungs­steller der der Wareneingangsposition zugrunde liegenden Auftrags­posi­tion.
• Die Währung der Eingangsrechnung ist gleich der Währung der Auf­trags­position, die der Wareneingangsposition zugrunde liegt.
• Der Artikel der Eingangsrechnungsposition ist der Artikel der Waren­ein­gangs­position.
• Der Fakturierstatus der Waren­eingangs­posi­tion ist „Nicht fakturiert“ oder „Teilweise fakturiert“.
• Die Firma der Beschaffungsorganisation des zugrunde liegenden Beschaffungsauftrags ist gleich der Firma der Eingangsrechnung.

3. Die gefundenen Wareneingänge mit dem Status „Nicht fakturiert“ und „Teil­weise fakturiert“ werden nach Wareneingangsdatum aufsteigend sor­tiert.
4. Dann wird für jeden Wareneingang der noch zu verrechnende Nettobetrag der entsprechenden Wareneingangspositionen ermittelt:

• – noch offene, zu verrechnende Menge * Nettopreis der Auftragsposition

Dieser „zugeteilte Nettobetrag“ wird auf Ebene der Eingangsrechnung kumuliert.

5. Wenn mehrere mögliche Waren­eingangs­posi­tionen gefunden werden, werden so viele zugeordnet, bis der Nettobetrag der Rech­nungs­posi­tion erreicht ist. Für jede Wareneingangsposition wird folgendes geprüft:

• Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Position kleiner dem Nettobe­trag der Rechnungsposition, so wird die Position zugeordnet.
  à Anschließend wird unter den gefundenen Wareneingangspositionen weitergesucht.
• Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Position größer oder gleich dem Nettobe­trag der Rechnungsposition, so wird die Position zugeordnet.
  Die Rechnungsposition wurde somit komplett zugeordnet.
  à

6. Die Suche nach Waren­eingangs­posi­tionen und deren Zuordnung erfolgt so lange, bis der Wert der Rech­nungs­posi­tion erreicht oder überschritten ist, bzw. bis keine Waren­eingangs­posi­tion mehr gefunden wird.
7. Wird bei der Zuordnung über die Waren­eingangs­posi­tionen keine Posi­tion mehr gefunden, dann wird in den Auftrags­posi­tionen weiter gesucht.
8. In diesem Fall sucht das System alle Auftrags­posi­tionen, die den folgenden Bedingungen entsprechen:

• Der Rechnungssteller der Eingangsrechnung ist gleich dem Rechnungs­steller der Auftrags­position.
• Die Währung der Eingangsrechnung ist gleich der Währung der Auftrags­position.
• Der Artikel der Eingangsrechnungsposition ist der Artikel der Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion.
• Der Fakturierstatus der Beschaf­fungs­auftrags­posi­tion ist „Nicht faktu­riert“ oder „Teilweise fakturiert“.
• Die Firma der Beschaffungsorganisation des zugrunde liegenden Beschaffungsauftrags ist gleich der Firma der Eingangsrechnung.

9. Wenn mehrere mögliche Auftrags­posi­tionen gefunden werden, werden die gefundenen Auftrags­posi­tionen nach deren Liefertermin aufsteigend sor­tiert.
10. Anschließend werden so viele Auftrags­posi­tionen zugeordnet, bis der Wert der Rech­nungs­posi­tion erreicht ist. Für jede Auftrags­posi­tion wird folgen­des geprüft:

• Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Position kleiner dem Nettobe­trag der Rechnungsposition, so wird die Position zugeordnet.
  à Anschließend wird unter den gefundenen Auftrags­posi­tionen weiter­gesucht.
• Ist der „kumulierte Nettobetrag“ dieser Position größer oder gleich dem Nettobe­trag der Rechnungsposition, so wird die Position zugeordnet.
  Die Rechnungsposition wurde somit komplett zugeordnet.
  à

11. Die Suche nach Auftrags­posi­tionen erfolgt so lange, bis der Wert der Rech­nungs­posi­tion erreicht oder überschritten ist, bzw. bis keine Auftrags­posi­tion mehr gefunden wird.
12. Das beschriebene Vorgehen wird für alle oder alle ausgewählte Posi­tionen nacheinander ausgeführt.

Als Ergebnis der automatischen Zuordnung werden die den Rech­nungs­posi­tio­nen zugeordneten Wareneingangs‑ bzw. Auftrags­posi­tionen in der Posi­tions­liste dargestellt. Stimmen die Zahlungsbedingung oder –art der Eingangs­rech­nung nicht mit denen der zugeordneten Wareneingangs‑ bzw. Auftrags­posi­tionen überein, so erscheint eine entsprechende Meldung.

3.12          Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen (Positionsliste)

<begin com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListROGPos 28 31 1 de>Die Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen“ steht in der Kopfzeile der Posi­tions­liste zur Verfügung. Sie dient dazu, offene Waren­eingangs­posi­tionen herauszusuchen und diese dann als neue Rech­nungs­posi­tionen mit einem Wareneingangs­bezug in die Eingangs­rech­nung zu übernehmen. Da jede Beschaffungs-Waren­eingangs­posi­tion einen Bezug zu einer Auftrags­posi­tion enthalten muss, wird auch der Bezug zu einer Auftrags­posi­tion hierbei mit in die Eingangs­rech­nungs­posi­tion über­nommen. <end com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListROGPos 28 31 1 de>

Die Aktion ruft ein Dialogfenster zur Auswahl der Wareneingangs­posi­tio­nen auf. In Aufbau und Funktionsweise entspricht die Aktion der Aktion Markierte Position manuell mit Wareneingangsposition verknüpfen (Positionsliste), bis auf Folgendes:

• Nur der gesuchte Rechnungssteller ist aus der Eingangsrechnungsbasis vor­belegt, nicht auch der gesuchte Artikel.
• Das System sucht demnach alle Auftragspositionen heraus, die offen sind und den anderen Suchmerkmalen entsprechen.

Auch die Ermittlung erfolgt nach demselben Schema.

Hinweise:

Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.

Voraussetzungen

Sie haben eine Eingangs­rech­nungs­basis erfasst und gespeichert, der sie gelie­ferte Waren zuordnen möchten. Dazu können Sie vom System passende, noch nicht komplett fakturierte Waren­eingangs­posi­tionen heraussuchen und daraus Rechnungspositionen erzeugen lassen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Eingangs­rech­nungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangs­rech­nung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.

• Die Daten der Eingangs­rech­nungs­basis werden angezeigt.

2. Wählen Sie die Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Wareneingangspositionen verknüpfen“ in der Kopfzeile der Eingangs­rech­nungs­posi­tions­liste

• Ein Dialogfenster wird geöffnet.

3. Geben Sie die Suchmerkmale für die Waren­eingänge ein, die das System bei der Suche nach noch nicht komplett faktu­rierten Waren­eingangs­posi­tionen berück­sichtigen soll. Das Suchmerkmal Rechnungssteller wurde aus der Rech­nungs­basis übernommen und kann nicht geändert werden.

Hinweis:

Es werden auch Wareneingangspositionen berücksichtigt, bei deren zugrunde liegendem Beschaffungsauftrag ein abweichender Rechnungssteller eingetragen ist. Beide Rechnungssteller müssen jedoch dem Lieferanten des Beschaffungsauftrags als Rechnungssteller hinterlegt sein.

4. Durch drücken des „Start-Buttons aktivieren Sie die Suche von Semi­ramis nach entsprechenden Waren­eingangs­posi­tionen.

• Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Waren­eingangs­posi­tionen mit den zugeordneten Auftrags­posi­tionen auf, die den Such­merkmalen entsprechen und noch zu faktu­rierende Beträge auf­weisen.

5. Markieren Sie die gewünschten Waren­eingangs­posi­tionen, indem Sie die Checkbox am Ende der Zeile der jeweiligen Waren­eingangs­posi­tion akti­vieren. Alternativ können Sie über die Meta-Checkbox in der Kopfzeile der Liste alle gefundenen Posi­tionen markieren. Bei Bedarf können Sie die Mar­kierung für einige Positionen wieder entfernen.
6. Übernehmen Sie die markierten Waren­eingangs­posi­tionen in die Eingangs­rech­nung, indem Sie die Aktion „Zuordnungen speichern“ in der Kopfzeile der Posi­tions­liste ausführen.

• Das System übernimmt die Daten der markierten Waren­ein­gangs­posi­tionen zusammen mit den zugeordneten Auftragspositionen in die Rech­nungs­posi­tion.
• Das Dialogfenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Eingangs­rech­nung. Die übernommenen Daten der Auftrags- und Waren­eingangs­posi­tionen erscheinen als neue Einträge in der Posi­tions­liste.

Hinweis:

Sie können die Daten in der Eingangs­rech­nungs­posi­tions­liste z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen und verteilen oder die Beträge ändern und neu verteilen.

7. Erfassen Sie bei Bedarf weitere Rechnungspositionen manuell und ordnen Sie diesen anschließend Auftrags- oder Wareneingangspositionen zu.
8. Wenn Sie die Eingangs­rech­nungs­posi­tionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangs­rech­nung.

Hinweis:

Anschließend können Sie die Eingangs­rech­nung buchen.

3.13          Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen (Positionsliste)

<begin com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListPOPos 28 31 1 de>Die Aktion „Eingangs­rech­nungs­posi­tionen automatisch einfügen und ver­knüpfen über Beschaf­fungs­auftrags­posi­tionen“ steht in der Kopfzeile der Posi­tions­liste zur Verfügung. Sie dient dazu, offene Beschaf­fungs­auftrags­posi­tionen heraus­zusuchen und diese dann als neue Eingangs­rech­nungs­posi­tionen mit einem Auftrags­bezug in die Eingangs­rech­nung zu übernehmen. <end com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListPOPos 28 31 1 de>

Für Eingangsrechnungen aus der Abwicklung von Streckengeschäften wird grundsätzlich ein Bezug zum Beschaffungsauftrag hergestellt, da bei dieser Art von Geschäft kein Wareneingang erfolgt.

Die Aktion ruft ein Dialogfenster zur Auswahl der Auftrags­posi­tionen auf. In Aufbau und Funktionsweise entspricht die Aktion der Aktion Markierte Position manuell mit Auftragsposition verknüpfen (Positionsliste), bis auf Folgendes:

• Nur der gesuchte Rechnungssteller ist aus der Eingangsrechnungsbasis vor­belegt, nicht auch der gesuchte Artikel.
• Das System sucht demnach alle Auftragspositionen heraus, die offen sind und den anderen Suchmerkmalen entsprechen.

Auch die Ermittlung erfolgt nach demselben Schema, bis auf die Sortierung:
Die gefundenen Auftragspositionen werden zuerst nach dem Artikel, anschlie­ßend nach dem Lieferdatum absteigend sortiert.

Hinweise:

Einem variablen Set in der Eingangsrechnung kann nur ein Set zugeordnet werden. Einem fixen Set in der Eingansrechnung können mehrere Sets zugeordnet werden, diese müssen aber die gleiche Struktur besitzen.

Voraussetzungen

Sie haben eine Eingangs­rech­nungs­basis erfasst und gespeichert, der sie bestellte Waren zuordnen möchten. Dazu können Sie vom System passende, noch nicht komplett fakturierte Auftrags­posi­tionen heraussuchen und daraus Rechnungspositionen erzeugen lassen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Eingangs­rech­nungen“ und öffnen Sie eine bereits erfasste Eingangs­rech­nung, die Sie jetzt bearbeiten möchten.

• Die Daten der Eingangs­rech­nungs­basis werden angezeigt.

2. Wählen Sie die Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Auftragspositionen verknüpfen“ in der Kopfzeile der Eingangs­rech­nungs­posi­tions­liste.

• Ein Dialogfenster wird geöffnet.

3. Geben Sie die Suchmerkmale für die Beschaffungsaufträge ein, die das Sys­tem bei der Suche nach noch nicht faktu­rierten Beschaffungsauftrags­posi­tionen berück­sichtigen soll. Das Suchmerkmal Rechnungssteller wurde aus der Ein­gangs­rech­nungs­basis übernommen und kann nicht geändert werden.

Hinweis:

Es werden auch Beschaffungsauftragspositionen berücksichtigt, die einen abweichenden Rechnungssteller besitzen. Beide Rechnungssteller müssen jedoch dem Lieferanten des Beschaffungsauftrags als Rechnungssteller hinterlegt sein.

4. Durch Wählen der Aktualisieren-Funktion aktivieren Sie die Suche von Semi­ramis nach entsprechenden Auftrags­posi­tionen.

• Anschließend listet das System im Arbeitsbereich des Dialogfensters alle gefundenen Auftrags­posi­tionen auf, die den Such­merkmalen ent­sprechen und noch zu fakturierende Beträge auf­weisen.

5. Markieren Sie die gewünschten Auftrags­posi­tionen, indem Sie die Check­box am Ende der Zeile der jeweiligen Auftrags­posi­tion aktivieren. Alter­na­tiv können Sie über die Meta-Checkbox in der Kopfzeile der Liste alle ge­fundenen Posi­tionen markieren. Bei Bedarf können Sie die Markierung für einige Positionen wieder entfernen.
6. Übernehmen Sie die markierten Auftrag­posi­tionen in die Eingangs­rech­nung, indem Sie die Aktion „Zuordnungen speichern“ in der Kopfzeile der Posi­tions­liste ausführen.

• Das System erzeugt aus den markierten Auftrags­posi­tionen neue Ein­gangs­rech­nungs­posi­tionen.
• Das Dialogfenster wird geschlossen, und Sie befinden sich wieder in der Eingangs­rech­nung. Die übernommenen Daten der Auftrags­posi­tionen erscheinen als neue Einträge in der Posi­tions­liste.

Hinweis:

Sie können die Daten in der Eingangs­rech­nungs­posi­tions­liste z. T. noch bearbeiten, z. B. Zusatzkosten erfassen und verteilen oder die Beträge ändern und neu verteilen.

7. Erfassen Sie bei Bedarf weitere Rechnungspositionen manuell und ordnen Sie diesen anschließend Auftrags- oder Wareneingangspositionen zu.
8. Wenn Sie die Eingangs­rech­nungs­posi­tionen nicht weiter bearbeiten möchten, speichern Sie die Eingangs­rech­nung.

Hinweis:

Anschließend können Sie die Eingangs­rech­nung buchen.

3.14          Zusatzkosten erneut verteilen (Positionsliste)

Die Aktion „Zusatzkosten erneut verteilen“ in der Kopfzeile der Positionsliste ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

3.15          Kostenrechnungsdaten hinzufügen (Positionsliste)

Die Aktion „Kostenrechnungsdaten hinzufügen“ in der Kopfzeile der Positionsliste ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

3.16          Button „Zusatzkosten“ (Positionsliste)

<begin com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListCostView 28 31 1 de>Die Aktion „Zusatzkosten“ steht in der Kopfzeile der Posi­tions­liste als Button zur Verfü­gung. Sie dient dazu, die Verteilung der Zusatzkosten anzuzeigen. Über den Button kann der Benutzer zusätzliche Zeilen ein‑ oder ausblenden, die die genaue Vertei­lung der Zusatz­kosten auf die vorhandenen Eingangs­rech­nungs­posi­tionen darstellen.<end com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.InvoiceListCostView 28 31 1 de>

Voraussetzungen dafür sind:

• mindestens eine „normale“ Eingangs­rech­nungs­posi­tion wurde erfasst,
• mindestens eine Zusatz­kosten­position wurde in derselben Eingangs­rech­nung erfasst und anschließend in die Positionsliste übernommen.

Dann hat das System die Zusatzkosten bereits nach dem erfassten Verteilungs­schlüs­sel umgelegt, außer der Benutzer hat den Schlüssel „Sonstiger Faktor“ gewählt oder zuerst die Position mit den Zusatzkosten und danach die andere Position erfasst. Unter der Zeile mit der Zusatz­kosten­position werden alle zugeord­neten Auftrags­posi­tionen aufgelistet, mit der Höhe ihres prozen­tualen Anteils und dem auf sie verteilten Betrag.

Der Benutzer kann den Prozentsatz für die Verteilung oder die verteilten Beträ­ge manuell ändern. Diese manuelle Einteilung überschreibt die vom System berechnete. Er kann alternativ einen ande­ren Verteilungsschlüssel aus­wählen und die Aktion „Erneut verteilen“ ausführen. Nach der manuellen Vertei­lung der Zusatzkosten muss die Sum­me der verteilten Nettobeträge gleich dem Nettobetrag der Zusatzkosten sein. Sonst kann die Eingangs­rech­nung nicht gebucht werden.

3.17          Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten (Positionseditor)

<begin com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.BonusEditable 28 31 1 de>Mit Hilfe der Schaltfläche „Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors kann die Editierbarkeit des Feldes „Bonus-Berechnungsbasis“ gesteuert werden.<end com.cisag.app.purchasing.invoice.ui.BonusEditable 28 31 1 de>

Ist der Modus „Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten“ aktiv, so kann das Feld „Bonus-Berechnungsbasis“ manuell geändert werden. Ist der Modus „Bonus-Berechnungsbasis nicht bearbeiten“ aktiv, so kann das Feld nicht manuell geändert werden.

3.18          Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten (Positionseditor)

Die Funktion der Schaltfläche „Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.