In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Eingangsrechnungen“ in der Ansicht „Konsignations­entnahme­rechung“ beschrieben. Die Vorgehensweisen ent­hal­ten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie eine Konsignations­entnahme­rechung erfas­sen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Ansicht „Konsignations­entnahme­rechung“ der Anwendung „Eingangsrechnungen“, die unter ande­rem auch Feld- und Aktions­beschrei­bungen enthält, finden Sie in der Doku­mentation „Konsignations­entnahme­rechnungen“.

1              Standard-Aktionen

Das Erfassen, Bearbeiten und Löschen von Konsignations­entnahme­rechungen ist im Dokument „Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen“ beschrieben.

2              Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdaten ändern

Mithilfe der Aktion „Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdatum ändern…“ können Sie nachträglich den durch das System ermittelten Kurs und das Rechnungs-datum ändern.

Die Vorgehensweise zu der Aktion „Kurs oder Lieferanten-Rechnungsdatum ändern…“ ist im Dokument „Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen“ beschrieben.

3              Eingangsrechnung ausgeben

Mithilfe der Aktion „Eingangsrechnung ausgeben…“ können Sie das Belegdokument „Eingangsrechnung“ ausgeben.

Die Vorgehensweise zu der Aktion „Eingangsrechnung ausgeben…“ ist im Dokument „Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen“ beschrieben.

4              Eingangsrechnung buchen

Mithilfe der Aktion „Eingangsrechnung buchen“ können Sie die Konsignations­entnahmerechnung buchen und damit den Beschaffungsprozess im Rahmen einer Lieferantenkonsignation abschließen.

Voraussetzungen

• Alle Rechnungspositionen sind Konsignations­entnahme­meldungs­positionen zugeordnet. Dabei müssen die Mengen und Nettobeträge der Rechnungs­positionen vollständig den Konsignations­entnahme­meldungs­positionen zugeordnet sein.
• Den Zusatzkosten müssen vor dem Buchen manuell die Kostenrechnungs­daten zugeordnet werden. Bei der Buchung von Konsignations­entnahme­rechnungen werden die erfassten Zusatzkosten nicht automatisch auf die ggf. für die Rechnungspositionen erfassten Kostenrechnungsdaten aufgeteilt.
• Die Summe der Nettobeträge zuzüglich der Steuern ist gleich dem in der Basis erfassten Bruttobetrag des Fremdbelegs. Dies können Sie daran erkennen, dass der Saldo zum Bruttobetrag den Wert „0“ besitzt. Der Saldo zum Bruttobetrag wird in der Kopfzeile des Positionseditors angezeigt.
• Falls für die bei der Eingangsrechnungsart hinterlegten Buchungsschlüssel die Bestandsbewertung aktiviert ist, dann muss die Buchungsperiode, in die das Datum der Rechnung fällt, vorhanden sein und den Status „Offen“ aufweisen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Eingangsrechnungen“ und öffnen Sie eine be-reits erfasste Konsignationsentnahmerechnung, die Sie buchen möchten.
2. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste im Aktionen-Menü die Aktion „Eingangsrechnung buchen“ aus.

• Das System prüft, ob die Eingangsrechnung gebucht werden kann. Wenn die Rechnung gebucht werden kann, wird ein Dialog-Fenster angezeigt, in dem Sie Einstellungen zur Hintergrundverarbeitung vornehmen können.

3. Drücken Sie den Button „Im Hintergrund“ oder „Sofort“:

• Im Hintergrund:

Legen Sie bei Bedarf unter dem Karteireiter „Hintergrundeinstellungen“ weitere Einstellungen fest und ergänzen Sie fehlende Daten, wenn Sie die Aktion im Hintergrund ausführen möchten. Drücken Sie danach auf den Button „Im Hintergrund“. Sie können während der Ausführung dieser Aktion mit dem System weiterarbeiten.

• Sofort:

Wenn Sie die Aktion sofort ausführen möchten, dann drücken Sie den Button „Sofort“. Sie können während der Ausführung dieser Aktion nicht mit dem System weiterarbeiten.

• Das System bucht die Eingangsrechnung. Der Status der Eingangsrechnung wird auf „Erledigt“ geändert. Danach können Sie die Daten dieser Eingangsrechnung nicht mehr ändern. Falls notwendig, können Sie die Eingangsrechnung stornieren.

Auswirkungen

• Pro Konsignationsentnahme wird potenziell eine Korrekturbuchung erzeugt.
• Die fakturierte Menge wird an die zugeordnete Konsignations-Entnahme­meldungsposition und an die zugehörige Konsignationsentnahme zurück­gemeldet. Dazu sucht das System pro zugeordneter Entnahme­meldungs­position nach den zugehörigen nicht komplett fakturierten Entnahmen, bis die Menge der Zuordnung erreicht ist. Dabei wird zuerst nach Konsig­nations­entnahmen mit negativer Menge gesucht.
• Der Status der Konsignations-Entnahmemeldungsposition und der zugehörigen Konsignationsentnahmen wird aktualisiert.
• Eine Buchungsnummer wird vergeben. Wurde in der Eingangsrechnungsart ein Buchungsnummer-Nummernkreis angegeben, dann wird die Buchungs­nummer aus diesem Nummernkreis erzeugt. Andernfalls wird die Beleg­nummer als Buchungsnummer verwendet.

5              Eingangsrechnung stornieren

Mithilfe der Aktion „Eingangsrechnung stornieren…“ können Sie eine bereits gebuchte Rechnung aufheben. Dabei werden die den Rechnungspositionen zugeordneten Konsignations-Entnahmemeldungspositionen wieder freigegeben und können für eine erneute Fakturierung verwendet werden. Der Fakturierstatus der Konsignations-Entnahmemeldungspositionen wird entsprechend aktualisiert.

Voraussetzungen

Die Konsignationsentnahmerechnung ist gebucht und die darin zugeordneten Konsignationsentnahmemeldungspositionen wurden nicht reorganisiert.

Anleitung

1. Öffnen Sie in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ die bereits gebuchte Konsignationsentnahmerechnung, die Sie stornieren möchten.
2. Wählen Sie im Aktionen-Menü in der Standard-Symbolleiste die Aktion „Eingangsrechnung stornieren…“.

• Das System prüft, ob die Rechnung storniert werden kann. Kann die Rechnung nicht storniert werden, wird eine Meldung angezeigt. Kann die Rechnung storniert werden, wird ein Dialog-Fenster geöffnet.

3. Geben Sie in dem Dialog-Fenster das Datum des Storno-Belegs ein.
4. Drücken Sie den Button „Im Hintergrund“ oder „Sofort“:

• Im Hintergrund:

Legen Sie bei Bedarf unter dem Karteireiter „Hintergrundeinstellungen“ weitere Einstellungen fest und ergänzen Sie fehlende Daten, wenn Sie die Aktion im Hintergrund ausführen möchten. Drücken Sie danach auf den Button „Im Hintergrund“. Sie können während der Ausführung dieser Aktion mit dem System weiterarbeiten.

• Sofort:

Wenn Sie die Aktion sofort ausführen möchten, dann drücken Sie den Button „Sofort“. Sie können während der Ausführung dieser Aktion nicht mit dem System weiterarbeiten.

• Das System erzeugt eine Storno-Rechnung, die die ursprüngliche Konsignationsentnahmerechnung aufhebt.

Auswirkungen

Beim Stornieren durch die Aktion „Eingangsrechnung stornieren…“ erzeugt das System einen Gegenbeleg, der die ursprüngliche Konsignations­entnahme­rechnung aufhebt. Der Gegenbeleg ist, ähnlich wie ein Spiegelbild, eine neue, zum Original deckungsgleiche Konsignationsentnahmerechnung, jedoch mit umgekehrtem Mengen- und Betrags-Vorzeichen.

Sämtliche Status- und Mengenaktualisierungen werden entgegengesetzt durchgeführt. Das System erzeugt ggf. auch eine Korrekturbuchung zur bereits erzeugten Materialbuchung, die die Buchungssätze der gebuchten Konsignationsentnahmerechnung wieder ausgleicht. Original- und Storno-Beleg gleichen sich somit gegenseitig aus. Beide Belege erhalten anschließend den Status „Storniert“.

Wenn aufgrund fehlerhafter Daten die Stornierung einer Konsignations­entnahme­rechnung fehlschlägt und die Eingangsrechnung den Status „Ungültig“ erhält, können Sie nach der Korrektur der fehlerhaften Daten die Aktion „Eingangsrechnung stornieren…“ erneut ausführen.

6              Eingangsrechnung prüfen

Die Aktion „Eingangsrechnung prüfen“ steht für Konsignations­entnahme­rechnungen nicht zur Verfügung.

7              Korrektureingangsrechnung erzeugen

Die Aktion „Korrektureingangsrechnung erzeugen“ steht für Konsignations­entnahme­rechnungen nicht zur Verfügung.

8              Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten

Die Funktion der Schaltfläche „Steuerdaten bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Kopfzeile der Tabelle „Steuern“ ist im Dokument Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen beschrieben.

9              Markierte Positionen oder alle automatisch mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen (Positionsliste)

Mithilfe der Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen“ können Sie den manuell erfassten Rechnungspositionen automatisch Konsignations-Entnahmemeldungspositionen durch das System zuordnen lassen.

Voraussetzungen

Sie haben die Konsignationsentnahmerech­nungs­basis und mindestens eine Rech­nungs­posi­tion manuell erfasst und gespeichert, die nun mit einer oder mehreren Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tionen verknüpft werden müssen.

Anleitung

1. Öffnen Sie in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ die Konsignations­entnahme­rechnung, in der Sie Positionen verknüpfen lassen möchten.
2. Markieren Sie bei Bedarf eine oder mehrere Rech­nungs­posi­tionen. Wenn Sie keine Position markieren, wird die Aktion für alle noch nicht komplett zugeordneten Positionen ausgeführt.
3. Wählen Sie im Aktionen-Menü in der Kopfzeile der Posi­tions­liste die Aktion „Markierte Positionen oder alle automatisch mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen“.

• Das System ermittelt pro Rechnungsposition automatisch die passenden, noch nicht fakturierten Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tio­nen und verknüpft sie mit der Rechnungsposition bis deren Nettowert erreicht ist.
• Unter der Rechnungsposition werden die Daten der verknüpften Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tio­nen als Detailpositionen hinzugefügt.

Der Fakturierstatus der verknüpften Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen wird aktualisiert.

4. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Daten in der Posi­tions­liste, ändern Sie z. B. die Beträge.
5. Speichern Sie die Konsignations­entnahme­rech­nung.

• Wurden alle Rechnungspositionen komplett zugeordnet, können Sie die Konsignations­entnahmerech­nung buchen.

Ermittlung und Zuordnung der Konsignations-Entnahmemeldungs­positionen

Das System ermittelt automatisch mögliche Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tionen und ordnet sie anschließend nach einem bestimmten Algo­rithmus zu. Dabei geht das System wie folgt vor:

1. Zuerst wird geprüft, ob in der Konsignationsentnahmerechnungsbasis eine Entnahmemeldungsnummer angegeben wurde. Ist dies der Fall, wird diese Nummer als Vorgabe für die Zuordnung genutzt.
2. Das System sucht alle Entnahmemeldungs­posi­tionen, die den folgenden Bedin­gungen entsprechen:

• Der Rechnungssteller der Rechnung ist gleich dem Rechnungs­steller der Konsignations-Entnahmemeldung.
• Die Währung der Rechnung ist gleich der Währung der Konsignations-Entnahmemeldung.
• Der Artikel der Rechnungsposition ist der Artikel der Konsignations-Entnahmemeldungs­position.
• Der Fakturierstatus der Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tion ist „Nicht fakturiert“ oder „Teilweise fakturiert“.
• Der Rechnungsempfänger der Konsignations-Entnahmemeldung ist gleich der Beschaffungsorganisation der Konsignations­entnahmerechnung.

3. Die gefundenen Konsignations-Entnahmemeldungspositionen mit dem Status „Nicht fakturiert“ und „Teil­weise fakturiert“ werden nach Entnahmemeldungsdatum, Entnahmemeldungsnummer und Entnahmemeldungspositionsnummer aufsteigend sor­tiert.
4. Für jede Entnahmemeldungsposition wird die noch zu verrechnende Menge ermittelt. Wenn diese größer als 0 ist, wird die betreffende Entnahmemeldungsposition zugeordnet.
5. Die Suche nach Entnahmemeldungs­posi­tionen erfolgt so lange, bis die Menge der Rech­nungs­posi­tion erreicht oder überschritten ist oder bis keine Entnahmemeldungs­posi­tion mehr gefunden wird.
6. Das beschriebene Vorgehen wird für alle oder alle ausgewählten Posi­tionen nacheinander ausgeführt.

Als Ergebnis der automatischen Zuordnung werden die den Rech­nungs­posi­tio­nen zugeordneten Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tionen in der Posi­tions­liste dargestellt. Stimmt die Zahlungsbedingung oder –art der Rech­nung nicht mit denen der zugeordneten Entnahmemeldungsposi­tionen überein, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

10         Markierte Position manuell mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen… (Positionsliste)

Mithilfe der Aktion „Markierte Position manuell mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“ können Sie Konsignations-Entnahmemeldungspositionen heraus­suchen und den manuell erfassten Rechnungspositionen zuordnen.

Beim Ausführen der Aktion wird ein Dialog-Fenster zur Auswahl von Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen geöffnet. Das Dialog-Fenster wird in der Dokumentation „Konsignationsentnahmerechnungen“ beschrieben.

Voraussetzungen

Sie haben die Konsignationsentnahme­rech­nungs­basis und mindestens eine Rech­nungs­posi­tion manuell erfasst und gespeichert, die nun mit einer oder mehreren Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tionen verknüpft werden müssen.

Anleitung

1. Öffnen Sie in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ die Konsignations­entnahme­rechnung, in der Sie Positionen verknüpfen möchten.
2. Markieren Sie eine Rech­nungs­posi­tion.
3. Wählen Sie im Aktionen-Menü in der Kopfzeile der Posi­tions­liste die Aktion „Markierte Position manuell mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“.

• Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.

4. Geben Sie die Suchmerkmale ein, die das System bei der Suche nach noch nicht komplett faktu­rierten Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen verwenden soll. Die Suchmerkmale „Artikel“ und „Rechnungssteller“ werden aus der Rechnung übernommen und können nicht geändert werden.

Hinweis:

Auch Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen mit einem abweichenden Rechnungssteller werden berücksichtigt. Dieser Rechnungssteller muss jedoch als Rechnungssteller für den Lieferanten des Beschaffungsauftrags erfasst sein.

5. Drücken Sie den Start-Button um nach passenden Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen zu suchen.

• Im Arbeitsbereich des Dialog-Fensters werden die Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen angezeigt, die den Such­merkmalen entsprechen und noch zu fakturierende Beträge aufweisen.

6. Markieren Sie die gewünschten Posi­tionen, indem Sie die Check­box am Ende der entsprechenden Zeile aktivieren.
7. Übernehmen Sie die markierten Posi­tionen in die Konsignations­entnahme­rech­nung, indem Sie den Button „Zuordnungen speichern“ drücken.

• Das Dialog-Fenster wird geschlossen. Unter der Rechnungsposition werden die Daten der verknüpften Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tio­nen als Detailpositionen hinzugefügt.

Der Fakturierstatus der verknüpften Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen wird aktualisiert.

8. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Daten in der Posi­tions­liste, ändern Sie z. B. die Beträge.
9. Speichern Sie die Konsignations­entnahme­rech­nung.

• Wurden alle Rechnungspositionen komplett zugeordnet, können Sie die Konsignations­entnahmerech­nung buchen.

11         Positionen automatisch einfügen und mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen… (Positionsliste)

Mithilfe der Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“ können Sie noch nicht fakturierte Konsignations-Entnahmemeldungspositionen vom System heraussuchen und als neue Rechnungspositionen übernehmen lassen. Die so hinzugefügten Rechnungspositionen sind bereits mit den Konsignations-Entnahmemeldungs­positionen verknüpft.

Beim Ausführen der Aktion wird ein Dialog-Fenster zur Auswahl von Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen geöffnet. Das Dialog-Fenster wird in der Dokumentation „Konsignationsentnahmerechnungen“ beschrieben.

Voraussetzungen

Sie haben eine Konsignationsrech­nungs­basis erfasst und gespeichert.

Anleitung

1. Öffnen Sie in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ die Konsignations­entnahme­rechnung, in die Sie Positionen einfügen lassen möchten.
2. Wählen Sie im Aktionen-Menü in der Kopfzeile der Posi­tions­liste die Aktion „Positionen automatisch einfügen und mit Entnahmemeldungsposition verknüpfen…“.

• Ein Dialog-Fenster wird geöffnet.

3. Geben Sie die Suchmerkmale ein, die das System bei der Suche nach noch nicht komplett faktu­rierten Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen verwenden soll. Das Suchmerkmal „Rechnungssteller“ wird aus der Rechnung übernommen und kann nicht geändert werden.

Hinweis:

Auch Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen mit einem abweichenden Rechnungssteller werden berücksichtigt. Dieser Rechnungssteller muss jedoch als Rechnungssteller für den Lieferanten des Beschaffungsauftrags erfasst sein.

4. Drücken Sie den Start-Button um nach passenden Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen zu suchen.

• Im Arbeitsbereich des Dialog-Fensters werden die Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen angezeigt, die den Such­merkmalen entsprechen und noch zu fakturierende Beträge aufweisen.

5. Markieren Sie die gewünschten Posi­tionen, indem Sie die Check­box am Ende der entsprechenden Zeile aktivieren.
6. Übernehmen Sie die markierten Posi­tionen in die Konsignations­entnahme­rech­nung, indem Sie den Button „Zuordnungen speichern“ drücken.

• Das Dialog-Fenster wird geschlossen. Die ausgewählten Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen werden als Rechnungspositionen übernom­men. Unter der Rechnungsposition werden die Daten der verknüpften Konsignations-Entnahmemeldungs­posi­tio­nen als Detailpositionen hinzugefügt.

Der Fakturierstatus der verknüpften Konsignations-Entnahme­meldungs­positionen wird aktualisiert.

7. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Daten in der Posi­tions­liste, ändern Sie z. B. die Beträge.
8. Speichern Sie die Konsignations­entnahme­rech­nung.

• Wurden auch die übrigen Rechnungspositionen komplett zugeordnet, können Sie die Konsignations­entnahmerech­nung buchen.

12         Kostenrechnungsdaten hinzufügen (Positionsliste)

Die Aktion „Kostenrechnungsdaten hinzufügen“ in der Kopfzeile der Positionsliste ist im Dokument „Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen“ beschrieben.

13         Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten (Positionseditor)

Mithilfe des Buttons „Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors können Sie die Bearbeitbarkeit des Feldes „Bonus-Berechnungsbasis“ festlegen.

Ist der Button „Bonus-Berechnungsbasis bearbeiten“ aktiv, dann kann das Feld „Bonus-Berechnungsbasis“ bearbeitet werden. Ist der Button „Bonus-Berechnungsbasis nicht bearbeiten“ aktiv, dann kann das Feld nicht manuell bearbeitet werden.

14         Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten (Positionseditor)

Die Funktion des Buttons „Skonto-Berechnungsbasis bearbeiten/nicht bearbeiten“ in der Symbolleiste des Positionseditors ist im Dokument „Vorgehensweisen: Allgemein für Eingangsrechnungen“ beschrieben.