In diesem Dokument werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Beschaffungsvorschläge“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, mit denen Sie z. B. einen Beschaffungsauftrag oder eine Beschaffungsanfrage aus einem Beschaffungsvorschlag erzeugen. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.
Die Beschreibung der Anwendung „Beschaffungsvorschläge“, die vor allem die Feld- und Aktionsbeschreibungen enthält, finden Sie im Dokument Beschaffungsvorschläge.
1 Beschaffungsvorschläge abfragen
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“.
- Erfassen Sie bei Bedarf die gewünschten Suchmerkmale im Abfragebereich.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Aktualisieren“, um die Abfrage auszuführen.
- Das System ermittelt alle Beschaffungsvorschläge, die den Suchmerkmalen entsprechen, und zeigt sie in einer Liste im Arbeitsbereich an.
2 Beschaffungsaufträge erzeugen
Zunächst werden die gewünschten Beschaffungsvorschläge über die Checkbox gekennzeichnet. Über die Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“ können Sie aus den gekennzeichneten Beschaffungsvorschlägen Beschaffungsaufträge erzeugen. Die Herkunft spielt dabei keine Rolle.
Voraussetzungen
Mindestens ein Beschaffungsvorschlag wurde gekennzeichnet. Für den Beschaffungsvorschlag wurden alle Daten erfasst.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“.
- Erfassen Sie bei Bedarf die gewünschten Suchmerkmale im Abfragebereich.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Aktualisieren“, um die Abfrage auszuführen.
- Das System ermittelt alle Beschaffungsvorschläge, die den Suchmerkmalen entsprechen, und zeigt sie in einer Liste im Arbeitsbereich an.
- Kennzeichnen Sie über die Checkboxen alle oder einzelne Beschaffungsvorschläge für eine Weiterbearbeitung.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“.
- gibt das System eine Meldung heraus, wenn die Aktion nicht ausgeführt werden kann. Dies ist z. B. der Fall, wenn im Beschaffungsvorschlag noch Daten fehlen.
- Anderenfalls wird ein Dialogfenster angezeigt.
- Wählen Sie im Dialogfenster eine Belegart für die zu erzeugenden Beschaffungsaufträge aus.
Aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox „Vorschläge zu Positionen zusammenfassen“.
- Wählen Sie anschließend, ob das System die Aufträge sofort oder im Hintergrund erzeugen soll.
- Das System gibt anschließend eine Meldung heraus: Beschaffungsaufträge wurden erzeugt.
3 Beschaffungsanfragen erzeugen
Zunächst werden die gewünschten Beschaffungsvorschläge über die Checkbox gekennzeichnet. Über die Aktion „Beschaffungsanfragen erzeugen“ können Sie aus den gekennzeichneten Beschaffungsvorschlägen Beschaffungsanfragen erzeugen. Die Herkunft spielt dabei keine Rolle.
Voraussetzungen
Mindestens ein Beschaffungsvorschlag wurde gekennzeichnet. Für den Beschaffungsvorschlag wurden alle Daten erfasst.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“.
- Erfassen Sie bei Bedarf die gewünschten Suchmerkmale im Abfragebereich.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Aktualisieren“, um die Abfrage auszuführen.
- Das System ermittelt alle Beschaffungsvorschläge, die den Suchmerkmalen entsprechen, und zeigt sie in einer Liste im Arbeitsbereich an.
- Kennzeichnen Sie über die Checkboxen alle oder einzelne Beschaffungsvorschläge für eine Weiterbearbeitung.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Beschaffungsanfragen erzeugen“.
- gibt das System eine Meldung heraus, wenn die Aktion nicht ausgeführt werden kann. Dies ist z. B. der Fall, wenn im Beschaffungsvorschlag noch Daten fehlen.
- Anderenfalls wird ein Dialogfenster angezeigt.
- Wählen Sie im Dialogfenster eine Belegart für die zu erzeugenden Beschaffungsanfragen aus.
Aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox „Vorschläge zu Positionen zusammenfassen“.
- Wählen Sie anschließend, ob das System die Anfragen sofort oder im Hintergrund erzeugen soll.
- Das System gibt anschließend eine Meldung heraus: Beschaffungsanfragen wurden erzeugt.
4 Beschaffungsvorschläge bearbeiten
Voraussetzungen
Mindestens ein Beschaffungsvorschlag wurde gekennzeichnet. Für den Beschaffungsvorschlag wurden alle Daten erfasst. Der zugeordnete Artikel muss den Artikelstatus „Freigegeben“ aufweisen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“.
- Erfassen Sie bei Bedarf die gewünschten Suchmerkmale im Abfragebereich.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Aktualisieren“, um die Abfrage auszuführen.
- Das System ermittelt alle Beschaffungsvorschläge, die den Suchmerkmalen entsprechen, und zeigt sie in einer Liste im Arbeitsbereich an.
- Kennzeichnen Sie über die Checkboxen alle oder einzelne Beschaffungsvorschläge für eine Weiterbearbeitung.
Hinweis:
Die folgende Änderung wird sofort gespeichert.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Bearbeiten“.
- Das System ändert den Status aller ausgewählten Beschaffungsvorschläge auf „In Bearbeitung“.
5 Beschaffungsvorschläge freigeben
Voraussetzungen
Mindestens ein Beschaffungsvorschlag wurde gekennzeichnet. Für den Beschaffungsvorschlag wurden alle Daten erfasst. Der zugeordnete Artikel muss den Artikelstatus „Freigegeben“ aufweisen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“.
- Erfassen Sie bei Bedarf die gewünschten Suchmerkmale im Abfragebereich.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Aktualisieren“, um die Abfrage auszuführen.
- Das System ermittelt alle Beschaffungsvorschläge, die den Suchmerkmalen entsprechen, und zeigt sie in einer Liste im Arbeitsbereich an.
- Kennzeichnen Sie über die Checkboxen alle oder einzelne Beschaffungsvorschläge für eine Weiterbearbeitung.
Hinweis:
Die folgende Änderung wird sofort gespeichert.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Freigeben“.
- Das System ändert den Status aller ausgewählten Beschaffungsvorschläge auf „Freigegeben“.
6 Beschaffungsvorschläge sperren
Voraussetzungen
Mindestens ein Beschaffungsvorschlag wurde gekennzeichnet. Für den Beschaffungsvorschlag wurden alle Daten erfasst. Der zugeordnete Artikel muss den Artikelstatus „Freigegeben“ aufweisen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“.
- Erfassen Sie bei Bedarf die gewünschten Suchmerkmale im Abfragebereich.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Aktualisieren“, um die Abfrage auszuführen.
- Das System ermittelt alle Beschaffungsvorschläge, die den Suchmerkmalen entsprechen, und zeigt sie in einer Liste im Arbeitsbereich an.
- Kennzeichnen Sie über die Checkboxen alle oder einzelne Beschaffungsvorschläge für eine Weiterbearbeitung.
Hinweis:
Die folgende Änderung wird sofort gespeichert.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Sperren“.
- Das System ändert den Status aller ausgewählten Beschaffungsvorschläge auf „Gesperrt“.
7 Alternative Lieferanten
7.1 Alternative Lieferanten vorschlagen
Voraussetzungen
In der Liste im Arbeitsbereich werden Vorschläge angezeigt. Die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsvorschläge“.
- Erfassen Sie bei Bedarf die gewünschten Suchmerkmale im Abfragebereich.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Aktualisieren“, um die Abfrage auszuführen.
- Das System ermittelt alle Beschaffungsvorschläge, die den Suchmerkmalen entsprechen, und zeigt sie in einer Liste im Arbeitsbereich an.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“.
- Das System ermittelt zu jedem Vorschlag, der in der Liste im Arbeitsbereich angezeigt wird, die alternativen Lieferanten und zeigt für jeden gefunden Lieferanten eine weitere Zeile in der Liste im Arbeitsbereich an.
Hinweis:
Die alternativen Lieferanten und die dazugehörenden Informationen zu den Lieferanten werden nicht gespeichert.
7.2 Lieferanten ersetzen und alternativen Lieferanten übernehmen
Voraussetzung
Die Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“ wurde ausgeführt und es werden für jeden Vorschlag die alternativen Lieferanten angezeigt.
Anleitung
- Aktivieren Sie bei dem Lieferanten, der der neue Lieferant des Vorschlages werden soll, die Checkbox.
Hinweis:
Pro Vorschlag darf nur ein alternativer Lieferant ausgewählt werden. Für keinen alternativen Lieferanten darf eine Menge eingetragen sein.
- Bei Bedarf können Sie bei dem alternativen Lieferanten den Liefertermin ändern.
- Wiederholen Sie für jeden Vorschlag, bei dem Sie den Lieferanten ersetzen möchten, die Schritte 1. bis 2.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“.
- Für die ausgewählten Lieferanten wird ein jeweils neuer Vorschlag erzeugt. Die Vorschläge sind noch nicht gespeichert und können bearbeitet werden.
- Die ursprünglichen Vorschläge mit den alten Lieferanten erhalten ein Löschkennzeichen.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste die Aktion „Speichern“.
- Das System speichert die neuen Beschaffungsvorschläge und löscht jene, die ein Löschkennzeichen haben.
7.3 Menge auf mehrere Lieferanten aufteilen
Voraussetzung
Die Aktion „Alternative Lieferanten vorschlagen“ wurde ausgeführt und es werden für jeden Vorschlag die alternativen Lieferanten angezeigt.
Anleitung
- Tragen Sie für jeden alternativen Lieferanten die Menge ein, die bei diesem Lieferanten bestellt werden soll.
- Ändern Sie bei Bedarf die Menge des ursprünglichen Vorschlages.
- Führen Sie für jeden Vorschlag, bei dem Sie die Menge auf mehrere Lieferanten aufteilen möchten, die Schritte 1. bis 2. durch.
Hinweis:
Die Checkbox darf für keinen alternativen Lieferanten des Vorschlages aktiviert sein.
- Bei Bedarf können Sie bei dem alternativen Lieferanten den Liefertermin ändern.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button die Aktion „Alternative Lieferanten übernehmen“.
- Für jeden alternativen Lieferanten, bei dem eine Menge eingetragen ist, wird ein neuer Vorschlag erzeugt. Die Vorschläge sind noch nicht gespeichert und können bei Bedarf bearbeitet werden.
- Vorschläge, bei denen die Menge auf Null gesetzt wurde, erhalten ein Löschkennzeichen.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste die Aktion „Speichern“.
- Das System speichert die neuen Beschaffungsvorschläge und löscht jene, die ein Löschkennzeichen haben.
8 Beschaffungsvorschläge duplizieren
Voraussetzung
In der Liste im Arbeitsbereich werden Vorschläge angezeigt. Siehe Kapitel „Beschaffungsvorschläge abfragen“. Mindestens ein Beschaffungsvorschlag wurde mithilfe der Checkbox ausgewählt.
Anleitung
- Aktivieren Sie die Checkboxen für alle Beschaffungsvorschläge, die Sie duplizieren möchten.
- Wählen Sie in der Symbolleiste der Liste die Aktion „Beschaffungsvorschläge duplizieren“.
- Das System dupliziert alle ausgewählten Vorschläge.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste die Aktion „Speichern“.
- Das System speichert die neuen Beschaffungsvorschläge.
9 Beschaffungsvorschläge löschen
Voraussetzungen
In der Liste im Arbeitsbereich werden Vorschläge angezeigt. Siehe Kapitel „Beschaffungsvorschläge abfragen“. Mindestens ein Beschaffungsvorschlag wurde mithilfe der Checkbox ausgewählt.
Anleitung
- Aktivieren Sie die Checkboxen für alle Beschaffungsvorschläge, die Sie löschen möchten.
- Wählen Sie in der Symbolleiste der Liste die Aktion „Löschkennzeichen für ausgewählte Beschaffungsvorschläge setzen“.
- Das System setzt in allen ausgewählten Zeilen ein Löschkennzeichen.
- Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste die Aktion „Speichern“.
- Das System löscht alle gekennzeichneten Beschaffungsvorschläge.