In diesem Dokument werden die in der Anwendung „Bestellbestätigungen“ verfügbaren Aktionen beschrieben, die zur Bearbeitung einer Bestellbestätigung genutzt werden können. Die Dokumentation ist ein Teil der Dokumentation zur Anwendung „Bestellbestätigungen“. Die Beschreibung der Felder und anderen Elemente in der Anwendung „Bestellbestätigungen“ ist in der Dokumentation „Bestellbestätigungen“ enthalten.
Anleitungen für den Umgang mit Bestellbestätigungen, z. B. wie Bestellbestätigungen erfassen oder bearbeiten, finden Sie im Dokument „Vorgehensweisen: Bestellbestätigungen“.
Beschaffungs-Auftragsarten dienen u. a. zur Identifikation von Bestellbestätigungen und enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte. Sie werden separat in der Dokumentation „Beschaffungs-Auftragsarten“ beschrieben.
Die Cockpit-Anwendungen für Bestellbestätigungen sind in folgenden Dokumentationen beschrieben:
1 Begriffsbestimmung
Bestellbestätigung
Die Bestellbestätigung ist ein externes Belegdokument, mit welchem ein Partner mit der Partnerrolle „Lieferant“ die Annahme einer Bestellung bestätigt oder ablehnt oder einen Änderungsvorschlag macht. Die Bestellbestätigung enthält in der Regel Daten zu den bestellten Artikeln, Mengen, Preisen, Konditionen und Terminen.
Beschaffungsauftrag
Ein Beschaffungsauftrag ist eine Aufforderung an einen Lieferanten, zu einem bestimmten Zeitpunkt Leistungen zu erbringen. Ein Beschaffungsauftrag enthält beispielsweise Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung und zum Ort der Lieferung. Beschaffungsaufträge können sich auf Beschaffungsangebote im System beziehen und damit die Belegkette fortführen.
Bestellung
Eine Bestellung ist das Belegdokument zum Beschaffungsauftrag. Sie dient dazu, den Lieferanten über die getroffenen Vereinbarungen des Beschaffungsauftrages zu informieren.
Bestelländerung
Eine Bestelländerung ist ein Belegdokument zum Beschaffungsauftrag, mit dem Informationen über die Änderungen an einer bereits vorhandenen und versendeten Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden können. Bestelländerungen können sich auch auf bereits versendete Bestelländerungen beziehen. Sie können, genau wie Bestellungen, auf unterschiedlichen Ausgabemedien ausgegeben und an Lieferanten übermittelt werden.
2 Standardaktionen
Die Standardaktionen „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionsliste und Positionseditor sind in dem Dokument „Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung“ beschrieben.
3 Aus Bestellung erzeugen…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Aus Bestellung erzeugen…“ wird eine Bestellbestätigung erzeugt, die sich immer auf eine Bestellung bezieht und darauf basiert. Die Bestellbestätigung ist die Rückmeldung des Lieferanten und kann Bestätigungen, Ablehnungen und Änderungsvorschläge enthalten.
Aufgrund des Bezugs zur Bestellung besteht auch immer der Bezug zum zugehörigen Beschaffungsauftrag. Aus der sich daraus ergebenden Beschaffungs-Auftragsart wird ein Nummernkreis für die zu erzeugende Bestätigung herangezogen.
Damit eine Bestellbestätigung erzeugt werden kann, darf keine weitere Bestellbestätigung zum selben Beschaffungsauftrag in Bearbeitung sein.
Voraussetzungen
- Die Bestellung/Bestelländerung, für die eine Rückmeldung erfolgen soll, hat den Status „Erledigt“. Dieser sagt aus, dass sie vollständig erzeugt wurde.
- Zum Beschaffungsauftrag ist keine andere Bestellbestätigung in Bearbeitung.
- In der Beschaffungs-Auftragsart ist im Feld „Bestätigungs-Nummernkreis“ ein Nummernkreis eingetragen.
Hinweis:
Abweichend zum Beschaffungsauftrag muss für die Erzeugung einer neuen Bestellbestätigung weder eine Beschaffungsorganisation noch eine Beschaffungs-Auftragsart ausgewählt werden. Beide Daten ergeben sich aus der ausgewählten Bestellbasis.
Dialogfenster „Bestätigung aus Bestellung erzeugen“
Nachdem Sie auf die Aktion gedrückt haben, öffnet sich zunächst ein Dialogfenster, indem Sie Folgendes festlegen können:
| Feld | Erläuterung |
| Bestellung | Erfassen Sie in diesem Feld die Bestellung bzw. Bestelländerung, aus der die Bestellbestätigung erzeugt werden soll. Die Bestellung wird eindeutig durch die Beschaffungs-Auftragsart im ersten Eingabefeld und durch die Nummer im zweiten Eingabefeld identifiziert. |
| Rubrik „Basis“ | |
| · Fremdbelegnummer
· Fremdbelegdatum |
Erfassen Sie in den Feldern zum Fremdbeleg die Identifikation und das Datum des Rückmeldebeleges, den Sie vom Lieferanten zu einer Bestellung oder Bestelländerung erhalten haben.
Die in diesen Feldern erfassten Daten dienen nur zur Information und zur Suche, z. B. in einer Cockpit-Anwendung. Sie haben keine weiteren Auswirkungen im System. Hinweis: Die Daten, die Sie in diesen Feldern erfassen, erzeugen keine Belegbezüge. |
| Rubrik „Vorschlagswerte Positionen“ | |
| Vorschlagswerte für Mengen | Mithilfe der Funktion „Vorschlagswerte für Mengen“ legen Sie einen Mengenvorschlag nur für solche Bestätigungspositionen fest, zu denen bisher keine Vorgänger-Bestätigungsposition besteht. Die Vorschlagsmenge kann nur in diesem Fall aus der referenzierten Bestellposition in die dazugehörige erste Bestätigungsposition übernommen werden.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird die Menge aus der zugehörigen Bestellposition vorgeschlagen. Ist die Funktion deaktiviert, dann wird die Menge null (0) vorgeschlagen. Besteht bereits eine Bestätigungsposition zur referenzierten Bestellposition, dann wird stets die bereits bestätigte Menge aus der zugehörigen Vorgänger-Bestätigungsposition vorgeschlagen. Hinweis: Sofern Sie nicht für alle Positionen das gleiche Verhalten einstellen möchten, können Sie über die Funktion „Nur Basis übernehmen“ zunächst nur die Belegbasis erzeugen lassen und anschließend für jede Positionsgruppe die Aktion „Positionen hinzufügen…“ (siehe Symbolleiste der Positionsliste) mit jeweils einer abweichenden Einstellung verwenden. |
| Liefertermin Positionen | In diesem Feld legen Sie fest, wie der Liefertermin einer hinzuzufügenden Position vorgeschlagen werden soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Wunschtermin gemäß Bestellposition Die Bestätigungsposition erhält als Liefertermin den im Feld „Wunschtermin“ erfassten Termin der referenzierten Bestellposition. · Liefertermin gemäß Bestellposition Die Bestätigungsposition erhält als Liefertermin den im Feld „Liefertermin“ erfassten Termin der referenzierten Bestellposition. · Letzte Bestätigung zu Bestellposition Die Bestätigungsposition erhält als Liefertermin den in der zugehörigen Vorgänger-Bestätigungsposition festgelegten Liefertermin zur referenzierten Bestellposition. Fehlt zur referenzierten Bestellposition eine vorherige Bestätigungsposition, dann wird automatisch der Eintrag „Liefertermin gemäß Bestellposition“ verwendet. · Angegebenes Datum verwenden“ Die Bestätigungsposition erhält als Liefertermin den im Feld „Liefertermin“ angegebenen Termin. Wenn Sie diesen Eintrag wählen, dann wird das Feld „Liefertermin“ im Dialogfenster editierbar. Hinweis: Sofern Sie nicht für alle Positionen das gleiche Verhalten einstellen möchten, können Sie über die Funktion „Nur Basis übernehmen“ zunächst nur die Belegbasis erzeugen lassen und anschließend für jede Positionsgruppe die Aktion „Positionen hinzufügen…“ (siehe Symbolleiste der Positionsliste) mit jeweils einer abweichenden Einstellung verwenden. |
| Liefertermin | Ist im Feld „Liefertermin Positionen“ der Eintrag „Angegebenes Datum verwenden“ festgelegt, dann ist dieses Feld eingabebereit. Erfassen Sie in diesem Feld den Liefertermin der hinzuzufügenden Bestätigungsposition. |
| Rubrik „Positionsübernahme“ | |
| Nur Basis übernehmen
(Checkbox) |
Mithilfe der Funktion „Nur Basis übernehmen“ legen Sie fest, ob die zu erzeugende Bestellbestätigung nur die Basisdaten enthalten soll.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird eine Bestätigung nur mit ihren Basisdaten erzeugt. Unabhängig davon werden die Festlegungen für die Bestätigungserzeugung in der Rubrik „Vorschlagswerte Positionen“ und die Festlegung im Feld „Bestätigungsstatus“ in die Bestätigungsbasis übernommen und dienen somit der Aktion „Positionen hinzufügen…“, wenn mit dieser Aktion die Positionen dem erzeugten Beleg hinzugefügt werden. Ist die Funktion deaktiviert, dann werden alle Positionen der referenzierten Bestellungen für die zu erzeugende Bestätigung übernommen. |
| Positionen mithilfe des Editors übernehmen
(Checkbox) |
Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, dass Sie die zu erzeugenden Positionen im Positionseditor bearbeiten möchten und somit manuell in die Positionsliste übernehmen und speichern.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird jede zu erzeugende Grundposition einzeln in den Positionseditor als neue Position übernommen. Die Funktion kann nicht aktiviert werden, wenn die Funktion „Nur Basis übernehmen“ aktiviert ist. Ist die Funktion deaktiviert, dann werden alle zu erzeugenden Positionen direkt in die Positionstabelle der Bestätigung eingefügt. Der Beleg wird danach gespeichert. Können die Positionen nicht direkt übernommen werden, dann wechselt das System automatisch in die Übernahme mithilfe des Positionseditors. |
| Bestätigungsstatus | Legen Sie in diesem Feld anhand der Positionsstatus in der referenzierten Bestellung fest, welche Positionen für die Bestellbestätigung erzeugt werden sollen.
Wählen Sie aus folgenden Einträgen: · Nicht bestätigt · Bestätigt · Storno bestätigt · Änderungsvorschlag erhalten · Abgelehnt · Storno abgelehnt · Bestätigte Konditionen geändert In diesem Fall werden bei der Positionsübernahme alle Bestellpositionen der ausgewählten Bestellung oder Bestelländerung in die Bestätigung übernommen. |
Auswirkungen
Eine neue Bestellbestätigung wird erzeugt, wenn keine weitere Bestätigung zur selben Bestellung in Bearbeitung ist. In Abhängigkeit der getroffenen Einstellungen werden zusätzlich die Positionen erzeugt und ggf. gespeichert.
Bei der Übernahme von Positionen mithilfe des Positionseditors stehen in der Symbolleiste des Positionseditors weitere Buttons zur Bearbeitung der Positionen zu Verfügung. Weitere Informationen dazu finden Sie in dieser Dokumentation: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung
Beim Speichern werden die Bestätigungsstatus der übernommen Bestellpositionen und der Status der Bestellung aktualisiert. In diesem Zuge werden auch die Belegkettenbeziehungen zwischen Beschaffungsauftrag, Bestellung und Bestellbestätigung erzeugt.
4 Liefertermin verschieben…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Liefertermin verschieben…“ können Sie den Liefertermin der Belegpositionen ändern. Sie können den Termin auf ein bestimmtes Datum ändern oder um eine Anzahl von Werktagen nach vorn oder zurück verschieben.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Wiedervorlage-, Versand-, Liefer- und Wunschtermin verschieben
5 Positionen stornieren/Stornierung aufheben
Bestellbestätigungspositionen können entweder das Storno einer Bestellposition bestätigen, das Storno einer Bestellposition ablehnen, eine nicht stornierte Bestellposition ablehnen oder die Lieferung einer Bestellposition grundsätzlich zusagen, wobei im letzten Fall ggf. Änderungsvorschläge zu den anderen Daten vorhanden sein können.
Für die Aktionen „Positionen stornieren“ und „Stornierung der Position aufheben“ wird für die Auswahl der Positionen ein Dialogfenster geöffnet.
Dialogfenster „Positionen stornieren“/„Stornierung der Positionen aufheben“
Nachdem Sie auf eine der Aktionen gedrückt haben, öffnet sich zunächst ein Dialogfenster mit folgenden Elementen:
| Spalte | Erläuterung |
| Positionsnummer | Die Positionsnummer wird angezeigt. |
| Bestätigter Artikel | Die Identifikation des Artikels wird angezeigt. |
| Liefertermin gemäß Bestätigung | Der Liefertermin gemäß der Bestätigungsgrundposition wird angezeigt. |
| Liefertermin gemäß Bestellung | Der Liefertermin gemäß der Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Wunschtermin | Der Wunschtermin gemäß der Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Bestätigte Menge | Die Gesamtmenge gemäß der Bestätigungsgrundposition wird angezeigt. |
| Storniert gemäß Bestätigung | Kennzeichen für eine gemäß Bestätigung stornierte Position. |
| Auswahl | In dieser Spalte wählen Sie mithilfe der Checkbox die Position aus, die Sie stornieren möchten. |
5.1 Positionen stornieren…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Positionen stornieren…“ unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ können Sie einzelne oder alle Positionen stornieren, die nicht erledigt sind. Alternativ können Sie das Stornierungskennzeichen in der Positionstabelle setzen.
5.2 Stornierung der Positionen aufheben…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Stornierung der Positionen aufheben…“ unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ können Sie den Storniert-Status für einzelne oder alle Positionen aufheben.
6 Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…
Für Pseudo-Artikel können Sie eine abweichende Bezeichnung in den Positionen hinterlegen. Dazu stehen Ihnen diese Aktionen zur Verfügung:
- „Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste
- Pseudo-Artikelbezeichnung ändern“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Pseudo-Artikelbezeichnung(en) ändern.
7 Erledigung vorbereiten
Diese Aktion unterstützt Sie bei der Erledigung der Bestellbestätigung bezüglich der Festlegung für die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ in der Basis und Position.
Voraussetzungen
- Alle gewünschten Daten sind in der Bestellbestätigung erfasst.
- Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
- Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Auswirkungen
Die Aktion vergleicht die Daten der Bestellbestätigungsbasis mit denen der referenzierten Bestellbasis und mit den aktuellen Daten der Auftragsbasis und informiert Sie über Abweichungen. Sind die Daten identisch, dann stellt das System automatisch im Feld „Auftrag bei Erledigung ändern“ in der Basis den Eintrag „Nein“ ein.
Die Aktion vergleicht zudem jede Bestellbestätigungsgrundposition, bei der die Festlegung für „Auftrag bei Erledigung ändern“ fehlt, mit der entsprechenden Auftragsgrundposition. Sollten diese unter Berücksichtigung aller Detailpositionen nicht identisch sein, dann wird für die Bestätigungsgrundposition eine Info-Meldung ausgegeben. Hierbei werden folgende Situationen unterschieden und mit eigenen Meldungstexten kenntlich gemacht:
- Die stornierte Bestätigungsposition zur Bestellposition besteht nicht im Beschaffungsauftrag.
- Die Bestätigungsposition zur Bestellposition besteht nicht im Beschaffungsauftrag.
- Die Auftragsposition weicht von der Bestätigungsposition ab. Die Auftragsposition entspricht der Bestellposition.
- Die Auftragsposition weicht von der Bestätigungsposition und der Bestellposition ab.
- Die zusätzliche Bestätigungsposition zur Bestellposition besteht bereits mit abweichenden Daten im Beschaffungsauftrag.
Sind alle Bestätigungsgrundpositionen einer Positionsgruppe (gleiche Bestellgrundposition) gemäß Vergleich identisch, dann wird ein nicht festgelegter Eintrag (Leer) für die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ automatisch auf den Eintrag „Nein“ festgelegt, da hinsichtlich der Bestätigung keine Änderungen am Auftrag erforderlich sind.
Somit fehlt für die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ nur bei jenen Positionen die Festlegung eines Eintrages, bei denen Sie eine Entscheidung manuell treffen müssen. Bei dieser Entscheidung sollen die Info-Meldungen unterstützen.
8 Auftragsänderungsfestlegung ändern…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mit der Aktion „Auftragsänderungsfestlegung ändern…“ können Sie gleichzeitig sowohl für die Basis als auch die Positionen einen Eintrag für die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ festlegen. Ein Dialogfenster öffnet sich dazu, in dem Sie die Positionen auswählen und die Einstellung festlegen können.
Voraussetzungen
- Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
- Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Dialogfenster „Auftragsänderungsfestlegung ändern“
Nachdem Sie auf die Aktion gedrückt haben, öffnet sich zunächst ein Dialogfenster mit folgenden Elementen:
| Feld | Erläuterung |
| Auftragsänderungsfestlegung der Basis | In diesem Feld wird angezeigt, welcher Eintrag im Feld „Auftrag bei Erledigung ändern“ in der Basis der Bestellbestätigung festgelegt ist. |
| Auftragsänderungsfestlegung der Position | Mithilfe dieses Feldes können Sie festlegen, welche Positionen in der Positionsliste angezeigt werden. Die Festlegung bezieht sich auf die positionsindividuelle Einstellung in der Spalte „Auftrag bei Erledigung ändern“ in der Positionsliste der Bestellbestätigung.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Ja · Nein · (Sonstige) Das entspricht dem leeren Eintrag: „(Leer)“ |
Positionsliste:
| Spalte | Erläuterung |
| Positionsnummer | Die Positionsnummer wird angezeigt.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass in der Liste nur Bestätigungsgrundpositionen angezeigt werden, für die keine Aufteilung besteht („Aufteilung“ = 0) und die somit die Positionsgruppe zur Bestellgrundposition repräsentieren. Bestätigungs- und Bestellgrundposition haben immer die gleiche Positionsnummer und referenzieren immer den gleichen Artikel. |
| Artikel | Die Identifikation des Artikels wird angezeigt. |
| Liefertermin gemäß Bestellung | Der Liefertermin gemäß der Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Liefertermin gemäß Bestätigung | Der Liefertermin gemäß der Bestätigungsgrundposition wird angezeigt. |
| Bestellte Menge | Die Gesamtmenge gemäß der Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Bestätigte Menge | Die Gesamtmenge gemäß der Bestätigungsgrundposition wird angezeigt. |
| Storniert gemäß Bestellung
(Checkbox) |
In dieser Spalte wird mithilfe einer Checkbox angezeigt, ob die Bestellgrundposition storniert ist. |
| Storniert gemäß Bestätigung
(Checkbox) |
In dieser Spalte wird mithilfe einer Checkbox angezeigt, ob die Bestätigungsgrundposition storniert ist. |
| Auftragsänderungsfestlegung der Position | In dieser Spalte wird für eine Position angezeigt, welcher Eintrag in der Spalte „Auftrag bei Erledigung ändern“ in der Positionsliste der Bestellbestätigung festgelegt ist.
Folgende Einträge können angezeigt werden: · Ja · Nein Ist kein Eintrag festgelegt, dann ist die Spalte leer. |
| Auswahl | In dieser Spalte wählen Sie mithilfe der Checkbox die Position aus, die Sie bezüglich der Auftragsänderung berücksichtigen möchten. |
Rubrik „Festlegung“
| Feld | Erläuterung |
| Festlegung für Auftragsänderung | In diesem Feld legen Sie fest, welcher Eintrag in der Basis (siehe Funktion „Auftragsänderungsfestlegung in Basis übernehmen“) sowie für die in der Positionsliste ausgewählten Positionen übernommen werden soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Ja · Nein · (Leer) Hinweis: Danach kann die erneute Ausführung der Aktion „Erledigung vorbereiten“ sinnvoll sein, wenn Sie den Eintrag „(Leer)“ auswählen. Siehe Kapitel „Erledigung vorbereiten“. |
| Auftragsänderungsfestlegung in Basis übernehmen | Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob der im Feld „Festlegung für Auftragsänderung“ gewählte Eintrag für die Bestätigungsbasis übernommen werden soll.
Hinweis: Wenn Sie keine Position auswählen, dann ändern Sie bei aktiver Funktion nur den Eintrag in der Basis der Bestellbestätigung. |
Auswirkungen
Die gewählte Festlegung wird für die Basis und für die Positionen in der geöffneten Bestellbestätigung übernommen und der Beleg gespeichert.
9 Bestellbestätigung erledigen…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Bestellbestätigung erledigen…“ erledigen Sie die Bestellbestätigunge und geben ihr den Status „Erledigt“.
Beachten Sie, dass zu einem Beschaffungsauftrag nur eine nicht erledigte Bestellbestätigung bestehen kann. Solange diese nichte erledigt ist, kann keine weitere neue Bestellbestätigung erzeugt werden. Zudem ist die Erzeugung einer Bestelländerung für den referenzierten Beschaffungsauftrag nicht möglich.
Voraussetzungen
- Alle gewünschten Daten sind in der Bestellbestätigung erfasst.
- Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
- Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Dialogfenster „Bestellbestätigung erledigen…“
Nachdem Sie auf die Aktion gedrückt haben, öffnet sich zunächst ein Dialogfenster, indem Sie Folgendes festlegen können:
| Funktion | Erläuterung |
| Warnungen automatisch bestätigen
(Checkbox) |
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe dieser Funktion legen Sie fest, ob während der Ausführung der Aktion auftretende Warnungen automatisch bestätigt werden sollen.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird die Aktion auch bei auftretenden Warnungen erfolgreich ausgeführt, wenn keine Fehlermeldungen die Ausführung verhindern. Ist die Funktion deaktiviert, dann wird die Aktion bei auftretenden Warnungen abgebrochen. Davon unberührt bleiben die Warnungen, für die mithilfe der Anwendung „Warnungen automatisch bestätigen“ ausdrücklich festgelegt wurde, dass sie automatisch bestätigt werden sollen. |
Auswirkungen
Zunächst wird Folgendes geprüft und festgelegt:
- Sofern in der Basis bzw. für eine Position für die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ eine Festlegung fehlt (Leer) und die Bestätigungsbasis bzw. die jeweiligen Grundpositionen einer Positionsgruppe (gleiche Bestellgrundposition) inkl. aller Detailpositionen nicht gegenüber dem Auftrag bzw. der Bestellung geändert wurden, dann wird automatisch der Eintrag „Nein“ für die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ festgelegt (siehe auch dieses Kapitel: Erledigung vorbereiten).
- Geprüft wird u. a. anschließend, ob für sowohl die Bestätigungsbasis als auch alle Bestätigungspositionen ein Eintrag für die Einstellung „Auftrag bei Erledigung ändern“ festgelegt ist. Fehlen diese Einträge, dann führt das zum Abbruch der Aktion.
Darüber hinaus wird Folgendes ausgeführt:
- Die Bestellbestätigungsbasis erhält vom System den Status „Ungültig“, wodurch sichtbar mitgeteilt wird, dass das System mit der Erledigungsaktion begonnen hat.
- Die Basis des referenzierten Auftrages wird geändert, sofern der entsprechende Eintrag in der Bestätigungsbasis für „Auftrag bei Erledigung ändern“ festgelegt ist.
- Pro Bestätigungsposition, die nicht den allgemeinen Status „Erledigt“ hat, wird Folgendes ausgeführt:
- Der Auftrag wird passend zur Bestätigungsposition geändert (Grundposition inkl. aller Detailpositionen und inkl. aller Aufteilungen), sofern der entsprechende Eintrag in der Bestätigungsgrundposition für „Auftrag bei Erledigung ändern“ festgelegt ist. Bei Bedarf werden Detailpositionen entfernt bzw. neue Positionen erzeugt.
Sollte die Änderung des Auftrages nicht möglich sein, dann bricht die Aktion für den aktuellen Positionsblock ab. Noch nicht erledigte Positionen können in der Bestellbestätigung weiter bearbeitet werden. Insbesondere kann auch die Festlegung für „Auftrag bei Erledigung ändern“ geändert werden, sodass das Abschließen der Aktion auch dann möglich ist, wenn die auslösende Fehlerursache nicht behoben werden kann.
Hinweis:
Wird für eine aufgeteilte Position eine neue Auftragsposition erzeugt, dann bezieht sich die Auftragspositionsreferenz der Bestätigungsposition weiterhin auf die Auftragsposition zur ursprünglichen Bestellposition und nicht auf die neu erzeugte Auftragsposition (inklusive Belegkette).
Hinweis:
Wird der Auftrag geändert, dann wird der Liefertermin der Bestätigungsposition nur in den Liefertermin der Auftragsposition übernommen. Der Wunschtermin wird hierbei nicht geändert.
Hinweis:
Neue Auftragspositionen erhalten als Wunschtermin den Wunschtermin der ursprünglichen Bestellposition.
- Der Bestätigungsstatus der Beschaffungsauftragsposition sowie ggf. der Auftragsbasis wird aktualisiert.
- Die Bestellbestätigungsposition erhält den Status „Erledigt“.
- Falls erforderlich werden die Werte im Beschaffungsauftrag neu berechnet.
- Die Bestätigungsbasis erhält den Status „Erledigt“, wodurch sichtbar mitgeteilt wird, dass die Erledigungsaktion abgeschlossen ist.
10 Positionen hinzufügen… (Positionsliste)
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Positionen hinzufügen…“ können Sie der Bestätigung die Bestellpositionen hinzufügen, die gemäß zugehöriger Bestellung in der Bestätigung fehlen. Drücken Sie auf diesen Button, dann öffnet sich ein Dialogfenster für die Auswahl der gewünschten Positionen. Ihnen werden nur jene Positionen zu Auswahl angeboten, die mit dem referenzierten Beleg bestellt wurden und nicht in der Bestätigung aufgeführt sind.
Voraussetzungen
- Der Beleg ist gespeichert und die Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
- Die Bestellbestätigung ist nicht erledigt.
Dialogfenster „Positionen suchen“
Im Dialogfenster „Positionen suchen“ werden nur Bestellgrundpositionen aufgeführt, die zur referenzierten Bestellung gehören und die in der Bestellbestätigung nicht enthalten sind. Mithilfe der Abfragefelder im Dialogfenster können Sie die Ergebnisliste optimieren. Weitere Einstellungen ermöglichen die Steuerung von Vorschlagsmengen und Lieferterminen.
Abfragebereich:
| Feld | Erläuterung |
| Bestellter Artikel | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere Artikel über die entsprechenden Artikel-Identifikationen als Suchmerkmal. |
| Liefertermin | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Zeitpunkt oder einen Zeitraum als Suchmerkmal für den Liefertermin der gesuchten Bestellgrundpositionen. |
| Bestätigungsstatus | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf den oder die Bestätigungsstatus der gesuchten Bestellpositionen als Suchmerkmal aus.
Folgende Einträge stehen zur Auswahl: · Nicht bestätigt · Bestätigt · Storno bestätigt · Änderungsvorschlag erhalten · Abgelehnt · Storno abgelehnt · Bestätigte Konditionen geändert |
| Wunschtermin | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Zeitpunkt oder einen Zeitraum als Suchmerkmal für den Wunschtermin der gesuchten Bestellgrundpositionen. |
Positionsliste „Bestellpositionen“:
| Spalte | Erläuterung |
| Position gemäß Bestellung | Die Positionsnummer der Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Bestellter Artikel | Die Identifikation des Artikels gemäß Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Liefertermin gemäß Bestellung | Der Liefertermin gemäß Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Bestellte Menge | Die Gesamtmenge gemäß Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Bruttopreis gemäß Bestellung | Der Bruttopreis der Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Storniert gemäß Bestellung | In dieser Spalte wird mithilfe einer Checkbox angezeigt, ob die Bestellgrundposition storniert ist. |
| Bestätigungsstatus | Der Bestätigungsstatus der Bestellgrundposition wird angezeigt. |
| Auswahl | In dieser Spalte wählen Sie mithilfe der Checkbox die Position aus, die Sie hinzufügen möchten. |
Rubrik „Positionsübernahme“:
| Feld | Erläuterung |
| Liefertermin Positionen | In diesem Feld legen Sie fest, wie der Liefertermin einer hinzuzufügenden Position vorgeschlagen werden soll.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Wunschtermin gemäß Bestellposition Die Bestätigungsposition erhält als Liefertermin den im Feld „Wunschtermin“ erfassten Termin der referenzierten Bestellposition. · Liefertermin gemäß Bestellposition Die Bestätigungsposition erhält als Liefertermin den im Feld „Liefertermin“ erfassten Termin der referenzierten Bestellposition. · Letzte Bestätigung zu Bestellposition Die Bestätigungsposition erhält als Liefertermin den in der zugehörigen Vorgänger-Bestätigungsposition festgelegten Liefertermin zur referenzierten Bestellposition. Fehlt zur referenzierten Bestellposition eine vorherige Bestätigungsposition, dann wird automatisch der Eintrag „Liefertermin gemäß Bestellposition“ verwendet. · Angegebenes Datum verwenden“ Die Bestätigungsposition erhält als Liefertermin den im Feld „Liefertermin“ angegebenen Termin. Wenn Sie diesen Eintrag wählen, dann wird das Feld „Liefertermin“ im Dialogfenster editierbar. |
| Vorschlagswerte für Mengen | Mithilfe der Funktion „Vorschlagswerte für Mengen“ legen Sie einen Mengenvorschlag nur für solche Bestätigungspositionen fest, zu denen bisher keine Vorgänger-Bestätigungsposition besteht. Die Vorschlagsmenge kann nur in diesem Fall aus der referenzierten Bestellposition in die dazugehörige erste Bestätigungsposition übernommen werden.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird die Menge aus der zugehörigen Bestellposition vorgeschlagen. Ist die Funktion deaktiviert, dann wird die Menge null (0) vorgeschlagen. Besteht bereits eine Bestätigungsposition zur referenzierten Bestellposition, dann wird stets die bereits bestätigte Menge aus der zugehörigen Vorgänger-Bestätigungsposition vorgeschlagen. |
| Liefertermin | Ist im Feld „Liefertermin Positionen“ der Eintrag „Angegebenes Datum verwenden“ festgelegt, dann ist dieses Feld eingabebereit. Erfassen Sie in diesem Feld den Liefertermin der hinzuzufügenden Bestätigungsposition. |
Button-Leiste:
| Button | Erläuterung |
| Gesamt übernehmen | Mithilfe dieses Buttons übernehmen Sie alle ausgewählten Positionen direkt in die Positionstabelle der Bestätigung. Der Beleg wird danach gespeichert. Können die Positionen nicht direkt übernommen werden, dann wechselt das System automatisch in die Übernahme mithilfe des Positionseditors. |
| Einzeln übernehmen | Mithilfe der Aktion „Einzeln übernehmen“ wird jede ausgewählte Position einzeln in den Positionseditor als neue Position übernommen. Sie können die Daten im Positionseditor bearbeiten. Danach müssen Sie die Position in die Positionsliste übernehmen.
|
| Abbrechen | Mithilfe des Abbrechen-Buttons wird die Aktion abgebrochen und das Dialogfenster schließt sich ohne weitere Auswirkungen. |
Auswirkungen
Das System fügt die ausgewählten Positionen dem Beleg hinzu. Bei der Aktion „Einzeln übernehmen“ werden die neuen Positionen nacheinander in den Positionseditor übernommen und können dort bearbeitet werden.
Bei der Aktion „Gesamt übernehmen“ werden die Positionen in einem Schritt übernommen und der Zielbeleg sofort gespeichert. Kommt es zu Fehlern, so wechselt das System automatisch zur „Einzelübernahme“.
11 Detailpositionen (Positionsliste)
Mithilfe des Buttons „Detailpositionen“ können Sie die eventuell vorhandenen Detailpositionen ein- bzw. ausblenden. Beachten Sie hierbei bitte, dass das Umschalten nur für gespeicherte Belege möglich ist.
12 Detailposition erfassen (Positionseditor)
Für eine Bestätigungsgrundposition können Sie mit der Aktion „Detailposition erfassen“ in der Symbolleiste des Positionseditors eine neue Detailposition erfassen. Mit einer Detailposition können Sie von der Bestellung abweichende Artikel verwenden. Sobald die Detailposition gespeichert wird, können Sie den Artikel nicht mehr ändern.
Bei der Neuerfassung einer Detailposition sind auch die Aktionen „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ (siehe Kapitel „Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…“) und „Alternative Variante…“ (siehe Kapitel „Alternative Variante… (Positionseditor)“) unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors ausführbar.
13 Alternative Variante… (Positionseditor)
Bei der Neuerfassung einer Detailposition steht Ihnen für im Feld „Artikel“ erfasste Referenz-Artikel die Aktion „Alternative Variante…“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors zur Verfügung, um einen geeigneten Varianten-Artikel auszuwählen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen