Die Anlagenbuchhaltung ist mit dem ERP-System, bzw. der Finanzbuchhaltung über das Cockpit: Eingangsbelege bzw. die Anwendung Eingangsbelege Details verbunden, was eingehende Belege in die Anlagenbuchhaltung betrifft. Alle offenen Vorgänge, die die Anlagenbuchhaltung betreffen, werden ins Cockpit: Eingangsbelege gestellt. Dadurch können Sie sich mit der Anzeige der offenen Vorgänge schnell einen Überblick über noch zu bearbeitende Belege für die Anlagenbuchhaltung verschaffen.

Die Anwendung enthält als wesentliche Information die verbleibenden Beträge und Restmengen für die Abschreibungsbereiche der Eingangsbelege und gibt damit auch Auskunft über die bisher erfolgten Buchungen innerhalb der Anlagenbuchhaltung. Mit der Anwendung Cockpit: Eingangsbelege können Sie sich relevante Informationen des Eingangsbelegs anzeigen lassen. Wird aus den Informationen deutlich, welcher Anlage bzw. welchem Abschreibungsbereich die Eingangsbelege zugeordnet werden können, sind aus der Aktionsrolle heraus weitere Aktionen möglich. Sie können aber aus dem Kontextmenü der Positionen in die Anwendung Eingangsbelege Details verzweigen, um weitere Informationen einzusehen.

Zurzeit sind aus dieser besagten Anwendung heraus keine Aktionen möglich, sie besitzt deshalb nur Informations- und Kontrollcharakter für die zugrundeliegende Buchung um sie korrekt weiterverarbeiten zu können. In Zukunft ist von hier aus ebenfalls Aktionen vorgesehen; derzeit sind sie jedoch nur aus dem Cockpit: Eingangsbelege heraus möglich. Auch werden die Eingangsbelege zukünftig mit Informationen aus dem ERP-System versehen, die eine komplikationslose Weiterverarbeitung in der Anlagenbuchhaltung ermöglichen.

Exkurs zum Import von Eingangsbelegen

Der grundsätzliche Ablauf des Imports von Eingangsbelegen lässt sich in folgenden Schritten beschreiben (siehe auch untenstehendes Beispiel).

• Sie bearbeiten eine Buchung im Buchungsdialog der Finanzbuchhaltung.
• Das System ermittelt über die Parametrisierung, dass es sich um einen Zugang auf einem Bestandskonto handelt und dass es einen definierten Belegvorgang gibt.
• Die Daten des Belegvorganges werden in das Cockpit: Eingangsbelege gestellt.
• Der Buchungsdialog in der Anlagenbuchhaltung wird als empfangender Workflow aufgerufen.
• Sie aktivieren den Zugang in der Anlagenbuchhaltung.
• Nach der Verarbeitung in der Anlagenbuchhaltung wird der Belegvorgang im Cockpit: Eingangsbelege als Abgeschlossen gekennzeichnet.
• Der Buchungsdialog der Finanzbuchhaltung prüft, ob der Belegvorgang abgeschlossen wurde.
• Die Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung wird fortgesetzt.

Das empfangende System hat die Möglichkeit, einen offenen Belegvorgang manuell auf abgeschlossen zu stellen. Dadurch kann der Workflow im sendenden System fortgesetzt werden, obwohl der Belegvorgang noch nicht vollständig bearbeitet wurde.

Das sendende System hat bei der Überprüfung der Quittierung die Möglichkeit, auf einen nicht abgeschlossenen Belegvorgang entsprechend zu reagieren. Dabei sind folgende Korrekturmaßnahmen möglich:

• Falsch eingestellte Belegvorgänge können storniert werden.
• Offene Belegvorgänge können selektiert und nachträglich bearbeitet werden.

Welche Belege werden von der Finanzbuchhaltung an die Eingangsschnittstelle der Anlagenbuchhaltung übergeben?

Über das Cockpit Eingangsbelege können frei definierbare Belegvorgänge von einem Teilsystem an ein anderes übergeben werden. Jedes Teilsystem kann dabei sowohl Belegvorgänge senden als auch Belegvorgänge empfangen. Der Datenaustausch erfolgt mittels Stapelschnittstellen. Beispielsweise stellt die Anlagenbuchhaltung die Buchungen aus einem Abschreibungslauf in die Stapelschnittstelle für die Finanzbuchhaltung. Damit ist der Vorgang von Seiten der Anlagenbuchhaltung abgeschlossen. Die Finanzbuchhaltung liest die Buchungen aus der Schnittstelle aus und führt die Buchungen durch.

Beispiel

Die Funktionsweise des Imports von Eingangsbelegen wird am Beispiel einer Eingangsrechnung beschrieben, die in der Finanzbuchhaltung erfasst wird.

Rechnung:

Rechnungsnummer:	50601
Rechnungsdatum:	01.06.20xx
Lieferant:	1000    Software & Co.
Artikel:	2000    IBM Thinkpad
Nettobetrag	1900,00 EUR
Mehrwertsteuer:	361,00 EUR
Rechnungsbetrag	2261,00 EUR

Sie erfassen in der Finanzbuchhaltung die Eingangsrechnung der Firma Software & Co. Dabei wird der Nettobetrag von 1900,00 EUR auf ein anlagenrelevantes Sachkonto gebucht. Dies löst das Füllen des Belegbriefkastens aus.

Der Workflow der Finanzbuchhaltung ruft den Workflow der Anlagenbuchhaltung auf. Die Anlagenbuchhaltung liest den Belegvorgang aus dem Belegbriefkasten und führt den Anwender durch die Aktivierung des Anlagenzuganges.

Nach der Aktivierung des Zuganges quittiert die Anlagenbuchhaltung die Verarbeitung des Buchungsvorganges in der Schnittstelle der Eingangsbelege.

Die Finanzbuchhaltung setzt ihre Verarbeitung nach dem Aufruf der Schnittstelle Eingangsbelege an dieser Stelle fort.

Für den Benutzer stellen sich die Teilsysteme als ein integriertes System dar, da beim Übergang von einem Teilsystem zu einem anderen Teilsystem keine Unterbrechung in der Verarbeitung stattfindet.

Begriffsbestimmung

• Eingangsbeleg – Eingangsbelege enthalten Daten aus der Finanzbuchhaltung, die in der Anlagenbuchhaltung gebucht werden sollen. Damit diese Daten nicht ungeprüft in die Anlagenbuchhaltung übernommen werden, werden alle für die Anlagenbuchhaltung relevanten Vorgänge in eine Schnittstelle gestellt, aus der sie in die Anlagenbuchhaltung übernommen, also gebucht werden können.
  Die Anwendungen Cockpit: Eingangsbelege und Eingangsbelege Details verknüpfen also die Teilsysteme der Finanzbuchhaltung und der Anlagenbuchhaltung und erlauben, Belege ohne Unterbrechung der Verarbeitung teilsystemübergreifend zu bearbeiten.

Anwendungsbeschreibung

Die Anwendung Cockpit: Eingangsbelege dient der Darstellung einzelner, mehrerer oder aller Eingangsbelege und deren Statusinformationen. Die Belege selbst können logischerweise nicht bearbeitet werden, da sie ja in der Finanzbuchhaltung bereits gebucht sind. Aus der Anwendung heraus ist aber der Aufruf weiterer Aktionen möglich. Diese erlauben Mehrfachauswahlmöglichkeiten für eine Massenverarbeitung ebenso wie die Übernahme in den Buchungsdialog. Damit ist die Anwendung Cockpit: Eingangsbelege als Werkzeug prädestiniert, um sowohl eine Übersicht über den Bearbeitungszustand der Eingangsbelege zu erhalten als auch diese gezielt der Weiterverarbeitung zu übergeben. Details zu den Eingangsbelegen werden in der Anwendung Eingangsbelege Details angezeigt.

Die Anwendung Cockpit: Eingangsbelege besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren.

Der Abfragebereich ist für alle Ansichten des Arbeitsbereichs gleich. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus.

Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung:

Die Felder im Einzelnen:

• Eingangsbeleg – Hier selektieren Sie nach der internen fortlaufenden Nummer der Belege im Belegeingang (Belegbriefkasten).Bei der Neuanlage eines Eingangsbeleges wird die Eingangsbelegnummer über den Nummernkreis für den Belegeingang vergeben.
• Belegart – Belegart der auszuwählenden Eingangsbelege. Mögliche Werte:
  • Anschaffungskosten
  • Reparaturkosten
  • Verkaufserlöse
  • Abschreibungen/Zuschreibungen
  • Zinsen
  • Abzüge
• Beleg Finanzbuchhaltung – Dieses Feld enthält die Buchungsnummer aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung
• Status – Es besteht die Möglichkeit einem Beleg verschiedene Zustände zuzuordnen. Zum Löschen vorgemerkte Belege können in einem Reorganisationslauf gelöscht werden. Die Standardeinstellung ist Aktiv. Dieser Beleg wird in dem Programm uneingeschränkt berücksichtigt. Mögliche Werte:
  • Löschung vorgemerkt
  • Inaktiv
  • Aktiv – Das Programm vergibt während der Bearbeitung und der Buchung eines Eingangsbelegs automatisch einen Status. Dieser wird automatisch verwaltet und kann von Ihnen manuell nicht geändert werden. Mögliche Werte:
    • In Erstellung – Dieser Beleg wird aktuell in der Eingangsschnittstelle der Anlagenbuchhaltung eingestellt und ist noch nicht abgeschlossen.
    • Bereit für Buchung – Dieser Beleg wurde in die Eingangsschnittstelle der Anlagenbuchhaltung eingestellt und wartet auf die Verarbeitung. Dieser Beleg wurde noch nicht in der Anlagenbuchhaltung zugeordnet.
    • Buchung läuft – Dieser Beleg wird ausgewählt und weiterverarbeitet
    • Teilweise gebucht – Dieser Beleg wurde erst teilweise in der Anlagenbuchhaltung gebucht. Es ist noch ein Restbetrag bzw. eine Restmenge vorhanden.
    • Vollständig gebucht – Dieser Beleg wurde vollständig gebucht. Es ist kein Restbetrag bzw. keine Restmenge vorhanden.
    • Ausgeziffert – Dieser Beleg wurde mit einem anderen Beleg aus der Eingangsschnittstelle der Anlagenbuchhaltung ausgeziffert
• Belegdatum – Hier selektieren Sie nach dem Belegdatum aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung
• Erfassungsdatum – Hier selektieren Sie nach dem Erfassungsdatum. Es ist das Datum, an dem die Finanzbuchhaltungsbuchung an die Eingangsschnittstelle der Anlagenbuchhaltung übergeben wurde.
• Buchungsperiode der Finanzbuchhaltung – Periode eines Geschäftsjahres, in der die Buchung verbucht wird
• Belegart der Finanzbuchhaltung – Dieses Feld enthält die Belegart aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung
• Offener Posten – Über dieses Feld wird die Buchung einem bestimmten offenen Posten zugeordnet
• Beleg – Sofern vorhanden kann hier die Rechnungsnummer des Lieferanten enthalten sein
• Buchungstext – Dieses Feld enthält den Buchungstext, der im Buchungsprogramm der Finanzbuchhaltung erfasst wurde
• Bilanzierungskreis – Dieses Feld enthält den Bilanzierungskreis, der dem Datensatz zugeordnet ist. Es ist nur gefüllt, wenn die Buchung in der Finanzbuchhaltung nur für einen Bilanzierungskreis erfasst wurde. Sonst bleibt das Feld leer und der Beleg kann für alle Bilanzierungskreise übernommen werden. Der Bilanzierungskreis wird im Abschreibungsbereich festgelegt.
• Sachkonto – Dieses Feld enthält das Konto aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung. Bei einem Rechnungseingang enthält es das Bestandskonto.
• Buchhaltungskennzeichen Gegenkonto – Dieses Feld identifiziert den Typ des Gegenkontos. Ohne Angabe eines Buchhaltungskennzeichens werden alle Konten ohne Berücksichtigung dieses Auswahlkriteriums angezeigt. Mögliche Werte:
  • (Leer)
  • Debitor
  • Kreditor
  • Sachkonto
• Gegenkonto – In diesem Feld geben Sie, abhängig vom Buchhaltungskennzeichen, bei Bedarf ein oder mehrere Gegenkonten als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Belege an.
• Anlage – Hier selektieren Sie die Anlagennummer. Ein Eingangsbeleg enthält nur dann eine Anlagennummer, wenn der Beleg in der Finanzbuchhaltung auch mit einer Anlage gebucht wurde.
• Storno – Festlegung, ob es sich um eine Stornobuchung handelt. Mögliche Werte:
  • Storno
  • Kein Storno
• Belegherkunft – Die Belegherkunft informiert über den Ursprung der Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung. Über die Wertehilfe des Feldes können Sie eine, mehrere oder alle Belegherkunfte zu Auswahl der anzuzeigenden Daten auswählen.
• Storno Eingangsbeleg – Bei der Stornierung eines Beleges muss die ursprüngliche Buchungsnummer angegeben werden. Nach dieser kann hier selektiert werden.
• Währung – Geben Sie hier die Währung an, in der die Werte angezeigt werden sollen
• Externe Belegnummer – Sofern vorhanden kann hier die Rechnungsnummer des Lieferanten übergeben werden
• Betrag – Hier selektieren Sie nach dem Buchungsbetrag aus der Finanzbuchhaltung in der angegebenen Währung
• Soll/Haben – Dieses Feld enthält das Soll-/Haben-Kennzeichen des Beleges der Finanzbuchhaltung. Da die Finanzbuchhaltung Halbbuchungen speichert, wird hier das S/H-Kennzeichen der Halbbuchung des Anlagenkontos übergeben. Mögliche Werte:
  • Soll
  • Haben
• Erfasst von – Erfasser des Eingangsbelegs als Selektionskriterium

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Eingangsbelege angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Eingangbeleg angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um einen Eingangsbeleg auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen betrachten zu können, können mehrere Ansichten erstellt werden.

Ansicht Standard

Nachfolgend sind alle wesentlichen Tabellenspalten dieser Ansicht beschrieben. Werden weitere Spalten hinzugefügt, dann finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung, bzw. auch in den obigen Feldern des Identifikationsbereichs.

• Eingangsbeleg – Diese Spalte enthält die internen fortlaufenden Nummern der Belege im Belegeingang (Belegbriefkasten)
• Belegart – Diese Spalte enthält die Belegart. Mögliche Werte:
  • Anschaffungskosten – Mit diesem Buchungstyp wird ein Zugangsbeleg in der Anlagenbuchhaltung erstellt
  • Reparaturkosten – Mit diesem Buchungstyp wird ein Reparaturkostenbeleg in der Anlagenbuchhaltung erstellt
  • Verkaufserlöse – Mit diesem Buchungstyp wird ein Abgangsbeleg in der Anlagenbuchhaltung erstellt
  • Abschreibungen/Zuschreibungen – Mit diesem Buchungstyp werden Abschreibungs- bzw. Zuschreibungsbelege in der Anlagenbuchhaltung erstellt
  • Zinsen – Mit diesem Buchungstyp werden Zinsbelege in der Anlagenbuchhaltung erstellt
  • Abzüge – Mit diesem Buchungstyp werden Abzugsbelege in der Anlagenbuchhaltung erstellt
• Offener Posten – Diese Spalte enthält den Offenen Posten
• Beleg – Diese Spalte enthält die Kennung des Belegs
• Belegdatum – Diese Spalte enthält das  Belegdatum aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung
• Beleg Finanzbuchhaltung – Diese Spalte enthält die Buchungsnummer aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung
• Betrag – Diese Spalte enthält den Buchungsbetrag aus der Finanzbuchhaltung in der angegebenen Währung
• Soll/Haben – Diese Spalte enthält das Soll-/Haben-Kennzeichen des Beleges der Finanzbuchhaltung. Da die Finanzbuchhaltung Halbbuchungen speichert, wird hier das S/H-Kennzeichen der Halbbuchung des Anlagenkontos übergeben. Mögliche Werte:
  • Soll
  • Haben
• Sachkonto – Diese Spalte enthält das Konto aus der Buchung in der Finanzbuchhaltung. Bei einem Rechnungseingang enthält es das Bestandskonto.
• Buchungsperiode der Finanzbuchhaltung – Diese Spalte enthält die zugrundeliegende Buchungsperiode des Belegs
• Status (Beleg) – Diese Spalte enthält den Status des Belegs. Mögliche Werte:
  • Löschung vorgemerkt
  • Inaktiv
  • Aktiv

Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung Cockpit: Eingangsbelege zur Verfügung:

• Eingangsbelege ausziffern
• Eingangsbelege löschen
• Buchen Anlagenstamm
• Eingangsbeleg Details

Eingangsbelege ausziffern

Der Abgleich offener Posten wird auch als Ausziffern bezeichnet, weil zu jeder Position und den dazugehörigen Gegenposten eine aufsteigend fortlaufende Nummer (Eingangsbeleg) vergeben wird. Die Ziffer wird in allen zusammengehörigen Buchungszeilen in einem gesonderten Feld gespeichert und kennzeichnet diese als ausgeglichen (= Beglichen) beziehungsweise ausgeziffert. Grundsätzlich können offene Posten nur dann ausgeziffert werden, wenn die Summen der Beträge im Soll und im Haben übereinstimmen, die Gesamtsumme aller Buchungen also Null ergibt. (Sinngemäß aus Wikipedia)

Eine Auszifferung kann z.B. erforderlich sein, wenn in der Finanzbuchhaltung eine Buchung sowie eine Stornobuchung für ein anlagenrelevantes Konto erstellt wurden.

Zum Ausziffern werden zwei Belege ausgewählt, die dann mit der Aktion [Eingangsbelege ausziffern] ausgeziffert werden. Ausziffern heißt, beide Belege erhalten im Feld Status den Wert Beglichen. Die Selektion ist so beschaffen, dass Sätze mit dem Wert Beglichen im Feld Status nicht angezeigt werden.

Eine Auszifferung ist nur dann möglich, wenn es außer dem Vorzeichen des Betrages und dem Buchungsmonat der Finanzbuchhaltung keine Abweichung zum Gegenbeleg gibt.

Durchführung

Aus dem Cockpit: Eingangsbelege werden die beiden auszuziffernden Datensätze aktiviert und die Aktion [Eingangsbelege ausziffern] aufgerufen. Nach dem Aufruf der Funktion werden Sie gefragt, und ob Sie die Aktion im Hintergrund oder sofort und für welchen selektierten Bereich durchführen möchten. Bei Aktivierung erfolgen Prüfungen, und bei fehlerfreiem Ergebnis wird die Auszifferung durchführt. Die Belege werden aus der Anzeige entfernt.

Bei der Auszifferung wird geprüft, ob es sich um gleiche Sätze handelt. Dazu werden die ausgewählten Sätze miteinander verglichen. Sie dürfen nur hinsichtlich des Vorzeichens des Betrages und des Buchungsmonats der Finanzbuchhaltung voneinander abweichen. Ansonsten wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben, Weitere Prüfkriterien sind Betrag, Bewegungstyp, Mengen, Währung, Stornokennzeichen.

Eingangsbelege löschen

Mit der Auswahl Löschen können Eingangsbelege gelöscht werden. D.h. diese Buchungen werden im Belegeingang (Belegbriefkasten) nicht mehr angezeigt. Die Löschung ist als Möglichkeit vorgesehen, wenn Buchungen in der Finanzbuchhaltung zwischenzeitlich gelöscht wurden, sich aber bereits als Eingangsbelege in der Anlagenbuchhaltung befinden.

Die Löschung kann nur vorgenommen werden, wenn Sie eine entsprechende Berechtigung besitzen.

Buchen Anlagenstamm

Ein Beleg wird markiert, indem aus dem Kontextmenü der Punkt [Buchen Anlagenstamm] gewählt wird. Daraufhin gelangt die Verarbeitung in die Anwendung Buchen Anlagenbuchhaltung, wobei die Nummer des Anlagenbelegs neu erzeugt und die des Eingangsbelegs mit übernommen wird. Wenn die Zuordnung zu einer Anlage aus den Daten des Eingangsbelegs ersichtlich wird, kann auf diese Anlage gebucht werden. Informationen zum Eingangsbeleg können aus dem Kontextmenü in der Spalte Anlagennummer eingesehen werden. Es wird dann die Anwendung Eingangsbelege Details aufgerufen. In Zukunft ist von hier aus ebenfalls eine Buchung vorgesehen; derzeit sind jedoch Aktionen nur aus dem Cockpit heraus möglich.

Eingangsbeleg Details

Bei markiertem Item aus der Positionsliste wird in die Anwendung Eingangsbeleg Details verzweigt, um den gewählten Eingangsbeleg mit ausführlichen Informationen anzuzeigen.

Customizing

Für die Anwendung Eingangsbelege Details und Cockpit: Eingangsbelege ist in der Anwendung Customizing die folgende Einstellung in der Funktion Anlagenbuchhaltung > Allgemein relevant.

• Nummernkreis Eingangsbelege – Festlegung des Nummernkreises, der für die automatische Nummernvergabe bei der Erfassung von Eingangsbelegen in der Anlagenbuchhaltung gültig ist. Die Nummernkreise der Anlagenbuchhaltung sind in der Anwendung Nummernkreise definiert.

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Eingangsbelege bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Für die Anwendung Cockpit: Eingangsbelege ist eine Organisations-Zuordnung nicht erforderlich.

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Eingangsbelege bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Eingangsbelege ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.