1                     Themenübersicht

Ein Ziel der Anlagenbuchhaltung ist es, Wertentwicklungen am gesamten Anlagevermögen aufgrund von Wertänderungen zu dokumentieren. Dazu muss natürlich das gesamte Anlagevermögen, jede Anlage, sei es nun ein Werkzeug, eine Maschine oder eine Immobilie erfasst sein. Für die Erfassung des Anlagestamms stehen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung, die ggf. auch kombiniert einsetzbar sind.

• Automatisch importieren
  Um den Anlagebestand aus Vorgängerprogrammen, externen Aufstellungen u.a. Quellen zu übernehmen ohne die Daten manuell einzugeben, besteht die Möglichkeit des Datenimports über eine externe Schnittstelle.
• Manuell erfassen
  Mit der manuellen Eingabe werden die Daten selbst eingegeben, und einzeln erfasst. Mit der manuellen Erfassung können auch Änderungen an den automatisch erfassten Daten getätigt werden.

Sowohl für die automatische Datenübernahme wie auch für die manuelle Erfassung der Stammdaten lassen sich keine generellen Richtlinien und Empfehlungen erstellen, da jede Buchhaltung im Rahmen Ihrer Zielsetzungen und Möglichkeiten unterschiedlich aufgebaut und strukturiert ist, eventuell unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben genügen muss, oder gemäß den Auswertungswünschen des Managements unterschiedliche Schwerpunkte berücksichtigen soll. Bewährte Strukturen sollten beibehalten und/oder optimiert werden. Neue Strukturen sind sorgfältig anzulegen, damit Ihre Zielvorstellungen auch mit den Programmen realisiert werden können. Fragen Sie dazu ggf. Ihren Comarch Berater.

Im Prozess „Anlagenstamm erfassen“ wird eine Anlage im System erfasst oder geändert.

Es können alle Pflichtfelder per Hand eingetragen werden oder über eine gut parametrisierte Anlagengruppe vorbelegt werden. Die eingetragenen Werte sind die Grundlage für die Verarbeitung der Anlage im System, egal ob bei der Periodischen Abrechnung, Zinsberechnung usw.

Achtung: Sobald für diese Anlage eine Buchung existiert (Datenübernahme oder Zugangsbuchung) können nicht mehr alle Felder geändert werden. Änderungen an den Feldern „Anlagengruppe“, „Anlagenstandort“, „Optionale Dimensionen“, „Bestandskonten“ und „Bestandskostenarten“ können dann nur noch über Umbuchungen im Buchungsdialog durchgeführt werden. Die Angaben zum Anlagentyp wie Geringwertiges Wirtschaftsgut, Anlage im Bau oder Plananlage lassen sich nachträglich nur nach dem Stornieren aller Buchungen ändern.

Fest vorgegeben durch das Setup sind bei der Auslieferung bereits Belegarten, Belegtypen, Abschreibungsbereiche und Abschreibungsmethoden.

In diesem Dokument ist u. a. beschrieben, wie Sie in der Anwendung „Anlagenstamm“ eine neue Anlage erfassen oder eine bestehende ändern und welche Voraussetzungen zu berücksichtigen sind.

Allgemeine Hinweise und Erläuterungen zur Anwendung „Anlagenstamm“ finden Sie in der zugehörigen Dokumentation „Anlagenstamm“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält.

2                     Vorbereitende Arbeiten

Unabhängig davon, ob es sich um eine automatische oder manuelle Datenübernahme des Anlagenstammes handelt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Im Customizing (s.a.: Einführung: Anlagenbuchhaltung, Kapitel Customizing) muss der Nummernkreis für den Anlagenstamm hinterlegt sein. Vor dem Anlegen des ersten Anlagenstammes sollte auch entschieden werden, ob Sie mit einer Automatischen oder Manuellen Anlagennummerierung arbeiten möchten. Ein Wechsel ist möglich.

Zudem müssen bestimmte Stammdaten bereits vorher angelegt werden, um diese im Anlagenstamm verwenden zu können. Von daher empfiehlt es sich, diese Daten vorab zu erfassen:

• Anlagengruppen
• Anlagenstandorte
• Optionale Dimensionen
• Klassifikationen
• Versicherungen
• Abschreibungsbereiche
• Abschreibungsmethoden
• Bestandskonten
• Kostenarten
• Wiederbeschaffungsgruppen
• Zinsen

3                     Automatisch importieren

Die zeitsparendste und sicherste Methode der Datenübernahme des Anlagenstammes besteht darin, einen bereits vorhandenen Anlagenstamm aus anderen Datensystemen automatisch zu übernehmen. Dazu müssen neben den oben genannten Vorbereitenden Arbeiten natürlich auch bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden, was die Struktur und den Aufbau der zu übernehmenden Daten betrifft.

Es empfiehlt sich, diese automatische Datenübernahme mit Ihrem Comarch-Berater abzusprechen um „versteckte“ Probleme und Fehler zu vermeiden.

Die zu importierende Datei muss/kann als HTML, Excel oder CSV vorliegen. Die Struktur, den Aufbau und weitere Informationen zum Datenimport besprechen Sie mit Ihrem Comarch-Berater.

• einmalig oder mehrmalige Übernahme (ist der zu importierende Anlagenstamm bereits vorhanden, wird er mit den neuen Werten überschrieben),
• Löschen: Einzelne, nicht bebuchte Anlagen können über die Anwendung Anlagenstamm gelöscht werden. Eine Löschfunktion für mehrere Anlagen ist aktuell nicht vorhanden.
• Das Importieren kann von jedem Comarch-Anwender durchgeführt werden.

3.1               Ablaufbeschreibung Anlagenstamm importieren

Wenn die Ausgangsdaten in der gewünschten Form vorliegen, kann die automatische Datenübernahme des Anlagenstamms erfolgen.

1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“
2. Wählen Sie einen Filter zum Importieren der entsprechenden Stammdaten aus. Zusätzlich muss noch eingestellt werden:

• Spracheinstellung und
• Zeitformat

3. Aktivieren Sie die entsprechenden Attribute, die importiert werden sollen.
4. Über die Aktion Daten importieren, muss

• die Quell Datei
• der Dateityp
• die Kodierung
• Trennzeichen
• ausgewählt werden

5. Importvorgang starten

3.2               Inhalt und Ergebnis des Prozesses

Durch das automatische Importieren werden sämtliche als Ausgangsdaten vorliegende Anlagen in das CFE-Modul der Anlagenbuchhaltung übertragen und angelegt. Solange für einzelne Anlagen keine Buchung vorhanden ist, können diese oder einzelne Anlagen über die Aktion „Löschen“ auch wieder aus dem System entfernt werden.

3.3               Nachbereitung / Prüfen

Nach dem erfolgten Datenimport wird empfohlen, die importierten Daten auf Korrektheit zu prüfen und ggf. fehlende Daten nachzutragen (siehe Manuell erfassen) oder den Import mit korrigierten Ausgangsdaten nach dem Löschen zu wiederholen. Dazu bitte die Schritte aus Kapitel Ablaufbeschreibung Anlagenstamm importieren erneut durchlaufen.

In einigen Fällen lohnt es sich ggf. nicht, Datenänderungen an den Ausgangsdaten vorzunehmen, oder bestimmte Daten müssen korrigiert werden. Dazu können einzelne Daten nach der Übernahme manuell geändert oder gelöscht werden. Siehe dazu Kapitel Manuell erfassen.

4                     Manuell erfassen

Steht Ihnen nicht die komfortable Möglichkeit des automatischen Datenimports Ihrer Stammdaten zur Verfügung, müssen die Anlagedaten manuell erfasst werden, d.h. jede Anlage muss einzeln eingegeben werden.

Hinweis: Natürlich sind auch Mischformen der Datenerstellung möglich, bei denen die Stammdaten mit externen Programmen (z.B. Excel) erfasst und dann automatisch eingelesen werden. Fragen Sie hierzu ggf. ihren Comarch Berater.

Bei der manuellen Eingabe ist es natürlich hilfreich, im Vorfeld eine Gruppierung der Daten vorzunehmen, so dass beim Neuerfassen ein Großteil der Daten durch Duplizieren von bereits erfassten Daten übernommen werden kann, womit der Erfassungsaufwand reduziert wird, da nur noch abweichende Eigenschaften einzugeben sind. Auch mit Hilfe von gut eingerichteten Anlagengruppen lässt sich die Erfassung optimieren.

4.1               Ablaufbeschreibung Anlagenstamm erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Anlagenstamm“.
2. Aktivieren Sie das Icon „Anlage Neu“ (Weißes-Blatt).
3. Füllen Sie alle nachfolgend genannten Pflichtfelder im Anlagenstamm aus.

• Anlagennummer (falls dies nicht durch die automatische Nummernvergabe geschieht)
• Anlagengruppe
• Bezeichnung
• Standort
• Anschaffungsdatum
• Treffen Sie die Auswahl für Geringwertiges Wirtschaftsgut oder Anlage im Bau vor der Erfassung der Abschreibungsbereiche, weil dort von diesen Einstellungen abhängige Prüfungen vorgenommen werden

4. Füllen Sie alle Pflichtfelder auf den Registern „Abschreibung“ und Abschreibungsmethode für jeden von Ihnen verwendeten Abschreibungsbereich aus

• Abschreibungsbereich
• Abschreibungsbeginn
• Abschreibung aktiviert (nur dann wird die AfA gerechnet)
• Bestandskonto
• Abschreibungsmethode
• Nutzungsdauer
• weitere für die erfasste/n Abschreibungsmethode/n erforderliche Angaben wie z.B. Wiederbeschaffungsdaten oder individueller Basiswert
• optional Zinsangaben, wenn das System für die Anlage automatisch Zinsen ermitteln soll

5. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Angaben zur Anlage, z.B. „Matchcodefeld“, „Inbetriebnahmedatum“, „Plananlage“, Optionale Dimensionen, Klassifikationen, Versicherungsdaten, etc.
6. Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Korrektheit und korrigieren Sie ggf. bestehende Fehleingaben.
7. Speichern Sie den Stammsatz ab, indem Sie das Icon „Speichern“ aktivieren.
8. Verfahren Sie in gleicher Reihenfolge mit der Erfassung des nächsten Datensatzes (Schritt 2), bzw. duplizieren Sie einen ähnlichen Datensatz um bereits erfasste Daten nicht erneut eingeben zu müssen.

4.2               Ablaufbeschreibung Anlagenstamm ändern

1. Öffnen Sie die Anwendung „Anlagenstamm“.
2. Wählen Sie die zu ändernde Anlage aus indem Sie die Anlagen(nummer) direkt eingeben, aus dem Webseitendialog „Anlagenstamm suchen“ auswählen oder über Selektionskriterien ermitteln.
3. Verfahren Sie weiter mit Punkt 3 bis 8, wie oben bei „Neu erfassen“ beschrieben.
   Achtung: Wenn Anlagen bereits bebucht wurden, können ggf. nur einige Felder geändert werden.

4.3               Inhalt und Ergebnis des Prozesses

Durch den Erfassungsprozess wird eine Anlage im System neu angelegt. Solange für diese Anlage keine Buchung vorhanden ist, kann sie über die Funktion „Löschen“ wieder aus dem System entfernt werden.

Die erfasste Anlage mit all ihren Daten ist zentraler Punkt in der Anlagenbuchhaltung. Eine Anlage wird gekauft, abschrieben, neu bewertet ggf. wieder verkauft, abgeschrieben, etc. Über die aktuellen Werte bzw. Wertänderungen geben die übrigen Programme der Anlagenbuchhaltung Auskunft.

Anlagen können auch mit den Programmen zur Verteilung von Neuanschaffungen ins System aufgenommen werden.

4.4               Beschreibung der Aktionen

Folgende Standardaktionen stehen Ihnen für die Bearbeitung bestehender Anlagen zur Verfügung, die ausführlich in der Online-Dokumentation im „Bedienungsleitfaden“ Kapitel 8.1. beschrieben sind (s.a. Kapitel „Allgemeines“ > „Allgemeine Vorgehensweisen für …“), hier aber im Zusammenhang mit der Anlagenerfassung zur Verdeutlichung noch einmal aufgeführt sind:

• Anlage Neu
• Unteranlage Neu
• Duplizieren
• Speichern
• Prüfen
• Löschen
• Aktualisieren
• Daten aktualisieren

4.4.1          Anlage Neu

Hiermit wird eine neue Anlage erstellt. Welche Schritte dazu durchlaufen werden, lesen Sie in Kapitel „Ablaufbeschreibung Anlagenstamm erfassen“. Alle gewünschten Felder müssen manuell erfasst werden. Ausnahme ist die Anlagennummer, falls diese durch die automatische Nummernvergabe erzeugt wurde. Die Anlagenunternummer ist bei einer neuen Anlage immer 0.

4.4.2          Unteranlage Neu

Es wird eine neue Unteranlage auf der aktuell geladenen Hauptanlage erstellt. Alle gewünschten Felder müssen manuell erfasst werden. Die Anlagen Unternummer wird numerisch hochgezählt, kann aber auch überschrieben werden. Durch die Anlage von Unteranlagen können bestimme Güter über die Hauptanlage (Anlagen Unternummer = 0) gruppiert werden.

4.4.3          Duplizieren

Es wird eine neue Anlage erstellt. Alle ausgefüllten Felder aus der Kopiervorlage werden in die neue Anlage übernommen, können aber überschrieben werden. Die Anlagennummer muss manuell eingetragen werden, außer sie wird durch die Automatische Nummernvergabe vergeben. Auf diese Weise lassen sich Daten einer vorhandenen Anlage leicht übernehmen ohne erneut eingegeben zu werden.

4.4.4          Speichern

Die Anlage wird mit den angegebenen Daten a) zuerst auf fehlende unlogische und unzutreffenden Daten geprüft und b) bei korrekten Angaben gespeichert. Anschließend kann die Anlage bebucht, abgeschrieben und ausgewertet werden. Änderungen können durchgeführt werden, solange die Anlage noch nicht bebucht wurde. Ebenfalls ist ohne Bebuchung noch ein Löschen der Anlage möglich.

4.4.5          Prüfen

Bei dieser eigenständigen Aktion wird geprüft, ob die Pflichtdaten angegeben sind und Eingaben den Richtlinien entsprechen. Bei fehlerhaften oder fehlenden Angaben wird über diese Felder informiert, diese erhalten zur schnelleren Auffindung außerdem noch ein rotes Dreieck in der oberen rechten Feldecke.

Es wird noch nichts gespeichert und die Anlage ist noch nicht im System enthalten.

4.4.6          Löschen

Hinter der Funktion Löschen befinden sich drei Ausprägungen:

• Löschen
• Löschkennzeichen setzen
• Löschkennzeichen entfernen

Das Löschen einer Anlage ist nur dann möglich, wenn diese noch nicht bebucht und somit im Status „in Bearbeitung“ steht. Diese Sicherheitsprüfung erfolgt, damit bestehende Buchungen, Salden, Abschreibungen nicht nachträglich geändert werden können, den rechtlichen Anforderungen entsprechen und korrekt erhalten bleiben. Beim Löschen wird die Anlage physisch aus der Datenbank entfernt und kann ohne Datensicherung nicht wieder hergestellt werden.

Soll eine Anlage nur temporär als gelöscht gekennzeichnet werden um sie später wieder aufleben zu lassen kann dies über die Aktion „Löschkennzeichen setzen“ durchgeführt werden. Ein Zurückdrehen der Anlage kann dann durch die Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ erreicht werden.

4.4.7          Aktualisieren

Standardmäßig wird die Anzeige aktualisiert. So können z.B. Anlagen über die Suche ausgewählt werden oder aber durch direkte Eingabe der Anlagennummer. Wird die Anlagennummer direkt eingegeben, kann über das Auslösen der „Enter-Taste“ oder die Aktion „Aktualisieren“ das Laden der restlichen Daten der Anlage angesteuert werden.

4.4.8          Anwendungsbezogene Aktion: „Daten aktualisieren“

In der Anwendung „Anlagenstamm“ steht die Aktion „Daten aktualisieren“ zur Verfügung. Mit ihr kann bei der Neuanlage einer Anlage in komfortabler Weise ohne viele zusätzliche Angaben die Anlage erfasst werden. Hintergrund dieser Aktion ist die Tatsache, dass die Anlagen einzelnen Anlagengruppen zugeordnet sind, die wiederum bestimmte Abschreibungsbereiche und Methoden implizieren. Durch Eingabe einer Anlagengruppe und des Anschaffungsdatums und Ausführen der Aktion „Daten aktualisieren“ werden die entsprechenden Werte der Anlagengruppe (Abschreibungsbereiche, Abschreibungsmethoden) übernommen und es müssen nur noch die übrigen Pflichtfelder ausgefüllt werden – vorausgesetzt die Daten sind entsprechend parametrisiert. Diese Aktion ist also nicht zu verwechseln mit der Datenaktualisierung durch das Standard-Icon.

4.5               Nachbereitung / Prüfen

Bevor Sie buchen und/oder Bewertungsläufe etc. vornehmen, überprüfen Sie bitte ausführlich und nicht nur an ein oder zwei Stichproben, ob die erfassten Daten auch korrekt sind, denn ggf. können Daten nach dem Buchen nicht mehr oder nur aufwendig korrigiert werden. Fragen Sie hierzu Ihren Comarch Berater. Verfahren Sie ggf. erneut so wie oben beschrieben.

4.6               Folgearbeiten

Wenn der Anlagenstamm als zentraler Datenbestand erfasst oder angelegt wurde, können weitere Anschlussarbeiten erfolgen, wie Kontenzuordnungen, etc.