Die Beauftragung eines Lieferanten zur Lieferung von benötigten materiellen und immateriellen Gütern spiegelt sich in den Beschaffungsaufträgen wider. Im Beschaffungsauftrag ist der genaue Leistungsumfang des Auftrags beschrieben. Um den Inhalt des Beschaffungsauftrags an den Lieferanten zu übermitteln, kön­nen Bestellungen ausgegeben und versendet werden. Für Änderungen am Beschaffungsauftrag und der Bestellung können spezielle Bestelländerungen aus­gegeben werden, um den Lieferanten über die veränderten Bestellpositio­nen zu informieren.

In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Bestellungen abfragen“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anlei­tungs­schritte, z. B. wie Sie eine Bestellung ausgeben. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Bestellungen abfragen“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation Bestellungen abfragen.

1                  Bestellung löschen

Voraussetzung

So lange noch keine Bestelländerungen zu einer Bestellung bzw. dem auslösen­den Beschaffungsauftrag vorhanden sind, kann eine Bestellung mit allen Posi­tio­nen direkt gelöscht werden.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellungen abfragen“.
2. Öffnen Sie die Bestellung, die Sie löschen möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf „Löschen“.

• Ein Dialogfenster öffnet sich.

Hinweis:

Wenn Sie auf „Nein“ drücken, dann wird der Löschvorgang abgebrochen.

4. Beantworten Sie die Frage, ob die Bestellung wirklich gelöscht werden soll, indem Sie auf „Ja“ drücken.

• Die Bestellung wird gelöscht.

2                  Bestellungskopie ausgeben

In der Anwendung „Bestellungen abfragen“ steht die anwendungsspezifische Aktion „Bestellungskopie ausgeben“ zur Verfügung. Über diese Aktion können Sie eine Kopie des Belegdokumentes ausgeben. Abhängig vom Original wird dann eine Bestellung mit oder ohne Preisangabe oder eine Bestelländerung ausgegeben.

Weitere Informationen zu den Voraussetzungen und Auswirkungen erhalten Sie in der Dokumentation der Anwendung Bestellungen abfragen

Vorraussetzung

Eine Bestellungskopie kann jederzeit ausgegeben werden.

Anleitung

5. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellungen abfragen“.
6. Öffnen Sie die Bestellung, zu der Sie eine Kopie ausgeben möchten.
7. Wählen in der Standard-Symbolleiste die Aktion „Bestellkopie ausgeben“

• Ein Dialogfenster wird angezeigt.

Hinweis:

Wenn Sie im Dialog-Fenster auf „Abbrechen“ drücken, beenden Sie den Dialog, ohne ein Belegdokument auszugeben.

8. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen und Ausgabeeinstellungen.
9. Wählen Sie eine der Ausgabearten:

• Ausgeben
• Die gewünschte Bestellungskopie wird auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format laut hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumentvorlage erzeugt und ausgege­ben.

3                  Bestätigungsmahnung ausgeben

In der Anwendung „Bestellungen abfragen“ steht die anwendungsspezifische Aktion „Bestätigungsmahnung ausgeben“ zur Verfügung. Über diese Aktion können Sie eine erwartete Rückmeldung zu einer Bestellung bzw. Bestelländerung anmahnen.

Vorraussetzung

Die Ausgabe des Belegdokumentes „Bestätigungsmahnung“ ist nur möglich, wenn der Wert „Bestätigung ausstehend“ in der Auftragsbasis gesetzt ist und das Datum „Bestätigung bis“ kleiner als das aktuelle Tagesdatum ist.

Zudem muss sich bei der aktuell angezeigten Bestellung bzw. Bestelländerung um den letzten Bestellbeleg zum Beschaffungsauftrag handeln.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Bestellungen abfragen“.
2. Öffnen Sie die Bestellung, zu der Sie eine Bestätigungsmahnung ausgeben möchten.
3. Wählen in der Standard-Symbolleiste die Aktion „Bestätigungsmahnung ausgeben“

• Ein Dialogfenster wird angezeigt.

Hinweis:

Wenn Sie im Dialog-Fenster auf „Abbrechen“ drücken, beenden Sie den Dialog, ohne ein Belegdokument auszugeben.

4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen und Ausgabeeinstellungen.
5. Definieren Sie das Belegdatum.
6. Legen Sie die Einstellung „Mahnstufe erhöhen“ fest

Die Bestätigungsmahnung wird auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format laut hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumentvorlage erzeugt und ausgege­ben.