Die Beauftragung eines Lieferanten zur Lieferung von benötigten materiellen und immateriellen Gütern spiegelt sich in den Beschaffungsaufträgen wider. Im Beschaffungsauftrag ist der genaue Leistungsumfang des Auftrags beschrieben.
Um den Inhalt des Beschaffungsauftrags an den Lieferanten zu übermitteln, können Bestellungen ausgegeben und versendet werden. Nach Änderungen am Beschaffungsauftrag und an der daraus resultierenden Bestellung können spezielle Bestellungen vom Typ Bestelländerung ausgegeben werden, um den Lieferanten über die veränderten Bestellpositionen zu informieren. Diese Möglichkeit besteht auch, wenn ein Beschaffungsauftrag geändert wurde, zu dem bereits eine Bestelländerung erzeugt und versendet wurde. In diesem Fall werden die Änderungen auf Basis der Bestelländerung ermittelt. Mögliche Änderungen sind das Hinzufügen neuer Positionen und das Verändern oder Löschen vorhandener Positionen.
Aus den bestellten Gütern werden erwartete bzw. offene Lieferungen. Werden Waren geliefert, so erfasst der Benutzer die Mengen der eingegangenen Artikel in der Anwendung „Wareneingänge“ im Framework Lagerlogistik. Mit dem Buchen des Wareneingangs werden die gelieferten Artikel dem Bestand zugebucht. Die Kontrolle der eingehenden Rechnungen und die Erfassung bzw. der Abgleich der Werte für die gelieferten Artikel wird in der Anwendung „Eingangsrechnungen“ durchgeführt.
Dieses Dokument beschreibt, wie Bestellungen im System abgebildet sind und wie die gleichnamige Anwendung aufgebaut ist. Erfahren Sie, in welcher Beziehung eine Bestellung zu anderen Anwendungen und Business Entitys stehen kann und wie sie in die betriebswirtschaftlichen Prozesse eingebunden ist.
Anleitungen für den Umgang mit Bestellungen, z. B. wie Sie Bestellungen löschen oder Bestellkopien ausgeben, finden Sie im Dokument Vorgehensweisen: Bestellungen abfragen.
Einen Überblick über die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse für die Bestellungen und Beschaffungsaufträge erhalten Sie in der Dokumentation Einführung: Beschaffung.
1 Begriffsbestimmung
Beschaffungsauftrag
Ein Beschaffungsauftrag ist eine Aufforderung an einen Lieferanten, zu einem bestimmten Zeitpunkt Leistungen zu erbringen. Ein Beschaffungsauftrag enthält beispielsweise Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung und zum Ort der Lieferung. Beschaffungsaufträge können sich auf Beschaffungsanfragen im System beziehen und damit die Belegkette fortführen.
Eine Bestellung ist das Belegdokument zum Beschaffungsauftrag und dient dazu, den Lieferanten über die getroffenen Vereinbarungen des Beschaffungsauftrages zu informieren. Bestellungen können dazu auf unterschiedlichen Ausgabemedien ausgegeben und an Lieferanten übermittelt werden.
Bestelländerung
Eine Bestelländerung ist ein Belegdokument zum Beschaffungsauftrag, mit dem Informationen über die Änderungen an einer bereits vorhandenen und versendeten Bestellung an den Lieferanten übermittelt werden können. Bestelländerungen können sich auch auf bereits versendete Bestelländerungen beziehen. Sie können, genau wie Bestellungen, auf unterschiedlichen Ausgabemedien ausgegeben und an Lieferanten übermittelt werden.
2 Anzeige und Bearbeitung über das Beschaffungscockpit
Wie auch die Beschaffungsaufträge können vorhandene Bestellungen und Bestelländerungen im Beschaffungscockpit angezeigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass sie zuvor ausgegeben wurden, denn dabei legt das System automatisch die Bestellungen bzw. Bestelländerungen als Business Entity im System an. Im Beschaffungscockpit stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:
- Ausgabe von Bestellungen und Bestelländerungen, einzeln oder mehrere gleichzeitig, in der Ansicht „Beschaffungsaufträge“.
- In der Ansicht „Bestellungen“:
- Suche und Auswahl von Bestellungen,
- Anzeige der Belegkette für eine einzelne, ausgewählte Bestellung,
- Ausgabe von Bestellkopien für ausgewählte Bestellungen.
Siehe dazu auch das Dokument Beschaffungscockpit.
Hinweis:
Die in Fremdfertigungsbeschaffungsaufträgen ggf. enthaltenen Beistellmaterialien werden in einer Bestellung nicht gespeichert. Diese werden nur im Fremdfertigungs-Lieferschein ausgegeben.
3 Anwendungsbeschreibung
Die Anwendung „Bestellungen abfragen“ wird verwendet, um vorhandene Bestellungen anzuzeigen und ggf. Bestellkopien auszugeben. Zusätzlich kann über die Anwendung „Bestellungen abfragen“ ggf. auch eine vorhandene Bestellung gelöscht werden, wenn noch keine Bestelländerung für diese Bestellung vorhanden ist.
Die Anwendung „Bestellungen abfragen“ ist eine reine Anzeigeanwendung. Die Daten werden zum Zeitpunkt der Erstellung der Bestellung aus dem Beschaffungsauftrag übernommen und können in der Bestellung nicht mehr verändert werden.
Weitere Informationen zu den angezeigten Daten des Beschaffungsauftrags können Sie in der Dokumentation Beschaffungsaufträge nachlesen.
Hinweis:
Die in Fremdfertigungsbeschaffungsaufträgen ggf. enthaltenen Beistellmaterialien werden in einer Bestellung nicht gespeichert. Diese werden nur im Fremdfertigungs-Lieferschein ausgegeben.
Die Anwendung „Bestellungen abfragen“ besteht aus einem Identifikationsbereich und aus einem Arbeitsbereich mit den einzelnen Bestellpositionen.
3.1 Identifikationsbereich
Der Identifikationsbereich der Bestellungen enthält die relevanten Felder, um eine Bestellung eindeutig zu identifizieren, sowie die für die Bestellung allgemeingültigen Basisdaten unter den folgenden Karteireitern:
- Karteireiter Allgemeines
- Karteireiter Bestätigung
- Karteireiter Lieferempfänger
- Karteireiter Lieferpartner
- Karteireiter Rechnungsempfänger
- Karteireiter Rechnungssteller
Da die Daten zum Zeitpunkt der Erstellung der Bestellung aus dem Beschaffungsauftrag übernommen werden und in der Bestellung nicht mehr verändert werden können, sind die Felder unter den Karteireitern nicht editierbar. Die Inhalte der Karteireiter werden nachfolgend kurz beschrieben.
Weitere Informationen zu den angezeigten Daten des Beschaffungsauftrags können Sie in der Dokumentation Beschaffungsaufträge nachlesen.
Felder zur Identifikation
Der Eintrag im Feld Nummer identifiziert eine Bestellung eindeutig. Neben dieser Identifikation werden der Status der Bestellung und der Lieferant angezeigt.
| Feld | Erläuterung |
| Nummer | Im Feld „Nummer“ wird die eindeutige Identifikation der Bestellung angezeigt. Sie besteht aus zwei Angaben: der Beschaffungs-Auftragsart im ersten Feld und der Bestellungsnummer im zweiten Eingabefeld. Die verwendete Beschaffungs-Auftragsart dient gemeinsam mit der Bestellungsnummer zur Identifizierung der Bestellung.
Wählen Sie eine vorhandene Kombination aus Beschaffungsauftragsart und Bestellungsnummer, um die Bestellung zu laden, die Sie ansehen, erneut ausgeben oder löschen möchten. Hinweis: Beim Erzeugen einer Bestellung verwendet das System den in der Beschaffungsauftragsart im Feld „Bestellungs-Nummernkreis“ hinterlegten Nummernkreis, um die Bestellnummer zu ermitteln und zu vergeben. |
| Status | Die Statusinformationen zu dieser Bestellung werden angezeigt. Bestellungen erhalten nach dem Erzeugen den Status „Erledigt“.
Siehe auch Kapitel „Status und Statusänderungen“. |
| Lieferant | Der Lieferant wird in diesem Feld als Adressat der Bestellung angezeigt. Er wird über seine Partnernummer eindeutig identifiziert.
Weitere Details können Sie im Dokument Beschaffungsaufträge nachlesen. |
3.1.1 Karteireiter Allgemeines
Der Karteireiter „Allgemeines“ enthält Informationen zu den beteiligten Personen und Organisationen sowie zum Belegdatum.
| Feld | Erläuterung |
| · Name
· Adresse |
Name und Adresse des Lieferanten laut Bestellung werden in diesen Feldern angezeigt. |
| zu Händen | Unter „zu Händen“ wird der in der Bestellung gespeicherte Ansprechpartner beim Lieferanten angezeigt. |
| Fremdbelegnummer und -datum | Dies sind zwei frei verwendbare Felder für Text bzw. Datum. Sie können im Beschaffungsauftrag z. B. verwendet werden, wenn die zugehörige Anfrage nicht in Semiramis erfasst wurde. Die Daten wurden in die Bestellung übernommen und werden hier angezeigt.
Diese Daten dienen nur zur Information, sie haben keine weiteren Auswirkungen. |
| Belegdatum | Das Belegdatum ist das Datum, an dem die Bestellung erzeugt wurde. |
| Auftragsnummer | In diesem Feld wird der Beschaffungsauftrag angezeigt, aus dem die Bestellung hervorgeht. |
| Zuständiger Mitarbeiter | Als Ansprechpartner im eigenen Haus wird in diesem Feld der interne Mitarbeiter angezeigt, der im zugehörigen Beschaffungsauftrag zugeordnet wurde. |
3.1.2 Karteireiter Bestätigung
Der Karteireiter „Bestätigung“ enthält Informationen zu evtl. vorhandenen Bestätigungen.
| Felder | Erläuterung |
| Bestätigung erforderlich< | Dieser Wert ergibt sich bei der Erzeugung der Bestellung bzw. der Bestelländerung aus dem entsprechenden Wert des Beschaffungsauftrages. |
| Bestätigung bis | Dieser Wert ergibt sich bei der Erzeugung der Bestellung bzw. der Bestelländerung aus dem entsprechenden Wert des Beschaffungsauftrages.
Der Wert „Bestätigung bis“ ist nur dann aktiv, wenn der Wert „Bestätigung erforderlich“ in der Bestellbasis gesetzt ist. |
| Bestätigung bei Erzeugung
Bestätigungsstatus |
Diese zwei Informationen beziehen sich auf den Zustand zum Zeitpunkt der Erzeugung des aktuellen Beleges. |
| BestätigungBestätigungsstatus | Diese zwei Informationen beziehen sich auf den aktuellen Zustand. |
| Bestätigung ausstehend | Hier wird der entsprechende Wert der Auftragsbasis angezeigt. Das Feld ist deaktiviert, wenn der Auftrag als letzten Bestellbeleg nicht den aktuellen Beleg hat. |
| Bestätigungsmahnstufe | Hier wird die aktuelle Bestätigungsmahnstufe der Bestellung/Bestelländerung angezeigt. Der Wert „Bestätigungsmahnstufe“ ist nur dann aktiv, wenn der Wert „Bestätigung erforderlich“ in der Bestellbasis gesetzt ist. |
3.1.3 Karteireiter Lieferempfänger
Der Karteireiter „Lieferempfänger“ enthält die Daten der an der Lieferannahme beteiligten Partner.
| Felder | Erläuterung |
| Lieferempfänger | Der Lieferempfänger laut Bestellung wird in diesem Feld angezeigt. Er wird über seine Partnernummer eindeutig identifiziert.
Der Lieferempfänger nimmt die Lieferung der bestellten Artikel in Empfang. |
| · Name
· Adresse |
Name und Adresse des Lieferempfängers laut Bestellung werden angezeigt. |
| zu Händen | Unter „zu Händen“ wird der Ansprechpartner beim Lieferempfänger angezeigt. |
| Spediteur | Der Spediteur laut Bestellung wird angezeigt. Er wird über seine Partnernummer eindeutig identifiziert.
Der Spediteur sorgt für die Güterversendung. Er beauftragt ein Unternehmen mit dem Transport (Speditionsgeschäft) oder führt den Transport selbst durch. |
| Lagerort | Der Lagerort laut Bestellung wird angezeigt. Er gibt an wohin die bestellten Artikel geliefert werden sollen. |
3.1.4 Karteireiter Lieferpartner
Unter dem Karteireiter „Lieferpartner“ finden Sie die Daten der bei der Lieferung beteiligten Partner sowie Bedingungen für die Lieferung.
| Felder | Erläuterung |
| Lieferpartner | Der Lieferpartner laut Bestellung wird angezeigt. Er wird über seine Partnernummer eindeutig identifiziert.
Der Lieferpartner übernimmt die Lieferung oder Versendung der bestellten Artikel. Er ist ein Partner mit der Rolle Lieferant, der nicht mit dem Lieferanten übereinstimmen, dem Lieferanten aber als Lieferpartner zugeordnet sein muss. Weitere Details können Sie im Dokument Beschaffungsaufträge nachlesen. |
| · Name
· Adresse |
Name und Adresse des Lieferpartners laut Bestellung werden angezeigt. |
| zu Händen | Unter „zu Händen“ wird der Ansprechpartner beim Lieferpartner laut Bestellung angezeigt. |
| Lieferbedingung | Die Lieferbedingung laut Bestellung wird in diesem Feld angezeigt.
Lieferbedingungen beschreiben Vereinbarungen zwischen Käufer und Verkäufer. In ihnen wird ggf. die Art der Lieferung und der Erfüllungsort festgelegt, z. B. „frei Haus“ oder „Abholung“. Bei einem INCO-Term als Lieferbedingung wird immer ein Ortsbezug angegeben. |
| Versandbedingung | Die Versandbedingung laut Bestellung wird in diesem Feld angezeigt.
Versandbedingungen beschreiben die Art und Weise, wie die Artikel transportiert werden, z. B. per Spedition, per Kurier oder per Post. |
3.1.5 Karteireiter Beschaffungsorganisation
Der Karteireiter „Beschaffungsorganisation“ enthält die Daten des Rechnungsempfängers sowie der Rechnung.
| Feld | Erläuterung | |
| Beschaffungsorganisation | Die Beschaffungsorganisation laut Bestellung wird in diesem Feld angezeigt. | |
| · Name
· Adresse |
Namens- und Adressdaten der Beschaffungsorganisation laut Bestellung werden angezeigt. | |
| zu Händen | Der Ansprechpartner zu der Beschaffungsorganisation wird unter „zu Händen“ angezeigt. | |
| Zahlungsart | Die Zahlungsart laut Bestellung wird angezeigt.
Die Zahlungsart bezeichnet die Art und Weise, wie die Rechnung bezahlt werden soll, z. B. per Bankeinzug oder per Nachnahme. |
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| Angebot | Wurde der zugrunde liegende Beschaffungsauftrag aus einem Angebot erzeugt, so wird hier die Angebotsart und Angebotsnummer des Angebots angezeigt. | |
3.1.6 Karteireiter Rechnungssteller
Der Karteireiter „Rechnungssteller“ enthält die Daten des Rechnungsstellers sowie der Rechnung.
| Feld | Erläuterung | |
| Rechnungssteller | Der Rechnungssteller laut Bestellung wird angezeigt. Er wird über seine Partnernummer eindeutig identifiziert.
Der Rechnungssteller ist dafür verantwortlich, dass eine Rechnung für die gelieferten Artikel ausgestellt und ggf. auch nachverfolgt wird. Weitere Details können Sie im Dokument Beschaffungsaufträge nachlesen. |
|
| · Name
· Adresse |
Namens- und Adressdaten des Rechnungsstellers laut Bestellung werden angezeigt. | |
| zu Händen | In diesem Feld wird der Ansprechpartner beim Rechnungssteller laut Bestellung angezeigt. | |
| Valutadatum | Das Valutadatum laut Bestellung wird angezeigt. Es bestimmt den Zeitpunkt, an dem die in der Auftragsbasis festgelegte Zahlungsbedingung wirksam wird.
Die hier angezeigten Daten dienen nur zur Information, sie haben keine weiteren Auswirkungen. |
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| Zahlungsbedingung | Die Zahlungsbedingung laut Bestellung wird angezeigt.
Die Zahlungsbedingung beschreibt Bedingungen, die für die Bezahlung der Rechnung gelten sollen: Bei den Zahlungsbedingungen können Fristen und Prozentsätze für die Gewährung von Skonto hinterlegt werden. Hält sich der Rechnungsempfänger (hier: die Beschaffungsorganisation) bei der Bezahlung an eine der festgelegten Fristen, so kann er den für dieses Intervall hinterlegten Skontoprozentsatz vom Rechnungsbetrag abziehen. Weitere Details können Sie im Dokument Beschaffungsaufträge nachlesen. |
|
3.2 Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich enthält die Bestellpositionen. Diese umfassen die zu erbringende Leistung des Lieferanten:
- Welche Artikel sollen
- in welcher Menge
- zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen
- zu welchem Termin
- wohin geliefert werden?
3.2.1 Positionsliste
In der Positionsliste wird pro Bestellposition ein Eintrag angezeigt, der aus einer oder aus mehreren Zeilen bestehen kann.
3.2.1.1 Änderungsstatus
Am Anfang jedes Eintrags wird ggf. vor der Nummer ein Icon angezeigt, das den Änderungsstatus der Bestellposition darstellt. Der Änderungsstatus wird nur bei Positionen von Bestelländerungen angezeigt. Der Änderungsstatus gibt an, ob die Position im zugrunde liegenden Beschaffungsauftrag seit der letzten Bestellung oder Bestelländerung hinzugefügt, geändert, entfernt oder storniert wurde. Auch das Aufheben einer Stornierung wird als Änderung vermerkt. Für unveränderte Positionen wird kein Icon angezeigt. Der Änderungsstatus kann wie folgt sein:
| Icon | Status | Erläuterung |
| Hinzugefügt | Bestellposition wurde neu hinzugefügt. | |
| Geändert | Bestellposition wurde geändert. | |
| Entfernt | Bestellposition wurde entfernt. | |
| Storniert | Bestellposition wurde storniert. | |
| Stornierung aufgehoben | Die Stornierung der Bestellposition wurde aufgehoben. | |
| Unverändert | Bestellposition ist unverändert. |
Das System ermittelt den Änderungsstatus einer Position automatisch während der Erzeugung einer Bestellung und kann manuell nicht geändert werden. Bei der Entscheidung, ob eine Auftragsposition verändert wurde oder unverändert geblieben ist, werden nur die Daten der Auftragsposition betrachtet, die auch auf dem Belegdokument „Bestellung“ angezeigt werden. Hat sich z.B. nur der Preis einer Position geändert und wird eine Bestelländerung zu einer Bestellung ohne Preisangaben erzeugt, so gilt diese Position als unverändert. Eine detaillierte Aufzählung aller Daten einer Auftragsposition, die für diese Unterscheidung betrachtet werden, finden Sie im Dokument Beschaffungsaufträge: Aktionen.
Hinweis:
Besitzt eine Position Detailpositionen so bilden bei der Berechnung des Änderungsstatus die Grundpositionen zusammen mit den Detailpositionen eine Einheit. Wurde die Grundposition geändert, so gelten alle Grundpositionen ebenfalls als geändert. Wurde bei einer Detailposition die Stornierung aufgehoben oder wurde die Detailposition hinzugefügt, geändert, gelöscht oder storniert, gelten die Grundposition und alle anderen Detailpositionen als geändert.
Ein ggf. für eine Position ermittelter eigener Änderungsstatus wird durch diese Regelung nicht überschrieben. Wird z. B. bei einem variablen Set eine neue Komponente hinzugefügt und wird dann die Gesamtmenge der Set-Grundposition geändert, so gilt die neue Komponente weiterhin als „Hinzugefügt“.
3.2.1.2 Buttons in der Kopfzeile der Positionsliste
Für jede Bestellposition können Sie bei Bedarf zusätzliche Zeilen mit weiteren Daten einblenden. Alternativ können Sie auch einen Anzeigefilter verwenden, mit dem nur bestimmte Positionen angezeigt werden. In der Kopfzeile der Positionsliste werden dazu drei Buttons angezeigt. Mithilfe dieser Buttons können Sie beeinflussen, welche Positionen angezeigt werden und welche Informationen ggf. zusätzlich für jede Bestellposition angezeigt werden. Dies wird detailliert beschrieben unter:
- Button Bestelländerung
- Button Bestätigung
- Button Lieferempfänger
- Button Lieferpartner
- Button Detailpositionen
3.2.1.3 Angezeigte Daten der Bestellpositionen
Die folgenden Informationen werden für jede Bestellposition unter den angegebenen Spaltenüberschriften angezeigt:
| Feld | Erläuterung |
| Position gemäß Bestellung | Unter „Position“ wird die Positionsnummer angezeigt. Sie dient der genauen Identifizierung der einzelnen Bestellpositionen. Mit Hilfe der Positionsnummer können auch die einzelnen Positionen in verschiedenen Belegen über eine Belegreferenz verbunden werden. |
| bestellter Artikel | Der laut Beschaffungsauftrag bestellte Artikel dieser Bestellungsposition wird zusammen mit seiner Bezeichnung angezeigt.
Hinweis: Für Pseudoartikel wird die ggf. von den Artikelstammdaten abweichende Artikelbezeichnung angezeigt.
Weitere Details können Sie im Dokument Beschaffungsaufträge nachlesen. |
| Wunschtermin | Der Wunschtermin laut Bestellposition wird angezeigt. |
| Liefertermin gemäß Bestellung | Der Liefertermin laut Bestellposition wird angezeigt. |
| bestellte Menge | Die bestellte Menge wird angezeigt. Sie gibt die erwartete Menge des Artikels an.
Hinweis: Wurde der Lieferstatus der zugehörige Auftragsposition manuell erledigt und ist für die Beschaffungsorganisation in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt, dass für erledigte Bestellpositionen die gelieferte Menge übernommen werden soll, so entspricht die Menge der bereits gelieferten Menge laut Auftragsposition. |
| Bruttopreis gemäß Bestellung | Der Preis laut Bestellposition wird angezeigt.
Der Preis ist der Gegenwert in Geld, der für eine Einheit des bestellten Artikels zu entrichten ist. Hinweis: Bei Bestellungen und Bestelländerungen ohne Preisangaben wird kein Bruttopreis angezeigt. |
| Bruttobetrag gemäß Bestellung | Der Bruttobetrag laut Bestellposition wird angezeigt.
Der Betrag ist das Produkt aus Gesamtmenge und Einzelpreis für diesen Artikel. Hinweis: Für stornierte Bestellpositionen mit dem Änderungsstatus „unverändert“ wird als Bruttobetrag 0 angezeigt. Hinweis: Bei Bestellungen und Bestelländerungen ohne Preisangaben wird kein Bruttobetrag angezeigt. |
| Es wird angezeigt, ob die Bestellposition storniert ist. Eine Bestellposition ist storniert, wenn die entsprechende Position im Beschaffungsauftrag zum Zeitpunkt der Bestellerzeugung storniert gewesen ist. |
3.2.1.4 Button Bestelländerung
Der Button „Bestelländerung“ kann nur für Bestelländerungen verwendet werden. Über den Button „Bestelländerung“ kann beeinflusst werden, welche Bestellpositionen in der Liste angezeigt werden.
- Wenn der Button aktiviert ist, werden alle Bestellpositionen angezeigt, die im zugrunde liegenden Beschaffungsauftrag entfernt, geändert, storniert oder neu hinzugefügt wurden. Unveränderte Positionen werden nicht angezeigt.
- Wenn der Button nicht aktiviert ist, werden alle für diese Bestellung gültigen Bestellpositionen angezeigt. Positionen die im zugrunde liegenden Beschaffungsauftrag entfernt wurden, werden nicht angezeigt.
3.2.1.5 Button Bestätigung
Über den Schalter „Bestätigung“ wird für jede Bestellposition einer Bestellung eine weitere Zeile mit den folgenden Daten angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Bestätigung | Sofern vorhanden wird die letzte Bestätigung, die zu der Bestellposition eingegangen ist, angezeigt.
Der Button davor dient zur Anzeige von weiteren Details wie z.B. eingegangenen Aufteilungen in einem Dialog. Sofern Aufteilungen vorliegen ist der Dialog-Button ausgefüllt. |
| Bestätigungsstatus | Das Feld zeigt den aktuellen Bestätigungsstatus der Bestellposition an. |
| Fremdbelegnummer | Die Fremdbelegnummer laut Bestellbestätigung wird angezeigt. |
| Fremdbelegdatum | Das Fremdbelegdatum laut Bestellbestätigung wird angezeigt. |
| Liefertermin gemäß Bestätigung | Der Liefertermin laut Bestätigungsposition wird angezeigt. |
| bestätigte Menge | Die Menge laut Bestätigungsposition wird angezeigt. Sollte die Bestätigungsposition storniert sein, so hat dieses Feld fix den Wert 0. |
| Bruttopreis gemäß Bestätigung | Der Bruttopreis laut Bestätigungsposition wird angezeigt. |
| Bruttobetrag gemäß Bestätigung | Der Bruttobetrag laut Bestätigungsposition wird angezeigt. |
| Storniert gemäß Bestätigung | Das Stornokennzeichen laut Bestätigungsposition wird angezeigt. |
Sollte es sich um eine Bestelländerung handeln, so wird davor eine weitere Zeile mit den gleichen Daten zum Erzeugungszeitpunkt der Bestelländerung angezeigt.
3.2.1.6 Button Lieferempfänger
Über den Schalter „Lieferempfänger“ wird für jede Bestellposition eine weitere Zeile mit den folgenden Daten des Lieferempfängers unter den angegebenen Spaltenüberschriften angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Lieferempfänger | Die Partnernummer des Lieferempfängers wird angezeigt. |
| Name | Der Name des Lieferempfängers wird angezeigt. |
| zu Händen | Der Ansprechpartner des Lieferempfängers aus dem Beschaffungsauftrag wird angezeigt. |
3.2.1.7 Button Lieferpartner
Über den Schalter „Lieferpartner“ wird für jede Bestellposition eine weitere Zeile mit den folgenden Daten des Lieferpartners unter den angegebenen Spaltenüberschriften angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Lieferpartner | Die Partnernummer des Lieferpartners wird angezeigt. |
| Name | Der Name des Lieferpartners wird angezeigt. |
| zu Händen | Der Ansprechpartner des Lieferpartners aus dem Beschaffungsauftrag wird angezeigt. |
3.2.1.8 Summenfeld
Unter den Positionen wird eine Summenzeile dargestellt, die die Summe aller Bruttobeträge der angezeigten Bestellpositionen enthält.
3.2.1.9 Detailpositionen
Über den Schalter „Detailpositionen“ können sie die Detailpositionen einblenden bzw. ausblenden.
4 Status der Bestellungen
Die Statusinformationen der Bestellung bilden ein zusätzliches eigenes Informationselement. Die Bestellungen haben nur einen allgemeinen Status auf der Ebene der gesamten Bestellung, der mit einem Icon im Identifikationsbereich dargestellt wird. Bestellpositionen führen keinen Status.
Der Allgemeine Status einer Bestellung umfasst folgenden Status:
| Allgemeiner Status | Erläuterung |
| Erledigt | Eine Bestellung erhält sofort nach ihrer erfolgreichen Erzeugung den Status „erledigt“. |
| Ungültig | Die Bestellung ist ungültig, da bei der Erzeugung oder Löschung ein Fehler aufgetreten ist. |
| Reorganisation begonnen | Mit der Reorganisation des dazugehörigen Beschaffungsauftrages wurde begonnen. |
Hinweis:
Sind alle Positionen einer Bestellung storniert, so gilt die Bestellungsbasis ebenfalls als storniert. Stornierte Bestellungen werden durch ein eigenes Statusicon gekennzeichnet.
5 Customizing
Einstellungen in der Anwendung „Customizing“ sind für die Anwendung „Bestellungen abfragen“ nicht relevant.
6 Business Entitys
Für die Anwendung „Bestellungen abfragen“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Bestellung
com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseOrderCorrespondence
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.purchasing.OrderData
7 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
7.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Bestellungen abfragen“ bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
- Belegdokument-Vorlagen übersteuern
com.cisag.app.general.OverrideDocumentOutputOptions
Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabe-Dialog die in der Belegdokumentvorlage definierten Ausgabeeinstellungen grundsätzlich überschreiben.
- Abweichenden E-Mail Absender verwenden
com.cisag.sys.services.output.UseDifferentMailFrom
Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabe-Dialog die E‑Mail-Adresse des Absenders ändern.
- Abweichenden Fax Absender verwenden
com.cisag.sys.services.output.UseDifferentFaxSender
Mit dieser Fähigkeit können Sie bei der Belegdokumentausgabe im Ausgabe-Dialog die Faxnummer des Absenders ändern.
7.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Bestellungen abfragen“ im Benutzermenü angezeigt wird und sie diese öffnen darf, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
Damit eine Person eine Bestellung abfragen kann muss eine der ihr zugeordneten Organisationen in der Anwendung „Beschaffungs-Auftragsart“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.
7.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Bestellungen abfragen“ bestehen keine Besonderheiten.
7.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Bestellungen abfragen“ ist für Geschäftspartner vom Typ „Lieferant“ freigegeben.
8 Anwendungsbezogene Aktion: Bestellungskopie ausgeben
In der Anwendung „Bestellungen abfragen“ steht die anwendungsbezogene Aktion „Bestellungskopie ausgeben“ zur Verfügung.
Hinweis:
Diese Aktion steht Ihnen auch in der Ansicht „Bestellungen“, „Basisdaten“ des Beschaffungscockpit zu Verfügung.
Mit der Aktion „Bestellungskopie ausgeben“ können Sie eine Kopie des Belegdokumentes „Bestellung“ ausgeben. Abhängig vom Original wird dann eine Bestellung mit oder ohne Preisangabe oder eine Bestelländerung ausgegeben.
Hinweis:
Die Naturalrabatte werden auf Beleg immer angezeigt aber die Komponenten des Sets (keine Naturalrabatte) werden abhängig von der Einstellung „Komponenten auf externe Belege drucken“ angezeigt bzw. nicht angezeigt. Beachten Sie, dass diese Einstellung zum Zeitpunkt der Positionserfassung im z.B. Beschaffungsauftrag aus der Handelsstückliste übernommen wird.
Voraussetzungen
Eine Bestellungskopie kann jederzeit ausgegeben werden.
8.1 Dialog-Fenster
Bei Wahl der Aktion zum „Bestellkopie ausgeben“ wird ein Dialogfenster mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten angezeigt:
- Hintergrundeinstellungen
- Ausgabeeinstellungen
Die Einstellungen unter „Hintergrundeinstellungen“ und „Ausgabeeinstellungen“ gelten für alle Anwendungen. Die Ausgabeeinstellungen und wie sie entstehen wird im Folgenden kurz erläutert.
Hinweis:
Das Dialogfenster zur Belegdokumentausgabe, die Hintergrundeinstellungen und die Möglichkeiten zum Ändern der Ausgabeeinstellungen werden detailliert im Bedienungsleitfaden unter „Belegdokumente ausgeben“ beschrieben.
Karteireiter Ausgabeeinstellungen
Die Ausgabe einer Kopie des Belegdokuments „Bestellung“ wird über Belegdokumentvorlagen gesteuert. Diese enthalten Einstellungen wie z. B. zum Aufbau und Format des Belegdokuments und zu den zulässigen Ausgabemedien (Drucker, E-Mail, Fax). Eine Belegdokumentenvorlage für Eine Belegdokumentvorlage für das Medium Drucker enthält u. a. Angaben zu ein- oder doppelseitigem Druck oder der Anzahl der gedruckten Exemplare.
Einen Teil der Einstellungen können Sie in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ unter dem Karteireiter „Belegausgabe“ ansehen (siehe Dokument Beschaffungsaufträge).
Das System ermittelt jeweils eine gültige Belegdokument-Vorlage für das Belegdokument „Bestellung“ und zieht sie für die Belegdokumentenausgabe heran. Die gültigen Belegdokument-Vorlagen werden in den Kunden-Stammdaten des eingestellt. Wird keine Vorlage gefunden, so werden die für die Beschaffungsorganisation des Auftrages in der Anwendung „Customizing“ in der Rubrik „Beschaffung“, Unterrubrik „Dokument“ hinterlegten Einstellungen übernommen.
Die Belegdokumente werden in der Korrespondenzsprache des Lieferanten erzeugt.
8.2 Auswirkungen
Bei jedem Ausführen der Aktion „Bestellkopie ausgeben“ gibt das System eine Kopie der aktuell geöffneten Bestellung bzw. Bestelländerung aus. Abhängig vom Original wird eine Bestellung mit oder ohne Preisangabe oder eine Bestelländerung ausgegeben. Die Kopie wird auf dem laut Beschaffungsauftrag ermitteltem bzw. angegebenem Ausgabemedium und mit dem Format laut im Beschaffungsauftrag hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumentvorlage ausgegeben. Bei jeder Kopienausgabe wird ein Kopienzähler um eins erhöht.
Das Ausgeben von Bestellkopien hat keine weiteren Auswirkungen.
9 Anwendungsbezogene Aktion: Bestätigungsmahnung ausgeben
Sofern sowohl laut der letzten Bestellbasis als auch dem Auftrag die Eigenschaft „Bestätigung erforderlich“ gesetzt ist und entweder noch für die Bestellbasis oder eine der Positionen der letzten Bestellung eine Rückmeldung aussteht und der Termin „Bestätigung bis“ abgelaufen ist und aktuell die letzte Bestellung bzw. Bestelländerung des Beschaffungsauftrages angezeigt wird, kann für den Beschaffungsauftrag auch über die Anwendung „Bestellungen abfragen“ eine Bestätigungsmahnung ausgegeben werden.
Diese bezieht sich immer auf die letzte Bestellung bzw. Bestelländerung und nicht auf die ggf. abweichenden aktuellen Daten des Beschaffungsauftrages.
9.1 Voraussetzungen
Die Ausgabe des Belegdokumentes „Bestätigungsmahnung“ ist nur möglich, wenn der Wert „Bestätigung ausstehend“ in der Auftragsbasis gesetzt ist und das Datum „Bestätigung bis“ kleiner oder gleich dem aktuellen Tagesdatum ist (also heute oder in der Vergangenheit).
Zudem muss die letzte Bestellung bzw. Bestelländerung zu dem Beschaffungsauftrag in der Anwendung geöffnet sein.
9.2 Auswirkungen
Bei jedem Ausführen der Aktion erzeugt das System das Belegdokument „Bestätigungsmahnung“ auf dem ermittelten bzw. angegebenen Ausgabemedium und mit dem Format laut hinterlegter bzw. gewählter Belegdokumentenvorlage.
In dem Belegdokument werden alle Positionen der letzten Bestellung mit ihrem aktuellen Bestätigungsstatus dargestellt.
Bei Bedarf kann hierbei die angedruckte Bestätigungsmahnstufe erhöht werden. Zudem können Sie ein Belegdatum für den erzeugten Beleg angeben.