Die Anwendung „Cockpit: Beschaffungsaufträge“ dient primär der Abfrage von Beschaffungsaufträgen über deren Basisinformationen, wie beispielsweise Beschaffungsauftragsart und -nummer. Sie verschaffen sich mit dieser Anwendung einen Überblick über die erfassten Aufträge. Darüber hinaus können aus der Anwendung heraus für einen Beleg oder mehrere Belege weitere Aktionen ausgeführt werden, wie z. B. Setzen und Entfernen des Löschkennzeichens für die Reorganisation oder das Ausgeben von Bestellungen.

Die wesentliche allgemeine Beschreibung eines Cockpits, worin u. a. der gewöhnliche Umgang mit einem Abfrage- und Arbeitsbereich enthalten ist, finden Sie in der Dokumentation „Cockpits“. Informationen zu „Customizing“, „Business Entitys“ und „Berechtigungen“ finden Sie in der Dokumentation „Beschaffungsaufträge“, in der die Beleganwendung beschrieben ist. Nachfolgend werden die Themen behandelt, die speziell für die Anwendung „Cockpit: Beschaffungsaufträge“ gelten.

1                  Anwendungsbeschreibung

Mithilfe der Abfrageanwendung „Cockpit: Beschaffungsaufträge“ können Sie sich einen Überblick über alle oder ausgewählte Beschaffungsaufträge verschaffen. Darüber hinaus stehen weitere Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Anzeige der Belegkette für einen einzelnen Beleg.
• Wechsel über die Belegnummer in die Anwendung „Beschaffungsaufträge“ zum weiteren Bearbeiten des Beleges.
• Setzen und Entfernen des Löschkennzeichens für die Reorganisation.
• Ausführung von anwendungsbezogenen Aktionen.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

1.1             Abfragebereich

Im Abfragebereich werden Abfragefelder abgelegt. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren.

Der Abfragebereich wird pro Ansicht gespeichert. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus. Die Beschreibung der Abfragefelder finden Sie in der Regel in der Direkthilfe.

Allgemeine Beschreibungen zu einem Abfragebereich finden Sie in der Dokumentation „Cockpits“.

Informationen zur Bedeutung der Felder entnehmen Sie bitte den Erläuterungen in der Dokumentation „Beschaffungsaufträge“.

Detailsuchen

Zusätzlich zu der Hauptsuche mit den Abfragemerkmalen im Abfragebereich können Detailsuchen genutzt werden. Detailsuchen können mit der Hauptsuche kombiniert werden, sodass sowohl die Abfragemerkmale aus dem Abfragebereich als auch die Abfragemerkmale der Detailsuche als UND-Verknüpfung aus-gewertet werden. Zum Kombinieren steht in der Rubrikzeile der Detailsuche ei-ne Checkbox zur Verfügung. Um auch entsprechende Ergebnisse im Arbeitsbereich anzeigen zu können, steht pro Detailsuche ein separater Button zur Verfügung. Ist dieser Button aktiviert, dann erscheint im Arbeitsbereich eine weitere Überschriftenzeile mit entsprechenden Detailinformationen.

Folgende Detailsuchen stehen zur Verfügung:

• Grundpositionen
• Detailpositionen

In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Dazu wählen Sie aus einem Felder-Vorrat die gewünschten Abfragefelder aus. Die Beschreibung der Abfragefelder finden Sie in der Regel in der Direkthilfe. Nutzen Sie bei Bedarf die Wertehilfe zum Abfragefeld.

1.2             Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Beschaffungsaufträge angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Beschaffungsauftrag angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um einen Beschaffungsauftrag auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen zu betrachten, können mehrere Ansichten erstellt werden.

Wenn Sie zusätzlich die Buttons der Detailsuchen aktiviert haben, dann enthält die Tabelle entsprechend weitere Überschriftenzeilen und Detailinformationen.

Allgemeine Beschreibungen zu einem Arbeitsbereich finden Sie in der Dokumentation „Cockpits“.

Informationen zur Bedeutung der Spalten entnehmen Sie bitte den Erläuterungen in der Dokumentation „Beschaffungsaufträge“.

1.3             Anwendungsbezogene Aktionen

Die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen stehen in der Anwendung „Cockpit: Beschaffungsaufträge“ zur Verfügung:

• Beschaffungsaufträge freigeben
• Beschaffungsaufträge sperren
• Bestellungen mit Preisangaben erzeugen und ausgeben
• Bestellungen ohne Preisangaben erzeugen und ausgeben
• Bestelländerungen erzeugen und ausgeben
• Bestätigungsmahnungen ausgeben
• Liefermahnungen ausgeben
• Lieferaufträge für externe Lieferungen erzeugen
• Eingangsrechnungen für Streckenlieferungen erzeugen

1.3.1         Beschaffungsaufträge freigeben

Mithilfe der Aktion „Beschaffungsaufträge freigeben…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie Belege freigeben.

Wenn die Aktion ausgeführt wird, dann erhalten die Belegbasis und alle Positionen eines Beleges den Status „Freigegeben“.

1.3.2         Beschaffungsaufträge sperren

Sofern die Belegbasis nicht im Status „Erledigt“ und nicht im Status „Ungültig“ ist, können Sie den gesamten Beleg inklusive aller Positionen sperren.

Führen Sie dazu die Aktion „Beschaffungsaufträge sperren…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste für einen Beleg aus und die Belegbasis sowie alle Positionen werden in den Status „Gesperrt“ überführt.

1.3.3         Bestellungen mit Preisangaben erzeugen und ausgeben

Mit der Aktion „Bestellungen mit Preisangaben erzeugen und ausgeben…“ kann eine Bestellung mit Preisangaben erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden. Auf dem Belegdokument wird für jede Position der Bruttopreis der Position ausgewiesen.

Hinweis:

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

1.3.4         Bestellungen ohne Preisangaben erzeugen und ausgeben

Mit der Aktion „Bestellungen ohne Preisangaben erzeugen und ausgeben…“ kann eine Bestellung ohne Preisangaben erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden.

1.3.5         Bestelländerungen erzeugen und ausgeben

Mit der Aktion „Bestelländerungen erzeugen und ausgeben…“ kann eine geänderte „Bestellung“ erzeugt und das entsprechende Belegdokument ausgegeben werden. Eine Bestelländerung verfolgt die Änderungen zu bereits erzeugten Bestellungen oder Bestelländerungen und zeigt diese an. Nutzen Sie die Bestelländerung, um den Lieferanten über veränderte Bestellpositionen zu informieren.

Eine Bestelländerung kann für einen Beschaffungsauftrag nur dann erzeugt werden, wenn bereits eine Bestellung für diesen Auftrag vorhanden ist. Ist diese Bestellung mit Preisangaben, dann sind alle Bestelländerungen für diesen Auftrag ebenfalls mit Preisangaben. Ist diese Bestellung ohne Preisangaben, dann sind alle Bestelländerungen für diesen Auftrag ebenfalls ohne Preisangaben.

Damit eine Bestelländerung erzeugt werden kann, darf keine Bestellbestätigung für den jeweiligen Beschaffungsauftrag in Bearbeitung sein. Außerdem muss der Auftrag den Bestellstatus „Bestelländerung erforderlich“ haben.

Beachten Sie auch die Erläuterungen zur Aktion in der Dokumentation „Beschaffungsaufträge: Aktionen“.

1.3.6         Bestätigungsmahnungen ausgeben

Wenn sowohl gemäß der letzten Bestellung als auch im Beschaffungsauftrag die Funktion „Bestätigung erforderlich“ aktiviert ist und entweder noch für die Bestellung oder eine der Positionen der letzten Bestellung eine Bestätigung aussteht und der Termin „Bestätigung bis“ überschritten ist, dann kann für den Beschaffungsauftrag mithilfe dieser Aktion eine Bestätigungsmahnung ausgegeben werden.

Die Bestätigungsmahnung bezieht sich immer auf die letzte Bestellung oder Bestelländerung und nicht auf die eventuell abweichenden aktuellen Daten des Beschaffungsauftrages.

Beachten Sie auch die Erläuterungen zur Aktion in der Dokumentation „Beschaffungsaufträge: Aktionen“.

1.3.7         Liefermahnungen ausgeben

Für einen Beschaffungsauftrag kann über die Aktion „Liefermahnungen ausgeben…“ das Belegdokument „Liefermahnung“ ausgegeben werden. In der Liefermahnung werden alle Positionen aufgeführt, die noch nicht komplett geliefert sind.

Wird die Aktion ausgeführt, dann wird im Beschaffungsauftrag vermerkt, wie viele Liefermahnungen bereits ausgegeben wurden (siehe Feld „Liefermahnungsanzahl“).

1.3.8         Lieferaufträge für externe Lieferungen erzeugen

Mit der Aktion „Lieferaufträge für externe Lieferungen erzeugen…“ erzeugen Sie Lieferaufträge des Typs „Externe Lieferung“ für Abholungen, externe Streckengeschäfte oder Lieferungen an einen internen Standort.

Beachten Sie auch die Erläuterungen zur Aktion in der Dokumentation „Beschaffungsaufträge: Aktionen“.

1.3.9         Eingangsrechnungen für Streckenlieferungen erzeugen

Mit der Aktion „Eingangsrechnungen für Streckenlieferungen erzeugen…“ erzeugen Sie im Rahmen eines externen Streckengeschäfts die Eingangsrechnungen über externe Lieferungen, wenn für den Lieferanten das Lieferanten-Gutschriftsverfahren verwendet wird.

Beachten Sie auch die Erläuterungen zur Aktion in der Dokumentation „Beschaffungsaufträge: Aktionen“.