Vorgehensweisen: Beschaffungsaufträge

In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwen­dung „Beschaffungsaufträge“ beschrieben. Die Vorgehensweisen ent­hal­ten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie einen Beschaffungsauftrag erfas­sen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen und Auswirkungen informiert.

Die Beschreibung der Felder der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsaufträge

Die Aktionen zur Bearbeitung eines Beschaffungsauftrags sind in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungsaufträge: Aktionen

1                  Aktionen zur Bearbeitung

1.1             Standardaktionen

Die Vorgehensweisen zu den Standardaktionen „Neu“, „Basis duplizieren“, „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionstabelle und Positionseditor sind in dieser Dokumentation beschrieben: Vorgehensweisen: Beleg-Anwendungen

1.2             Aus Angebot erzeugen

Ein Beschaffungsauftrag kann aus einem Beschaffungsangebot erzeugt werden. Diese Vorgehensweise ist für den Standardablauf in der Beschaffung empfehlenswert: Sie haben eine Beschaffungsanfrage erfasst und an einen oder mehrere Lieferanten versendet. Auf eines der eingegangenen Beschaffungsangebote möchten Sie nun eingehen, indem Sie daraus einen Beschaffungsauftrag erzeugen.

Voraussetzungen
  • Beschaffungs-Auftragsart
  • Beschaffungsangebot

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Wählen Sie bei Bedarf in der Titelleiste die Beschaffungsorganisation aus, für die Sie den Beleg erfassen möchten.

Hinweis:

In Single-Site-Systemen ohne inhaltsbezogene Berechtigungen wird als Organisation immer der Mandant verwendet.

  1. Erfassen Sie im ersten Feld zu dem zweiteiligen Feld „Nummer“ die Identifikation einer Beschaffungs-Auftragsart.
  2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem „Neu“-Menü auf die Aktion „Aus Angebot erzeugen“.
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Weitere Informationen zum Dialogfenster finden Sie in diesem Kapitel: Dialogfenster „Auftrag aus Angebot erzeugen“
  1. Erfassen Sie in im Dialogfenster die Art und Nummer des gewünschten Angebots, auf dessen Basis ein Beschaffungsauftrag erzeugt werden soll. Wenn Sie nicht alle relevanten Angebotspositionen übernehmen oder die Positionen ändern möchten, dann aktivieren Sie die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“.
  2. Drücken Sie auf den „OK“-Button.
  • Das System erzeugt einen neuen Beschaffungsauftrag auf der Basis der erfassten Angebotsidentifikation. Aus dem Angebot werden in den Auftrag diese Daten übernommen: der Lieferant und die Währung in die Auftragsbasis sowie die Positionen. Fehlende Daten werden aus der Beschaffungs-Auftragsart und den Lieferanten- oder Artikel-Stammdaten vorgeschlagen. Die in der Titelleiste gewählte Organisation wird als Beschaffungsorganisation übernommen.
  • Sofern Sie die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“ nicht aktiviert haben und keine Fehler auftreten, wird der Beschaffungsauftrag automatisch gespeichert.
  1. Ändern und ergänzen Sie die Vorschlagswerte bei Bedarf.
  2. Ändern oder ergänzen Sie die Auftragspositionen bei Bedarf im Positionseditor. Erfassen oder ändern Sie z. B. die Preise.
  3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
  • Der Beleg wird gespeichert.
  • Belegkettenbeziehungen zwischen Beschaffungsangebot und Beschaffungsauftrag werden erzeugt.
  • Der Auftragsstatus zu den übernommenen Angebotspositionen und der Angebotsbasis wird aktualisiert.
Dialogfenster „Auftrag aus Angebot erzeugen“

Für das Ausführen der Aktion „Aus Angebot erzeugen“ öffnet sich zuvor ein Dialogfenster.

Im Einzelnen:

Feld Erläuterung
Angebot Erfassen Sie in diesem Feld die Identifikation des Beschaffungsangebotes, aus dem ein Beschaffungsauftrag erzeugt werden soll. Das Beschaffungsangebot wird eindeutig durch die Beschaffungs-Angebotsart im ersten Eingabefeld und durch die Beschaffungsangebotsnummer im zweiten Eingabefeld identifiziert.
Positionen mithilfe des Editors übernehmen

(Checkbox)

 Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann wird jede Angebotsposition als neue Auftragsposition nacheinander einzeln in den Positionseditor übernommen und kann dort bearbeitet werden.

Ist die Funktion deaktiviert, dann wird eine Position nur dann in den Positionseditor übernommen, wenn ein Fehler auftritt. Die Positionen werden bei deaktivierter Funktion automatisch in die Positionstabelle übernommen und gespeichert, wenn kein Fehler auftritt.

1.3             Verschieben von Terminen

Die Beschreibung zu den Aktionen „Liefertermin verschieben“ und „Wunschtermin verschieben“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Wiedervorlage-, Versand-, Liefer- und Wunschtermin verschieben

1.4             Lieferung/Verrechnung erledigen

Die Beschreibung zu den Aktionen „Lieferung manuell erledigen“, „Manuelle Erledigung der Lieferung aufheben“ und „Verrechnungspositionen erledigen“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferung und Verrechnungspositionen manuell erledigen

1.5             Positionen stornieren/Stornierung aufheben

Beschaffungsauftragspositionen können storniert werden, wenn ihnen kein Wareneingang und keine Eingangsrechnung zugeordnet wurden. Einer stornierten Position kann kein Wareneingang und keine Eingangsrechnung zugeordnet werden.

1.5.1         Positionen stornieren

Voraussetzungen
  • Beleg ist gespeichert.
  • Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
  • Der Beleg ist nicht storniert.
  • Die Position ist nicht storniert.
  • Die Position ist nicht zum Löschen gekennzeichnet.
  • Position ist weder einem Wareneingang noch einer Eingangsrechnung zugeordnet.

Hinweis:

Die Stornierung einer Position kann nur dann aufgehoben werden, wenn die Position gelöscht werden darf.

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie den Beschaffungsauftrag, für den Sie Positionen stornieren möchten.
  3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ auf die Aktion „Positionen stornieren“.
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Darin werden alle Positionen aufgeführt, die storniert werden können.
  1. Wählen Sie mithilfe der Checkboxen die Positionen aus, die Sie stornieren möchten.

Hinweis:

Stornieren Sie alle Positionen, dann wird auch die Auftragsbasis storniert.

  1. Drücken Sie auf den „OK“-Button.
  • Das Dialogfenster schließt sich und das System vergibt den Storniert-Status an die ausgewählten Positionen.
  • Warnmeldungen werden automatisch bestätigt.
  • Der Auftrag wird automatisch gespeichert.

1.5.2         Stornierung aufheben

Voraussetzungen
  • Beleg ist gespeichert.
  • Anwendung ist im Modus „Anzeigen“.
  • Mindestens eine Position ist storniert.
Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie den Beschaffungsauftrag, für den Sie die Stornierung von Positionen aufheben möchten.
  3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Button „Liefertermine und Status bearbeiten“ auf die Aktion „Stornierung der Positionen aufheben“.
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Darin werden alle Positionen aufgeführt, die storniert sind. Alle Positionen sind bereits ausgewählt.
  1. Ändern Sie die Auswahl mithilfe der Checkboxen für die gewünschten Positionen.
  2. Drücken Sie auf den „OK“-Button.
  • Das Dialogfenster schließt sich und das System hebt den Stornierungsstatus für die ausgewählten Positionen auf.
  • Der Auftrag wird automatisch gespeichert.

Hinweis:
Hat die Belegbasis den Status „Storniert“ und heben Sie die Stornierung für eine Position auf, dann wird auch das ggf. vorhandene Storno-Kennzeichen der Belegbasis entfernt.

1.5.3         Stornieren (Positionseditor)

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie den Beleg, der die Position enthält, die sie stornieren möchten.
  3. Übernehmen Sie die zu stornierende Position in den Positionseditor.
  4. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Stornieren“.
  • Im Positionseditor wird für die Position der Status „Storniert“ vergeben.
  1. Übernehmen Sie die Position in die Positionstabelle.
  2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
  • Der Beleg wird gespeichert.

1.5.4         Stornierung aufheben (Positionseditor)

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie den Beleg, der die Position enthält, für die Sie die Stornierung aufheben möchten.
  3. Übernehmen Sie die Position in den Positionseditor, deren Stornierung Sie aufheben möchten.
  4. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Stornierung aufheben“.
  • Im Positionseditor wird für die Position der Status „Storniert“ aufgehoben.
  1. Übernehmen Sie die Position in die Positionstabelle.
  2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
  • Der Beleg wird gespeichert.

1.5.5         Dialogfenster zu den Aktionen „Positionen stornieren…“ und „Stornierung der Positionen aufheben…“

Vor der Ausführung der Aktionen „Positionen stornieren…“ und „Stornierung der Positionen aufheben…“ wird jeweils ein Dialogfenster geöffnet, in dem alle Position aufgeführt werden, die storniert oder bei denen die Stornierung aufgehoben werden kann. Somit können Sie gleichzeitig mehrere Positionen bearbeiten.

Die Positionen werden in einer Tabelle aufgeführt.

Die Spalten der Tabelle im Einzelnen:

Spalte Erläuterung
1. Spaltenüberschriftenzeile
Positionsnummer Die Positionsnummer wird angezeigt.
Artikel Artikelnummer und Bezeichnung werden angezeigt.
Liefertermin Der Liefertermin der Position wird angezeigt.
Wunschtermin Der Wunschtermin der Position wird angezeigt.
Gesamt Die Gesamtmenge für diese Auftragsposition wird angezeigt.
Geliefert Die gelieferte Menge zu dieser Auftragsposition wird angezeigt.
Status Die Statusinformationen zu dieser Auftragsposition werden angezeigt.
(Auswahl) Mithilfe der Checkbox in dieser Spalte wählen Sie die Position aus, die Sie stornieren oder dessen Stornierung Sie aufheben möchten.
2./3. Spaltenüberschriftenzeile
Verfügbarkeitstermin Der Verfügbarkeitstermin der Position wird angezeigt.
Offen Die offene Menge zu dieser Auftragsposition wird angezeigt.
Fakturiert Die fakturierte Menge zu dieser Auftragsposition wird angezeigt.

1.6             Lieferpartner-Daten ändern…

Die Beschreibung zur Aktion „Lieferpartner-Daten ändern…“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Lieferpartner-Positionsdaten ändern

1.7             Lieferkonditionen ändern…

Die Beschreibung zur Aktion „Lieferkonditionen ändern…“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Lieferkonditionen ändern

1.8             Rechnungskonditionen ändern…

Die Beschreibung zur Aktion „Rechnungskonditionen ändern…“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Rechnungskonditionen ändern

1.9             Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…

Mit der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…“ in der Standard-Symbolleiste und der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ im Positionseditor können Sie für Pseudo-Artikel abweichende Bezeichnungen in den Positionen hinterlegen.

Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikelbezeichnung ändern

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

1.10         Allgemeinen Status ändern

Die Beschreibung zu den Aktionen „Freigeben“, „Positionen freigeben“, „Sperren“ und „Positionen sperren“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen

In diesem Dokument werden auch die Aktionen „Freigeben“ und „Sperren“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors beschrieben.

1.11         Positionen suchen und hinzufügen

Die Beschreibung zur Aktion „Posi­tionen suchen und hinzufügen“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen

1.12         Fremdfertigungspositionen suchen und hinzufügen

Fremdfertigungspositionen können von einem Beschaffungsauftrag in einen anderen Beschaffungsauftrag verschoben werden. Dadurch können Beschaffungsaufträge mit Fremdfertigungspositionen zusammengefasst werden.

Voraussetzung

Beschaffungsauftrag ist im Rahmen einer Fremdfertigung entstanden und enthält mindestens eine Fremdfertigungsposition.

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsauftrag“.
  2. Öffnen Sie den Beleg, dem Sie eine Fremdfertigungsposition hinzufügen möchten.
  3. Drücken Sie in der Symbolleiste der Positionstabelle auf die Aktion „Fremdfertigungspositionen suchen und hinzufügen“.
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Weitere Informationen finden Sie in diesem Kapitel: Dialogfenster „Fremdfertigungspositionen suchen und hinzufügen“
  1. Erfassen Sie Suchmerkmale in den Eingabefeldern des Dialogfensters, um mit ihnen die hinzuzufügenden Fremdfertigungspositionen zu suchen.
  2. Drücken Sie in der Symbolleiste des Dialogfensters auf den Button „Start“.
  • In der Tabelle im Arbeitsbereich des Dialogfensters werden alle Fremdfertigungspositionen aufgeführt, die den erfassten Suchmerkmalen entsprechen.
  1. Wählen Sie in der Tabelle mithilfe der Checkboxen am Ende einer Zeile die Positionen, die Sie dem Beleg hinzufügen und damit verschieben möchten.
  2. Entscheiden Sie, ob auftretende Warnungen automatisch bestätigt werden sollen und aktivieren oder deaktivieren Sie entsprechend die Funktion „Warnungen automatisch bestätigen“.
  3. Drücken Sie auf den Button „Gesamt übernehmen“.
  • Das System verschiebt die ausgewählten Fremdfertigungspositionen in den geöffneten Beschaffungsauftrag: Die ausgewählten Fremdfertigungspositionen werden dem geöffneten Beschaffungsauftrag als neue Positionen hinzugefügt und aus den Beschaffungsaufträgen gelöscht, von denen Sie übernommen wurden.
  • Wenn in einem Beschaffungsauftrag keine weiteren Positionen mehr vorhanden sind, dann wird der Beleg ebenfalls gelöscht.
  • Der Beleg wird gespeichert.
Dialogfenster „Fremdfertigungspositionen suchen und hinzufügen“

Das Suchergebnis im Arbeitsbereich des Dialogfensters enthält nur solche Fremdfertigungspositionen, die in den geöffneten Beschaffungsauftrag übernommen werden können. Deshalb müssen z. B. die Belegpartner (z. B. Lieferant, Rechnungssteller) und die Währung übereinstimmen. Außerdem darf die Position weder geliefert noch fakturiert sein. Mithilfe der Abfragefelder können Sie Suchmerkmale erfassen, um die Suche nach den gewünschten Fremdfertigungspositionen zu optimieren.

Informationen zu den Fremdfertigungspositionen in der Ergebnisliste erhalten Sie mithilfe der Buttons in der Symbolleiste der Tabelle:

Hinweis:

Mindestens einer der Buttons „Basis“ oder „Positionsdaten“ muss gedrückt sein, damit Positionen in der Ergebnisliste angezeigt werden.

  • Basis
  • Positionsdaten
  • Komponenten

Mit der Funktion „Alle Warnungen bestätigen“ können Sie erzwingen, dass alle bei der Verschiebung der Fremdfertigungspositionen auftretenden Warnungen automatisch bestätigt werden.

Auswirkungen

Mithilfe der Aktion „Gesamt übernehmen“ können Sie alle ausgewählten Fremdfertigungspositionen in den geöffneten Beschaffungsauftrag verschieben. Die Belegbeziehungen in der Belegkette in den betroffenen Aufträgen werden entsprechend aktualisiert.

Die Fremdfertigungspositionen werden aus den Beschaffungsaufträgen gelöscht, von denen Sie übernommen wurden. Wenn in einem Beschaffungsauftrag keine weiteren Positionen mehr vorhanden sind, dann wird die Auftragsbasis ebenfalls gelöscht.

Die Änderungen werden sofort gespeichert.

1.13         Artikel suchen und hinzufügen

Die Beschreibung zur Aktion „Artikel suchen und hinzufügen“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Artikel suchen und hinzufügen

1.14         Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen

Die Beschreibung zur Aktion „Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen

1.15         Alternative Variante

Die Beschreibung zur Aktion „Alternative Variante“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen

1.16         Preisherkunft

Die Beschreibung zur Aktion „Preisherkunft“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Preisherkunft

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

1.17         Kontierungsdaten aktualisieren

Mithilfe der Aktion „Kontierungsdaten aktualisieren“ in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button werden die Kontierungsdaten unter Berücksichtigung des Berechnungszeitpunkts (Basis) und des Liefertermins (Position) aus den Stammdaten ermittelt und in die jeweiligen Felder eingefügt.

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Folgende Daten werden aktualisiert:

  • Kontoherkunft
  • Konto
  • Kostenstelle
  • Kostenträger

Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der aktuelle Benutzer ist ein interner Mitarbeiter.
  • Der Beleg kann bearbeitet werden.
  • Für die Position ist kein Löschkennzeichen gesetzt.
  • Die Position ist nicht storniert.
  • Der Kostenträger kann manuell geändert werden.

Hinweis:

Der Kostenträger kann in den folgenden Fällen nicht manuell geändert werden:

  • Zur Beschaffungsauftragsposition gehört eine Produktionsauftragsposition (Fremdfertigungsposition oder Beistellartikel).
  • Zur Beschaffungsauftragsposition gehört eine Vertriebsauftragsposition und für die Firma ist in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Controlling“, im Feld „Kostenträgerherkunft auftragsbezogene Beschaffung“ der Eintrag „Aus Vertriebsauftrag (Art-Belegnummer-Belegposition)“ ausgewählt.
Voraussetzungen

Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der aktuelle Benutzer ist ein interner Mitarbeiter.
  • Der Beleg kann bearbeitet werden.
  • Für die Position ist kein Löschkennzeichen gesetzt.
  • Die Position ist nicht storniert.
  • Der Auftrag ist nicht vom Typ „Konsignationsauftrag“.
  • Der Kostenträger kann manuell geändert werden.

Hinweis:

Der Kostenträger kann in folgenden Fällen nicht manuell geändert werden:

  • Zur Beschaffungsauftragsposition gehört eine Produktions­auftrags­posi­tion (Fremdfertigungsposition oder Beistellartikel).
  • Zur Beschaffungsauftragsposition gehört eine Vertriebsauftragsposition und für die Firma ist in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Controlling“, im Feld „Kostenträgerherkunft auftragsbez. Beschaffung“ der Eintrag „Aus Vertriebsauftrag (Art-Belegnummer-Belegposition)“ ausgewählt.
Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie den Beschaffungsauftrag, dessen Kontierungsdaten Sie aktualisieren möchten, oder erfassen Sie einen neuen Beschaffungsauftrag.
  3. Übernehmen Sie eine Position in den Positionseditor oder erfassen Sie eine neue Position.
  4. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Kontierungsdaten aktualisieren“.
  • Die Daten für die Felder „Kontoherkunft“, „Konto“, „Kostenstelle“ und „Kostenträger“ werden unter Berücksichtigung des Berechnungszeitpunkts (Basis) und des Liefertermins (Position) aus den Stammdaten ermittelt und in die jeweiligen Felder eingefügt.

Hinweise:

Ist die geöffnete Position eine Set-Komponente, dann ist für die Konto-Herkunft immer „Aus Hauptposition“ eingestellt und das Konto ergibt sich aus der Set-Hauptposition. Für eine Set-Komponente werden somit beim Ausführen der Aktion nur die Daten für die Felder „Kostenstelle“ und „Kostenträger“ ermittelt und eingefügt.

Ist die geöffnete Position eine Set-Hauptposition, dann wird das ermittelte Konto auch in alle Komponenten übernommen. Zudem werden auch in allen Komponenten die Daten für die Felder „Kostenstelle“ und „Kostenträger“ ohne weitere Einstell­möglichkeit neu ermittelt (sie sind unabhängig von der Set-Hauptposition).

1.18         Bestandswerte… anzeigen

Mithilfe der Aktion „Bestandswerte…“ wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem die Bestandswerte für den Artikel angezeigt werden, der zur Position gehört, die im Positionseditor geöffnet wurde.

Voraussetzungen

Eine Position ist im Positionseditor geöffnet.

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie den Beschaffungsauftrag, dessen Positionsbestandswerte Sie anzeigen lassen möchten, oder erfassen Sie einen neuen Beschaffungsauftrag.
  3. Übernehmen Sie eine Position in den Positionseditor oder erfassen Sie eine neue Position.
  4. Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Bestandswerte“.
  • Ein Dialogfenster wird geöffnet. Drin werden die Bestandswerte der Position anzeiget.
  1. Drücken Sie auf den „Schließen“-Button.
  • Das Dialogfenster wird geschlossen.
Dialogfenster „Bestandswerte“

Folgende Daten werden im Dialogfenster angezeigt:

Feld Erläuterung
Rubrik „Mengen“
Geliefert In diesem Feld wir die gelieferte Menge angezeigt, die sich aus den zur Beschaffungsauftragsposition zugeordneten Wareneingangspositionen ergibt.
Fakturiert In diesem Feld wir die fakturierte Menge angezeigt, die sich aus den zur Beschaffungsauftragsposition zugeordneten Eingangsrechnungspositionen ergibt.
Rubrik „Werte“
Gebuchter Bestandswert Im Feld „Gebuchter Bestandswert“ wird der auf dem Bestandskonto gebuchte, aber noch nicht verrechnete Betrag angezeigt. Der Betrag ergibt sich anteilig vom Gesamt-Nettowarenwert ohne Bezugskosten bezogen auf die Gesamtmenge der Beschaffungsauftragsposition.
Fakturierter Bestandswert Im Feld „Fakturierter Bestandswert“ wird die Summe der Eingangsrechnungswerte ohne Zusatzkosten angezeigt, die sich auf die bereits fakturierte Menge bezieht.

Dieser Wert ist wichtig, wenn Eingangsrechnungen für die belieferte Beschaffungsauftragsposition bereits vor dem Wareneingang gebucht wurden.
Gebuchter und fakturierter Bestandswert Im Feld „Gebuchter und fakturierter Bestandswert“ wird der Anteil des fakturierten Bestandswerts angezeigt, der bisher auf dem Bestandskonto gebucht wurde und somit durch entsprechende Wareneingänge abgedeckt ist.
Rubrik „Zusatzkosten“
Gebuchte Zusatzkosten Im Feld „Gebuchte Zusatzkosten“ wird der Anteil der Bezugskosten bezogen auf die Gesamtmenge der Beschaffungsauftragsposition anzeigt, der bisher auf dem Bestandskonto gebucht wurde. Das sind vorab bekannte Zusatzkosten.
Fakturierte Zusatzkosten Im Feld „Fakturierte Zusatzkosten“ werden die Zusatzkosten angezeigt, die bisher mit Eingangs- bzw. Zusatzkostenrechnungen für diese Beschaffungsauftragsposition gebucht wurden.
Gebuchte und fakturierte Zusatzkosten Im Feld „Gebuchte und fakturierte Zusatzkosten“ der Anteil der fakturierten Zusatzkosten angezeigt, der bisher auf dem Bestandskonto gebucht wurde.

1.19         Kontraktabruf (bei Übernahme aus Positionseditor)

Beschaffungskontrakte sind vertragliche Rahmenvereinbarungen über Warenliefe­rungen oder Dienstleistungen zwischen einem Lieferanten und dem eigenen Unter­nehmen in der Rolle des Kunden. Kontrakte werden über Kontraktabrufe in Beschaffungsaufträgen benutzt. Einer Beschaffungsauftragsposition kann entweder automatisch oder manuell eine Kontraktposition zugeordnet werden.

Voraussetzungen
  • Die zuzuordnende Kontraktposition ist freigegeben.
  • Die betroffene Auftragsposition ist nicht gespeichert.

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Anleitung: manueller Kontraktabruf
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie einen Beschaffungsauftrag, dem Sie eine Position mit Kontrakt­abruf hinzufügen möchten, oder erfassen Sie einen neuen Beschaffungsauftrag.
  3. Übernehmen Sie eine Position in den Positionseditor, die nicht gespeichert ist, oder erfassen Sie eine neue Position.
  4. Erfassen Sie im Positionseditor im Feld „Kontraktposition“ die Identifikation des Kontraktes und die Positionsnummer der Kontraktposition, welche Sie abrufen möchten.
  5. Übernehmen Sie die Position in die Positionstabelle.
  • Die Kontraktposition wird der Auftragsposition zugeordnet und eine Beziehung wird zwischen den Positionen erzeugt.
  1. Drücken Sie auf den Speichern-Button in der Standard-Symbolleiste.
  • Der Beleg wird gespeichert.
Anleitung: automatische Kontraktauswahl
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie einen Beschaffungsauftrag, dem Sie eine Position mit Kontrakt­abruf hinzufügen möchten, oder erfassen Sie einen neuen Beschaffungsauftrag.
  3. Übernehmen Sie eine Position in den Positionseditor, die nicht gespeichert ist, oder erfassen Sie eine neue Position.
  4. Aktivieren Sie im Positionseditor die Funktion „Automatische Kontraktauswahl“.
  5. Übernehmen Sie die Position in die Positionstabelle oder drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors auf „Prüfen“.
  • Das System ermittelt passende Beschaffungskontraktpositionen.
  • In Abhängigkeit einer oder mehrerer gefundener Kontraktpositionen regiert das System wie folgt:
  • Wird nur eine Kontraktposition gefunden, dann wird diese automatisch in das Feld „Kontraktposition“ übernommen. Die Position kann in diesem Bezug in die Positionstabelle übernommen werden.
  • Sind mehrere passende Kontraktpositionen vorhandenen, dann wird ein Dialogfenster zur Auswahl der Kontraktposition geöffnet.
  1. Wurde ein Dialogfenster zur Auswahl einer Kontraktposition geöffnet, dann wählen Sie entweder eine der vorgeschlagenen Kontraktpositionen und drücken Sie im Dialogfenster auf den Button „Übernehmen“. Oder Sie drücken im Dialogfenster auf einen der Buttons „Keine Zuordnung“ oder „Automatische Auswahl deaktivieren“, wenn Sie keine der vorgeschlagenen Kontraktpositionen der Auftragsposition zuordnen möchten.
  • Das Dialogfenster schließt sich. Die Auftragsposition wird in die Positionstabelle übernommen.
  • In Abhängigkeit des gedrückten Buttons reagiert das System:
  • Haben Sie im Dialogfenster eine Kontraktposition ausgewählt, dann wird diese Kontraktposition in das Feld „Kontraktpositionen“ übernommen“.
  • Haben Sie im Dialogfenster auf den Button „Keine Zuordnung“ gedrückt, dann wird keine Kontraktposition zugeordnet. Die Funktion „Automatische Kontraktauswahl“ bleibt aktiv.
  • Haben Sie im Dialogfenster auf den Button „Automatische Auswahl deaktivieren“ gedrückt, dann wird keine Kontraktposition zugeordnet und die Funktion „Automatische Kontraktauswahl“ wird deaktiviert.
  1. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
  • Der Beleg wird gespeichert.
Dialogfenster „Kontraktauswahl“
Feld Erläuterung
Kontraktposition Vertriebskontraktart und -nummer sowie Kontrakt­positionsnummer identifizieren die konkrete Ver­triebskontraktposition.
Artikel Artikel-Identifikation und Bezeichnung werden angezeigt.
Termin Der Termin des Kontraktes wird angezeigt, wenn der Kontrakt dem Typ „Terminkontrakt“ entspricht.
Gesamt Die Gesamtmenge bzw. der Gesamtwert für die Kontraktposition wird angezeigt. Ob Gesamtmenge oder Gesamtwert angezeigt werden, hängt vom Kontrakttyp ab.
Offen Die noch offene Menge bzw. der noch offene Betrag für die Kontraktposition wird angezeigt. Ob Menge oder Betrag angezeigt werden, hängt vom Kontrakttyp ab.
Allgemeiner Status Die Statusinformationen zur Kontraktposition werden angezeigt.

Aktionen im Dialogfenster „Kontraktauswahl“:

Hinweis:

Falls Sie das Dialogfenster über die Positionseditor-Aktion „Übernehmen“ geöffnet haben, dann wird bei den im Dialogfenster verfügbaren Aktionen „Übernehmen“, „Keine Zuordnung“ und „Automatische Auswahl deaktivieren“ die Übernahme der Position automatisch erneut ausgelöst. Bestehen keine weiteren Fehler und auch keine unbestätigten Warnungen, dann wird die Position in die Positionstabelle übernommen.

Aktion Erläuterung
Übernehmen Die markierte Kontraktposition wird als Belegrefe­renz in die Auftragsposition übernommen. Sie wird der passenden Auftragsposition zugeordnet. Das Dialogfenster wird geschlossen.
Keine Zuordnung Keine der Kontraktpositionen wird übernommen. Nur die Warnung wird bestätigt, dass mehr als ein Kontrakt gefunden wurde. Die Funktion „Auto­matische Kontraktauswahl“ bleibt aktiv.

Das Dialogfenster wird geschlossen.
Automatische Auswahl deaktivieren Keine der Kontraktpositionen wird übernommen. Die Funktion „Automatische Kontraktauswahl“ wird für diese Auftragsposition deaktiviert.

Das Dialogfenster wird geschlossen.
Abbrechen Das Dialogfenster wird ohne Auswirkungen geschlossen.

1.20         Neu berechnen

Mithilfe der Aktion „Neu berechnen“ können Sie die bei Bedarf die Preise und Beträge eines Beschaffungsauftrages neu berechnen lassen.

Hinweis:

Ist ein Beleg mit dem Status „Ungültig“ und dem Grund „Auftragsrabatte“ gekennzeichnet, dann wurde das Neuberechnen unerwartet unterbrochen. Sie können mit dieser Aktion das Neuberechnen fortsetzen.

Voraussetzungen

Der Beleg darf nicht mit dem Status „Ungültig“ und einem anderen Grund als „Auftragsrabatte“ gekennzeichnet sein. Ist ein anderer Ungültig-Grund angegeben, dann muss erst jener Ungültig-Status aufgehoben werden, bevor die Aktion „Neu berechnen“ ausgeführt werden kann.

Für den Typ „Konsignationsauftrag“ steht diese Aktion nicht zur Verfügung.

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie einen Beschaffungsauftrag, für den Sie die Preise und Beträge neu berechnen lassen möchten.
  3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Neu berechnen“.
  • Die Preise und Beträge des Auftrages werden neu berechnet. Die Änderungen werden sofort gespeichert.

2                  Folgebelege erzeugen und Belegdokumente ausgeben

Für die Durchführung der folgenden Aktionen finden Sie in diesem Kapitel eine allgemeine Vorgehensweise:

  • Bestellung mit Preisangaben ausgeben
  • Bestellung ohne Preisangaben ausgeben
  • Bestelländerung ausgeben
  • Bestätigungsmahnung ausgeben
  • Liefermahnung ausgeben
  • Rück-Lieferauftrag erzeugen
  • Rück-Lieferauftrag mit Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben
  • Rück-Lieferauftrag ohne Materialbuchung erzeugen und Lieferschein ausgeben
  • Lieferaufträge für externe Lieferungen erzeugen
  • Eingangsrechnungen für Streckenlieferungen erzeugen

Weitere Informationen zu den Aktionen finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsaufträge: Aktionen

Anleitung
  1. Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungsaufträge“.
  2. Öffnen Sie einen Beschaffungsauftrag, für den Sie einen Folgenbeleg erzeugen oder ein Belegdokument ausgeben lassen möchten.
  3. Erfassen Sie bei Bedarf für das Erzeugen von Rück-Lieferaufträgen die Dispositionsmengen in der entsprechenden Ansicht der Positionstabelle.
  4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button auf die gewünschte Aktion.
    • Ein Dialogfenster wird geöffnet.
  5. Ändern Sie bei Bedarf im Dialogfenster die Einstellungen unter dem Karteireiter „Parameter“.
  6. Erfassen Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen und die Ausgabeeinstellungen.
  7. Wählen Sie für die Ausführung einen dieser Buttons:
  • Ausgeben
  • Anzeigen
  • Das Dialogfenster schließt sich und das System erzeugt in Abhängigkeit der gewählten Aktion den Folgebeleg und gibt bei Bedarf das zugehörige Belegdokument aus.

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