In diesem Dokument wird beschrieben, welche Rolle Beschaffungs-Kontraktarten bei der Bearbeitung von Beschaffungskontrakten spielen. Sie erhalten Informationen über die in den Beschaffungs-Kontraktarten hinterlegten Vorschlagswerte und Einstellungen für Beschaffungskontrakte sowie deren Auswirkungen auf die Bearbeitung und Weiterbearbeitung von Beschaffungskontrakten.
1 Begriffsbestimmung
Beschaffungskontrakte
Ein Beschaffungskontrakt ist eine vertragliche Rahmenvereinbarung über Warenlieferungen oder Dienstleistungen zwischen einem Kunden und einem Lieferanten. Ein Beschaffungskontrakt wird immer durch einen Kontrakttyp gekennzeichnet, wie zum Beispiel „Fixe Menge“ oder „Fixer Termin“. Dadurch wird vorgegeben, zu welchem Zeitpunkt oder mit welchem Ereignis ein Kontrakt erledigt ist. Ein Kontraktabruf kann nur mithilfe eines Beschaffungsauftrages erfolgen.
Kontrakt
Als Kontrakt wird ein spezieller Auftrag oder Vertrag bezeichnet, mit dem ein Kunde gegenüber einem Lieferanten die Abnahme von Warenmengen oder Werten über einen Zeitraum zu bestimmten Preisen vereinbart. Der Lieferant verpflichtet sich im Gegenzug, die Artikel des Kontraktes in Höhe der vereinbarten Kontraktmenge oder des Kontraktwertes in einem bestimmten Zeitraum zu liefern.
Kontraktabruf
Die Zuordnung von Kontraktpositionen zu Auftragspositionen im Vertriebs- oder Beschaffungsauftrag wird auch als Kontraktabruf bezeichnet. Über diese Zuordnung ergibt sich der Abrufstatus der Kontraktpositionen, abhängig vom jeweiligen Kontrakttyp.
Kontraktarten
Kontraktarten dienen der Identifikation von Vertriebs- oder Beschaffungskontrakten und der Festlegung des Kontrakttyps, z. B. „Fixe Menge“, „Fixer Wert“ oder „Fixer Termin“. Außerdem enthalten Kontraktarten Vorschlagswerte für darauf basierende Kontrakte.
Kontrakttyp
Ein Kontrakt wird immer durch einen Kontrakttyp gekennzeichnet, wie zum Beispiel „Fixe Menge“ oder „Fixer Termin“. Der Kontrakttyp legt fest, welche Daten in einem Vertriebs- oder Beschaffungskontrakt angezeigt und erfasst werden und zu welchem Zeitpunkt oder mit welchem Ereignis ein Kontrakt erledigt ist. Auch der Abrufstatus sowie der Allgemeine Status „Erledigt“ einer Kontraktposition sind abhängig vom Kontrakttyp. Der Kontrakttyp eines Kontrakts wird über die zugeordnete Kontraktart festgelegt.
Kontrakttyp „Konsignation”
Der Kontrakttyp „Konsignation“ besteht für Konsignationsvereinbarungen mit Lieferanten. Konsignationskontrakte sind terminabhängige Kontrakte mit einem Beginn- und Endtermin. Für diesen Zeitraum sind die Preise für bestimmte Artikel und Standorte festgelegt. Die Ware gehört bis zu ihrer Verwendung, z. B. im Vertrieb oder in der Produktion, dem Lieferanten.
Menge/Termin
Der Kontrakttyp „Menge/Termin“ ist für mengen- und terminabhängige Kontrakte, bei denen sowohl eine feste Obergrenze für die abrufbare Gesamtmenge des Artikels als auch ein Endtermin festgelegt werden, bis zu dem die Artikel abgerufen werden können. Wenn die vereinbarte Menge oder der vereinbarte Termin erreicht wird, können aus diesem Kontrakt keine Artikel mehr abgerufen werden. Dabei ist nicht relevant, welche Bedingung zuerst eintritt, nur eine der beiden Bedingungen muss zutreffen.
2 Beschaffungskontrakttypen
Die Kontrakttypen bestimmen, welche Daten im Beschaffungskontrakt angezeigt und erfasst werden. Auch der Abrufstatus sowie der allgemeine Status „Erledigt“ einer Kontraktposition sind abhängig von dem Kontrakttyp, der über die gewählte Kontraktart festgelegt wird. Der Abrufstatus ergibt sich aus der Zuordnung von Kontraktpositionen zu Auftragspositionen im Beschaffungsauftrag. Dies wird auch als Kontraktabruf bezeichnet.
Folgende Kontrakttypen können in Beschaffungskontrakten verwendet werden:
- Fixe Menge
- Fixer Wert
- Fixer Termin
- Konsignation
- Menge/Termin
- Wert/Termin
Die Kontrakttypen und die davon abgeleiteten Abrufstatus der Kontraktpositionen im Einzelnen:
| Kontrakttyp | Erläuterung |
| Fixe Menge | Der Kontrakttyp „Fixe Menge“ ist für mengenabhängige Kontrakte, bei denen eine Obergrenze (ggf. plus/minus Über- bzw. Unterlieferung) für die abrufbare Gesamtmenge des Artikels festgelegt wird.
Eine Kontraktposition des Typs „Fixe Menge“ ist dann „Komplett abgerufen“, wenn die vereinbarte Gesamtmenge der Kontraktposition durch Kontraktabrufe in Beschaffungsaufträgen erreicht wird. Dabei werden Über- bzw. Unterlieferungsprozentsätze berücksichtigt: Die Kontraktposition ist also auch dann komplett abgerufen, wenn innerhalb des Überlieferungsprozentsatzes „zu viel“ geliefert wurde oder wenn eine offene Abrufmenge verbleibt, die unter dem festgelegten Unterlieferungsprozentsatz liegt. Der Termin oder die Werte spielen bei diesem Kontrakttyp keine Rolle. Ist eine Position „Komplett abgerufen“, erhält sie automatisch den Status „Erledigt“. Der gesamte Kontrakt ist dann „Komplett abgerufen“ und somit „Erledigt“, wenn alle Kontraktpositionen den Status „Komplett abgerufen“ haben. |
| Fixer Wert | Der Kontrakttyp „Fixer Wert“ ist für wertabhängige Kontrakte, bei denen eine Obergrenze (ggf. plus/minus Über- bzw. Unterlieferung) für den abrufbaren Gesamtbetrag des Artikels festgelegt wird.
Eine Kontraktposition des Kontrakttyps „Fixer Wert“ ist dann komplett abgerufen, wenn der vereinbarte Gesamtbetrag der Kontraktposition durch Kontraktabrufe in Beschaffungsaufträgen erreicht wird. Das System zieht dabei die im Auftrag berechneten Auftragspositionswerte zur Ermittlung des Abrufstatus heran. Dabei werden Über- bzw. Unterlieferungsprozentsätze berücksichtigt: Die Kontraktposition ist also auch dann komplett abgerufen, wenn innerhalb des Überlieferungsprozentsatzes „zu viel“ geliefert wurde oder ein offener Abrufwert verbleibt, der unter dem festgelegten Unterlieferungsprozentsatz liegt. Der Termin oder die Menge spielen bei diesem Kontrakttyp keine Rolle. Ist eine Position „Komplett abgerufen“, erhält sie automatisch den Status „Erledigt“. Der gesamte Kontrakt ist dann „Komplett abgerufen“ und somit „Erledigt“, wenn alle Kontraktpositionen den Status „Komplett abgerufen“ haben. |
| Fixer Termin | Der Kontrakttyp „Fixer Termin“ ist für terminabhängige Kontrakte, bei denen ein Endtermin festgelegt wird, bis zu dem die Artikel mit Bezug auf diesen Kontrakt abgerufen werden können.
Zum vereinbarten Endtermin gelten der gesamte Kontrakt und alle Kontraktpositionen als „Komplett abgerufen“. Genau bis zu diesem Endtermin können deshalb aus diesem Kontrakt Artikel abgerufen werden, danach nicht mehr. Davon unabhängig ist, ob Menge oder Wert erreicht oder im Rahmen der Zulässigkeit unter- oder überschritten werden. Terminkontrakte müssen über die entsprechende Aktion manuell erledigt werden. Terminkontrakte gelten bis einschließlich des erfassten Datums. |
| Konsignation | Der Kontrakttyp „Konsignation“ besteht für Konsignationsvereinbarungen mit Lieferanten. Konsignationskontrakte sind terminabhängige Kontrakte mit einem Beginn- und Endtermin. Für diesen Zeitraum sind die Preise für bestimmte Artikel und Standorte festgelegt. Die Ware gehört bis zu ihrer Verwendung, z. B. im Vertrieb oder in der Produktion, dem Lieferanten.
Zum vereinbarten Endtermin gilt der Kontrakt als „Komplett abgerufen“. Dabei gibt es keine Einschränkungen bezüglich der abgerufenen Menge oder des abgerufenen Werts. Konsignationskontrakte sind Terminkontrakte und müssen daher über die entsprechende Aktion manuell erledigt werden. Konsignationskontrakte gelten einschließlich der erfassten Beginn- und Enddaten. Da für Konsignations-Beschaffungsaufträge immer ein Konsignationskontrakt erforderlich ist, gelten Konsignationskontrakte außerdem bis zum Beginn des nächsten Kontrakts. Wenn daher zum Entnahmezeitpunkt eines Artikels kein gültiger Kontrakt vorhanden ist, dann wird der zuletzt gültige Kontrakt verwendet. Hinweis: Organisatorisch ist sicherzustellen, dass kein externer Bestand entnommen werden kann, wenn kein Konsignationskontrakt gilt. Dies kann u. a. durch die Verwendung eines Sperrlagers, durch Kennzeichnung der Ware, durch die Rücksendung an den Lieferanten, oder durch manuelle Umbuchung und Übernahme in den eigenen Bestand erfolgen. Ein konkreter Kontrakt kann sich auf mehrere Standorte oder auf mehrere Firmen eines oder mehrerer Standorte beziehen. |
| Menge/Termin | Der Kontrakttyp „Menge/Termin“ ist für mengen- und terminabhängige Kontrakte, bei denen sowohl eine feste Obergrenze für die abrufbare Gesamtmenge des Artikels als auch ein Endtermin festgelegt werden, bis zu dem die Artikel abgerufen werden können.
Eine Kontraktposition des Kontrakttyps „Menge/ Wenn der vereinbarte Termin erreicht wird, können aus diesem Kontrakt keine Artikel mehr abgerufen werden. Der Menge/Termin-Kontrakt muss dann über die entsprechende Aktion manuell erledigt werden. Dabei ist nicht relevant, welche Bedingung zuerst eintritt, nur eine der beiden Bedingungen muss zutreffen. Der Wert spielt keine Rolle. |
| Wert/Termin | Der Kontrakttyp „Wert/Termin“ ist für wert- und terminabhängige Kontrakte, bei denen sowohl eine feste Obergrenze für den abrufbaren Gesamtwert des Artikels als auch ein fester Endtermin festgelegt werden.
Eine Kontraktposition des Kontrakttyps „Wert/ Wenn der vereinbarte Termin erreicht wird, können aus diesem Kontrakt keine Artikel mehr abgerufen werden. Der Wert/Termin-Kontrakt muss dann über die entsprechende Aktion manuell erledigt werden. Dabei ist nicht relevant, welche Bedingung zuerst eintritt, nur eine der beiden Bedingungen muss zutreffen. Die Menge spielt keine Rolle. |
3 Anwendungsbeschreibung
Beschaffungs-Kontraktarten dienen der Identifikation von Beschaffungskontrakten und der Festlegung des Typs des Beschaffungskontraktes. In jeder Beschaffungs-Kontraktart kann zwischen folgenden Typen unterschieden werden:
- Fixe Menge
- Fixer Termin
- Fixer Wert
- Konsignation
- Menge/Termin
- Wert/Termin
Außerdem enthalten Beschaffungs-Kontraktarten weitere Einstellungen für die Beschaffungskontrakte dieser Art. Die Anwendung „Beschaffungs-Kontraktarten“ ist nicht in Identifikations- und Arbeitsbereich aufgeteilt. Sie verfügt über Eingabefelder.
Eingabefelder
In den Feldern der Beschaffungs-Kontraktart werden Daten erfasst oder ausgewählt, die für alle Beschaffungskontrakte gelten sollen, die diese Art verwenden. Die festgelegten Daten werden automatisch allen neuen Beschaffungskontrakten dieser Art zugewiesen und können nicht verändert werden.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Im Feld „Art“ wird die eindeutige Identifikation der Beschaffungs-Kontraktart erfasst. Sie ist frei wählbar. Insbesondere für Systeme mit mehreren Organisationen bietet sich an, wenn Sie in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung, Unterfunktion „Nummernkreise“ einen Nummernkreis im Feld „Kontraktarten-Nummernkreis“ hinterlegen. Wenn für die in der Titelleiste ausgewählte Beschaffungsorganisation ein Nummernkreis hinterlegt ist, dann wird die sich hieraus ergebende nächste Nummer beim Erfassen einer neuen Art als Identifikation vorgeschlagen.
Die Identifikation der Art dient dazu, in weiteren Anwendungen und Abfragen die richtige Beschaffungs-Kontraktartart zu finden, um z. B. einem Beschaffungskontrakt die richtige Art zuzuweisen und dadurch bestimmte Einstellungen zu übernehmen. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Erfassen Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung, damit die Suche danach erleichtert wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sonderzeichen, dass diese in einer zu suchenden Zeichenkette aus technischen Gründen in folgende Platzhalter umgewandelt werden: · Stern (*) zu Unterstrich (_) · Fragezeichen (?) zu Prozentzeichen (%) Die Verwendung eines Unterstriches in einem Suchmerkmal würde nicht nur nach dem Unterstrich, sondern nach einem beliebigen Zeichen suchen. Gleichermaßen wird das Prozentzeichen ausgewertet, welches dann keinem, einem oder mehreren Zeichen entspricht. Die Verwendung von Unterstrichen und Prozentzeichen in Zeichenketten sollte deshalb möglichst vermieden werden, da möglicherweise andere und mehr Objekte gefunden werden als beabsichtigt. |
| Nummernkreis | In der Beschaffungs-Kontraktart wird ein Nummernkreis ausgewählt, mit dessen Hilfe das System für neue Beschaffungskontrakte automatisch eine Nummer nach einem bestimmten Muster erzeugt.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Nummernkreise“. |
| Eröffnungsstatus | Der Eröffnungsstatus legt den Allgemeinen Status für neue Beschaffungs-Kontrakte dieser Art fest. Sie können zwischen folgenden Einträgen wählen:
· Freigegeben · In Bearbeitung Hinweis: Ist eine Kontraktposition im Status „In Bearbeitung“, so kann sie erst dann mit einer Beschaffungsauftragsposition verbunden werden, wenn zuvor der Status manuell auf „Freigegeben“ geändert wurde. Hinweis: Ein Auftrag oder eine Auftragsposition im Status „Freigegeben“ kann nicht wieder in den Status „In Bearbeitung“ zurückgesetzt werden. Verwenden Sie stattdessen den Status „Gesperrt“. Siehe auch die Dokumentation „Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen“. |
| Typ | Wählen Sie einen Kontrakttyp aus, der anschließend allen Kontrakten zugewiesen wird, die diese Kontraktart verwenden.
Folgende Kontrakttypen können verwendet werden: · Fixe Menge · Fixer Wert · Fixer Termin · Konsignation · Menge/Termin · Wert/Termin Der Typ kann nicht mehr geändert werden, wenn die Kontraktart bereits in einem Beschaffungskontrakt verwendet wird. |
| Herkunft Einheiten-Verbindlichkeit | In diesem Feld wird festgelegt, woher die Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit herangezogen wird. Der gewählte Eintrag ist ein Vorschlagswert für Beschaffungskontrakte dieser Art.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Artikel Mit diesem Eintrag übernehmen Sie die Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit aus den Artikel-Stammdaten. · Manuell Mit diesem Eintrag legen Sie eine Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit individuell fest. Dieses Feld wird angezeigt, wenn in der Anwendung „Customizing“ für den Mandanten die Funktion „Bestand in logistischen Einheiten führen“ aktiviert ist. Diese Funktion finden Sie in der Funktion „Lagerlogistik“, Unterfunktion „Bestände“. |
4 Customizing
Sie können in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Nummernkreise“ einen Nummernkreis im Feld „Kontraktarten-Nummernkreis“ hinterlegen. Wenn für die ausgewählte Beschaffungsorganisation ein Nummernkreis hinterlegt ist, so wird die sich hieraus ergebende nächste Nummer beim Erfassen einer Art vorgeschlagen.
Der Typ „Konsignation“ steht nur dann zur Verfügung, wenn für den Mandanten unter der Funktion „Lagerlogistik“ die Funktion „Mehrere Bestandseigentümer“ aktiviert ist.
5 Business Entitys
Für die Anwendung „Beschaffungs-Kontraktarten“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Beschaffungs-Kontraktarten
com.cisag.app.purchasing.obj.PurchaseContractType
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Beschaffung Belegdaten
com.cisag.app.purchasing.OrderData
6 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
6.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Beschaffungs-Kontraktarten“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
6.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann wird einer Person die Anwendung „Beschaffungs-Kontraktarten“ nur angezeigt, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
Die Anwendung „Beschaffungs-Kontraktarten“ umfasst die Tabelle „Berechtigungen“. Damit eine Person eine Beschaffungs-Kontraktart nutzen kann, muss sie in den Partner-Stammdaten mindestens einer Organisation zugeordnet sein, die in der Tabelle „Berechtigungen“ der Beschaffungs-Kontraktart erfasst wurde.
Hinweis:
Die Tabelle ist nur dann sichtbar, wenn für den Benutzer über eine Berechtigungsrolle die Fähigkeit „Berechtigungen anzeigen“ für das zugehörige Business Entity vergeben wurde. Um inhaltsbezogene Berechtigungen bearbeiten zu können, benötigt er zusätzlich die Fähigkeit „Berechtigungen ändern“.
Daneben sind ihm die generellen Fähigkeiten zum Öffnen der jeweiligen Anwendung und zum Öffnen und Bearbeiten des jeweiligen Business Entitys zuzuweisen.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
6.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Beschaffungs-Kontraktarten“ bestehen keine Besonderheiten.
6.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Beschaffungs-Kontraktarten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.