In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Beschaffungskontrakte“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, z. B. wie Sie einen Beschaffungskontrakt erfassen oder bearbeiten. Sie werden außerdem über mögliche Voraussetzungen und Auswirkungen informiert.
Die Beschreibung der Felder der Anwendung „Beschaffungskontrakte“ finden Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungskontrakte
Die Aktionen zur Bearbeitung eines Beschaffungskontraktes sind in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungskontrakte: Aktionen
1 Aktionen zur Bearbeitung
1.1 Standardaktionen
Die Vorgehensweisen zu den Standardaktionen „Neu“, „Basis duplizieren“, „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionstabelle und Positionseditor sind in dieser Dokumentation beschrieben: Vorgehensweisen: Beleg-Anwendungen
1.2 Aus Angebot erzeugen
Mithilfe der Neu-Aktion „Aus Angebot erzeugen“ wird aus einem Beschaffungsangebot ein Kontrakt erzeugt.
Voraussetzungen
- Beschaffungs-Kontraktart
- Beschaffungsangebot
Diese Aktion steht für den Kontrakttyp „Konsignation“ nicht zur Verfügung.
Sets, Naturalrabatte und Pseudo-Artikel können in Beschaffungskontrakten nicht verwendet werden. Solche Positionen werden nach der Bestätigung einer entsprechenden Warnung ausgeschlossen.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungskontrakte“.
- Wählen Sie bei Bedarf in der Titelleiste die Beschaffungsorganisation aus, für die Sie den Beleg erfassen möchten.
Hinweis:
In Single-Site-Systemen ohne inhaltsbezogene Berechtigungen wird als Organisation immer der Mandant verwendet.
- Erfassen Sie im ersten Feld zu dem zweiteiligen Feld „Nummer“ die Identifikation einer Beschaffungs-Kontraktart.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem „Neu“-Menü auf die Aktion „Aus Angebot erzeugen“.
- Ein Dialogfenster öffnet sich. Weitere Informationen zum Dialogfenster finden Sie in diesem Kapitel: Dialogfenster „Kontrakt aus Angebot erzeugen“
- Erfassen Sie in im Dialogfenster die Art und Nummer des gewünschten Angebots, auf dessen Basis ein Beschaffungskontrakt erzeugt werden soll. Ändern Sie bei Bedarf die Status, nach denen die zu übernehmenden Angebotspositionen ermittelt werden sowie die Einstellung „Angebotspositionen erledigen“. Wenn Sie nicht alle relevanten Angebotspositionen übernehmen oder die Positionen ändern möchten, dann aktivieren Sie die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“.
- Drücken Sie auf den „OK“-Button.
- Das System erzeugt einen neuen Beschaffungskontakt auf der Basis der erfassten Angebotsidentifikation. Aus dem Angebot werden der Lieferant und die Währung in der Kontraktbasis sowie die Positionen in den Kontrakt übernommen. Fehlende Daten werden aus der Beschaffungs-Kontraktart und den Lieferanten- oder Artikel-Stammdaten vorgeschlagen. Die in der Titelleiste gewählte Organisation wird als Beschaffungsorganisation übernommen.
- Sofern Sie die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“ nicht aktiviert haben und keine Fehler auftreten, wird der Beschaffungskontrakt automatisch gespeichert.
- Ändern und ergänzen Sie die Vorschlagswerte bei Bedarf.
- Ändern oder ergänzen Sie die Kontraktpositionen bei Bedarf im Positionseditor. Erfassen oder ändern Sie z. B. die Preise.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Speichern-Button.
- Der Kontrakt wird gespeichert.
- Belegkettenbeziehungen zwischen Beschaffungsangebot und Beschaffungskontrakt werden erzeugt.
Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass im Gegensatz zu der gleichnamigen Aktion im Beschaffungsauftrag keinerlei Status-Rückmeldungen an das Angebot erfolgen. Allerdings können Sie bei Bedarf die Funktion „Angebotspositionen erledigen“ nutzen.
Dialogfenster „Kontrakt aus Angebot erzeugen“
Haben Sie auf die Aktion „Aus Angebot erzeugen“ gedrückt, dann öffnet sich das Dialogfenster „Kontrakt aus Angebot erzeugen“. Darin können Sie folgende Einstellungen vornehmen:
| Feld | Erläuterung |
| Angebot | Erfassen Sie in diesen Feldern die Identifikation des Beschaffungsangebotes, aus dem ein Beschaffungskontrakt erzeugt werden soll. Das Beschaffungsangebot wird eindeutig durch die Beschaffungs-Angebotsart im ersten Eingabefeld und durch die Beschaffungsangebotsnummer im zweiten Eingabefeld eindeutig identifiziert. |
| Positionsstatus | Wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf, welchen Status die zu übernehmenden Angebotspositionen haben sollen. Gemäß gewähltem Status werden demnach nur entsprechende Positionen hinzugefügt. Dadurch können Sie z. B. verhindern, dass bereits erledigte oder noch nicht freigegebene Angebotspositionen dem Kontrakt hinzugefügt werden. |
| Angebotspositionen erledigen
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann wird beim Speichern des Kontraktes jede übernommene Angebotsposition manuell erledigt.
Hinweis: Sind Naturalrabatte in einer übernommenen Angebotsposition enthalten und ist die Funktion „Angebotspositionen erledigen“ aktiviert, dann werden diese ebenfalls erledigt. |
| Positionen mithilfe des Editors übernehmen
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann wird jede Angebotsposition als neue Kontraktposition nacheinander einzeln in den Positionseditor übernommen und kann vor der Übernahme in die Positionstabelle bearbeitet werden.
Ist die Funktion deaktiviert, dann wird eine Position nur dann in den Positionseditor übernommen, wenn ein Fehler auftritt. Die Positionen werden bei deaktivierter Funktion automatisch in die Positionstabelle übernommen und gespeichert, wenn kein Fehler auftritt. |
Auswirkungen
Das System erzeugt einen neuen Beschaffungskontrakt auf der Basis des ausgewählten Angebots. Aus dem Angebot werden dabei der Lieferant und die Währung in die Kontraktbasis sowie die Positionen in die Positionstabelle übernommen. Fehlende Daten werden aus der Beschaffungs-Kontraktart und den Lieferanten- oder Artikel-Stammdaten herangezogen.
Bei der Übernahme der Angebotspositionen in den Beschaffungskontrakt haben Sie die Wahl zwischen Einzelübernahme und Gesamtübernahme:
- Einzelübernahme
Die Einzelübernahme aktivieren Sie mithilfe der Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“. Ist sie aktiviert, dann werden die Angebotsposition als neue Kontraktposition zunächst in den Positionseditor übernommen. Sie können sie bearbeiten und müssen sie in die Positionstabelle des Beschaffungskontraktes übernehmen.
Bei der Einzelübernahme von Positionen stehen Ihnen im Positionseditor weitere Buttons zur Bearbeitung der Positionen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung
- Gesamtübernahme
Ist die Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“ nicht aktiviert, dann erfolgt die Gesamtübernahme. Dabei werden alle Angebotspositionen in einem Schritt in den Kontrakt als neue Positionen in die Positionstabelle übernommen und der Kontrakt wird sofort gespeichert. Danach sind bestimmte Daten, wie z. B. die Artikel-Identifikation einer Position, nicht mehr änderbar. Tritt beim Übernehmen ein Fehler auf, dann wechselt das System automatisch in den Modus der Einzelübernahme.
Zwischen der Kontraktbasis und der Angebotsbasis und zwischen den Angebotspositionen und den korrespondierenden Kontraktpositionen wird eine Belegkettenbeziehung erzeugt.
Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass im Gegensatz zu der gleichnamigen Aktion im Beschaffungsauftrag in diesem Fall keinerlei Status-Änderungen an das Angebot weitergeleitet werden. Allerdings können Sie bei Bedarf die Funktion „Angebotspositionen erledigen“ nutzen.
1.3 Allgemeinen Status ändern
Die Beschreibung der Aktionen „Freigeben“, „Positionen freigeben“, „Sperren“, „Positionen sperren“ und „Positionen erledigen“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen
In diesem Dokument werden auch die Aktionen „Freigeben“ und „Sperren“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors beschrieben.
1.4 Positionen suchen und hinzufügen
Die Beschreibung zur Aktion „Positionen suchen und hinzufügen“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen
1.5 Artikel suchen und hinzufügen
Die Beschreibung zur Aktion „Artikel suchen und hinzufügen“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Artikel suchen und hinzufügen
1.6 Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen
Die Beschreibung zur Aktion „Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen
1.7 Preis ermitteln
Für eine im Positionseditor geöffnete Position lassen Sie mithilfe der Aktion „Preis ermitteln“ vom System einen Preis ermitteln.
Voraussetzungen
- Im Positionseditor ist eine bestehende Position geöffnet oder eine neue wird erfasst.
- Damit das System für einen Artikel einen Preis ermitteln kann, müssen mindestens eine Preis-Listung und eine Preisliste im System vorhanden sein, auf die Folgendes zutrifft:
- Zum betroffenen Artikel sind Daten enthalten.
- Der Lieferant und die Währung entsprechen den im Kontrakt erfassten Daten (Kontraktpartner, Währung des Rechnungsstellers).
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungskontrakte“.
- Erfassen Sie die Identifikation des Beschaffungskontraktes, für den Sie für eine Position einen Preis ermitteln lassen möchten, und drücken Sie z. B. in der Standard-Symbolleiste auf den „Aktualisieren“-Button zum Öffnen des Beschaffungskontraktes.
- Der Beschaffungskontrakt wird geöffnet.
- Öffnen Sie die Kontraktposition, für die Sie einen Preis ermitteln lassen möchten, im Positionseditor oder erfassen Sie eine neue Position.
- Drücken Sie in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Preis ermitteln“.
- Das Dialogfenster „Preis aus Preisliste ermitteln“ wird geöffnet. Weitere Informationen zum Dialogfenster finden Sie in diesem Kapitel: Dialogfenster „Preis aus Preisliste ermitteln“
- Das System hat aus den Lieferanten-Stammdaten bereits Vorschlagswerte übernommen.
- Ändern oder ergänzen Sie die Daten für die Preisermittlung bei Bedarf.
- Drücken Sie auf den „OK“-Button.
- Das System ermittelt einen Preis für die erfasste Menge des Artikels der geöffneten Kontraktposition und übernimmt diesen in das Feld „Preis“ im Positionseditor.
Dialogfenster „Preis aus Preisliste ermitteln“
Haben Sie auf die Aktion gedrückt, dann öffnet sich vor der Ausführung ein Dialogfenster, in dem Sie Einstellungen für die Preisermittlung festlegen.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Partner | Bei der Preisermittlung zieht das System die für diesen Partner hinterlegten Preise heran.
Ist für die Beschaffungsorganisation des Kontraktes in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Preise“ als Partnerverwendung „Rechnungssteller“ festgelegt und ist das Feld „Rechnungsteller“ des Kontraktes gefüllt, dann wird der Rechnungssteller vorgeschlagen. Ansonsten wird in diesem Feld der Kontraktpartner vorgeschlagen. Sie können einen anderen Partner der Rolle „Lieferant“ bezogen auf die Beschaffungsorganisation festlegen. Weitere Informationen zur Partnerrolle „Lieferant“ finden Sie in dieser Dokumentation: Partner, Ansicht „Lieferant“ |
| Preis-Listung | Die Preisermittlung basiert auf der in diesem Feld erfassten Preis-Listung.
Die in den Lieferanten-Stammdaten des im Feld „Partner“ vorgeschlagenen Kontraktpartners hinterlegte Preis-Listung wird vorgeschlagen. Sie können bei Bedarf eine andere Preis-Listung erfassen. |
| Berechnungszeitpunkt | Das in diesem Feld erfasste Datum und die Uhrzeit bestimmen, welchen Berechnungszeitpunkt das System bei der Preisermittlung verwendet. Sie können auch einen Berechnungszeitpunkt in der Vergangenheit erfassen und damit die zu jenem Zeitpunkt gültigen Preisinformationen erhalten. Falls für einen Gültigkeitszeitraum mehrmals die Preise geändert wurden, dann werden die Einträge bei der Preisermittlung berücksichtigt, die exakt zum angegebenen Zeitpunkt gültig waren.
Die Preisliste wird über das im Feld „Bezugsdatum für Preisermittlung“ erfasste Datum bestimmt. Für den Berechnungszeitpunkt wird der aktuelle Zeitpunkt vorgeschlagen. |
| Bezugsdatum für Preisermittlung | Das in diesem Feld erfasste Datum bestimmt, auf welchen Termin sich die Berechnung der Preise bezieht. Zu verschiedenen Terminen können sich die Preise für gleiche Artikel unterscheiden, da Preise in Preislisten einen Gültigkeitszeitraum haben.
Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen. |
| Preistyp | Legen Sie fest, worauf sich die Preisermittlung beziehen soll. Wählen Sie zwischen diesen Einträgen:
· Bruttopreis · Nettopreis |
Auswirkungen
Das System ermittelt einen Preis für die erfasste Menge des Artikels in der im Positionseditor geöffneten Kontraktposition. Das System zieht dazu die hinterlegte Preis-Listung inkl. der darin enthaltenen Preislisten heran und sucht einen gültigen Artikelpreis zum Bezugsdatum und zum Berechnungszeitpunkt für den festgelegten Partner.
Ergebnis der Preisermittlung:
- Preis wurde ermittelt
Der ermittelte Preis wird in das Feld „Preis“ der Kontraktposition übernommen.
- Preis wurde nicht ermittelt
Kann das System anhand der erfassten Daten keinen Preis für den Artikel ermitteln, dann wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Preislisten, die der ausgewählten Preis-Listung zugeordnet sind, keinen Eintrag für den Artikel enthalten.
Hinweis:
Ändern Sie in diesem Fall bei Bedarf die Daten für die Preisermittlung und führen die Aktion erneut aus.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Dokument: Einführung: Beschaffungspreise
2 Kontraktbestätigung ausgeben
Mithilfe der Aktion „Kontraktbestätigung ausgeben“ wird das Belegdokument „Kontraktbestätigung“ ausgegeben.
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Beschaffungskontrakte“.
- Erfassen Sie die Identifikation des Beschaffungskontraktes, für den Sie das Belegdokument „Kontraktbestätigung“ ausgeben möchten, und drücken Sie z. B. in der Standard-Symbolleiste auf den „Aktualisieren“-Button zum Öffnen des Beschaffungskontraktes.
- Der Beschaffungskontrakt wird geöffnet.
- Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button auf die Aktion „Kontraktbestätigung ausgeben“.
- Das Dialogfenster „Kontraktbestätigungen ausgeben“ wird geöffnet.
- Ändern Sie im geöffneten Dialogfenster bei Bedarf unter dem Karteireiter „Parameter“ das Datum für die Belegausgabe.
- Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen und Ausgabeeinstellungen.
- Drücken Sie auf einen der Buttons für die Ausgabe „Ausgeben“ oder „Anzeigen“.
- Das System erzeugt verzögert oder sofort das Belegdokument „Kontraktbestätigung“.
- Das System gibt die Kontraktbestätigung auf dem gemäß Kontrakt ermitteltem bzw. festgelegtem Ausgabemedium und mit dem Format gemäß im Kontrakt hinterlegter bzw. gewählter Belegdokument-Vorlage aus.
Auswirkungen
Das Belegdokument „Kontraktbestätigung“ wird vom System erzeugt und in der Korrespondenzsprache des Kontraktpartners ausgegeben.
3 Terminkontrakte erledigen
Bei terminabhängigen Kontrakten wird der Status „Erledigt“ nicht automatisch vom System vergeben. Der Benutzer kann mithilfe der Hintergrund-Anwendung „Abgelaufene Beschaffungskontrakte erledigen“ bei Bedarf eine Prüfung des Systems auslösen. Dabei vergleicht das System den Termin aller noch nicht erledigter Positionen aller Terminkontrakte in der Beschaffung mit dem aktuellen Datum und vergibt dann den Status „Erledigt“, wenn der Termin bereits abgelaufen ist.
Voraussetzungen
Nur für diese Kontrakttypen verfügbar:
- Fixer Termin
- Konsignation
- Menge/Termin
- Wert/Termin
Anleitung
- Öffnen Sie die Anwendung „Abgelaufene Beschaffungskontrakte erledigen“.
- Ein Dialogfenster öffnet sich.
- In Abhängigkeit der gewünschten Verarbeitung erfassen Sie notwendige Verarbeitungsdaten
- Drücken Sie auf einen der Buttons für die Verarbeitung „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.
- Das System prüft verzögert oder sofort den Termin aller Beschaffungskontraktpositionen und vergibt ggf. den Allgemeinen Status „Erledigt“. Für Kontrakte, bei denen dadurch alle Positionen erledigt sind, wird der Allgemeine Status der Belegbasis ebenfalls auf „Erledigt“ gesetzt.