In diesem Dokument wird beschrieben, welche Rolle Beschaffungs-Angebotsarten bei der Bearbeitung von Beschaffungsangeboten spielen. Sie erhalten Informationen über die in den Beschaffungs-Angebotsarten hinterlegten Vorschlagswerte und Einstellungen für Beschaffungsangebote sowie deren Auswirkungen auf die Bearbeitung und Weiterbearbeitung von Beschaffungsangeboten.
1 Begriffsbestimmung
Beschaffungsangebote
Das Beschaffungsangebot ist ein Angebot eines Lieferanten über angefragte Artikel. Ein Beschaffungsangebot enthält Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung sowie zum Ort der Lieferung. Die Befristung von Angeboten wird über die Angabe der Bindungsfrist festgelegt. Beschaffungsangebote können sich auf eine Beschaffungsanfrage im System beziehen und damit die Belegkette fortführen.
2 Anwendungsbeschreibung
Beschaffungs-Angebotsarten dienen der Identifikation von Beschaffungsangeboten. Außerdem enthalten sie Vorschlagswerte und Einstellungen für die Beschaffungsangebote dieser Art.
Die Anwendung besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich.
2.1 Identifikationsbereich
| Feld | Erläuterung |
| Art | Im Feld „Art“ wird die eindeutige Identifikation der Beschaffungs-Angebotsart erfasst. Sie ist frei wählbar. Insbesondere für Systeme mit mehreren Organisationen bietet sich an, wenn Sie in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung, Unterfunktion „Nummernkreise“ einen Nummernkreis im Feld „Angebotsarten-Nummernkreis“ hinterlegen. Wenn für die in der Titelleiste ausgewählte Beschaffungsorganisation ein Nummernkreis hinterlegt ist, dann wird die sich hieraus ergebende nächste Nummer beim Erfassen einer neuen Art vorgeschlagen.
Die Identifikation der Art dient dazu, in weiteren Anwendungen und Abfragen die richtige Beschaffungs-Angebotsart zu finden, um z. B. ein Beschaffungsangebot die richtige Art zuzuweisen und dadurch bestimmte Vorschlagswerte und Einstellungen zu übernehmen. |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient als zusätzliches Erkennungsmerkmal. Sie kann aus frei wählbarem Text bestehen. Erfassen Sie eine aussagekräftige und möglichst eindeutige Bezeichnung, damit die Suche danach erleichtert wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Sonderzeichen, dass diese in einer zu suchenden Zeichenkette aus technischen Gründen in folgende Platzhalter umgewandelt werden: · Stern (*) zu Unterstrich (_) · Fragezeichen (?) zu Prozentzeichen (%) Die Verwendung eines Unterstriches in einem Suchmerkmal würde nicht nur nach dem Unterstrich, sondern nach einem beliebigen Zeichen suchen. Gleichermaßen wird das Prozentzeichen ausgewertet, welches dann keinem, einem oder mehreren Zeichen entspricht. Die Verwendung von Unterstrichen und Prozentzeichen in Zeichenketten sollte deshalb möglichst vermieden werden, da möglicherweise andere und mehr Objekte gefunden werden als beabsichtigt. |
| Nummernkreis | In der Beschaffungs-Angebotsart wird ein Nummernkreis ausgewählt, mit dessen Hilfe das System für neue Beschaffungsangebote automatisch eine Nummer nach einem bestimmten Muster erzeugt.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Nummernkreise“. |
| Eröffnungsstatus | Der Eröffnungsstatus legt den Allgemeinen Status für neue Beschaffungsangebote dieser Art fest. Sie können zwischen „Freigegeben“ und „In Bearbeitung“ wählen.
Hinweis: Ist eine Angebotsposition oder das dazugehörige Angebot im Status „In Bearbeitung“, so kann sie erst dann mit Folgebelegen wie z. B. einem Beschaffungsauftrag weiterbearbeitet werden, wenn zuvor der Status manuell auf „Freigegeben“ geändert wurde. Hinweis: Ein Angebot oder eine Angebotsposition im Status „Freigegeben“ kann nicht wieder in den Status „In Bearbeitung“ zurückgesetzt werden. Verwenden Sie stattdessen den Status „Gesperrt“. Siehe auch Dokumentation „Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen“. |
2.2 Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich der Anwendung enthält die wesentlichen Felder und Funktionen, um Vorschlagswerte zu erfassen, die für Beschaffungsangebote gelten sollen. Die Felder und Funktionen sind unter Karteireitern zusammengefasst, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Karteireiter „Lieferdaten“
- Karteireiter „Rechnungsdaten“
2.2.1 Karteireiter „Lieferdaten“
| Feld | Erläuterung |
| Lagerort | Der Lagerort in diesem Feld bezeichnet den Zugangslagerort, zu dem die angebotenen Artikel ggf. geliefert werden sollen. Wählen Sie einen im System vorhandenen Lagerort als Zugangslagerort aus. Ist in diesem Feld kein Lagerort erfasst, dann wird er im Angebot als Vorschlagswert aus den Partner-Stammdaten des Lieferpartners übernommen. Ist dort ebenfalls kein Lagerort erfasst, dann wird als Zugangslagerort der Lagerort herangezogen, der in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“ für die Beschaffungsorganisation hinterlegt ist. Fehlt auch dort die Lagerortangabe, dann kann im Auftrag kein Lagerort vorgeschlagen werden.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass sich der Lagerort der Position auch aus den Artikel-Stammdaten ergeben kann. |
| Lagerort-Vorschlagswert | In diesem Feld wird festgelegt, ob bzw. unter welchen Bedingungen der Lagerort vorgeschlagen werden soll. Der gewählte Eintrag wird als Vorschlagswert bei der Erfassung der Angebotsbasis verwendet. Diese Einstellung kann auch pro Angebotsposition geändert werden.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Immer vorschlagen Die Einstellung „Immer vorschlagen“ ermittelt den Lagerort immer dann neu, wenn sich ein für die Vorschlagswertermittlung relevanter Wert wie z. B. der Lieferpartner oder der Artikel ändert. Dies passiert auch dann, wenn z. B. manuell ein abweichender Lagerort eingetragen wurde. · Vorschlagen, wenn leer Die Einstellung „Vorschlagen, wenn leer“ wendet die gleichen Regeln wie die Einstellung „Immer vorschlagen“ an. Allerdings wird der aktuelle Lagerort niemals automatisch geändert. Nur wenn zum relevanten Zeitpunkt kein Lagerort vorhanden ist, wird der Vorschlagswert eingetragen. · Kein Vorschlagswert Bei der Einstellung „Kein Vorschlagswert“ wird aus den Stammdaten kein Vorschlagswert für den Lagerort ermittelt. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie in jeder Auftragsposition den Lagerort immer manuell festlegen möchten. Hinweis: · Bei den Einstellungen „Immer vorschlagen“ und „Vorschlagen, wenn leer“ können Sie die Vorschlagswertermittlung für den Lagerort im Auftrag neu ausführen lassen, wenn Sie die Lagerortangabe entfernen. · Bei der Aktion „Aus Anfrage erzeugen“ wird auch dann ein Lagerort aus der Beschaffungsanfrage übernommen, wenn in diesem Feld der Eintrag „Kein Vorschlagswert“ gewählt wurde. |
| Lieferbedingung | Lieferbedingungen beschreiben Vereinbarungen zwischen Käufer und Verkäufer. Mit ihnen werden ggf. die Art der Lieferung und der Erfüllungsort festgelegt, z. B. „frei Haus“ oder „Abholung“.
Wählen Sie eine Lieferbedingung aus, die dann als Vorschlagswert in neue Beschaffungsangebote dieser Art übernommen wird. Wenn Sie eine Lieferbedingung vom Typ „INCO-Term“ wählen, dann können Sie im zweiten Teil des Feldes einen Ortsbezug erfassen. |
| Versandbedingung | Versandbedingungen beschreiben die Art und Weise, wie die Artikel transportiert werden, z. B. per Spedition, per Kurier oder per Post.
Wählen Sie eine Versandbedingung aus, die dann als Vorschlagswert in die Beschaffungsangebote dieser Art übernommen wird. |
| Wunschtermin-Berechnung | In einem Beschaffungsangebot kann ein Wunschtermin erfasst werden. Vorschlagswert ist das Datum, an dem das Beschaffungsangebot erfasst wird. Mithilfe dieses Feldes können Sie durch die Angabe einer Tag-Anzahl den Wunschtermin in die Zukunft verlegen.
Erfassen Sie die Anzahl an Tagen, die für die Berechnung des Wunschtermins verwendet werden soll. Bei der Berechnung wird der festgelegte Werkskalender berücksichtigt und dadurch das berechnete Datum bei Bedarf auf den nächsten Werktag gelegt und im Beschaffungsangebot vorgeschlagen. Wenn Sie null Tage angeben, dann wird das Datum vorgeschlagen, an dem das Beschaffungsangebot erfasst wird. |
| Bestandseigentümer-Herkunft | Der Bestandseigentümer ist der rechtmäßige Eigentümer eines Artikelbestandes. Mit seiner Angabe wird festgelegt, in wessen Artikelbestand z. B. ein Zugang gebucht wird. In diesem Feld wird festgelegt, über welchen Weg der Bestandseigentümer ermittelt werden soll.
Wählen Sie einen der folgenden Einträge: · Firma des Lieferempfängers · Firma der Beschaffungsorganisation Hinweis: Nur wenn der Eintrag „Firma des Lieferempfängers“ eingestellt ist und die Firma der Beschaffungsorganisation von der des Standortes (Lieferempfänger) abweicht, dann ist eine interne Verrechnung notwendig. Der Wert dient als Vorschlagswert für die Angebote dieser Art. Er kann im Angebot bis zum Erfassen der ersten Position geändert werden. |
| Herkunft Einheiten-Verbindlichkeit | In diesem Feld wird festgelegt, woher die Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit herangezogen wird. Der gewählte Eintrag ist ein Vorschlagswert für Beschaffungsangebote dieser Art.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Artikel Mit diesem Eintrag übernehmen Sie die Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit aus den Artikel-Stammdaten. · Manuell Mit diesem Eintrag legen Sie eine Einstellung für die Einheiten-Verbindlichkeit individuell fest. Dieses Feld wird angezeigt, wenn in der Anwendung „Customizing“ für den Mandanten die Funktion „Bestand in logistischen Einheiten führen“ aktiviert ist. Diese Funktion finden Sie in der Funktion „Lagerlogistik“, Unterfunktion „Bestände“. |
2.2.2 Karteireiter „Rechnungsdaten“
| Feld | Erläuterung |
| Preisherkunft | Mit dem Feld „Preisherkunft“ legen Sie fest, woher die Daten für die Preisermittlung im Beschaffungsangebot stammen. Die festgelegte Preisherkunft ist auch wichtig für das Ändern der Rechnungskonditionen über die entsprechende Aktion.
Wählen Sie einen der folgenden Einträge: · Preisliste · Manuell · Preisliste, manuell Auf diese Weise legen Sie fest, was normalerweise in neuen Beschaffungsangeboten dieser Art gelten soll. Dieser Vorschlagswert kann im Beschaffungsangebot geändert werden. Die Auswahl „Preisliste, manuell“ bewirkt Folgendes: Wenn für eine Angebotsposition in der Preisliste kein Preis gefunden werden kann, ändert das System automatisch die Preisherkunft dieser Position auf „Manuell“. Hinweis: Haben Sie in diesem Feld „Preisliste“ oder „Preisliste, manuell“ gewählt, so brauchen Sie Folgendes, damit die Preisermittlung für Beschaffungsangebote funktioniert: Mindestens eine Beschaffungspreis-Listung mit mindestens einer Preisliste, die Einträge für die jeweiligen Artikel enthält. Hinweis: Die in diesem Feld festgelegte Preisherkunft wirkt sich auch auf die Rabattherkunft in der Angebotsbasis aus. |
| Geschäftsart-Konten-Klassifikation | Erfassen Sie eine Geschäftsart-Konten-Klassifikation, die als Vorschlagswert für Belege dieser Belegart verwendet wird. Geschäftsart-Konten-Klassifikationen werden für die Kontenermittlung verwendet. Mithilfe einer Geschäftsart-Konten-Klassifikation kann einer Gruppe von Belegen in der Anwendung „Konten-Zuordnungen“ ein Konto zugewiesen werden. |
3 Customizing
Sie können in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Beschaffung“, Unterfunktion „Nummernkreise“ einen Nummernkreis im Feld „Angebotsarten-Nummernkreis“ hinterlegen. Wenn für die ausgewählte Beschaffungsorganisation ein Nummernkreis hinterlegt ist, dann wird die sich hieraus ergebende nächste Nummer beim Erfassen einer Art vorgeschlagen.
Das Feld „Herkunft Einheiten-Verbindlichkeit“ ist nur dann sichtbar, wenn für den Mandanten die Funktion „Bestand in logistischen Einheiten führen“ aktiviert ist.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Beschaffungs-Angebotsarten“ ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Beschaffungs-Angebotsart
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierProposalType
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Beschaffung Belegdaten
com.cisag.app.purchasing.OrderData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Beschaffungs-Angebotsarten“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, dann wird einer Person die Anwendung „Beschaffungs-Angebotsarten“ nur angezeigt, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
Die Anwendung „Beschaffungs-Angebotsarten“ umfasst die Tabelle „Berechtigungen“. Damit eine Person eine Beschaffungs-Angebotsart nutzen kann, muss sie in den Partner-Stammdaten mindestens einer Organisation zugeordnet sein, die in der Tabelle „Berechtigungen“ der jeweiligen Beschaffungs-Angebotsart erfasst wurde.
Hinweis:
Die Tabelle ist nur dann sichtbar, wenn für den Benutzer über eine Berechtigungsrolle die Fähigkeit „Berechtigungen anzeigen“ für das zugehörige Business Entity vergeben wurde. Um inhaltsbezogene Berechtigungen bearbeiten zu können, benötigt er zusätzlich die Fähigkeit „Berechtigungen ändern“.
Daneben sind ihm die generellen Fähigkeiten zum Öffnen der jeweiligen Anwendung und zum Öffnen und Bearbeiten des jeweiligen Business Entitys zuzuweisen.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation „Inhaltsbezogene Berechtigungen“.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Beschaffungs-Angebotsarten“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Beschaffungs-Angebotsarten“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.