In dieser Dokumentation werden die anwendungsbezogenen Aktionen beschrieben, die in der Anwendung „Beschaffungsangebote“ sowie in den Abfrage-Anwendungen „Cockpit: Beschaffungsangebote“ und „Cockpit: Beschaffungsangebote/Positionen“ zur Verfügung stehen.
Die Felder der Anwendung „Beschaffungsangebote“ werden in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungsangebote
Die Abfrage-Anwendungen für Beschaffungsangebote sind in diesen Dokumentationen beschrieben:
Anleitungen für den Umgang mit Beschaffungsangeboten, z. B. wie Sie Beschaffungsangebote erfassen und bearbeiten, finden Sie in dieser Dokumentation: Vorgehensweisen: Beschaffungsangebote
Beschaffungs-Angebotsarten dienen zur Identifikation von Beschaffungsaufträgen und enthalten Einstellungen und Vorschlagswerte. Sie werden separat in dieser Dokumentation beschrieben: Beschaffungs-Angebotsarten
1 Standardaktionen
Die Standardaktionen „Neu“, „Basis duplizieren“, „Aktualisieren“, „Prüfen“, „Speichern“, „Löschen“ sowie das Zusammenspiel zwischen Positionstabelle und Positionseditor sind in dieser Dokumentation beschrieben: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung
2 Weitere Aktion zum Erzeugen von Beschaffungsangeboten: Aus Anfrage erzeugen…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Aus Anfrage erzeugen…“ unter dem Neu-Menü in der Stan-dard-Symbolleiste kann aus einer vorhandenen Beschaffungsanfrage ein Beschaffungsangebot erzeugt werden. Wenn Sie mit Beschaffungsanfragen arbeiten, dann ist diese Vorgehensweise empfehlenswert, weil die Daten der Beschaffungsanfrage in das zu erzeugende Beschaffungsangebot übernommen und nicht erneut erfasst werden müssen. Außerdem werden Belegreferenzen erzeugt, die in der Belegkette aufgeführt werden.
Auswirkungen
Das System erzeugt ein neues Beschaffungsangebot auf der Basis der ausgewählten Anfrage. Der Lieferant des Angebots entspricht dem Anfrageempfänger der Anfrage, welcher im Dialogfenster zur Ausführung der Aktion erfasst wurde. Aus der Anfrage werden viele Daten aus der Basis und die Positionen in das Angebot übernommen. Fehlende Daten werden aus der Beschaffungs-Angebotsart und den Lieferanten- oder Artikel-Stammdaten herangezogen.
Bei der Übernahme der Anfragepositionen in das Angebot haben Sie die Wahl zwischen Einzelübernahme und Gesamtübernahme. Die Einzelübernahme aktivieren Sie mithilfe der Funktion „Positionen mithilfe des Editors übernehmen“. Ist sie aktiviert, dann werden die Anfrageposition als neue Angebotsposition zunächst in den Positionseditor übernommen. Sie können sie bearbeiten und müssen sie in die Positionstabelle des Beschaffungsangebots übernehmen.
Ist die Funktion nicht aktiviert, dann erfolgt die Gesamtübernahme. Dabei werden alle Anfragepositionen in einem Schritt in das Angebot als neue Positionen in die Positionstabelle übernommen und das Angebot wird sofort gespeichert. Danach sind bestimmte Daten, wie z. B. die Artikel-Identifikation einer Position, nicht mehr änderbar. Tritt beim Übernehmen ein Fehler auf, dann wechselt das System automatisch in den Modus der Einzelübernahme.
Bei der Einzelübernahme von Positionen stehen Ihnen im Positionseditor weitere Buttons zur Bearbeitung der Positionen zur Verfügung. Diese sind in dieser Dokumentation beschrieben: Allgemeine Aktionen für die Belegbearbeitung
Zwischen der Angebotsbasis und der Anfragebasis und zwischen den Angebotspositionen und den korrespondierenden Anfragepositionen wird eine Belegkettenbeziehung erzeugt. Zusätzlich wird im Feld „Anfrage“ in der Basis die Identifikation der Anfrage hinzugefügt und für jede Angebotsposition im Feld „Anfrageposition“ im Positionseditor die Identifikation zur korrespondierenden Anfrageposition.
3 Beschaffungsangebot mit Beschaffungsanfrage manuell verbinden
Die Beschaffungsangebote, die auf eine Beschaffungsanfrage eingehen, können mit der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ verglichen werden. Dafür ist notwendig, dass die eingegangenen Angebote mit der Anfrage über eine Belegreferenz verbunden sind. Die Belegreferenz muss sowohl auf der Ebene der Basis als auch auf der Ebene der einzelnen Positionen vorhanden sein.
Wurde das Beschaffungsangebot mithilfe der Aktion „Aus Anfrage erzeugen“ erzeugt, dann verbindet das System automatisch die Angebotsbasis mit der Anfragebasis und jede einzelne Angebotsposition mit der entsprechenden Anfrageposition.
Darüber hinaus kann die Belegreferenz zwischen Angebot und Anfrage in der Anwendung „Beschaffungsangebote“ auch manuell erfasst werden. Erfassen Sie dazu im Feld „Anfrage“ in der Belegbasis die Identifikation der Anfrage. Beachten Sie bitte, dass die Belegreferenz auf Ebene der Basis nur erfasst werden kann, wenn keine Angebotspositionen bestehen. Danach legen Sie die Belegreferenz auf Positionsebene im Feld „Anfrageposition“ im Positionseditor fest, indem Sie darin die Positionsnummer der Anfrageposition zur geöffneten Angebotsposition erfassen. Beim Speichern des Angebotes bzw. der Position erzeugt das System die gewünschten Belegreferenzen.
Sowohl die Anfragebasis als auch die zu verbindende Anfrageposition müssen mit dem Status „Freigegeben“ gekennzeichnet sein.
4 Verschieben von Terminen
Die Beschreibung der Aktionen „Liefertermin verschieben“ und „Wunschtermin verschieben“ finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Wiedervorlage-, Versand-, Liefer- und Wunschtermin verschieben
5 Lieferpartner-Daten ändern…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Lieferpartner-Daten ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern Sie die Lieferpartner-Daten (Name, Adresse, Ansprechpartner) eines Lieferpartners für mehrere Positionen gleichzeitig.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Lieferempfänger/Lieferpartner-Daten ändern
6 Lieferkonditionen ändern…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Lieferkonditionen ändern…“ können Sie die Lieferbedingung, die Versandbedingung sowie den Spediteur in den Positionen und der Basis eines bereits gespeicherten Belegs ändern. Falls notwendig, werden dabei auch die Frachtkosten aktualisiert.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Lieferkonditionen ändern
7 Rechnungskonditionen ändern…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Rechnungskonditionen ändern…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie sich auf einen Blick die gültigen Rechnungskonditionen in einem Dialogfenster anzeigen lassen. Bei Bedarf können Sie die angezeigten Rechnungskonditionen manuell bearbeiten, auch wenn bereits Positionen bestehen. Diese Bearbeitung ist unabhängig vom Status des Beleges und der Belegpositionen. Auch die Rechnungskonditionen für gesperrte Belege können bearbeitet werden.
Mit den geänderten Rechnungskonditionen werden nach dem Bestätigen der Aktion die Preise und Beträge neu ermittelt.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Rechnungskonditionen ändern
8 Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mit der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnungen ändern…“ in der Standard-Symbolleiste und der Aktion „Pseudo-Artikelbezeichnung ändern…“ im Positionseditor können Sie für Pseudo-Artikel abweichende Bezeichnungen in den Positionen hinterlegen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikelbezeichnung ändern
9 Pseudo-Artikel austauschen…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.In den Beleg-Anwendungen „Beschaffungsangebote“ und „Vertriebsangebote“ können Sie einen für eine Position erfassten Pseudo-Artikel gegen einen anderen Artikel austauschen. Dies ist immer dann notwendig, wenn aus dem Angebot ein Auftrag erzeugt werden soll und die Funktion „In Aufträgen verwenden“ in den Artikel-Stammdaten des Pseudo-Artikels nicht aktiviert ist.
Diese Aktion steht sowohl in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button für eine im Positionseditor geöffnete Position zur Verfügung als auch in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button, um für mehrere Positionen diese Aktion gleichzeitig ausführen zu können.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Pseudo-Artikel austauschen
10 Allgemeinen Status ändern
Unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste stehen Ihnen Aktionen zur Bearbeitung des Allgemeinen Status für ein geöffnetes Beschaffungsangebot zur Verfügung. Den Status einzelner Belegpositionen können Sie mithilfe der entsprechenden Aktionen ändern, die unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors verfügbar sind, wenn eine Position im Positionseditor geöffnet ist.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen
Weitere Informationen zur Bedeutung und zu den Auswirkungen des Allgemeinen Status des Angebots und der einzelnen Angebotspositionen erhalten Sie in dieser Dokumentation: Beschaffungsangebote
10.1 Freigeben
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Freigeben“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern Sie den Allgemeinen Status des Angebotes auf „Freigegeben“. Sowohl die Basis als auch alle Positionen werden dadurch freigegeben.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen
10.2 Positionen freigeben…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Über die Aktion „Positionen freigeben…“ in der Standard-Symbolleiste unter dem Aktionen-Button können Sie zum einen die Basis und optional auch alle oder ausgewählte Positionen freigeben.
10.3 Sperren
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Sperren“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste ändern Sie den Allgemeinen Status des Angebots auf „Gesperrt“. Sowohl die Basis als auch alle Positionen werden dadurch gesperrt.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktionen: Beleg oder Positionen freigeben, sperren und erledigen
10.4 Positionen sperren…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Positionen sperren…“ in der Standard-Symbolleiste können Sie alle oder ausgewählte Positionen sperren. Der Status der Belegbasis wird hierdurch nicht geändert.
10.5 Positionen erledigen…
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Positionen erledigen…“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste können Sie alle oder ausgewählte Positionen erledigen. Sofern danach alle Positionen erledigt sind, wechselt auch die Belegbasis in den Status „Erledigt“ (Ausnahme: Die Basis ist ungültig).
Hinweis:
Für die Erledigung von abgelaufenen Angeboten steht Ihnen die Hintergrund-Anwendung „Abgelaufene Beschaffungsangebote erledigen“ zur Verfügung.
10.6 Freigeben (Positionseditor)
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Sofern die Belegbasis im Status „Freigegeben“ ist, steht Ihnen für eine Position in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button die Aktion „Freigeben“ zur Verfügung.
Die im Positionseditor geöffnete Position wird durch das Ausführen der Aktion sowohl im Positionseditor als auch in der Positionstabelle sofort in den Status „Freigegeben“ überführt. Der Beleg muss für diese Aktion nicht gespeichert sein.
10.7 Sperren (Positionseditor)
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Sofern die Belegbasis nicht im Status „Erledigt“ ist, steht Ihnen für eine Position im Positionseditor unter dem Aktionen-Button die Aktion „Sperren“ zur Verfügung.
Die Position im Positionseditor wird durch das Ausführen der Aktion sowohl im Positionseditor als auch in der Positionstabelle sofort in den Status „Gesperrt“ überführt. Der Beleg muss für diese Aktion nicht gespeichert sein.
11 Positionen suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.In diversen Beleg-Anwendungen, wie z. B. in Beschaffungsanfragen, -angeboten, -aufträgen oder Vertriebsaufträgen, Verteilaufträgen usw., können Sie mithilfe der Aktion „Positionen suchen und hinzufügen…“ geeignete Positionen aus anderen Belegen suchen und diese dem Zielbeleg hinzufügen. Der Ursprungsbeleg, in dem die Position gesucht wird, kann den gleichen Belegtyp haben wie der Zielbeleg. Zusätzlich stehen auch andere Belegtypen als Quelle zur Verfügung.
Anders als bei der Funktion „Duplizieren“ im Positionseditor, werden bei der Übernahme einer Position aus einem Ursprungsbeleg nur ausgewählte Daten wie beispielsweise die Artikelidentifikation und Menge aus der Ursprungsbelegposition übernommen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Positionen suchen und hinzufügen
12 Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mit der Aktion „Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle können Sie mithilfe der Suche nach Beschaffungs-Artikeln, Lieferanten-Artikeln oder ggf. Artikelmerkmalen neue Positionen zu dem Beschaffungsangebot hinzufügen.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Artikel suchen und hinzufügen
13 Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen… (Positionstabelle)
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen…“ in der Symbolleiste der Positionstabelle wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie nach Varianten-Artikeln zu einem Referenz-Artikel suchen und für die gewünschten Varianten-Artikel jeweils eine Gesamtmenge erfassen. Wählen Sie anschließend die Aktion „Gesamt übernehmen“, dann werden automatisch neue Grundpositionen für die Positionstabelle des Beleges erzeugt und gespeichert, wenn keine Meldungen das Speichern verhindern. Im Fall auftretender Meldungen erfolgt die Übernahme mithilfe des Positionseditors.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel suchen und hinzufügen
14 Alternative Variante… (Positionseditor)
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Alternative Variante…“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors wählen Sie für einen im Positionseditor geöffneten Referenz-Artikel einen Varianten-Artikel. Ist bereits ein Varianten-Artikel geöffnet, dann wählen Sie einen alternativen Varianten-Artikel.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Varianten-Artikel zu Referenz-Artikel auswählen
15 Preisherkunft… (Positionseditor)
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Preisherkunft…“ in der Symbolleiste des Positionseditors unter dem Aktionen-Button werden Ihnen die Herkunft und das Zustandekommen der gefundenen und automatisch ermittelten Preise sowie einige dazugehörige Werte angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Aktion: Preisherkunft
16 Kontierungsdaten aktualisieren (Positionseditor)
- Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Kontierungsdaten aktualisieren“ unter dem Aktionen-Button in der Symbolleiste des Positionseditors werden die Kontierungsdaten aus den Stammdaten ermittelt und in die jeweiligen Felder eingefügt.
Folgende Daten werden aktualisiert:
- Kostenstelle
- Kostenträger
Die Aktion steht nur dann zur Verfügung, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Der aktuelle Benutzer ist ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens.
- Der Beleg kann bearbeitet werden.
- Für die Position ist kein Löschkennzeichen gesetzt.
17 Neu berechnen
Dieses Steuerelement enthält Metadaten und darf nicht gelöscht werden.Mithilfe der Aktion „Neu berechnen“ unter dem Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste lassen Sie bei Bedarf die Beträge eines Beleges neu berechnen. Die Neuberechnung findet normalerweise automatisch beim Speichern statt, sofern Auftragswertrabatte oder positionsübergreifende Rabatte aktiviert sind.
Hinweis:
Beachten Sie, dass keine neue Preisermittlung durchgeführt wird, sondern nur z. B. eventuell geänderte Wechselkurse für die Umrechnung der Hauswährungen berücksichtigt werden.
Möchten Sie alle Beschaffungsangebote, Beschaffungsaufträge, Vertriebsangebote, Vertriebsaufträge und Verteilaufträge neu berechnen lassen, dann steht Ihnen dazu diese Hintergrund-Anwendung zur Verfügung: Angebote und Aufträge neu berechnen