Die Beschaffung hat die Aufgabe, ein Unternehmen optimal mit den materiellen und immateriellen Gütern zu versorgen, die es als Vormaterial für die Produktion, den innerbetrieblichen Verbrauch oder zum Wiederverkauf im Handelsgeschäft benötigt. Optimal heißt in diesem Zusammenhang, die richtigen Güter in der richtigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Menge ggf. am richtigen Ort verfügbar zu haben. Dieses stellt die Beschaffung sicher, u. a. durch die Auswahl des optimalen Lieferanten.
Das Einholen von Angeboten bei möglichen Lieferanten spielt dabei eine zentrale Rolle. Der erste Schritt dafür ist das Erstellen und Übermitteln einer Anfrage an die in Frage kommenden Lieferanten. Angebote gehen dann in der Regel als Reaktion auf Anfragen (oder Ausschreibungen) innerhalb der gesetzten Angebotsfrist ein.
Im Folgenden wird der durch das System unterstützte Vergleich von eingegangenen Beschaffungsangeboten beschrieben. Dieser Vergleich stellt entscheidungsrelevante Informationen der einzelnen Angebote übersichtlich gegliedert zur Verfügung. Des Weiteren werden auch Abweichungen zur auslösenden Anfrage visuell hervorgehoben. Auf diesem Wege wird die Auswahl des richtigen Angebots und damit auch des Lieferanten unterstützt.
Dieses Dokument beschreibt, wie der Beschaffungsangebotsvergleich aufgebaut ist und wie er durchgeführt wird. Es behandelt auch eine mögliche Weiterbearbeitung der Angebote, z. B. zu einem Auftrag.
Anleitungen für den Umgang mit dieser Anwendung, finden Sie im Dokument Vorgehensweisen: Beschaffungsangebote vergleichen.
Einen Überblick über die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Prozesse für den Angebotsvergleich erhalten Sie in der Dokumentation Einführung: Beschaffung.
1 Begriffsbestimmung
Die Beschaffungsanfrage ist eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots an einen oder mehrere Lieferanten. Eine Beschaffungsanfrage enthält in der Regel Angaben zum Artikel, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zum Ort der Lieferung und zur Angebotsfrist.
Das Beschaffungsangebot ist ein Angebot eines Lieferanten über angefragte Artikel. Ein Beschaffungsangebot enthält Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung sowie zum Ort der Lieferung. Die Befristung von Angeboten wird über die Angabe der Bindungsfrist festgelegt. Beschaffungsangebote können sich auf eine Beschaffungsanfrage im System beziehen und damit die Belegkette fortführen.
Beschaffungsauftrag
Ein Beschaffungsauftrag ist eine Aufforderung an einen Lieferanten, zu einem bestimmten Zeitpunkt Leistungen zu erbringen. Ein Beschaffungsauftrag enthält beispielsweise Angaben zum Artikel, zum Preis, zur Menge, zum Lieferzeitpunkt, zur Lieferbedingung und Zahlungsbedingung und zum Ort der Lieferung. Beschaffungsaufträge können sich auf Beschaffungsangebote im System beziehen und damit die Belegkette fortführen.
2 Anwendungsbeschreibung
Mit der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ können Sie für eine konkrete Beschaffungsanfrage abfragen, welche Beschaffungsangebote auf die Anfrage eingegangen sind und welche noch ausstehen. Die Anfrage kann an beliebig viele Anfrageempfänger gerichtet werden (1:n). Somit können auch beliebig viele Angebote mit der Anfrage verbunden sein und im Beschaffungsangebotsvergleich mit ihren Daten angezeigt werden.
Auf einen Blick werden dabei die wichtigsten Informationen zu der Anfrage und allen damit verbundenen Angeboten gegenübergestellt und können verglichen werden. Gegenübergestellt werden die Konditionen, Preise (unter Berücksichtung der gewährten Rabatte), Angebotsmengen und Liefertermine der einzelnen Lieferanten.
Innerhalb des Angebotsvergleichs können komplette Angebote eines Lieferanten oder einzelne Positionen daraus für die Übernahme in einen Beschaffungsauftrag markiert werden. Für diese werden dann Beschaffungsaufträge erzeugt.
Der Beschaffungsangebotsvergleich ist wie folgt aufgebaut:
- Im Abfragebereich wird über das Feld „Anfrage“ die Beschaffungsanfrage ausgewählt. Außerdem werden in diesem Bereich auch die Basisinformationen zur Beschaffungsanfrage angezeigt.
- Im Arbeitsbereich werden alle verbundenen Angeboten der Lieferanten zu der aktuellen Anfrage angezeigt; auf Wunsch auch Lieferanten, deren Angebot noch fehlt.
- Darunter werden die Positionen der verschiedenen Angebote mit den Positionen der Anfrage verglichen. Dazu werden alle Beschaffungsanfrage- und Beschaffungsangebotspositionen nach Beschaffungsanfrageposition, Lieferanten, Beschaffungs-Angebotsart, Beschaffungsangebot, Beschaffungsangebotsposition sortiert und mit den wichtigsten Informationen gruppiert aufgelistet. Evtl. vorhandene Naturalrabattpositionen werden unten den dazugehörigen Angebotspositionen angezeigt. Abweichungen zwischen Anfrageposition und Angebotsposition sowie nicht angefragte Leistungen werden deutlich hervorgehoben.
- Beachten Sie, dass die Positionsdaten der Angebote z.B. bei den Mengen und Preisen für den besseren Vergleich ggf. passend zur Anfrage bzw. den anderen Angebotspositionen normiert wurden. Über die Schaltfläche „Originalangebotsdaten“ können Sie die gespeicherten Daten der Angebotspositionen einblenden.
2.1 Abfragebereich
Wählen Sie im Abfragebereich eine Beschaffungsanfrage über das Feld „Anfrage“ aus. Mit dem Öffnen wird sofort der Angebotsvergleich ausgelöst.
Die Bedeutung der Felder wird im Folgenden detailliert beschrieben:
| Feld | Erläuterung |
| Anfrage | Wählen Sie im Feld „Anfrage“ die eindeutige Identifikation der Beschaffungsanfrage aus, die Gegenstand des Beschaffungsangebotsvergleichs sein soll. Sie besteht aus zwei Angaben: der Beschaffungs-Anfrageart im ersten Eingabefeld und der Beschaffungsanfragenummer im zweiten Eingabefeld.
· Anfrageart Wählen Sie eine vorhandene Beschaffungs-Anfrageart zur Identifikation der Beschaffungsanfrage, für die Sie die eingegangenen Angebote vergleichen möchten · Anfragenummer Die hier ausgewählte Beschaffungsanfragenummer dient gemeinsam mit der Beschaffungs-Anfrageart zur Identifizierung der Beschaffungsanfrage, die Sie betrachten möchten |
| Status | Die Statusinformationen zu der aktuellen Beschaffungsanfrage werden angezeigt.
Weitere Informationen zu den Status entnehmen Sie bitte der Dokumentation Beschaffungsanfragen. |
| Lieferbedingung | Die Lieferbedingung laut Basis der Beschaffungsanfrage wird angezeigt. |
| Versandbedingung | Die Versandbedingung laut Basis der Beschaffungsanfrage wird angezeigt. |
| Zahlungsbedingung | Die Zahlungsbedingung laut Basis der Beschaffungsanfrage wird angezeigt. |
| Zahlungsart | Die Zahlungsart laut Basis der Beschaffungsanfrage wird angezeigt. |
2.2 Arbeitsbereich
Sofern Sie nach dem Auswählen der Anfrage den Aktualisieren-Button ausgelöst haben, werden im Arbeitsbereich die dafür eingegangenen Angebote sowie deren Positionen aufgelistet.
2.2.1 Vergleich der Basisdaten
Alle zu der Beschaffungsanfrage verknüpften Beschaffungsangebote werden aufgelistet. Neben den Identifikationen der Angebote werden der Lieferant, verschiedene Konditionen sowie die Statusinformationen der Angebote angezeigt. Für jeden Lieferanten, der auf die Anfrage mit einem Angebot geantwortet hat, werden pro Zeile die dazugehörigen Angebotsbasisdaten angezeigt.
Hinweise:
Dies geschieht nur, wenn Anfrage und Angebot mit einer Belegreferenz verbunden sind. Eine Belegreferenz wird vom System automatisch erzeugt, wenn neue Angebote über die Aktion „Aus Anfrage erzeugen“ erzeugt werden. Sie können die Belegreferenz auch manuell erfassen, diese Vorgehensweise wird im Dokument Vorgehensweisen: Beschaffungsangebote erklärt.
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigung“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, werden nur die Angebote angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Berechtigungen.
Die folgenden Basisdaten werden für die Angebote angezeigt. Sie können, bis auf die Checkboxen zur Auswahl eines kompletten Angebotes für die Erzeugung eines Beschaffungsauftrags, nicht bearbeitet werden. Die Daten entstammen den Beschaffungsangeboten und können ggf. dort noch geändert werden.
| Spalte | Erläuterung |
| Angebot | Dieses Feld enthält die Identifikation des Beschaffungsangebots. Die Identifikation setzt sich jeweils aus Art und Nummer zusammen. |
| Lieferant | Der Lieferant des Beschaffungsangebots wird angezeigt. |
| Lieferbedingung | Die Lieferbedingung des eingegangenen Beschaffungsangebots wird angezeigt. |
| Versandbedingung | Die Versandbedingung des eingegangenen Beschaffungsangebots wird angezeigt. |
| Zahlungsbedingung | Die Zahlungsbedingung des eingegangenen Beschaffungsangebots wird angezeigt. |
| Zahlungsart | Die Zahlungsart des eingegangenen Beschaffungsangebots wird angezeigt. |
| Status | Die Status des eingegangenen Beschaffungsangebots werden angezeigt. Weitere Informationen zu den Status entnehmen Sie bitte der Dokumentation Beschaffungsangebote. |
| Auswahl (Checkbox) | Mit dieser Checkbox kann ein eingegangenes Beschaffungsangebot mit allen seinen Positionen auf einmal markiert werden. Anschließend kann daraus über den Button „Beschaffungsauftrag erzeugen“ in der Standard-Symbolleiste ein Beschaffungsauftrag erzeugt werden. |
Weichen die Konditionen der Angebote von denen der Anfrage ab, so werden die abweichenden Inhalte durch einen rot markierten Text gekennzeichnet.
Über den Button „Ausstehende Angebote“ können Sie sich die Lieferanten anzeigen lassen, von denen noch Angebote ausstehen. In diesem Fall wird nur die Lieferantennummer angezeigt und das Auswahlfeld steht nicht zur Verfügung.
Hinweis:
Sollten Sie für ein Angebot nicht berechtigt sein, so werden ggf. trotzdem die Lieferanten aufgelistet, von denen ein solches Angebot eingegangen ist. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Berechtigungen.
2.2.2 Vergleich der Positionen
Nach den Basisinformationen zu den Angeboten und Lieferanten folgt der Vergleich der angefragten und angebotenen Artikel. Dazu werden alle Anfragepositionen aufgelistet. Die Liste ist nach den Anfragepositionen sortiert und enthält jeweils eine Zeile pro Anfrageposition mit ihren wichtigsten Daten.
Pro Anfrageposition werden darunter alle mit dieser Anfrageposition verknüpften Angebotspositionen in mehreren Zeilen dargestellt. Sofern die Mengeneinheiten und/oder Preisdimension bzw. Preiseinheit zwischen Anfrageposition und Angebotsposition bzw. zwischen den Angebotspositionen der verschiedenen Lieferanten abweichen, werden die Daten normiert mit gleicher Mengeneinheit und Preisdimension angezeigt. Damit sind die Daten einfach miteinander vergleichbar. Wollen Sie die gespeicherten Positionsdaten der Angebote sehen, so können Sie diese über die Schaltfläche „Originalangebotsdaten“ einblenden.
Hinweise:
Bitte beachten Sie, dass nur Angebotspositionen angezeigt werden, die mit der Beschaffungsanfrage über eine Belegreferenz verbunden sind. Die Belegreferenz muss auf der Ebene der einzelnen Grundpositionen vorhanden sein. Sofern eine mit einer Anfrageposition verbundene Angebotsposition Naturalrabatte besitzt, werden diese immer angezeigt.
Eine Belegreferenz wird vom System automatisch erzeugt, wenn neue Angebote über die Aktion „Aus Anfrage erzeugen“ erzeugt werden. Sie können die Belegreferenz auch manuell erfassen, diese Vorgehensweise wird im Dokument Vorgehensweisen: Beschaffungsangebote erklärt.
Wenn die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigung“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist, werden nur Angebotspositionen von Angeboten angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Berechtigungen.
2.2.2.1 Für den Vergleich angezeigte Daten der Anfrageposition
In jeweils einer Zeile werden in der Liste die folgenden Daten pro Beschaffungsanfrageposition angezeigt. Die Daten entstammen überwiegend der Beschaffungsanfrage und können hier nicht geändert werden. Sie können bei Bedarf in der Anwendung „Beschaffungsanfragen“ noch geändert werden. Die Menge und der Zieleinstandspreis werden ggf. vom System umgerechnet und somit für den besseren Vergleich abweichend zur Anfrageposition angezeigt.
| Spalte | Erläuterung |
| Anfrageposition | Die Positionsnummer der Anfrageposition wird angezeigt. |
| Artikel | Der Artikel laut Anfrageposition wird angezeigt.
Für Pseudoartikel wird die ggf. von den Stammdaten abweichende Artikelbezeichnung gemäß Anfrageposition angezeigt. |
| Angefragte Menge | Die Menge laut Anfrageposition wird angezeigt.
Hinweis: Sofern die Mengeneinheit zwischen der Anfrageposition und mindestens einer dazugehörigen Angebotsposition abweicht, wird die Menge hier für den besseren Vergleich in der Basismengeneinheit des Artikels angezeigt. |
| Wunschtermin | Der Wunschtermin laut Anfrageposition wird angezeigt. |
| Preisdimension | Die Preisdimension laut Anfrageposition wird angezeigt. |
| Zieleinstandspreis | Der Zieleinstandspreis laut Anfrageposition wird angezeigt. |
| Status | Die Statusinformationen zu der Anfrageposition werden angezeigt. |
2.2.2.2 Für den Vergleich angezeigte Daten der Angebotsposition
Unter den Daten jeder Anfrageposition werden die Daten der dazugehörigen Angebotspositionen gruppiert nach Lieferanten in zwei Zeilen dargestellt.
Sofern Sie die Schaltfläche „Originalangebotsdaten“ aktiviert haben, werden pro Angebotsposition zwei weitere Zeilen angezeigt. Weitere Details hierzu finden Sie im Kapitel 3.2.2.3.
Evtl. vorhandene Naturalrabatte werden unter der dazugehörigen Angebotsposition angezeigt.
Die Daten entstammen überwiegend der Beschaffungsangebotsposition und können in der Liste nicht verändert werden. Sie können bei Bedarf in der Anwendung „Beschaffungsangebote“ geändert werden. Die Abweichung in Prozent wird vom System berechnet und dargestellt. Die Mengen und Preise werden ggf. vom System umgerechnet und anders dargestellt als in den Belegen.
Die folgenden Daten werden pro Angebotsposition in der ersten Zeile angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Angebotsposition | Die Positionsnummer der Angebotsposition wird angezeigt. |
| Lieferant | Hat das System eine zur Anfrageposition passende Angebotsposition gefunden, wird hier der Lieferant aus dem Beschaffungsangebot angezeigt. |
| Angebotene Menge | Die Menge laut Angebotsposition wird angezeigt.
Weicht die angebotene Menge von der angefragten Menge ab, so wird dieser Wert rot markiert. Hinweis: Sofern die Mengeneinheit zwischen der Anfrageposition und mindestens einer dazugehörigen Angebotsposition abweicht, wird die Menge hier für den besseren Vergleich in der Basismengeneinheit des Artikels angezeigt. |
| Bruttopreis | Der Bruttopreis laut Angebotsposition wird angezeigt.
Hinweis: Über die Schaltfläche „Originalangebotsdaten“ können Sie die gespeicherten Positionsdaten einblenden. |
| Bruttobetrag | Der Bruttobetrag laut Angebotsposition wird angezeigt. |
| Bareinkaufswert | Der Bareinkaufswert laut Angebotsposition wird angezeigt. |
| Einstandspreis | Der Einstandspreis laut Angebotsposition wird angezeigt.
Hinweis: Über die Schaltfläche „Originalangebotsdaten“ können Sie die gespeicherten Positionsdaten einblenden. |
| Status | Die Statusinformationen zu der Angebotsposition werden angezeigt. |
| Auswahl (Checkbox) | Mit dieser Checkbox kann die Angebotsposition für die Aktion „Beschaffungsauftrag erzeugen“ markiert werden. |
Die folgenden Daten werden pro Angebotsposition in der zweiten Zeile angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Artikel | Der Artikel laut Angebotsposition wird angezeigt.
Für Pseudoartikel wird die ggf. von den Stammdaten abweichende Artikelbezeichnung gemäß Anfrageposition angezeigt. Weicht der angebotene Artikel von dem angefragten Artikel ab oder hat ein Pseudoartikel in Anfrageposition und Angebotsposition eine abweichende Artikelbezeichnung, so wird dieser Wert rot markiert. |
| Set-Abweichung | Beim Vergleich von Set-Positionen kann es hinsichtlich Artikel und Menge zu Abweichungen bei den Detailpositionen kommen. Ist dies der Fall, so wird hier ein Icon dargestellt. Im dazugehörigen Tooltip-Text wird aufgezählte welche Artikelmengen fehlen bzw. welche unerwartet angeboten wurden.
Hinweise: Beachten Sie, dass beim Vergleich der Artikelmengen evtl. zur Angebotsposition vorhandene Naturalrabattpositionen wie Komponentenpositionen behandelt werden. Beachten Sie weiter, dass der Text pro Artikel die Mengendifferenz und nicht die angefragte bzw. angebotene Menge anzeigt. Sofern es mehr als zehn Abweichungen gibt, werden die Abweichungen nicht mehr einzeln aufgezählt. |
| Liefertermin | Der Liefertermin laut Angebotsposition wird angezeigt.
Weicht der Liefertermin von dem Wunschtermin der Anfrageposition ab, so wird dieser Wert rot markiert. |
| Nettobetrag | Der Nettobetrag laut Angebotsposition wird angezeigt. |
| Einstandswert | Der Einstandswert laut Angebotsposition wird angezeigt. |
| Abweichung in % | Die Abweichung in Prozent wird vom System ermittelt und hier angezeigt. Die Abweichung in Prozent bezieht sich auf die Abweichung des Einstandspreises der Angebotsposition zum Zieleinstandspreis der Anfrageposition, sofern dieser in der Anfrage genannt wurde.
Ist in der Anfrageposition kein Zieleinstandspreis erfasst, so wird keine Abweichung ermittelt. Der angezeigte Prozentsatz ist dann immer „0 %“. Ist der Prozentsatz positiv, so wird dieser Wert rot markiert. Hinweis: Beachten Sie, dass die Angaben Zieleinstandspreis bzw. Einstandspreis ggf. für den Vergleich normiert wurden und somit von den eigentlich gespeicherten Werten abweichen können. |
2.2.2.3 Originalangebotsdaten
Sofern die Schaltfläche „Originalangebotsdaten“ aktiviert ist, werden unter den Vergleichszeilen der Angebotspositionen zwei weitere Zeilen angezeigt, die vor allem dann nützlich sind, wenn die Mengen bzw. Preise für den Vergleich normiert wurden.
Diese zwei Zeilen enthalten die folgenden Informationen:
| Spalte | Erläuterung |
| Artikel | Der Artikel wird so angezeigt, wie er in der Angebotsposition erfasst wurde. |
| Angebotene Menge | Die Menge wird so angezeigt, wie sie in der Angebotsposition erfasst wurde. |
| Bruttopreis | Der Bruttopreis wird so angezeigt, wie er in der Angebotsposition erfasst bzw. ermittelt wurde.
Der Wert bezieht sich auf die Preiseinheit und Preisdimension der Angebotsposition. |
| Preisdimension | Die Preiseinheit und die Preisdimension laut Angebotsposition werden angezeigt. |
| Einstandspreis | Der Einstandspreis wird so angezeigt, wie er in der Angebotsposition berechnet wurde.
Der Wert bezieht sich auf die Preiseinheit und Preisdimension der Angebotsposition. |
| Keine Basisrabatte | Die Eigenschaft „Keine Basisrabatte“ laut Angebotsposition wird angezeigt. |
| Basis-Rabatt 1 bis 4 | Die Rabatte 1 bis 4 der Angebotsbasis werden angezeigt. |
| Rabatt 1 bis 4 | Die Rabatte 1 bis 4 der Angebotsposition werden angezeigt. |
2.2.2.4 Angezeigte Naturalrabatte pro Angebotsposition
Sofern vorhanden werden unter den Daten der Angebotsposition die dazugehörigen Naturalrabatte angezeigt.
Pro Naturalrabattposition werden die folgenden Daten angezeigt:
| Spalte | Erläuterung |
| Angebotsposition | Detailpositionsnummer des Naturalrabattes im Beschaffungsangebot. |
| Rabattartikel | Der Artikel der Naturalrabattposition. |
| Menge | Die Menge der Naturalrabattposition. |
| Status | Der Status der Naturalrabattposition. |
3 Customizing
Die Einstellungen in der Anwendung „Customizing“ sind für die Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ nicht relevant.
4 Business Entitys
Für die Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ sind die nachfolgenden Business Entitys relevant, die Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Beschaffungsanfrage
com.cisag.app.purchasing.obj.RequestForProposal
Beschaffungsangebot
com.cisag.app.purchasing.obj.SupplierProposal
Die Business Entitys gehören zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.purchasing.OrderData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein.
Damit einer Person die Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ im Benutzermenü angezeigt wird und sie diese öffnen darf, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Beschaffung
Damit eine Person Beschaffungsangebote vergleichen kann, muss eine der ihr zugeordneten Organisationen sowohl in der Anwendung „Beschaffungs-Anfragearten“ als auch in der Anwendung „Beschaffungs-Angebotsarten“ in der Tabelle „Berechtigungen“ erfasst sein.
Weitere Informationen zur Tabelle „Berechtigungen“ und einen umfassenden Überblick über die inhaltsbezogenen Berechtigungen finden Sie in der Dokumentation Inhaltsbezogene Berechtigungen.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.
6 Anwendungsbezogene Aktionen
In der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ sind zwei Bearbeitungsschritte möglich:
- Sie können abfragen, welche Beschaffungsangebote auf eine Beschaffungsanfrage eingegangen sind. Dabei werden diese mit den Bedingungen und den Informationen zu den einzelnen Positionen angezeigt, so dass Sie sie miteinander vergleichen können.
- Anschließend können Sie einzelne Angebotspositionen oder ein komplettes Beschaffungsangebot auswählen. Über die Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“ können Sie hieraus Beschaffungsaufträge erzeugen.
Anleitungen für den Umgang mit der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ finden Sie im Dokument „Vorgehensweisen: Beschaffungsangebote vergleichen“.
6.1 Anzeige der Beschaffungsangebote zu einer Beschaffungsanfrage
Die Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ ist eine Abfrageanwendung. Sie dient nicht dazu, einen Beleg zu erfassen und zu bearbeiten. Deshalb werden alle Daten nur angezeigt und können nicht verändert werden. Die Daten entstammen überwiegend der Beschaffungsanfrage und dem Beschaffungsangebot. Sie können ggf. dort geändert werden. Einige der dargestellten Werte und Einheiten werden vom System berechnet oder umgerechnet. Basierend auf dem Vergleich der angebotenen mit den angefragten Positionen können Sie eine Entscheidung treffen, welche Artikel Sie bei welchem Lieferanten bestellen möchten.
Voraussetzungen
Eine Beschaffungsanfrage wurde erfasst. Voraussetzung für die Gegenüberstellung der dazu eingegangenen Angebote ist, dass Beschaffungsangebote vorhanden sind, die mit der Anfrage über eine Belegreferenz verbunden sind. Dazu müssen sie entweder aus der Anfrage erzeugt worden sein, oder die Belegreferenz muss in der Angebotsbasis und in den Angebotspositionen manuell erfasst worden sein. Ist für einen Lieferanten kein Angebot mit der Anfrage verbunden oder sind Sie nicht für die Anzeige der Angebote berechtigt, so werden diese Angebote wie ausstehende Angebote behandelt.
6.2 Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“
In der Anwendung „Beschaffungsangebote vergleichen“ steht die Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“ zur Verfügung.
Mit dieser Aktion können Sie sich aus ausgewählten einzelnen Angebotspositionen oder aus einem kompletten Beschaffungsangebot Beschaffungsaufträge erzeugen lassen.
Voraussetzungen
Der Vergleich der Beschaffungsangebote zu einer Beschaffungsanfrage wurde ausgelöst und zeigt als Ergebnis mindestens eine Angebotsposition an.
Für das Erzeugen von Beschaffungsaufträgen können nur die Angebotspositionen ausgewählt werden, die freigegeben und noch nicht komplett beauftragt sind. Die jeweils dazugehörige Angebotsbasis muss freigegeben sein. Das aktuelle Datum muss innerhalb des Gültigkeitsbereiches des Angebotes liegen.
Dialog-Fenster
Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind öffnet sich beim Ausführen der Aktion „Beschaffungsaufträge erzeugen“ ein Dialog-Fenster. Dort können Sie folgende Festlegung treffen:
| Feld | Erläuterung |
| Art | Geben Sie in diesem Feld die Beschaffungs-Auftragsart an, in der die Beschaffungsaufträge erzeugt werden sollen. |
| Warnungen automatisch bestätigen | Mit dieser Checkbox können Sie erzwingen, dass bei der Beschaffungsauftragserzeugung ggf. auftretende Warnungen automatisch bestätigt werden. |
Auswirkungen
Das System geht bei der Erzeugung des Beschaffungsauftrages wie folgt vor:
- Pro Angebotsbasis wird für den damit festgelegten Lieferanten ein Beschaffungsauftrag mit den markierten Positionen erzeugt. Dabei wird die im Dialog-Fenster angegebene Beschaffungs-Auftragsart verwendet.
- Dabei werden alle Daten, soweit erfasst, aus dem Angebot in den Auftrag übernommen. Die Daten werden pro Position übernommen und können somit pro Position unterschiedlich sein, wenn dies im Auftrag zulässig ist.
- Fehlen noch Daten, so werden sie im Beschaffungsauftrag ggf. mit Vorschlagswerten gefüllt. Dies können z. B. Daten aus den Partner- oder Artikel-Stammdaten oder aus der Beschaffungsauftragsart sein.
Die erzeugten Beschaffungsaufträge werden in der Anwendung „Beschaffungsaufträge“ weiterbearbeitet.
Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Dokumentation Beschaffungsaufträge.