Seit dem 1. Januar 2002 gelten in der Bundesrepublik Deutschland die Grundsätze für den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.

Neu geregelt wurden der Datenzugriff auf die Anwendungsdaten durch die Finanzbehörde und die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen.

Im Rahmen der GDPdU wird unter anderem eine Möglichkeit verlangt, dem Betriebsprüfer steuerlich relevante Daten des Unternehmens auf einem Datenträger zur Verfügung zu stellen. Der Betriebsprüfer kann die ihm überlassenen Daten in Deutschland mit der Prüfungssoftware IDEA (Version 2006) der Firma Audicon, bzw. mit der entsprechenden Software für Osterreich, laden und auswerten.

Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können. Sicherlich gehören die Bewegungen, Salden sowie die Stammdaten der Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung dazu. Die Entscheidung, was als steuerlich relevant einzustufen ist, trifft der Anwender. Natürlich können auch durch den Prüfer bestimmte Bereiche zur Datenauslese angefordert werden. Zurzeit werden nur die grundsätzlichen relevanten Daten ausgegeben.

Für die Datenüberlassung werden folgende Daten exportiert:

• Partnerstamm
• Adressen von Lieferanten und Kunden
• Sachkontenstamm
• Bankenzuordnungen, die als bevorzugt gekennzeichnet sind
• Einmal-Adressen
• Einmal-Banken, die eine Beziehung zu einem OP haben
• Zahlungsbedingungen
• Steuerschlüssel mit den Länder-Codes DE und AT
• Periodengerechte Sachkonten- und Partnersalden mit Nachkommerstellen aufbereitet
• Offene Posten
• Kontenbewegungen
• Steuerperiode Buchungen (für Organisationen bei denen die Funktion Erweiterte Steuermeldung aktiviert ist)

Sofern die Funktion Anlagenbuchhaltung in der Anwendung Customizing aktiv ist, können folgende Daten für die Datenüberlassung exportiert werden:

• Anlagenstamm
• Abschreibungsmethoden
• Beträge aus Anlagenbewegungen

Für die Datenträgererstellung werden nur Daten aus abgeschlossenen Geschäftsjahren und Abrechnungszeiträumen berücksichtigt.

Einstellungen

Für den Datenexport im Rahmen der Datenüberlassung GDPdU müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Customizing

Sofern das Framework Anlagenbuchhaltung aktiv ist, sollten Sie im Customizing unter der Hauptfunktion Anlagenbuchhaltung im Karteireiter Einstellungen den Ordner (Verzeichnis) für die Ausgabe der GDPdU angeben. Hier können neben dem Verzeichnis (kstore) auch Arbeitsbereiche (Netzwerkpfade) angegeben werden. Ausführliche Informationen zu Arbeitsbereichen finden Sie in der Dokumentation Systemcockpit: Typ “Arbeitsbereich”. Die Angabe in dem Feld Ordner für Ausgabe der GDPdU dient zur Vorbesetzung des Exportordners in der Hintergrundanwendung GDPdU Anlagenbuchhaltung.

Unter der Hauptfunktion Finanzbuchhaltung sollte in der Funktion Meldungen der Ordner (Verzeichnis) für die Ausgabe der GDPdU für die Finanzbuchhaltungsdaten angegeben werden. Das Eingabefeld befindet sich unter dem Karteireiter Sonstiges. Hier können, wie bereits zuvor erwähnt, neben dem Verzeichnis (kstore) auch Arbeitsbereiche (Netzwerkpfade) angegeben werden. Die Angabe in dem Feld Ordner für Ausgabe der GDPdU dient der Vorbesetzung des Exportordners in der Hintergrundanwendung GDPdU Finanzbuchhaltung.

Filter

Der Datenexport für die Datenüberlassung erfolgt über Filter, die den zu exportierenden Daten (Export-Objekten) in der Anwendung Datenexport für Betriebsprüfung konfigurieren zugeordnet werden. Dazu müssen Sie die zu verwendenden Filter zunächst herunterladen und anschließend importieren.

Um die Filter herunterzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie über das Supportsystem NINUS die Anwendung Supportauslieferungen abfragen auf
2. Geben Sie im Abfragebereich der Anwendung im Feld Bezeichnung den Wert *Importfile* an
3. Betätigen Sie den Button [Aktualisieren]
   → Es werden alle Auslieferungen angezeigt, die den Suchmerkmalen entsprechen
4. Laden Sie nun über den Button [Softwareauslieferung] die Importfiles herunter, die für Ihre aktuelle Softwareversion geeignet ist (z. B. Comarch Financials Enterprise Version 12.6, Release 5.4 …)

Der Import der Filter erfolgt über die Anwendung Daten importieren. Die Vorgehensweise für den Import ist in dem Dokument Daten importieren beschrieben.

Für jedes Export-Objekt ist ein eigener Filter zu importieren, der sich auf das dem Export-Objekt entsprechende Business Entity bezieht. Innerhalb der Filter legen Sie fest, welche Daten aus dem Datenobjekt exportiert werden sollen.

In der folgenden Tabelle sind die Export-Objekte und deren Business Entity dargestellt.

Unter Umständen kann es erforderlich sein, einen Filter anzupassen. Beispielsweise kann bei den Buchungsbewegungen optional auch die optionale Dimension ausgegeben werden, die in der jeweiligen Buchung angegeben wurde. Dazu sind in dem Filter für Halbbuchungsbetrag (in der Regel der Filter T1_PostingAccountAmount) das bzw. die entsprechenden Felder zu aktivieren.

Für die Ausgabe der Buchungen gilt zudem, dass alle Bewegungen mit gleicher Belegnummer (PostingAccount.PostingItem.PostingHeader.voucherNumber) und Satznummer (PostingAccount.PostingItem.PostingHeader.number) zu einem Beleg gehören. Daher müssen auch beide Felder im Filter für Halbbuchungsbetrag aktiviert sein. Diese Information ist für die Analyse der Daten, z. B. den Finanzbehörden, mitzuteilen.

Um den Filter anzupassen gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Anwendung Datenexport für die Betriebsprüfung konfigurieren auf
2. Gehen Sie mit der Maus in die Spalte Filter und öffnen für das Export-Objekt Halbbuchungsbetrag mit der rechten Maustaste die Anwendung Daten exportieren
3. In dieser Anwendung können Sie nun die erforderlichen Felder durch anhaken aktivieren.

Datenexport für Betriebsprüfung konfigurieren

In dieser Anwendung geben Sie die Export-Objekte an, deren Daten exportiert werden sollen und ordnen diesen die zu verwendenden Filter zu.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation Datenexport für die Betriebsprüfung konfigurieren.

Datenbereitstellung

Sofern alle Einstellungen vorgenommen wurden, können Sie den Datenexport durchführen. Grundsätzlich erfolgt die Ausgabe der Daten aus Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung über getrennte Hintergrund-Anwendungen.

GDPdU Anlagenbuchhaltung

Die Hintergrund-Anwendung GDPdU Anlagenbuchhaltung steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn in der Anwendung Customizing die Funktion Anlagenbuchhaltung aktiv ist. Über die Hintergrund-Anwendung geben Sie die Daten der Anlagenbuchhaltung aus. Welche Daten dabei berücksichtigt werden, legen Sie über die Auswahl in dem Feld Export-Objekt fest.

Hintergrundanwendung GDPdU Anlagenbuchhaltung

1. Öffnen Sie die Hintergrundanwendung GDPdU Anlagenbuchhaltung
2. Es öffnet sich das Dialog-Fenster der Hintergrundanwendung
3. Über die verfügbaren Felder legen Sie die Datenauswahl für die Ausgabe fest
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen
5. Wählen Sie in dem Dialog-Fenster den Button [Im Hintergrund] zur Ausführung

Das Dialogfenster hat neben den informatorisch angezeigten Parametereinstellungen folgende Eingabefelder:

• Export-Ordner – Dieses Feld wird mit dem Ausgabeordner für GDPdU aus der Anwendung Customizing vorbesetzt
  Hinweis

  Hier sollte nicht das Ausgabeverzeichnis angegeben sein, das für den Export der Finanzbuchhaltungsdaten verwendet wird.
• Export-Objekt – Geben Sie in diesem Feld an, welche Daten der Anlagenbuchhaltung für die GDPdU berücksichtigt werden sollen
• Organisation – Geben Sie in diesem Feld die Organisation an, deren Daten verarbeitet werden sollen
• bis Periode – In diesem Feld geben Sie die Periode an, bis zu der die Daten bereitgestellt werden sollen. Sie können nur bereits abgeschlossene Perioden angeben.

GDPdU Finanzbuchhaltung

Über die Hintergrund-Anwendung GDPdU Finanzbuchhaltung werden die Daten der Finanzbuchhaltung für die Datenüberlassung ausgegeben. Welche Daten dabei berücksichtigt werden, legen Sie über die Auswahl in dem Feld Export-Objekt fest.

Hintergrundanwendung GDPdU Finanzbuchhaltung

1. Öffnen Sie die Hintergrundanwendung GDPdU Finanzbuchhaltung. Das Dialog-Fenster öffnet sich.
2. Es öffnet sich das Dialog-Fenster der Hintergrundanwendung
3. Über die verfügbaren Felder legen Sie die Datenauswahl für die Ausgabe fest
4. Ändern Sie bei Bedarf die Hintergrundeinstellungen
5. Wählen Sie in dem Dialog-Fenster den Button [Im Hintergrund] zur Ausführung

Das Dialogfenster hat neben den informatorisch angezeigten Parametereinstellungen folgende Eingabefelder:

• Export-Ordner – Dieses Feld wird mit dem Ausgabeordner für GDPdU aus der Anwendung Customizing vorbesetzt

• Export-Objekt – Geben Sie in diesem Feld an, welche Daten der Finanzbuchhaltung für die GDPdU berücksichtigt werden sollen
• Organisation – Geben Sie in diesem Feld die Organisation an, deren Daten verarbeitet werden sollen
• Geschäftsjahr – In diesem Feld geben Sie das Geschäftsjahr an, für das die Datenbereitstellung erfolgen soll. Sie können hier ein bereits abgeschlossenes oder ein offenes Geschäftsjahr angeben. Falls Sie ein offenes Geschäftsjahr angeben, muss mindestens eine Buchungsperiode abgeschlossen sein. Die Daten werden dann nur bis zur abgeschlossenen Periode ausgegeben.
• Von Periode – In diesem Feld geben Sie die Periode an, ab der die Daten bereitgestellt werden sollen. Es sind hier nur bereits geschlossene Buchungsperioden zulässig.Sofern lt. Customizing echte EB-Buchungen aktiv sind und GDPdU für das ganze Jahr ausgegeben werden soll, geben Sie hier die Periode 00.xx (xx = Jahr) an.
• Bis Periode – In diesem Feld geben Sie die Periode an, bis zu der die Daten bereitgestellt werden sollen. Die Abgrenzung kann auch für Nachtragsperioden erfolgen, wenn beispielsweise bis Periode 14.2023 gebucht ist, aber GDPdU nur bis Periode 13.2023 ausgegeben werden soll. Es sind hier nur bereits geschlossene Buchungsperioden zulässig.
• Bilanzierungskreis – Geben Sie den Bilanzierungskreis an, der für die Datenbereitstellung berücksichtigt werden soll. Dieses Feld wird mit dem Standardbilanzierungskreis aus der Anwendung Customizing vorbesetzt.

Dateiausgabe

Im Verlauf der Hintergrundverarbeitung wird ein Verzeichnis für die Ausgabedaten in dem von Ihnen angegeben Export-Ordner erstellt. Der Name dieses Verzeichnisses wird automatisch aus der zu verarbeitenden Organisation und dem Abrufdatum (Organisation_yyyymmdd) vergeben.

In dieses Verzeichnis erfolgt die Datenausgabe für die in der Hintergrundanwendung angegebenen Export-Objekte. Dabei wird je Objekt eine Datei im Format CSV erstellt. Unter Verwendung des zugeordneten Filters der Anwendung Datenexport für Betriebsprüfung konfigurieren werden die Daten, getrennt durch Komma, in die entsprechenden CSV-Dateien ausgegeben.

Gleichzeitig wird mit der Ausgabe auch die Beschreibungsdatei Index.xml erzeugt. Die Beschreibungsdatei dient ausschließlich dazu, die überlassenen Dateien und deren Felder zu benennen. Die Feldinhalte erklären sich dem Prüfer hierdurch nicht. Aus diesem einfachen Grund können durchaus Situationen entstehen, in denen Sie Ihrem Prüfer Dateiinhalte bzw. Logiken der Datenfortschreibung näher erläutern müssen.

Die ebenfalls erforderliche Datei gdpdu-01-09-2004.dtd wird nicht während der Ausgabe generiert. Diese Datei muss lediglich im Ausgabeverzeichnis abgelegt werden. Anhand dieser Datei prüft das Audicon-Programm die Korrektheit der erzeugten Dateien. Diese Datei kann im Internet bei der Firma Audicon unter dem Dokumentationstitel GDPdU-Beschreibungsstandard heruntergeladen und beispielsweise. mit einem Texteditor angesehen werden.

Die Protokolldatei wird beim Erstellen eines Datenträgers im Rahmen der GDPdU-Datenausgabe automatisch erstellt. Sie informiert über die durchgeführten Datenerstellungen und deren Inhalte. In der Übersicht werden alle Sätze sortiert nach Ausgabeverzeichnis angezeigt. Die Verwaltung der Datenbestände, d.h. ob und wann die Ausgabeverzeichnisse archiviert und wieder gelöscht werden, liegt in Ihrer Sorgfaltspflicht.

Das Erzeugen der Datenträger selbst (z. B. Brennen von CD/DVD) ist nicht Gegenstand der Anwendung Comarch Financial Enterprise und damit nicht Gegenstand dieser Dokumentation.