1              Themenübersicht

Mit der Funktion „Finanzbuchhaltung Schweiz“ unterstützt Comarch Financials Enterprise die landespezifischen Besonderheiten in Bezug auf das Rechnungswesen in der Schweiz. Dafür können Sie in der Finanzbuchhaltung Anwendungen und Funktionen nutzen, welche die für die Schweiz geltenden Gesetze und Vorgaben berücksichtigen.

Dieses Dokument bietet Ihnen einen Auszug der Erweiterungen, die in Comarch Financials Enterprise für die Funktion „Finanzbuchhaltung Schweiz“ zur Verfügung stehen. Die Erweiterungen in dieser Dokumentation beziehen sich auf die in der Schweiz üblichen Einzahlungsscheine und QR-Rechnungen.

2              Funktion „Finanzbuchhaltung Schweiz“

Um die Funktion „Finanzbuchhaltung Schweiz“ nutzen zu können, muss die Funktion in der Anwendung „Customizing“ aktiviert sein. Dies erfolgt für die entsprechende Organisation unter der Funktion „Comarch Financials Enterprise“. Hier muss die Funktion „Finanzbuchhaltung“ und innerhalb dieser die Funktion „Finanzbuchhaltung Schweiz“ aktiviert sein.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Customizing: Comarch Financials Enterprise für die Schweiz“.

Ausführliche Informationen zu den allgemeinen Einstellungen für die Finanzbuchhaltung, die auch für Organisationen mit aktivierter Finanzbuchhaltung „Schweiz“ relevant sind, finden Sie in dem Dokument „Customizing: Comarch Financials Enterprise“.

3              ESR-Verfahren

Der Finanzplatz Schweiz kennt heute verschiedene Varianten von roten und orangen Einzahlungsscheinen, z. B.:

• BESR = oranger Einzahlungsschein der Banken in CHF (mit Referenznummer)
• ESR = oranger Einzahlungsschein von Postfinance in CHF oder EUR (mit Referenznummer)
• BES = roter Einzahlungsschein der Banken in CHF (ohne Referenznummer)
• ES   = roter Einzahlungsschein von Postfinance in CHF oder EUR (ohne Referenznummer)

Das am häufigsten verwendete Verfahren ist das (B)ESR-Verfahren (Einzahlungsschein mit Referenznummer). Dieses Verfahren erfordert die Angabe einer ESR-Referenznummer sowie einer ESR-Teilnehmernummer. Dazu werden folgende Varianten unterstützt:

• 15 stellige Referenznummer in Kombination mit einer 5 stelligen Teilnehmernummer
• 16 oder 27 stellige Referenznummer in Kombination mit einer 9 stelligen Teilnehmernummer

Die 27-stellige ESR-Referenznummer z.B. setzt sich aus der Partneridentifikation des Kunden/Lieferanten, dem numerischen Anteil der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums im Format ddmmyy zusammen. Die letzte Stelle enthält die Prüfziffer.

Die Belegerfassung kann manuell oder über ein Beleglesegerät erfolgen. Bei Anschluss eines Lesegerätes werden die in der übermittelten ESR-Kodierzeile enthaltenen Daten analysiert und automatisch übertragen.

4              QR-Rechnungen

Bei der QR-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung mit integrierbarem Zahlteil und Empfangsschein. Der Zahlteil als Bestandteil der QR-Rechnung besteht im Wesentlichen aus dem elektronisch lesbaren Swiss QR-Code. Dieser enthält sämtliche Zahlungsinformationen, die zur Ausführung der Zahlung erforderlich sind. Zusätzlich sind die Zahlungsinformationen in Klartext aufgedruckt, sodass der Zahlteil auch analog nutzbar ist.

Das Zahlverfahren mit QR-Rechnung erfordert die Angabe einer QR-Referenz bzw. die Angabe einer Kreditor-Referenz. Die QR-Referenz ist eine 27-stellige Nummer, deren Aufbau der 27-stelligen ESR-Referenznummer entspricht. Die Verwendung einer QR-Referenz setzt immer die Verwendung einer QR-IBAN voraus.

Anstelle der 27-stelligen QR-Referenz ist auch die Verwendung der bis zu 25-stelligen Kreditor-Referenz gemäß ISO-11649-Standard zulässig, jedoch nur in Kombination mit der IBAN. Die Kreditor-Referenz setzt sich aus der Partneridentifikation des Kunden/Lieferanten, dem numerischen Anteil der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums im Format ddmmyy zusammen. Sie beginnt mit den Zeichen „RFPP“ wobei  „PP“ Prüfziffern sind.

Wie beim ESR-Verfahren kann die Belegerfassung manuell oder über ein Beleglesegerät erfolgen. Bei Anschluss eines Lesegerätes werden die in der übermittelten QR-Kodierzeile enthaltenen Daten analysiert und automatisch übertragen.

Die Feststellung, ob der Beleg eine QR-Rechnung mit QR-Referenz ist, erfolgt durch die QR-IBAN. Eine QR-IBAN wird dadurch erkannt, dass die Stellen 5 – 9 im Zahlenbereich von 30000 bis 31999 liegen.

5              Erweiterungen

Dieses Kapitel enthält die Anwendungen, in denen zusätzliche Felder zur Verarbeitung von ESR- und QR-Belegen verfügbar sind. Darüber hinaus erhalten Sie Informationen zur Aufbereitung und Verwendung der Rechnungsinformationen einer QR-Rechnung.

5.1        Partner

In der Anwendung „Partner“, Ansicht „Rechnungswesen“ können bei Partnern unter dem Karteireiter „Bankverbindungen“ die ESR-Teilnehmernummer und die ESR-Identnummer der Bank hinterlegt werden.

Hinweis:

Sollten die ESR-Felder unter dem Karteireiter „Bankverbindungen“ nicht vorhanden sein, wählen Sie über den Button „Ansichten auswählen und organisieren“ die Ansicht „Comarch Financials Enterprise Schweiz“.

Verwendet ein Partner QR-Rechnungen mit QR-Referenz muss für diesen Partner eine Bankverbindung mit QR-IBAN vorhanden sein.

5.2        Belegarten Rechnungseingangsbuch

In der Anwendung „Belegarten Rechnungseingangsbuch“ können Sie über das Feld „Belegeingabe“ die Art der Belegeingabe im Rechnungseingangsbuch voreinstellen.

Hinweis:

Sollte das Feld „Belegeingabe“ unter dem Karteireiter „Buchung“ nicht vorhanden sein, wählen Sie über den Button „Ansichten auswählen und organisieren“ die Ansicht „Comarch Financials Enterprise Schweiz“.

Für diese Ansicht stehen unter dem Karteireiter „QR-Zuordnung“ zusätzliche Felder zur Verfügung, in denen Sie Schlüsselwörter und Suchbegriffe festlegen können. Diese Felder dienen dazu, die mit der QR-Rechnung übermittelten Rechnungsinformationen zu analysieren, Daten zu extrahieren und die gleichnamigen Felder für die Belegerfassung im Rechnungseingangsbuch vorzubelegen.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Felder finden Sie in der Dokumentation „Erweiterung: Belegarten Rechnungseingangsbuch für die Schweiz“.

5.3        Belegarten Finanzbuchhaltung

Unter der Ansicht „Comarch Financials Enterprise Schweiz“ ist das Feld „Belegeingabe“ freigeschaltet. Über dieses Feld können Sie die Art der Belegeingabe im Buchungsdialog steuern.

Darüber hinaus steht Ihnen im Karteireiter „Buchen“ der Unterkarteireiter „QR-Zuordnung“ zur Verfügung. Der Karteireiter enthält Felder, in denen Sie Schlüsselwörter und Suchbegriffe festlegen können. Diese Felder dienen dazu, die mit der QR-Rechnung übermittelten Rechnungsinformationen zu analysieren, Daten zu extrahieren und die gleichnamigen Felder für die Belegerfassung im Buchungsdialog vorzubelegen.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Felder finden Sie in der Dokumentation „Erweiterung: Belegarten Finanzbuchhaltung für die Schweiz“.

5.4        Schlüsselwörter

In der Anwendung „Schlüsselwörter“ legen Sie die Suchbegriffe fest, die zur Analyse und Aufbereitung der QR-Rechnungsinformationen verwendet werden sollen. Die Suchbegriffe erfassen Sie unter dem Schlüsselwort „QRR-Rechnungsinformation“ und ordnen ihnen den Typ „Suchmuster“ zu.

Eine Beschreibung der Anwendung liefert Ihnen die Dokumentation „Schlüsselwörter“.

5.5        Belegerfassung

Sowohl im Rechnungseingangsbuch als auch im Buchungsdialog stehen für die Erfassung von ESR- oder QR-Rechnungsbelegen zusätzliche Felder zur Verfügung. Darüber hinaus ist es möglich bestimmte Felder mit Werten aus den QR-Rechnungsinformationen (zusätzliche Zahlungsinformationen) vorzubelegen.

5.5.1    Rechnungseingangsbuch

Unter der Ansicht „Comarch Financials Enterprise Schweiz“ öffnet sich bei der Neuerfassung eines Rechnungsbeleges ein Dialogfenster zur Auswahl der zu verwendenden Belegeingabe und weiteren Feldern.

Die Beschreibung der Erweiterungen im Rechnungseingangsbuch finden Sie in der Dokumentation „Erweiterung: Rechnungseingangsbuch für die Schweiz“.

5.5.2    Buchungsdialog

Bei der Erfassung von ESR- oder QR-Rechnungsbelegen im Buchungsdialog stehen Ihnen unter den Karteireitern „Zahlung/Mahnung“ und „Sonstige“ zusätzliche Felder zur Verfügung. Hier können Sie unter anderem die Teilnehmernummer, eine Referenznummer und zusätzliche Zahlungsinformationen speichern. Für eine detaillierte Beschreibung der Felder ziehen Sie die Dokumentation „Buchen Finanzbuchhaltung“ zurate.

Unter dem Karteireiter „Sonstige“ sind für einen ESR-Beleg die Referenznummer und die ESR-Teilnehmernummer zu füllen. Sofern ein Beleglesegerät angeschlossen ist, werden die Daten wie Referenznummer, Teilnehmernummer, Betrag usw. aus den Informationen der ESR-Kodierzeile ermittelt und zusammen mit der ESR-Kodierzeile in die entsprechenden Felder ausgegeben.

Bei einem QR-Beleg wird im Feld „Referenznummer“ entweder die QR-Referenznummer oder die Kreditor-Referenz angegeben. Unter dem Karteireiter „Zahlung/Mahnung“ ist im Feld „Bankverbindung“ eine Partner-Bankverbindung mit IBAN anzugeben. Sofern für den Beleg eine QR-Referenznummer angegeben ist, muss dies eine QR-IBAN sein.

Darüber hinaus können in den Feldern „Zahlungsinformation“ und „Zusätzliche Zahlungsinformation“ Informationen zur Zahlung erfasst werden, die am offenen Posten gespeichert und als Verwendungszweck an den Zahlungsempfänger übermittelt werden.

Ist ein Beleglesegerät angeschlossen, werden die Daten wie Referenznummer, IBAN, Betrag aus den Informationen der QR-Kodierzeile ermittelt und in die entsprechenden Felder ausgegeben.

Wird der Beleg (ESR-Beleg oder QR-Beleg) aus dem Rechnungseingangsbuch übernommen, werden die Felder, sofern vorhanden, mit den Angaben im Rechnungseingangsbuch gefüllt.

5.5.3    QR-Rechnungsinformationen

In den “Rechnungsinformationen“ einer QR-Rechnung können wesentliche Informationen für den Rechnungsbeleg enthalten sein. Der Aufbau der Informationen kann über die „Syntaxdefinition der Rechnungsinformationen (S1) bei der QR-Rechnung“ durch die Gesellschaft „SWICO“ definiert sein. Ausführliche Informationen zur Syntaxdefinition und deren generellen Regeln finden Sie auf der Webseite der SWICO.

Aus den Rechnungsinformationen können bestimmte Felder im Rechnungseingangsbuch und dem Buchungsdialog mit entsprechenden Daten vorbelegt werden. Dazu ist es erforderlich die Rechnungsinformationen zu analysieren, die Daten zu extrahieren und diese ggf. aufzubereiten. Dies erfolgt durch die Angabe von Suchbegriffen, die einen regulären Ausdruck darstellen.

Über die Belegart steuern Sie, welche Felder mit Daten aus den Rechnungsinformationen im Rechnungseingangsbuch oder dem Buchungsdialog vorbelegt werden. Hierbei werden nur die Felder berücksichtigt, denen Sie in der verwendeten Belegart ein Schlüsselwort und einen Suchbegriff zugeordnet haben.

5.5.3.1      Beispiel 1

Es soll die Rechnungsnummer aus den Rechnungsinformationen extrahiert und in das Buchungsfeld „externe Belegnummer“ im Buchungsdialog übernommen werden.

Als Rechnungsinformation wird der folgende Inhalt übermittelt:

//S1/10/10201409/11/230512/20/1400.000-53/30/106017086/31/230508/32/7.7/40/2:10;0:30

Die Tabelle erläutert die einzelnen Komponenten der Rechnungsinformationen

Über die Belegart ist dem Feld „Externe Belegnummer“ der Suchbegriff

(?:10\/)([^\/]+)

zugeordnet, welcher das Ergebnis liefert

• Match: 10/10201409
• Gruppe 1: 10201409

Der Wert aus Gruppe 1 10201409 wird verwendet und in das Feld „Externe Belegnummer“ im Buchungsdialog übertragen.

5.5.3.2      Beispiel 2

In diesem Beispiel soll aus den Rechnungsinformationen aus Beispiel 1 das Rechnungsdatum in das Feld „Belegdatum“ im Buchungsdialog übernommen werden. Über die Belegart ist dem Feld „Belegdatum“ der Suchbegriff

/(?:11\/)(?<Jahr>\d{2})(?<Monat>\d{2})(?<Tag>\d{2})/

zugeordnet, welcher das Ergebnis liefert

• Match: 11/230512
• Gruppe 1 Jahr: 23
• Gruppe 2 Monat: 05
• Gruppe 3 Tag: 12

Zusätzlich ist für den Suchbegriff in der Anwendung „Schlüsselwörter“ die folgende Aufbereitung festgelegt:

${Tag}.${Monat}.20${Jahr}

Das aufbereitete Ergebnis 12.05.2023 wird in das Feld „Belegdatum“ im Buchungsdialog ausgegeben.

Weitere Informationen und Beispiele finden Sie in den Dokumentationen „Erweiterung: Belegarten Rechnungseingangsbuch für die Schweiz“ und „Erweiterung: Belegarten Finanzbuchhaltung für die Schweiz“.

Hilfreiche Informationen zur generellen Verwendung von regulären Ausdrücken als Suchbegriff liefert Ihnen darüber hinaus die Dokumentation „Schlüsselwörter“.

5.6        Zahlungswege

Unter der Ansicht „Comarch Financials Enterprise Schweiz“ stehen in der Anwendung „Zahlungswege“ die Felder „ESR Zahlungsweg“ und „QR Zahlungsweg“ zur Verfügung. Über diese Felder können Sie steuern, ob der Zahlungsweg ausschließlich für die Verarbeitung von ESR-Zahlungen oder die Verarbeitung von QR-Rechnungen verwendet werden kann.

Die Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Zahlungswege“.

6              Zahlungsverkehr

Der Zahlungsverkehr unterstützt sowohl die Verarbeitung von ESR-Zahlungen als auch von QR-Zahlungen. Dabei bewirkt die Verwendung eines Zahlungsweges, der als ESR- bzw. QR-Zahlungsweg gekennzeichnet ist, dass in einer Akkumulation nur ESR- oder QR-Zahlungen vorkommen können. Dies begründet sich darin, dass sowohl ESR-Zahlungen als auch QR-Zahlungen in der Dateiausgabe nur jeweils einen offenen Posten als strukturierten Verwendungszweck enthalten dürfen.