1 Themenübersicht
Dieses Dokument beschreibt die Anbindung von Comarch Financials Enterprise an die Lexware Reisekostenabrechnung über die Funktion „Schnittstelle Lexware Reisekosten“.
Als Reisekosten werden alle Kosten verstanden, die im Zusammenhang mit Dienstreisen von Mitarbeitern entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.
- Die Funktion „Schnittstelle Lexware Reisekosten“ bietet die Möglichkeit, die von Lexware bereitgestellten Reisekosten der Mitarbeiter in Comarch Financials Enterprise zu importieren, zu buchen und über Berichte und Anzeigen auszuwerten. Mit Aktivierung dieser Funktion stehen dazu im Framework „Finanzbuchhaltung“ Anwendungen und Aktionen zur Verfügung.
- Für den Import der Reisekosten in Comarch Financials Enterprise werden die buchungsrelevanten Daten der Reisekostenabrechnungen aus Lexware über einen speziellen Bericht in eine CSV-Datei exportiert. Diese Datei enthält unter anderem Daten des Mitarbeiters (z. B. Personalnummer, Name und Bankverbindung), Reisetag, Reiseziel, Reisenummer sowie Positionen zu Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung usw.
- In der Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ importieren Sie die Daten der CSV-Datei über die Aktion „Import Reisekosten“ in Comarch Financials Enterprise. Während des Imports werden die übermittelten Reisekosten aufbereitet und geprüft. Dies findet beispielsweise durch folgende Prozesse statt:
- Umsetzung der Lexware Personalnummern in gültige Partner
- Ermittlung der gültigen Steuerschlüssel aufgrund der Steuerprozente in den Reisekosten
- Erzeugen von Reisebelegen aus den Reisekosten
- Prüfung der Reisebelege auf ihre Buchbarkeit
- Nach erfolgtem Import stehen die Reisebelege zur Weiterverarbeitung in Comarch Financials Enterprise zur Verfügung.
- In den folgenden Kapiteln sind notwendige Einstellungen und Stammdaten als vorbereitende Arbeiten zur Nutzung der Funktion „Schnittstelle Lexware Reisekosten“ beschrieben. Darüber hinaus erhalten Sie Informationen über die Anwendungen und Aktionen um Reisekosten zu importieren, zu bearbeiten, zu buchen und auszuwerten.
2 Begriffsbestimmung
Reisekosten
- Reisekosten sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Reise entstehen: Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.
Dienstreise
- Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Mitarbeiter aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte und außerhalb seiner Wohnung tätig ist.
Reisenebenkosten
- Reisenebenkosten sind Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen. Hierzu zählen beispielsweise Parkgebühren, berufliche Telefongespräche, Maut, Flugticket sowie damit zusammenhängende Umbuchungs- oder Stornierungskosten.
Verpflegungsmehraufwand
- Verpflegungsmehraufwand steht für die zusätzlichen Kosten, die eine Person zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.
3 Einstellungen
- In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen über notwendige Einstellungen für die Funktion „Schnittstelle Lexware Reisekosten“. Des Weiteren ist beschrieben, welche Stammdaten im Vorfeld einzurichten sind.
Customizing
- Zunächst muss unter der Funktion „Finanzbuchhaltung in der Hauptfunktion „Comarch Financials Enterprise“ der Anwendung „Customizing“ die Funktion „Schnittstelle Lexware Reisekosten“ aktiviert werden. Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn sie zuvor lizenziert wurde.
- Im Folgenden sind weitere Einstellungen aufgeführt, die unter dem Karteireiter „Einstellungen“ vorzunehmen sind.
| Feld | Erläuterung |
| Ordner Lexware Daten | In diesem Feld können Sie das Verzeichnis (kstore) angeben, in dem die zu importierende CSV-Datei mit den Lexware Reisekosten abgelegt ist. Hier können neben dem kstore auch Arbeitsbereiche (Netzwerkpfade) angegeben werden. Ausführliche Informationen zu Arbeitsbereichen finden Sie in der Dokumentation „Systemcockpit Typ: Arbeitsbereich“. Diese Angabe dient als Vorbelegung für das gleichnamige Feld in der Hintergrundanwendung „Import Lexware Reisekosten“. |
| Dateiname | In diesem Feld können Sie den Namen der Importdatei angeben. Diese Angabe dient als Vorbelegung für das gleichnamige Feld in der Hintergrundanwendung „Import Lexware Reisekosten“. |
| Importdatei umbenennen/löschen | Mit der Einstellung in diesem Feld haben Sie z. B. die Möglichkeit die Importdatei nach erfolgtem Import zu löschen. Folgende Einstellungen können gewählt werden:
· Keine Änderung: Bei dieser Auswahl bleibt die Importdatei nach dem Import der Reisekosten unverändert erhalten. · Umbenennen (mit Datum erweitern): Nach dem Import der Reisekosten erhält die Importdatei automatisch das Importdatum als Namenszusatz. · Löschen: Bei dieser Auswahl wird die Importdatei nach dem Import der Reisekosten automatisch gelöscht. |
| Importdatei verschieben | Mit dieser Auswahl steuern Sie den Verbleib der Importdatei. Folgende Auswahl steht zur Verfügung:
· Keine Verschiebung: Nach dem Import der Reisekosten verbleibt die Importdatei an ihrem Speicherort. · Nach Ordner Backup verschieben: Die Importdatei wird nach dem Import der Reisekosten in den Backup-Ordner verschoben. |
| Ermittlung Partner | Über dieses Feld steuern Sie, wie beim Import der Reisekosten der Partner ermittelt wird. Folgende Einstellung kann gewählt werden:
· Übergabe Partner: Sofern diese Einstellung festgelegt ist, wird der Partner aus den importierten Reisekosten verwendet. Dieser Partner muss ein gültiger Partner in der Anwendung „Partner sein“. · Übergabe Lexware Personalnummer: Bei dieser Einstellung wird die Personalnummer aus Lexware in den Reisekosten übermittelt. Zur Ermittlung der Partnernummer während des Imports muss die Personalnummer in der Anwendung „Partner“ dem entsprechenden Partner zugeordnet sein. |
| Belegart | In diesem Feld legen Sie die Belegart fest, mit der die Reisekosten gebucht werden sollen. Es sind nur Belegarten des Belegtyps „Rechnung“ zulässig. |
Partner
- Sofern in der Anwendung „Customizing“ die Einstellung „Übergabe Lexware Personalnummer“ festgelegt ist, muss die übermittelte Personalnummer des Mitarbeiters beim Import der Reisekosten in die gültige Partnernummer umgesetzt werden. Dazu ist die Zuordnung der Personalnummer zu der entsprechenden Partnernummer erforderlich. Diese Zuordnung wird in der Anwendung „Partner“ unter der Sicht „Rechnungswesen“ vorgenommen. Hier ist für den Karteireiter „Kreditor“ das Feld „Lexware Personalnummer“ im Unterkarteireiter „Allgemeines“ für die Eingabe der Personalnummer freigeschaltet.
Steuerzuordnung
- In der Lexwareschnittstelle werden die für die Reisebelege gültigen Steuerprozentsätze übermittelt, die beim Import der Reisekosten in gültige Steuerschlüssel umgesetzt werden. Die Ermittlung des Steuerschlüssels erfolgt aufgrund der Zuordnungen in der Anwendung „Steuerzuordnung“. Hier ordnen Sie den in den Reisebelegen verwendeten Steuerprozenten die entsprechenden Steuerschlüssel aus Comarch Financials Enterprise zu.
4 Anwendungen
In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über Anwendungen und Aktionen die zur Verfügung stehen, um die Reisekosten aus Lexware zu importieren, zu bearbeiten, zu buchen und auszuwerten.
4.1 Cockpit: Lexware Reisekosten
In der Anwendung „Cockpit Lexware Reisekosten“ importieren Sie die von Lexware bereitgestellten Reisekosten über die Aktion „Import Reisekosten“ in Comarch Financials Enterprise. Während des Imports werden die Daten aufbereitet, Belege aus den Reisekosten erzeugt und diese auf ihre Buchbarkeit geprüft. Diese Reisebelege können über anwendungsbezogene Aktionen weiterverarbeitet werden.
Darüber hinaus dient die Anwendung „Cockpit Lexware Reisekosten“ der Darstellung aller importierten Reisekosten und deren Statusinformationen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Cockpit Lexware Reisekosten“.
4.2 Erzeugte Reisen
Der Aufruf der Anwendung „Erzeugte Reisen“ ist nur durch die Aktion „Reise bearbeiten“ für einen gewählten Reisebeleg aus der Anwendung „Cockpit: Lexware Reisekosten“ möglich. In dieser Anwendung kann der gewählte Reisebeleg abhängig von seinem Status ergänzt, korrigiert oder nur angezeigt werden.
Für einen fehlerhaften Beleg (Reisestaus „Übernommen, fehlerhaft“) werden unter dem Karteireiter „Fehler“ alle Belegpositionen angezeigt, in denen ein Fehler festgestellt wurde. Durch den Fehlertext erhalten Sie Informationen über die Art des Fehlers und können die fehlerhafte Position zur Bearbeitung in den Positionseditor laden. Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Erzeugte Reisen“.
4.3 Cockpit: Finanzbuchhaltung
In der Anwendung „Cockpit: Finanzbuchhaltung“ steht in den Sichten „Offene Posten“ und „Kontobewegungen“ die Herkunft „Reisekosten“ als Auswahlmerkmal für die anzuzeigenden Daten zur Verfügung. Damit haben Sie beispielsweise die Möglichkeit in der Sicht „Kontobewegungen“ nur Bewegungen auszuwerten, die aus dem Import der Reisekosten entstanden sind.
4.4 Berichte
Durch die Aktivierung der Funktion „Lexware Reisekosten“ steht in einigen Berichten die Herkunft „Reisekosten“ als Auswahlmerkmal für die auszuwertenden Daten zur Verfügung. Diese Herkunft ist beispielsweise in den Berichten „Buchungen ausgeben“, „Kontoauszüge ausgeben“ und „Offene Posten Kreditoren“ ausgeben“ auswählbar.