In einem modernen Rechnungswesen werden permanent Daten verarbeitet und gespeichert. Dabei ist die Systemgeschwindigkeit ein wesentlicher Faktor. Im Laufe der Zeit kann sich aber aufgrund der stetig wachsenden Datenmenge die Systemgeschwindigkeit erheblich verlangsamen, was sich negativ auf die Performance von Zugriffen insbesondere in der Dialogverarbeitung auswirkt. Um dem entgegenzuwirken, können in regelmäßigen Abständen veraltete Daten durch Reorganisationsläufe aus dem System entfernen werden.

Thema dieser Dokumentation ist die Reorganisation innerhalb der Finanzbuchhaltung. Vorgesehen ist die Reorganisation von Daten jener Business Objects, in denen große Datenmengen gespeichert sind. Hierbei handelt es sich vorrangig um die Schnittstellen der Finanzbuchhaltung.

Die Reorganisation der Daten dieser Business Objects kann für ein oder mehrere Geschäftsjahre durchgeführt werden.

Eine Übersicht der reorganisierbaren Geschäftsjahre erhalten Sie über die Anwendung Cockpit: Protokolldateien, deren Beschreibung Sie in der Dokumentation Cockpit: Protokolldateien finden.

Grundsätzlich werden bei der Reorganisation die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen eingehalten. Allerdings sollten Sie auch folgendes zur Reorganisation beachten:

• Eine Reorganisation löscht Daten unwiederbringlich.
• Gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden.
• Bevor eine Reorganisation durchgeführt wird, ist ein kompletter Datenbackup erforderlich, der auch das gesamte Comarch-ERP beinhaltet. Dieser Backup ist permanent vorzuhalten.
• Reorganisierte Daten können nicht aus dem Backup wieder in das aktuelle System integriert werden. Es besteht lediglich die Möglichkeit, eine komplette Systemkopie aus dem Backup zu erstellen.
• Reorganisierte Geschäftsjahre sind nicht mehr auswertbar.

Begriffsbestimmung

• Reorganisation – Das Reorganisieren von Daten hat deren physisches Löschen aus der Datenbank zum Ergebnis. Das Löschen setzt eine Reihe von erfolgreich bestandenen Prüfungen voraus. Mit der Reorganisation werden auch die von den zu löschenden Daten eventuell abhängigen Business Objects gelöscht.

Allgemeine Voraussetzungen

In der Finanzbuchhaltung können Sie die Bewegungsdaten nur für Geschäftsjahre reorganisieren, wenn:

• Diese bereits abgeschlossen sind
• Das Feld Reorganisation Bewegungsdaten den Status Reorganisierbar aufweist
• Sich bei den vorhandenen Vorjahren das Feld Reorganisation Bewegungsdaten mindestens im Status Reorganisierbar befindet
• Der Benutzer, der die Reorganisation ausführen soll, über die entsprechende Berechtigung verfügt

Prozess Reorganisation

Der eigentliche Reorganisationsprozess wird über Reorganisationsanwendungen gestartet. Bei Aufruf einer Hintergrundanwendung zur Reorganisation öffnet sich ein Dialogfenster, in dem das Geschäftsjahr vorbelegt ist, bis zu dem die Daten reorganisiert werden. Hierbei handelt es sich um das zuletzt abgeschlossene Geschäftsjahr mit dem Reorganisationsstatus Reorganisierbar.

Über den Button [Im Hintergrund] starten Sie den Reorganisationslauf. Abhängig von der zu verarbeitenden Datenmenge kann die Reorganisation sehr zeitintensiv sein und sollte daher entweder über Nacht oder am Wochenende gestartet werden. Mit dem Parameter Maximale Laufzeit kann zudem die Zeitspanne festgelegt werden, nach der ein Reorganisationslauf spätestens beendet wird.

Die reorganisierten Daten können Sie zur Archivierung exportieren, sofern in der Hintergrundanwendung der Exportmodus zur Verfügung steht und darüber die Archivierung ermöglicht.

Wurde die Reorganisation für ein Geschäftsjahr durchgeführt, ist dies durch den Reorganisationsstatus des Feldes Reorganisation Bewegungsdaten im betreffenden Geschäftsjahr ersichtlich. Sofern nicht alle zur Reorganisation vorgesehenen Business Objects reorganisiert wurden, erhält das Geschäftsjahr im Feld Reorganisation Bewegungsdaten den Reorganisationsstaus Teilweise reorganisiert.

Darüber hinaus wird in der Anwendung Cockpit: Protokolldateien die Änderung des Reorganisationsstatus sowie die Durchführung der Reorganisation dokumentiert. Eine Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Protokolldateien.

In der Finanzbuchhaltung wird zurzeit die Reorganisation folgender Bewegungsdaten unterstützt:

Reorganisation Schnittstellen

Die Reorganisation der Schnittstellen wird über die Hintergrundanwendung Reorganisation Schnittstelle Finanzbuchhaltung vorgenommen. Mit dem Reorganisationslauf werden Daten in mehreren Business Objects gelöscht.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Reorganisationsanwendung finden Sie in der Dokumentation Reorganisation Schnittstelle Finanzbuchhaltung.

Reorganisation Erfasste Buchungen

Für die Reorganisation der erfassten Buchungen steht die Hintergrundanwendung Reorganisation Erfasste Buchungen Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Mit dem Reorganisationslauf werden Daten in mehreren Business Objects gelöscht.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Reorganisationsanwendung finden Sie in der Dokumentation Reorganisation Erfasste Buchungen Finanzbuchhaltung.

Reorganisation gelöschte Buchungen

Für die Reorganisation der gelöschten Buchungen steht die Hintergrundanwendung Reorganisation gelöschte Buchungen Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Mit dem Reorganisationslauf werden Daten in mehreren Business Objects gelöscht.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Reorganisationsanwendung finden Sie in der Dokumentation Reorganisation gelöschte Buchungen Finanzbuchhaltung.