1 Einführung
Generell muss jede Buchung in der Finanzbuchhaltung mit einem so genannten Journal (Buchungsjournal) erfolgen. Die Standard-Buchungsjournale in der Finanzbuchhaltung umfassen immer alle erzeugten Teilbuchungen mit derselben Buchungsnummer, die zu einem ausgewählten Buchungsbeleg gehören, z. B. einer Eingangsrechnung.
Neben den Standard-Buchungsjournalen können Sie zusätzliche Buchungsjournale in der Finanzbuchhaltung aktivieren. Diese Buchungsjournale berücksichtigen unterschiedliche Anforderungen und können als Tages-, Perioden- und Jahresjournale erstellt sowie als Teiljournale auf ausgewählte Belegarten und Belegtypen begrenzt werden.
Zusätzliche Buchungsjournale werden über Buchungsjournaldefinitionen aktiviert. Sobald eine Buchungsdefinition angelegt ist, werden die Einträge für das Buchungsjournal automatisch mit der Verbuchung erfasster Belege erstellt. Dabei werden die Einträge in zeitlicher Reihenfolge der Verbuchung lückenlos durchnummeriert.
Für zurückliegende Zeiträume besteht zudem die Möglichkeit, Daten für zusätzliche Buchungsjournale durch einen Neuaufbau zu erzeugen. Die Auswertung der Journaldaten kann über Cockpitanwendungen oder über ein Belegdokument erfolgen.
2 Begriffsbestimmung
Buchungsjournal
Jede Buchung in der Finanzbuchhaltung muss mit einem so genannten Journal (Buchungsjournal) erfolgen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt es nur eine Journalart. Das Buchungsjournal gibt Auskunft über sämtliche Buchungen in chronologischer Reihenfolge. Es ist somit ein Protokoll über alle er-fassten Buchungen. Das Journal unterliegt der Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Finanzamt.
3 Einstellungen
Als Voraussetzung für die Aktivierung und Ausgabe zusätzlicher Buchungsjournale in der Finanzbuchhaltung sind in den folgenden Anwendungen Einstellungen vorzunehmen und Stammdaten einzurichten.
3.1 Customizing
Die Aktivierung zusätzlicher Buchungsjournale ist nur für Organisationen möglich, bei denen Sie in der Anwendung „Customizing“ die Funktion „Heutige Buchungen löschen“ unter dem Framework „Finanzbuchhaltung“ deaktiviert haben.
Darüber hinaus nehmen Sie unter der Funktion „Dokumente“ verschiedene Einstellungen für die Ausgabe der Belegdokumente zum Buchungsjournal vor. So wird u. a. eine Belegdokument-Vorlage ausgewählt, die den Aufbau des Belegdokumentes „Zusätzliche Buchungsjournale“ steuert. Die Ausgabeeinstellungen der Belegdokument-Vorlagen dienen als Vorschlagswerte und gelten dann, wenn bei der Ausgabe der Buchungsjournale keine abweichenden Angaben festgelegt wurden. Sind für ein Buchungsjournal Belegdokument-Vorlagen für mehrere Ausgabemedien eingerichtet, wird die als „bevorzugt“ gekennzeichnete herangezogen.
3.2 Buchungsjournaldefinitionen
Eine in der Anwendung „Buchungsjournaldefinitionen“ angelegte Journaldefinition aktiviert automatisch die Erstellung eines zusätzlichen Buchungsjournals. Sie können in dieser Anwendung beliebig viele Buchungsjournaldefinitionen einrichten und somit zusätzliche Buchungsjournale für unterschiedliche Anforderungen erstellen.
Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Buchungsjournaldefinitionen“.
4 Zusätzliche Buchungsjournale
Sofern Buchungsjournaldefinitionen eingerichtet sind, wird bereits bei der Verbuchung eines erfassten Beleges die Zuordnung der Buchung zu den entsprechenden Buchungsjournalen durch die Hintergrundverbuchung vorgenommen. Der Abgleich einer Buchung findet immer mit allen vorhanden Journaldefinitionen der Organisation statt. Abhängig von den Einstellungen in den Journaldefinitionen kann eine Buchung für mehrere Buchungsjournale gespeichert werden, z. B. im Tages,- Perioden- und Jahresjournal.
Enthält eine Journaldefinition Belegarten oder Belegtypen, werden für das Buchungsjournal nur die Buchungen mit übereinstimmenden Belegarten oder Belegtypen berücksichtigt. Auf diese Weise können Sie Buchungsjournale einrichten, in die nur bestimmte Buchungsvorgänge einfließen, z. B. nur Rechnungen oder nur Sachbuchungen.
Jede Buchung die in einem zusätzlichen Buchungsjournal gespeichert wird, erhält eine Journal-Eintragsnummer. Diese Nummer wird innerhalb eines Buchungsjournals automatisch fortlaufend vergeben und gibt somit Auskunft über die Anzahl der enthaltenen Buchungen.
4.1 Cockpitanwendungen
Zur Auswertung der zusätzlichen Buchungsjournale stehen Cockpitanwendungen zur Verfügung. Das Cockpit „ Zusätzliche Buchungsjournale“ bietet einen Überblick über alle erstellten zusätzlichen Buchungsjournale. Eine Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Cockpit: Zusätzliche Buchungsjournale“.
Über das Cockpit „Zusätzliche Buchungsjournale/Bewegungen“ werden Ihnen zudem die in einem Buchungsjournal enthaltenen Buchungen angezeigt. Eine Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Cockpit: Zusätzliche Buchungsjournale/Bewegungen“.
In der Anwendung „Cockpit: Finanzbuchhaltung“ besteht die Möglichkeit, in die Anwendung „Cockpit: Zusätzliche Buchungsjournale/Bewegungen“ zu wechseln. Dazu steht Ihnen in den Sichten „Buchungen“ und „Buchungsjournal“ der Anzeigefunktion „Kontobewegungen“ die Aktion „Zusätzliche Buchungsjournale“ zur Verfügung.
4.2 Zusätzliche Buchungsjournale ausgeben
Die Ausgabe zusätzlicher Buchungsjournale erfolgt über die Anwendung „Zusätzliche Buchungsjournale ausgeben“. In dieser Anwendung legen Sie in einer Berichtsdefinition die Auswahlmerkmale und Sortierfolge fest. Sie können beliebig viele Berichtsdefinitionen einrichten und somit Buchungsjournale für unterschiedliche Anforderungen ausgeben.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Zusätzliche Buchungsjournale ausgeben“.
4.3 Neuaufbau zusätzlicher Buchungsjournale
Sofern dies gewünscht bzw. erforderlich sein sollte, haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Buchungsjournale auch für zurückliegende Zeiträume aufzubauen. Dazu steht Ihnen die Hintergrundanwendung „Neuaufbau zusätzlicher Buchungsjournale“ zur Verfügung.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Neuaufbau zusätzlicher Buchungsjournale“.