1 Einführung
Im Rahmen von Auslandszahlungen müssen alle Beträge von eingehenden und ausgehenden Zahlungen, die oberhalb eines Meldefreibetrages liegen, in einer Zahlungsbilanzstatistik gemeldet werden. Für in Deutschland ansässige Organisationen muss dies für alle Beträge über 12.500 EUR durch eine Meldung nach der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) vom Typ Z4 an die Deutsche Bundesbank erfolgen.
Zur Abgabe der Z4-Meldung bietet die Deutsche Bundesbank innerhalb ihres ExtraNets das Meldeverfahren „Filetransfer“ an. Ausführliche Informationen zum Meldewesen im Außenwirtschaftsverkehr erhalten Sie auf der Homepage der Deutschen Bundesbank.
Bei Zahlungen und Lastschriften vom bzw. ins Ausland stehen im Rahmen des Zahlungsverkehrs Funktionen und Prozesse zur Erfassung, Verwaltung und Ausgabe der Z4-Meldedaten zur Verfügung.
Darüber hinaus bietet Comarch Financials Enterprise Funktionen, die es Ihnen ermöglichen außerhalb des Zahlungsverkehrs Z4 meldepflichtige Daten zu ermitteln, zu bearbeiten und im Sinne der AWV zu einer Z4-Meldung aufzubauen. Zur Übermittlung der eigentlichen Meldung an die Deutsche Bundesbank werden die Z4-Meldedaten in einer xml-Datei bereitgestellt.
Hinweis:
Sofern für eine Organisation der Parameter „Meldungsart Zahlungsbilanzstatistik“ angegeben wurde, stehen im Zahlungsverkehr die Daten zur Erfassung der Z4-Meldung nicht mehr zur Verfügung. Alle Vorgänge sind dann nur noch über die Buchungsbewegungen abbildbar. Vorhandene Altdaten im Zahlungsvorschlag können dort aber weiterhin angezeigt werden. Auch ist die Ausgabe der Z4-Meldung im Zahlungsvorschlag für die Altdaten weiterhin möglich.
2 Begriffsbestimmung
Z4-Meldung
Die Z4-Meldung beinhaltet alle Zahlungen und Lastschriften eines ausländischen, nicht in Deutschland ansässigen Partners. Die Meldung hat je Vorgang zu erfolgen, wenn keine Meldebefreiung vorliegt. Die Z4-Meldung ist monatlich bis zum 7. Kalendertag des auf den Berichtsmonat folgenden Monats zu melden.
3 Einstellungen
Zur Ermittlung der Daten für die Z4-Meldung müssen Sie Einstellungen z. B. in der Anwendung „Customizing“ festlegen und Stammdaten einrichten. In diesem Kapitel sind die erforderlichen Einstellungen und Stammdaten zusammengefasst.
3.1 Meldungsarten
Für die Ausgabe der Z4-Meldungen werden ausschließlich Meldungsarten verwendet, denen in der Anwendung „Meldungsarten“ der Meldungstyp „Zahlungsbilanzstatistik“ zugeordnet ist. In diesen Meldungsarten muss als Meldungsempfänger die Partnernummer der eigenen Organisation und für den eigenen Identifikationsschlüssel die LZB-Firmennummer angegeben sein.
Darüber hinaus können Sie bei diesen Meldungsarten Texte für den Zahlungszweck angeben, die als Vorbesetzung bei Meldungen über Dienstleistungen und Meldungen zum Kapitalverkehr herangezogen werden.
Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Meldungsarten“.
3.2 Customizing
In der Anwendung „Customizing“ legen Sie für das Framework „Finanzbuchhaltung“ erforderliche Einstellungen fest. Unter der Funktion „Vorschlagswerte“ geben Sie unter dem Karteireiter „Allgemeines“ eine Meldungsart für die Ausgabe der Zahlungsbilanzstatistik an. Nur für die Organisationen, denen hier eine Meldungsart für die Zahlungsbilanzstatistik zugeordnet ist, können die Daten für die Z4-Meldung aus den Buchungen ermitteln und ausgeben werden. Gleichzeitig werden für diese Organisationen die Daten im Zahlungsverkehr gesperrt.
Hinweis:
Sofern aufgrund der hier zugeordneten Meldungsart bereits Daten für die Z4-Meldung ermittelt wurden, kann diese nicht mehr geändert werden.
Unter der Funktion „Meldungen“ muss zudem im Feld „Nummernkreis Meldungen“ unter dem Karteireiter „Sonstige“ ein Nummernkreis eingetragen sein, dem der Typ „Finanzbuchhaltung Meldung Satznummer“ zugeordnet ist.
3.3 Leistungsschlüssel
In der Anwendung „Leistungsschlüssel“ aktivieren Sie über das Feld „Meldepflicht Z4“, einen Leistungsschlüssel für die Ausgabe zur Z4-Meldung. Nur die für Deutschland relevanten Leistungsschlüssel vom Typ „Transithandel“ und „Kapitalverkehr und Kapitalerträge“ werden, sofern meldepflichtig, bei der Erstellung der Z4-Meldung berücksichtigt. Warenlieferungen sind grundsätzlich nicht meldepflichtig und werden für die Z4-Meldung ignoriert, auch wenn die Leistungsschlüssel als meldepflichtig gekennzeichnet sind.
Zudem können Sie im Leistungsschlüssel einen Text als Vorbelegung für den Zahlungszweck angeben.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Leistungsschlüssel“.
3.4 Steuer-Schlüssel
In der Anwendung „Steuer-Schlüssel“ können Sie unter der Rubrik „Zahlungsbilanz“ für einen Steuerschlüssel festlegen, ob bei Buchungen mit diesem Steuerschlüssel die Angabe eines Leistungsschlüssels Pflicht, nicht zulässig oder optional ist.
Sofern bei einem Steuerschlüssel im Feld „Leistungsschlüssel erforderlich“ der Wert „Ja“ oder „Wahlweise“ eingestellt ist, können Sie diesem einen Leistungsschlüssel, ein Handelsland und die Handelsrichtung zur Vorbesetzung im Buchungsdialog zuordnen.
Eine Beschreibung der Rubrik „Zahlungsbilanz“ finden Sie in der Dokumentation „Erweiterung: Steuer-Schlüssel/Comarch Financials Enterprise“.
3.5 Sachkonten
In der Anwendung „Sachkonten“ können Sie unter dem Karteireiter „Zahlungsbilanz“ für ein Sachkonto festlegen, ob bei Buchungen mit diesem Sachkonto die Angabe eines Leistungsschlüssels Pflicht, nicht zulässig oder optional ist.
Sofern bei einem Sachkonto im Feld „Leistungsschlüssel erforderlich“ der Wert „Ja“ oder „Wahlweise“ eingestellt ist, können Sie diesem einen Leistungsschlüssel, ein Handelsland und die Handelsrichtung zur Vorbesetzung im Buchungsdialog zuordnen.
Ausführliche Informationen zu dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Sachkonten“.
3.6 Belegarten Finanzbuchhaltung
Im Buchungsdialog ist unter dem Karteireiter „Sonstige“ das Feld „Z4 Meldung erforderlich“ eingebunden. Dieses Feld können Sie in der Anwendung „Belegarten Finanzbuchhaltung“ als Spiegelfeld festlegen. Die Erfassung des Feldes im Buchungsdialog erfolgt dann unter dem primären Karteireiter „Spiegelfelder“.
4 Z4-Meldung: Prozess
Sofern alle Einstellungen vorgenommen wurden und die erforderlichen Stamm-daten eingerichtet sind, können die im Sinne der AWV meldepflichtigen Buchungen ermittelt, zu einer Z4-Meldung aufgebaut und für die Übermittlung an die Deutsche Bundesbank ausgegeben werden. Dazu sind folgende Prozessschritte zu durchlaufen.
4.1 Zahlungsbilanzstatistik aufbauen
Mit der Hintergrundanwendung „Zahlungsbilanzstatistik aufbauen“ werden die Daten zur Ausgabe in der Z4-Meldung ermittelt und für die Weiterverarbeitung in den nachfolgenden Prozessschritten gespeichert. Die Ermittlung der Z4-meldepflichtigen Daten erfolgt für den in der Anwendung vorgegebenen Meldemonat. Dazu werden die Bankbuchungen und zugeordneten offenen Posten anhand verschiedener Parameter geprüft.
Für die Z4-Meldung relevant sind zunächst einmal alle Buchungen von eingehenden und ausgehenden Zahlungen ausländischer, nicht in Deutschland ansässiger Partner. Als Partner ist dabei das Personenkonto oder, sofern angegeben, der abweichende Zahlungsempfänger bzw. der regulierende Verband zu betrachten.
Meldepflichtig sind dann:
- Die der Auslandszahlung zugeordneten offenen Posten bzw. Teilbuchungen deren Gesamtsaldo die festgelegte Meldegrenze für Auslandszahlungen überschreiten.
- Alle einer Auslandszahlung zugeordneten offenen Posten, denen über den Buchungsdialog der Parameter „Z4 Meldung erforderlich“ zugewiesen ist. Die Beschreibung des Parameters finden Sie in der Dokumentation „Buchen Finanzbuchhaltung“ unter dem Karteireiter „Sonstige“.
- Mit einer Auslandszahlung beglichene Posten denen entweder über den Steuerschlüssel oder das Sachkonto des Rechnungsbeleges Leistungsdaten (bestehend aus Leistungsschlüssel, Handelsland und Handelsrichtung) zugeordnet sind.
- Mit einer Auslandszahlung beglichene Posten, die sich auf eine Ausgangsrechnung (Vertriebsauftrag) oder Eingangsrechnung (Beschaffungsauftrag) beziehen. Relevant sind dabei nur Rechnungen für Artikel, die für Intrastat aktiviert und denen eine Warennummer vom Typ „Service“ zugeordnet ist. Ausführliche Informationen zu Intrastat finden Sie in den Dokumentationen zum gleichnamigen Framework.
Eine Beschreibung der Hintergrundanwendung finden Sie in der Dokumentation „Zahlungsbilanzstatistik aufbauen“.
4.2 Cockpit: Meldungen Finanzbuchhaltung
Die Anwendung „Cockpit: Meldungen Finanzbuchhaltung“ bietet einen Überblick über die Meldungen zur Zahlungsbilanzstatistik und stellt Aktionen zu deren Verarbeitung zur Verfügung.
Über die Aktion „Meldung erzeugen“ wird aus den zuvor ermittelten Z4-Daten (siehe Zahlungsbilanzstatistik aufbauen) zunächst eine Z4-Meldung als Vorschlag für die im Customizing festgelegte Meldungsart erstellt. Dazu sind in dem angezeigten Dialogfenster nur die Parameter „Bezeichnung“, „Meldungsart“ sowie „Bis Meldemonat“ relevant.
Der erzeugt Meldungsvorschlag kann anschließend über verschiedene Aktionen bearbeitet werden. Es können die Positionen bearbeitet, fehlende Daten nachgetragen oder ganze Meldungen bzw. einzelne Positionen gelöscht werden. Neue Positionen können nicht hinzugefügt werden.
Mit der Aktion „Meldung durchführen“ werden die Daten der Meldung zur Weiterverarbeitung in der Anwendung „Z4-Meldungen verwalten“ in eine Datei ausgegeben. Dabei werden identische Positionen nach den Regeln der Deutschen Bundesbank zusammengefasst und aufbereitet. Der Status der Meldung ändert sich in „Meldung durchgeführt“.
Hat eine Meldung den Status „Meldung durchgeführt“, ist für diese nur noch die Aktion „Meldung stornieren“ möglich. Dabei werden die Einträge aus der Datei und somit aus der Anwendung „Z4-Meldungen verwalten“ gelöscht, sofern sie noch nicht gemeldet sind. Wurde bereits der Z4-Report erstellt, werden die ursprünglichen Einträge als neue Einträg mit negativem Betrag erstellt. In diesem Fall muss die Meldung noch einmal an die Bundesbank übertragen werden.
Weitere Informationen zur Handhabung von Meldungen zur Zahlungsbilanzstatistik in dieser Cockpitanwendung finden Sie in der Dokumentation „Cockpit: Meldungen Finanzbuchhaltung“.
4.3 Z4-Meldungen verwalten
Mit dieser Anwendung können Sie sich einen Überblick über die erzeugten Z4-Meldungen verschaffen. Eine Z4-Meldung kann in dieser Anwendung manuell erfasst werden oder durch die Anwendung „Cockpit: Meldungen Finanzbuchhaltung“ angelegt sein. Je Monat ist nur eine Meldung zulässig.
Abhängig vom Status der Meldung können Sie der Meldung neue Positionen hinzufügen und Daten einer ausgewählten Position ändern. Über die Aktion „Z4-Report erzeugen“ werden die Daten der Z4-Meldung in einer xml-Datei zur Übermittlung an die Deutsche Bundesbank bereitgestellt. Die Datei kann als Berichtstyp „vollständige Ausgabe“ (alle Positionen) oder „Nur nicht gemeldete“ erzeugt werden.
Sofern die Ausgabe als Testdatei erfolgt, wird dem Dateinamen ein Zeitstempel angefügt und die Meldepositionen erhalten nicht den Status gemeldet. Der Parameter „Testdatei“ wird in die Datei ausgegeben, was bewirkt, dass die Datei von der Deutschen Bundesbank nur geprüft aber nicht verarbeitet wird.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation „Z4-Meldungen verwalten“.
Hinweise
Sofern ein Z4-Report bereits gemeldet wurde und nachträglich die gleiche Meldung mit noch nicht gemeldeten Daten erstellt werden soll, wird die zuvor erstellte Datei überschrieben. Es empfiehlt sich daher, die Meldedatei nach der Übertragung an die Deutsche Bundesbank zu archivieren bzw. umzubenennen, um diese zu erhalten.