In der Finanzbuchhaltung von Comarch Financials Enterprise  werden beispielsweise Buchungen auf Debitoren- und Kreditorenkonten automatisch auch im Hauptbuch auf Sachkonten gebucht, die als Forderungs- bzw. Verbindlichkeitssammelkonten klassifiziert sind. Daraus ergibt sich im Laufe der Zeit eine hohe Anzahl von Buchungsbewegungen auf diesen Sammelkonten.

Um für Sachkonten (insbesondere Forderungs- und Verbindlichkeitssammelkonten) die Auswertungen und Anzeigen von Kontobewegungen übersichtlicher zu gestalten, können diese verdichtet werden. Als Auswirkung wird in der Sicht Kontobewegungen der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung für verdichtete Sachkonten  zunächst nur die Summe aller verdichteten Bewegungen angezeigt, die dann über die Aktion [Verdichtungsdetails] in die enthaltenen Einzelbewegungen aufgelöst wird.

Nachfolgend ist die Anwendung Cockpit: Verdichtungen beschrieben, die unter anderem der Erstellung von Verdichtungsbuchungen dient.

Das Cockpit Verdichtungen ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Anwendungsbeschreibung

Mithilfe der Abfrageanwendung Cockpit: Verdichtungen können Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne Verdichtungsvorschläge und deren Bearbeitungsstaus verschaffen. Angezeigt werden alle Vorschläge, die den Suchmerkmalen des Abfragebereiches entsprechen.

Über anwendungsbezogene Aktionen erzeugen Sie einen neuen Verdichtungsvorschlag und erstellen für ausgewählte Verdichtungsvorschläge die Verdichtungsbuchungen. Bereits erstellte Verdichtungsbuchungen können über die Aktion [Verdichtung zurücknehmen] gelöscht werden.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich stehen Abfragefelder zur Eingrenzung der Anzeige zur Verfügung. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweiligen Anwendung.

Die Felder im Einzelnen:

• Vorschlagsnummer – Die Vorschlagsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die bei der Erstellung eines Verdichtungsvorschlages vom Programm vergeben wird. Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Vorschlagsnummern als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Daten ein. Über die Werthilfe Verdichtung suchen können Sie sich die vorhandenen Vorschläge anzeigen lassen und auswählen.
• Vorschlagsstatus – Geben Sie in diesem Feld den Status als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Daten an. Der Status zeigt den Zustand der Verdichtungsvorschläge an. Folgende Auswahl kann gewählt werden:
  • (Alle)
  • Vorschlag wird erstellt
  • Vorschlag erstellt
  • Buchungen werden erstellt
  • Abgeschlossen
• Erfasst von – Geben Sie hier bei Bedarf einen oder mehrere Benutzer als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Daten ein. Über die Werthilfe Benutzer suchen können Sie sich die vorhandenen Benutzer anzeigen lassen und auswählen.

Detailsuche

Unterhalb des Hauptabfragebereichs können zusätzlich Abfragefelder für die Detailsuche festgelegt werden. Die Detailsuche besteht aus den Ebenen Verdichtungsdetails und Verdichtungszeilen anzeigen. Weitere Informationen zu Detailsuchen finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten Verdichtungsvorschläge angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Verdichtungsvorschlag angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.

Im Folgenden werden die Spalten der Ansicht Standard beschrieben. Grundsätzlich sind alle für die Auswahl eingebbaren Felder anzeigbar, allerdings nicht erfassbar.

Ansicht Standard

• Vorschlagsnummer – In dieser Spalte wird die Nummer des Verdichtungsvorschlags angezeigt. Diese wird vom Programm im Rahmen der Vorschlagserstellung fortlaufend vergeben.
• Bezeichnung (Verdichtungsvorschlag) – In dieser Spalte wird die Bezeichnung des Verdichtungsvorschlags angezeigt
• Anzahl Buchungen – Diese Spalte enthält die Anzahl der Einzelbuchungen, die in diesem Verdichtungsvorschlag enthalten sind
• Erfasst von – In dieser Spalte wird angezeigt, welcher Mitarbeiter den Verdichtungsvorschlag erzeugt hat
• Buchungsperiode von – In dieser Spalte wird die Anfangsperiode angezeigt, ab der die Buchungen für die Verdichtung berücksichtigt werden
• Buchungsperiode bis – In dieser Spalte wird die Periode angezeigt, bis zu der die Buchungen für die Verdichtung berücksichtigt werden
• Erfassungszeitpunkt – In dieser Spalte wird angezeigt, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit der Verdichtungsvorschlag erzeugt wurde
• Vorschlagsstatus – In dieser Spalte wird der derzeit aktuelle Status des Verdichtungsvorschlags angezeigt. Der Status kann folgenden Wert haben:
  • Vorschlag wird erstellt
  • Vorschlag erstellt
  • Buchungen werden erstellt
  • Abgeschlossen

Detailsuche Verdichtungsdetails

Mit einem Klick auf den Button [Verdichtungsdetails] wird eine zusätzliche Zeile unter der Hauptspaltenüberschrift angezeigt, die die Spaltenüberschriften der Verdichtungsdetails enthält. Des Weiteren werden die Zusatzinformationen der Detailsuche pro Zeile angezeigt. Weitere Informationen zur Detailsuche finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Im Folgenden sind die im Standard festgelegten Spalten der Detailsuche Verdichtungsdetails beschrieben:

• Anzahl Details – Diese Spalte enthält die Anzahl der Einzelbuchungen, die in dieser Verdichtungszeile enthalten sind
• Buchungsperiode – Diese Spalte enthält die Periode, mit der die Einzelbuchungen gebucht wurden, die in dieser Verdichtungszeile enthalten sind
• Belegdatum – Diese Spalte enthält das Belegdatum, mit dem die Einzelbuchungen gebucht wurden, die in dieser Verdichtungszeile enthalten sind
• Sachkonto – In dieser Spalte wird das verdichtete Konto angezeigt
• Bezeichnung (Verdichtungsvorschlag) – Diese Spalte enthält die Bezeichnung des verdichteten Sachkontos
• Bilanzierungskreis – Diese Spalte enthält den Bilanzierungskreis, mit dem die Einzelbuchungen gebucht wurden, die in dieser Verdichtungszeile enthalten sind
• Datenart – Diese Spalte enthält die Datenart, mit der die Einzelbuchungen gebucht wurden, die in dieser Verdichtungszeile enthalten sind
• Buchungsbetrag – Diese Spalte enthält den Gesamtbuchungsbetrag aller Einzelbuchungen, die in dieser Verdichtungszeile enthalten sind
• Währungsbetrag – Diese Spalte enthält den Gesamtwährungsbetrag aller in dieser Zeile enthalten Einzelbuchungen einer Währung.
• Journal – Diese Spalte enthält die Journalart der Einzelbuchungen, die in dieser Verdichtungszeile enthalten sind
• Journalnummer – Diese Spalte enthält die Nummer des Journals, in dem die Einzelbuchungen dieser Verdichtungszeile ausgegeben wurden
• Bewegungsart – Diese Spalte enthält die Bewegungsart, mit der die Einzelbuchungen gebucht wurden, die in dieser Verdichtungszeile enthalten sind
• Buchungsstatus – In dieser Spalte wird der Buchungsstatus der Verdichtungszeile angezeigt. Folgender Wert kann angezeigt werden:
  • Gebucht – Die Verdichtungsbuchungen wurden erzeugt
  • Nicht gebucht – Es wurden noch keine Verdichtungsbuchungen erstellt
• Währung – In dieser Spalte wird die Währung aller in der Verdichtungszeile enthaltenen Einzelbuchungen angezeigt

Detailsuche Verdichtungszeilen anzeigen

Diese Detailsuche bezieht sich auf die darüber liegende Ebene Verdichtungsdetails.  Mit einem Klick auf den Button [Verdichtungszeilen anzeigen] werden Ihnen zusätzlich die Einzelbuchungen je Verdichtungsdetailzeile angezeigt. Weitere Informationen zur Detailsuche finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Im Folgenden sind die im Standard festgelegten Spalten der Detailsuche Verdichtungszeilen anzeigen beschrieben:

• Beleg – Diese Spalte enthält die Belegnummer der Einzelbuchung
• Belegdatum – Diese Spalte enthält das Belegdatum der Einzelbuchung
• Sachkonto – Diese Spalte enthält das Sachkonto der Einzelbuchung
• Satznummer – Diese Spalte enthält die Satznummer, mit der die Buchung erzeugt wurde
• Automatiknummer – Diese Spalte enthält die Nummer, die bei automatischen Buchungen vergeben wird
• Buchungsbetrag Soll – Diese Spalte enthält den Buchungsbetrag der Einzelbuchung, sofern diese im Soll gebucht wurde
• Buchungsbetrag Haben – Diese Spalte enthält den Buchungsbetrag der Einzelbuchung, sofern diese im Haben gebucht wurde
• Währungsbetrag Soll – Handelt es sich bei der Buchung um eine Fremdwährungsbuchung, enthält diese Spalte den Buchungsbetrag in Fremdwährung, sofern dieser im Soll gebucht wurde.
• Währungsbetrag Haben – Handelt es sich bei der Buchung um eine Fremdwährungsbuchung, enthält diese Spalte den Buchungsbetrag in Fremdwährung, sofern dieser im Haben gebucht wurde.

Anwendungsbezogene Aktionen

In der Anwendung Cockpit: Verdichtungen stehen die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen zur Verfügung:

• Verdichtungsvorschlag erzeugen
• Verdichtungsbuchungen erstellen
• Verdichtung zurücknehmen

Verdichtungsvorschlag erzeugen

Mit Aufruf dieser Aktion öffnet sich das Dialogfenster für die Hintergrundanwendung Verdichtungsvorschlag erzeugen. Das Dialogfenster stellt Eingabeparameter zur Auswahl der Bewegungen zur Verfügung, um einen neuen Verdichtungsvorschlag sofort oder im Hintergrund zu erzeugen.

Für den Verdichtungsvorschlag werden nur Bewegungen von Sachkonten berücksichtigt, bei denen in der Anwendung Sachkonten die Einstellung Verdichten mit Belegdatum oder Verdichten ohne Belegdatum festgelegt wurde.

Über die Felder Von Periode und Bis Periode haben Sie die Möglichkeit einen festen Zeitraum für den Verdichtungsvorschlag vorzugeben. Sind für den angegebenen Zeitraum bereits Vorschläge vorhanden, müssen diese den Status Abgeschlossen haben, bevor Sie einen neuen Vorschlag erzeugen können.

Sofern ein oder beide Periodenfelder leer sind, wird der Zeitraum für den Verdichtungsvorschlag durch das Programm vorgegeben. Für den Verdichtungsvorschlag bedeutet das:

• Ist eine Von Periode angeben, jedoch ohne die Angabe einer Bis Periode, werden alle nicht verdichteten Bewegungen ab der angegebenen Von Periode in den Verdichtungsvorschlag ausgegeben.
• Ist eine Bis Periode angegeben, jedoch ohne die Angabe einer Von Periode, werden alle nicht verdichteten Bewegungen bis zu dieser Periode in den Verdichtungsvorschlag ausgegeben.
• Ist weder eine Von Periode noch eine Bis Periode angegeben, werden alle noch nicht verdichteten Bewegungen in den Verdichtungsvorschlag ausgegeben.

Schließt der Zeitraum mehr als ein Geschäftsjahr ein, wird je Geschäftsjahr ein Verdichtungsvorschlag erstellt.

Aktivieren Sie das Feld Sofort verdichten, werden gleichzeitig mit dem Vorschlag die Verdichtungsbuchungen erstellt und der Vorschlag erhält den Status Abgeschlossen.

Die Eingabeparameter im Einzelnen:

• Bezeichnung – Geben Sie hier die Bezeichnung für den Verdichtungsvorschlag an. Die Bezeichnung ist ein zusätzlicher Name für ein Objekt. Aussagekräftige Bezeichnungen erleichtern dem Benutzer die Suche. Die Bezeichnung ist frei wählbar und kann mehrdeutig sein, das heißt mehrere Objekte können die gleiche Bezeichnung tragen. Empfohlen wird die Vergabe jeweils unterschiedlicher Bezeichnungen. Die Bezeichnung kann in mehreren Sprachen erfasst werden.
• Von Periode – Geben Sie hier bei Bedarf die Startperiode des Zeitraums an, für den der Verdichtungsvorschlag erzeugt werden soll. Über die Werthilfe Perioden suchen können Sie sich die vorhandenen Buchungsperioden anzeigen lassen und auswählen. Alle Perioden des Zeitraums müssen in der Finanzbuchhaltung den Status Offen besitzen.
• Bis Periode – Geben Sie hier bei Bedarf die Ende Periode des Zeitraums an, für den der Verdichtungsvorschlag erzeugt werden soll. Über die Werthilfe Perioden suchen können Sie sich die vorhandenen Buchungsperioden anzeigen lassen und auswählen. Alle Perioden des Zeitraums müssen in der Finanzbuchhaltung den Status Offen besitzen.
• Sachkonto – Soll ein einzelnes Konto verdichtet werden, geben Sie hier das Sachkonto an, das Sie verdichten möchten. Sofern Sie dieses Feld leer lassen, werden alle Sachkonten berücksichtigt, für die in der Anwendung Sachkonten die Einstellung Verdichten mit Belegdatum oder Verdichten ohne Belegdatum festgelegt wurde.
• Sofort verdichten – Mit diesem Feld steuern Sie, ob Sie nur den Verdichtungsvorschlag erzeugen, oder gleichzeitig auch die Verdichtungsbuchungen erstellen wollen. Ist das Feld aktiviert, werden die Verdichtungsbuchungen erstellt und der Vorschlag erhält den Status Abgeschlossen.
  Darüber hinaus können Sie den Verdichtungslauf auch als zeitgesteuerte Serie starten, da mit dem sofortigen Verdichten die Vorschlagsbearbeitung entfällt.
• Belegart – Sofern Sie das Feld Sofort verdichten aktiviert haben, steht diese Feld zur Verfügung und ist mit der Standardbelegart für Verdichtungsbuchungen aus dem Customizing vorbelegt. Diese Belegart kann mit einer anderen Belegart für Verdichtungsbuchungen überschrieben werden.
• Beleg – Sofern Sie das Feld Sofort verdichten aktiviert haben, können Sie hier eine Belegnummer für die Verdichtungsbuchung angeben. Lassen Sie das Feld leer, wird die Belegnummer wie folg ermittelt:
  • Es wird die Belegnummer aus der angegebenen Belegart für Verdichtungsbuchungen verwendet, sofern dort eine feste Belegnummer angegeben ist.
  • Die Belegnummer wird aus dem zugeordneten Nummernkreis der angegebenen Belegart für Verdichtungsbuchungen vergeben, sofern dort ein Nummernkreis festgelegt wurde.

Verdichtungsbuchungen erstellen

Mit dieser Aktion werden für einen zuvor markierten Vorschlag die Verdichtungsbuchungen ausgegeben. Dabei werden Bewegungen von Sachkonten mit der Einstellung Verdichten mit Belegdatum innerhalb einer Periode auch nach dem Belegdatum verdichtet. Der Status des Verdichtungsvorschlages wird von Vorschlag erstellt auf Abgeschlossen geändert.

Sofern die Funktion Heutige Buchungen löschen in der Anwendung Customizing für das Framework Finanzbuchhaltung aktiviert ist, können die Buchungen des aktuellen Tages nicht verdichtet werden.

In dem angezeigten Dialogfenster können neben den informatorisch angezeigten Feldern folgende Eingaben vorgenommen werden:

• Belegart – Dieses Feld ist mit der Standardbelegart für Verdichtungsbuchungen aus dem Customizing vorbelegt und kann mit einer anderen Belegart für Verdichtungsbuchungen überschrieben werden.
• Beleg – Hier können Sie eine Belegnummer für die Verdichtungsbuchung angeben. Lassen Sie das Feld leer, wird die Belegnummer wie folg ermittelt:
  • Es wird die Belegnummer aus der angegebenen Belegart für Verdichtungsbuchungen verwendet, sofern dort eine feste Belegnummer angegeben ist.
  • Die Belegnummer wird aus dem zugeordneten Nummernkreis der angegebenen Belegart für Verdichtungsbuchungen vergeben, sofern dort ein Nummernkreis festgelegt wurde.

Als Auswirkung dieser Aktion werden in Auswertungen und Anzeigen von Kontobewegungen für verdichtete Sachkonten die Summen aller verdichteten Bewegungen angezeigt bzw. gedruckt. Für diese Summen können beispielsweise in der Sicht Kontobewegungen der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung über die Aktion [Verdichtungsdetails] die enthaltenen Einzelbewegungen angezeigt werden.

Wurden für ein Sachkonto Verdichtungsbuchungen erstellt, ist für dieses Sachkonto in der Anwendung Sachkonten das Feld Buchungen verdichten für die Eingabe gesperrt und kann nicht mehr geändert werden. Bei Rücknahme sämtlicher Verdichtungsbuchungen für ein Sachkonto ist dieses Feld wieder für die Eingabe geöffnet.

Verdichtung zurücknehmen

Mit der Aktion [Verdichtung zurücknehmen] haben Sie die Möglichkeit Verdichtungsbuchungen für ein bestimmtes oder für alle Sachkonten rückgängig zu machen. Grundsätzlich kann eine Verdichtungsbuchung nicht zurückgenommen werden indem eine Zeile ausgewählt wird, d. h. mit dieser Aktion kann kein konkreter Verdichtungslauf zurückgenommen werden.

Um Verdichtungsbuchungen zurückzunehmen, geben Sie in dem angezeigten Dialogfenster eine Periode und gegebenenfalls ein Sachkonto an. Über den Button [Im Hintergrund] oder [Sofort] wird ein Verarbeitungsauftrag erzeugt, der die Verdichtungsbuchungen unter Berücksichtigung der folgenden  Parameter löscht.

• Periode – Um Verdichtungsbuchungen zurückzunehmen, geben Sie hier eine Periode an. Es werden nur die Verdichtungsbuchungen für diese Periode gelöscht.
• Sachkonto – Durch Angabe eines Sachkontos können Sie die Verdichtungsbuchungen dieses Sachkontos zurücknehmen. Lassen Sie dieses Feld leer, werden die Verdichtungsbuchungen aller Sachkonten für die angegebene Periode zurückgenommen (gelöscht).

Als Auswirkung dieser Aktion werden in Auswertungen und Anzeigen von Kontobewegungen für die betroffenen Sachkonten und Perioden die Einzelbewegungen angezeigt.

Die Anzeige im Cockpit Verdichtungen wird durch diese Aktion nicht automatisch aktualisiert. Hier werden weiterhin auch die Vorschläge als Abgeschlossen dargestellt, deren Verdichtungsbuchungen zurückgenommen wurden. Sollen diese Vorschläge nicht mehr angezeigt werden, muss der Anwender manuell eingreifen und die betreffenden Vorschläge über den Button [Löschen]  bewusst aus der Anzeige entfernen.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Verdichtungen sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen fest­zulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Cockpit: Verdichtungen ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Verdichtungen

com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.compression.obj.CompressionProposal

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Verdichtungen besteht folgende spezielle Fähigkeit, die sich auf Aktionen bezieht. Für diese Fähigkeit können Sie in der Anwendung Berechtigungsrollen Berechtigungen vergeben.

Verdichtung zurücknehmen
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.compression.UnCompress
Ein Benutzer kann Verdichtungsbuchungen über die anwendungsbezogene Aktion [Verdichtung zurücknehmen] nur rückgängig machen, sofern er diese Fähigkeit besitzt.

Organisations-Zuordnungen

Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Cockpit: Verdichtungen nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Verdichtungen bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Verdichtungen ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.