Mit der Funktion Rechnungseingangsbuch können Rechnungseingänge unmittelbar nach Posteingang vorerfasst werden, bevor diese zur Kontrolle an die entsprechenden Abteilungen bzw. Sachbearbeiter weitergeleitet werden.
Während des Buchens werden die vorerfassten Rechnungseingänge in den Buchungsdialog übernommen, die Kontierung wird ergänzt und die Rechnungen erhalten innerhalb des Rechnungseingangsbuches den Status Gebucht.
In diesem Dokument ist die Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch beschrieben, die der Verwaltung von vorerfassten Eingangsrechnungen dient.
Das Cockpit Rechnungseingangsbuch ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument Cockpits.
Anwendungsbeschreibung
Mithilfe der Abfrageanwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch können Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne vorerfasste Rechnungseingänge und deren Bearbeitungsstatus verschaffen. Angezeigt werden alle Rechnungseingänge, die den Suchmerkmalen des Abfragebereiches entsprechen. Das Cockpit bietet Ihnen somit die Möglichkeit zu kontrollieren, welche Rechnungen noch nicht gebucht sind. Über die Funktionen der Aktionsrolle können Sie einen vorerfassten Rechnungseingang zum Buchen freigeben oder auf den Bearbeitungsstatus zurücksetzten.
Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.
Abfragebereich
Im Abfragebereich stehen Abfragefelder zur Eingrenzung der Anzeige zur Verfügung. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.
Nachfolgend sind nur die im Standard festgelegten Abfragefelder aufgeführt. Es können aber weitere Abfragefelder zur Auswahl der anzuzeigenden Rechnungseingänge aktiviert werden.
Die Felder im Einzelnen:
- Konto (Buchhaltungskennzeichen) – Wählen Sie hier bei Bedarf das Buchhaltungskennzeichen für die Konten aus, deren vorerfasste Rechnungseingänge angezeigt werden sollen. Folgende Einstellungen können gewählt werden:
- (Leer)
- D
- K
- Konto – Abhängig vom Buchhaltungskennzeichen wählen Sie in diesem Feld bei Bedarf ein oder mehrere Konten als Suchmerkmal für die anzuzeigenden Rechnungseingänge aus. Über die Wertehilfen Debitoren suchen oder Kreditoren suchen können Sie sich die infrage kommenden Konten anzeigen lassen und auswählen.
- Beleg – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Belegnummern als Suchmerkmal für die anzuzeigenden vorerfassten Rechnungseingänge an
- Belegdatum – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf ein Datum oder einen Zeitraum als Suchmerkmal für das Belegdatum der vorerfassten Rechnungseingänge an
- Rechnungsbetrag – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf einen oder mehrere Beträge als Suchmerkmal für die anzuzeigenden vorerfassten Rechnungseingänge an
- Buchungsperioden – Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf eine oder mehrere Buchungsperioden als Suchmerkmal für die anzuzeigenden vorerfassten Rechnungseingänge an
- Status (Beleg) – Wählen Sie über dieses Feld einen oder mehrere Statuswerte als Suchmerkmal für die anzuzeigenden vorerfassten Rechnungseingänge aus. Folgende Auswahl steht zur Verfügung:
- (Alle)
- In Bearbeitung
- Freigegeben
- Im Buchungsdialog
- Gebucht
- Storniert
Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die abgefragten vorerfassten Rechnungseingänge angezeigt werden. Welche Informationen zu einem vorerfassten Rechnungseingang angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen.
Im Folgenden werden die in der Standardansicht festgelegten Spalten beschrieben. Es können aber weitere Spalten für diese Ansicht zur Anzeige ausgewählt werden.
Ansicht Standard
- Nummer Eingangsbuch – In dieser Spalte wird die vom System vergebene laufende Nummer des vorerfassten Rechnungseingangs angezeigt
- Beleg – In dieser Spalte wird die Belegnummer des vorerfassten Rechnungseingangs angezeigt
- Belegdatum – In dieser Spalte wird das Belegdatum des vorerfassten Rechnungseingangs angezeigt
- Rechnungsnummer – In dieser Spalte wird die Rechnungsnummer des vorerfassten Rechnungseingangs angezeigt
- Buchungsperiode – In dieser Spalte wird die Buchungsperiode des vorerfassten Rechnungseingangs angezeigt
- Steuerschlüssel – In dieser Spalte wird der Steuerschlüssel angezeigt, mit dem der Rechnungseingang vorerfasst wurde
- Buchungsbetrag – In dieser Spalte wird der Buchungsbetrag des vorerfassten Rechnungseingangs in der Belegwährung angezeigt
- Status (Beleg) – In dieser Spalte wird der aktuelle Status des vorerfassten Rechnungseingangs angezeigt
Anwendungsbezogene Aktionen
In der Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch stehen die folgenden anwendungsbezogenen Aktionen zur Verfügung:
Buchen
Mit dieser Aktion können Sie markierte vorerfasste Rechnungseingänge mit dem Status In Bearbeitung für den Buchungsdialog freigeben. Die ausgewählten Rechnungseingänge erhalten den Status Freigegeben und können im Buchungsdialog zur Verarbeitung ausgewählt werden.
Bearbeiten
Vorerfasste Rechnungseingänge die bereits den Status Freigegeben erhalten haben, können mit dieser Aktion auf den Status In Bearbeitung zurückgesetzt werden. Diese Rechnungseingänge sind damit nicht mehr im Buchungsdialog verfügbar.
Löschen
Mit dieser Aktion können Sie markierte vorerfasste Rechnungseingänge löschen. Die Aktion ist in erster Linie dafür vorgesehen, stornierte Rechnungseingänge zu löschen und somit aus der Anzeige zu entfernen. Rechnungseingänge im Status Gebucht, können generell nicht gelöscht werden.
Customizing
Für die Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch sind in der Anwendung Customizing keine Einstellungen festzulegen.
Business Entitys
Für die Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren
Rechnungseingangsbuch
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.obj.ReceiptBook
Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe
com.sem.ext.app.fin.financialaccounting.receiptbook.OrderData
Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.
Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch bestehen keine speziellen Fähigkeiten.
Organisations-Zuordnungen
Wenn die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert ist, dann kann eine Person die Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch nur nutzen, wenn ihr in den Partner-Stammdaten eine Organisation zugeordnet wurde, die mindestens in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:
- Rechnungswesen
Besonderheiten
Für die Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch bestehen keine Besonderheiten.
Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung Cockpit: Rechnungseingangsbuch ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.