Comarch Financials Enterprise bietet die Möglichkeit ein Kassenbuch zu führen. In einem Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens abgebildet, die mit Bargeld bezahlt wurden. Dies können z. B. Reisekostenabrechnungen, Tankstellenbelege usw. sein, die über die Kasse reguliert wurden.
Mit Aktivierung der Funktion Kassenbuch für das Framework Finanzbuchhaltung können für alle Buchungen auf Sachkonten vom Typ Kasse automatisch Bewegungen in einem Kassenbuch ausgegeben werden. Dazu ist zunächst für jedes Kassenkonto ein Kassenbuch zu erstellen und zu aktivieren.
Ein Kassenbuch kann mehrere Kassenblätter enthalten in denen die Einzelbewegungen eines Kassenkontos gespeichert sind. Für jeden Tag muss ein neues Kassenblatt verwendet werden. Diese werden in der Anwendung Cockpit: Kassenblätter über die Aktionsrolle erstellt. Hier haben Sie die Möglichkeit mehrere Kassenblätter auf einmal für ein Kassenbuch zu erstellen.
Im Buchungsdialog wird bei der Erfassung der Kassenbuchung automatisch ein Kassenblatt zugeordnet. Dies geschieht aufgrund des Kassenkontos und des Belegdatums.
Die Funktion Kassenbuch bietet zudem die Möglichkeit der Vorerfassung von Einnahmen und Ausgaben der Kasse in einem Kassenblatt, ohne diese sofort zu buchen. Durch die Verwendung von Kassenblattbewegungsschlüsseln können Vorbelegungen für die Felder der Vorerfassung festgelegt werden. So wird die Vorerfassung der Kassenbewegungen unkompliziert und einfach. Die Kassenblätter für die Vorerfassung werden in der Anwendung Kassenblatt Vorerfassung über die Aktionsrolle erstellt und einem für die Vorerfassung gekennzeichneten Kassenbuch zugeordnet.
Mithilfe der Anwendungen Cockpit: Kassenblätter, Cockpit: Kassenbewegungen und dem Bericht Kassenblatt ausgeben erhalten Sie jederzeit eine Übersicht aller Kassenbewegungen und Kassenblätter. Des Weiteren können Kassenbuchungen über die Cockpits Finanzbuchhaltung, Erfasste Buchungen Finanzbuchhaltung oder Buchungsläufe Finanzbuchhaltung angezeigt werden.
Einstellungen
Um die Funktionen des Kassenbuchs nutzen zu können, sind Einstellungen in folgenden Anwendungen vorzunehmen.
Customizing
Zunächst muss in der Anwendung Customizing die Funktion Kassenbuch für das Framework Finanzbuchhaltung aktiviert werden.
Nummernkreise
In der Anwendung Nummernkreise legen Sie den Nummernkreis für die automatische Vergabe der Kassenblattnummer fest. Für diesen Nummernkreis muss der Typ Finanzbuchhaltung Kassenblattnummer sowie die Einstellung Lückenlos, mit Verwendungsnachweis gewählt werden.
Unter dem Karteireiter Definition legen Sie die Bestandteile fest, aus denen sich die zu erzeugende Kassenblattnummer des Nummernkreises zusammensetzen soll. Dazu geben Sie für alle Bestandteile der Nummer die Herkunft des Wertes sowie dessen Format an. Für die Herkunft der Bestandteile einer Kassenblattnummer müssen die Werte Firma, Geschäftsjahr, Kassenbuch und Zähler festgelegt werden. Weitere Informationen zu Nummernkreisen finden Sie im Dokument Nummernkreise.
Belegarten Finanzbuchhaltung
Unter dem Karteireiter Allgemeines der Anwendung Belegarten Finanzbuchhaltung können Sie für Belegarten, die für Kassenbuchungen verwendet werden, das Feld Kassenblatt / Bewegungsnummer als Spiegelfeld festlegen. Spiegelfelder sind Bestandteil des primären Karteireiters im Buchungsprogramm der Finanzbuchhaltung und dienen dazu, abhängig von der Belegart, bestimmte Felder aus den sekundären Karteireitern im primären Karteireiter erfassbar zu machen. Weitere Informationen zu Spiegelfeldern finden Sie im Dokument Belegarten Finanzbuchhaltung.
Sachkonten
Im Kassenbuch können nur Konten vom Kontentyp Kasse verwendet werden. Diese Konten sind in der Anwendung Sachkonten einzurichten. Sofern die Funktion Kassenbuch aktiviert ist, wird bei Buchungen auf Sachkonten des Typs Kasse zusätzlich ein Kassenbuch erstellt.
Kassenblattbewegungsschlüssel
Über Kassenblattbewegungsschlüssel werden die Eingabefelder und Funktionen für die Kassenblattvorerfassung beeinflusst. Es können beliebig viele Bewegungsschlüssel eingerichtet und damit weitgehend vorgefertigte Kontierungen festgelegt werden. Mit der Definition von Bewegungsschlüsseln können einzelne Felder in der Kassenblattvorerfassung vorbesetzt werden. Des Weiteren legen Sie fest, für welche Felder in der Vorerfassung Angaben erforderlich sind oder bei welchen Feldern die Angaben in der Erfassung erhalten bleiben.
Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung liefert Ihnen die Dokumentation Kassenblattbewegungsschlüssel.
Arbeiten mit dem Kassenbuch
Sofern Sie die Einstellungen aus dem Kapitel Einstellungen vorgenommen haben, können Sie mit der Funktion Kassenbuch arbeiten. Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit Kassenbewegungen auf zwei Arten zu erfassen und zu buchen.
Sie können Bewegungen für ein Kassenkonto als Hauptbuchungen direkt im Buchungsdialog erfassen und buchen. Dabei werden die Buchungen zusätzlich in dem zugeordneten Kassenblatt gespeichert.
Darüber hinaus können Sie die Funktion der Kassenblattvorerfassung nutzen. Hier erfassen Sie die Kassenbewegungen ohne diese sofort zu buchen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Kassenbewegungen zu einem späteren Zeitpunkt zu prüfen und weiterzuverarbeiten.
In diesem Kapitel erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Anwendungen und Vorgehensweise zur Funktion Kassenbuch.
Kassenbuch
Um ein Kassenbuch zu führen, müssen Sie zunächst ein Kassenbuch anlegen. Dies erfolgt in der Anwendung Kassenbuch. Mit dem Kassenbuch werden die Einstellungen für die Erstellung von Kassenblättern festgelegt. Hier ordnen Sie das Kassenkonto sowie den Nummernkreis zu, der für die automatische Vergabe der Kassenblattnummer innerhalb des Kassenbuchs verwendet werden soll. Dieser Nummernkreis muss vom Typ Finanzbuchhaltung Kassenblattnummer sein.
Für jeden Tag muss ein neues Kassenblatt erstellt werden. Neue Kassenblätter starten in der Regel am Montag. Durch die Kennzeichen Mit Samstagen und Mit Sonntagen können Sie jedoch das Startdatum für neue Kassenblätter entsprechend beeinflussen. Aktivieren Sie z. B. das Kennzeichen Mit Samstagen, wird auch für einen Samstag ein Kassenblatt erstellt.
Um Kassenblätter in einem Kassenbuch zu erstellen müssen Sie das Kassenbuch aktivieren. Über das Kennzeichen Mit Vorerfassung wird gesteuert, ob ein Kassenbuch für die Vorerfassung aktiviert wird. Mit Aktivierung des Kassenbuchs wird ein erstes Kassenblatt mit dem Status Abgeschlossen erzeugt. Dieses Kassenblatt enthält den Vortrag und kann nicht für die eigentlichen Kassenbuchungen im Buchungsdialog und der Kassenblattvorerfassung verwendet werden.
Cockpit: Kassenblätter
Bevor Sie im Buchungsdialog Bewegungen für ein Kassenkonto erfassen, müssen Sie ein neues Kassenblatt erstellen. Dies erfolgt über die Aktion [Neues Kassenblatt] in der Anwendung Cockpit: Kassenblätter. Durch die Angabe eines Zeitraumes (Datum von/bis) können mehrere Kassenblätter im Voraus für ein Kassenbuch erstellt werden die dann im Buchungsdialog entsprechend zugeordnet werden.
Darüber hinaus werden Ihnen in der Anwendung Cockpit: Kassenblätter alle Kassenblätter und deren Statusinformationen angezeigt. Über die Aktionsrolle können Sie ein ausgewähltes Kassenblatt öffnen, abschließen oder löschen. Diese Aktionen sind vom jeweiligen Status des gewählten Kassenblattes abhängig. Es ist beispielsweise nicht zulässig, abgeschlossene Kassenblätter zu löschen.
Buchungsdialog
Bewegungen für ein Kassenkonto können Sie als Hauptbuchungen direkt im Buchungsdialog erfassen und buchen. Bei der Erfassung wird automatisch ein Kassenblatt zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt aufgrund des Kassenkontos und des Belegdatums. Unter dem Karteireiter Sonstiges werden das zugeordnete Kassenblatt und die Anzahl der darin enthaltenen Bewegungen angezeigt. Diese Zuordnung kann mit einem anderen Kassenblatt überschrieben werden. Entspricht dann das Belegdatum nicht mehr dem Kassenblattdatum, erhalten Sie eine entsprechende Warnung.
Sofern Sie in der verwendeten Belegart das Feld Kassenblatt / Bewegungsnummer als Spiegelfeld festleget haben, können Sie das Kassenblatt auch unter dem Karteireiter Spiegelfelder erfassen.
Mit dem Buchen dieser Kassenbuchung wird automatisch eine Bewegung auf dem Kassenblatt erzeugt. Wird eine Klassenbuchung storniert, wird das Kassenblatt entsprechend aktualisiert.
Buchungen die durch die Vorerfassung erzeugt wurden können nicht storniert werden. Ist dieses nötig, muss ein neues Kassenblatt in der Vorerfassung erstellt und eine Kassenbewegung mit negativem Betrag erfasst und gebucht werden.
Kassenblatt Vorerfassung
Mit der Kassenblattvorerfassung können Kassenbewegungen (Einnahmen und Ausgaben der Kasse) erfasst werden, bevor diese an die Finanzbuchhaltung übergeben und gebucht werden. Durch die geringe Anzahl der Eingabefelder ist eine einfache und schnelle Erfassung der Kassenbewegungen gegeben. Diese Funktion wird durch die Verwendung von Kassenblattbewegungsschlüssel zusätzlich unterstützt. In den Bewegungsschlüsseln können weitgehend vorgefertigte Kontierungen und Vorbelegungen für die Felder der Vorerfassung festgelegt werden. Alle vorerfassten Kassenbewegungen werden durch Aktionen dieser Anwendung weiterverarbeitet.
Neues Kassenblatt
Für die Vorerfassung ist zunächst ein neues Kassenblatt über die Aktionsrolle zu erstellen. Anschließend wählen Sie das Kassenblatt aus, um die Kassenbewegungen zu erfassen. Durch die Angabe eines Kassenbewegungsschlüssels werden die Felder mit den Angaben aus dem Bewegungsschlüssel vorbesetzt. Dadurch ist eine unkomplizierte und schnelle Erfassung der Kassenbewegungen möglich.
Kassenblatt schließen
Ist die Vorerfassung abgeschlossen, muss das Kassenblatt mit dieser Aktion für weitere Aktionen geschlossen werden. Es können nur Kassenblätter mit dem Status Geöffnet für Vorerfassung geschlossen werden. Im angezeigten Dialogfenster müssen Sie diese Aktion durch den [OK-Button] bestätigen. Das Kassenblatt kann anschließend mit der Aktion [Prüfen, erzeugen Buchungen] weiterverarbeitet werden.
Prüfen, erzeugen Buchungen
Diese Aktion wählen Sie, um ein Kassenblatt und die enthaltenen Kassenbewegungen auf ihre Buchbarkeit zu kontrollieren. Sofern ein Fehler festgestellt wird, erhält das Kassenblatt den Buchungsstatus Nicht buchbar.
Wurden alle Prüfungen fehlerfrei durchgeführt, werden aus den vorerfassten Bewegungen Buchungen generiert. Dabei erhält jede Buchung eine Buchungsnummer sowie den Buchungsstatus Buchbar.
Diese Aktion kann nur für Kassenblätter mit dem Status Vorerfassung abgeschlossen ausgeführt werden.
Kassenblatt buchen
Hat das Kassenblatt den Status Buchbar kann das Kassenblatt mit dieser Aktion zur endgültigen Verbuchung an den Buchungsserver übergeben werden. In der Anwendung Cockpit: Kassenblätter wird das Kassenblatt angezeigt. Die einzelnen Kassenbewegungen können Sie sich in der Anwendung Cockpit: Kassenbewegungen anzeigen lassen. Weitere Auswertungen stehen z. B. mit der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung und dem Bericht Kassenblatt ausgeben zur Verfügung.
Buchungsdialog
Diese Aktion kann nur für generiert Buchungen d.h. für Kassenbewegungen mit einer Buchungsnummer ausgeführt werden. Markieren Sie eine Kassenbewegung und wählen in der Aktionsrolle die Aktion [Buchungsdialog] aus. Damit öffnen Sie die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung. In dieser Anwendung können Sie die aus der Kassenbewegung generierte Buchung bearbeiten bzw. korrigieren. Das Buchen dieser Buchung ist im Buchungsdialog nicht möglich, da immer das komplette Kassenblatt gebucht wird.
Im Buchungsdialog besteht die Möglichkeit durch alle Buchungen eines Kassenblattes zu navigieren (Vorwärts und Rückwärts blättern).
Auswertungen
Nachfolgend sind einige Anwendungen aufgeführt, die zur Kontrolle und Auswertung der Kassenbewegungen genutzt werden können. Weitere Anwendungen zu Auswertungszwecken stehen im Framework Finanzbuchhaltung zur Verfügung.
Cockpit: Kassenbewegungen
Mit der Anwendung Cockpit: Kassenbewegungen verschaffen Sie sich einen Überblick über alle oder einzelne Kassenblätter und deren Einzelbewegungen. Durch die Angabe von Suchmerkmalen können Sie die Anzeige entsprechend den Erfordernissen eingrenzen. Darüber hinaus können Sie die angezeigten Kassenbewegungen über die Aktionsrolle in einem Journal ausgeben.
Kassenblatt ausgeben
Mit dieser Anwendung werden alle Bewegungen eines Kassenbuches, die einzelnen Kassenblätter mit deren Salden, in einem Bericht ausgegeben. Hier ist die Auswahl der auszuwertenden Buchungen nach Kassenbuch und Kassenblatt anzugeben, wobei ein Kassenbuch angegeben werden muss.
Der Bericht enthält den Kassenbestand zum jeweiligen Datum, Vortragssaldo, Endsaldo und Einzelbewegungen für Einnahmen und Ausgaben.
Cockpit: Finanzbuchhaltung
In der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung können Sie sich die gebuchten Kassenbewegungen anzeigen lassen. Dazu steht Ihnen der Funktionsumfang dieser Anwendung zur Verfügung. Mit der Cockpitsicht Kontobewegungen beispielsweise erhalten Sie einen Überblick über die Bewegungen des gewählten Kassenkontos für einen gewählten Zeitraum. Weiteres finden Sie in dem Dokument Cockpit Finanzbuchhaltung.