Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen eines Landes können die Kunden eines Unternehmers dazu verpflichtet werden, Zahlungen an den Unternehmer um einen festgesetzten Anteil (Einbehalt) zu kürzen und diesen an das Finanzamt und andere Stellen abzuführen. Darüber hinaus besteht für die Kunden des Unternehmers dann auch die Verpflichtung zum periodischen Nachweis bzw. zur Abrechnung gegenüber

• den einbehaltsempfangenden Stellen
• dem Lieferanten zu dessen Gunsten die Einbehalte abgeführt wurden

Im Gegenzug wird der Unternehmer oftmals dazu verpflichtet, die vorzunehmenden Einbehalte bereits auf seiner Rechnung an den Kunden auszuweisen.

Unter dem Framework Finanzbuchhaltung haben Sie die Möglichkeit Einbehalte zu verwalten und zu buchen. Einbehalte werden innerhalb von gebuchten Rechnungen oder Gutschriften für Debitoren und Kreditoren berechnet und gebucht. Dabei kann die Buchung der Einbehalte selbst auf drei unterschiedliche Arten erfolgen:

• Der Einbehalt wird mit der Rechnungserstellung direkt auf ein vorgegebenes Einbehaltskonto gebucht und der offene Posten um den Einbehalt reduziert.
• Der Einbehalt wird mit der Rechnungserstellung zunächst auf ein vorgegebenes Zwischenkonto gebucht und der offene Posten um den Einbehalt reduziert. Beim Ausgleich des offenen Posten wird dann automatisch die Umbuchung des Einbehalts vom Zwischenkonto auf das vorgesehene Einbehaltskonto vorgenommen.
• Der Einbehalt wird mit der Zahlung direkt (ohne Zwischenkonto) auf das vorgesehene Einbehaltskonto gebucht. In diesem Fall erfolgt sowohl die Berechnung als auch die Buchung des Einbehalts erst mit dem Ausgleich des offenen Posten, der bei der Rechnungserstellung nicht bereits um den Einbehalt reduziert wurde.

Ob Einbehalte bereits bei der Rechnungserstellung oder erst bei der Zahlung gebucht werden und dabei ein Zwischenkonto verwendet wird, ist abhängig von dem Einbehaltstyp der über die Einbehaltsart dem Personenkonto der Buchung zugeordnet ist.

Einbehaltstypen und Einbehaltsarten gehören zu den erforderlichen Stammdaten für Einbehalte. In diesen Stammdaten ist neben der Art der Buchung (bei Rechnungserstellung oder Zahlung) auch das Einbehaltskonto und ggf. das Einbehaltszwischenkonto für die Buchung festgelegt. Des Weiteren wird über die Einstellungen in den Stammdaten beispielsweise geregelt, auf welcher Grundlage die Berechnung des Einbehalts erfolgen soll, aufgrund des gebuchten Brutto-, Netto- oder Steuerbetrages.

Im Buchungsdialog können Einbehalte nur für Rechnungs- oder Gutschriftbelege von Personenkonten berücksichtigt werden, denen gültige Einbehaltsarten zugeordnet sind, d. h. das Belegdatum muss innerhalb des Gültigkeitszeitraumes für den vorgesehenen Einbehalt liegen.

Darüber hinaus ist für das Buchen von Einbehalten zu beachten:

• Einbehalte werden für Pseudo-Partner nicht unterstützt
• Das Buchen von Rechnungen bzw. Gutschriften mit Einbehalten auf vorhandene offene Posten ist nicht zulässig
• Es ist nicht möglich einem Beleg manuell Einbehalte zuzuordnen, wenn im Personenkonto keine gültigen Einbehalte eingetragen sind.
• Das Stornieren von Rechnungen bzw. Gutschriften mit enthaltenen Einbehalten ist nicht mehr zulässig, wenn bereits Ausgleiche auf diesen offenen Posten gebucht sind.

Dieses Dokument bietet Ihnen mit dem Kapitel Einstellungen eine Übersicht der Stammdatenanwendungen, in denen erforderliche Daten und Einstellungen für die Berechnung, Buchung und Meldung von Einbehalten festzulegen sind. Darüber hinaus enthält das Kapitel Einbehalte buchen Informationen über die Abwicklung von Einbehalten im Buchungsdialog.

Vorgehensweisen und Beispiele, um Einbehalte auf unterschiedliche Arten (bei Rechnungserstellung, bei Zahlung) zu buchen, finden Sie in dem Dokument Vorgehensweisen: Einbehalte.

Begriffsbestimmung

• Einbehalte – Durch Gesetzte und Verordnungen können die Kunden eines Unternehmers dazu verpflichtet werden, Zahlungen an den Unternehmer um einen festgesetzten Anteil zu kürzen und diesen Anteil an das Finanzamt und andere Stellen abzuführen. Mit Einbehalten sichern sich die einbehaltsempfangenden Stellen (z. B. das Finanzamt) gegen Einnahmenausfall gegenüber Unternehmern ab, die ihre Steuern, Abgaben und Beiträge nicht rechtzeitig abführen.

Einstellungen

Als Voraussetzung für das Buchen von Einbehalten in der Finanzbuchhaltung sind in den folgenden Anwendungen Einstellungen vorzunehmen und Stammdaten einzurichten.

Customizing

Zunächst muss in der Anwendung Customizing die Funktion Einbehalte für das Framework Finanzbuchhaltung aktiviert werden. Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn sie zuvor lizenziert wurde.

Meldungsarten

In der Anwendung Meldungsarten legen Sie Meldungsarten an, um darüber die Erstellung von Meldungen für Einbehalte zu steuern. Dazu gehört beispielsweise die Meldung von Einbehalten gegenüber dem Meldungsempfänger (z. B. dem Finanzamt) oder die Meldung an die Personenkonten, für die Einbehalte vorgenommen wurden.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Meldungsarten.

Einbehaltstypen

Durch Einbehaltstypen werden die grundsätzlichen Steuerungsinformationen für Einbehalte festgelegt. Einbehaltstypen dienen in Verbindung mit Einbehaltsarten zur Berechnung von Einbehalten zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung oder Zahlung. In der Anwendung Einbehaltstypen legen Sie die Einbehaltstypen an, die Sie in Einbehaltsarten verwenden möchten.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Einbehaltstypen.

Einbehaltsarten

Durch Einbehaltstarten werden die zeitabhängigen Steuerungsinformationen für Einbehalte festgelegt. In Verbindung mit dem Einbehaltstyp dienen Einbehaltsarten zur Berechnung von Einbehalten. In der Anwendung Einbehaltsarten legen Sie die Einbehaltsarten an, die beim Buchen für Einbehalte herangezogen werden.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Einbehaltsarten.

Partner

In der Anwendung Partner steht unter der Sicht Rechnungswesen für Debitoren und Kreditoren der Karteireiter Einbehalte zur Verfügung. Unter diesem Karteireiter können Sie dem Personenkonto zeitabhängig Einbehaltsarten und Einbehaltstypen zuordnen, die für die Berechnung und Buchung von Einbehalten im Buchungsdialog vorgeschlagen und ausgewählt werden können.

Über die Felder Debitoren Einbehalte bestätigen und Kreditoren Einbehalte bestätigen steuern Sie, ob  Einbehalte für ein Personenkonto automatisch oder erst nach manueller Bestätigung im Buchungsdialog gebucht werden.

Eine ausführliche Beschreibung zu diesem Karteireiter finden Sie in der Dokumentation Erweiterung: Partner, Ansicht „Rechnungswesen“/Comarch Financials Enterprise.

Sachkonten

Sachkonten, die als Einbehaltskonto oder als Zwischenkonto für Einbehalte verwendet werden, müssen in der Anwendung Sachkonten mit dem Kontentyp  Standard eingerichtet sein. Als Einbehaltskonto kann aber auch ein Konto verwendet werden, dem der Kontentyp Aufwand, Ertrag oder Steuer zugeordnet ist.

Bei den Sachkonten, die als Einbehaltskonto oder als Zwischenkonto für Einbehalte verwendet werden, muss die OP-Verwaltung sowie das Feld In Anlagenbuchhaltung verwendbar deaktiviert sein. Darüber hinaus dürfen diese Sachkonten keine Währung enthalten.

Einbehalts-Selektionen

In der Anwendung Einbehalts-Selektionen legen Sie Auswahlmerkmale fest, um bei der Berechnung von Einbehalten beispielsweise Beträge bestimmter Sachkonten aus- oder einzuschließen.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in dem Dokument Einbehalts-Selektionen.

Einbehalte buchen

Sofern alle Einstellungen vorgenommen wurden und die erforderlichen Stammdaten eingerichtet sind, können Einbehalte gebucht werden. Der Buchungsdialog bietet dazu unter dem Karteireiter Einbehalte Felder und Aktionen an, deren Inhalt und Funktionsweise in der Dokumentation Buchen Finanzbuchhaltung beschrieben sind.

Im Buchungsdialog ist zunächst die Rechnung oder Gutschrift auf dem Personenkonto zu erfassen, für das mit dem Beleg Einbehalte gebucht werden sollen. Unter dem Karteireiter Einbehalte werden dann die für die Buchung gültigen Einbehalte aus den Partnerstammdaten des Personenkontos ermittelt und für die Buchung vorgeschlagen. Beim Buchen der Rechnung oder Gutschrift wird auf dem Personenkonto ein offener Posten in Höhe des Bruttobetrages des gebuchten Belegs erzeugt. Dieser Bruttobetrag wird dann durch die mit dem Beleg zu buchenden Einbehalte gemindert, indem diese nicht an das Personenkonto gezahlt sondern auf das für den Einbehalt angegebene Einbehaltskonto gebucht werden.

Um eine Rechnung oder Gutschrift mit Einbehalten buchen zu können, müssen Sie die Einbehalte im Buchungsdialog bestätigen. Hier ist zu bedenken, dass durch vorhandene Einbehalts-Selektionen die Berechnungsgrundlage aller Werte eines Buchungsbeleges (inklusive des Bruttobetrages) beeinflusst werden kann. Daher sollte die Bestätigung erst nach der vollständigen Erfassung aller Positionen der Rechnung bzw. Gutschrift erfolgen. Dies gilt auch, wenn als Berechnungsgrundlage für den Einbehalt der gebuchte Nettobetrag festgelegt ist. Selektionen, die beispielsweise bestimmte Sachkonten oder Steuerschlüssel ausschließen, können zur Folge haben, dass die Berechnung nur auf einen Anteil des gebuchten Nettobetrages erfolgt.

Sofern die Rechnung oder Gutschrift noch nicht gebucht wurde, können dem Beleg weitere Gegenkonten etc. hinzugefügt werden, auch wenn Sie die Einbehalte bereits bestätigt haben. In diesem Fall wird die Bestätigung zurückgesetzt und muss vor dem Buchen erneut durchgeführt werden.

Eine Bestätigung der Einbehalte im Buchungsdialog ist nur dann erforderlich, wenn im Personenkonto, für das Einbehalte gebucht werden, das Feld Einbehalte bestätigen aktiviert ist. Sofern das Feld nicht aktiviert ist, sind die mit der Rechnung, Gutschrift oder Zahlung zu buchenden Einbehalte im Buchungsdialog automatisch bestätigt. Damit haben Sie auch die Möglichkeit, Rechnungen für dieses Personenkonto über die Schnittstelle ExternalInterface zu buchen. Die in der Finanzbuchhaltung angelegten Einbehalte werden dabei automatisch der Rechnung zugeordnet.

Für die Buchung der Einbehalte ist sowohl ein Sachkonto als auch ein Personenkonto als Einbehaltskonto zulässig. Werden z. B. Einbehalte gebucht, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen des Landes der Organisation an das Finanzamt abzuführen sind, kann dafür die Kreditorenpartnernummer des Finanzamtes als Einbehaltskonto angegeben werden. Damit können für die Einbehalte offene Posten direkt auf dem Personenkonto Finanzamt gebildet und über den Zahlungsverkehr reguliert werden.

Werden Einbehalte erst bei der Zahlung  und ohne Verwendung eines Zwischenkontos gebucht, ist für diese Einbehalte auch die Berechnung ohne Abzüge möglich. Das heißt, sofern im verwendeten Einbehaltstyp das Feld Berechnung ohne Berücksichtigung von Abzügen aktiviert ist, werden die Einbehaltswerte nur auf die Nettozahl- und Ausgleichsbeträge der offenen Posten gebucht. Auf die mit dem Ausgleich der offenen Posten zu buchenden Abzüge (z. B. Skonto) werden die Einbehaltswerte dann nicht gerechnet.

Die erzeugten Buchungen für die Belege und Einbehalte können Sie sich in der Anwendung Cockpit: Finanzbuchhaltung unter verschiedenen Sichten anzeigen lassen. In dem Dokument Vorgehensweisen: Einbehalte ist anhand von Beispielen aufgezeigt, wie Sie Einbehalte im Buchungsdialog buchen und wie sich die Buchungen in der Anzeige darstellen.

Einbehaltsmeldungen

Die Anwendung Cockpit: Meldungen Finanzbuchhaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Meldungen über Einbehalte zu erzeugen und durchzuführen. Das Erzeugen einer Meldung erfolgt immer für eine Meldungsart und abhängig vom gewählten Meldungstyp in Form einer Meldung oder Gegenmeldung.

Ausführliche Informationen über die Anwendung finden Sie in der Dokumentation Cockpit: Meldungen Finanzbuchhaltung.