Nachfolgend wird die Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung beschrieben. Diese Anwendung bietet eine Übersicht über alle erfolgten Buchungsläufe, deren Herkunft und Status. Buchungsläufe können verschiedener Herkunft sein, wie zum Beispiel:

• aus der Übernahme von Eingangs-, Ausgangsrechnungen oder Lagerbewegungen aus dem ERP
• Übergabe aus der Anlagenbuchhaltung
• aus Zahlläufen
• aus Währungsneubewertungen

Jedem Buchungslauf sind sechs Statusklassen zugeordnet, deren jeweilige Statuswerte Informationen über den Zustand der Buchungsläufe liefern. Hier können Sie z. B. sehen, ob ein Buchungslauf übertragen ist, zur Verarbeitung ansteht oder bereits gebucht wurde. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der Statusklassen sowie deren jeweils möglichen Statuswerte.

• Allgemeiner Status – Der Status dieser Statusklasse gibt Auskunft, ob der Buchungslauf generell gültig, ungültig oder gesperrt ist
• Übertragungsstatus – Anhand des Status dieser Statusklasse ist der Zustand der Übertragung in die externe Schnittstelle dokumentiert
  • In Bearbeitung – Die Übertragung wird derzeit durchgeführt
  • Abgeschlossen – Sofern die Übertragung der Daten in die externe Schnittstelle erfolgreich war, erhält die Statusklasse den Wert Abgeschlossen
  • Nicht erforderlich – Buchungsläufe, die aus der Finanzbuchhaltung heraus entstanden sind (z. B. periodische Buchungen, Zahlläufe oder Währungsneubewertungen), brauchen nicht übertragen werden. Diese Buchungen haben den Übertragungsstatus Nicht erforderlich.
  • Anstehend – Der Buchungslauf ist zur Übertragung in die externe Schnittstelle bereit
• Verarbeitungsstatus – Bei der Verarbeitung wird der Buchungslauf aus der externen Schnittstelle in die übertragenen Buchungsdaten (Pre Entry Header) übernommen. Bei der Übernahme wird geprüft, ob alle Stammdaten der Bewegungssätze (Konten, Steuerschlüssel, Währungen usw.) technisch korrekt ermittelt werden können. In dieser Statusklasse wird der Verarbeitungsstatus wie folgt vergeben:
  • In Bearbeitung – Die Verarbeitung wird derzeit durchgeführt
  • Abgeschlossen – Sofern bei der Prüfung der Bewegungsdaten keine Fehler bei der Umsetzung der Stammdaten aufgetreten sind, werden die Bewegungssätze als Abgeschlossen in der Pre Entry Header angelegt
  • Fehlerhaft – Können nicht alle Stammdaten korrekt ermittelt werden, werden die Bewegungssätze des Buchungslaufes als Fehlerhaft in der Pre Entry Header angelegt
  • Nicht erforderlich – Für Buchungsläufe, die aus der Finanzbuchhaltung heraus entstanden sind (z. B. periodische Buchungen, Zahlläufe oder Währungsneubewertungen), erfolgt die Verarbeitung automatisch. Diese Buchungsläufe haben den Verarbeitungsstatus Nicht erforderlich.
  • Anstehend – Der Buchungslauf wartet darauf in die Pre Entry Header übernommen zu werden
• Aufbereitungsstatus – In dieser Statusklasse ist der Zustand der Aufbereitung der Buchungsläufe dokumentiert. Durch die Aufbereitung werden die Buchungsläufe in den Buchungsdialog (Entry Header und Entry Item) übernommen. Dabei werden nur Buchungsläufe berücksichtigt, deren Verarbeitungsstatus als Abgeschlossen gilt. In dieser Statusklasse wird der Aufbereitungsstatus wie folgt vergeben:
  • In Bearbeitung – Die Aufbereitung wird derzeit durchgeführt
  • Abgeschlossen – Sofern bei der Übernahme in den Buchungsdialog keine Fehler festgestellt wurden, wird der Buchungslauf als Abgeschlossen gekennzeichnet
  • Fehlerhaft – Bei der Übernahme in den Buchungsdialog wurden Fehler festgestellt. Der Buchungslauf wird entsprechend als Fehlerhaft gekennzeichnet.
  • Anstehend – Der Buchungslauf wartet darauf in die Entry Header und Entry Item übernommen zu werden
• Buchungsstatus – Trotzt korrekter Stammdaten können die Buchungen eines Buchungslaufes fehlerhaft sein. Durch weitere Prüfungen wird festgestellt, ob auch alle erforderlichen Daten je Buchung (Angabe von Kostenstellen, Kostenträgern usw.) vorhanden sind.
  • In Bearbeitung – Der Buchungslauf befindet sich in der Dialogbearbeitung
  • Abgeschlossen – Dieser Buchungslauf ist erfolgreich verbucht
  • Fehlerhaft – Bei der Verbuchung des Buchungslaufes wurden Fehler in den Buchungen festgestellt. Diese Buchungen müssen manuell im Buchungsdialog korrigiert werden.
  • Anstehend – Der Buchungslauf wartet darauf im Buchungsdialog verarbeitet zu werden
• Stornostatus – Diese Statusklasse dokumentiert, ob ein Buchungslauf beispielsweise storniert ist. Ein Buchungslauf kann storniert werden, wenn der Aufbereitungsstatus Abgeschlossen und der Buchungsstatus entweder Fehlerhaft oder Abgeschlossen ist.
  • Nicht storniert
  • Storniert
  • Storniert mit Fehlern
  • In Bearbeitung
  • Nicht stornierbar

Abhängig vom Status der jeweiligen Statusklassen stehen für einen oder mehrere Buchungsläufe Aktionen über die Aktionsrolle zur Verfügung. Sie können beispielsweise einen Buchungslauf übernehmen oder in die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen wechseln.

Das Cockpit Buchungsläufe Finanzbuchhaltung ist ein anpassbares Cockpit und kann flexibel an jeden einzelnen Benutzer angepasst werden. Eine ausführliche Beschreibung zu den anpassbaren Cockpits finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Anwendungsbeschreibung

In der Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung werden alle erfolgten und anstehenden Buchungsläufe der Finanzbuchhaltung angezeigt, die den Suchmerkmalen des Abfragebereiches entsprechen. Des Weiteren können Sie die Fehler einsehen ggf. beheben und aus diesem Cockpit heraus die Buchungsläufe erneut starten.

Die Anwendung besteht aus einem Abfrage- und einem Arbeitsbereich.

Abfragebereich

Im Abfragebereich stehen Abfragefelder zur Eingrenzung der Anzeige zur Verfügung. In der Regel sind die wichtigsten Abfragefelder bereits vorhanden. Die Anzahl der Abfragefelder und deren Platzierung können jedoch variieren. Welche Abfragefelder angezeigt werden, können Sie selbst festlegen.

Nachfolgend sind alle wesentlichen Abfragefelder aufgeführt. Werden weitere Felder hinzugefügt, finden Sie deren Beschreibung in dem Hilfedokument der jeweils dazugehörigen Anwendung.

Die Felder des Abfragebereichs im Einzelnen:

• Buchungslauf – Geben Sie eine oder mehrere Buchungslaufnummern als Suchmerkmal an oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus
• Herkunft – Mit dieser Angabe können Sie Buchungsläufe aufgrund ihrer Herkunft auswählen. Über die Wertehilfe des Feldes können Sie die Herkunft auswählen.
• Erfasst von – Sofern nur Buchungsläufe angezeigt werden sollen, die von bestimmten Benutzern erzeugt wurden, geben Sie diese hier an
• Status – Mit dieser Auswahl wählen Sie die Buchungsläufe aufgrund ihrer Statusinformationen aus. Gesucht wird nach der Kombination der ausgewählten Status, wobei aus jeder Statusklasse zumindest ein Eintrag angegeben sein muss. Über die Wertehilfe des Feldes werden Ihnen die gültigen Werte angezeigt.

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich steht eine Tabelle zur Verfügung, in der die Daten der abgefragten Buchungsläufe der Finanzbuchhaltung angezeigt werden. Welche Informationen zu einem Ausgabebeleg angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um einen Buchungslauf auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen zu betrachten, können mehrere Ansichten erstellt werden.

Im Folgenden werden die Felder der Ansicht Standard beschrieben. Grundsätzlich sind alle für die Auswahl eingebbaren Felder anzeigbar, allerdings nicht erfassbar.

Ansicht Standard

In dieser Ansicht sind die wesentlichen Spalten zu den gewählten Buchungsläufen beschrieben.

Die Spalten im Einzelnen:

• Buchungslauf – In dieser Spalte wird die Nummer des Buchungslaufes angezeigt
• Herkunft – In dieser Spalte wird die Herkunft des Buchungslaufes angezeigt
• Erfasst von – In dieser Spalte wird der Mitarbeiter angezeigt, der den Buchungslauf erstellt hat
• Zeitpunkt der Neuanlage – In dieser Spalte wird das Datum sowie die Uhrzeit der Neuanlage des Buchungslaufes angezeigt
• Letzter Bearbeitungszeitpunkt – In dieser Spalte wird das Datum sowie die Uhrzeit der letzten Bearbeitung des Buchungslaufes angezeigt
• Status – In dieser Spalte werden die Statusinformationen für den Buchungslauf angezeigt

Button Fehler anzeigen

Sofern Sie das Feld links neben dem Button [Fehler anzeigen] aktiviert haben, können Sie über das Einblenden-Icon zusätzliche Auswahlfelder festlegen. Weitere Informationen finden Sie in dem Dokument Cockpits.

Mit einem Klick auf den Button [Fehler anzeigen] erscheint in den Spaltenüberschriften eine zusätzliche Zeile mit Informationen hinsichtlich der beim Buchungslauf aufgetretenen Fehler.

Die Spalten im Einzelnen:

• Meldungsklasse – In dieser Spalte wird die Meldungsklasse des Fehlers für diesen Buchungslauf (z.B. Anwendungsbereich des Fehlers) angezeigt
• Meldungsnummer – In dieser Spalte wird die Meldungsnummer des Fehlers angezeigt. Diese ist in Verbindung mit der Meldungsklasse eindeutig
• Text – Diese Spalte enthält den Text der Fehlermeldung als erläuternde Information

Anwendungsbezogene Aktionen

In der Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung stehen folgende anwendungsbezogene Aktionen zur Verfügung:

• Übernehmen und buchen
• Übernehmen
• Cockpit: Übertragene Buchungsdaten
• Cockpit: Erfasste Buchungen
• Buchungslauf stornieren
• Buchungslauf für Sachbuchungen starten
• Buchungslauf wiederholen

Bei den Aktionen [Übernehmen und buchen], [Übernehmen] und [Buchungslauf wiederholen] wird jeweils ein Standardfenster eingeblendet, in dem Sie angeben können, ob alle oder nur die ausgewählten Buchungsläufe sofort oder im Hintergrund ausgeführt werden sollen.

Als weitere Aktion können Sie durch Anklicken eines Buchungslaufes in die Anwendung Buchungslauf Detailinfos wechseln. In dieser Anwendung erhalten Sie weitere Informationen zum jeweiligen Buchungslauf.

Übernehmen und buchen

Soweit der Status der Datenübertragung dies erlaubt, können Sie im eingeblendeten Dialogfenster die selektierten Buchungsläufe sofort oder im Hintergrund übernehmen und gleichzeitig buchen. Hierbei wird geprüft, ob alle Stammdaten der Bewegungssätze (Konten, Steuerschlüssel, Währungen usw.) technisch korrekt ermittelt werden können. Fehlerfrei erzeugte Belege werden an den Buchungsserver übergeben. Sind Daten fehlerhaft, erfolgt keine Verbuchung. Die Fehler werden protokolliert und müssen vor der Verbuchung zunächst korrigiert werden.

Übernehmen

Bei dieser Aktion öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Sie den Buchungslauf unter Angabe der Hintergrundbedingungen [Sofort] oder [Im Hintergrund] übernehmen können, soweit der Status der Datenübertragung dies zulässt. Hierbei wird geprüft, ob alle Stammdaten der Bewegungssätze (Konten, Steuerschlüssel, Währungen usw.) technisch korrekt ermittelt werden können, jedoch ohne bei fehlerfreien Belegen gleich die Verbuchung zu starten. Werden Fehler festgestellt, werden diese protokolliert.

Cockpit: Übertragene Buchungsdaten

Mit dieser Aktion wechseln Sie in die Anwendung Cockpit: Übertragene Buchungsdaten. Der zuvor markierte Buchungslauf wird als Vorauswahl mit übergeben, um die zum Datensatz gehörigen Informationen direkt anzeigen zu können. In dieser Anwendung werden Ihnen nur Buchungsläufe angezeigt, deren Übertragungsstatus Abgeschlossen ist. In diesem Cockpit wechseln Sie mit der Aktion [Erzeugte Belege] in die Anwendung Erzeugte Belege Finanzbuchhaltung, um beispielsweises fehlerhafte Daten gegen korrekte auszutauschen.

Cockpit: Erfasste Buchungen

Mit dieser Aktion wechseln Sie in die Anwendung Cockpit: Erfasste Buchungen Finanzbuchhaltung. In dieser Anwendung erhalten Sie einen Überblick über die erfassten Buchungen des zuvor gewählten Buchungslaufes. In dieser Anwendung können Sie beispielsweise für einen fehlerhaften Buchungslauf (Buchungsstatus Fehlerhaft) jeden einzelnen Satz über die Aktion [Buchen] korrigieren.

Buchungslauf stornieren

Mit dieser Aktion wird ein zuvor ausgewählter Buchungslauf mit Angabe eines Buchungstextes und einer Buchungsperiode storniert. Der ursprüngliche Beleg wird dabei nicht storniert, sondern es wird ein Stornobeleg zu dieser Buchung erzeugt. Ein Buchungslauf kann nur storniert werden, sofern der Aufbereitungsstatus Abgeschlossen und der Buchungsstatus entweder Fehlerhaft oder ebenfalls Abgeschlossen ist.

Buchungslauf für Sachbuchungen starten

Die Aktion [Buchungslauf für Sachbuchungen starten] ist nur aktiv, wenn in der Anwendung Customizing die Funktion Sachbuchungen unter der Funktion Rechnungswesen aktiviert ist. Über diese Aktion werden für ausgewählte Buchungsläufe die Sachbuchungen in Comarch Financials Enterprise erstellt.

Im angezeigten Dialogfenster können Sie den Buchungslauf sofort oder im Hintergrund durchführen. Dabei werden neben den informatorisch angezeigten Einstellungen folgende Parameter berücksichtigt:

• Belegdatum – Das Datum wird mit dem Tagesdatum vorbesetzt. Das Datum ist überschreibbar, sofern Sie im Feld Auswahl Leistungsdatum die Einstellung Wie angegeben gewählt haben.
• Auswahl Leistungsdatum – Mit dieser Einstellung legen Sie fest, wie das Buchungsdatum ermittelt wird. Folgende Einstellungen können gewählt werden:
  • Gleich Belegdatum – Bei dieser Auswahl wird das Buchungsdatum sowie die Buchungsperiode aus dem Belegdatum übernommen
  • Wie angegeben – Bei dieser Einstellung wird das Buchungsdatum und die Buchungsperiode aus dem zuvor angegeben Belegdatum bestimmt. Das Belegdatum der Bewegung bleibt unverändert.

Die in Comarch ERP Enterprise erzeugten Materialbuchungen können mit dieser Aktion als geraffte (verdichtete) Sachbuchungen übertragen werden, um damit die Menge der in Comarch Financials Enterprise erzeugten Buchungen zu reduzieren. Dazu muss in der Anwendung Customizing unter der Funktion Sachbuchungen der Parameter Buchungsmodus auf den Wert Sammelbuchung pro Tag oder Sammelbuchung pro Periode eingestellt sein. Bei dieser Einstellung werden die einzelnen Materialbuchungen in Comarch ERP Enterprise je Tag bzw. Periode zusätzlich nach folgenden Merkmalen verdichtet:

• Firma
• Konto
• Gegenkonto
• Buchungsschlüssel
• Kostenstelle bzw. Kostenträger

Die so verdichteten Materialbuchungen werden als Sammelbuchung an Comarch Financials Enterprise übertragen.

Bei der Einstellung Einzelbuchung wird für jede einzelne Materialbuchung eine Sachbuchung in Comarch Financials Enterprise erstellt.

Buchungslauf wiederholen

Mit dieser Aktion können Sie den zuvor ausgewählten Buchungslauf sofort oder im Hintergrund wiederholen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Buchungssatz storniert ist.

Der durch diese Aktion neu erzeugte Buchungslauf muss anschließend über die Aktion [Übernehmen und buchen] gebucht werden.

Customizing

Für die Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung sind in der Anwendung Custo­mizing keine Einstellungen fest­zulegen.

Business Entitys

Für die Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung ist das nachfolgende Business Entity relevant, das Sie beispielsweise verwenden, um

• Berechtigungen zu vergeben,
• Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
• Daten zu importieren oder zu exportieren

Schnittstellendefinition

com.sem.ext.app.fin.general.obj.InterfaceDefinition

Das Business Entity gehört zu folgender Business-Entity-Gruppe:

com.sem.ext.app.fin.general.OrderData

Berechtigungen

Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch inhaltsbezogene Berechtigung (durch die Zuordnung zu Organisationen) vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation Berechtigungen nachlesen.

Spezielle Fähigkeiten

Für die Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung bestehen keine speziellen Fähigkeiten.

Organisations-Zuordnungen

Um zu steuern, welche Daten sichtbar, verwendbar oder bearbeitbar sind, werden Organisationsstrukturen genutzt. Dazu muss die Funktion Inhaltsbezogene Berechtigungen in der Anwendung Customizing aktiviert sein.

Damit einer Person die Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung im Benutzermenü angezeigt wird, muss sie einer Organisation zugeordnet sein, die in eine der folgenden Organisationsstrukturen eingebunden ist:

• Rechnungswesen

Besonderheiten

Für die Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung bestehen keine Besonderheiten.

Berechtigungen für Geschäftspartner

Die Anwendung Cockpit: Buchungsläufe Finanzbuchhaltung ist für Geschäftspartner nicht freigegeben.