Ansprechpartner sind Bestandteil des Partnerkonzeptes. Ansprechpartner können individuell anderen Partnern zugeordnet werden und bilden in dieser Hinsicht eine Partnerbeziehung. Diese Beziehung kann weiter klassifiziert werden. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist ein Ansprechpartner ein Mitarbeiter eines anderen Unternehmens, der für die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens Kontaktperson zu externen Unternehmen ist.
Ansprechpartner sind technisch gesehen externe Partner des Typs „Person“ und der Rolle „Ansprechpartner“. Der Partner hat eine Besonderheit, die ihn gegenüber anderen Partnerrollen aus dem Partnerkonzept hervorhebt: Partner, die ausschließlich die Partnerrolle „Ansprechpartner“ innehaben, können nur über bereits existierende Partner bearbeitet werden, denen sie zugeordnet werden. Ansprechpartner, die beispielsweise noch anderen Partnerrollen zugeordnet wurden, wie Kunde oder Lieferant, sind auch über die jeweiligen Ansichten zu bearbeiten.
1 Begriffsbestimmung
Partner
Ein Partner ist eine natürliche Person oder eine Organisation. Ein Partner kann sowohl mit dem eigenen Unternehmen (= Mandant, der der aktuell verwendeten OLTP-Datenbank zugeordnet wurde) als auch mit anderen Partnern in einer Beziehung (Partnerbeziehung) stehen. Dadurch kann der Partner in verschiedenen Partnerrollen vorkommen und in unterschiedliche Geschäftsprozesse eingebunden sein (Partnerverwendungen).
Partnerbeziehungen
Die Partnerbeziehung ist die Verbindung eines Partners zu einem anderen Partner. Unterschieden werden ausgehende von eingehenden Beziehungen. Die ausgehenden Beziehungen werden im Partner erfasst und verweisen damit auf einen anderen Partner. Die eingehenden Beziehungen werden mit der Funktion Verwendungsnachweis aktuell herausgesucht, um festzustellen, wo dieser Partner noch verwendet wird. Partnerbeziehungen haben einen Beziehungstyp.
Partnername
Der Partnername ist der Name oder die Firmierung des Partners. Der Partnername gilt für jede Partnerrolle, die einem Partner zugewiesen wird.
Partnerrolle
So wie verschiedene Geschäftsbeziehungen zwischen Partnern bestehen können, bestehen auch im ERP-System pro Partner verschiedene Partnerrollen. Zum Beispiel wird ein Lieferant in der Partnerrolle „Lieferant” geführt. Ein Partner kann mehrere Partnerrollen inne haben: Der Partner in der Rolle Lieferant kann beispielsweise auch in der Partnerrolle „Kunde” geführt werden, wenn er nicht nur etwas liefert, sondern auch bei Ihnen einkauft. Die Partnerrolle bestimmt die Art der Transaktionen. So kann beispielsweise ein Vertriebsauftrag nur für solche Partner erfasst werden, die in der Partnerrolle Kunde geführt werden. Für einige Partnerrollen werden zusätzlich Partnerverwendungen unterschieden, sodass zum Beispiel ein Lieferant in einem Beschaffungsauftrag auch als Lieferpartner verwendet werden kann.
Partnertyp
Ein Partner im ERP-System ist entweder vom Typ „Person“ oder vom Typ „Organisation“.
Partnerverwendung
Innerhalb einer Partnerrolle kann ein Partner in einem Beleg für unterschiedliche Ziele verwendet werden. Ein als Lieferant geführter Partner wird beispielsweise als Anfrageempfänger einer Beschaffungsanfrage verwendet.
Pseudopartner
Ein Pseudopartner repräsentiert einen Partner, mit dem eine einmalige Geschäftsbeziehung besteht. Ein Pseudopartner kann in Aufträgen als Kunde oder Lieferant verwendet werden, für den im System keine Partnerdaten erfasst sind und auch nicht erfasst werden müssen. Die automatisch angezeigten Informationen in einem Auftrag, die sich normalerweise aus dem Partner ergeben, wie Name und Adresse, lassen sich für den Pseudopartner beliebig pro Auftrag ändern. Bei der Übergabe der Daten in die Finanzbuchhaltung werden mit der Pseudopartnernummer die jeweiligen Namen und Adressen übergeben. Ein Pseudopartner kann ausschließlich als Partnertyp „Organisation“ erfasst werden. Benötigt werden dazu eine Identifikation für den Partner und ein Pro-forma-Name.
Zugehörigkeit
Die Zugehörigkeit unterscheidet zwischen einem internen Partner, wie zum Beispiel Mitarbeiter, und einem externen Partner, der nicht dem eigenen Unternehmen (= dem Partner, der als Mandant der aktuellen OLTP-Datenbank zugeordnet ist) angehört, wie Kunde, Lieferant usw.
2 Tabelle „Ansprechpartner“
Ein Ansprechpartner kann in den Anwendungen „Partner“, „Kunden“ oder „Lieferanten“ erfasst werden. Für die Erfassung steht eine Tabelle zur Verfügung, die in der Ansicht „Basis“ in einer Rubrik und in den Ansichten „Lieferant“ und „Kunde“ als Karteireiter angeboten wird.
Sie können einen Partner (Ansprechpartner) vom Partnertyp „Person“ mithilfe der Tabelle und deren Aktionen erfassen und damit dem aktuell geöffneten Partner zuordnen. Die in einer Ansicht zugeordneten Ansprechpartner können dahingehend bearbeitet werden, dass einer von mehreren als „Bevorzugt“ gekennzeichnet wird. Die Ansprechpartner aus den jeweils anderen Ansichten können diesbezüglich nicht eingestellt werden. Dazu muss jeweils auf die betroffene Ansicht gewechselt werden.
Die Spalten im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Partner | In dieser Spalte erfassen Sie die Partneridentifikation für den Ansprechpartner, der dem geöffneten Partner zugeordnet werden soll. Bereits zugeordnete Partneridentifikationen werden angezeigt und können in der Spalte nicht verändert werden.
Für das Bearbeiten der Partner-Stammdaten zu einem Ansprechpartner verwenden Sie die Aktion „Ansprechpartner bearbeiten oder neu erfassen“ in der Symbolleiste der Tabelle. Ist noch keine Partneridentifikation vorhanden, dann verwenden Sie ebenfalls diese Aktion, mit der Sie neue Ansprechpartnerdaten erfassen und eine Partneridentifikation vergeben. Sie können als Ansprechpartner nur einen Partner vom Typ „Person“ zuordnen. |
| Bereich | In dieser Spalte ordnet das System dem Ansprechpartner einen Bereich zu. Diese Angabe ist relevant für die Belegerzeugung, z. B. stehen die Daten des ausgewählten Ansprechpartners in den Belegen der entsprechenden Frameworks zur Kontaktaufnahme zur Verfügung.
Folgende Einträge werden abhängig von der Ansicht angezeigt: · „Allgemein“ in der Ansicht „Basis“ · „Vertrieb“ in der Ansicht „Kunde“ · „Beschaffung“ in der Ansicht „Lieferant“ |
| Bevorzugt | Wenn Sie einem Unternehmen mehrere Ansprechpartner pro Ansicht zugeordnet haben, dann müssen Sie eine dieser Personen als „Bevorzugt“ kennzeichnen.
Aktivieren Sie dazu die jeweilige Checkbox. Anschließend werden die Daten dieses Ansprechpartners vom System als Vorschlagswert in die Belege der entsprechenden Frameworks (Vertrieb und Beschaffung) übernommen. |
| Tätigkeit | In dieser Spalte wird die Tätigkeit angezeigt, die der Ansprechpartner in dem betreffenden Unternehmen ausübt. Sie wird im Dialogfenster für die Ansprechpartner-Datenerfassung zugeordnet.
Über die Tätigkeit können Sie die Aufgabe und Funktion einer Person näher beschreiben, z. B „Einkaufsleiter“ oder „Kundenservice“. |
| Bevorzugte Kommunikationsart des Mediums „Telefon“ | In dieser Spalte werden die Kommunikationsdaten des Mediums „Telefon“ angezeigt. Sie werden im Dialogfenster für die Ansprechpartner-Datenerfassung bearbeitet. |
| Bevorzugte Kommunikationsart des Mediums „E-Mail“ | In dieser Spalte werden die Kommunikationsdaten des Mediums „E-Mail“ angezeigt. Sie werden im Dialogfenster für die Ansprechpartner-Datenerfassung bearbeitet. |
2.1 Aktionen
Neben den Standardaktionen „Sortieren“, „Neu“ und „Löschen“ finden Sie weitere Aktionen, die in folgenden Kapiteln beschrieben sind:
- Mitarbeiter des Partners suchen und hinzufügen
- Ansprechpartner bearbeiten oder neu erfassen
2.1.1 Aktion „Mitarbeiter des Partners suchen und hinzufügen“
Mit der Aktion „Mitarbeiter des Partners suchen und hinzufügen“ fügen Sie der Tabelle jene Partner zu, die dem geöffneten Partner als Mitarbeiter zugeordnet sind. Der geöffnete Partner ist demnach Arbeitgeber.
Sie können der Tabelle eine oder mehrere Ansprechpartneridentifikationen auf einmal hinzufügen. Drücken Sie den Button, dann öffnet sich ein Dialogfenster für die Suche nach Mitarbeitern zum geöffneten Partner. Suchen Sie mithilfe der Abfragemerkmale die gewünschten Ansprechpartner heraus und wählen Sie diese mithilfe der Checkboxen in der Ergebnisliste aus. Drücken Sie anschließend auf den Button „Übernehmen“. Die ausgewählten Ansprechpartner werden sodann mit jeweils einer neuen Zeile der Tabelle hinzugefügt.
2.1.2 Aktion „Ansprechpartner bearbeiten oder neu erfassen“
Mit der Aktion „Ansprechpartner bearbeiten oder neu erfassen“ in der Symbolleiste der Tabelle können Sie Ansprechpartner neu erfassen oder bearbeiten. Wenn Sie auf den Button drücken, dann öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Daten für einen neuen oder bestehenden Partner des Typs „Person“ erfassen oder bearbeiten können. Welche Daten zu erfassen sind, ist abhängig von der Funktion „Ansprechpartner-Schnellerfassung“ in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Partner“.
Sie lösen diese Aktion auch aus, wenn Sie auf eine Zeile doppelt klicken. Bevor Sie einen neuen Ansprechpartner erfassen können, müssen Sie mit der Standardaktion „Neu“ eine leere Zeile der Tabelle hinzufügen.
Zwischen dem neu zugeordneten Ansprechpartner und dem geöffneten Partner wird automatisch eine Partnerbeziehung hergestellt.
2.2 Dialogfenster „Ansprechpartner“ ohne Schnellerfassung
Im Dialogfenster „Ansprechpartner bearbeiten“ erfassen Sie neue Ansprechpartnerdaten oder bearbeiten bereits bestehende.
Beachten Sie bitte, dass die Anzahl der zu erfassenden Daten abhängig ist von der Einstellung der Funktion „Ansprechpartner-Schnellerfassung“ in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Partner“. Nachfolgend werden die Felder und Funktionen beschrieben, die Sie ohne Ansprechpartner-Schnellerfassung vorfinden. Mit Ansprechpartner-Schnellerfassung ist der Umfang an Feldern reduziert. Siehe dazu dieses Kapitel: Dialogfenster „Ansprechpartner“ bei aktivierter Schnellerfassung
2.2.1 Aktionen
In der Symbolleiste unterhalb des Fenstertitels stehen Ihnen die Standardaktionen zur Verfügung. Darüber hinaus wird Ihnen in dieser Symbolleiste der Modus der Bearbeitung angezeigt: „Neu“ für einen neuen Ansprechpartner und „Anzeigen“ für einen vorhandenen Partner, der als Ansprechpartner bereits zugeordnet ist.
Darüber hinaus stehen am unteren Fensterrand folgende Buttons bereit:
- Übernehmen
Der Button „Übernehmen“ bewirkt, dass die im Dialogfenster erfassten oder geänderten Daten gespeichert und die Partner-Identifikation inklusive der weiteren anzeigbaren Daten in die Tabelle „Ansprechpartner“ übernommen werden.
Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass auch Änderungen an bestehenden Partnerdaten automatisch gespeichert werden.
- Abbrechen
Keine Änderungen werden übernommen oder gespeichert.
Hinweis.
Auch wenn Sie in diesem Dialogfenster einen Ansprechpartner als neuen Partner erfassen, können Sie diese Daten in der Anwendung „Partner“ öffnen und weitere Daten oder Rollen dem Ansprechpartner hinzufügen. Sie können beispielsweise auch in der Ansicht „Basis“ ein Bild des Partners hinterlegen.
2.2.2 Identifikationsbereich
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Partner | Erfassen Sie in diesem Feld eine Partneridentifikation. Sie können bei der Ersterfassung eine Partneridentifikation manuell vergeben. Für die Vergabe der Partneridentifikation können Sie Zahlen, Buchstaben- oder eine Zahlen-Buchstaben-Kombination wählen.
Alternativ kann das System eine Partneridentifikation erzeugen und vorschlagen. Beim Erzeugen wird der Nummernkreis herangezogen, der in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass für verschiedene Partnerrollen separate Nummernkreise hinterlegt werden können. Abhängig von der Ansicht, die während der Erfassung in der Anwendung „Partner“ geöffnet ist, wird der jeweilige Nummernkreis verwendet. So wird z. B. der Nummernkreis für „Kunden“ herangezogen, wenn die Ansicht „Kunde“ bei der Erfassung geöffnet ist. |
| Name | Erfassen Sie über dieses Feld und den zugehörigen Rauten-Button mindestens den Nachnamen für den neuen Partner.
Erfassen Sie im Dialogfenster zu diesem Feld folgende Daten: · Anrede Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf die Identifikation einer bestehenden Anrede oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus. · Titel Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf die Identifikation eines bestehenden Titels oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus. · Vorname Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf den Vornamen des Ansprechpartners. · Nachname Erfassen Sie in diesem Feld den Nachnamen des Ansprechpartners. · Weitere Vornamen Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf weitere Vornamen des Ansprechpartners. · Geschlecht Wählen Sie das Geschlecht des Ansprechpartners. Der Vorschlagswert ist „Unbekannt“, sodass Sie einen Ansprechpartner auch dann erfassen können, wenn Ihnen nur der Nachname bekannt ist. Hinweis: Bei der Suche nach Partnernamen wird in den Feldern Vorname, Nachname und weiteren Vornamen gesucht. |
| Adresse | In diesem Feld erfassen Sie die Adresse des Partners. Über den Rauten-Button öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie folgende Felder vorfinden:
· Straße · PLZ · Ort · Land · Region · Postfach · Postfach-PLZ · Postfach-Ort Die Angabe der PLZ ist notwendig, wenn Postleitzahlen in dem angegebenen Land geführt werden. Wurde ein Postfach angegeben, dann sind die Angaben für Postfach-PLZ und Postfach-Ort notwendig. Hinweis: Mit der rechten Maustaste kann im Anzeigefeld zur Adresse ein Kontextmenü aufgerufen werden, mit dessen Hilfe sich Anfahrtsskizzen im World Wide Web aufrufen lassen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation „Partner“. |
| Suchbegriff | In diesem Feld erfassen Sie bei Bedarf einen Suchbegriff für den Partner. Wenn Sie keinen Suchbegriff erfassen, dann ermittelt das System einen Suchbegriff gemäß der mandantenspezifischen Festlegung in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Basis“, Feld „Partnersuchbegriff-Vorschlagswert“. Der systemseitige Vorschlagswert wird mithilfe von Namens- und Adressbestandteilen in Abhängigkeit des Partnertyps ermittelt. |
| Zuständige Organisation | Dieses Feld steht nur in einem Multi–Site-System und in einem Single-Site-System mit inhaltsbezogenen Berechtigungen zur Verfügung. Bei der Ersterfassung wird die zuständige Organisation vom System ermittelt und vorgeschlagen. Mitarbeiter der zuständigen Organisation dürfen die Daten ändern. Bedingung ist also, dass ihnen diese Organisation in den Partner-Stammdaten als über-geordnete Organisation zugeordnet ist.
Hinsichtlich der Bearbeitung der Daten ist zu unterscheiden, ob die zuständige Organisation auch eigene Stammdaten führen darf: · Die zuständige Organisation darf eigene Stammdaten führen: Die zuständige Organisation darf die Daten ändern. · Die zuständige Organisation darf keine eigenen Stammdaten führen: Die zuständige Organisation darf die Daten nur für den Mandanten ändern, nicht für die Organisation, die ihr übergeordnet ist und eigene Stammdaten führt. · Die zuständige Organisation darf keine eigenen Stammdaten führen und in der Anwendung „Customizing“ ist die Funktion „Artikel-/Partner-Stammdatenbearbeitung erlauben“ aktiviert: Die zuständige Organisation darf die Daten der übergeordneten Organisation ändern, die eigene Stammdaten führen darf. Hinweis: Wenn Sie eine Organisation eingeben, für die Sie nicht berechtigt sind, Daten zu ändern, dann können Sie die Daten nach dem Speichern nicht mehr bearbeiten. |
2.2.3 Karteireiter „Allgemeines“
Die folgenden Felder stehen zur Verfügung:
| Feld | Erläuterung |
| Korrespondenzsprache | In diesem Feld wird dem Partner eine Sprache zugeordnet. Die ausgewählte Korrespondenzsprache wird zur Belegdokumentausgabe verwendet. Wählen Sie dazu eine im System bereits vorhandene Sprache aus. Vorgeschlagen wird die Sprache des Mandanten.
Hinweis: Wenn Sie eine Korrespondenzsprache auswählen, die in der Datenbank nicht geführt wird, dann wird eine Warnung ausgegeben. |
| Zuständiger Mitarbeiter | In diesem Feld erfassen Sie die Partneridentifikation eines internen Mitarbeiters. Das System ermittelt die Identifikation des Mitarbeiters, der die Partnerdaten neu erfasst, und schlägt diese vor.
Hinweis: Der Benutzer muss einem Partner zugeordnet sein, für den auch die Partnerrolle „Mitarbeiter“ geführt wird. |
| Zugehörigkeit | Legen Sie fest, ob dieser Partner ein interner oder ein externer Partner ist.
Als Vorschlagswert für neue Partnerdaten liefert das System in diesem Feld die Auswahl „Extern“. Ändern Sie den Eintrag bei Bedarf auf „Intern“. |
| Vertreter
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann weisen Sie dem Partner die Rolle „Vertreter“ zu. Die Daten des Vertreters werden in den Anwendungen der Frameworks „Vertrieb“ und „Beziehungs-Management“ verwendet. Außerdem können Partner in der Rolle „Vertreter“ anderen Partnern in der Rolle „Kunde“ zugeordnet werden. |
| Mitbewerber
(Checkbox) |
Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann weisen Sie dem Partner die Rolle „Mitbewerber“ zu. |
| Spediteur
(Checkbox) |
Ordnen Sie über dieses Feld dem aktuellen Partner durch Aktivierung der Funktion die Partnerrolle „Spediteur“ zu.
Der Spediteur sorgt für die Güterversendung. Er beauftragt ein Unternehmen mit dem Transport (Speditionsgeschäft) oder führt den Transport selbst durch. Haben Sie den Partner als Spediteur gekennzeichnet, so kann er anschließend anderen Partnern in den Stammdaten oder in Beleganwendungen als Spediteur zugeordnet werden. |
2.2.4 Rubrik „Kommunikationsverbindungen“
In dieser Rubrik können Sie die Daten erfassen, die für die Kommunikation mit einem Partner relevant sind. Pro Kommunikationsart können Sie die Daten für ein oder mehrere Kommunikationsverbindungen erfassen. Welche Kommunikationsarten angezeigt werden können, wird in der Anwendung „Kommunikationsarten“ im Arbeitsbereich in der Spalte „Priorität“ festgelegt.
Bei der Ersterfassung der Partnerdaten zu einem Ansprechpartner werden die bevorzugten Kommunikationsdaten des Arbeitgebers für den Ansprechpartner übernommen. Bei Kommunikationsdaten des Mediums „Telefon“ entfällt gegebenenfalls die Durchwahl. Bei Kommunikationsdaten des Mediums „E-Mail“ entfällt gegebenenfalls der Teil vor dem @-Zeichen.
Hinweis:
Sie können über den Rauten-Button für eine Kommunikationsart mehrere Verbindungen pro Feld erfassen. Wenn Sie z. B. mehrere E-Mail-Adressen angeben, dann muss eine in der Spalte „Bevorzugt“ als solche gekennzeichnet werden, die dann in der Belegdokumentausgabe verwendet wird.
Hinweis:
Sie können über den Rauten-Button jeder Kommunikationsverbindung eine „Priorität“ zuordnen. Diese steuert die Anordnung des Feldes der Kommunikationsverbindung. Prioritätsvorgaben aus der Anwendung „Kommunikationsarten“ werden dann ignoriert und die Felder partnerspezifisch angeordnet. Die Anordnung der Felder ist undefiniert, wenn eine Priorität, außer 0, mehrfach angegeben wird.
Zum Beispiel können Sie folgende Kommunikationsverbindungen zu den Kommunikationsarten erfassen.
- Telefon
- Telefax
- WWW
- Telex
Kommunikationsverbindungen erfassen
Vor jedem Feld für eine Kommunikationsverbindung (also z. B. die Telefonnummer) befindet sich ein Rauten-Button. Über den Rauten-Button öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie weitere Verbindungen für diese Kommunikationsart vornehmen können. Weitere Informationen zu den Einstellungen für die Kommunikationsart finden Sie im Dokument „Kommunikationsarten“.
In der folgenden Tabelle finden Sie einige Beispiele, die zu den standardmäßigen Kommunikationsarten gehören. Dazu finden Sie einige Hinweise, die Sie bei der Vergabe der Kommunikationsverbindungen berücksichtigen sollten.
Die Felder im Einzelnen:
Feld |
Erläuterung |
| Telefon | Erfassen Sie bei Bedarf in diesem Feld die Telefonnummer. Die Nummer kann dienstlich oder privat sein. Beachten Sie einige Vorgaben für die Telefonnummernerfassung:
· Die Angabe von Amtskennziffern und ähnlichen Steuerdaten z. B. für eine Telefonanlage sind unzulässig. · Verwenden Sie bei der Angabe von internationalen Rufnummern in Bezug auf Landesvorwahl immer ein „+“, z. B. in der Form „+49“ oder „+43“. Hinweis: Die folgende Beschreibung findet nur Anwendung, wenn vorher eine Landesvorwahl gesetzt wurde. · Verwenden Sie bei der Angabe der Ortsvorwahl keine Null. Die Angabe der Ortsvorwahl erfolgt in der Form: (511) oder (89). Verwenden Sie auch die Klammern () bei der Ortsvorwahl. Sie können durch die Verwendung der Klammern die Ortsvorwahl schneller erkennen. |
| Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf die E-Mail-Adresse eines Partners.
Wenn Sie auf die Beschriftung des Feldes klicken, dann startet Ihr E-Mail-Programm und ermöglicht so eine sofortige Versendung einer E-Mail an die im Feld eingetragene Adresse. |
|
| Telefax | Erfassen Sie bei Bedarf die Faxnummer des Partners mit den Vorgaben für die Telefonnummernerfassung. |
| Webseite | Erfassen Sie bei Bedarf die URL (Uniform Resource Locator) für die Website des Partners. Wenn Sie auf den Schriftzug klicken, dann öffnet sich ein Browser-Fenster mit der angegeben URL. |
| Telex | Erfassen Sie bei Bedarf die Telexnummer des Partners. |
2.2.5 Karteireiter „Weitere Felder für Basisdaten“
Unter diesem Karteireiter können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder festlegen, um Zusatzinformationen zu erfassen. Die benutzerdefinierten Felder sind grundsätzlich auf das Business Object bezogen. Die weiteren Felder unter diesem Karteireiter entsprechen denen in der Ansicht „Basis“. Die erfassten Werte in den benutzerdefinierten Feldern gelten für den aktuell geöffneten Partner im Dialogfenster.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Benutzerdefinierte Felder“.
2.2.6 Karteireiter „Mitarbeiterdaten“
Die Felder unter diesem Karteireiter entsprechen denen in der Ansicht „Mitarbeiter“. Folgende Felder stehen zur Verfügung.
| Feld | Erläuterung |
| Mitarbeiterstatus | In diesem Feld können Sie den Status der Rolle „Mitarbeiter“ steuern. Wählen Sie zwischen diesen Einstellungen:
· Freigegeben · Gesperrt Der Vorschlagswert stammt aus der Anwendung „Customizing“, Rubrik „Partner“, Feld „Status“. |
| Gesperrt bis | Dieses Feld steht für die Eingabe nur zur Verfügung, wenn Sie im Feld „Status“ den Eintrag „Gesperrt“ ausgewählt haben. Erfassen Sie ggf. ein Datum bis zu dem die Rolle „Mitarbeiter“ dieses Partners gesperrt bleiben soll. Vorgeschlagen wird ein maximales Datum, das gleichbedeutend mit einer permanenten Sperre ist. Sie können das Datum auf ein beliebiges in der Zukunft liegendes Datum ändern. Nach Erreichen dieses Datums kann die Rolle des Partners in anderen Anwendungen wieder verwendet werden.
Hinweis: Das Feld „Status“ wird nicht automatisch nach dem Erreichen dieses Datums auf den Eintrag „Freigegeben“ geändert, sondern bleibt zur Dokumentation der ehemaligen Sperre erhalten. Ist der Status der Mitarbeiterdaten „Freigegeben“. wird ein weit in der Vergangenheit liegendes Datum angezeigt. Wird der Status von „Gesperrt“ auf „Freigegeben“ geändert, dann bleibt das letzte für eine Sperre eingetragene Datum bis zum Speichern erhalten. |
| Personalnummer | Erfassen Sie bei Bedarf in diesem Feld eine Personalnummer. Die Nummer kann aus Zahlen, Buchstaben oder einer Zahlen-Buchstaben-Kombination bestehen. |
| Arbeitgeber | Wählen Sie einen Arbeitgeber aus, für den der Mitarbeiter tätig ist. Sie können einen Arbeitgeber auswählen, der bereits vorher erfasst wurde.
Sie können sowohl Personen als auch Organisationen als Partnertypen auswählen. Über den Rauten-Button besteht die Möglichkeit, mehrere Arbeitgeber zuzuordnen. Falls Sie eine Mehrfachzuordnung vornehmen möchten, markieren Sie einen Arbeitgeber als „Bevorzugt“. |
| Klassifikation 1
Klassifikation 2 Klassifikation 3 Klassifikation 4 Klassifikation 5 |
Wählen Sie eine Klassifikation vom Typ „Mitarbeiter“ aus.
Die Klassifikationen dienen der besseren Übersicht. Standardmäßig können Sie den Mitarbeiter in dieser Anwendung mehreren Klassifikationen zuordnen. |
| Tätigkeit | Erfassen Sie in diesem Feld die Identifikation einer Tätigkeit oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus.
Tätigkeiten werden mit der gleichnamigen Anwendung erfasst und dienen der Beschreibung der beruflichen Aufgaben eines Mitarbeiters. |
2.2.7 Karteireiter „Weitere Felder für Mitarbeiterdaten“
Unter diesem Karteireiter können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder festlegen, um Zusatzinformationen zu erfassen. Die benutzerdefinierten Felder sind grundsätzlich auf das Business Object bezogen. Die weiteren Felder unter diesem Karteireiter entsprechen denen in der Ansicht „Mitarbeiter“. Die erfassten Werte in den benutzerdefinierten Feldern gelten für den aktuell geöffneten Partner im Dialogfenster.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Benutzerdefinierte Felder“.
2.3 Dialogfenster „Ansprechpartner“ mit Schnellerfassung
Im Dialogfenster „Ansprechpartner“ erfassen Sie neue Ansprechpartnerdaten oder bearbeiten bereits bestehende. Beachten Sie bitte, dass die Anzahl der zu erfassenden Daten abhängig ist von der Einstellung der Funktion „Ansprechpartner-Schnellerfassung“ in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Partner“. Nachfolgend werden die Felder und Funktionen beschrieben, die Sie mit Ansprechpartner-Schnellerfassung vorfinden.
Hinweis:
Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Partnerdaten, die Sie nicht in diesem Dialogfenster erfassen können, indem Sie die Partnerdaten direkt in der Anwendung „Partner“ öffnen und bearbeiten.
2.3.1 Aktionen
In der Symbolleiste unterhalb des Fenstertitels stehen Ihnen die Standardaktionen zur Verfügung. Die weiteren Aktionen stehen sowohl im Dialogfenster für die Datenerfassung mit als auch ohne Schnellerfassung zur Verfügung. Die Beschreibung der Aktionen finden Sie im Kapitel „Aktionen“ für die Datenerfassung ohne Schnellerfassung.
2.3.2 Identifikationsbereich
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Partner | Erfassen Sie in diesem Feld eine Partneridentifikation. Sie können bei der Ersterfassung eine Partneridentifikation manuell vergeben. Für die Vergabe der Partneridentifikation können Sie Zahlen, Buchstaben- oder eine Zahlen-Buchstaben-Kombination wählen.
Alternativ kann das System eine Partneridentifikation erzeugen und vorschlagen. Beim Erzeugen wird der Nummernkreis herangezogen, der in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass für verschiedene Partnerrollen separate Nummernkreise hinterlegt werden können. Abhängig von der Ansicht, die während der Erfassung in der Anwendung „Partner“ geöffnet ist, wird der jeweilige Nummernkreis verwendet. So wird z. B. der Nummernkreis für „Kunden“ herangezogen, wenn die Ansicht „Kunde“ bei der Erfassung geöffnet ist. |
| Anrede | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf die Identifikation einer bestehenden Anrede oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus. |
| Titel | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf die Identifikation eines bestehenden Titels oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus. |
| Vorname | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf den Vornamen des Ansprechpartners.
Hinweis: Bei der Suche nach Partnernamen wird in den Feldern Vorname, Nachname und weiteren Vornamen gesucht. |
| Nachname | Erfassen Sie in diesem Feld den Nachnamen des Ansprechpartners.
Hinweis: Bei der Suche nach Partnernamen wird in den Feldern Vorname, Nachname und weiteren Vornamen gesucht. |
| Weitere Vornamen | Erfassen Sie in diesem Feld bei Bedarf weitere Vornamen des Ansprechpartners.
Hinweis: Bei der Suche nach Partnernamen wird in den Feldern Vorname, Nachname und weiteren Vornamen gesucht. |
| Geschlecht | Wählen Sie das Geschlecht des Ansprechpartners. Der Vorschlagswert ist „Unbekannt“, sodass Sie einen Ansprechpartner auch dann erfassen können, wenn Ihnen nur der Nachname bekannt ist. |
| Suchbegriff | In diesem Feld erfassen Sie bei Bedarf einen Suchbegriff für den Partner. Wenn Sie keinen Suchbegriff erfassen, dann ermittelt das System einen Suchbegriff mithilfe des Nachnamens, des Vornamens und der Adresse. |
| Tätigkeit | Erfassen Sie in diesem Feld die Identifikation einer Tätigkeit oder wählen Sie diese über die Wertehilfe des Feldes aus.
Tätigkeiten werden mit der gleichnamigen Anwendung erfasst und dienen der Beschreibung der beruflichen Aufgaben eines Mitarbeiters. |
2.3.3 Rubrik „Kommunikationsverbindungen“
In dieser Rubrik können Sie die Daten erfassen, die für die Kommunikation mit einem Partner relevant sind. Pro Kommunikationsart können Sie die Daten für ein oder mehrere Kommunikationsverbindungen erfassen. Welche Kommunikationsarten angezeigt werden können, wird in der Anwendung „Kommunikationsarten“ im Arbeitsbereich in der Spalte „Priorität“ festgelegt.
Diese Rubrik entspricht der gleichnamigen Rubrik im Dialogfenster ohne aktive Schnellerfassung. Die Felder und weiteren Informationen finden sind in diesem Kapitel: Rubrik „Kommunikationsverbindungen“
2.3.4 Rubrik „Weitere Felder“
In dieser Rubrik können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder festlegen, um Zusatzinformationen zu erfassen. Die benutzerdefinierten Felder sind grundsätzlich auf das Business Object bezogen. Die weiteren Felder in dieser Rubrik entsprechen denen in der Ansicht „Mitarbeiter“. Die erfassten Werte in den benutzerdefinierten Feldern gelten für den aktuell geöffneten Partner im Dialogfenster.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation „Benutzerdefinierte Felder“.
3 Customizing
Für die Ansprechpartner-Datenerfassung sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen relevant:
Funktion „Basis“, Unterfunktion „Partner“
| Feld | Erläuterung |
| Ansprechpartner-Schnellerfassung | Wird diese Funktion aktiviert, dann ist die Schnell-erfassung von Ansprechpartnern möglich. Beim Erfassen eines Ansprechpartners wird dann nach dem Drücken des Buttons „Ansprechpartner bearbeiten oder neu erfassen“ ein Dialogfenster zur Schnellerfassung mit reduziertem Feldumfang geöffnet.
Bei deaktivierter Funktion ist der Feldumfang nicht reduziert. |
| Ansprechpartner | Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für neue Partner, die als Ansprechpartner verwendet werden, automatisch eine Nummer zu vergeben.
Wenn in diesem Feld kein Nummernkreis hinterlegt ist, dann muss manuell eine Identifikation für neue Ansprechpartner vergeben werden. Betroffene Anwendungen: · Anwendung „Partner“, Tabelle „Ansprechpartner“ · Anwendung „Vertriebsaussichten“, Karteireiter „Partnerverknüpfungen“, Aktion „Neuer Ansprechpartner“ |
4 Business-Entitys
Für die Ansprechpartner-Datenerfassung sind die nachfolgenden Business Entitys relevant, die Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Partner
com.cisag.app.general.obj.Partner
Mitarbeiter
com.cisag.app.general.obj.Employee
Die Business Entitys gehören zu folgender Business-Entity-Gruppe:
Basis Stammdaten
com.cisag.app.general.MasterData
5 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
5.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Partner“ und das Dialogfenster „Ansprechpartner“ bestehen keine speziellen Fähigkeit.
5.2 Organisations-Zuordnungen
Damit eine Person die Anwendung „Partner“, Dialogfenster „Ansprechpartner“ nutzen kann, muss sie mindestens einer Organisation zugeordnet sein.
5.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Partner“, Dialogfenster „Ansprechpartner“ sind die organisationsbezogenen Besonderheiten im Dokument „Partner“ im Kapitel „Multi-Site und Single-Site mit inhaltsbezogenen Berechtigungen“ beschrieben. In einem reinen Single-Site-System bestehen keine Besonderheiten.
5.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Partner“ und das Dialogfenster „Ansprechpartner“ sind für Geschäftspartner vom Typ „Vertreter“ freigegeben. Ein Vertreter kann die Ansprechpartnerdaten eines Partners nur öffnen, wenn der Partner der Mitarbeiter eines Kontaktes oder eines Kunden ist. Der Vertreter muss diesem Kunden als Vertreter zugeordnet sein.
Das Zuordnen von beliebigen Ansprechpartnern ist möglich. Deren Daten können jedoch nicht eingesehen oder bearbeitet werden.
Das Erfassen neuer Ansprechpartner ist möglich. Diese werden dem geöffneten Partner automatisch als Mitarbeiter zugeordnet.