1                     Themenübersicht

In dieser Dokumentation wird die Vorgehensweise für den Umgang mit der Anwen­dung „Daten importieren“ bezogen auf Ausgangsrechnungen beschrieben. Sie werden außerdem über mögliche Vorausset­zungen, Auswirkungen und Beschränkungen informiert.

Die Beschreibung der Anwendung „Daten importieren“, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.

2                     Allgemeines

Der Import von Ausgangsrechnungen ermöglicht das Erzeugen und die Aktualisierung von Ausgangsrechnungen. Die Aktualisierung einer Ausgangsrechnung ist jedoch nur dann möglich, wenn die Ausgangsrechnung auch mithilfe des Imports auf dem Zielsystem erzeugt wurde. Außerdem wird vorausgesetzt, dass die Ausgangsrechnung zwischenzeitlich nicht geändert bzw. weiterverarbeitet wurde.

Ausgangsrechnungen aus einem Kassenbeleg können nicht importiert werden.

Für den Import ist nicht nötig, dass sich zugehörige Quell-Aufträge auf dem Zielsystem befinden. Sind die Quell-Aufträge auf dem Zielsystem vorhanden, dann werden Belegketteneinträge erzeugt.

Wenn die Importdatei ausschließlich die Pflicht- und Identifikationsattribute enthält, dann wird eine Null-Rechnung erzeugt.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass der Import von Ausgangsrechnungen vornehmlich für die Altdatenübernahme zur Verfügung steht und davon ausgegangen wird, dass die Ausgangsrechnungen im Status „Erledigt“ sind. Eine einwandfreie Weiterverarbeitung eines importierten Beleges ist möglich, kann aber nicht in allen Fällen (wie z. B. bei einer Weiterverarbeitung durch eine App) garantiert werden und ist deshalb im Einzelfall zu prüfen.

Aufbau einer Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung besteht aus einer Rechnungsbasis und Rechnungspositionen:

• Basisdaten: Ausgangsrechnungsart und –Nummer etc.
• Positionsdaten: Positionsnummer, Artikel, Menge, Preis etc.

Positionsdaten können nicht separat importiert werden, sondern nur mit Zuordnung zu einer Rechnung, die eindeutig durch die Basisdaten identifiziert ist.

3                     Vorgehensweise: Ausgangsrechnungen importieren

1. Öffnen Sie die Anwendung „Daten importieren“.
2. Lassen Sie sich den bzw. einen Filter für dieses Business Object anzeigen: cisag.app.sales.obj.CustomerInvoice

• Der Filter für den Import von Ausgangsrechnungen wird geöffnet.

3. Duplizieren oder erfassen Sie bei Bedarf einen neuen Filter für dieses Business Object.
4. Ändern Sie bei Bedarf die bereits ausgewählten Attribute des Filters.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Daten importieren“.

• Das Dialogfenster „Daten importieren“ wird geöffnet.

6. Im Dialogfenster „Daten importieren“ können Sie Einstellungen für die Import­datei vornehmen. Eine Beschreibung der Felder finden Sie in der Dokumentation „Daten importieren“.
7. Drücken Sie einen der Buttons „Im Hintergrund“ oder „Sofort“.
   • Der Import wird ausgeführt.

Voraussetzungen: Notwendige Attribute für den Import festlegen

Geben Sie mindestens folgende Attribute pro Ausgangsrechnung an:

• Identifikationsattribute
• Pflichtattribute

Ohne die Identifikationsattribute kann die Ausgangsrechnung nicht im System erzeugt werden. Wenn Daten zu einem Pflichtfeld fehlen, dann kann die Ausgangsrechnung nicht importiert werden.

Einige Identifikations- und Pflichtattribute können über Fremdschlüssel-Bezieh­ungen (erkennbar durch Kursivschrift im Filter) angegeben werden. Diese Attribute sind nicht Bestandteil der Ausgangsrechnung. Business Objects, die mit Fremdschlüssel-Beziehungen referenziert werden, werden durch deren Iden­tifi­kationsattribute identifiziert. Sie können nicht über den Import für Ausgangsrechnungen importiert werden, sondern müssen bereits vorhanden sein. Die Identifikations- und Pflichtattribute der Basis- und Positionsdaten sind im Kapitel „Übersicht: Identifikations- und Pflicht-Attribute“ zusammengestellt. Weitere wichtige Felder sind im Kapitel „Übersicht: Weitere wichtige Attribute“ beschrieben.

4                     Übersicht: Identifikations- und Pflicht-Attribute

Nachfolgend sind die notwendigen Attribute der einzelnen Business Objects aufgeführt. Bei Fremdschlüsselattributen steht zusätzlich der entsprechende Beziehungsname dabei. Die Identifikations- und Pflichtfelder sind Änderungen unterworfen und können durch Anpassungen erweitert werden.

Die Identifikationsattribute (Key-Attribute) werden über ein (K) gekennzeichnet.

4.1               Basisdaten

4.1.1          Rechnungsdaten

Für jeden Quell-Auftrag einer Ausgangsrechnung muss ein Rechnungsdatenobjekt importiert werden:

4.1.2          Auftragsbeziehungen

Behandelt die Ausgangsrechnung die Fakturierung eines oder mehrerer Lieferaufträge und sollen diese Belegbeziehungen im Zielsystem in der Belegkette sichtbar werden, dann müssen diese Auftragsbeziehungen importiert werden. Dazu sind folgende Attribute anzugeben.

Hinweis:

Die Belegketteneinträge zum Vertriebsauftrag werden automatisch erzeugt. Sie sollen nicht in der Importdatei enthalten sein.

4.2               Positionsdaten

Folgende Tabelle enthält Pflichtfelder, die bei einer Endverbraucherrechnung zusätzlich anzugeben sind.

Hinweis:

Wenn Steuerbetrag und Nettobetrag angegeben sind, dann muss die Summe von Nettobetrag und Steuerbetrag den Netto-Gesamtbetrag inkl. Steuern ergeben, sonst kann die Rechnung nicht importiert werden.

Auftragsbeziehungen

Behandelt die Ausgangsrechnung die Fakturierung eines oder mehrerer Lieferaufträge und sollen diese Belegbeziehungen im Zielsystem in der Belegkette auch auf Positionsebene sichtbar werden, müssen diese Auftragsbeziehungen importiert werden. Dazu sind folgende Attribute anzugeben.

Hinweis:

Die Belegketteneinträge zum Vertriebsauftrag werden automatisch erzeugt. Sie sollen nicht in der Importdatei enthalten sein.

5                     Übersicht: Weitere wichtige Attribute

Für den Import einer Ausgangsrechnung sind normalerweise zusätzliche Daten erforderlich, um eine „sinnvolle“ Ausgangsrechnung zu erzeugen. Wenn diese Daten fehlen, dann werden die zugehörigen Attribute mit Vorschlagswerten belegt. Beispielsweise werden alle Rechnungsbeträge, die nicht angegeben wurden, auf 0 gesetzt. Im Folgenden werden weitere wichtige Felder beschrieben, die keine Pflichtfelder sind, aber trotzdem notwendig sind.

5.1               Basisdaten

Hinweis:

Eine Beschreibung der Parts „ForeignAmount“ und „DomesticAmount“ finden Sie im Kapitel „Währungsattribute“.

5.2               Positionsdaten

Hinweis:

Eine Beschreibung der Parts „ForeignAmount“ und „DomesticAmount“ finden Sie im Kapitel „Währungsattribute“.

Die in der folgenden Tabelle aufgeführten Attribute sind nur für Endverbraucherrechnungen relevant.

Hinweis:

Rabatte werden bei einer Endverbraucherrechnung nicht importiert.

6                     Währungsattribute

Alle Rechnungsbeträge sind entweder in Fremdwährung bzw. Hauswährung angegeben. Diese müssen über folgende Parts importiert werden:

• ForeignAmount
• DomesticAmount

6.1               Fremdwährung (ForeignAmount)

6.2               Hauswährung (DomesticAmount)