In dieser Dokumentation werden die Vorgehensweisen für den Umgang mit der Anwendung „Partner“ in den Ansichten „Basis“, „Kunde“, „Lieferant“, „Mitarbeiter“ und „Marketing“ beschrieben. Die Vorgehensweisen enthalten Anleitungsschritte, mit denen Sie z. B. einen Partner erfassen oder bearbeiten.

Die Beschreibung der Anwendung und ihrer Ansichten, die unter anderem auch Feld- und Button-Beschreibungen enthält, finden Sie in folgenden Dokumentationen:

• Partner
• Partner, Ansicht „Kunde“
• Partner, Ansicht „Lieferant“
• Partner, Ansicht „Mitarbeiter“
• Partner, Ansicht „Marketing“

Die Vorgehensweisen zu den übrigen Ansichten finden Sie in separaten Dokumentationen:

• Vorgehenswesen: Ansicht „Rechnungswesen“
• Vorgehensweisen: Ansicht „Beziehungen“

1                     Neuen Partner erfassen

Vor dem Erfassen eines neuen Partners müssen Sie zunächst entscheiden, ob der neue Partner eine Organisation oder eine Person ist. Davon abhängig sind die erfassbaren Stammdaten. Partner-Vorlagen unterstützen Sie beim schnellen Erfassen.

In diesem Kapitel finden Sie folgende Vorgehensweisen:

• Neue Organisation erfassen
• Neue Person erfassen
• Partner aus einer Partner-Vorlage erzeugen

1.1               Neue Organisation erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“.
2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Symbol auf die Aktion „Neue Organisation“.
3. Erfassen Sie im Identifikationsbereich im Feld „Partner“ eine Identifikation für die neue Organisation.

Hinweis:

Das System ermittelt einen Vorschlagswert für eine Identifikation aus dem Nummernkreis „Sonstige“, der in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt wird. Dieser Nummernkreis wird für die Ansicht „Basis“ herangezogen. Für die weiteren Ansichten der Anwendung „Partner“ kann pro Ansicht ein separater Nummernkreis hinterlegt werden. Sie können alternativ eine eigene Partner-Identifikation vergeben.

4. Drücken Sie auf den Rauten-Button neben dem Feld „Name“
   • Ein Dialogfenster öffnet sich.
5. Erfassen Sie im geöffneten Dialogfenster den Namen für die neue Organisation im gleichnamigen Feld. Sie können bis zu drei Namensbestandteile angeben. Zu den Namensbestandteilen kann die Angabe der gesamten Geschäftsbezeichnung gehören.

Beispiel:
Name 1: Karl Mustermann

Name 2: An- und Verkauf von Fahrrädern

Name 3: GmbH & Co KG

6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie im Dialogfenster auf den Button „OK“ drücken.

• Das Dialogfenster wird geschlossen.
• Im Feld „Name“ werden die Namensbestandteile angezeigt.

7. Erfassen Sie bei Bedarf einen Suchbegriff im Identifikationsbereich der Anwendung im gleichnamigen Feld für die neue Organisation.

Hinweis:

Wenn Sie keinen Suchbegriff angeben, dann erzeugt das System während des Speichervorgangs einen Begriff. Wie dieser zusammengesetzt wird, kann in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Basis“, Feld „Partnersuchbegriff-Vorschlagswert“ eingestellt werden. Ist dort vom Standard nichts Abweichendes ausgewählt, dann wird der Begriff aus der Angabe des ersten Namensbestandteils (Name 1) aus dem Feld „Name“ und der Angabe des Landes, der Postleitzahl und des Ortes aus dem Feld „Geschäftsadresse“ zusammengesetzt.

8. Drücken Sie auf den Rauten-Button zum Feld „Geschäftsadresse“.
   • Ein Dialogfenster öffnet sich.
9. Erfassen Sie die Geschäftsadresse der neuen Organisation.

Hinweis:

Die Angaben in den Feldern „Land“ und „Ort“ sind notwendig.
Das Feld „PLZ“ ist ebenso notwendig, wenn Postleitzahlen in dem angegebenen Land geführt werden.

10. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie im Dialogfenster auf den Button „OK“ drücken
    • Das Dialogfenster schließt sich.
    • Die Adressdaten werden im Feld „Geschäftsadresse“ angezeigt.
11. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
    • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

Hinweis:

Sie können den Suchbegriff jederzeit vom System ermitteln lassen, indem Sie die erfassten Daten im Feld „Suchbegriff“ löschen und danach auf den Speichern-Button in der Standard-Symbolleiste drücken.

1.2               Neue Person erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung Partner in der Ansicht „Basis“.
2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Symbol auf die Aktion „Neue Person“.
3. Erfassen Sie eine Identifikation im Feld „Partner“ im Identifikations­bereich.

Hinweis:

Das System ermittelt einen Vorschlagswert für eine Identifikation aus dem Nummernkreis „Sonstige“, der in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt wird. Dieser Nummernkreis wird für die Ansicht „Basis“ herangezogen. Für die weiteren Ansichten der Anwendung „Partner“ kann pro Ansicht ein separater Nummernkreis hinterlegt werden. Sie können alternativ eine eigene Partner-Identifikation vergeben.

4. Drücken Sie auf den Rauten-Button neben dem Feld „Name“
   • Ein Dialogfenster öffnet sich.
5. Erfassen Sie im Dialogfenster die Namensbestandteile für die neue Person.
6. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie im Dialogfenster auf den Button „OK“ drücken.

• Das Dialogfenster wird geschlossen.
• Im Feld „Name“ werden die Namensbestandteile angezeigt.

7. Erfassen Sie bei Bedarf einen Suchbegriff im Identifikationsbereich der Anwendung im gleichnamigen Feld für die neue Person.

Hinweis:

Wenn Sie keinen Suchbegriff angeben, dann erzeugt das System während des Speichervorgangs einen Begriff. Wie dieser zusammengesetzt wird, kann in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Basis“, Feld „Partnersuchbegriff-Vorschlagswert“ eingestellt werden. Ist dort vom Standard nichts Abweichendes ausgewählt, dann wird der Begriff aus der Angabe des ersten Namensbestandteils (Name 1) aus dem Feld „Name“ und der Angabe des Ortes aus dem Feld „Adresse“ zusammengesetzt.

Hinweis:

Für Partner des Typs „Person“ ist die Angabe einer Adresse nicht notwendig, um die Daten speichern zu können.

8. Drücken Sie auf den Rauten-Button zum Feld „Adresse“.
   • Ein Dialogfenster öffnet sich.
9. Erfassen Sie die Adresse der neuen Person.
10. Bestätigen Sie Ihre Eingaben, indem Sie im Dialogfenster auf den Button „OK“ drücken.
    • Das Dialogfenster schließt sich.
    • Die Adressdaten werden im Feld „Adresse“ angezeigt.
11. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
    • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

Hinweis:

Sie können den Suchbegriff jederzeit vom System ermitteln lassen, indem Sie die erfassten Daten im Feld „Suchbegriff“ löschen und danach auf den Speichern-Button in der Standard-Symbolleiste drücken.

1.3               Partner aus einer Partner-Vorlage erzeugen

Voraussetzungen

Im System besteht bereits eine Partner-Vorlage.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“.
2. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Symbol auf die Aktion „Neu aus Vorlage“.

• Ein Dialogfenster für die Suche nach Partner-Vorlagen öffnet sich.

3. Erfassen Sie Suchmerkmale und drücken Sie auf den Button „Start“.

• Im Dialogfenster werden die Partner-Vorlagen angezeigt, die den Suchmerkmalen entsprechen.

4. Wählen Sie die gewünschte Partner-Vorlage aus und drücken Sie auf den Button „Übernehmen“.

• Das Dialogfenster schließt sich und die Felder werden mit den Daten der gewählten Partner-Vorlage gefüllt und Funktionen werden eingestellt.

5. Ändern Sie bei Bedarf die vorgeschlagenen Daten.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

Hinweis:

Partner-Vorlagen können ohne Pflichtangaben gespeichert werden. Deshalb müssen notwendige Pflichtangaben eventuell nach dem Verwenden einer Vorlage zusätzlich erfasst werden.

2                     Partner und Partnerrollen duplizieren

Sie können sowohl Partner mit allen oder ausgewählten Partnerrollen für einen neuen Partner duplizieren oder nur ausgewählte Partnerrollen duplizieren und einem bereits bestehenden Partner hinzufügen. In Abhängigkeit der Einstellung für „Multi-Site“ unterscheiden sich die Vorgehensweisen:

Single-Site:

• Partner duplizieren in einem Single-Site-System
• Partnerrolle duplizieren in einem Single-Site-System

Multi-Site:

• Partner duplizieren in einem Multi-Site-System
• Partnerrolle duplizieren in einem Multi-Site-System

Beachten Sie zusätzlich die Hinweise beim Duplizieren in einem Multi-Site-System: „Auswirkungen der möglichen Einstellungen beim Duplizieren“.

2.1               Partner duplizieren in einem Single-Site-System

Voraussetzungen

In der Anwendung „Customizing“ ist die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ deaktiviert.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“.
2. Öffnen Sie den Partner, den Sie duplizieren möchten.
3. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Symbol auf die Aktion „Duplizieren“.

• Das Dialogfenster „Partner duplizieren“ wird geöffnet.

Hinweis:

Wenn in der Anwendung „Customizing“ ein Nummernkreis für Partner hinterlegt ist, dann erzeugt das System automatisch eine Partner-Identifikation als Vorschlagswert für den neuen Partner. Sie können diesen Vorschlagswert ändern.

4. Erfassen oder ändern Sie die Partner-Identifikation.
5. Wählen Sie, welche Daten dupliziert werden sollen.

Hinweis:

Wird die Funktion „Vordefinierte Beziehungen“ aktiviert, dann werden die Daten der vordefinierten Partner-Beziehungstypen für die zu duplizierenden Rollen vom Quell-Partner für den Ziel-Partner übernommen. Beispielsweise wird ein in der Kundenansicht eingetragener Rechnungsempfänger des Quell-Partners auch beim Ziel-Partner eingetragen. Das kann z. B. der Quell-Partner selbst sein. Dem Ziel-Partner wäre dann der Quell-Partner als Rechnungsempfänger zugeordnet.

6. Drücken Sie den Button „OK“.
   • Das Dialogfenster schließt sich und das System erzeugt einen neuen Partner.
7. Ändern Sie bei Bedarf die Daten.
8. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

2.2               Partnerrolle duplizieren in einem Single-Site-System

Voraussetzungen

In der Anwendung „Customizing“ ist die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ deaktiviert.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“.
2. Öffnen Sie den Partner, den Sie duplizieren möchten.
3. Wechseln Sie in die entsprechende Ansicht der Partnerrolle, die Sie duplizieren möchten.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Symbol auf die Aktion „Duplizieren“.

• Das Dialogfenster „Partner duplizieren“ wird geöffnet.

Hinweis:

Wenn in der Anwendung „Customizing“ ein Nummernkreis für Partner hinterlegt ist, dann erzeugt das System automatisch eine Partner-Identifikation als Vorschlagswert für den neuen Partner. Sie können diesen Vorschlagswert ändern.

5. Erfassen Sie die bestehende Partner-Identifikation des Partners, dem Sie eine Partnerrolle hinzufügen möchten.
6. Wählen Sie, welche Partnerrollen dupliziert werden sollen.

Hinweis:

Wird die Funktion „Vordefinierte Beziehungen“ aktiviert, dann werden die Daten der vordefinierten Partner-Beziehungstypen für die zu duplizierenden Rollen vom Quell-Partner für den Ziel-Partner übernommen. Beispielsweise wird ein in der Kundenansicht eingetragener Rechnungsempfänger des Quell-Partners auch beim Ziel-Partner eingetragen. Das kann z. B. der Quell-Partner selbst sein. Dem Ziel-Partner wäre dann der Quell-Partner als Rechnungsempfänger zugeordnet.

7. Drücken Sie den Button „OK“.
   • Das System erzeugt die Partnerrollen für den angegebenen Partner.
8. Ändern Sie bei Bedarf die Daten.
9. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

2.3               Partner duplizieren in einem Multi-Site-System

Voraussetzungen

In der Anwendung „Customizing“ ist die Funktion „Multi-Site“ aktiviert. Damit ist auch gleichzeitig die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ aktiviert.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“.
2. Öffnen Sie den Partner, den Sie duplizieren möchten.
3. Wechseln Sie bei Bedarf die Organisation in der Titelleiste. Die angezeigte Organisation wird als zuständige Organisation für das Duplikat verwendet.
4. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Symbol auf die Aktion „Duplizieren“.

• Das Dialogfenster „Partner duplizieren“ wird geöffnet.

Hinweis:

Wenn in der Anwendung „Customizing“ ein Nummernkreis für Partner hinterlegt ist, dann erzeugt das System automatisch eine Partner-Identifikation als Vorschlagswert für den neuen Partner. Sie können diesen Vorschlagswert ändern.

5. Aktivieren Sie die Funktion „Daten aller Organisationen“, wenn Sie die Organisationsstruktur des Quell-Partners für den Ziel-Partner übernehmen möchten.

Hinweis:

Unter Umständen sind einige Funktionen nicht aktivierbar. Das liegt daran, dass auf der Ebene der gewählten Organisation für die entsprechende Partnerrolle keine Daten beim Quell-Partner existieren. Wenn Sie die Funktion „Daten aller Organisationen“ aktivieren, dann werden diese Funktionen unter Umständen aktivierbar. Voraussetzung ist, dass für den Quell-Partner auf der Ebene einer anderen Organisation die entsprechenden Daten existieren und dass diese Rolle auf Mandantenebene nicht mit einem Löschkennzeichen gekennzeichnet ist.

Hinweis:

Wurde in der Anwendung „Customizing“ festgelegt, dass die Organisationsstrukturen beim Duplizieren übernommen werden sollen, dann ist im Duplizieren-Dialogfenster die Funktion „Daten aller Organisationen“ aktiviert.

6. Erfassen Sie im Feld „Duplizieren nach“ eine Identifikation oder ändern Sie bei Bedarf den Vorschlagswert.
7. Drücken Sie den Button „OK“.
   • Das System erzeugt einen neuen Partner für die Organisation, die vor Ausführung der Aktion in der Titelleiste ausgewählt war.
8. Ändern Sie Namen- und Adressdaten sowie bei Bedarf die weiteren duplizierten Daten.
9. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

2.4               Partnerrolle duplizieren in einem Multi-Site-System

Voraussetzungen

In der Anwendung „Customizing“ ist die Funktion „Multi-Site“ aktiviert. Damit ist auch gleichzeitig die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ aktiviert.

Darüber hinaus können Daten nur für jene Organisationen dupliziert werden, für die eingestellt ist, dass sie eigene Stammdaten führen.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“.
2. Öffnen Sie den Partner, den Sie duplizieren möchten.
3. Wechseln Sie in die entsprechende Ansicht zur Partnerrolle, die Sie duplizieren möchten.
4. Wechseln Sie bei Bedarf die Organisation in der Titelleiste. Das Duplikat entsteht für die angezeigte Organisation.

Hinweis:

Ein Wechsel der Organisation nach Ausführung der Aktion führt dazu, dass kein Duplikat entsteht und die duplizierten Daten aus den entsprechenden Feldern wieder gelöscht werden. Die erforderlichen Daten müssen erneut erfasst werden.

5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Symbol auf die Aktion „Duplizieren“.

• Das Dialogfenster „Partner duplizieren“ wird geöffnet.

Hinweis:

Wenn in der Anwendung „Customizing“ ein Nummernkreis für Partner hinterlegt ist, dann erzeugt das System automatisch eine Partner-Identifikation für einen neuen Partner. Sie können diese Partner-Identifikation manuell ersetzen.

6. Erfassen Sie im Feld „Duplizieren nach“ die bestehende Partner-Identifikation des Partners, dem Sie eine Partnerrolle hinzufügen möchten.
7. Wählen Sie, welche Partnerrollen dupliziert werden sollen.
8. Deaktivieren Sie die Funktion „Basis“, weil Sie eine Partnerrolle für einen bestehenden Partner duplizieren. Die Basisdaten des bestehenden Partners dürfen mit der Duplizieren-Aktion nicht geändert werden.
9. Aktivieren Sie die Funktion „Daten aller Organisationen“, wenn Sie die Organisationsstruktur des Quell-Partners für den Ziel-Partner übernehmen möchten.

Hinweis:

Unter Umständen sind einige Funktionen nicht aktivierbar. Das liegt daran, dass auf der Ebene der in der Titelleiste gewählten Organisation für die entsprechende Partnerrolle keine Daten beim Quell-Partner existieren, sondern diese von der darüber liegenden Organisation dupliziert werden, die diese Daten führt. Wenn Sie die Funktion „Daten aller Organisationen“ aktivieren, dann werden diese Funktionen unter Umständen aktivierbar. Voraussetzung ist, dass für den Quell-Partner auf der Ebene einer anderen Organisation die entsprechenden Daten existieren und dass diese Rolle auf Mandantenebene nicht mit einem Löschkennzeichen gekennzeichnet ist.

Hinweis:

Wurde in der Anwendung „Customizing“ festgelegt, dass die Organisationsstrukturen beim Duplizieren übernommen werden sollen, dann ist im Duplizieren-Dialogfenster die Funktion „Daten aller Organisationen“ aktiviert.

10. Drücken Sie den Button „OK“.
    • Das System erzeugt die Partnerrollen für den Mandanten. Das erkennen Sie an der Organisationsangabe in eckigen Klammern nach dem Anwendungsnamen „Partner“ in der Titelleiste der Anwendung. Die ausgewählte Organisation nutzt die duplizierten Rollen, die für den Mandanten gespeichert werden. Das entspricht der Ausführung der Aktion „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“. Zu diesem Zeitpunkt bestehen damit für die ausgewählte Organisation keine eigenen Daten.
11. Ändern Sie bei Bedarf die Daten.
12. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
    • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

In der Titelleiste wird die Organisation in eckigen Klammern angezeigt, auf deren Strukturebene die Daten gespeichert werden. Wenn Sie die Daten der Partnerrolle ändern, dann werden diese für diese in eckigen Klammern angezeigte Organisation gespeichert, unabhängig davon, welche Organisation in der Titelleiste ausgewählt ist.

2.5               Auswirkungen der möglichen Einstellungen beim Duplizieren

In einem Multi-Site-System ist möglich, die Organisationsstruktur des Quell-Partners für den Ziel-Partner zu übernehmen, in dem die Funktion „Daten aller Organisationen“ aktiviert wird. „Daten aller Organisationen“ bedeutet, dass das Duplikat für alle Organisationen verfügbar ist, so wie der Quell-Partner. Im Folgenden ist tabellarisch zusammengestellt, welche Auswirkung die einzelnen Einstellungen haben.

Fall 1: Ziel-Partner existiert noch nicht

Nachfolgend finden Sie die Auswirkung beim Duplizieren eines neuen Partners:

Funktion „Daten aller Organisationen“	Auswirkung
Aktiviert	Die Organisationsstruktur und deren Daten werden für das Duplikat übernommen.
Deaktiviert	Das Duplikat besteht nur auf der Organisationsebene „Mandant“ mit eigenen Stammdaten. Die Daten werden auf dem Pfad bis zur in der Titelleiste ausgewählten Organisation gemeinsam genutzt. Für die ausgewählte Organisation bestehen also zu diesem Zeitpunkt keine eigenen Stammdaten.

Die in der Titelleiste gewählte Organisation wird zuständige Organisation im Ziel-Partner.

Fall 2: Ziel-Partner existiert bereits

Ist der Ziel-Partner bereits vorhanden, dann darf die „Basis“ nicht zum Duplizieren ausgewählt werden.

Funktion „Daten aller Organisationen“ ist aktiviert:

Ziel-Partner			Auswirkung
Rolle existiert für:		Benutzer hat die zuständige Organisation in der Titelleiste ausgewählt
Mandant	Organisation
ja	nicht relevant	nicht relevant	Fehler, denn existiert bereits die Rolle, dann darf sie durch ein Duplikat nicht geändert werden.
nein	nicht relevant	nein	Fehler, denn der Benutzer darf nur dann eine Rolle duplizieren, wenn er der zuständigen Organisation angehört.
nein	nicht relevant	ja	Duplikat steht für alle Organisationen der Organisationsstruktur zur Verfügung.

Funktion „Daten aller Organisationen“ ist deaktiviert:

Ziel-Partner			Auswirkung
Rolle existiert für:		Benutzer hat die zuständige Organisation in der Titelleiste ausgewählt
Mandant	Organisation
ja	ja	nicht relevant	Fehler, denn existiert bereits die Rolle, dann darf sie durch ein Duplikat nicht geändert werden.
ja	nein	nein	Duplikat steht für die ausgewählte Organisation zur Verfügung (nicht aber der zuständigen Organisation), wenn der Benutzer dieser zugeordnet ist. Anderenfalls darf er die Daten nicht duplizieren.
nein	nein	Nein und der Benutzer ist auch nicht der Organisation des Quell-Partners zugeordnet	Fehler, denn der Benutzer darf nur dann eine Rolle duplizieren, wenn er der zuständigen Organisation angehört.
nein	nein	ja	Duplikat steht für den Mandanten zur Verfügung und für alle Organisationen, die auf dem Organisationsstrukturpfad bis zur zuständigen Organisation liegen.

3                     Neue Version eines Partners oder einer Partnerrolle erfassen

Voraussetzung

Hinweis:

Eine neue Version eines Partners können Sie nicht in der Ansicht „Beziehungen“ erfassen.

Eine neue Version kann nur durch Benutzer erfasst werden, die der zuständigen Organisation des Partners zugeordnet sind.

Hinweis:

Wurde in der Anwendung „Customizing“ festgelegt, dass die Datenbearbeitung für Partner-Stammdaten erlaubt ist, dann hat dies folgende Auswirkungen:

Ausgehend davon, dass die für den Partner zuständige Organisation gemäß Festlegungen keine eigenen Stammdaten führen darf, ist mithilfe der aktivierten Funktion „Artikel-/Partner-Stammdatenbearbeitung erlauben“ möglich, dass dennoch von dieser Organisation die Daten geändert werden dürfen. Gespeichert werden die Änderungen für die Organisation, die innerhalb des Strukturpfades die Stammdaten führen darf und die Datenbearbeitung übernommen hat. Voraussetzung ist, dass der Benutzer der zuständigen Organisation zugeordnet und diese in der Titelleiste ausgewählt ist.

Nur für jene Organisation ist diese Aktion ausführbar, die eigene Stammdaten für den ausgewählten Partner führt. Ist eine Organisation ausgewählt, die von einer übergeordneten Organisation die Daten nutzt, demnach eigene Daten fehlen, dann ist diese Aktion nicht ausführbar.

Anleitung

Hinweis:

Wenn Sie die Ansicht „Basis“ gewählt haben, dann wird für alle Organisationen eine neue Version gespeichert. Wenn Sie eine Ansicht für eine Partnerrolle gewählt haben, dann wir die neue Version nur für die gewählte Organisation gespeichert.

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“.
2. Öffnen Sie den Partner, für den eine neue Version erfasst werden soll.
3. Wechseln Sie bei Bedarf die Ansicht in der Standard-Symbolleiste für die gewünschte Partnerrolle.
4. Wechseln Sie bei Bedarf die Organisation in der Titelleiste.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste unter dem Neu-Symbol auf die Aktion „Neue Version“.
6. Erfassen Sie im Feld „Gültig ab“ das Datum, ab dem die neue Version des Partners oder der Partnerrolle gültig sein soll.
7. Ändern Sie bei Bedarf die Daten in den Eingabefeldern im Identifikations- und Arbeitsbereich.
8. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

4                     Neue Partnerrolle erfassen

Voraussetzung

Eine neue Partnerrolle kann nur durch Benutzer erfasst werden, die der zuständigen Organisation des Partners zugeordnet sind.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie eine neue Rolle erfassen möchten.
3. Wechseln Sie in der Standard-Symbolleiste die Ansicht für die gewünschte Partnerrolle.

• In einem Multi-Site-System müssen neue Rollen zuerst auf Mandantenebene erfasst werden. Die Anwendung wechselt daher für die neue Rolle automatisch auf die Mandantenorganisation.

4. Erfassen Sie für die neue Rolle die gewünschten Daten.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

Hinweis:

Unabhängig von der eigentlich ausgewählten Organisation werden in einem Multi-Site-System die Daten einer neuen Rolle zuerst auf Mandantenebene gespeichert. Falls möglich, wird die Rolle für die eigentlich ausgewählte Organisation automatisch übernommen. Das entspricht der Ausführung der Aktion „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“. Zu diesem Zeitpunkt bestehen damit für die ausgewählte Organisation keine eigenen Daten.

5                     Partner löschen

Partnerdaten werden nicht direkt gelöscht, sondern zuerst mit einem Löschkennzeichen versehen. Nur in der Zukunft liegende Versionen werden direkt gelöscht, weil diese noch nie verwendet wurden.

5.1               Zukünftige Versionen löschen

Voraussetzungen

Eine erst in der Zukunft gültige Version der Partner-Stammdaten besteht.

Nur für jene Organisation ist diese Aktion ausführbar, die eigene Stammdaten für den ausgewählten Partner führt. Ist eine Organisation ausgewählt, die von einer übergeordneten Organisation die Daten nutzt, demnach eigene Daten fehlen, dann ist diese Aktion nicht ausführbar.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“.
2. Wechseln Sie bei Bedarf die Ansicht in der Standard-Symbolleiste für die gewünschte Partnerrolle, für die Sie eine zukünftige Version löschen möchten.
3. Wählen Sie in einem Multi-Site-System die Organisation aus, für die Sie diese Aktion ausführen möchten.
4. Öffnen Sie die zukünftige Version, die Sie löschen möchten, indem Sie auf die Pfeil-Buttons neben dem „Gültig ab“-Feld drücken.

• Der Button „Löschen“ wird aktiv.

5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Löschen“.

• Die Version des Partners oder der Rolle wird gelöscht.

Hinweis:

Der Gültigkeitszeitraum der Vorgängerversion wird entsprechend erweitert.

5.2               Löschkennzeichen in der Basis setzen

Wenn Sie in der Ansicht „Basis“ für den ausgewählten Partner ein Löschkennzeichen setzen, dann setzen Sie es für den kompletten Partner und seine Partnerrollen.

Voraussetzungen

• Der Partner hat kein Löschkennzeichen.

Das erkennen Sie an einem roten Kreuz im Feld „Partner“.

• Der Benutzer muss für die zuständige Organisation des Partners die Berechtigung haben, ein Löschkennzeichen setzen zu dürfen.

Anderenfalls ist der Button „Löschkennzeichen setzen“ nicht aktiv.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie ein Löschkennzeichen setzen möchten.
3. Drücken Sie den Button „Löschkennzeichen setzen“ in der Standard-Symbolleiste.

• Ein Bestätigungsdialogfenster erscheint mit einer Warnung, dass der Partner komplett zum Löschen gekennzeichnet wird.

Achtung:

Die Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ macht diesen Vorgang nicht rückgängig. Einzelne Rollen könnten schon vor dem Löschen der „Basis“ ein Löschkennzeichen erhalten haben. Dies lässt sich aber nach dem Setzen des Löschkennzeichens für die Basis nicht mehr erkennen. Deshalb werden beim Ausführen der Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ die Löschkennzeichen aller Rollen entfernt. Siehe auch dieses Kapitel: Löschkennzeichen der Basis entfernen

4. Bestätigen Sie die Warnung, wenn Sie den Partner zum Löschen kennzeichnen möchten.

• Der Partner und sämtliche Partnerrollen erhalten in allen Organisationen und in allen Versionen ein Löschkennzeichen.

5.3               Löschkennzeichen für eine Rolle setzen

Voraussetzungen

Die Rolle des Partners hat kein Löschkennzeichen.

Nur für jene Organisation ist diese Aktion ausführbar, die eigene Stammdaten für den ausgewählten Partner führt. Ist eine Organisation ausgewählt, die von einer übergeordneten Organisation die Daten nutzt, demnach eigene Daten fehlen, dann ist diese Aktion nicht ausführbar.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie ein Löschkennzeichen setzen möchten.
3. Wechseln Sie die Ansicht in der Standard-Symbolleiste für die Rolle, für die Sie ein Löschkennzeichen setzen möchten.
4. Wählen Sie in einem Multi-Site-System die Organisation aus, für die Sie diese Aktion ausführen möchten.
5. Drücken Sie den Button „Löschkennzeichen setzen“ in der Standard-Symbolleiste.

• Ist als Organisation der Mandant ausgewählt, dann erscheint in einem Multi-Site-System ein Bestätigungsdialogfenster mit einer Warnung, dass die gewählte Rolle für alle Organisationen zum Löschen gekennzeichnet wird.

Achtung:

Ist als Organisation der Mandant ausgewählt, dann macht die Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ diesen Vorgang nicht rückgängig. Für die Rolle könnte schon ein Löschkennzeichen für eine untergeordnete Organisation bestehen. Dies lässt sich aber nach dem Setzen des Löschkennzeichens auf Mandantenebene nicht mehr erkennen. Deshalb wird beim Ausführen der Aktion „Löschkennzeichen entfernen“ das Löschkennzeichen der Rolle für alle Organisationen entfernt. Siehe auch dieses Kapitel: Löschkennzeichen einer Rolle entfernen

6. Bestätigen Sie die Warnung, wenn Sie die Rolle zum Löschen kennzeichnen möchten.

• Die gewählte Rolle erhält in allen Versionen ein Löschkennzeichen. Ist in einem Multi-Site-System der Mandant ausgewählt, dann erhält die Partnerrolle in sämtlichen Organisationen ein Löschkennzeichen.

5.4               Löschkennzeichen der Basis entfernen

Voraussetzungen

• Der Partner hat ein Löschkennzeichen.
• In einem Multi-Site-System muss der Benutzer der zuständigen Organisation des Partners zugeordnet sein.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie ein Löschkennzeichen entfernen möchten.
3. Drücken Sie den Button „Löschkennzeichen entfernen“

• Das Löschkennzeichen des Partners wird für alle Rollen entfernt.

Hinweis:

Ist als Organisation der Mandant ausgewählt, dann wird für alle Organisationen das Löschkennzeichen entfernt.

5.5               Löschkennzeichen einer Rolle entfernen

Voraussetzungen

Die Rolle des Partners hat ein Löschkennzeichen.

Nur für jene Organisation ist diese Aktion ausführbar, die eigene Stammdaten für den ausgewählten Partner führt. Ist eine Organisation ausgewählt, die von einer übergeordneten Organisation die Daten nutzt, demnach eigene Daten fehlen, dann ist diese Aktion nicht ausführbar.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie ein Löschkennzeichen entfernen möchten.
3. Wechseln Sie die Ansicht in der Standard-Symbolleiste für die Rolle, für die Sie ein Löschkennzeichen entfernen möchten.
4. Wählen Sie in einem Multi-Site-System die Organisation aus, für die Sie diese Aktion ausführen möchten.
5. Drücken Sie den Button „Löschkennzeichen entfernen“.

• Das Löschkennzeichen der gewählten Rolle für die gewählte Organisation wird entfernt.

Hinweis:

Ist als Organisation der Mandant ausgewählt, dann wird nur für diese Organisation das Löschkennzeichen entfernt, nicht für alle Organisationen.

6                     Dubletten suchen und anzeigen

Sie können prüfen lassen, ob bereits ähnliche Partner existieren. Dadurch können redundante Daten vermieden werden.

Voraussetzung

Die Dublettenprüfungen sind in der Anwendung „Customizing“ festgelegt. Siehe Dokumentation „Customizing: Basis“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“
2. Erfassen Sie die Partner-Identifikation im Feld „Partner“ und drücken den Aktualisieren-Button in der Standard-Symbolleiste, um die Partner-Stammdaten zu öffnen, oder erfassen Sie neue Partner-Stammdaten.
3. Erfassen Sie die relevanten Daten.
4. Drücken Sie den Button „Dubletten suchen und anzeigen“ in der Standard-Symbolleiste. Falls Dubletten gefunden wurden, wird ein Dialogfenster „Dubletten“ angezeigt.

Hinweis:
Der im Dialogfenster angezeigten Tabelle können Sie individuell weitere Spalten hinzuzufügen.

5. Wählen Sie einen der gefundenen Partner und drücken Sie den Button „Partner öffnen“.
   • Der gewählte Partner wird in die Anwendung übernommen.

Hinweis:

Drücken Sie den Button „Abbrechen“, dann wird das Dialogfenster geschlossen und Sie können weiter mit Ihrer Eingabe fortfahren.

7              Verwendungsstatus einer Partnerrolle ändern

Sie können den Verwendungsstatus der Partnerrollen „Kunde“, „Lieferant“, „Mitarbeiter“ und „Marketing“ ändern, indem Sie die Partnerrolle freigeben oder sperren.

Hinweis:

In einer Multi-Site-Umgebung oder einer Single-Site-Umgebung mit aktivierten „Inhaltsbezogenen Berechtigungen“ ist eine für den Mandanten gesetzte Sperre für alle Organisationen gültig.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
2. Öffnen Sie den Partner, dessen Verwendungsstatus Sie ändern möchten.
3. Wählen Sie in einer Multi-Site-Umgebung die Organisation aus, für die Sie den Partner bearbeiten.
4. Ändern Sie den Wert des Feldes „Status“ auf „Freigegeben“ oder „Gesperrt“.
5. Geben Sie im Falle einer Sperre in das Feld „Gesperrt bis“ ein Datum in der Zukunft ein, bis zu dem der Partner nicht verwendet werden kann.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.

Hinweis:

Ist ein Kunde gesperrt, obwohl der Verwendungsstatus „Freigegeben“ ist, dann prüfen Sie bitte für die zugeordneten Rechnungsempfänger in der Ansicht „Rechnungswesen“, ob die Checkbox „Debitor“ aktiviert ist. In einer Multi-Site-Umgebung sind die Rechnungswesendaten der Firma zu prüfen, die für die gewählte Organisation zuständig ist.

8                     Belegdokument-Vorlagen

Unter dem Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“ werden zunächst die Belegdokument-Vorlagen angezeigt, die für das entsprechende Framework in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind. Für diese Belegdokument-Vorlagen wird in dem Feld „Belegtyp“ der Tooltip „Datenherkunft: Customizing“ angezeigt. Diese Belegdokument-Vorlagen können Sie nicht löschen. Wenn Sie die Werte einer solchen Belegdokument-Vorlage ändern, dann wird sie als eine partnerspezifische Belegdokument-Vorlage gespeichert.

Sie können neue Belegdokument-Vorlagen erfassen, wenn die Kombination aus „Belegtyp“ und „Medium“ noch nicht existiert.

8.1               Belegdokument-Vorlage ändern

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie eine Belegdokument-Vorlage ändern möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“.
4. Ändern Sie die Werte der betreffenden Belegdokument-Vorlage.

Hinweis:

Für die Belegdokument-Vorlagen, die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind, können Sie die Werte in den Spalten „Belegtyp“ und „Medium“ nicht ändern.

5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Handelt es sich um eine partnerspezifische Belegdokument-Vorlage, dann werden die Änderungen gespeichert.

Handelt es sich um eine Belegdokument-Vorlage, die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt ist, dann wird diese als eine partnerspezifische Belegdokument-Vorlage gespeichert. Falls in der Tabelle für denselben Belegtyp weitere Belegdokument-Vorlagen angezeigt werden, die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind, dann werden auch diese automatisch partnerspezifisch gespeichert.

8.2               Belegdokument-Vorlage erfassen

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie eine Belegdokument-Vorlage erfassen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“.
4. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle den Button „Neu“.
   • Eine neue Belegdokument-Vorlage wird vorbereitet.
5. Wählen Sie Belegtyp, Medium und Belegdokument-Vorlage in den gleichnamigen Feldern aus. Wählen Sie gegebenenfalls eine Empfänger-Adressierung und aktivieren Sie die Funktion „Bevorzugt“, wenn notwendig.

Hinweis:

Die Kombination aus Belegtyp und Medium darf in der Tabelle nur einmal vorkommen.

6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die partnerspezifische Belegdokument-Vorlage wird gespeichert.

8.3               Belegdokument-Vorlage löschen

Voraussetzung

Für den Partner sind eigene Belegdokument-Vorlagen gespeichert. Belegdokument-Vorlagen, die in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind, können nicht gelöscht werden.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ und wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie eine Belegdokument-Vorlage löschen möchten.
3. Öffnen Sie den Karteireiter „Belegdokument-Vorlagen“.
4. Markieren Sie die Zeile mit der zu löschenden Belegdokument-Vorlage.
5. Drücken Sie in der Symbolleiste der Tabelle den Button „Löschen“.
   • Die Zeile erhält ein Löschkennzeichen.

Zeilen mit Belegdokument-Vorlagen, deren Datenherkunft die Anwendung „Customizing“ ist, erhalten kein Löschkennzeichen, da sie nicht gelöscht werden können.

6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Belegdokument-Vorlage wurde gelöscht.

Hinweis:

Wird die letzte partnerspezifische Belegdokument-Vorlage zu einem Belegtyp gelöscht, so werden wieder alle Belegdokument-Vorlagen hinzugefügt, die für das betreffende Framework in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt sind.

9                     Bild hinzufügen

Ein Bild erleichtert Ihnen die Identifikation eines Partners. Wenn Sie Partner-Stammdaten erfassen oder öffnen, dann wird im Identifikationsbereich ein Partner-Bild angezeigt. Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung, wie Sie zu den Basisdaten eines Partners ein Bild hinzufügen können.

Voraussetzung

Wenn Sie ein Bild mit einem Partner verknüpfen möchten, muss die Bilddatei im Knowledge Store der entsprechenden OLTP-Datenbank abgelegt sein. Eine Verknüpfung mit einem Bild, das Sie lokal abgelegt haben, ist nicht möglich. In einem Multi-Site-System muss der Benutzer der zuständigen Organisation des Partners angehören.

Hinweis:

Für eine optimale Darstellung sollte das Bild eine Höhe von 128 Bildpunkten und eine Breite von 106 Bildpunkten haben.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“
2. Öffnen Sie den Partner, für den Sie ein Bild im Identifikationsbereich hinterlegen möchten.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Standard-Icon im Identifikationsbereich.
4. Wählen Sie im Auswahl-Menü „Bearbeiten“.

• Das Dialogfenster „Datei auswählen“ öffnet sich.

5. Wählen Sie das Bild aus, das im Identifikationsbereich für den geöffneten Partner angezeigt werden soll.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.

10                Zu einer Organisation wechseln

1. Öffnen Sie das andockbare Fenster „Organisationsstruktur“. Darin werden alle Organisationen dargestellt, die Ihnen zugeordnet sind.
2. Wählen Sie durch Doppelklick die Organisation, für die Sie Daten ändern oder einsehen möchten. Sie können gleichzeitig auch in eine Rollenansicht wechseln, wenn Sie einen Doppelklick auf eines der Rollen-Icons ausführen.

• Das System öffnet die Daten der gewählten Organisation.

11                Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen

Voraussetzung

Die gewählte Organisation muss die Daten einer Rolle übernehmen dürfen. Zum Beispiel kann nur eine Beschaffungsorganisation die Lieferantendaten übernehmen. Darüber hinaus muss die ausgewählte Organisation auf dem Strukturpfad der Organisation untergeordnet sein, die eigene Stammdaten führt.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“.
2. Öffnen Sie den Partner, dessen Daten für eine ausgewählte Organisation zu übernehmen sind.
3. Wechseln Sie in der Standard-Symbolleiste auf die entsprechende Ansicht passend zur gewünschten Partnerrolle.
4. Wählen Sie in der Titelleiste die gewünschte Organisation, für die Sie die Daten übernehmen möchten.
   • Der Button „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“ wird aktiv.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Butten „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“.
6. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.
   • Die ausgewählte Organisation kann die übernommenen Daten verwenden. Sie stammen von der Organisation, die auf dem Strukturpfad übergeordnet ist und eigene Stammdaten führt.

12                Datenbearbeitung für die ausgewählte Organisation übernehmen

Voraussetzung

Die gewählte Organisation muss die Datenbearbeitung einer Rolle übernehmen dürfen. Zum Beispiel können nur für Beschaffungsorganisationen die Lieferantendaten erfasst werden. Darüber hinaus muss für die ausgewählte Organisation eingestellt sein, dass sie eigene Stammdaten führen darf. Diese Festlegung erfolgt in der Anwendung „Organisationen“.

Anleitung

1. Öffnen Sie die Anwendung „Partner“.
2. Öffnen Sie den Partner, dessen Stammdaten für eine bestimmte Organisation bearbeitet werden sollen.
3. Wechseln Sie in der Standard-Symbolleiste auf die entsprechende Ansicht passend zur gewünschten Partnerrolle.
4. Wählen Sie in der Titelleiste die gewünschte Organisation, für die eigene Stammdaten erfasst werden sollen.
   • Der Button „Datenbearbeitung für die ausgewählte Organisation übernehmen“ wird aktiv.
5. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Datenbearbeitung für die ausgewählte Organisation übernehmen“.

• Die Eingabefelder im Arbeitsbereich werden editierbar.

6. Ändern Sie bei Bedarf die Daten.
7. Drücken Sie in der Standard-Symbolleiste den Button „Speichern“.
   • Die Daten werden geprüft und gespeichert, wenn keine Fehlermeldungen vorliegen.
   • Die Daten werden von untergeordneten Organisationen verwendet, die keine eigenen Daten führen.