Alle Personen und Organisationen werden im System als Partner dargestellt und nur einmal unter einer Identifikation erfasst, unabhängig davon, ob sie als Kunde, Lieferant oder einer anderen Rolle in den Geschäftsprozessen in Erscheinung treten. Die Daten zu einem Partner werden nur an einer Stelle gespeichert.
Mithilfe der Anwendung „Partner“ erfassen Sie die wesentlichen Stammdaten eines Partners. Je nach Partnerrolle, z. B. „Kunde“ oder „Lieferant“, können die Stammdaten unterschiedlich sein. Im Rahmen eines Multi-Site-Systems können diese Daten zusätzlich für verschiedene Organisationen variieren.
In diesem Dokument erfahren Sie, wie die Anwendung „Partner“ aufgebaut ist und welche allgemeinen Funktionen angeboten werden. Neben dieser allgemeinen Dokumentation zur Anwendung „Partner“ finden Sie in weiterführenden Dokumentationen die Beschreibungen zu den Ansichten der Anwendung „Partner“.
Anleitungen für den Umgang mit Partnern, z. B. wie Sie eine neue Person erfassen oder bearbeiten, finden Sie in diesem Dokument: Vorgehensweisen: Partner.
Die Dokumentation „Einführung: Partner“ informiert Sie allgemein über das Thema „Partner“. Darin finden Sie u. a. Hinweise auf weitere Anwendungen, in denen Stammdaten für Partner zu erfassen sind.
1 Begriffsbestimmung
Organisationen
Eine Organisation ist ein Partnertyp, mit dem beispielsweise Unternehmen, Niederlassungen, Abteilungen etc. erfasst werden. Für die Erfassung von Personen besteht ein eigener Partnertyp. Außerdem kann eine Organisation Teil einer Organisationsstruktur in den Aufgabengebieten „Beschaffung“, „Lagerlogistik“, „Rechnungswesen“ oder „Vertrieb“ sein. Als Bestandteil einer solchen Organisationstruktur wird die Organisation entsprechend des Aufgabengebietes auch Beschaffungs-, Logistik- oder Vertriebsorganisation oder Firma im Rechnungswesen genannt.
Partner
Ein Partner ist eine natürliche Person oder eine Organisation. Ein Partner kann sowohl mit dem eigenen Unternehmen (= Mandant, der der aktuell verwendeten OLTP-Datenbank zugeordnet wurde) als auch mit anderen Partnern in einer Beziehung (Partnerbeziehung) stehen. Dadurch kann der Partner in verschiedenen Partnerrollen vorkommen und in unterschiedliche Geschäftsprozesse eingebunden sein (Partnerverwendungen).
Partnerbeziehungen
Die Partnerbeziehung ist die Verbindung eines Partners zu einem anderen Partner. Unterschieden werden ausgehende von eingehenden Beziehungen. Die ausgehenden Beziehungen werden im Partner erfasst und verweisen damit auf einen anderen Partner. Die eingehenden Beziehungen werden mit der Funktion Verwendungsnachweis aktuell herausgesucht, um festzustellen, wo dieser Partner noch verwendet wird. Partnerbeziehungen haben einen Beziehungstyp.
Partnername
Der Partnername ist der Name oder die Firmierung des Partners. Der Partnername gilt für jede Partnerrolle, die einem Partner zugewiesen wird.
Partnerrolle
So wie verschiedene Geschäftsbeziehungen zwischen Partnern bestehen können, bestehen auch im ERP-System pro Partner verschiedene Partnerrollen. Zum Beispiel wird ein Lieferant in der Partnerrolle „Lieferant” geführt. Ein Partner kann mehrere Partnerrollen inne haben: Der Partner in der Rolle Lieferant kann beispielsweise auch in der Partnerrolle „Kunde” geführt werden, wenn er nicht nur etwas liefert, sondern auch bei Ihnen einkauft. Die Partnerrolle bestimmt die Art der Transaktionen. So kann beispielsweise ein Vertriebsauftrag nur für solche Partner erfasst werden, die in der Partnerrolle Kunde geführt werden. Für einige Partnerrollen werden zusätzlich Partnerverwendungen unterschieden, sodass zum Beispiel ein Lieferant in einem Beschaffungsauftrag auch als Lieferpartner verwendet werden kann.
Partnertyp
Ein Partner im ERP-System ist entweder vom Typ „Person“ oder vom Typ „Organisation“.
Partnerverwendung
Innerhalb einer Partnerrolle kann ein Partner in einem Beleg für unterschiedliche Ziele verwendet werden. Ein als Lieferant geführter Partner wird beispielsweise als Anfrageempfänger einer Beschaffungsanfrage verwendet.
Pseudopartner
Ein Pseudopartner repräsentiert einen Partner, mit dem eine einmalige Geschäftsbeziehung besteht. Ein Pseudopartner kann in Aufträgen als Kunde oder Lieferant verwendet werden, für den im System keine Partnerdaten erfasst sind und auch nicht erfasst werden müssen. Die automatisch angezeigten Informationen in einem Auftrag, die sich normalerweise aus dem Partner ergeben, wie Name und Adresse, lassen sich für den Pseudopartner beliebig pro Auftrag ändern. Bei der Übergabe der Daten in die Finanzbuchhaltung werden mit der Pseudopartnernummer die jeweiligen Namen und Adressen übergeben. Ein Pseudopartner kann ausschließlich als Partnertyp „Organisation“ erfasst werden. Benötigt werden dazu eine Identifikation für den Partner und ein Pro-forma-Name.
Zugehörigkeit
Die Zugehörigkeit unterscheidet zwischen einem internen Partner, wie zum Beispiel Mitarbeiter, und einem externen Partner, der nicht dem eigenen Unternehmen (= dem Partner, der als Mandant der aktuellen OLTP-Datenbank zugeordnet ist) angehört, wie Kunde, Lieferant usw.
2 Partnertypen, -rollen, -verwendungen
Partner gehören zu den Stammdaten eines Unternehmens. Mit dem Begriff „Partner“ werden Personen und Organisationen bezeichnet, die für die interne oder externe Abwicklung von Unternehmensprozessen relevant sind. Ein Partner kann verschiedene Rollen annehmen. Eine Rolle bedeutet, dass ein Partner in den Prozessen eine bestimmte Position einnimmt und eine bestimmte Aufgabe hat.
Im Folgenden werden die Rollen und Verwendungen des Partners in einer Übersicht dargestellt.
2.1 Einordnung Partnertypen und Partnerrollen
Die nachfolgende Tabelle zeigt auf, welche Partnerrollen die jeweiligen Partnertypen einnehmen können.
| Partnerrolle | Partnertyp | |
| Organisation | Person | |
| Kontakt | ü | ü |
| Kunde | ü | ü |
| Lieferant | ü | ü |
| Mitbewerber | ü | ü |
| Spediteur | ü | ü |
| Vertreter | ü | ü |
| Marketing-Partner | ü | ü |
| Ansprechpartner | ü | |
| Mitarbeiter | ü | |
Tabelle „Zuordnung einer Partnerrolle zu einem Partnertyp“
Das ERP-System bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten dem Partner eine Partnerrolle zuzuordnen:
- Wenn Sie z. B. einem Partner die Partnerrolle „Spediteur“ zuordnen möchten, dann aktivieren Sie in der Ansicht „Basis“ die Funktion „Spediteur“. Dadurch ordnen Sie einem Partner die Partnerrolle „Spediteur“ zu.
- Wenn Sie z. B. einem Partner die Partnerrolle „Kunde“ zuordnen möchten, erfassen Sie die kompletten Daten, die zu einem Kunden gehören unter der gleichnamigen Ansicht der Anwendung.
- Wenn Sie einen Partner, der Debitor oder Kreditor ist, erfassen möchten, dann ist hierfür die Ansicht „Rechnungswesen“ zu bearbeiten.
Hinweis:
Wenn Sie einen Partner als Zahlungspartner für Kunden verwenden möchten, dann muss dieser Zahlungspartner sowohl Debitor als auch Kunde sein. Ebenso muss ein Partner sowohl Kreditor als auch Lieferant sein, wenn er als Rechnungssteller einem Lieferanten zugeordnet wird.
2.2 Partnerverwendungen
Wenn einem Partner eine Partnerrolle zugeordnet wurde, dann können die Daten aus der Partnerrolle in den folgenden Partnerverwendungen benutzt werden.
- Anfrageempfänger
- Angebotsempfänger
- Auftraggeber
- Auftragnehmer
- Kontraktpartner
- Lieferempfänger
- Lieferbelegempfänger
- Lieferpartner
- Mandant
- Rechnungsbelegempfänger
- Rechnungsempfänger
- Rechnungssteller
- Spediteur
- Vertreter
- Zahlungspartner
- Zuständiger Mitarbeiter
3 Multi-Site und Single-Site mit inhaltsbezogenen Berechtigungen
In diesem Kapitel werden die Besonderheiten der Partner-Anwendung in Bezug auf ein Multi-Site-System beschrieben. Grundlegende Informationen zum Thema „Multi-Site“ finden Sie in der Dokumentation „Einführung: Multi-Site“.
Hinweis:
Das Folgende gilt auch für ein Single-Site-System, für das die Funktion „Inhaltsbezogene Berechtigungen“ in der Anwendung „Customizing“ aktiviert ist. Lediglich die Übernahme der Datenbearbeitung in untergeordneten Organisationen ist nicht möglich.
Ein Partner besteht aus Daten, die teilweise unternehmensweit, d. h. ohne Organisationsbezug, und teilweise mit Organisationsbezug gespeichert werden.
Ohne Organisationsbezug sind:
- Partner-Basis, mit Ausnahme der Felder „Kontakt“ und „Vertreter“
- Bankverbindungen in der Ansicht „Rechnungswesen“
- Die Felder „Umsatzsteuer-ID“ und „Steuernummer“ in der Ansicht „Rechnungswesen“
- Mitarbeiter-Daten
Mit Organisationsbezug sind:
- Rechnungswesen-Daten, mit Ausnahme von Bankverbindungen, „Umsatzsteuer-ID“ und „Steuernummer“
- Kunden-Daten
- Lieferanten-Daten
- Marketing-Daten
- Die Felder „Kontakt“ und „Vertreter“ in der Basis-Ansicht
Die Daten ohne Organisationsbezug sind unternehmensweit in allen Organisationen die gleichen. Daten mit Organisationsbezug können sich für jede Organisation unterscheiden. Im Fall von Kunden-, Lieferanten- und Marketingdaten ist möglich, die Daten von übergeordneten Organisationen zu verwenden ohne die Datenbearbeitung zu übernehmen.
3.1 Partnerrollen in einem Multi-Site-System
In einem Multi-Site-System muss eine Partnerrolle pro Organisation geführt werden. Dabei wird unterschieden, ob nur die Daten einer übergeordneten Organisation verwendet werden oder ob die Daten auch bearbeitet werden sollen und damit eigene organisationsbezogene Daten entstehen.
Beispiel:
Ein Benutzer möchte in einem Vertriebsauftrag einen Partner in der Verwendung als Auftraggeber erfassen. Der Partner muss dazu ein Kunde der Vertriebsorganisation sein, für die der Benutzer den Vertriebsauftrag erfasst. Welche Vertriebsdaten angezeigt werden, hängt davon ab, ob die Vertriebsorganisation eigene Kundendaten hat oder die Daten einer übergeordneten Organisation verwendet:
- Entweder wurde die Partnerrolle „Kunde“ des Partners für die entsprechende Organisation nur übernommen, dann existieren auf dieser Ebene keine eigenen Kundendaten. In diesem Fall werden die Kundendaten von der übergeordneten Organisation übernommen und die Datenbearbeitung ist damit ausgeschlossen.
- Oder für die Partnerrolle „Kunde“ des Partners wurde zusätzlich die Datenbearbeitung übernommen, dann existieren auf dieser Ebene für die Vertriebsorganisation eigene Kundendaten, die im Vertriebsauftrag herangezogen werden.
Wurde für den Partner die Partnerrolle „Kunde“ für die betroffene Organisation nicht übernommen, dann ist er im Vertriebsauftrag für diese Organisation nicht verwendbar.
3.2 Neue Partnerrolle zuordnen
Damit ein Benutzer für einen Partner eine neue Partnerrolle erfassen darf, wird vorausgesetzt, dass der Benutzer über eine Berechtigungsrolle das Recht erhalten hat, Daten ändern zu dürfen. Zusätzlich müssen verschiedene Bedingungen erfüllt sein:
- Zunächst ist erforderlich, dass die dem Benutzer zugeordnete Organisation in die Organisationsstruktur eingebunden ist, für die eine neue Partnerrolle erfasst werden soll. Soll beispielsweise für einen Partner die Partnerrolle „Kunde“ erfasst werden, dann muss die dem Benutzer zugeordnete Organisation eine Vertriebsorganisation sein.
- Ist die Organisation in eine entsprechende Organisationsstruktur eingebunden, dann darf in jedem Fall eine neue Partnerrolle erfasst werden. Die erfassten Daten werden stets für den Mandanten erfasst, denn der Mandant ist die Wurzel einer Organisationsstruktur.
Vom Mandanten ausgehend werden die Daten auch für die Organisation bereitgestellt, die die Stammdaten übernommen hat. So verwenden auf einem Strukturpfad vom Mandanten bis hin zur erfassenden Organisation alle Organisationen dieselben Daten.
Bitte beachten Sie, dass Daten ausschließlich beim ersten Erfassen eingetragen werden können. In der Titelzeile der Anwendung steht in eckigen Klammern immer jene Organisation, für die Daten erfasst und gespeichert werden. Nach dem Aktualisieren der Daten wechselt das System automatisch auf die Organisation, die in der Titelleiste ausgewählt ist.
Beachten Sie bitte, dass für die Bearbeitung der Daten weitere Voraussetzungen bestehen. Beispielsweise ist für die Bearbeitung in der Regel notwendig, dass der Benutzer der „Zuständigen Organisation“ zugeordnet ist.
Hinweis:
Das Übernehmen der Daten kann manuell über die Aktion „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“ erfolgen oder automatisch, wenn auf dem Strukturpfad zwischen dem Mandanten und der Organisation, für die die Daten erfasst wurden, noch weitere Organisationen liegen.
Darstellung der Ausgangssituation für die Übernahme von Stammdaten in einem Multi-Site-System
Darstellung der Übernahme von Stammdaten in einem Multi-Site-System, wenn die übergeordnete Organisation die Daten noch nicht verwendet.
Darstellung der Übernahme von Stammdaten in einem Multi-Site-System, wenn die übergeordnete Organisation die Daten bereits verwendet.
- Wurde eine neue Partnerrolle erfasst, dann ist danach für die weitere Bearbeitung zu unterscheiden, ob für die dem Benutzer zugeordnete Organisation eingestellt ist, ob sie eigene Stammdaten führen darf. Entsprechend ergibt sich, ob die Datenbearbeitung übernommen werden darf.
Wurde die Datenbearbeitung übernommen, dann können die Daten zwischen dem Mandanten und der betroffenen Organisation abweichen. Alle Organisationen verwenden die Stammdaten der Organisation, die auf dem Strukturpfad die nächst höhere Organisation ist, die eigene Stammdaten führt.
Darstellung der Übernahme von Stammdaten in einem Multi-Site-System, wenn die relevante übergeordnete Organisation eigene Stammdaten führt.
- Beachten Sie bitte, dass ein Benutzer immer nur dann die Daten bearbeiten darf, wenn ihm in den Partner-Stammdaten die Organisation zugeordnet wurde, für die eingestellt ist, dass sie eigene Stammdaten führen darf. Davon abweichend kann mithilfe einer Customizing-Einstellung festgelegt werden, dass auch die Organisationen, die keine eigenen Stammdaten führen dürfen, die Daten bearbeiten dürfen, für die sie zuständig sind.
Für den Benutzer sind dazu folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
- In der Anwendung „Partner“ ist für einen Partner im Feld „Zuständige Organisation“ die Organisation eingetragen, die auch dem Benutzer als übergeordnete Organisation zugeordnet ist.
- Die zuständige Organisation darf keine eigenen Stammdaten führen.
- In der Anwendung „Customizing“ ist die Funktion „Artikel-/Partner-Stammdatenbearbeitung erlauben“ aktiviert.
Öffnet der Benutzer die Partnerdaten in der gewünschten Partnerrolle und stellt in der Titelleiste die Organisation ein, die ebenfalls als zuständige Organisation für den Partner eingetragen ist, dann darf der Benutzer die Daten bearbeiten.
Darstellung der Übernahme von Stammdaten in einem Multi-Site-System, wenn die Funktion „Artikel-/Partner-Stammdatenbearbeitung erlauben“ aktiviert ist.
Mitarbeiterdaten werden organisationsunabhängig gespeichert, die Ausgangsorganisation hat in diesem Fall keine Bedeutung.
Rechnungswesendaten werden immer in der Ausgangsorganisation gespeichert, ein Wechsel auf die Organisation des Mandanten findet nicht statt. Davon abweichend werden jedoch die Bankverbindungen und Steuerinformationen organisationsunabhängig gespeichert.
3.3 Organisationsbezogene Festlegungen
Wenn in der Anwendung „Organisationen“ für eine Organisation festgelegt ist, dass sie für ein Business Entity selbst die Bearbeitung übernimmt und die Daten nicht mit einer anderen Organisation teilt, dann kann dies die Vererbung bzw. die Übernahme der Bearbeitung der Partnerrolle für eine andere Organisation verhindern. Die davon betroffenen Business Entitys finden Sie in der Anwendung „Organisationen“ in der Rubrik „Organisationen für gemeinsam genutzte Daten“ unter den Karteireitern „Beschaffung“, „Lagerlogistik“, „Vertrieb“ und „Rechnungswesen“. Beachten Sie bitte auch, dass eine nachträgliche Änderung dieser möglichen Einstellungen folgende Auswirkung hat: Für die auf dem Strukturpfad darunter liegende Organisation, die Daten der betroffenen übergeordneten Organisation verwendet und die eigene Daten haben darf, werden die Daten zu eigenen Daten und die Datenbearbeitung wird zwangsweise zugewiesen.
In den Ansichten „Lieferant“ und „Kunde“ können Intrastat-Daten erfasst werden, wenn in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Länderbesonderheiten“ die Funktion „Intrastat“ für die jeweilige Organisation aktiviert ist. Diese Daten beziehen sich auf die Firma, die der jeweiligen Organisation zugeordnet ist. Die Übernahme und Verwendung (ohne Bearbeitung) dieser Partnerrollendaten ist möglich, obwohl die Intrastat-Daten nicht zu verwenden sind. Sie müssen zusätzlich die Datenbearbeitung übernehmen, damit Sie die Intrastat-Daten anpassen und sinnvoll verwenden können.
Alle anderen Business Entitys beziehen sich auf die entsprechenden Festlegungen in der Anwendung „Organisationen“.
Sichtbarkeit von Partnerdaten
In der Anwendung „Organisationen“ wird darüber hinaus festgelegt, ob Partnerdaten im Rahmen des Datenschutzes nur in den Organisationen einer Firma oder auch in anderen Firmen grundsätzlich sichtbar sind. Partnerdaten sind immer für alle Organisationen einer Firma sichtbar.
Besteht nur ein Kontakt (nur Basisdaten), dann sind die Partnerdaten für alle Mitarbeiter der Firma der zuständigen Organisation sichtbar. Sind weitere Partnerrollen vorhanden (Beschaffung, Vertrieb oder Rechnungswesen), dann sind die Partnerdaten für jene Firmen sichtbar, für die der Partner eine dieser Partnerrollen einnimmt, unabhängig von der zuständigen Organisation des Partners in der Basis.
Die Suche nach Partnern zeigt nur solche Partner an, die für den Benutzer aufgrund seiner Organisationszuordnung sichtbar sind.
4 Anwendungsbeschreibung
In der Anwendung „Partner“ werden die Basisdaten in der Ansicht „Basis“ und die rollenspezifischen Daten in den entsprechenden Ansichten erfasst. Zusätzlich existieren folgende Anwendungen, mit denen Sie Daten für die gleichnamigen Partnerrollen erfassen können.
- Kunden
- Lieferanten
- Mitarbeiter
- Kontakte
In der Anwendung „Partner“ werden die Stammdaten für Personen und Organisationen erfasst, die für die Abwicklung von Unternehmensprozessen notwendig sind. Ein Partner hat unabhängig von der Partnerrolle und den zugeordneten Daten immer nur eine einzige, eindeutige Identifikation. Diese wird z. B. in den Belegen der Frameworks „Vertrieb“ oder „Beschaffung“ verwendet.
Die Anwendung „Partner“ besteht aus einem Identifikations- und einem Arbeitsbereich. Im Identifikationsbereich erfassen Sie die grundlegenden Daten, um den Partner eindeutig zu identifizieren. Diese gelten für alle Ansichten des Partners.
In diesem Dokument finden Sie allgemeine Informationen zur Anwendung „Partner“. Darunter finden Sie auch Beschreibungen zu Funktionen, die in mehreren Ansichten verfügbar sind.
Ansichten können Sie über die Standard-Symbolleiste für verschiedene Partnerrollen auswählen. Je nach gewählter Ansicht unterscheiden sich die angezeigten Felder für die rollenbezogenen Daten im Arbeitsbereich.
Die einzelnen Ansichten sind gesondert dokumentiert:
- Partner, Ansicht „Basis“
- Partner, Ansicht „Rechnungswesen“
- Partner, Ansicht „Kunde“
- Partner, Ansicht „Lieferant“
- Partner, Ansicht „Mitarbeiter“
- Partner, Ansicht „Marketing“
- Partner, Ansicht „Beziehungen“
4.1 Identifikationsbereich
Im Identifikationsbereich erfassen Sie die Daten eines Partners, die ihn identifizieren. Zusätzlich können Sie ein Bild des Partners im Identifikationsbereich hinterlegen. Eine Beschreibung zum Hinterlegen von Bildern für Partner finden Sie im Dokument „Vorgehensweisen: Partner“.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Partner | Erfassen Sie in diesem Feld eine Partner-Identifikation. Sie können bei der Ersterfassung eine Partner-Identifikation manuell vergeben. Für die Vergabe der Partner-Identifikation können Sie Zahlen, Buchstaben- oder eine Zahlen-Buchstaben-Kombination wählen. Alternativ kann das System eine Partner-Identifikation erzeugen und vorschlagen.
Beim Erzeugen wird der Nummernkreis herangezogen, der in der Anwendung „Customizing“ hinterlegt ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass für verschiedene Partnerrollen separate Nummernkreise hinterlegt werden können. Abhängig von der Ansicht, die während des Erfassens in der Anwendung „Partner“ geöffnet ist, wird der jeweilige Nummernkreis verwendet. So wird z. B. der Nummernkreis für „Kunden“ herangezogen, wenn die Ansicht „Kunde“ bei der Erfassung geöffnet ist. |
| Gültig ab | Mit diesem Feld legen Sie fest, ab welchem Zeitpunkt eine neue Version eines Partners gültig ist.
Sie können darüber eine neue Version eines Partners in der Zukunft erfassen. Das Feld wird erst aktiviert, wenn Sie die Aktion „Neue Version“ in der Standard-Symbolleiste wählen. Eine neue Version eines Partners erfassen Sie zum Beispiel dann, wenn sich die Anschrift eines Kunden in den nächsten Monaten ändert. Falls Ihnen diese Information zum aktuellen Zeitpunkt schon bekannt ist, dann erfassen Sie über dieses Feld eine neue Version mit dem Datum in der Zukunft, ab wann der Kunde eine neue Anschrift erhält. Außerdem sehen Sie, zu welchem Zeitpunkt die Partnerdaten der angezeigten Rolle gültig sind. Über die Navigationspfeile neben dem Eingabefeld können Sie ggf. zwischen den Versionen wählen, wenn mehr als eine Version erfasst wurde. Sie können also mit den Pfeilen zwischen den Versionen wechseln, wenn mindestens zwei vorhanden sind. Sie können eine neue Version der Partnerdaten separat pro Ansicht erfassen. Hinweis: Die Partner-Stammdaten werden beim Erfassen der neuen Version aus der vorherigen übernommen. |
| Name | Erfassen Sie über dieses Feld mindestens einen Namen für den Partner. Mithilfe des Rauten-Buttons vor dem Feld wird ein Dialogfenster zum Erfassen der Daten geöffnet. Die Felder zum Erfassen des Namens sind davon abhängig, welcher Partnertyp (Organisation oder Person) erfasst wird.
· Partnertyp „Organisation“: – Name 1 – Name 2 – Name 3 Sie können dieses Feld dazu nutzen den vollständigen Namen eines Unternehmens anzugeben. Name 1 ist immer anzugeben. Beispiel: Name 1: Bäckerei Karl Schmidt GmbH Name 2: Nachfolger Gustav Schmitt Name 3: Unternehmen der Karlsson Gruppe Eine Suche nach Partnernamen berücksichtigt die Inhalte von allen Feldern. · Partnertyp „Person“: – Anrede – Titel – Vorname – Nachname – weitere Vornamen – Geschlecht Der Nachname ist immer anzugeben. Hinweis: Bei der Suche nach Partnernamen wird in den Feldern Vorname, Nachname und weiteren Vornamen gesucht. |
| Adresse | In diesem Feld erfassen Sie die Adresse des Partners. Beim Partnertyp „Person“ ist die Angabe einer Adresse nicht notwendig.
Über den Rauten-Button öffnen Sie ein Dialogfenster mit diesen Eingabefeldern: · Straße · PLZ · Ort · Land · Region · Postfach · Postfach-PLZ · Postfach-Ort Die Angaben für Land und Ort sind für Geschäftsadressen notwendig. Die Angabe der PLZ ist notwendig, wenn Postleitzahlen in dem angegebenen Land geführt werden. Wurde ein Postfach angegeben, dann sind die Angaben für Postfach-PLZ und Postfach-Ort notwendig. Die Angabe von Postfach-PLZ ist nur notwendig, wenn Postleitzahlen in dem angegebenen Land geführt werden. Hinweis: Wenn der Partner in der Anwendung „Organisationen“ als Firma verwendet wird, dann ist das nachträgliche Ändern des Landes nicht mehr möglich. Hinweis: Mit der rechten Maustaste kann im Ausgabefeld zur Adresse ein Kontextmenü aufgerufen werden, mit dessen Hilfe sich Anfahrtsskizzen im World Wide Web aufrufen lassen. Siehe auch dieses Kapitel: Aufruf von Anfahrtsskizzen im WWW |
| Suchbegriff | In diesem Feld erfassen Sie einen Suchbegriff für den Partner. Wenn Sie keinen Suchbegriff erfassen, dann ermittelt das System beim Prüfen automatisch einen Suchbegriff und schlägt diesen vor.
Hinweis: Wie der Suchbegriff zusammengesetzt wird, kann in der Anwendung „Customizing“, Funktion „Basis“, Feld „Partnersuchbegriff-Vorschlagswert“ eingestellt werden. Beachten Sie bitte folgende Unterscheidung zwischen den Partnertypen und die standardmäßige Zusammensetzung des Vorschlagswertes, wenn in der Anwendung „Customizing“ nichts Abweichendes eingestellt ist: · Partnertyp „Organisation“: Wenn Sie keinen Suchbegriff vergeben, dann wird automatisch ein Suchbegriff erzeugt, der sich aus Name 1, Iso-Code des Landes, PLZ und Ort zusammensetzt. Diese Daten werden in den Feldern Name (Name 1) und Geschäftsadresse (PLZ und Ort) erfasst. · Partnertyp „Person“: Wenn der Partner ein Mitarbeiter ist und Sie keinen Suchbegriff erfassen, dann ermittelt das System einen Suchbegriff, der sich aus Nachname und Vorname zusammensetzt. |
| Zuständige Organisation | Dieses Feld steht nur in einem Multi–Site-System und in einem Single-Site-System mit inhaltsbezogenen Berechtigungen zur Verfügung. Bei der Ersterfassung wird die zuständige Organisation vom System ermittelt und als Vorschlagswert angezeigt. Mitarbeiter der zuständigen Organisation dürfen die Daten ändern. Bedingung ist also, dass ihnen diese Organisation in den Partner-Stammdaten als übergeordnete Organisation zugeordnet ist.
Hinsichtlich der Bearbeitung der Daten ist zu unterscheiden, ob die zuständige Organisation auch eigene Stammdaten führen darf: · Die zuständige Organisation darf eigene Stammdaten führen: Die zuständige Organisation darf die Daten ändern. · Die zuständige Organisation darf keine eigenen Stammdaten führen: Die zuständige Organisation darf die Daten nur für den Mandanten ändern, nicht für die Organisation, die ihr übergeordnet ist und eigene Stammdaten führt. · Die zuständige Organisation darf keine eigenen Stammdaten führen und in der Anwendung „Customizing“ ist die Funktion „Artikel-/Partner-Stammdatenbearbeitung erlauben“ aktiviert: Die zuständige Organisation darf die Daten der übergeordneten Organisation ändern, die eigene Stammdaten führen darf. Hinweis: Wenn Sie eine Organisation erfassen, für die Sie nicht berechtigt sind, Daten zu ändern, dann können Sie die Daten nach dem Speichern nicht mehr bearbeiten. |
Aufruf von Anfahrtsskizzen im WWW
Mit der rechten Maustaste kann im Ausgabefeld zur Adresse ein Kontextmenü aufgerufen werden, mit dessen aufgeführten Aktionen sich Anfahrtsskizzen im World Wide Web aufrufen lassen. Bei Ausführung einer der angebotenen Aktionen übergibt das System die relevanten Adressdaten, soweit im System erfasst, als Abfrageparameter an einen Routenplaner (Google Maps) im World Wide Web. Dieser zeigt dann die entsprechenden Karten an.
Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Benutzer über einen Internet-Anschluss verfügen, der zum Zeitpunkt der Aktionsausführung auch aktiv ist.
Folgende Anfahrtsskizzen können auf diese Weise aufgerufen werden:
| Aktion | Erläuterung |
| Karte der Umgebung | Die Umgebung der Adresse des Partners. |
| Route vom Mandanten | Route von der Adresse Ihres Unternehmens zur Adresse des Partners. |
| Route vom Benutzer | Route von der Adresse des aktuellen Benutzers zur Adresse des Partners.
Hierzu muss dem aktuellen Benutzer auf der aktuellen OLTP-Datenbank ein Mitarbeiter zugeordnet sein, zu dem Adressdaten erfasst wurden. |
| Route zum Mandanten | Route von der Adresse des Partners zur Adresse Ihres Unternehmens. |
| Route zum Benutzer | Route von der Adresse des Partners zur Adresse des aktuellen Benutzers.
Hierzu muss dem aktuellen Benutzer auf der aktuellen OLTP-Datenbank ein Mitarbeiter zugeordnet sein, zu dem Adressdaten erfasst wurden. |
Darstellung von Partnerrollen und Zusatzinformationen
Eine Partnerrolle wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild mit einem Icon dargestellt. Maximal können 5 Icons angezeigt werden. Das Icon für den Partnertyp wird immer angezeigt. Danach folgen bevorzugt die Icons für Rechnungswesendaten, Kunden, Lieferanten und Marketingdaten.
Im Einzelnen:
| Partnerrolle | Erläuterung |
| Ansprechpartner | Ein Ansprechpartner ist für die eigenen internen Mitarbeiter die Kontaktperson zu einem externen Unternehmen. Ist ein Partner ein Ansprechpartner, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt.
Jeder interne oder externe Partner vom Typ „Person“ kann als Ansprechpartner zu einem anderen beliebigen Partner in Beziehung stehen. Wird einem Partner ein anderer Partner als Ansprechpartner zugeordnet, dann erhält der Ansprechpartner die Partnerrolle „Ansprechpartner“. Der zugehörige Partner-Beziehungstyp „Ansprechpartner“ ist klassifiziert in Allgemein, Beschaffung und Vertrieb. Diese Klassifikation ergibt sich automatisch aus dem Kontext, in welchem der Ansprechpartner erfasst wird. |
| Kontakt | Die Partnerrolle „Kontakt“ wird einem Partner in der Ansicht „Basis“ durch Aktivierung der gleichnamigen Funktion zugeordnet. Kontakte dienen in erster Linie dazu, Adressen und weitere Basisdaten zu erfassen. Im Beziehungs-Management werden die Kontaktdaten z. B. für Kampagnen verwendet.
Ist ein Partner ein Kontakt, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt. Werden weitere Daten erfasst oder anderen Partnerrollen zugeordnet, z. B. wird aus dem Kontakt ein Kunde oder ein Spediteur, dann werden das Icon und die Funktion „Kontakt“ nicht mehr angezeigt. |
| Kunde | Ein Kunde ist ein Partner mit der Rolle „Kunde“. Ein Kunde muss gleichzeitig Debitor sein, wenn er auch Rechnungsempfänger oder Zahlungspartner ist. Entsprechend müssen Rechnungswesendaten zu einem Kunden erfasst werden.
Ist ein Partner ein Kunde, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt. Wurden für einen Partner Rechnungswesendaten erfasst, dann wird dies durch ein separates Icon dargestellt, das die Rechnungswesendaten repräsentiert. |
| Lieferant | Ein Lieferant ist ein Partner mit der Rolle „Lieferant“. Ein Lieferant muss gleichzeitig Kreditor sein, wenn er auch Rechnungssteller oder Zahlungspartner ist. Entsprechend müssen Rechnungswesendaten zu einem Kunden erfasst werden.
Ist ein Partner ein Lieferant, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt. Wurden für einen Partner Rechnungswesendaten erfasst, dann wird dies durch ein separates Icon dargestellt, das die Rechnungswesendaten repräsentiert. |
| Marketing-Partner | Die Partnerrolle „Marketing-Partner“ wird einem Partner zugeordnet, indem in der Ansicht „Marketing“ entsprechende Daten erfasst wurden.
Ist ein Partner ein Marketing-Partner, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt. |
| Mitarbeiter | Ein Partner ist ein Mitarbeiter einer Organisation, wenn diese Organisation dem Mitarbeiter als Arbeitgeber zugeordnet wird. Ist ein Partner ein Mitarbeiter, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt.
Die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens werden, wie Kunden oder Lieferanten, als Partner erfasst. Dadurch können Mitarbeiter verschiedene Partnerrollen erhalten. Einem Mitarbeiter kann neben der Rolle „Mitarbeiter“ auch die Partnerrolle „Kunde“ zugewiesen werden, wenn der Mitarbeiter zum Beispiel im Werkverkauf Waren bezieht. Die Partneridentifikation ist dabei stets dieselbe. |
| Mitbewerber | Die Partnerrolle „Mitbewerber“ wird einem Partner in der Ansicht „Basis“ durch Aktivierung der gleichnamigen Funktion zugeordnet. Ist ein Partner ein Mitbewerber, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt.
Für die Partnerrolle „Mitbewerber“ ist kein vorgegebener Partner-Beziehungstyp vorhanden. Erst in der Anwendung „Vertriebsaussichten“ im Beziehungs-Management werden Partner in der Rolle „Mitbewerber“ verwendet. Dort werden Sie über eine Partner-Verknüpfungsart zum Mitbewerber in einer konkreten Vertriebsaussicht. |
| Spediteur | Die Partnerrolle „Spediteur“ wird einem Partner in der Ansicht „Basis“ durch Aktivierung der gleichnamigen Funktion zugeordnet. Ist ein Partner ein Spediteur, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt.
Der Spediteur wird beispielsweise in Belegen der Frameworks „Vertrieb“ und „Beschaffung“ verwendet. Der Spediteur sorgt für die Güterversendung. Er beauftragt ein Unternehmen mit dem Transport (Speditionsgeschäft) oder führt den Transport selbst durch. Damit ist der Spediteur auch Frachtführer oder Verfrachter. Ein Spediteur ist eine besondere Partnerverwendung in der Partnerrolle des Lieferanten. |
| Vertreter | Die Partnerrolle „Vertreter“ wird einem Partner in der Ansicht „Basis“ durch Aktivierung der gleichnamigen Funktion zugeordnet. Ist ein Partner ein Vertreter, dann wird im Identifikationsbereich rechts neben dem Bild diese Partnerrolle mit einem Icon dargestellt.
Ein Vertreter vertritt ein Unternehmen bei Kunden. In der Regel wird er mit dem Verkauf von Artikeln beauftragt und erhält dafür eine Provision. Ein Vertreter kann als Person oder als Organisation mit der Partnerrolle „Vertreter“ erfasst werden. Damit ein Vertreter Provisionen erhalten kann, muss er in den Vertriebsaufträgen zugeordnet werden. Hinweis: Nur die Vertreter, die als Partnertyp „Person“ erfasst wurden, können sich an das System anmelden. |
Symbolisch werden folgende Zusatzinformationen dargestellt:
| Zusatzinformation | Erläuterung |
| Organisationsbezogene Daten | Durch ein kleines gelbes Viereck auf dem jeweiligen Rollen-Icon wird dargestellt, dass für die entsprechende Rolle die Datenbearbeitung übernommen wurde. |
| Gesperrt | Durch ein kleines Schloss auf dem jeweiligen Rollen-Icon wird dargestellt, dass die entsprechende Rolle manuell gesperrt wurde oder durch fehlende Daten gesperrt ist. Dabei können u. a. folgende Informationen in den zugehörigen Tooltips angezeigt werden:
· global gesperrt Durch diese Tooltip-Ergänzung wird mitgeteilt, dass der Verwendungsstatus auf Mandantenebene auf „Gesperrt“ eingestellt ist. Siehe auch Feld „Status“ unter den verschiedenen Ansichten der Anwendung. · gesperrt Durch diese Tooltip-Ergänzung wird mitgeteilt, dass der Verwendungsstatus auf Organisationsebene auf „Gesperrt“ eingestellt ist. Siehe auch Feld „Status“ unter den verschiedenen Ansichten der Anwendung. · gesperrt wegen fehlender Rechnungswesendaten Diese Information weist daraufhin, dass Rechnungswesendaten auf der jeweiligen Organisationsebene fehlen. |
| Löschkennzeichen | Durch einen roten waagerechten Strich auf dem Rollen-Icon wird dargestellt, dass die entsprechende Rolle bzw. der Partner zum Löschen gekennzeichnet wurde. |
| Interner Partner | Durch ein kleines grünes Haus auf dem Bild des Partners wird dargestellt, dass der Partner dem eigenen Unternehmen angehört, z. B. ein eigener Mitarbeiter ist. Die Einstellung ist abhängig vom Feld „Zugehörigkeit“. |
| Texthinweis | Durch ein kleines Viereck mit umgeklappter Ecke unten rechts wird auf dem Partnerrollen-Icon dargestellt, dass ein Text erfasst wurde. |
4.2 Arbeitsbereich
Im Arbeitsbereich erfassen Sie je nach gewählter Ansicht unter verschiedenen Karteireitern die notwendigen Daten für den Partner. Beachten Sie die jeweilige Ansichtendokumentation:
- Partner, Ansicht „Basis“
- Partner, Ansicht „Rechnungswesen“
- Partner, Ansicht „Beziehungen“
- Partner, Ansicht „Kunde“
- Partner, Ansicht „Lieferant“
- Partner, Ansicht „Mitarbeiter“
- Partner, Ansicht „Marketing“
4.3 Erweiterungen im Multi-Site-System oder im Single-Site-System mit inhaltsbezogenen Berechtigungen
In einem Multi-Site-System oder einem Single-Site-System mit inhaltsbezogenen Berechtigungen wird die Anwendung „Partner“ wie folgt erweitert.
4.3.1 Andockbares Fenster „Organisationsstruktur“
In einem Multi-Site-System oder einem Single-Site-System mit inhaltsbezogenen Berechtigungen wird das andockbare Fenster „Organisationsstruktur“ angeboten. Der Inhalt ist abhängig von der Ansicht, die im Anwendungsbereich ausgewählt ist.
Unter dem Fenstertitel finden Sie folgende Elemente:
| Element | Erläuterung |
| Button „Nur dem Benutzer zugeordnete Organisationen oder alle Organisationen anzeigen“ | Direkt unter dem Fenstertitel und links neben dem Suchfeld ist der Button „Nur dem Benutzer zugeordnete Organisationen oder alle Organisationen anzeigen“ verfügbar, mit dessen Hilfe Sie auch alle Organisationen anzeigen lassen können. Werden alle Organisationen angezeigt, dann stehen die Organisationen, die dem Benutzer nicht zugeordnet sind, nicht zur Auswahl zur Verfügung und werden als nicht relevant dargestellt. |
| Suchfeld | Direkt unter dem Fenstertitel und rechts neben dem Button „Nur dem Benutzer zugeordnete Organisationen oder alle Organisationen anzeigen“ ist ein Suchfeld inkl. Such-Button verfügbar, mit dem Sie die Anzahl der anzuzeigenden Organisationen in der Liste optimieren können. |
| Liste „Organisationen“ | Unter dem Suchfeld finden Sie die Liste „Organisationen“. Die Spalten dieser Liste sind in diesem Kapitel beschrieben: Spalten der Liste „Organisationen“
In der Symbolleiste der Liste finden Sie folgende zusätzliche Buttons: · Button „Daten für die ausgewählten Organisationen übernehmen“ Die Partnerdaten der Rollen „Kunde“, „Lieferant“ und „Marketing“ können mithilfe dieses Buttons von der übergeordneten Organisation übernommen werden, die für die Datenbearbeitung verantwortlich ist. Dazu muss die jeweilige Ansicht mit den zu übernehmenden Partnerdaten geöffnet sein. In der Liste der Organisationen können Sie mehrere Organisationen für die Ausführung markieren. Beachten Sie dabei, dass beim Blättern auf eine weitere Seite die zuvor markierten Organisationen ihre Markierung verlieren. Die Aktionsbeschreibung finden Sie in diesem Kapitel: Aktion „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“ Beachten Sie bitte zusätzliche Folgendes: Navigieren Sie innerhalb der Liste mithilfe eines Mausklicks auf die Identifikation einer anderen Organisation, die danach in der Titelleiste der Anwendung ausgewählt ist, dann wird auf die Basis-Ansicht gewechselt, unabhängig davon, welche Ansicht zuvor geöffnet war. Wechseln Sie auf die gewünschte Ansicht in der Standard-Symbolleiste der Anwendung, um die Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen zu können oder klicken Sie ggf. auf die Icons für die Rollen und Verwendungen. · Button „Daten für die ausgewählten Organisationen und für die jeweils untergeordneten Organisationen übernehmen“ Mithilfe dieser Aktion können Sie die Daten auch für alle untergeordneten Organisationen übernehmen. Die Bedingungen für die Ausführung entsprechen denen der Aktion „Daten für die ausgewählten Organisationen übernehmen“. Hinweis: Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Funktion für das Bearbeiten der Partner-Stammdaten in der Anwendung „Customizing“. Siehe Kapitel „Customizing“. |
Die Spalten der Liste „Organisationen“ im Einzelnen:
| Spalte | Erläuterung |
| Organisation | In der ersten Spalte werden die Partner-Identifikationen der Organisationen aufgeführt. In Abhängigkeit der ausgewählten Ansicht in der Standard-Symbolleiste wechseln die Organisationstypen wie folgt:
· Ansichten „Basis“, „Beziehungen“, „Mitarbeiter“ Ist eine der Ansichten „Basis“, „Beziehungen“ oder „Mitarbeiter“ ausgewählt, dann wird eine Liste mit allen Organisationen angezeigt, die dem Benutzer zugeordnet sind, unabhängig von der Zugehörigkeit zu den einzelnen Organisationsstrukturen. · Ansicht „Lieferant“ Ist die Ansicht „Lieferant“ ausgewählt, dann der Strukturbaum mit Beschaffungsorganisationen angezeigt. · Ansichten „Kunde“, „Marketing“ Ist eine der Ansichten „Kunde“ oder „Marketing“ ausgewählt, dann wird der Strukturbaum mit Vertriebsorganisationen angezeigt. · Ansicht „Rechnungswesen“ Ist die Ansicht „Rechnungswesen“ ausgewählt, dann wird eine Liste mit Firmen angezeigt. |
| Sichtbarkeit der Partnerdaten | Im Rahmen des Datenschutzes wird Ihnen in dieser Spalte mithilfe eines Icons angezeigt, welche Partnerdaten pro Organisation sichtbar sind.
Hat der Benutzer entsprechende Berechtigungen (siehe auch dieses Kapitel: Spezielle Fähigkeiten), dann darf er die Sichtbarkeit für die ihm zugeordneten Organisationen mit einem Mausklick auf das Icon für solche Organisationen verändern, die auch eine Firma sind. Welche Organisation welche Daten sehen darf, legen Sie in der Anwendung „Organisationen“ fest. Siehe bei Bedarf diese Dokumentation: Organisationen Die Sichtbarkeitseinstellungen haben folgende Auswirkungen: · Wird ein neuer Partner erfasst, dann erhält er die Sichtbarkeitsfestlegungen der zuständigen Organisation. Diese ergeben sich aus der Zugehörigkeit dieser Organisation zu einer Firma und deren Einstellungen in der Anwendung „Organisationen“. · Die Partnerdaten sind automatisch für eine Firma und deren zugehörigen Organisationen sichtbar, wenn – für die Firma oder eine der zugehörigen Organisationen die Partnerdaten für die Rollen „Kunde“, „Lieferant“ oder „Marketing“ verwendbar sind, – die Firma als Arbeitgeber für einen Mitarbeiter erfasst ist, – die Firma oder eine der zugehörigen Organisationen als zuständige Organisation des Partners erfasst ist. In diesen Fällen kann die Sichtbarkeitsfestlegung nicht verändert werden. · Die Sichtbarkeitseinstellungen werden erst beim Erfassen eines neuen Partners ermittelt. Deshalb werden sie in einer Partner-Vorlage nicht ausgewertet bzw. sind darin als nicht relevant dargestellt. Beim Verwenden einer organisationsbezogenen Partner-Vorlage mit entsprechenden Rollendaten (Kunde, Lieferant etc.) ist jedoch zu beachten, dass diese Rollendaten nur dann verwendbar sind, wenn die Sichtbarkeitsfestlegungen für die beim Erfassen der Partnerdaten verwendete Firma die Daten auch sehen darf. Die Basisdaten können grundsätzlich aus einer Partner-Vorlage übernommen werden. |
| Partnerrollen und -verwendungen |
Für die in der Titelleiste ausgewählte Organisation wird pro Organisation in der Liste mithilfe der jeweiligen Icons angezeigt, welche Partnerrollen und -verwendungen sie bereits einnehmen. Klicken Sie auf eines der Icons, dann wechselt die Anwendung automatisch auf die zugehörige Ansicht und ändert entsprechend der Auswahl die Organisation in der Titelleiste der Anwendung. |
4.3.2 Andockbares Fenster „Suchen“
In einem Multi-Site-System oder einem Single-Site-System mit inhaltsbezogenen Berechtigungen zeigen die Suchen im andockbaren Fenster immer die Daten der ausgewählten Organisation aus dem Auswahlfeld für Organisationen in der Titelleiste an.
Im Gegensatz dazu zeigen die Dialogsuchen innerhalb der Anwendung für ein Feld mit derselben Suche wie im andockbaren Fenster ausgewählt ist immer die Daten der Organisation an, die im andockbaren Fenster „Organisationsstruktur“ ausgewählt ist, und jene, die in der Organisationsstruktur darüber liegen. Damit können sich die Suchergebnisse z. B. für die Suche nach Kunden im andockbaren Fenster von der Suche im Feld unterscheiden.
4.3.3 Aktion „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“
In der Anwendung „Partner“ steht die Aktion „Daten für die ausgewählte Organisation übernehmen“ zur Verfügung. Mit dieser Aktion können die Daten für die in der Titelleiste ausgewählte Organisation übernommen werden. Die Daten stammen von der nächst höheren Organisation, die eigene Daten führt. Eine Datenbearbeitung ist nicht möglich.
Ausnahme: Siehe Customizing-Einstellung „Artikel-/Partner-Stammdatenbearbeitung erlauben“
Siehe dazu auch das Kapitel „Customizing“.
Beachten Sie darüber hinaus die organisationsbezogenen Festlegungen, die eine Übernahme der Daten verhindern können. Siehe dazu das Kapitel „Organisationsbezogene Festlegungen“.
Damit eine Organisation die Partnerrollendaten übernehmen kann, müssen auch alle übergeordneten Organisationen die Partnerrollendaten übernehmen. Kann eine übergeordnete Organisation die Partnerrolle nicht übernehmen, dann ist die Übernahme der Partnerrollendaten durch die untergeordnete Organisation ebenfalls nicht möglich.
4.3.3.1 Partnerrolle „Kunde“
Jeder zugeordnete Rechnungs- und Lieferempfänger, der nicht der Partner selbst ist, muss für die betroffenen Organisationen ein Kunde innerhalb des Zeitraumes sein, den die Rechnungs- und Lieferempfängerbeziehung vorgibt. Zusätzlich muss jeder zugeordnete Rechnungsempfänger auch Debitor sein, wenn er nicht der Partner selbst ist.
Jeder zugeordnete Zahlungspartner muss für die betroffenen Organisationen ein Kunde innerhalb des Zeitraumes sein, den die Zahlungspartnerbeziehung vorgibt.
Jeder zugeordnete Vertreter muss für die betroffenen Organisationen ein Vertreter sein.
Hinweis:
Zu den betroffenen Organisationen gehören auch die Organisationen, die sich unterhalb der Organisation befinden, die entweder die Daten oder die Datenbearbeitung übernommen hat.
4.3.3.2 Partnerrolle „Lieferant“
Jeder zugeordnete Rechnungssteller und Lieferpartner, der nicht der Partner selbst ist, muss für die betroffenen Organisationen ein Lieferant innerhalb des Zeitraums sein, den die Rechnungssteller- und Lieferpartnerbeziehung vorgibt. Zusätzlich muss jeder zugeordnete Rechnungssteller, der nicht der Partner selbst ist, auch Kreditor sein.
Hinweis:
Zu den betroffenen Organisationen gehören auch die Organisationen, die sich unterhalb der Organisation befinden, die entweder die Daten oder die Datenbearbeitung übernommen hat.
4.3.4 Aktion „Datenbearbeitung für die ausgewählte Organisation übernehmen“
In der Anwendung „Partner“ steht die Aktion „Datenbearbeitung für die ausgewählte Organisation übernehmen“ zur Verfügung. Mit dieser Aktion kann die Datenbearbeitung für die in der Titelleiste ausgewählte Organisation übernommen werden. Dadurch führt die ausgewählte Organisation eigene Daten und kann diese bearbeiten.
Damit eine Organisation die Datenbearbeitung übernehmen kann, müssen auch alle übergeordneten Organisationen die Daten übernehmen. Kann eine übergeordnete Organisation die Daten nicht übernehmen, dann ist die Übernahme der Datenbearbeitung durch die untergeordnete Organisation nicht möglich.
Beachten Sie darüber hinaus die organisationsbezogenen Festlegungen, die eine Übernahme der Daten verhindern können. Siehe dazu das Kapitel „Organisationsbezogene Festlegungen“.
4.3.4.1 Partnerrolle „Kunde“
Jeder zugeordnete Rechnungs- und Lieferempfänger, der nicht der Partner selbst ist, muss für die betroffenen Organisationen ein Kunde innerhalb des Zeitraumes sein, den die Rechnungs- und Lieferempfängerbeziehung vorgibt. Zusätzlich muss jeder zugeordnete Rechnungsempfänger, der nicht der Partner selbst ist, auch Debitor sein.
Jeder zugeordnete Zahlungspartner muss für die betroffenen Organisationen ein Kunde innerhalb des Zeitraumes sein, den die Zahlungspartnerbeziehung vorgibt.
Jeder zugeordnete Vertreter muss für die betroffenen Organisationen ein Vertreter sein.
Hinweis:
Zu den betroffenen Organisationen gehören auch die Organisationen, die sich unterhalb der Organisation befinden, die entweder die Daten oder die Datenbearbeitung übernommen hat.
4.3.4.2 Partnerrolle „Lieferant“
Jeder zugeordnete Rechnungssteller und Lieferpartner, der nicht der Partner selbst ist, muss für die betroffenen Organisationen ein Lieferant innerhalb des Zeitraumes sein, den die Rechnungssteller- und Lieferpartnerbeziehung vorgibt. Zusätzlich muss jeder zugeordnete Rechnungssteller, der nicht der Partner selbst ist, auch Kreditor sein.
Hinweis:
Zu den betroffenen Organisationen gehören auch die Organisationen, die sich unterhalb der Organisation befinden, die entweder die Daten oder die Datenbearbeitung übernommen hat.
5 Customizing
Für die Anwendung „Partner“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen relevant.
Weitere Informationen finden Sie in dieser Dokumentation: Customizing: Basis
5.1 Funktion „Basis“
Für die Anwendung „Partner“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Basis“ relevant.
| Feld | Erläuterung |
| Artikel-/Partner-Stammdatenbearbeitung erlauben
(Checkbox) |
Mithilfe dieser Funktion kann die Datenbearbeitung von bereits bestehenden Partner- oder Artikel- Stammdaten erlaubt werden, die für eine Organisation übernommen wurden, aber nicht bearbeitet werden dürfen.
Ist die Funktion aktiviert, dann wird Folgendes erlaubt: Die Stammdaten dürfen bearbeitet werden. Beim Speichern werden die Daten nicht auf Ebene der ausgewählten Organisation gespeichert, sondern auf Ebene der übergeordneten Organisation, die für die Bearbeitung der Daten zuständig ist. Voraussetzung ist, dass der Benutzer der Organisation zugeordnet ist, die für die Bearbeitung der Basisdaten zuständig ist. Hinweis: Beachten Sie bitte, dass die Funktion ausschließlich der Bearbeitung bereits bestehender Daten dient, nicht dem Erfassen neuer Artikel oder Partner. |
| Organisationsstruktur beim Duplizieren übernehmen
(Checkbox) |
Ist diese Funktion aktiviert, dann wird beim Duplizieren von Artikel- oder Partner-Stammdaten auch die Organisationsstruktur übernommen. In den jeweiligen Dialog-Fenstern zum Duplizieren der Stammdaten wird die entsprechende Funktion aktiviert. Sie kann nicht bearbeitet werden. |
5.2 Unterfunktion „Partner“
Für die Anwendung „Partner“ sind in der Anwendung „Customizing“ die folgenden Einstellungen in der Funktion „Partner“ relevant.
| Feld | Erläuterung |
| Status | Legen Sie fest, welchen Status neu erfasste oder erzeugte Partner erhalten sollen.
Wählen Sie zwischen folgenden Einträgen: · Freigegeben · Gesperrt |
| Mitarbeiter-E-Mail-Adresse | Wählen Sie in diesem Feld über ein Auswahlmenü, welche E-Mail-Adresse eines zuständigen Mitarbeiters verwendet werden soll. Zur Auswahl stehen alle Kommunikationsarten mit dem Medium „E-Mail“. Diese E-Mail-Adresse wird zur Belegdokumentausgabe in den Belegdokument-Vorlagen benutzt. Das Feld ermöglicht eine Zuordnung zu einer bestimmten E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters, wenn dieser unter verschiedenen E-Mail-Adressen zu erreichen ist. Die E-Mail-Adresse des zuständigen Mitarbeiters wird als Absenderinformation in den Belegdokument-Vorlagen benutzt.
Alternativ wählen Sie die Auswahl „(Leer)“, um keine spezielle E-Mail-Kommunikationsart vorzugeben. |
| Ansprechpartner-Schnellerfassung (Checkbox) | Wird diese Funktion aktiviert, dann ist die Schnellerfassung von Ansprechpartnern mithilfe eines Dialogfensters möglich. |
Rubrik „Nummernkreise“
Wählen Sie bei Bedarf in der Rubrik „Nummernkreise“ für alle Partner einer bestimmten Rolle einen Nummernkreis aus. Diese werden herangezogen, sofern Sie keine eigene Nummer in den verschiedenen Ansichten vergeben.
Auf Basis des hinterlegten Nummernkreises für die jeweilige Ansicht, erzeugt das System automatisch eine Nummer für neu erfasste Partner. Sollten Sie manuell eine Nummer erfassen, obwohl in der Anwendung „Customizing“ ein Nummernkreis für die jeweilige Ansicht hinterlegt ist, dann wird keine Nummer aus dem Nummernkreis herangezogen.
Die Felder im Einzelnen:
| Feld | Erläuterung |
| Kunden | Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen im System vorhandenen Nummernkreis des Typs „Partner“ zu, wenn Sie für das Erfassen neuer Partner in der Anwendung „Partner“, Ansicht „Kunden“, oder in der Anwendung „Kunden“ die automatische Nummernvergabe aktivieren möchten.
Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird anschließend vom System herangezogen, um für neue Partner automatisch eine Partner-Identifikation zu ermitteln und zu vergeben. Hinweis: In der Anwendung „Kunden“ wird dieser Nummernkreis in jeder Ansicht herangezogen. |
| Lieferanten | Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen im System vorhandenen Nummernkreis des Typs „Partner“ zu, wenn Sie für das Erfassen neuer Partner in der Anwendung „Partner“, Ansicht „Lieferant“, oder in der Anwendung „Lieferanten“ die automatische Nummernvergabe aktivieren möchten.
Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird anschließend vom System herangezogen, um für neue Partner automatisch eine Partner-Identifikation zu ermitteln und zu vergeben. Hinweis: In der Anwendung „Lieferanten“ wird dieser Nummernkreis in jeder Ansicht herangezogen. |
| Debitoren | Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für Kunden, die für das Rechnungswesen relevant sind, eine (neue) Debitorennummer zu vergeben. Unter dieser Debitorennummer wird das Personenkonto für den Kunden im Rechnungswesen geführt.
Hinweis: Der Nummernkreis sollte so gewählt sein, dass dieser den Konventionen des im Rechnungswesen verwendeten Kontenrahmens entspricht. Falls Sie in den Kunden-Stammdaten keine Debitorennummer erfassen oder über einen Nummernkreis erzeugen lassen, dann wird die Partner-Identifikation an das Rechnungswesen übertragen. Betroffene Anwendungen: · Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Rechnungswesen“, „Debitor“ · Anwendung „Kunden“ in der Ansicht „Rechnungswesen“, „Debitor“ |
| Kreditoren | Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für Lieferanten, die für das Rechnungswesen relevant sind, eine (neue) Kreditorennummer zu vergeben. Unter dieser Kreditorennummer wird das Personenkonto für den Lieferanten im Rechnungswesen geführt.
Hinweis: Der Nummernkreis sollte so gewählt sein, dass dieser den Konventionen des im Rechnungswesen verwendeten Kontenrahmens entspricht. Falls Sie in den Lieferanten-Stammdaten keine Kreditorennummer erfassen oder über einen Nummernkreis erzeugen lassen, dann wird die Partner-Identifikation an das Rechnungswesen übertragen. Betroffene Anwendungen: · Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Rechnungswesen“, „Kreditor“ · Anwendung „Lieferant“ in der Ansicht „Rechnungswesen“, „Kreditor“ |
| Mitarbeiter | Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen im System vorhandenen Nummernkreis des Typs „Partner“ zu, wenn Sie für das Erfassen neuer Partner in der Anwendung „Partner“, Ansicht „Mitarbeiter“, oder in der Anwendung „Mitarbeiter“ die automatische Nummernvergabe aktivieren möchten.
Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird anschließend vom System herangezogen, um für neue Partner automatisch eine Partner-Identifikation zu ermitteln und zu vergeben. Hinweis: In der Anwendung „Mitarbeiter“ wird dieser Nummernkreis in jeder Ansicht herangezogen. |
| Ansprechpartner | Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird vom System herangezogen, um für neue Partner, die als Ansprechpartner verwendet werden, automatisch eine Partnernummer zu vergeben.
Wenn in diesem Feld kein Nummernkreis hinterlegt ist, dann muss manuell eine Partnernummer für neue Ansprechpartner vergeben werden. Betroffene Anwendungen: · Anwendung „Partner“ in der Ansicht „Basis“, Rubrik/Tabelle „Ansprechpartner“ · Anwendung „Vertriebsaussichten“, Karteireiter „Verknüpfungen“, Aktion „Neuen Ansprechpartner erfassen“ |
| Sonstige | Ordnen Sie in diesem Feld bei Bedarf einen im System vorhandenen Nummernkreis des Typs „Partner“ zu, wenn Sie für das Erfassen neuer Partner in der Anwendung „Partner“, Ansicht „Basis“, oder in der Anwendung „Kontakte“ die automatische Nummernvergabe aktivieren möchten.
Der in diesem Feld hinterlegte Nummernkreis wird anschließend vom System herangezogen, um für neue Partner automatisch eine Partner-Identifikation zu ermitteln und zu vergeben. |
Rubrik „Dubletten“
In der Rubrik „Dubletten“ werden diverse Einstellungen für die Dubletten-Funktion angeboten. Darunter sind Regeln für die Prüfung und für den Abbruch einer Suche festlegbar.
6 Business-Entitys
Für die Anwendung „Partner“ sind die nachfolgenden Business Entitys relevant, die Sie beispielsweise verwenden, um
- Berechtigungen zu vergeben,
- Aktivitätsdefinitionen einzurichten oder
- Daten zu importieren oder zu exportieren.
Business Entitys:
- Partner
com.cisag.app.general.obj.Partner
- Feldart für benutzerdefinierte Felder, Parameter und Merkmale
com.cisag.app.general.extension.obj.Datatype
- Weitere Felder, Parameter, Merkmale
com.cisag.app.general.extension.obj.EntityExtension
Die Business Entitys gehören zu folgender Business-Entity-Gruppe:
com.cisag.app.general.MasterData
7 Berechtigungen
Berechtigungen können sowohl mithilfe der Berechtigungsrollen als auch durch die Zuordnung einer Organisation vergeben werden. Das Berechtigungskonzept können Sie in der Technischen Dokumentation „Berechtigungen“ nachlesen.
7.1 Spezielle Fähigkeiten
Für die Anwendung „Partner“ bestehen folgende spezielle Fähigkeiten, die sich auf Aktionen beziehen. Für diese Fähigkeiten können Sie in der Anwendung „Berechtigungsrollen“ Berechtigungen vergeben.
- Fähigkeit für die Inbetriebnahme eines Systems
com.cisag.app.general.partner.PartnerStartUp
Bei der Inbetriebnahme eines Systems ist diese Fähigkeit notwendig, um Partner erfassen zu können, insbesondere Organisationen und Mitarbeiter, ohne dass dem angemeldeten Benutzer schon eine Organisation zugeordnet wurde.
Hinweis:
Die Fähigkeit ist nur notwendig, wenn der Person noch keine Organisation zugeordnet wurde.
com.cisag.app.general.partner.CanChangeVisibilityOfOwnOrganizations
Mithilfe der Fähigkeit „Sichtbarkeit von Partnern für zugeordnete Organisationen ändern“ können Sie einem Benutzer die Berechtigung erteilen, für die ihm zugeordneten Organisationen die Sichtbarkeitsfestlegung in der Anwendung „Partner“ für einen Partner zu ändern. Diese Festlegung hat keine Auswirkungen auf die Festlegungen in der Anwendung „Organisationen“ für eine Firma.
- Sichtbarkeit von Partnern für alle Organisationen ändern
com.cisag.app.general.partner.CanChangeVisibilityOfAllOrganizations
Mithilfe der Fähigkeit „Sichtbarkeit von Partnern für alle Organisationen ändern“ können Sie einem Benutzer die Berechtigung erteilen, für alle Firmen die Sichtbarkeitsfestlegung in der Anwendung „Partner“ für einen Partner zu ändern. Das betrifft demnach auch jene Organisationen, die dem Benutzer nicht zugeordnet sind. Diese Festlegung hat keine Auswirkungen auf die Festlegungen in der Anwendung „Organisationen“ für eine Firma.
7.2 Organisations-Zuordnungen
Damit eine Person die Anwendung „Partner“ nutzen kann, muss sie mindestens einer Organisation zugeordnet sein oder die „Fähigkeit für die Inbetriebnahme eines Systems“ besitzen.
7.3 Besonderheiten
Für die Anwendung „Partner“ sind die organisationsbezogenen Besonderheiten im Kapitel „Multi-Site und Single-Site mit inhaltsbezogenen Berechtigungen“ beschrieben. In einem reinen Single-Site-System bestehen keine Besonderheiten.
7.4 Berechtigungen für Geschäftspartner
Die Anwendung „Partner“, Ansicht Basis ist für folgende Typen von Geschäftspartnern freigegeben:
- Kunden
- Lieferanten
- Vertreter
Hinweis:
Kunden und Lieferanten können nur die Ansicht „Basis“ öffnen und dort nur den Karteireiter „Allgemeines“. Automatisch wird der Partner geöffnet, der den Kunden oder Lieferanten repräsentiert. Nur der Name, die Adresse und der Suchbegriff können geändert werden.
Hinweis:
Vertreter können die Ansichten „Basis“, „Rechnungswesen“, „Marketing“, „Kunde“ und „Beziehungen“ öffnen. Sie dürfen Kontakte, Mitarbeiter der Kontakte, Kunden, bei denen sie als Vertreter zugeordnet sind, und deren Mitarbeiter öffnen. Das Ändern der Daten ist möglich. Nur die Zuordnung der Vertreter zu den Kunden kann nicht verändert werden.