Das Automatische Bankenbuchen (ABB) ist ein Verfahren zur elektronischen Verarbeitung Ihrer Kontoauszugdateien. Es basiert auf den von den Banken zur Verfügung gestellten Auszugs- und Umsatzdaten. Diese Daten werden in genormten Formaten übermittelt. In Deutschland gelten zurzeit die Formate MT940, AUSZUG/UMSATZ. In der Schweiz ist das Format ESR gültig und für Österreich MT940AT.

Bei der Ausgabe der Kontoauszugsdaten beispielsweise im Format AUSZUG/UMSATZ enthält die Datei AUSZUG die Auszugskopfdaten eines Kontoauszugs wie z. B. Auszugsnummer, Auszugsdatum, Anfangssaldo, Schlusssaldo usw. In der Datei UMSATZ sind die einzelnen Auszugsbewegungen (z. B. Vergütungen, Scheckbelastungen usw.) eines Kontoauszugs enthalten.

Im Folgenden sind für diese Dateien die Aufbereitung und die Feldbeschreibung anhand zweier Beispiele dargestellt.

Feldbeschreibung der Datei AUSZUG.TXT

Feldbeschreibung der Datei UMSATZ.TXT

Darüber hinaus wird im ABB  die Verarbeitung von Auszügen unterstützt, die nach ISO20022 in den Formaten camt.053 und camt.054 geliefert werden. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Erweiterung: Automatisches Bankenbuchen/ABB Format: Camt.

Des Weiteren können auch Zahlungen, die über andere Zahlsysteme wie beispielsweise PayPal, Kreditkarte oder Klarna abgewickelt wurden über das ABB verarbeitet werden. Ausführliche Informationen zur Verarbeitung von Zahlungen aus unterschiedlichen Zahlsystemen über das ABB finden Sie in der Dokumentation Erweiterung: Automatisches Bankenbuchen/ABB Format: Zahlsysteme.

Das zentrale Element des ABB ist die Anwendung Automatische Bankbuchungen. In dieser Anwendung werden die Kontoauszüge importiert, geprüft und vervollständigt. Aus den Auszugspositionen werden dabei Buchungen erzeugt, die Sie im Buchungsdialog bearbeiten können. Geprüfte und buchbare Auszugsbuchungen werden über die Aktion [Auszug buchen] verbucht.

Aufgrund der in den Kontoauszügen übermittelten Daten (z. B. Geschäftsvorfallcode, Auszugsnummer, Auszugsbetrag, Verwendungszweck usw.) werden bei der Verarbeitung der Auszugspositionen Konten und offene Posten gesucht und zugeordnet. Um eine möglichst hohe Trefferquote bei der Zuordnung zu erreichen, stehen Suchfunktionen zur Verfügung. Diese werden durch Buchungsdefinitionen und Schlüsselwörter beschrieben.

In den Buchungsdefinitionen legen Sie Zuordnungen fest, über die jeder Auszugsposition die entsprechende Buchungsdefinition zugeordnet werden kann. Dies erfolgt vorrangig über den Geschäftsvorfallcode. Des Weiteren werden durch die Buchungsdefinition die allgemeinen Buchungssätze bestimmt, die aus den Auszugspositionen im Rahmen des ABB gebildet werden sollen.

Für die Kontenfindung und die Zuordnung der offenen Posten stehen in der Buchungsdefinition u. a. Suchmerkmale für die Suche im Verwendungszweck zur Verfügung. Zusätzlich zur Suche über den Verwendungszweck bietet das ABB weitere Funktionen, um Konten zu suchen und darüber die Zuordnung der offenen Posten vorzunehmen.

Im Folgenden sind verschiede Möglichkeiten aufgeführt, wie die Kontenfindung erfolgen kann:

• Über die Bankverbindung des Personenkontos (Stammbanken) – Mit der Auszugsposition wird die Bankverbindung des Personenkontos übermittelt. Aufgrund dieser Angaben wird die Personenkontonummer über die Stammbanken gesucht.
• Über die Bankenhistorie – Konnte das Personenkonto nicht über die Stammbank gefunden werden, kann die Suche über die Bankenhistorie erweitert werden. Hier werden weitere Bankverbindungen des Partners gespeichert.
• Über die Auftraggeberhistorie – In der Auftraggeberhistorie wird mit den Auftraggeberdaten aus der Auszugsposition nach dem zugeordneten Partner gesucht
• Über die Personenkontonummer im Verwendungszweck – Im Verwendungszweck der Auszugsposition wird z. B. die Kundennummer übermittelt. In den Schlüsselwörtern legen Sie Suchbegriffe fest, welche die Schreibweisen in den übermittelten Verwendungszweckfeldern für die Kundennummer wiedergeben. Aufgrund dieser Suchbegriffe wird die Kundennummer aus dem Verwendungszweck ermittelt.
• Über Nummer im Verwendungszweck – Der Partner wird z. B. über die im Verwendungszweck gespeicherte Rechnungsnummer des offenen Postens gesucht

Für die Zuordnung offener Posten im Personen- und Sachkontenbereich können verschiedene Suchvarianten im ABB verwendet werden. So z. B. die Suche nach:

• Auszugsbetrag – Der offene Posten wird aufgrund des Betrags aus der Auszugsposition gesucht und der Buchung zugeordnet. Die Zuordnung der offenen Posten über den Betrag ist in der Regel für OP-führende Sachkonten oder bei periodisch wiederkehrenden Personenkontobuchungen (z. B. Miete) sinnvoll.
• Rechnungsnummer (Suche im Verwendungszweck) – Im Verwendungszweck der Auszugsposition wird die Rechnungsnummer übermittelt. Alle offenen Posten des zuvor ermittelten Personenkontos werden mit der im Verwendungszweck übermittelten Rechnungsnummer verglichen und bei Übereinstimmung der Buchung zugeordnet.
• Schecknummer – Mit der in der Auszugsposition übermittelten Schecknummer kann der offene Posten gesucht und zugeordnet werden. Die Zuordnung über die Schecknummer ist nur für OP-führende Sachkonten sinnvoll.

Für Personenkonten sind in der Dokumentation Partner und offene Posten suchen verschiedene Suchverfahren zur Kontenfindung und der Zuordnung offener Posten ausführlich beschrieben.

Einstellungen

In diesem Kapitel werden die Einstellungen und Stammdaten aufgeführt, die zur Verarbeitung der Kontoauszüge über das ABB verwendet werden bzw. erforderlich sind.

Geschäftsvorfallcodes (GVO-Codes)

Der Geschäftsvorfallcode (GVO-Code) definiert alle aus einem Kontoauszug resultierenden Geschäftsvorfälle. Im Rahmen des ABB bildet der GVO-Code die Basis für die automatische Buchung aus einer Kontoauszugsposition. In der Dokumentation Geschäftsvorfallcodes finden Sie ausführliche Informationen zur gleichnamigen Anwendung.

Alle GVO-Codes, die im Rahmen des ABB verwendet werden sollen, müssen eingerichtet sein. Den Aufbau und die Verwendung der GVO-Codes für die konkreten Geschäftsvorfälle erhalten Sie von den Banken, mit denen Sie ABB durchführen möchten.

Mit der Anwendung Daten importieren werden, unter Verwendung des Importfilters BANKTRANSACTIONCODE, die  von den Banken übermittelten GVO-Codes importiert. Eine ausführliche Beschreibung zum Datenimport finden Sie in der Dokumentation Daten importieren.

Hausbanken

Alle Hausbanken, mit denen Sie das ABB durchführen möchten, müssen in der Anwendung Hausbanken für das ABB aktiviert werden. Zusätzlich sind für diese Hausbanken Einstellungen vorzunehmen, um die Kontoauszüge zu importieren. Hier muss der Pfad und das Dateiformat für die Importdatei angegeben werden. Des Weiteren ordnen Sie der Hausbank durch die Angabe einer oder mehrerer Buchungsdefinitionsgruppen die für diese Hausbank zulässigen Buchungsdefinitionen zu.

Eine ausführliche Beschreibung der Einstellungen zum ABB in der Anwendung Hausbanken finden Sie in der Dokumentation Hausbanken.

Buchungsdefinitionsgruppen

Eine Buchungsdefinitionsgruppe enthält eine oder mehrere Buchungs­defi­nitionen. Durch die Zuordnung einer Buchungsdefinitionsgruppe zu einer Hausbank legen Sie gleichzeitig fest, welche Buchungsdefinitionen von der Hausbank im ABB verwendet werden können. Dabei kann eine Buchungs­defi­nitions­gruppe mehreren Hausbanken zugeordnet werden.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Buchungsdefinitionsgruppen.

Buchungdefinitionsinhalte

Über Buchungsdefinitionsinhalte können Einstellungen für die Erzeugung für buchungsrelevante Daten im ABB vorgenommen werden. Hierbei handelt es sich um Einstellungen für Belegnummern, OP-Nummern, OP-Texte und Belegtexte, die in der Buchungsdefinition verwendet werden. In den Buchungsdefinitionsinhalten legen Sie z. B. fest, wie die Vergabe der Belegnummer für die Buchungen der Kontoauszugspositionen erfolgen soll oder was als Belegtext der Buchung mitgegeben wird.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Buchungsdefinitionsinhalte.

Buchungsdefinitionen

Über Buchungsdefinitionen werden die allgemeingültigen Buchungssätze festgelegt, die aus den Auszugspositionen im Rahmen des automatischen Bankenbuchens (ABB) gebildet werden sollen. Sie haben die Möglichkeit Buchungsdefinitionen für unterschiedliche Anforderungen zu erfassen. So können Sie z. B. bei Sachbuchungen den Auszugsbetrag auf ein oder mehrere Konten, Kostenstellen, Kostenträger oder auch unterschiedliche Steuerschlüssel verteilen. Des Weiteren definieren Sie über die Buchungsdefinitionen Suchmerkmale mit denen Konten und offene Posten gezielt gesucht und zugeordnet werden können.

Um einen Kontoauszug über das ABB zu verarbeiten, muss jeder Auszugsposition eine Buchungsdefinition zugeordnet werden, durch die entschieden wird, wie die Auszugsposition verarbeitet wird. Dies geschieht durch die Festlegung von Zuordnungsfeldern die sich z. B. auf den Geschäftsvorfallcode und die Verwendungszwecke der Auszugsposition beziehen.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Buchungsdefinitionen.

Schlüsselwörter

Schlüsselwörter bezeichnen Werte, die mit den Auszugspositionen in den Verwendungszwecken übermittelt werden. In der Regel handelt es sich dabei um die Kunden-, Lieferanten-, Rechnungs- oder Schecknummer. Bei der Verarbeitung der Auszugspositionen im ABB werden die Verwendungszwecke unter anderem für die Personenkontenfindung und OP-Zuordnung verwendet. Da in jeder Auszugsposition unterschiedliche Schreibweisen dieser Informationen vorkommen  können, ist z. B. die Kundennummer nicht eindeutig im Verwendungszweck zu identifizieren.

Um beispielsweise das Auffinden der Kundennummer in den Auszugspositionen zu erleichtern, können Sie Suchbegriffe für das Schlüsselwort „Kundennummer“ festlegen, welche die unterschiedlichen Schreibweisen für die Kundennummer in den Verwendungszwecken wiedergeben. Diese Suchbegriffe können als Konstante und Suchmuster angegeben werden.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung finden Sie in der Dokumentation Schlüsselwörter.

Zur Verwendung von Suchmustern ziehen Sie auch die Dokumentation Erweiterung: Reguläre Ausdrücke zurate.

ABB durchführen

In diesem Kapitel soll Ihnen ein kurzer Überblick über den Ablauf des automatischen Bankenbuchens (ABB) gegeben werden. Der gesamte Ablauf wird über die Anwendung Automatische Bankbuchungen gesteuert.

Automatische Bankbuchungen

Die Anwendung Automatische Bankbuchungen ist die zentrale Anwendung für das ABB. Sie dient der Darstellung importierter Bankkontoauszüge und deren Positionen. Alle Auszüge werden in dieser Anwendung über Aktionen weiterverarbeitet.

Eine ausführliche Beschreibung dieser Anwendung liefert Ihnen die Dokumentation Automatische Bankbuchungen.

Auszug importieren

Innerhalb der Anwendung Automatische Bankbuchungen rufen Sie  über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Auszug importieren] auf. Die von den Banken übermittelten Kontoauszüge werden eingelesen und zur Weiterverarbeitung für die Anwendung Automatische Bankbuchungen bereitgestellt.

Sie können Kontoauszüge aller Hausbanken oder, durch die Angabe einer Hausbank, nur die Auszüge einer Bank importieren. Für den Import werden nur die Hausbanken berücksichtigt, bei denen in der Anwendung Hausbanken der Parameter ABB aktiv aktiviert ist. Für diese Banken werden die ABB Daten (Pfad, Dateiname, Dateiformat usw.) aus dem Hausbankenstamm verwendet, um die Kontoauszüge zu importieren.

Zeile vervollständigen/Auszug vervollständigen

Mit diesen Aktionen können Sie einzelne bzw. alle Positionen eines importierten Kontoauszugs vervollständigen. Um eine einzelne Auszugsposition zu vervollständigen, markieren Sie die entsprechende Position und rufen über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Zeile vervollständigen] auf.  Sollen alle Auszugspositionen vervollständigt werden, rufen Sie die Aktion [Auszug vervollständigen] auf, ohne eine Position zu markieren. Sind einer Auszugsposition bereits eine Buchungsdefinition, ein Konto oder offene Posten zugeordnet, werden diese Zuordnungen gelöscht. Wurden für eine Auszugsposition bereits Buchungen erzeugt, werden diese ebenfalls gelöscht.

Beim Vervollständigen wird der Auszugsposition die Buchungsdefinition zugeordnet, die aufgrund der in den Kontoauszügen  übermittelten Daten (z. B. Geschäftsvorfallcode, Auszugsnummer, Auszugsbetrag, Verwendungszweck usw.) gefunden wird. Über die Einstellungen in der Buchungsdefinition können dann das Konto (Personen- oder Sachkonto) ermittelt, die Zuordnung der offenen Posten vorgenommen und vorkontierte Buchungssätze erstellt werden.

Gleichzeitig wird mit dieser Aktion die Buchbarkeit der Belege kontrolliert. Alle festgestellten Mängel in den Auszugsdaten, wie beispielsweise fehlende oder falsche Rechnungsnummernangaben, führen dabei zu einer Kennzeichnung der betroffenen Position.

Auszug buchen

Sofern für einen Kontoauszug alle Prüfungen fehlerfrei durchgeführt wurden und allen Auszugspositionen vollständig kontierte Buchungssätze gegenüberstehen, kann der Kontoauszug zum buchen freigegeben werden. Wählen Sie dazu über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Auszug buchen] aus. Es werden mit dieser Aktion alle Kontierungen übernommen und automatisch gebucht. Zudem werden alle Buchungen die diesem Kontoauszug zugeordnet sind auf buchbar gestellt.

Buchungsdialog

Für diese Aktion markieren Sie eine Auszugsposition oder erfasste Buchung und wählen über den Aktionen-Button in der Standard-Symbolleiste die Aktion [Buchungsdialog] aus. Alternativ können Sie auch auf das Feld Erfasste Buchung in der entsprechenden Auszugsposition klicken. Damit öffnen Sie die Anwendung Buchen Finanzbuchhaltung. In dieser Anwendung können Sie die aus der Auszugsposition erzeugte Buchung bearbeiten. Das Buchen dieser Buchung ist im Buchungsdialog nicht möglich, da immer der komplette Auszug gebucht wird.